KR20030017140A - 문서 전자결재 처리방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은 문서 전자결재 처리방법에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 일반적으로 사용되고 있는 인터넷 웹브라우저와 E-메일을 이용하여 결재문서를 작성하고 결재자가 손쉽게 결재할 수 있도록 해 주는 문서 전자결재 처리방법에 관한 것이다. 본 발명은 단체별로 가입신청을 받고, 단체별로 사용할 수 있는 웹 서버의 사용공간을 할당하여 주는 회원가입단계, 가입을 완료한 단체별로, 그 단체의 지정된 관리자로부터 문서 전자결재를 사용하게 될 유저를 등록 받는 유저등록단계, 유저로 등록된 기안자가 인터넷을 통하여 웹 페이지에 접속하여 결재 문서를 작성하면 결재문서DB에 자동으로 저장하는 결재문서 저장단계와, 유저로 등록된 결재자에게 결재 문서를 자동으로 불러올 수 있는 스크립트를 포함하는 이메일을 인터넷을 통하여 자동으로 전송하는 이메일 전송단계를 포함하는 기안단계, 및 상기 결재자가 인터넷을 통하여 웹 페이지에 접속하여 결재 문서를 결재하거나 또는 인터넷을 통하여 전송 받은 이메일 상에서 결재문서를 결재하면, 결재문서DB에 자동으로 저장하는 결재단계를 포함하여 이루어지고, 결재하여야 할 결재자가 남아 있는 경우에는 상기 기안단계의 이메일 전송단계로 복귀되는 것을 특징으로 하는 문서 전자결재 처리방법을 제공한다.

Description

문서 전자결재 처리방법{METHOD FOR ELECTRONIC APPROVAL}

본 발명은 문서 전자결재 처리방법에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 일반적으로 사용되고 있는 인터넷 웹브라우저와 E-메일을 이용하여 결재문서를 작성하고 결재자가 손쉽게 결재할 수 있도록 하는 문서 전자결재 처리방법에 관한 것이다.

최근 통신 네트워크 기술의 비약적인 발전과 더불어 지면을 통한 전통적인 문서 결재 구조를 대체하여, 전자적인 문서 결재 시스템이 도입되고 있다. 이러한 문서 전자결재 처리 시스템으로는 일반적으로 전용 인트라넷을 이용한 전자결재 시스템이 주종을 이루고 있다.

그러나, 상기 종래의 전자결재 시스템을 이용하고자 하는 기업은 전용 인트라넷과 같은 고가의 윈도우용 장비를 따로 설치하여야만 하였다. 따라서, 해당 기업에게는 재정적 부담을 줄뿐만 아니라, 전용 인트라넷을 구축할 수 없는 중소 규모의 기업 및 프리랜서들은 문서 전자결재 시스템을 이용할 수 없는 문제점이 있었다.

한편, 인트라넷을 구축한 기업이라 하더라도, 가상 기업 내 즉 엑스트라넷으로 구성된 관련 조직들 내의 불특정 사용자를 대상으로 전자결재 사용자의 대상 범위를 확장시킬 필요성이 있었고, 그러한 필요성에 기초하여 안출된 것이 특허 제246542호의 엑스트라넷 상에서의 전자 결재 처리 방법이고, 도1은 그 시스템 기본 구성도를 보여주는 도면이다.

도1의 시스템은, 종래의 인트라넷을 이용한 전자 결재 시스템의 한계를 극복하기 위하여, 엑스트라넷으로 구성된 관련 조직들 내의 불특정 사용자를 대상으로 확장된 전자 결재 시스템의 구성을 보여주고 있다.

도1의 엑스트라넷 상에서의 전자 결재 처리 방법은 결재 요구자가 차 상위 결재자에게 결재를 요구함에 있어서, 인트라넷 웹 서버에 결재 요구자가 접근하여 결재 문서를 작성하고, 결재 요구자 결재를 실시 한 후, 차 상위자에게 결재를 요구하기 위하여 차 상위자를 인증하는 단계와, 상기 차 상위 결재자의 인증이 완료되면 상기 결재 문서에 결재 이미지를 입력하고, 결재 문서의 무결성을 보장하기 위한 메시지 인증 코드를 생성하여 상기 결재 문서에 첨부하는 단계와, 인터넷 전자 메일을 이용하여 상기 차 상위 결재자에게 결재를 요구하는 단계를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다.

또한, 결재 문서를 상위자가 결재함에 있어서, 결재 요구자의 차 상위 결재자가 인터넷 메일 서버 내지 인트라넷 웹 서버에 접근하여 결재 요구 메일을 확인한 후, 결재 문서에 자동으로 접근되도록 하는 단계와, 상기 결재 요구자 및 결재자 인증을 실시한 후, 입력된 상기 결재 문서를 메시지 인증 코드로 생성시켜, 상기 결재 요구자가 결재 문서의 무결성을 보장하기 위해 첨부한 메시지 인증 코드와 비교하여 결재 문서의 무결성을 검증하는 단계와, 상기 무결성 검증이 왼료된 결재 문서에 결재 이미지를 입력하고, 결재 내용에 대한 무결성 보장을 위해 다시 메시지 인증 코드를 생성시켜 상기 결재 문서에 첨부하는 단계와, 인터넷 전자 메일을 이용하여 다음 차 상위 결재자에게 결재를 요구하며 최종 결재자가 결재 처리를 종료하도록 하는 단계를 포함하여 이루어지는 것을 특징을 한다.

도1의 전자결재 처리방법에서 전자 메일은 결재 문서로 직접 접근할 수 있도록 해당 문서 위치를 나타내는 URL을 포함하도록 구성되어 있다.

그러나 상기의 도1의 전자결재 처리방법은 엑스트라넷으로 전자결재 이용 범위를 확대하려 시도한 점은 인정되지만 기본적으로 사내 인트라넷을 기반으로 함에 따라 다음과 같은 본질적 한계를 내포하고 있다.

즉, 상기 도1의 전자결재 처리방법은 기본적으로 시스템의 특성이 인트라넷을 구축한 기업의 사내 업무 처리를 위하여 설계됨으로써, 인트라넷을 구축하지 못한 중소 규모의 기업 또는 개인이 기안을 하여 전자결재 절차를 밟고자 하는 경우 이에 전혀 대처할 수 없는 문제점이 있었다. 따라서, 인트라넷을 구축할 수 없는 중소 규모의 기업은 자사 직원들이 직접 기안하는 것이 불가능하여, 실질적으로 전자결재 절차의 이용이 차단되는 문제점이 있는 것이다. 또한, 최근 활성화되고 있는 전문적인 프리랜서 그룹 또는 재택 근무자 들이 고용 기업(비록 고용 기업 내에 인트라넷이 구축되어 있다 하더라도)에 대하여 결재문서를 기안하여 결재를 받고자 하는 경우에도, 역시 이를 이용할 수 없는 문제점이 있는 것이다.

즉, 도1의 전자결재 처리방법은 기본적으로 인트라넷이 구축된 기업을 기반으로 그 기업의 사내용 전자결재 처리 시스템을 구성하되, 때에 따라 외부인이 상위 결재라인에 포함될 수 있음을 감안하여 이들을 결재라인에 포함시키도록 확장한 것에 불과한 것이어서 필연적으로 그 한계성을 내포하는 문제점이 있는 것이다.

또한, 도1의 전자결재 시스템은 인트라넷을 구축한 기업의 구성원이라 할지라도, 인트라넷의 접근이 가능한 사내를 벗어나 외부에서 결재문서를 기안하여 결재절차를 밟고자 하는 경우 이에 전혀 대처할 수 없는 문제점이 있다. 예컨대, 출장 중에 진행 업무와 관련하여 결재를 받아야 하는 상황이 발생하더라도, 전자결재 시스템을 이용할 수 없어 기본적으로 공간적 제약을 받을 수밖에 없다.

또한 도1의 전자결재 처리방법은 결재자에게 결재문서의 존재를 통보하는 E-메일에 결재문서 위치를 나타내는 URL(Uniform Resource Locator)을 포함시킴으로써, 결재자가 이를 확인하여 클릭하여 결재문서에 간접적으로 접근하도록 하는 구성을 가지고 있다. 그러나, 이러한 방식은 결재자가 결재문서에 접근하기 위하여, 결재자의 컴퓨터에 반드시 웹 브라우저(예컨대, MS사의 Explorer 등)가 설치되어 있어야 함을 요구하고, 클릭이라는 별도의 절차를 필요로 함으로 인하여 그 자체로서 결재자에게 불편을 초래한다. 특히 도1의 URL 클릭을 통한 결재문서 액세스 방식은 예컨대 휴대폰 또는 PDA 등과 접목될 때 매우 취약성을 가질 수밖에 없어, 기본적으로 휴대폰 및 PDA로의 사용 범위 확장성은 가지지 못하는 한계를 가진다.

또한, URL 클릭을 통하여 불러온 결재문서는 이메일 창과는 별도의 활성창으로 디스플레이됨으로 인하여 이메일 창에 직접적으로 기재된 부가적인 보고내용을 보기 위해서는 웹 페이지 창으로부터 이메일 창으로 활성창 변경을 하여야 하는 불편함이 있었다. 즉, 통상적으로 결재문서는 규정 양식을 가지고 있어, 결재문서와 관련하여 특별한 보고사항이 있는 경우(특히 결재문서를 직접 주고받는 직속 상하위 결재 당사자 사이의 보고사항이 있는 경우)에는 이는 결재문서에 기재되지 않고 이메일 상에 직접 기재되는 것이 통례임을 감안할 때, 이메일 창과 결재문서 창을번갈아 가면서 보고내용을 숙지하고 결재하는 것은 결재자에게 불편함을 초래하는 것이다. 이는 결재하여야 할 결재문서가 많은 최상위 결재자에게는 더욱 부담을 가중시키는 요인이 되는 것이다. 따라서, 이메일과 동일 창내에서 보고사항을 숙지하고 바로 결재할 수 있도록 할 수 있는 방안이 필요하였다.

또한, 도1의 전자결재 처리방법은 기본적으로 결재 처리과정만을 상정하고 설계됨으로 인하여, 보고문서 또는 통지문서와 같이 정식 결재문서가 아닌 경우에도, 복잡한 인증 단계를 필수적으로 요구함으로써, 보고문서 또는 통지문서에는 오히려 사용상의 불편함을 주는 문제점이 있었다. 즉 별도의 결재를 필요로 하지 않은 보고문서 또는 통지문서에는 도1의 전자결재 처리방법이 활용될 가능성이 없어 호환성에 한계가 있었다.

본 발명은 상기한 문제점을 해결하기 위하여 안출된 것으로서, 인터넷을 통한 접근이 가능한 어느 누구라도 전자결재를 저렴한 비용으로 손쉽게 이용할 수 있도록 함으로써 전자결재 시스템 구축에 보편화에 기여할 수 있는 문서 전자결재 처리방법을 제공하는데 목적이 있다. 즉, 전술한 바와 같이 종래의 문서 전자결재 시스템은 한 회사별로 한 대씩의 서버를 할당해서 사용해야 했기에 많은 비용이 소요되었는바, 인터넷 사이트를 통해 구현함으로써 한 개의 솔루션을 수백 개의 회사 또는 개인이 공유해서 사용할 수 있게 함으로써, 인트라넷 또는 웹 서버 등의 설치에 소요되는 추가 비용의 부담이 없이 저렴한 관리비용만으로도 문서 전자결재 서비스를 제공받을 수 있도록 하는데 목적이 있는 것이다.

본 발명은 자체적으로 인트라넷을 구성할 수 없는 대부분의 중소기업 및 단체, 협회, 학교에서도 임대 방식으로 적은 비용으로도 전자결재시스템을 구축해 줌으로써, 문서양식의 표준화, 회사문서자료의 DB화, 관리시스템의 정보화를 앞당길 수 있도록 하는 기능을 수행한다.

또한, 본 발명은 기본적으로 인터넷 접근이 가능한 어느 곳에서도 전자결재 시스템을 이용할 수 있도록 함으로써, 공간적 제약을 가지지 않는 전자결재 방법을 제공하는데 또 다른 목적이 있다.

또한, 본 발명은 회사나 개인 등에게 규격화된 서류양식을 제공해 주고 효율적으로 관리할 수 있는 툴을 제공하고, 더 나아가 유저가 직접 필요한 결재문서 양식을 등록해서 사용하고 이를 다른 유저들과 공유할 수 있도록 하는 기반을 마련하여 줌으로써, 업무의 전산화와 효율화에 이바지 할 수 있도록 하는데 또 다른 목적이 있다.

또한, 본 발명은 E-메일 상에서 직접 결재문서를 결재할 수 있도록 함으로써, 결재 업무의 간소화를 달성할 수 있도록 하는데 또 다른 목적이 있다.

또한, 본 발명은 전자결재 서비스를 휴대폰 및 PDA에까지 이용 가능하도록 확장시킬 수 있도록 함으로써, 휴대폰 및 PDA를 통한 결재 처리를 가능하게 하는 기반을 제공하는데 또 다른 목적이 있다.

또한, 본 발명은 보고문서 또는 통지문서의 경우에도 호환성 있게 활용될 수 있는 문서 전자결재 처리방법을 제공하는데 또 다른 목적이 있다.

도1은 종래의 문서 전자결재 시스템의 구성을 개략적으로 보여주는 도면이다.

도2는 본 발명의 바람직한 실시예에 따른 문서 전자결재 시스템의 전체 구성을 개략적으로 보여주는 도면이다.

도3은 본 발명의 바람직한 실시예에 따른 문서 전자결재 서비스를 받기 위해서, 단체가 회원가입하는 절차를 개략적으로 보여주는 도면이다.

도4는 도3에 의해 가입한 단체의 정해진 관리자가 실제 서비스를 사용할 유저를 위해 계정을 발급해 주는 유저등록절차의 흐름을 개략적으로 보여주는 도면이다.

도5는 유저가 접속해서 결재문서를 기안해서 웹 서버에 전송되는 기안절차를 개략적으로 보여주는 도면이다.

도6a는 도5에 의해 기안된 결재문서를 결재자가 E-메일 상에서 결재하는 과정을 보여주는 흐름도이다.

도6b는 도5에 의해 기안된 결재문서를 결재자가 인터넷 홈페이지에 접속해서 결재하는 과정을 보여주는 흐름도이다.

상기한 목적을 달성하기 위하여 단체별로 가입신청을 받고, 단체별로 사용할 수 있는 웹 서버의 사용공간을 할당하여 주는 회원가입단계, 가입을 완료한 단체별로, 그 단체의 지정된 관리자로부터 문서 전자결재를 사용하게 될 유저를 등록 받는 유저등록단계, 유저로 등록된 기안자가 인터넷을 통하여 웹 페이지에 접속하여 결재 문서를 작성하면 결재문서DB에 자동으로 저장하는 결재문서 저장단계와, 유저로 등록된 결재자에게 결재 문서를 자동으로 불러올 수 있는 스크립트를 포함하는 이메일을 인터넷을 통하여 자동으로 전송하는 이메일 전송단계를 포함하는 기안단계, 및 상기 결재자가 인터넷을 통하여 웹 페이지에 접속하여 결재 문서를 결재하거나 또는 인터넷을 통하여 전송 받은 이메일 상에서 결재문서를 결재하면, 결재문서DB에 자동으로 저장하는 결재단계를 포함하여 이루어지고, 결재하여야 할 결재자가 남아 있는 경우에는 상기 기안단계의 이메일 전송단계로 복귀되는 것을 특징으로 하는 문서 전자결재 처리방법을 제공한다.

여기에서, 상기 결재자의 결재는 단순한 결재문서 수신 행위도 포함한다. 따라서, 정식 결재문서가 아닌 보고문서 또는 통지문서에도 본 발명의 문서 전자결재 처리방법이 호환성 있게 활용될 수 있게 된다.

따라서, 결재자에게 결재문서는 인터넷 사이트와 E-메일을 통하여 동시에 제공되고, 결재자는 승인 또는 반려 등을 선택적으로 결재를 할 수 있도록 한다. 따라서, 메일박스 용량부족 등의 이유로 이메일 전송에 실패한 경우라도, 결재자는 인터넷 사이트에 접속하여 결재를 수행할 수 있다.

또한, 본 발명의 바람직한 실시예에 따르면, 회원가입단계에서 회사별로 가입신청을 받을 때는 단체별로 적절한 패키지를 선택할 수 있도록 하고 매달 해당 서비스에 대한 이용료를 부과할 수 있도록 한다.

E-메일로 전자결재 관련문서를 읽을 때는 결재문서DB에 저장된 데이터를 자동으로 불러오도록 해서 결재문서의 변경이나 취소 등이 발생할 때에도 이미 전송된 E-메일에 즉시 반영될 수 있게 된다. 이는 E-메일 전송시 텍스트로 된 내용을 발송하는 것이 아니라 결재내용을 불러올 수 있는 스크립트만을 발송하기 때문에 가능하다.

본 발명의 바람직한 실시예에 따르면, 상기 이메일의 송수신은 휴대폰 또는 PDA에 의한 무선 인터넷 통신을 통하여 이루어진다. 따라서, 컴퓨터를 이용할 수 없는 외부에 위치하는 결재자도 간편하게 휴대폰 또는 PDA만으로 결재를 처리할 수 있어, 본 발명의 활용성을 극대화시킬 수 있게 된다. 이는 본 발명이, 이메일에 포함된 URL을 클릭하여 결재문서에 접속하는 방식이 아닌, 스크립트를 이용한 결재문서 접근 방식을 사용하기 때문에 가능한 것이다. 즉, 마우스 클릭이 불가능한 휴대폰이라 하더라도, 스크립트를 통하여 자동적으로 디스플레이되는 결재문서를 확인하고, 숫자키를 이용하여 지정된 비밀번호를 입력하여 결재할 수 있게 된다.

본 발명의 바람직한 실시예에 따르면, 상기 결재단계에서, 결재자가 이메일을 전송 받아 결재문서 내용을 읽는 경우, 인터넷을 통하여 웹 서버로 그 수신정보를 자동으로 전송함으로써 유저가 E-메일을 읽는 시간까지도 자동으로 전송될 수 있도록 한다. 따라서, 별도의 결재가 필요하지 않은 보고문서 또는 통지문서의 경우에는 수신 확인만으로 각 단계의 절차가 완료되도록 구성하는 것이 가능하여, 본 발명의 문서 전자결재 처리방법이 보고문서 또는 통지문서에도 호환성 있게 활용될 수 있는 기반을 제공한다.

본 발명의 바람직한 실시예에 따르면, 상기 결재문서의 양식으로는 운영자가 제공하는 표준 양식이거나 또는 유저들이 업로드한 사용자 양식이 사용될 수 있다. 각 결재 내용별로 특성화되어 있는 결재문서 양식을 개발하여 사용할 수 있음으로 인하여 각 회원사는 자신의 업무 특성에 맞는 문서 양식을 본 발명의 전자결재 시스템에 접목하여 사용할 수 있고, 더 나아가 이러한 사용자 양식을 업로드하여 공유함으로써, 타사가 이용할 수 있게 되어 전체적인 회원사들의 업무 효율화에 기여하게 된다.

본 발명의 바람직한 실시예에 따르면, 기안자로 하여금 참조인을 지정할 수 있는 기능을 부여하여 최종 결재가 완료된 후에 참조인에게도 결재문서가 자동 전송되도록 한다. 따라서, 결재 당사자 외에 참조인도 결재 현황 파악을 가능하게 함으로써 업무 관련자들의 종합적인 업무 협조를 가능하게 한다.

이하 첨부도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시예를 상세히 설명한다.

도2는 본 발명의 바람직한 실시예에 따른 문서 전자결재 시스템의 구성을 개략적으로 보여주는 도면이다. 도시한 바와 같이, 도2의 시스템은 그 회원으로서 단단체 및 개인을 모두 대상으로 한다. 본 발명의 시스템은 웹 서버 및 이메일 서버를 포함하고, 아울러, 데이터 저장을 위한 DB를 포함한다. DB로는 가입단체 관리를 위하여 단체별 관련 정보를 저장하는 단체DB, 각 단체의 소속 유저의 관리를 위하여 유저별 관련 정보를 저장하는 유저DB 및 유저가 작성한 결재문서 등을 저장하기 위한 결재문서DB가 포함된다.

도3은 단체 또는 회사별 가입신청 및 처리과정을 보여주는 흐름도이다.

도시한 바와 같이, 본 발명의 전자결재 방법을 이용하고자 하는 단체에서는 먼저 본 발명의 문서 전자결재 서비스를 제공하는 인터넷 사이트에 접속하게 된다.

다음, 정해진 가입신청서를 통해서 가입신청을 한다.

다음, 원하는 서비스의 패키지를 선택한 후 신청을 완료한다.

전자결재 서비스의 운영자는 신청서를 접수하고 등록신청 내용을 확인 후 해당단체를 등록하고 해당단체의 관리자의 계정을 만들어 준다. 여기서 운영자는 운영자 서버를 포함하는 개념으로서, 운영자 서버에서 자동으로 계정 생성 및 관리를 할 수 있음은 물론이다.

다음, 신청한 패키지별로 웹서버에 서비스 제공을 위한 공간 등을 설정한다.

다음, 해당단체에 등록완료 내용을 통보한다.

도4는 단체별 관리자가 문서 전자결재를 이용할 유저 등록을 하는 흐름도이다.

먼저, 인터넷 사이트에 접속해서 회원 인증을 받아서 관리자 메뉴화면에 들어간다.

다음, 유저 계정발급 메뉴를 통해서 해당 단체에서 전자결재를 필요로 하는 유저를 등록한다.

다음, 유저의 개인정보를 입력한다.

다음, 유저가 결재에서 사용할 서명을 입력하면 계정발급이 완료된다.

같은 방법으로, 유저의 삭제 및 유저와 단체의 결재관련 정보를 변경할 수 있다.

도3의 회원 가입절차와 도4의 유저 등록절차는 편의상 구분하여 설명하였으나, 한 번의 접속을 통한 연속된 절차로서 회원 가입 및 유저 등록절차가 수행될 수 있음은 물론이다. 또한, 도3 및 도4에서는 단체 회원의 가입 및 등록절차를 설명하였으나, 본 발명이 개인 회원의 가입 및 등록을 배제하는 것이 아님은 물론이다.

도5는 단체별 관리자에 의해 등록된 유저가 결재문서를 기안하는 흐름도이다.

먼저, 인터넷 사이트에 접속해서 유저 인증을 받아서 결재 메뉴화면에 들어간다.

다음, 결재문서를 기안하기 위해서 원하는 결재문서 종류와 디자인 등을 선택한다.

다음, 결재문서의 내용을 작성하고 결재에 관련된 첨부파일 등을 선택한다.

다음, 결재문서를 결재할 결재자를 선택한다.

다음, 유저가 결재문서 작성을 완료하면, 결재문서DB에 결재문서를 자동으로 저장하고 결재자에게 결재문서를 자동으로 불러올 수 있는 스크립트를 포함하는 이메일을 인터넷을 통하여 자동으로 전송한다. 저장된 결재문서 등은 결재현황 보기 등의 메뉴를 통해서 등록된 유저에게 실시간 제공된다.

도6a는 결재자가 E-메일로 결재문서를 수신해서 문서 전자결재를 하는 흐름도이다.

먼저, 결재자는 개인별로 보유하고 있는 E-메일을 통해서 전자결재 문서를 받는다.

다음, 결재자가 E-메일 내용을 읽으면 자동으로 웹서버에 수신정보 등을 전송해 준다.

다음, 결재문서 내용을 확인한다.

다음, 정해진 결재 비밀번호를 입력하고 결재완료를 선택한다.

결재 완료가 되면 웹 서버는 결재문서를 결재문서DB에 자동 저장한다.

다음, 다음 단계의 결재자가 있으면 해당 결재자에게 결재문서를 E-메일 및 인터넷 사이트를 통해서 다시 전송해 주고 최종결재가 완료되었으면 결재완료 처리한다.

도6b는 결재자가 E-메일 이외에 인터넷 사이트를 통해서 전자결재를 하는 흐름도이다.

먼저, 인터넷 사이트에 접속해서 인증을 받아서 결재 메뉴화면에 들어간다.

다음, 결재문서 현황을 통해서 미결재 문서를 선택한다.

다음, 결재문서 내용을 확인한다.

다음, 정해진 결재 비밀번호를 입력하고 결재를 완료한다.

결재완료가 되면서 결재내용이 웹 서버에 자동 전송되고 웹 서버는 전송 받은 결재문서를 결재문서DB에 자동 저장한다.

다음, 다음 단계의 결재자가 있으면 해당 결재자에게 결재문서를 인터넷 사이트 및 E-메일을 통하여 다시 전송해 주고 최종결재가 완료되었으면 결재완료 처리한다.

상기한 구성에 따르면, 본 발명은 인터넷을 통한 접근이 가능한 어느 누구라도 장소에 구애를 받지 않고 전자결재를 저렴한 비용으로 손쉽게 이용할 수 있도록 함으로써 전자결재의 시스템 구축의 보편화에 기여할 수 있는 문서 전자결재 처리방법을 제공할 수 있는 효과가 있다.

또한, 본 발명은 유저가 직접 필요한 결재문서 양식을 등록해서 사용하고 이를 다른 유저 들과 공유할 수 있도록 함으로써, 업무의 전산화와 효율화에 이바지 할 수 있는 효과가 있다.

또한, 본 발명은 E-메일 상에서 직접 결재문서를 결재할 수 있도록 함으로써, 결재 업무의 간소화를 달성할 수 있는 효과가 있다.

또한, 본 발명은 전자결재 서비스를 휴대폰 및 PDA에까지 이용 가능하도록 확장시킴으로써, 신속한 결재 처리를 가능하게 하는 기반을 제공할 수 있는 효과가 있다.

Claims (4)

1. 단체별로 가입신청을 받고, 단체별로 사용할 수 있는 웹 서버의 사용공간을 할당하여 주는 회원가입단계,

   가입을 완료한 단체별로, 그 단체의 지정된 관리자로부터 문서 전자결재를 사용하게 될 유저를 등록 받는 유저등록단계,

   유저로 등록된 기안자가 인터넷을 통하여 웹 페이지에 접속하여 결재 문서를 작성하면 결재문서DB에 자동으로 저장하는 결재문서 저장단계와, 유저로 등록된 결재자에게 결재 문서를 자동으로 불러올 수 있는 스크립트를 포함하는 이메일을 인터넷을 통하여 자동으로 전송하는 이메일 전송단계를 포함하는 기안단계, 및

   상기 결재자가 인터넷을 통하여 웹 페이지에 접속하여 결재 문서를 결재하거나 또는 인터넷을 통하여 전송 받은 이메일 상에서 결재문서를 결재하면, 결재문서DB에 자동으로 저장하는 결재단계를 포함하여 이루어지고,

   결재하여야 할 결재자가 남아 있는 경우에는 상기 기안단계의 이메일 전송단계로 복귀되는 것을 특징으로 하는 문서 전자결재 처리방법.
2. 제1항에서, 상기 결재단계에서, 결재자가 이메일을 전송 받아 결재문서 내용을 읽는 경우, 인터넷을 통하여 웹 서버로 그 수신정보를 자동으로 전송하는 것을 특징으로 하는 문서 전자결재 처리방법.
3. 제1항에서, 상기 결재문서의 양식은 운영자가 제공하는 표준 양식이거나 또는 유저들이 업로드한 사용자 양식인 것을 특징으로 하는 문서 전자결재 처리방법.
4. 제1항 내지 제3항 중 어느 한 항에서, 상기 이메일의 송수신은 휴대폰 또는 PDA에 의한 무선 인터넷 통신을 통하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 문서 전자결재 처리방법.