KR101142076B1

KR101142076B1 - 문서의 전자화 방법 및 전자화 문서의 열람 방법

Info

Publication number: KR101142076B1
Application number: KR1020100081572A
Authority: KR
Inventors: 이범훈
Original assignee: 주식회사 하나아이앤에스
Priority date: 2010-08-23
Filing date: 2010-08-23
Publication date: 2012-05-03
Also published as: KR20120018617A

Abstract

본 발명의 실시예들은 전자화 문서의 생성 방법 및 전자화 문서의 열람 방법에 관한 것이다. 실물 문서를 스캔하여 전자화 문서를 생성하되 전자문서보관소에 보관할 고품질의 제1 전자화 문서와 중계 센터에 보관할 저품질의 제2 전자화 문서를 동시에 생성한다. 그리고 사용자로부터 특정 문서의 열람 요청이 있을 때 열람에 상대적으로 장시간이 소요되는 제1 전자화 문서 대신 중계 센터를 통해 제2 전자화 문서를 실시간으로 즉시 열람하고, 제1 전자화 문서는 예약 열람을 통해 차후에 제공받는다.

Description

문서의 전자화 방법 및 전자화 문서의 열람 방법{method for creating eletronic document and viewing the document}

본 발명의 실시예들은 전자화 문서의 생성 방법 및 전자화 문서의 열람 방법에 관한 것이다.

종이는 인간의 사상이나 사건 사실 등을 기록할 수 있는 중요한 매체로서 인간사에서 중대한 역할을 담당해왔으나 생활 환경이 점차 디지털화되어 감에 따라 종이문서의 열람이 용이하지 않다는 점, 보관 중에 위변조되거나 훼손될 가능성이 높다는 점, 문서의 보관에 상당한 공간을 요구한다는 점 등으로 인해 종이문서 대신 전자문서의 사용이 장려되고 있다.

전자문서의 이용을 활성화하기 위하여 전자문서를 안전하게 보관하고, 전자문서의 내용 및 송수신 여부 등을 증명하는 역할을 담당하는 신뢰할 수 있는 제3의 기관이 요구되었고, 이러한 요구에 부응하여 국가기관의 지정을 받아 타인을 위하여 전자문서의 보관, 증명 및 기타 관련 업무를 수행하는 공인전자문서보관소가 탄생하게 되었다.

전자문서가 공인전자문서보관소에 보관되는 순간부터 열람을 위해 제공되기까지 해당 문서에 대한 멸실, 훼손 및 위변조가 일어나지 않았다는 점이 관련 법률에 의해 추정되기 때문에 향후 공인전자문서보관소의 활용성이 높게 점쳐지고 있다.

다만 공인전자문서보관소의 장점에도 불구하고 다음과 같은 문제점이 발생하기도 한다. 즉, 공인전자문서보관소는 보관 중인 문서의 위변조를 방지하기 위해 이른바 WORM(Write-Once Read-Many) 계열 또는 이와 유사한 기능의 스토리지를 사용하는데 이러한 WORM 스토리지는 읽는 속도가 통상의 스토리지에 비해 상대적으로 떨어지는 특징이 있다.

따라서 보관된 문서를 실시간으로 열람할 필요가 있는 직군의 사용자에게 상기 공인전자문서보관소는 최적의 보관 수단으로 보기 힘든 부분이 있다.

본 발명의 실시예들이 해결하고자 하는 과제는 문서의 전자화 단계에서 실시간 열람용 문서를 별도로 마련하는 방안을 제공하는 것이다.

본 발명의 실시예들이 해결하고자 하는 다른 과제는 문서의 열람 단계에서 실시간 열람과 예약 열람을 구분하여 구현하는 방안을 제공하는 것이다.

전술한 과제들을 해결하기 위한 본 발명의 일 양태는, 전자화 작업장에서의 문서 전자화 방법에 관한 것으로서, 보관대상문서를 스캔하여 예약열람용 제1 전자화문서를 생성하는 단계와, 상기 제1 전자화문서를 변환하여 즉시열람용 제2 전자화문서를 생성하는 단계 및 상기 제1 전자화문서를 공인전자문서보관소의 보관처리서버로 전송하고, 상기 제2 전자화문서를 중계 센터의 조회중계서버로 전송하는 단계를 포함하여 이루어진다.

본 발명의 다른 일 양태는, 열람 요청자 전산센터의 전자화 문서 열람 방법에 관한 것으로서, 사용자 단말로부터 열람 요청을 수신하는 단계와, 상기 열람 요청의 종류에 따라 중계 센터의 조회중계서버에 즉시 열람을 신청하거나 공인전자문서보관소의 보관처리서버에 예약 열람을 신청하는 단계 및 상기 신청에 따른 전자화 문서를 상기 사용자 단말에 전송하는 단계를 포함하여 이루어진다.

본 발명의 또 다른 일 양태는, 중계 센터의 전자화 문서 열람 방법에 관한 것으로서, 열람 요청자 전산센터로부터 사용자 단말의 열람 요청을 수신하는 단계와, 상기 열람 요청의 종류에 따라 즉시 열람용 전자화문서를 검색하거나 공인전자문서보관소의 보관처리서버에 예약 열람을 신청하는 단계 및 상기 검색 또는 신청에 따른 전자화 문서를 상기 사용자 단말에 전송하는 단계를 포함하여 이루어진다.

본 발명의 실시예들에 의하면 공인전자문서보관소에 문서를 보관하여 문서의 무결성을 추정 받는 혜택을 종전과 동일하게 누리면서도 한편으로는 문서의 열람까지 신속하게 수행할 수 있으므로 문서 관련 업무의 효율적인 운영이 가능해진다.

도 1은 실시예 1에 따른 문서 전자화 시스템의 구성도이다.
도 2는 실시예 1의 전자화 작업장의 구성을 보다 상세하게 도시한 블록도이다.
도 3은 실시예 1의 문서 전자화 방법을 도시한 플로우챠트이다.
도 4는 실시예 2에 따른 전자화 문서 열람 시스템의 구성도이다.
도 5는 실시예 2에 따른 열람 요청자 전산센터의 EDMS 서버의 구성을 블록으로 도시한 것이다.
도 6은 실시예 2의 전자화 문서 열람 방법을 도시한 플로우챠트이다.
도 7은 실시예 3에 따른 전자화 문서 열람 시스템의 구성을 간략히 도시하고 있다.
도 8은 실시예 3에 따른 중계 센터의 조회중계서버의 구성을 블록으로 도시한 것이다.
도 9는 실시예 3의 전자화 문서 열람 방법을 도시한 플로우챠트이다.

아래에서는 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자가 첨부한 도면을 참고로 하여 본 발명의 실시예를 용이하게 실시할 수 있도록 상세히 설명한다. 본 발명은 여러 가지 상이한 형태로 구현될 수 있으며 여기에서 설명하는 실시예들에 한정되지 않는다. 그리고 도면에서는 본 발명을 명확하게 설명하기 위해서 설명과 관계없는 부분을 생략하였으며 명세서 전체를 통하여 동일한 부분에 대해서는 동일한 도면 부호를 사용한다.

명세서 전체에서, 어떤 부분이 어떤 구성요소를 "포함"한다고 할 때, 이는 특별히 반대되는 기재가 없는 한 다른 구성요소를 제외하는 것이 아니라 다른 구성요소를 더 포함할 수 있음을 의미한다.

명세서 전체에서, "전자화 문서"라 함은 처음부터 전자적인 형태로 작성되는 전자문서와는 구별되는 개념으로서 스캔을 통해 디지털 이미지화된 문서를 가리킨다.

명세서 전체에서, "공인전자문서보관소"라 함은 전자문서 및 전자화 문서의 보관, 열람, 증명서 발급, 이관, 폐기 등을 담당하며 국가 기관의 허가를 받아 설립된 문서 보관 시스템을 통칭한다.

<실시예 1> - 전자화 문서의 저장

실시예 1은 실물 문서를 스캔하여 전자화하되, 공인전자문서보관소에 보관할 제1 전자화문서와 중계센터에 보관할 제2 전자화문서를 별도로 생성하는 방법에 관한 것이다.

도 1은 실시예 1에 따른 문서 전자화 시스템의 구성도이다. 도 1에 의하면 문서 전자화 시스템은 EDMS 서버(21)를 구비하는 열람 요청자 전산센터와, 문서전자화장치(31)와 전자화작업서버(32)를 구비하는 전자화 작업장과, 조회중계서버(41)와 즉시열람용 전자화문서 DB(42)를 구비하는 중계 센터와, 보관처리서버(51)와 예약열람용 전자화문서 DB(52)를 구비하는 공인전자문서보관소를 포함하여 이루어진다.

전자화 작업장에서는 문서 보관 요청자로부터 실물 문서를 인수받아 문서전자화장치(31)를 통해 디지털화한다. 도 2는 전자화 작업장의 구성을 보다 상세하게 도시한 블록도이다.

문서전자화장치(31)는 공인전자문서보관소에서 미리 정한 전자화 문서의 이미지 품질 규격을 만족하는 스캐너이며, 다량의 실물 문서를 디지털화하기 위해 고속 스캐너로 구현되는 것이 바람직하다. 공인전자문서보관소에 보관되는 전자화문서는 차후 열람시 문서 내용을 용이하게 식별해 낼 수 있도록 최소한의 이미지 품질 규격을 만족하여야 하며, 예를 들면 일반 문서의 경우 컬러 이미지로 200 dpi(dot per inch) 이상의 품질을 유지하고 지도나 의료용 챠트 등의 특수 문서는 컬러 이미지로 400 dpi 이상을 품질을 유지하도록 규격화될 수 있다.

전자화작업서버(32)는 제1 전자화문서 생성부(32-1)와, 제2 전자화문서 생성부(32-2) 및 조회정보 제공부(32-3)를 포함하여 이루어지며, 선택적으로 문서분류 DB(32-4)가 더 포함될 수 있다.

제1 전자화문서 생성부(32-1)는 문서전자화장치(31)를 통해 생성된 전자화 문서에 소정의 메타 정보를 추가하여 공인전자문서보관소에 보관할 예약열람용 전자화 문서를 생성하고, 생성된 문서를 공인전자문서보관소로 전송한다. 상기 메타 정보는 보관 의뢰를 위해 문서를 공인전자문서보관소에 제출(Submission)하는 단계에서 요구되는 정보로서 해당 문서의 등록정보, 분류정보, 보존정보, 구조정보, 인증정보 중 적어도 하나가 포함될 수 있다.

제2 전자화문서 생성부(32-2)는 문서전자화장치(31)를 통해 생성된 전자화 문서를 변환하여 즉시열람용 전자화 문서를 생성하고, 생성된 문서를 중계 센터로 전송한다. 즉시 조회에 이용되는 문서는 통상 10 포인트 이상으로 기록된 문자를 판독할 수 있을 정도의 해상도로 족하며 경우에 따라 컬러 이미지일 필요도 없을 수 있다. 즉시열람용 전자화 문서의 일례로 150 dpi의 B/W(Black and White) 이미지를 들 수 있다.

한편, 모든 예약열람용 전자화 문서가 즉시열람용 전자화 문서로 변환될 수도 있지만 정책에 따라서는 미리 분류된 일부 문서만이 즉시열람용 전자화 문서로 변환될 수도 있다. 후자(後者)를 위해, 제2 전자화문서 생성부(32-2)는 예약열람용 전자화 문서의 패키징 정보에 포함된 분류정보를 문서분류 DB(32-4)에 조회해봄으로써 해당 문서가 즉시열람용 문서로의 변환 대상인지를 판단하는 기능을 더 포함할 수 있다. 이에 의하면 제2 전자화문서 생성부(32-2)는 해당 문서가 즉시열람용 전자화 문서 대상인 경우에 한해 문서 변환을 수행한다. 또한 이 경우, 제2 전자화문서 생성부(32-2)는 문서요청자 전산센터로부터 즉시열람용 전자화 문서를 생성해야 할 문서 분류 정보를 미리 제공받아 저장하고 있어야 한다.

조회정보 제공부(32-3)는 예약열람용 전자화 문서에 포함된 메타정보의 전부 또는 일부를 열람 요청자 전산센터로 전송한다. 상기 메타정보의 전부 또는 일부에는 해당 문서에 대해 즉시열람용 전자화 문서가 생성되었는지 여부를 알려주는 정보(이를 조회정보라 함)가 포함되어 있다. 이러한 조회정보로 상기 메타정보의 기입 규격에 예비 영역으로 지정된 부분을 새롭게 정의하거나, 메타정보에 기 포함된 분류정보를 상기 조회정보로 이용할 수 있다.

열람 요청자 전산센터의 EDMS 서버(21)는 전자화 작업장의 전자화작업서버(32)로부터 조회정보를 제공받아 조회정보 DB(22)에 저장함으로써 차후 특정 전자화 문서의 열람을 중계 센터에 요청할 때 즉시 열람이 가능한 문서인지를 조회정보 DB(22)를 통해 미리 조회해볼 수 있도록 한다.

열람 요청자 전산센터와 전자화 작업장은 은행망, 가상사설망(VPN) 등의 전용망(dedicated network)으로 연결되거나 인터넷 등의 공용망(public network)으로 연결될 수 있다. 만약 양자(兩者)가 인터넷으로 연결된 경우라면 열람 요청자 전산센터와 전자화 작업장 간에 원활한 데이터 송수신이 이루어질 수 있도록 EDMS 서버(21)와 전자화 작업장의 전자화작업서버(32) 사이에 WAS(Web Application Service) 서버(도면에 미도시)가 더 구비될 수 있다.

중계 센터의 조회중계서버(41)는 전자화 작업장으로부터 즉시열람용 전자화 문서가 수신되면, 해당 문서를 즉시열람용 전자화문서 DB(42)에 저장한다.

공인전자문서보관소의 보관처리서버(51)는 전자화 작업장으로부터 예약열람용 전자화 문서가 수신되면, 해당 문서에 대해 보관용 패키징(Archival Information Packaging) 작업을 수행하여 예약열람용 전자화문서 DB(52)에 저장한다. 공인전자문서보관소의 보관 및 열람 프로세스에 대하여는 공인전자문서보관소의 공식 홈페이지(www.ceda.or.kr)에 게재된 전자문서정보패키지기술규격에 상세히 소개되어 있다.

전자화 작업장과 중계 센터 및 전자화 작업장과 공인전자문서보관소는 은행망, 가상사설망(VPN) 등의 전용망(dedicated network)으로 연결되거나 인터넷 등의 공용망(public network)으로 연결될 수 있다.

이상에서 설명한 문서 전자화 시스템의 동작 과정을 순차적으로 살펴보면 다음과 같다. 도 3은 실시예 1의 문서 전자화 방법을 도시한 플로우챠트이다. 도 3에서는 은행에서 발생하는 문서에 대해 전자화를 수행하는 예를 들어 설명한다.

전자화 작업장에서는 은행으로부터 보관 의뢰된 실물 문서를 고속 스캐너를 통해 전자화하여 제1 전자화문서를 생성한다(S101). 제1 전자화문서는 300 dpi 이상의 컬러 이미지로 생성되는 것이 바람직하며, 생성된 제1 전자화문서는 보관 의뢰용 정보 패키징(Submission Information Packaging) 작업을 거쳐 공인전자문서보관소에 전송되어 저장된다(S102).

이어서, 제1 전자화문서가 신규거래신청서 등과 같이 추후 영업점에서의 고객 응대에 있어서 실시간으로 열람해볼 필요가 있는 문서인 경우(S103), 제1 전자화문서는 150 dpi의 해상도를 가지는 B/W(Black and White) 이미지의 제2 전자화문서로 변환되어(S104), 중계 센터로 전송된다. 중계 센터는 제2 전자화문서를 즉시열람용 전자화문서 DB에 저장한다(S105).

그리고 상기 보관 의뢰된 문서에 대해 제2 전자화문서가 생성되었는지 여부, 생성 일시, 생성 장소 중 적어도 하나를 포함하는 조회정보(INF)를 생성하여 은행의 전산센터(열람 요청자 전산센터)로 전송한다(S107). 상기 조회정보는 차후 은행의 영업점에서 특정 문서를 요청할 때 해당 문서에 대해 즉시 열람이 가능한지를 알려주는 척도가 된다.

<실시예 2> - 전자화 문서의 열람 1

실시예 2는 중계 센터에 전자화 문서의 열람을 신청하되 해당 문서의 즉시 열람이 가능한지 여부를 열람 요청자의 전산센터에서 판별하는 경우에 관한 것이다.

도 4는 실시예 2에 따른 전자화 문서 열람 시스템의 구성을 간략히 도시하고 있다. 도 4에 의하면 실시예 2의 전자화 문서 열람 시스템은 문서분류 DB(12)와 연결된 열람 요청자의 사용자 단말(11), 열람 요청자 전산센터의 EDMS 서버(21) 및 조회정보 DB(22), 중계 센터의 조회중계서버(41)와 즉시열람용 전자화문서 DB(42)와 예약열람용 전자화문서 DB(43), 공인전자문서보관소의 보관처리서버(51) 및 예약열람용 전자화문서 DB(52)를 포함하여 이루어진다.

사용자 단말(11)에는 열람 요청자가 문서분류 DB(12)로부터 문서 리스트를 불러와서 그 중에서 특정 문서를 선택하고, 요청자의 전산센터에 그 선택된 문서의 식별 정보와 함께 열람을 요청하기 위한 사용자 프로그램이 설치된다.

여기서, 사용자 단말(11)이 전송하는 열람 요청에는 문서분류정보, 문서식별정보 및 요청 지시자 중 적어도 하나가 포함될 수 있다. 문서식별정보의 예로서, 해당 문서가 계약서인 경우 계약의 당사자 정보가 이에 해당할 수 있고, 해당 문서가 증명서인 경우 증명 사실의 당사자 정보가 이에 해당할 수 있다. 한편 사용자 단말(11)에 설치되는 사용자 프로그램은 애플리케이션 기반으로 구현되거나 웹 브라우저를 통해 실행되는 웹 기반으로 구현될 수 있다.

도 5는 열람 요청자 전산센터의 EDMS 서버(21)의 구성을 블록으로 도시한 것이다.

EDMS 서버(21)의 요청 분석부(21-1)는, 사용자 단말(11)로부터 특정 문서의 열람 요청이 도착하면 해당 요청에 포함된 문서식별정보로 조회정보 DB(22)를 검색하여 즉시열람용 전자화문서가 존재하는지 여부를 파악한다. 그리고, 즉시열람용 전자화문서가 존재하는 것으로 확인되면 문서 요청부(21-2)를 통해 중계 센터에 해당 문서의 즉시 열람을 신청하고, 즉시열람용 전자화문서가 존재하지 않는 것으로 확인되면 해당 문서의 예약 열람을 신청한다.

EDMS 서버(21)의 문서 요청부(21-2)는 요청 분석부(21-1)로부터 전달받은 즉시 열람 요청 또는 예약 열람 요청을 중계 센터로 전송하고, 중계 센터로부터 수신한 전자화 문서를 열람 요청자의 사용자 단말(11)로 전송한다.

열람 요청자 전산센터와 중계 센터는 은행망, 가상사설망(VPN) 등의 전용망(dedicated network)으로 연결되거나 인터넷 등의 공용망(public network)으로 연결될 수 있다. 만약 양자(兩者)가 인터넷으로 연결된 경우라면 열람 요청자 전산센터와 중계 센터 간에 원활한 데이터 송수신이 이루어질 수 있도록 EDMS 서버(21)와 중계 센터의 조회중계서버(41) 사이에 WAS(Web Application Service) 서버(도면에 미도시)가 더 구비될 수 있다.

중계 센터의 조회중계서버(41)는 열람 요청자 전산센터로부터 "즉시 열람 요청"이 수신되면, 즉시열람용 전자화문서 DB(42)로부터 해당 요청 문서를 불러와서 열람 요청자 전산센터에 전송한다.

또한 열람 요청자 전산센터로부터 "예약 열람 요청"이 수신되면 공인전자문서보관소에 해당 문서의 열람을 요청하고, 공인전자문서보관소로부터 해당 문서를 전송받아 예약열람용 전자화문서 DB(43)에 저장한다. 그리고 미리 설정된 예약 시간이 도래하면 상기 저장된 문서를 열람 요청자 전산센터를 통해 열람 요청자에게 제공한다.

한편 열람 요청자 전산센터의 열람 요청 중에 "즉시 열람 및 예약 열람 요청"이 선택적으로 더 추가될 수 있다. 이 경우, 조회중계서버(41)는 전술한 즉시 열람 처리 프로세스 및 예약 열람 처리 프로세스를 동시에 수행한다.

공인전자문서보관소의 보관처리서버(51)는 중계 센터로부터 열람 요청이 수신되면, 해당 문서를 검색한 후 문서 배포용 패키징(Dissemination Information Packaging) 작업을 수행하여 중계 센터에 제공한다. 공인전자문서보관소의 배포 프로세스에 대하여는 공인전자문서보관소의 공식 홈페이지(www.ceda.or.kr)에 게재된 전자문서정보패키지기술규격에 상세히 소개되어 있다. 중계 센터와 공인전자문서보관소는 은행망, 가상사설망(VPN) 등의 전용망(dedicated network)으로 연결되거나 인터넷 등의 공용망(public network)으로 연결될 수 있다.

이상에서 설명한 문서 전자화 시스템에 의해 문서를 열람하는 과정을 순차적으로 살펴보면 다음과 같다. 도 6은 실시예 2의 전자화 문서 열람 방법을 도시한 플로우챠트이다. 도 6 역시 은행에서의 문서 열람 절차를 예로 들어 설명하기로 한다.

영업점의 행원은 고객으로부터 기존 대출 거래의 만기일 연장을 요청받고 상기 만기일 연장을 위해 필요한 해당 기업의 정관을 열람하고자 사용자 단말을 이용하여 "정관 열람" 메뉴를 선택한다(S201). 상기 정관은 만기일 연장 당시와 최초 대출 거래시와 변동이 없으므로 추가 징구가 불필요하다고 가정하며, 연장 계약을 위해 당장 실시간으로 필요로 하는 문서는 아니므로 해당 문서의 전자화 과정에서 예약열람용 전자화문서로 생성되었다고 가정한다.

영업점과 연결되어 있는 은행의 전산센터는 상기 사용자 단말로부터 고객 식별정보 및 상기 신청서에 상응하는 문서분류정보를 포함한 문서식별정보를 수신하고, 이를 통해 조회정보 DB를 검색하여 해당 요청 문서가 문서 전자화 단계에서 예약열람용 전자화 문서로만 생성된 것임을 확인한다(S202).

즉, 해당 요청 문서에 대하여 즉시열람용 전자화 문서가 존재하지 아니하므로 은행의 전산센터는 중계 센터에 해당 요청 문서의 "예약 열람"을 요청하고, 중계 센터는 상기 예약 열람 요청을 공인전자문서보관소에 전달한다.

공인전자문소보관소는 상기 예약 열람 요청에 포함된 문서식별정보를 이용하여 예약열람용 전자화문서 DB를 검색하고, 검색된 문서를 배포 정보 패키징(Dissemination Information Packaging) 처리하여 중계 센터에 전송한다. 중계 센터는 예약열람용 전자화문서를 수신하여 저장하고 있다가(S203), 미리 설정된 예약 시간이 도래하면 은행 전산센터를 통해 열람 요청자에게 제공한다.

한편, 영업점의 행원은 기존 거래통장의 갱신을 요구하는 고객을 응대하기 위해 사용자 단말을 이용하여 해당 고객의 정보를 입력하고, 통장 갱신을 위해 최초의 신규 발급 신청서를 확인하고자 "신청서 열람" 메뉴를 선택한다(S201). 상기 신규 발급 신청서는 신속한 고객 응대를 위해 실시간으로 열람할 필요가 있는 문서로서 해당 문서의 전자화 과정에서 즉시열람용 전자화문서로 생성된 바 있다고 가정한다.

영업점과 연결되어 있는 은행의 전산센터는 상기 사용자 단말로부터 고객 식별정보 및 상기 신청서에 상응하는 문서분류정보를 포함한 문서식별정보를 수신하고, 이를 이용하여 조회정보 DB를 검색하여 해당 요청 문서가 문서 전자화 단계에서 즉시열람용 전자화 문서로 생성된 것을 확인한다(S202).

해당 요청 문서에 대해서는 즉시열람용 전자화 문서가 존재하므로 은행의 전산센터는 중계 센터에 해당 요청 문서의 "즉시 열람"을 요청한다. 중계 센터는 상기 즉시 열람 요청에 포함된 문서식별정보를 이용하여 즉시열람용 전자화문서 DB를 검색하고(S204), 검색된 문서를 은행 전산센터를 통해 열람 요청자에게 제공한다.

<실시예 3> - 전자화 문서의 열람 2

실시예 3은 중계 센터에 전자화 문서의 열람을 신청하되 해당 문서의 즉시 열람이 가능한지 여부를 중계 센터에서 판별하는 경우에 관한 것이다. 이를 위해 실시예 1에서 전자화작업서버(32)의 조회정보 제공부(32-3)는 예약열람용 전자화 문서에 포함된 메타정보의 전부 또는 일부를 조회정보(INF)로서 열람 요청자 전산센터 대신 중계 센터로 전송할 것을 전제로 한다.

도 7은 실시예 3에 따른 전자화 문서 열람 시스템의 구성을 간략히 도시하고 있다. 도 7에 의하면 실시예 3의 전자화 문서 열람 시스템은 문서분류 DB(120)와 연결된 열람 요청자의 사용자 단말(110), 열람 요청자 전산센터의 EDMS 서버(210), 중계 센터의 조회중계서버(410)와 즉시열람용 전자화문서 DB(420)와 예약열람용 전자화문서 DB(430), 공인전자문서보관소의 보관처리서버(510) 및 예약열람용 전자화문서 DB(520)를 포함하여 이루어진다.

실시예 3의 사용자 단말(110)은 실시예 2의 사용자 단말(11)과 동일하므로 중복되는 설명은 생략한다.

열람 요청자 전산센터의 EDMS 서버(210)는 사용자 단말(11)로부터 특정 문서의 열람 요청이 도착하면 이를 중계 센터에 전달하여 해당 문서의 열람을 신청한다. 여기서 열람 요청자 전산센터와 중계 센터의 연결 관계는 실시예 2와 동일하다.

도 8은 중계 센터의 조회중계서버(410)의 구성을 블록으로 도시한 것이다.

조회중계서버(410)의 요청 분석부(410-1)는, 열람 요청자 전산센터로부터 특정 문서의 열람 요청이 도착하면 해당 요청에 포함된 문서식별정보로 조회정보 DB(410-2)를 검색하여 즉시열람용 전자화문서가 존재하는지 여부를 파악한다. 그리고, 즉시열람용 전자화문서가 존재하는 것으로 확인되면 이를 문서 제공부(410-3)에 통보한다. 그러면 문서 제공부(410-3)는 즉시열람용 전자화문서 DB(420)로부터 해당 문서를 불러와서 열람 요청자 전산센터로 전송한다.

그러나 즉시열람용 전자화문서가 존재하지 않는 것으로 확인되면 요청 분석부(410-1)는 이를 문서 요청부(410-4)에 통보한다. 그러면 문서 요청부(410-4)는 공인전자문서보관소에 해당 문서의 열람을 요청하고, 공인전자문서보관소로부터 그 요청에 따른 문서를 제공받아 예약열람용 전자화문서 DB(430)에 저장한다. 그리고 미리 설정된 예약 시간이 도래하면 상기 저장된 전자화 문서를 문서 제공부(410-3)로 보낸다. 그러면 문서 제공부(410-3)는 해당 전자화 문서를 열람 요청자 전산센터로 전송한다.

한편 즉시열람용 전자화문서가 존재하는 것으로 확인된 경우, 요청 분석부(410-1)는 요청 제공부(410-3)에 즉시열람용 전자화문서를 전송할 것을 통보하는 동시에 요청 제공부(410-3)에도 공인전자문서보관소에 해당 문서의 열람을 예약할 것을 통보하도록 구현될 수도 있다.

본 실시예에 따른 공인전자문서보관소의 보관처리서버(510)는 실시예 2의 보관처리서버(51)와 동일하다.

이상에서 설명한 문서 전자화 시스템에 의해 문서를 열람하는 과정을 순차적으로 살펴보면 다음과 같다. 도 9는 실시예 3의 전자화 문서 열람 방법을 도시한 플로우챠트이다. 도 9에서는 도 6에서 일부 변형된 예를 설명한다. 따라서 도 6에서의 가정들은 여기서도 동일하게 적용된다.

영업점의 행원은 고객으로부터 기존 대출 거래의 만기일 연장을 요청받고 상기 만기일 연장을 위해 필요한 해당 기업의 정관을 열람하고자 사용자 단말을 이용하여 "정관 열람" 메뉴를 선택한다(S301).

영업점과 연결되어 있는 은행의 전산센터는 상기 사용자 단말로부터 고객 식별정보 및 상기 신청서에 상응하는 문서분류정보를 포함한 문서식별정보를 수신하고 이를 중계 센터에 전달한다. 중계 센터는 상기 문서식별정보를 통해 조회정보 DB를 검색하여 해당 요청 문서가 문서 전자화 단계에서 예약열람용 전자화 문서로만 생성된 것임을 확인한다(S302). 그리고, 해당 요청 문서에 대하여 즉시열람용 전자화 문서가 존재하지 아니하므로 중계 센터는 공인전자문서보관소에 해당 요청 문서의 "예약 열람"을 신청한다.

공인전자문소보관소는 상기 예약 열람 요청에 포함된 문서식별정보를 이용하여 예약열람용 전자화문서 DB를 검색하고, 검색된 문서를 배포 정보 패키징(Dissemination Information Packaging) 처리하여 중계 센터에 전송한다. 중계 센터는 예약열람용 전자화문서를 수신하여 저장하고 있다가(S303), 미리 설정된 예약 시간이 도래하면 은행 전산센터를 통해 열람 요청자에게 제공한다.

한편, 영업점의 행원은 기존 거래통장의 갱신을 요구하는 고객을 응대하기 위해 사용자 단말을 이용하여 해당 고객의 정보를 입력하고, 통장 갱신을 위해 최초의 신규 발급 신청서를 확인하고자 "신청서 열람" 메뉴를 선택한다(S301).

은행의 전산센터는 상기 사용자 단말로부터 고객 식별정보 및 상기 신청서에 상응하는 문서분류정보를 포함한 문서식별정보를 수신하고, 이를 중계 센터에 전달한다. 중계 센터는 상기 문서식별정보를 통해 조회정보 DB를 검색하여 해당 요청 문서가 문서 전자화 단계에서 즉시열람용 전자화 문서로 생성된 것임을 확인한다(S302).

해당 요청 문서에 대해서는 즉시열람용 전자화 문서가 존재하므로 중계 센터는 상기 문서식별정보를 이용하여 즉시열람용 전자화문서 DB를 검색하고(S304), 검색된 문서를 은행 전산센터를 통해 열람 요청자에게 제공한다.

이상에서 설명한 본 발명의 실시예는 방법 및 장치를 통해서만 구현이 되는 것은 아니고, 본 발명의 실시예의 구성에 대응하는 기능을 실현하는 프로그램 또는 그 프로그램이 기록된 기록 매체를 통해 구현될 수도 있으며 이러한 구현은 앞서 설명한 실시예의 기재로부터 쉽게 구현할 수 있다.

또한, 이상에서 본 발명의 실시예에 대하여 상세하게 설명하였지만 본 발명의 권리범위는 이에 한정되는 것은 아니고 아래의 청구범위에서 정의하는 본 발명의 기본 개념을 이용하여 당업자가 여러 가지로 변형 및 개량한 형태 또한 본 발명의 권리범위에 속한다.

Claims

전자화 작업장에서의 문서 전자화 방법에 있어서,
보관대상문서를 스캔하여 고해상도의 예약열람용 제1 전자화문서를 생성하는 단계;
상기 제1 전자화문서를 변환하여 저해상도의 즉시열람용 제2 전자화문서를 생성하는 단계; 및
상기 제1 전자화문서를 공인전자문서보관소의 보관처리서버로 전송하고, 상기 제2 전자화문서를 중계 센터의 조회중계서버로 전송하는 단계
를 포함하는 문서의 전자화 방법.
제1항에 있어서,
상기 제1 전자화문서는 보관 의뢰용 정보 패키징(Submission Information Packaging) 작업을 거쳐 상기 보관처리서버로 전송되는 것을 특징으로 하는 문서의 전자화 방법.
제1항 또는 제2항에 있어서,
상기 제2 전자화문서의 생성 사실이 기록된 조회정보를 생성하여 전자화 요청자 전산센터의 문서관리서버에 전송하는 단계를 더 포함하는 문서의 전자화 방법.
제1항 또는 제2항에 있어서,
상기 제2 전자화문서의 생성 사실이 기록된 조회정보를 생성하여 상기 중계 센터의 조회중계서버에 전송하는 단계를 더 포함하는 문서의 전자화 방법.
열람 요청자 전산센터의 전자화 문서 열람 방법에 있어서,
사용자 단말로부터 열람 요청을 수신하는 단계;
상기 열람 요청의 종류에 따라 중계 센터의 조회중계서버에 저해상도의 전자화 문서를 신속하게 열람하기 위한 즉시 열람을 신청하거나 공인전자문서보관소의 보관처리서버에 고해상도의 전자화 문서를 일정 시간 이후에 열람하기 위한 예약 열람을 신청하는 단계; 및
상기 신청에 따른 전자화 문서를 상기 사용자 단말에 전송하는 단계
를 포함하는 전자화 문서의 열람 방법.
제5항에 있어서, 상기 열람 신청 단계는
상기 열람 요청자 전산센터의 문서관리서버가 열람 요청에 포함된 문서식별정보를 이용하여 즉시 열람이 가능한 문서인지 판단하는 단계;
즉시 열람이 가능한 문서인 경우, 중계 센터의 조회중계서버에 해당 문서의 즉시 열람을 신청하는 단계; 및
즉시 열람이 불가능한 문서인 경우, 공인전자문서보관소의 보관처리서버에 해당 문서의 예약 열람을 신청하는 단계
를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자화 문서의 열람 방법.
제5항에 있어서, 상기 열람 신청 단계는
상기 사용자 단말이 상기 열람 요청자 전산센터의 조회정보 DB를 검색하여 상기 열람 요청 대상 문서가 즉시 열람이 가능한 문서인지 판단하는 단계;
즉시 열람이 가능한 문서인 경우, 상기 열람 요청자 전산센터의 문서관리서버에 해당 문서의 즉시 열람을 신청하는 단계; 및
즉시 열람이 불가능한 문서인 경우, 상기 열람 요청자 전산센터의 문서관리서버에 해당 문서의 예약 열람을 신청하는 단계
를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자화 문서의 열람 방법.
제6항 또는 제7항에 있어서,
상기 열람 요청 문서가 즉시 열람이 가능한 문서인 경우, 상기 즉시 열람 신청 단계 이후에 자동으로 상기 공인전자문서보관소의 보관처리서버에 해당 문서의 예약 열람을 신청하는 단계
를 더 포함하는 전자화 문서의 열람 방법.
중계 센터가 사용자 단말의 열람 요청을 수신하는 단계;
상기 열람 요청이 즉시열람요청인 경우, 저해상도의 즉시 열람용 전자화문서를 검색하여 상기 사용자 단말에 전송하는 단계; 및
상기 열람 요청이 예약열람요청인 경우, 공인전자문서보관소의 보관처리서버에 고해상도의 전자화문서의 열람을 신청하고, 그 신청에 따른 예약 열람용 전자화 문서의 다운로드가 완료되면 상기 사용자 단말에 전송하는 단계
를 포함하는 전자화 문서의 열람 방법.
제9항에 있어서, 상기 문서 검색 및 열람 신청 단계는
상기 중계 센터의 조회중계서버가 상기 열람 요청에 포함된 문서식별정보를 이용하여 즉시 열람이 가능한 문서인지 판단하는 단계;
즉시 열람이 가능한 문서인 경우, 중계 센터의 즉시열람용 전자화문서 DB를 검색하여 해당 문서를 불러오는 단계; 및
즉시 열람이 불가능한 문서인 경우, 공인전자문서보관소의 보관처리서버에 해당 문서의 예약 열람을 신청하는 단계
를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자화 문서의 열람 방법.
제10항에 있어서,
상기 예약 열람 신청에 따라 제공받은 전자화 문서를 예약열람용 전자화문서 DB에 저장하는 단계; 및
미리 설정된 예약 시간이 도래하면 상기 열람 요청자 전산센터를 통해 상기 사용자 단말로 상기 저장된 예약열람용 전자화 문서를 전송하는 단계
를 더 포함하는 전자화 문서의 열람 방법.
제9항에 있어서, 상기 문서 검색 및 열람 신청 단계는
상기 사용자 단말이 상기 열람 요청자 전산센터의 조회정보 DB를 검색하여 상기 열람 요청 대상 문서가 즉시 열람이 가능한 문서인지 판단하는 단계;
즉시 열람이 가능한 문서인 경우, 상기 열람 요청자 전산센터를 통해 상기 중계 센터의 조회중계서버에 해당 문서의 즉시 열람을 신청하는 단계; 및
즉시 열람이 불가능한 문서인 경우, 상기 열람 요청자 전산센터를 통해 상기 중계 센터의 조회중계서버에 해당 문서의 예약 열람을 신청하는 단계
를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자화 문서의 열람 방법.