KR102184134B1 - 아파트 관리실 및 관공서 사이의 공문을 관리하는 공문 관리 방법 및 상기 방법을 실행하기 위한 컴퓨터 프로그램 - Google Patents

Abstract

본 발명의 실시예들에 따르면, 관공서로부터의 공문을 디지털 데이터로 관리할 수 있다. 또한, 본 발명의 실시예들에 따르면, 통신망을 통해 공문 및 공문에 대한 회신 문서를 수발신함으로써, 공문 및 공문에 대한 회신에 대한 이력을 관리할 수 있다. 또한, 본 발명의 실시예들에 따르면, 통신망을 통해 공문 및 공문에 대한 회신 문서에 위변조 방지 데이터를 추가시킴으로써, 공문 및 공문에 대한 회신 문서의 훼손을 방지할 수 있다.

Description

아파트 관리실 및 관공서 사이의 공문을 관리하는 공문 관리 방법 및 상기 방법을 실행하기 위한 컴퓨터 프로그램{Management method for managing manuscripts between a government office and an apartment management room, and computer program for executing the method}

본 명세서는 아파트 관리실 및 관공서 사이의 공문을 관리하는 공문 관리 방법 및 상기 방법을 실행하기 위한 컴퓨터 프로그램에 관한 것으로, 관공서로부터의 공문을 전자 문서로 수신하고 회신용 전자 문서를 생성하여 회신하는 것을 특징으로 합니다.

지금까지 관공서는 아파트에 대한 정보를 얻기 위해서, 아파트 관리 사무소로 많은 공문을 보낸다. 이때, 공문의 전달 방식은 팩스를 통하는 것이 일반적이었다. 즉, 관공서는 팩스를 통해 아파트 관리 사무소로 공문을 보내고, 아파트 관리 사무소는 공문에 대한 회신 문서를 관공서로 팩스로 보냈다.

팩스를 통해서 주고 받은 공문 및 공문에 대한 회신 문서는 종이로 관리된다. 종이는 물리적인 부피를 가지고서 창고 등의 공간에 저장되는데, 종이로 관리됨에 따라 이전 공문 및 공문에 대한 회신 문서를 찾아서 정보를 획득하는 데에 어려움이 있었다. 또한, 공문 및 공문에 대한 회신 문서가 생성 이후에 위변조, 훼손 된다고 하더라도 위변조 및 훼손 여부를 증명할 수 없는 어려움이 있었다.

본 명세서의 실시예를 통해 아파트 공문 관리 서버 및 아파트 공문 관리 방법이 제공된다.

본 발명의 실시예들에 따른 공문 관리 방법은 공문 관리 서버가 기 등록된 관공서의 제1 전자 기기로부터 공문 내용, 공문 제목, 공문 발신처, 회신 요청 여부, 필요 서명 정보, 필요 점검 정보, 필요 의결 정보를 포함하는 전자 공문 문서를 수신하는 단계; 상기 공문 관리 서버가 상기 전자 공문 문서의 수신자의 제2 전자 기기로 전자 공문의 수신 알람을 발생하도록 하는 제어 신호를 전송하는 단계; 상기 공문 관리 서버가 제1 전자 공문 문서의 공문 내용, 공문 제목, 공문 발신처, 회신 요청 여부, 필요 서명 정보, 필요 점검 정보, 필요 의결 정보를 고려하여, 제1 전자 응답 문서의 레이아웃을 자동적으로 생성하는 단계; 상기 공문 관리 서버가 상기 제1 전자 응답 문서에 대한 사용자 입력을 대기하고, 상기 제2 전자 기기로부터 상기 제1 전자 응답 문서에 대한 사용자 입력이 수신되면 상기 사용자 입력과 대응되어 제1 전자 응답 문서를 실시간으로 반영시켜 변환하는 단계; 및 상기 공문 관리 서버가 상기 제1 전자 응답 문서의 작성이 완료된 경우, 제1 전자 공문 문서 및 제1 전자 응답 문서를 결합시킨 하나의 전자 공문 패키지를 생성하는 단계; 상기 공문 관리 서버로 상기 전자 공문 패키지를 공문 데이터베이스에 등록시키는 단계;를 포함할 수 있다.

또한, 본 발명의 실시예들에 따른 공문 관리 방법은 상기 공문 관리 서버가 제1 전자 기기로부터의 공문 조회 입력이 수신되면, 전자 공문 패키지를 로드하여, 제1 전자 공문 문서 및 제1 전자 응답 문서를 제공하는 단계;를 더 포함할 수 있다.

상기 전자 공문 패키지를 생성하는 단계는 상기 전자 공문 패키지에 위변조 방지 형식으로 변환하는 단계를 더 포함할 수 있다.

상기 전자 공문 패키지를 생성하는 단계는 상기 전자 공문 패키지를 텍스트의 편집이 불가능한 형식인 이미지로 변환하는 단계를 더 포함할 수 있다.

본 발명의 실시예에 따른 컴퓨터 프로그램은 컴퓨터를 이용하여 본 발명의 실시예에 따른 아파트 공문 관리 방법 중 어느 하나의 방법을 실행시키기 위하여 매체에 저장될 수 있다.

이 외에도, 본 발명을 구현하기 위한 다른 방법, 다른 시스템 및 상기 방법을 실행하기 위한 컴퓨터 프로그램을 기록하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체가 더 제공된다.

전술한 것 외의 다른 측면, 특징, 이점이 이하의 도면, 특허청구범위 및 발명의 상세한 설명으로부터 명확해 질 것이다.

본 발명의 실시예들에 따르면, 관공서로부터의 공문을 디지털 데이터로 관리할 수 있다.

또한, 본 발명의 실시예들에 따르면, 통신망을 통해 공문 및 공문에 대한 회신 문서를 수발신함으로써, 공문 및 공문에 대한 회신에 대한 이력을 관리할 수 있다.

또한, 본 발명의 실시예들에 따르면, 통신망을 통해 공문 및 공문에 대한 회신 문서에 위변조 방지 데이터를 추가시킴으로써, 공문 및 공문에 대한 회신 문서의 훼손을 방지할 수 있다.

도 1 및 도 2는 본 발명의 실시예들에 따른 공문 관리 시스템의 네트워크 환경을 설명하는 도면들이다.
도 3은 공문 관리 서버의 블록도이다.
도 4 내지 도 8는 본 발명의 실시예들에 따른 공문 관리 방법의 흐름도들이다.

본 발명은 다양한 변환을 가할 수 있고 여러 가지 실시예를 가질 수 있는바, 특정 실시예들을 도면에 예시하고 상세한 설명에 상세하게 설명하고자 한다. 본 발명의 효과 및 특징, 그리고 그것들을 달성하는 방법은 도면과 함께 상세하게 후술되어 있는 실시예들을 참조하면 명확해질 것이다. 그러나 본 발명은 이하에서 개시되는 실시예들에 한정되는 것이 아니라 다양한 형태로 구현될 수 있다.

도 1은 본 발명의 실시예들에 따른 아파트 공문 관리 시스템을 설명하는 도면이다.

도 1에 도시된 바와 같이, 아파트 공문 관리 시스템은 공문 관리 서버(100), 전자 기기들(201, 202), 데이터베이스(300)를 포함할 수 있다.

공문 관리 서버(100)는 관공서의 전자 기기(201)로부터 전자 공문 문서(1)를 수신하고, 전자 공문 문서(1)에 대한 전자 응답 문서(2)의 서식을 생성하여, 전자 공문 문서(1) 및 전자 응답 문서(2)를 관리실의 전자 기기(202)로 전달할 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 아파트의 관리실의 전자 기기로부터 완성된 전자 응답 문서(2’)를 수신할 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 전자 공문 문서(1) 및 전자 응답 문서(2’)를 결합시키고, 이를 위변조가 불가능하도록 변환한 전자 공문 패키지(P)를 생성하여 공문 데이터베이스(300)에 등록 시킨다.

공문 관리 서버(100)는 관공서로부터의 공문 및 공문에 대한 회신 문서를 전자적으로 관리할 수 있다. 아파트 공문 관리 시스템은 관공서의 전자 기기, 아파트 관리실의 전자 기기, 관리 직원의 전자 기기와 통신하며 공문 및 공문에 대한 회신 문서를 관리할 수 있다.

공문 관리 서버(100)는 사용자들이 소지한 전자 기기들(201, 202, 203)과의 데이터 송수신을 통해 전자 공문 패키지를 생성한다. 공문 관리 서버(100)는 관공서의 직원, 아파트 관리 사무실의 직원, 아파트 거주 주민 등이 소지한 전자 기기들을 통해 공문 및 공문에 대한 응답 문서 등을 송수신하고, 송수신된 데이터를 아파트 단지별, 동별, 행정 자치구별로 구분하여 구조화할 수 있다. 구조화된 데이터는 공문 데이터베이스(300)로 전달되어 처리될 수 있다.

공문 관리 서버(100)는 수신된 공문에 대한 현황 정보를 생성할 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 수신된 공문을 일별, 주별, 월별로 분류하고 열람 여부, 회신 여부, 회람 여부 등의 정보를 정리하여 현황 정보를 생성할 수 있다.

공문 관리 서버(100)는 전자 기기를 통해 생성된 전자 공문 문서를 분석하여 전자 공문 문서에 대한 응답 문서가 자동적으로 생성되도록 제어할 수 있다.

사용자들은 전자 기기들(201, 202)을 통해 공문 관리 서버(100)에 접속할 수 있다. 전자 기기들(201, 202)은 전자 공문 문서 및 전자 응답 문서를 처리할 수 있다.

복수 개의 전자 기기들(201, 202)은 유무선 통신 환경에서 웹 서비스를 이용할 수 있는 통신 단말기를 의미한다. 여기서, 전자 기기들(201, 202)은 사용자의 퍼스널 컴퓨터일 수도 있고, 또는 사용자의 휴대용 단말일 수도 있다.

이를 더욱 상세히 설명하면, 전자 기기들(201, 202)은 컴퓨터(예를 들면, 데스크톱, 랩톱, 태블릿 등), 미디어 컴퓨팅 플랫폼(예를 들면, 케이블, 위성 셋톱박스, 디지털 비디오 레코더), 핸드헬드 컴퓨팅 디바이스(예를 들면, PDA, 이메일 클라이언트 등), 핸드폰의 임의의 형태, 또는 다른 종류의 컴퓨팅 또는 커뮤니케이션 플랫폼의 임의의 형태를 포함할 수 있으나, 본 발명이 이에 한정되는 것은 아니다.

데이터베이스(300)는 전자 기기들(201, 202)를 통해서 수집된 데이터를 사용자 별, 이벤트 별로 구분하여 관리할 수 있다. 데이터베이스(300)는 공문 관리 서버(100)를 통해 구조화된 데이터를 전달 받을 수 있다.

전자 기기들(201, 202), 공문 관리 서버(100)는 통신망을 통해 데이터를 주고 받는다. 즉, 통신망은 전자 기기(201, 202)들이 공문 관리 서버(100)에 접속한 후 데이터를 송수신할 수 있도록 접속 경로를 제공하는 통신망을 의미한다. 통신망은 예컨대 LANs(Local Area Networks), WANs(Wide Area Networks), MANs(Metropolitan Area Networks), ISDNs(Integrated Service Digital Networks) 등의 유선 네트워크나, 무선 LANs, CDMA, 블루투스, 위성 통신 등의 무선 네트워크를 망라할 수 있으나, 본 발명의 범위가 이에 한정되는 것은 아니다.

도 2는 공문 관리 서버(100)와 외부의 관리 서버(400)의 데이터 송수신 과정을 설명하는 도면이다.

도 2에 도시된 바와 같이, 공문 관리 서버(100)는 전자 공문 문서에 대한 전자 응답 문서를 외부의 서버로 전달하여 필요한 사항을 추가하도록 제어할 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 전자 공문 문서 및 전자 응답 문서를 분석하여 전송해야 하는 외부의 관리 서버(400)를 결정하고, 전자 응답 문서(2’)를 전달한다. 공문 관리 서버(100)는 외부의 관리 서버(400)로부터 변환된 전자 응답 문서(2”)를 수신할 수 있다.

전자 응답 문서를 수신하는 외부의 관리 서버(400)는 회의 관리 서버, 현장 점검 관리 서버, 민원 관리 서버 등과 같이 아파트 관리를 위한 서버 중 하나 일 수 있다.

또한, 공문 관리 서버(100)는 암호화 및 인증 등의 과정을 위해서, 외부의 관리 서버(400)를 이용할 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 전자 응답 문서의 위변조 방지를 위해서 전자 응답 문서를 위변조가 불가능한 형식으로 변환할 수 있다.

이렇게 외부의 관리 서버(400)로부터 수신한 전자 응답 문서(2”)에 추가적인 암호화 과정을 수행하여 공문 패키지 파일(P)를 공문 데이터베이스(300)에 등록 시킨다.

이를 통해 본 발명의 실시예들에 따른 공문 관리 서버(100)는 외부의 관리 서버를 통해 공문 문서에 포함된 의결 사항, 현장 점검 사항이 적법한 과정을 거치도록 제어할 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 공문에 대한 회신 문서가 관공서에서 요청한 적법한 절차 및 조건을 갖추도록 할 수 있다.

도 3은 본 발명의 실시예들에 따른 공문 관리 서버(100)의 블록도이다.

공문 관리 서버(100)는 프로세서(110), 통신부(120), 입출력부(140), 저장매체(150)를 포함할 수 있다.

프로세서(110)는 하나 이상의 프로세서들로 구현되어, 기본적인 산술, 로직 및 입출력 연산을 수행함으로써, 컴퓨터 프로그램의 명령을 처리하도록 구성될 수 있다. 명령은 저장매체(150), 통신부(120)에 의해 프로세서(110)에 제공될 수 있다. 예를 들어 프로세서(110)는 저장매체(150)와 같은 기록 장치에 저장된 프로그램 코드에 따라 수신되는 명령을 실행하도록 구성될 수 있다.

통신부(120)는 네트워크를 통해 외부의 장치와 통신하기 위한 기능을 제공할 수 있다. 일례로, 관리 서버(100)의 프로세서(110)가 저장매체(150)와 같은 기록 장치에 저장된 프로그램 코드에 따라 생성한 요청이 통신부(120)의 제어에 따라 네트워크를 통해 전자기기들(201, 202, 203), 데이터베이스(300) 또는 다른 사용자 단말로 전달할 수 있다. 예를 들어 통신부(120)를 통해 수신된 제어 신호나 명령 등은 프로세서(110)나 저장매체(150)로 전달될 수 있고, 수신된 영상 이미지 등은 저장매체(150)로 저장될 수 있다.

저장매체(150)는 컴퓨터에서 판독 가능한 기록 매체로서, RAM(random access memory), ROM(read only memory) 및 디스크 드라이브와 같은 비소멸성 대용량 기록장치(permanent mass storage device)를 포함할 수 있다. 또한, 저장매체(150)에는 운영체제와 적어도 하나의 프로그램 코드가 저장될 수 있다. 이러한 소프트웨어 구성요소들은 드라이브 메커니즘(drive mechanism)을 이용하여 저장매체(150)와는 별도의 컴퓨터에서 판독 가능한 기록 매체로부터 로딩될 수 있다. 이러한 별도의 컴퓨터에서 판독 가능한 기록 매체는 플로피 드라이브, 디스크, 테이프, DVD/CD-ROM 드라이브, 메모리 카드 등의 컴퓨터에서 판독 가능한 기록 매체를 포함할 수 있다. 다른 실시예에서 소프트웨어 구성요소들은 컴퓨터에서 판독 가능한 기록 매체가 아닌 통신부(120)를 통해 저장매체(150)에 로딩될 수도 있다. 예를 들어, 적어도 하나의 프로그램은 개발자들 또는 어플리케이션의 설치 파일을 배포하는 파일 배포 시스템이 네트워크를 통해 제공하는 파일들에 의해 설치되는 프로그램(일례로 상술한 어플리케이션)에 기반하여 저장매체(150)에 로딩될 수 있다.

입출력부(140)는 정보를 제공하는 화면을 표시하거나, 사용자로부터 입력을 수신할 수 있다. 예를 들어, 입출력부(140)는 사용자 입력을 수신하는 조작 패널(operation panel) 및 화면을 표시하는 디스플레이 패널(display panel) 등을 포함할 수 있다.

구체적으로, 입력부는 키보드, 물리 버튼, 터치 스크린, 카메라 또는 마이크 등과 같이 다양한 형태의 사용자 입력을 수신할 수 있는 장치들을 포함할 수 있다. 또한, 출력부는 디스플레이 패널 또는 스피커 등을 포함할 수 있다. 다만, 이에 한정되지 않고 입출력부(140)는 다양한 입출력을 지원하는 구성을 포함할 수 있다.

관리 서버(100)의 저장 매체(150)는 관공서로부터의 공문을 전자적으로 생성하여 관리하기 위하여 공문 수신부(151), 응답 문서 생성부(152), 서명 요청부(153), 현장 점검 요청부(154), 의결 요청부(155), 문서 관리부(156), 결재 관리부(157)를 포함할 수 있다.

공문 수신부(151)는 공문 내용, 공문 제목, 공문 발신처, 회신 요청 여부, 회신시 필요 서명 정보 등을 포함하는 하나 이상의 전자 공문 문서를 하나 이상의 전자 기기로부터 수신하여 공문 데이터베이스에 등록한다. 공문 수신부(151)는 제1 전자 공문 문서를 등록된 순서대로 지정 수신자의 제1 전자 기기 및 지정 수신자의 유선 전화 장치로 전송할 수 있다. 공문 수신부(151)는 제1 지정 수신자의 제1 전자 기기를 통해 공문 수신 알람을 발생되도록 제어 신호를 보낸다. 공문 수신부(151)는 제1 전자 기기에 대한 로그인 입력에 응답하여 제1 전자 기기로 전송되는 공문 문서를 제공한다. 제1 전자 기기의 계정으로 수신된 공문 문서가 제공된다. 공문 문서는 구청, 시청, 주민센터 등의 관공서로부터 공문 형식을 가지는 문서를 말하며, 전자적으로 생성될 수 있다.

공문 수신부(151)는 수신된 공문에 대한 현황 정보를 생성할 수 있다. 공문 수신부(151)는 공문의 수량과 관련하여 일별, 주별, 월별로 정리한 현황 정보를 생성할 수 있다. 공문 수신부(151)는 수신된 공문의 처리와 관련하여 현장 점검의 필요 여부, 민원 시스템과의 연계 필요 여부 등을 판단하여 현황 정보에 포함시킬 수 있다.

응답 문서 생성부(152)는 회신 입력에 따라 제1 전자 공문 문서의 제1 전자 응답 문서의 레이아웃을 자동적으로 생성하고 제1 전자 응답 문서에 입력하는 사용자 입력을 대기한다. 제1 전자 기기로부터의 제1 전자 응답 문서에 대한 사용자 입력이 수신되면, 응답 문서 생성부(152)는 사용자 입력과 대응되는 텍스트를 포함시켜 제1 전자 응답 문서를 생성한다. 제1 전자 응답 문서는 공문에서 요청한 정보들을 개별 항목으로 포함하여 구성된다. 이때, 응답 문서 생성부(152)는 사용자 입력 들의 셋트를 한꺼번에 수신하고 사용자 입력들의 셋트를 제1 전자 응답 문서에 적용하는 방식으로 구현될 수 있다. 응답 문서 생성부(152)는 사용자 입력 중에서 특정 입력, 예를 들어 스페이스, 엔터, 줄 바꾸기 입력, 삭제 입력 등이 수신되는 경우, 이전에 입력된 사용자 입력의 셋트를 수신하도록 설계될 수 있다. 이와 같이 사용자 입력들의 셋트에 대한 처리를 통해 전자 기기를 통해 데이터가 입력되는 대로 전자 기기의 데이터와 공문 관리 서버(100)의 데이터를 동기화하는 것보다 부하가 감소할 수 있다.

서명 요청부(153)는 제1 전자 응답 문서에 서명 입력이 필요한 것으로 판단된 경우, 제1 전자 응답 문서를 서명자의 전자 기기로 전달하여 서명 입력을 회신하도록 한다. 서명 요청부(153)는 제1 전자 응답 문서에 필요한 서명 입력이 모두 포함된 것인지 판단하고, 판단 결과 필요한 서명 입력이 모두 포함된 경우, 제1 전자 응답 문서를 문서 관리부(157)로 전달할 수 있다.

현장 점검 요청부(154)는 제1 전자 응답 문서에 현장 점검이 필요한 것으로 판단된 경우, 제1 전자 응답 문서를 현장 점검 관리 서버로 전달할 수 있다. 현장 점검 요청부(154)는 현장 점검 관리 서버로부터 제1 전자 응답 문서에 대한 현장 점검 사항을 수신할 수 있다. 현장 점검 요청부(154)에 의해 제1 전자 응답 문서 중에서 현장 점검 사항에 대한 입력 페이지가 생성되어 현장 점검 관리 서버를 통해 담당자의 전자 기기로 전달될 수 있다. 입력 페이지는 현장 점검 사항에 적합한 입력 형식 및 생성 시점을 포함하는 데이터의 입력이 가능하도록 구현될 수 있다. 예를 들어, 입력 형식이 사진인 경우, 사진 이외의 데이터는 입력이 불가능하도록 입력 페이지가 설계될 수 있다. 적합한 생성 시점이 기설정된 기준 시점 이후인 경우, 기준 시점 이전의 데이터는 입력이 불가능하도록 입력 페이지가 설계될 수 있다. 현장 점검 요청부(154)는 입력 페이지를 통해 현장 점검 사항이 수신된 경우, 현장 점검 사항을 포함하도록 제1 전자 응답 문서를 변환하고, 변환된 제1 전자 응답 문서를 문서 관리부(157)로 전달할 수 있다.

의결 요청부(155)는 제1 전자 응답 문서에 입주민 회의를 통한 의결이 필요한 것으로 판단된 경우, 제1 전자 응답 문서를 회의 관리 서버로 전달할 수 있다. 의결 요청부(155)는 회의 관리 서버로부터 제1 전자 응답 문서에 대한 의결 사항을 수신할 수 있다. 의결 요청부(155)에 의해 제1 전자 응답 문서 중에서, 의결 사항에 대한 안건 페이지가 생성되어 회의 관리 서버로 전달될 수 있다. 안건 페이지는 제1 전자 응답 문서에 포함된 내용 중에서, 의결 사항을 포함하며, 회의의 진행에 따라서 의결이 이루어진 회의의 시간 정보, 참석자 정보, 의결된 찬성표의 수 등에 대한 정보를 포함되도록 설계될 수 있다. 의결 요청부(155)는 안건 페이지를 통해 의결 사항을 수신한 경우, 의결 사항을 포함하도록 제1 전자 응답 문서를 변환하고, 변환된 제1 전자 응답 문서를 문서 관리부(157)로 전달할 수 있다.

문서 관리부(156)는 생성된 제1 전자 응답 문서를 관공서의 담당자의 계정으로 전송할 수 있다. 문서 관리부(156)는 제1 전자 응답 문서에 필요한 서명 입력이 모두 포함된 것인지, 현장 점검 사항이 포함된 것인지, 의결 사항이 포함된 것인지 등을 판단하여 제1 전자 응답 문서의 작성이 완료된 것으로 판단되면, 제1 전자 공문 문서 및 제1 전자 응답 문서를 결합한 전자 공문 패키지를 생성할 수 있다. 문서 관리부(156)는 제1 전자 공문 문서 및 제1 전자 응답 문서에 위변조 방지 데이터를 추가하여 전자 공문 패키지를 생성할 수 있다.

문서 관리부(156)는 제1 전자 공문 문서 및 제1 전자 응답 문서를 제1 전자 공문 패키지로 변환하고, 전자 공문 패키지를 텍스트의 편집이 불가능한 형식(이미지, jpg, png 등)으로 변환함으로써, 위변조를 방지시킬 수 있다. 위변조 방지 처리부(156)는 제1 전자 공문 패키지를 편집 불가능한 형식으로 변환하고, 편집 불가능한 형식으로 변환된 표식(워터마크, watermark)을 추가할 수 있다.

문서 관리부(156)는 제1 전자 공문 패키지를 정해진 메일 계정에 전송하는 과정을 통해 위변조되지 않은 제1 전자 공문 패키지를 백업할 수 있다.

문서 관리부(156)는 제1 전자 공문 패키지 및 제1 전자 공문 패키지의 최초 저장 시간 정보 또는 수신 시간 정보를 포함하여 위변조 방지 문서 리스트에 등록 시킬 수 있다. 문서 관리부(156)는 사용자로부터 조회된 전자 공문 패키지의 수신 시간 정보 또는 최초 저장 시간 정보가 위변조 방지 문서 리스트에 저장된 정보와 상이한 경우, 해당 전자 공문 패키지가 위변조된 것으로 판단할 수 있다.

문서 관리부(156)는 제1 전자 기기로부터의 공문 조회 입력이 수신되면, 전자 공문 패키지를 로드하여, 제1 전자 공문 문서 및 제1 전자 응답 문서를 제공할 수 있다. 문서 관리부(156)는 공문 조회 입력에 포함된 조건에 부합하는 전자 공문 문서를 검색하여 제공할 수 있다.

문서 관리부(156)는 공문 조회 입력에 응답하여 특정 아파트에 전달된 공문들과 대응되는 전자 공문 문서들을 제공하며, 각 전자 공문 문서의 열람 여부, 회신 여부, 회람 여부 중 적어도 하나를 포함하여 제공할 수 있다. 여기서, 열람 여부는 전자 공문 문서를 수신하고 열어서(open) 확인하였는지 여부를 말한다. 회신 여부는 전자 공문 문서에 대한 응답 문서를 생성하여 전달하였는지 여부를 말한다. 회람 여부는 해당 주거 시설의 입주민 대표에 의해 확인되었는지 여부를 말한다.

문서 관리부(156)는 전자 공문 문서의 발송자에 의해 리마인더 알람을 제공할 수 있다. 문서 관리부(156)는 전자 공문 문서의 발송자의 전자 기기로부터 리마인더 제공 요청이 수신되면, 전자 공문 문서의 열람, 회신, 회람 중 적어도 하나를 요청하는 알람을 생성하여 관련 전자 기기로 전달할 수 있다. 문서 관리부(156)는 발송자의 리마인더 제공 요청이 없더라도, 수신된 이후에 제1 기간이 도과할 때까지 열람이 되지 않는 전자 공문 문서를 검색하여 그에 대한 리마인더 알람을 생성하여 관련 전자 기기로 전달할 수 있다. 문서 관리부(156)는 수신된 이후에 제2 기간이 도과할 때까지 회신이 되지 않는 전자 공문 문서를 검색하여 그에 대한 리마인더 알람을 생성하여 관련 전자 기기로 전달할 수 있다. 문서 관리부(156)는 수신된 이후에 제3 기간이 도과할 때까지 회람이 되지 않는 전자 공문 문서를 검색하여 그에 대한 리마인더 알람을 생성하여 관련 전자 기기로 전달할 수 있다.

결재 관리부(157)는 전자 공문 문서 및 전자 응답 문서에 대한 전자 결재 절차를 처리할 수 있다. 결재 관리부(157)는 지정된 결재자의 전자 기기로 전자 공문 문서 및 전자 응답 문서를 전달하고, 전자 공문 문서 및 전자 응답 문서에 대한 서명 정보, 인증서를 통한 서명 등을 회신함으로써 결재 처리가 되도록 제어할 수 있다.

도 4 내지 8은 본 발명의 실시예들에 따른 아파트 공문 관리 방법의 흐름도들이다.

S110에서는 공문 관리 서버(100)는 공문 내용, 공문 제목, 공문 발신처, 회신 요청 여부, 회신시 필요 서명 정보 등을 포함하는 하나 이상의 전자 공문 문서를 하나 이상의 전자 기기로부터 수신하여 공문 데이터베이스에 등록한다.

S120에서는 공문 관리 서버(100)는 제1 전자 공문 문서를 등록된 순서대로 지정 수신자의 제1 전자 기기 및 지정 수신자의 유선 전화 장치로 전송한다.

S130에서는 공문 관리 서버(100)는 제1 지정 수신자의 제1 전자 기기를 통해 공문 수신 알람을 발생되도록 제어 신호를 보낸다.

S140에서는 공문 관리 서버(100)는 제1 전자 기기에 대한 로그인 입력에 응답하여 제1 전자 기기로 전송되는 공문 문서를 제공한다. 제1 전자 기기의 계정으로 수신된 공문 문서가 제공된다. 공문 문서는 구청, 시청, 주민센터 등의 관공서로부터 공문 형식을 가지는 문서를 말하며, 전자적으로 생성될 수 있다.

S150에서는 공문 관리 서버(100)는 회신 입력에 따라 제1 전자 공문 문서의 제1 전자 응답 문서의 레이아웃을 자동적으로 생성하고 제1 전자 응답 문서에 입력하는 사용자 입력을 대기한다. 제1 전자 기기로부터의 제1 전자 응답 문서에 대한 사용자 입력이 수신되면, 공문 관리 서버(100)는 사용자 입력과 대응되는 텍스트를 포함시켜 제1 전자 응답 문서를 생성한다. 제1 전자 응답 문서는 공문에서 요청한 정보들을 개별 항목으로 포함하여 구성된다. 이때, 공문 관리 서버(100)는 사용자 입력 들의 셋트를 한꺼번에 수신하고 사용자 입력들의 셋트를 제1 전자 응답 문서에 적용하는 방식으로 구현될 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 사용자 입력 중에서 특정 입력, 예를 들어 스페이스, 엔터, 줄 바꾸기 입력, 삭제 입력 등이 수신되는 경우, 이전에 입력된 사용자 입력의 셋트를 수신하도록 설계될 수 있다. 이와 같이 사용자 입력들의 셋트에 대한 처리를 통해 전자 기기를 통해 데이터가 입력되는 대로 전자 기기의 데이터와 공문 관리 서버(100)의 데이터를 동기화하는 것보다 부하가 감소할 수 있다.

S160에서는 공문 관리 서버(100)는 제1 전자 응답 문서의 작성이 완료되면 제1 전자 응답 문서에 필요한 하나 이상의 서명자의 전자 기기로 전송하여 서명 입력을 요청한다. 제1 전자 공문 문서를 분석한 결과, 제1 전자 응답 문서에 서명 정보가 필요하다고 판단된 경우, 필요한 서명 정보를 다른 전자 기기로 요청할 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 관리 소장의 서명이 필요한 경우, 관리 소장의 전자 기기로 제1 전자 응답 문서를 전송하여 서명 정보를 요청한다. 공문 관리 서버(100)는 입주자 대표의 서명이 필요한 경우, 입주자 대표의 전자 기기로 제1 전자 응답 문서를 전송하여 서명 정보를 요청한다.

S170에서는 공문 관리 서버(100)는 제1 전자 응답 문서에 필요한 서명 입력이 포함되어 있는지 판단한다.

S180에서는 공문 관리 서버(100)는 판단 결과, 제1 전자 응답 문서에 필요한 서명 입력이 모두 포함된 경우, 제1 전자 응답 문서를 공문 데이터베이스에 등록한다.

이를 통해 본 발명의 실시예들에 따른 관리 서버는 관공서에서 발송되는 공문 문서 및 공문 문서에 대한 회신 문서를 전자적으로 생성하여 관리할 수 있다.

도 5에 도시된 바와 같이, 공문 관리 서버(100)는 S170 단계 이후에, 제1 전자 응답 문서의 의결 필요 여부를 판단할 수 있다(S210).

공문 관리 서버(100)는 제1 전자 응답 문서의 의결이 필요한 경우, 제1 전자 응답 문서를 회의 시스템의 안건으로 등록 시킨다(S220, S230).

공문 관리 서버(100)는 제1 전자 응답 문서의 의결 사항을 대기한다. 회의 관리 서버로부터 의결 사항이 수신되면, 공문 관리 서버(100)는 의결 사항을 분석하여, 제1 전자 응답 문서의 의결 사항을 검출한다.

제1 전자 응답 문서에 대한 의결 사항이 수신된 것으로 판단된 경우, 공문 관리 서버(100)는 제1 전자 응답 문서의 처리를 완료 시키고, 제1 전자 응답 문서를 공문 데이터베이스에 등록 시킬 수 있다.

이와 같이 공문 관리 서버(100)는 아파트 입주민 회의를 통해 의결이 필요한 전자 응답 문서에 대해서 의결 사항을 대기할 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 전자 응답 문서에 대한 의결이 접수된 경우, 전자 응답 문서에 의결 사항을 추가시킨다. 의결 사항은 위변조 방지 형식으로 변환되어 전자 응답 문서에 추가될 수 있다.

도 6에 도시된 바와 같이, 공문 관리 서버(100)는 제1 전자 응답 문서가 현장 점검의 필요 여부를 판단할 수 있다(S310).

공문 관리 서버(100)는 제1 전자 응답 문서의 현장 점검이 필요한 것으로 판단된 경우, 제1 전자 응답 문서를 현장 점검 관리 시스템의 투두리스트로 등록 시킨다(S320, S330).

공문 관리 서버(100)는 제1 전자 응답 문서의 점검 완료 사항을 대기할 수 있다(S340). 현장 점검 관리 서버(미도시)는 제1 전자 응답 문서의 점검 완료 사항이 접수되면, 점검 완료 사항에 대한 담당자를 할당한다. 현장 점검 관리 서버는 담당자의 전자 기기로 점검 완료 사항에 대한 확인을 요청하는 신호를 전송한다. 점검 완료 사항에 대한 확인을 요청하는 신호는 제1 전자 응답 문서의 점검 사항과 대응되는 입력 영역을 포함할 수 있다. 입력 영역은 입력되는 데이터의 형식, 데이터의 생성 시점을 제한하는 조건을 포함할 수 있다. 예를 들어, 데이터의 형식을 사진으로 설정하고, 데이터의 생성 시점을 미래로 설정하는 조건을 포함하는 경우, 사용자로부터 입력된 데이터의 형식이 사진이고, 사진의 촬영 시점이 신호의 수신 시점 이후인지 판단하고, 데이터가 해당 조건을 만족하는 경우에만 데이터의 입력을 승인한다. 데이터의 입력이 완료되면, 점검 완료 사항을 공문 관리 서버(100)로 전송할 수 있다.

공문 관리 서버(100)는 제1 전자 응답 문서의 점검 완료가 수신된 경우, 제1 전자 응답 문서를 공문 데이터베이스에 등록시킨다(S350, S360).

이를 통해 공문 관리 서버(100)는 전자 응답 문서에 현장 점검 사항을 포함되도록 제어할 수 있다.

도 7에 도시된 바와 같이, 공문 관리 서버(100)는 S180, S260, S360 단계 이후에, 제1 전자 공문 문서 및 제1 전자 응답 문서를 제1 전자 공문 패키지로 생성할 수 있다(S410). 공문 관리 서버(100)는 제1 전자 공문 패키지 및 위변조 방지 데이터를 결합하여 변환할 수 있다(S420).

공문 관리 서버(100)는 제1 전자 공문 패키지를 텍스트의 편집이 불가능한 형식(이미지, jpg, png 등)으로 변환함으로써, 위변조를 방지시킬 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 제1 전자 공문 패키지를 편집 불가능한 형식으로 변환하고, 편집 불가능한 형식으로 변환된 표식(워터마크, watermark)을 추가할 수 있다.

공문 관리 서버(100)는 제1 전자 공문 패키지를 정해진 메일 계정에 전송하는 과정을 통해 위변조되지 않은 제1 전자 공문 패키지를 백업할 수 있다.

공문 관리 서버(100)는 제1 전자 공문 패키지 및 제1 전자 공문 패키지의 최초 저장 시간 정보 또는 수신 시간 정보를 포함하여 위변조 방지 문서 리스트에 등록 시킬 수 있다. 공문 관리 서버(100)는 사용자로부터 조회된 전자 공문 패키지의 수신 시간 정보 또는 최초 저장 시간 정보가 위변조 방지 문서 리스트에 저장된 정보와 상이한 경우, 해당 전자 공문 패키지가 위변조된 것으로 판단할 수 있다.

도 8에 도시된 바와 같이, 공문 관리 서버(100)는 제1 전자 공문 패키지를 로드(load)한다(S510).

공문 관리 서버(100)는 위변조 방지 시스템으로부터 제1 전자 공문 패키지와 대응되는 제2 전자 공문 패키지를 수신할 수 있다(S520).

공문 관리 서버(100)는 제1 전자 공문 패키지 및 제2 전자 공문 패키지 사이의 동일성을 판단하고, 제1 전자 공문 패키지와 제2 전자 공문 패키지가 동일하지 않은 경우 제1 전자 공문 패키지를 삭제하고 제2 전자 공문 패키지를 공문 데이터베이스에 저장한다(S540).

이를 통해, 공문 관리 서버(100)는 위변조된 전자 공문 패키지를 검출하고, 위변조되지 않은 전자 공문 패키지를 검색하여 활용할 수 있다. 즉, 공문 관리 서버(100)는 위변조되지 않은 데이터에 기초하여 아파트 관리 및 행정 처분에 대한 판단을 하도록 도와줄 수 있다.

이상에서 설명된 장치는 하드웨어 구성요소, 소프트웨어 구성요소, 및/또는 하드웨어 구성요소 및 소프트웨어 구성요소의 조합으로 구현될 수 있다. 예를 들어, 실시예들에서 설명된 장치 및 구성요소는, 예를 들어, 프로세서, 콘트롤러, ALU(arithmetic logic unit), 디지털 신호 프로세서(digital signal processor), 마이크로컴퓨터, FPGA(field programmable gate array), PLU(programmable logic unit), 마이크로프로세서, 또는 명령(instruction)을 실행하고 응답할 수 있는 다른 어떠한 장치와 같이, 하나 이상의 범용 컴퓨터 또는 특수 목적 컴퓨터를 이용하여 구현될 수 있다. 처리 장치는 운영 체제(OS) 및 상기 운영 체제 상에서 수행되는 하나 이상의 소프트웨어 어플리케이션을 수행할 수 있다. 또한, 처리 장치는 소프트웨어의 실행에 응답하여, 데이터를 접근, 저장, 조작, 처리 및 생성할 수도 있다. 이해의 편의를 위하여, 처리 장치는 하나가 사용되는 것으로 설명된 경우도 있지만, 해당 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자는, 처리 장치가 복수 개의 처리 요소(processing element) 및/또는 복수 유형의 처리 요소를 포함할 수 있음을 알 수 있다. 예를 들어, 처리 장치는 복수 개의 프로세서 또는 하나의 프로세서 및 하나의 콘트롤러를 포함할 수 있다. 또한, 병렬 프로세서(parallel processor)와 같은, 다른 처리 구성(processing configuration)도 가능하다.

소프트웨어는 컴퓨터 프로그램(computer program), 코드(code), 명령(instruction), 또는 이들 중 하나 이상의 조합을 포함할 수 있으며, 원하는 대로 동작하도록 처리 장치를 구성하거나 독립적으로 또는 결합적으로(collectively) 처리 장치를 명령할 수 있다. 소프트웨어 및/또는 데이터는, 처리 장치에 의하여 해석되거나 처리 장치에 명령 또는 데이터를 제공하기 위하여, 어떤 유형의 기계, 구성요소(component), 물리적 장치, 가상 장치(virtual equipment), 컴퓨터 저장 매체 또는 장치, 또는 전송되는 신호 파(signal wave)에 영구적으로, 또는 일시적으로 구체화(embody)될 수 있다. 소프트웨어는 네트워크로 연결된 컴퓨터 시스템 상에 분산되어서, 분산된 방법으로 저장되거나 실행될 수도 있다. 소프트웨어 및 데이터는 하나 이상의 컴퓨터 판독 가능 기록 매체에 저장될 수 있다.

실시예에 따른 방법은 다양한 컴퓨터 수단을 통하여 수행될 수 있는 프로그램 명령 형태로 구현되어 컴퓨터 판독 가능 매체에 기록될 수 있다. 상기 컴퓨터 판독 가능 매체는 프로그램 명령, 데이터 파일, 데이터 구조 등을 단독으로 또는 조합하여 포함할 수 있다. 상기 매체에 기록되는 프로그램 명령은 실시예를 위하여 특별히 설계되고 구성된 것들이거나 컴퓨터 소프트웨어 당업자에게 공지되어 사용 가능한 것일 수도 있다. 컴퓨터 판독 가능 기록 매체의 예에는 하드 디스크, 플로피 디스크 및 자기 테이프와 같은 자기 매체(magnetic media), CD-ROM, DVD와 같은 광기록 매체(optical media), 플롭티컬 디스크(floptical disk)와 같은 자기-광 매체(magneto-optical media), 및 롬(ROM), 램(RAM), 플래시 메모리 등과 같은 프로그램 명령을 저장하고 수행하도록 특별히 구성된 하드웨어 장치가 포함된다. 프로그램 명령의 예에는 컴파일러에 의해 만들어지는 것과 같은 기계어 코드뿐만 아니라 인터프리터 등을 사용해서 컴퓨터에 의해서 실행될 수 있는 고급 언어 코드를 포함한다. 상기된 하드웨어 장치는 실시예의 동작을 수행하기 위해 하나 이상의 소프트웨어 모듈로서 작동하도록 구성될 수 있으며, 그 역도 마찬가지이다.

이상과 같이 실시예들이 비록 한정된 실시예와 도면에 의해 설명되었으나, 해당 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자라면 상기의 기재로부터 다양한 수정 및 변형이 가능하다. 예를 들어, 설명된 기술들이 설명된 방법과 다른 순서로 수행되거나, 및/또는 설명된 시스템, 구조, 장치, 회로 등의 구성요소들이 설명된 방법과 다른 형태로 결합 또는 조합되거나, 다른 구성요소 또는 균등물에 의하여 대치되거나 치환되더라도 적절한 결과가 달성될 수 있다.

그러므로, 다른 구현들, 다른 실시예들 및 특허청구범위와 균등한 것들도 후술하는 특허청구범위의 범위에 속한다.

Claims (5)

1. 공문 관리 서버가 기 등록된 관공서의 제1 전자 기기로부터 공문 내용, 공문 제목, 공문 발신처, 회신 요청 여부, 필요 서명 정보, 필요 점검 정보, 필요 의결 정보를 포함하는 제1 전자 공문 문서를 수신하는 단계;
   상기 공문 관리 서버가 상기 전자 공문 문서의 수신자의 제2 전자 기기로 상기 제1 전자 공문 문서의 수신 알람을 발생하도록 하는 제어 신호를 전송하는 단계;
   상기 공문 관리 서버가 제1 전자 공문 문서의 공문 내용, 공문 제목, 공문 발신처, 회신 요청 여부, 필요 서명 정보, 필요 점검 정보, 필요 의결 정보를 고려하여, 제1 전자 응답 문서의 레이아웃을 자동적으로 생성하는 단계;
   상기 공문 관리 서버가 상기 제1 전자 응답 문서에 대한 사용자 입력을 대기하고, 상기 제2 전자 기기로부터 상기 제1 전자 응답 문서에 대한 사용자 입력이 수신되면 상기 사용자 입력과 대응되어 제1 전자 응답 문서를 실시간으로 반영시켜 변환하는 단계;
   상기 공문 관리 서버가 상기 제1 전자 응답 문서의 작성이 완료된 경우, 제1 전자 공문 문서 및 제1 전자 응답 문서를 결합시킨 하나의 전자 공문 패키지를 생성하는 단계; 및
   상기 공문 관리 서버로 상기 전자 공문 패키지를 공문 데이터베이스에 등록시키는 단계;를 포함하고,
   상기 레이아웃을 자동적으로 생성하는 단계는
   상기 제1 전자 응답 문서에 서명 입력이 필요한 것으로 판단된 경우에는, 상기 제1 전자 응답 문서를 서명자의 전자 기기로 전달하여 서명 입력을 회신하도록 하고,
   상기 제1 전자 응답 문서에 현장 점검이 필요한 것으로 판단된 경우에는, 상기 제1 전자 응답 문서를 현장 점검 관리 서버로 전달하고, 상기 현장 점검 관리 서버로부터 상기 제1 전자 응답 문서에 대한 현장 점검 사항을 담당자의 전자 기기로 전달된 입력 페이지를 통해 수신하고 상기 현장 점검 사항을 상기 제1 전자 응답 문서에 포함시키도록 하고,
   상기 제1 전자 응답 문서에 입주민 회의를 통한 의결이 필요한 것으로 판단된 경우, 상기 제1 전자 응답 문서를 회의 관리 서버로 전달하고, 상기 회의 관리 서버로부터 상기 제1 전자 응답 문서에 대한 의결 사항을 수신하고, 상기 의결 사항을 상기 제1 전자 응답 문서에 포함시키도록 하는 점을 특징으로 하는, 아파트 관리실 및 관공서 사이의 공문을 관리하는 공문 관리 방법.
   
2. 제1항에 있어서,
   상기 공문 관리 서버가 제1 전자 기기로부터의 공문 조회 입력이 수신되면, 전자 공문 패키지를 로드하여, 제1 전자 공문 문서 및 제1 전자 응답 문서를 제공하는 단계;를 더 포함하는, 아파트 관리실 및 관공서 사이의 공문을 관리하는 공문 관리 방법.
3. 제2항에 있어서,
   상기 전자 공문 패키지를 생성하는 단계는
   상기 전자 공문 패키지에 위변조 방지 형식으로 변환하는 단계를 더 포함하는, 아파트 관리실 및 관공서 사이의 공문을 관리하는 공문 관리 방법.
4. 제2항에 있어서,
   상기 전자 공문 패키지를 생성하는 단계는
   상기 전자 공문 패키지를 텍스트의 편집이 불가능한 형식인 이미지로 변환하는 단계를 더 포함하는, 아파트 관리실 및 관공서 사이의 공문을 관리하는 공문 관리 방법.
5. 컴퓨터를 이용하여 제1항 내지 제4항 중 어느 한 항의 방법을 실행시키기 위하여 컴퓨터 판독 가능한 저장 매체에 저장된 컴퓨터 프로그램.

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