JPH1125092A - 文書管理支援装置およびその装置としてコンピュータを機能させるためのコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書の要約文を作成するための要約機能を文
書管理に応用することにより、要約機能の有効活用と共
に、さらに、文書管理の利便性の向上を図れるようにす
ること。 【解決手段】 文書ファイルの所定領域に格納されてい
る文書情報の表示が指定された場合に、該当する文書の
要約文を作成する文書要約ソフト１０５と、文書ファイ
ルの所定領域に格納されている文書情報の表示が指定さ
れた場合に、ファイル名，フォルダ名，作成者，作成日
時，見出し，キーワード等の情報を表示すると共に、文
書要約ソフト１０５から該当する文書の要約文を入力
し、文書情報として表示する文書情報管理支援ソフト１
０４と、を備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書の要約文を作
成するための要約機能を文書管理に応用することによ
り、文書管理の利便性の向上を図った文書管理支援装置
およびその装置としてコンピュータを機能させるための
コンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータの発達に伴って、自然言語
処理の研究開発が盛んになっている。ここで、自然言語
とは、人と人とが情報を伝達するためのメディアであ
り、ＦＯＲＴＲＡＮなどのプログラム言語に対する概念
のことである。この自然言語処理の発達によっては、人
が普段使用していることばでコンピュータに指示を与え
ることができ、大量の文書の要約を行わせることが可能
となる。インターネットの発達等も伴って、世の中に情
報が溢れかえっている今日にあっては、自然言語処理に
対する人々の関心も非常に大きなものとなってきてい
る。

【０００３】上述した通り、文書を要約するための技術
は、自然言語処理の究極の目的の１つである。コンピュ
ータが文書を自動的に要約して提供することができるの
であれば、世の中に溢れている情報から必要な情報を得
ることも容易になり、また、文章から重要なキーワード
を自動的に抽出する処理も可能となり、自然言語で書か
れた文書そのものをコンピュータに与えて何らかの処理
を行わせるための情報とすることができる。

【０００４】このように、コンピュータによる要約文の
自動生成に期待の高まる中、近年、自動文書要約機能を
搭載したソフトウェアが提供されている。このソフトウ
ェアは、ワードプロセッサに自動文書要約機能を搭載し
たものであり、ワードプロセッサで読み出した文書を解
析し、自動的に要約文を画面表示することができるもの
である。要約文を画面表示する場合、要約作成対象の文
書から要約文となるセンテンス（文）を抽出する際の抽
出量および画面表示の方法を指定することができ、その
指定に従って要約文が画面表示される。なお、抽出する
センテンスの量は、要約作成対象の文書に対する要約文
の割合（％）や、センテンスの数、文字数等で指定され
る。

【０００５】上記自動文書要約機能を用いて作成された
要約文は、要約作成対象文書の文書ファイル中にファイ
ル名，フォルダ名，作成者，作成日時等の情報と共に、
文書情報（プロファイル）として格納される。そして、
文書情報の表示を指定することにより、ファイル名，フ
ォルダ名等と共に要約文を画面表示することができると
共に、文書情報の１つである要約文を対象として、文書
検索を行うことができる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の技術によれば、自動文書要約機能を用いて作成した
要約文を文書情報の１つとして文書ファイル中に格納
し、文書情報の一部として要約文を表示できると共に、
文書検索の対象として要約文を用いることができるもの
の、これらの用途以外に自動文書要約機能を用いること
ができないため、せっかく用意された自動文書要約機能
の有効活用が図られていないという問題点があった。

【０００７】また、上記従来の技術によれば、自動文書
要約機能を用いて作成した要約文を文書情報の１つとし
て文書ファイル中に格納するには、一旦ワードプロセッ
サで文書を開いた後、自動文書要約機能を用いて要約文
を作成して格納する処理を行う必要があるため、使い勝
手が悪いという問題点があった。

【０００８】さらに、上記従来の技術によれば、文書情
報の一部として要約文を表示することができるものの、
表示した要約文を修正するには、再度ワードプロセッサ
で文書を開いた後、自動文書要約機能を用いて要約文を
作成して格納する処理を行う必要があるため、使い勝手
が悪いという問題点があった。

【０００９】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て、文書の要約文を作成するための要約機能を文書管理
に応用することにより、要約機能の有効活用と共に、さ
らに、文書管理の利便性の向上を図れるようにすること
を目的とする。

【００１０】また、本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって、文書管理に要約機能を有効に活用できるよう
に、ワードプロセッサを介することなく要約文の作成・
修正を行うことができるようにすることを目的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１の文書管理支援装置は、要約文の作成対象
となる文書を入力し、予め設定された抽出量に基づい
て、入力した文書から重要文を抽出して、前記文書の要
約文を作成する要約手段を備えた文書管理支援装置にお
いて、文書ファイルの所定領域に格納されている文書情
報の表示を指定するための文書情報表示指定手段と、前
記文書情報表示指定手段を介して前記文書情報の表示が
指定された場合に、ファイル名，フォルダ名，作成者，
作成日時，見出し，キーワード等の情報を表示すると共
に、前記要約手段から該当する文書の要約文を入力し、
文書情報として表示する文書情報表示手段と、を備え、
前記要約手段は、前記文書情報の表示が指定された場合
に、該当する文書の要約文を作成するものである。

【００１２】また、請求項２の文書管理支援装置は、要
約文の作成対象となる文書を入力し、予め設定された抽
出量に基づいて、入力した文書から重要文を抽出して、
前記文書の要約文を作成する要約手段を備えた文書管理
支援装置において、文書を格納した文書格納手段と、前
記文書格納手段に格納された文書の文書名一覧の表示を
指定するための一覧表示指定手段と、前記一覧表示指定
手段を介して前記文書名一覧の表示が指定された場合
に、前記文書名一覧を表示する一覧表示手段と、前記一
覧表示手段で表示された文書名一覧から１つの文書名を
指定するための文書名指定手段と、を備え、前記要約手
段は、前記文書名指定手段を介して指定された文書名に
該当する文書の要約文を作成し、前記一覧表示手段は、
前記要約手段から前記要約文を入力し、前記文書名一覧
と共に表示するものである。

【００１３】また、請求項３の文書管理支援装置は、要
約文の作成対象となる文書を入力し、予め設定された抽
出量に基づいて、入力した文書から重要文を抽出して、
前記文書の要約文を作成する要約手段を備えた文書管理
支援装置において、文書を格納した文書格納手段と、前
記文書格納手段に格納された文書の文書名一覧の表示を
指定するための一覧表示指定手段と、前記一覧表示指定
手段を介して前記文書名一覧の表示が指定された場合
に、前記文書名一覧を表示する一覧表示手段と、前記一
覧表示手段で表示された文書名一覧から少なくとも１つ
の文書名を指定するための文書名指定手段と、前記文書
名指定手段を介して文書名が指定された場合に、前記要
約手段から前記指定された文書名に該当する文書の要約
文を入力して一覧表示する要約表示手段と、を備え、前
記要約手段は、前記文書名指定手段を介して文書名が指
定された場合に、指定された文書名に該当する文書の要
約文を作成するものである。

【００１４】また、請求項４の文書管理支援装置は、請
求項３に記載の文書管理支援装置において、さらに、前
記要約表示手段で一覧表示した要約文を印刷する印刷手
段を備えたものである。

【００１５】また、請求項５の文書管理支援装置は、請
求項３に記載の文書管理支援装置において、さらに、前
記要約表示手段で一覧表示した要約文をファイルに出力
するファイル出力手段を備えたものである。

【００１６】また、請求項６の文書管理支援装置は、要
約文の作成対象となる文書を入力し、予め設定された抽
出量に基づいて、入力した文書から重要文を抽出して、
前記文書の要約文を作成する要約手段を備えた文書管理
支援装置において、テキストバッファ上に存在し、同一
のアプリケーションプログラムで開かれている状態にあ
る複数の文書の要約文の一覧表示を指定するための一覧
表示指定手段と、前記一覧表示指定手段を介して要約文
の一覧表示が指定された場合に、前記要約手段から前記
複数の文書の要約文を入力して一覧表示する一覧表示手
段と、を備え、前記要約手段は、前記一覧表示指定手段
を介して要約文の一覧表示が指定された場合に、前記複
数の文書の要約文を作成するものである。

【００１７】また、請求項７の文書管理支援装置は、要
約文の作成対象となる文書を入力し、予め設定された抽
出量に基づいて、入力した文書から重要文を抽出して、
前記文書の要約文を作成する要約手段を備えた文書管理
支援装置において、文書を検索した検索結果を入力して
表示すると共に、前記要約手段から前記検索結果に該当
する文書の要約文を入力し、前記検索結果と共に表示す
る検索結果表示手段を備え、前記要約手段は、前記検索
結果を入力し、該当する文書の要約文を作成するもので
ある。

【００１８】また、請求項８の文書管理支援装置は、要
約文の作成対象となる文書を入力し、予め設定された抽
出量に基づいて、入力した文書から重要文を抽出して、
前記文書の要約文を作成する要約手段を備えた文書管理
支援装置において、文書の索引語を作成する際に、前記
文書の索引語となり得る索引語候補の表示を指定するた
めの指定手段と、前記指定手段を介して索引語候補の表
示が指定された場合に、前記要約手段から前記索引語候
補を入力して一覧表示する索引語候補表示手段と、を備
え、前記要約手段は、前記指定手段を介して索引語候補
の表示が指定された場合に、前記文書から索引語を抽出
するものである。

【００１９】また、請求項９の文書管理支援装置は、請
求項１〜８のいずれか１つに記載の文書管理支援装置に
おいて、前記要約手段が、予め作成した転置ファイルを
用いて、前記要約文を作成するものである。

【００２０】また、請求項１０の文書管理支援装置は、
請求項８に記載の文書管理装置において、前記要約手段
が、予め作成した転置ファイルから該当する文書の索引
語を抽出することを特徴とする。

【００２１】また、請求項１１の文書管理支援装置は、
請求項１〜１０のいずれか１つに記載の文書管理支援装
置において、さらに、前記要約文が表示されている状態
で、前記要約文の抽出量の設定を変更するための設定変
更手段を備え、前記要約手段が、前記設定変更手段を介
して前記抽出量が変更された場合に、前記変更された抽
出量に基づいて、前記文書の要約文を作成するものであ
る。

【００２２】さらに、請求項１２のコンピュータ読み取
り可能な記録媒体は、前記請求項１〜１１のいずれか１
つに記載の文書管理支援装置の各手段としてコンピュー
タを機能させるためのプログラムを記録したものであ
る。

【００２３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の文書管理支援装置
およびその装置としてコンピュータを機能させるための
コンピュータ読み取り可能な記録媒体の実施の形態につ
いて、添付の図面を参照しつつ詳細に説明する。

【００２４】〔実施の形態１〕図１は、実施の形態１の
文書管理支援装置のハードウェア構成を示すブロック構
成図である。図１において、１００はＣＰＵを、１０１
はＲＯＭを、１０２はＲＡＭを、１０３は文書管理機能
を実現する文書管理支援ソフト１０４および要約機能を
実現する文書要約ソフト１０５を格納したハードディス
ク装置を、１０６はキーボード，マウス等の入力装置
を、１０７はＣＲＴ等のディスプレイを、１０８はプリ
ンタを、１０９は上記各部を接続するバスをそれぞれ示
している。

【００２５】なお、図示は省略するが、図１に示す文書
管理支援装置には、さらに、フロッピーディスクドライ
ブ装置や、ＣＤ−ＲＯＭドライブ装置、モデム等の通信
装置等を接続することができる。

【００２６】続いて、上記構成を有する実施の形態１の
文書管理支援装置について、（１）文書要約ソフトによ
る要約機能，（２）文書管理支援ソフトによる文書管理
機能の順で、さらに詳細に説明する。

【００２７】（１）文書要約ソフトによる要約機能 図２は、文書要約ソフト１０５の処理を示す概略ブロッ
ク図である。実施の形態１の文書要約ソフト１０５は、
文書全体の要約文，段落毎の要約文および選択された範
囲の要約文を作成することができるものである。ここ
で、文書要約ソフト１０５による処理には要約文を作成
する準備を行う要約前処理と、要約を作成して表示する
作成・表示処理とがある。図２は、要約前処理を示し、
処理の例として、文書全体および段落毎の要約文の作成
のための処理を示している。

【００２８】文書要約ソフト１０５は、空間ベクトルを
用いた要約エンジン２００を用いて要約文の作成対象と
なる文書の要約文を作成するものである。要約エンジン
２００は、テキストバッファ上の文書２０１（例えば、
ワードプロセッサで処理中の文書：以下「要約対象文書
２０１」と記述する）を入力して、形態素解析，主要な
語または句の識別，意味情報の付与，構文解析，参照表
現の解析，同一指示物の判定等の処理を行い、空間ベク
トル法を適用して、文書全体の文書ベクトル２０２，文
書中のセンテンス毎のセンテンス・ベクトル２０３およ
び文書中の段落毎の段落ベクトル２０４を生成する。

【００２９】そして、要約エンジン２００は、文書ベク
トル２０２とセンテンス・ベクトル２０３との類似度判
定を行って、文書ベクトル２０２との類似度の大きいセ
ンテンスが上位となるように、文書全体を単位としたセ
ンテンスのランキング２０５を生成する。同様に、要約
エンジン２００は、段落ベクトル２０４とセンテンス・
ベクトル２０３との類似度判定を行って、段落ベクトル
２０４との類似度の大きいセンテンスが上位となるよう
に段落を単位としたセンテンスのランキング２０６を生
成する。この処理により、要約文を作成する準備が整っ
たことになる。

【００３０】なお、図２では説明を省略したが、要約を
作成する領域が選択されているような場合には、ベクト
ル生成の際に選択された領域のベクトルを生成してお
き、その領域中のセンテンス・ベクトルと領域のベクト
ルとの類似度判定を行い、領域中のセンテンスについ
て、類似度に応じたランキングを作成しておくことにな
る。また、要約対象文書２０１をテキストバッファ上の
文書としたが、記憶装置、例えばハードディスク装置１
０３中に保存された文書を要約対象文書２０１として要
約文を作成することもできる。

【００３１】そして、文書要約ソフト１０５は、要約文
の作成のための選択項目を表示するダイアログボックス
を表示し、ユーザの選択に基づいて、要約文を作成して
表示する（作成・表示処理）。この作成・表示処理につ
いは後に詳細に説明する。

【００３２】さらに、文書要約ソフト１０５は、要約機
能を用いて作成した要約文とその要約文の元となる要約
対象文書２０１とをリンクさせるためのテーブルを有し
ている。

【００３３】図３は、要約対象文書２０１と要約対象文
書２０１を用いて作成した要約文とをリンクさせるため
のテーブルを説明する説明図である。図３に示すテーブ
ル３００は、文書要約ソフト１０５によって管理され、
図１に示すハードディスク装置１０３等に保存されてい
る。文書要約ソフト１０５は、作成後の要約文の保存が
指示されると、要約文のファイル名をテーブル３００に
登録すると共に、その要約文の元となる要約対象文書２
０１のファイル名を要約文のファイル名に対応させてテ
ーブル３００に登録する。このように、テーブル３００
に要約文のファイル名と要約対象文書２０１のファイル
名を登録しておくことにより、両方をリンクさせて管理
することができ、作成した要約文の再利用が可能となる
と共に、一方から他方を呼び出すことも可能となる。

【００３４】次に、上述した文書要約ソフト１０５の動
作について、文書要約開始から要約文の表示までの処
理，要約文の表示後の処理の順で詳細に説明する。

【００３５】 文書要約開始から要約文の表示までの
処理 図４は、文書要約の開始から要約文の表示までの文書要
約ソフト１０５の動作を示すフローチャートである。

【００３６】テキストバッファ上には、例えば、図５に
示す文書が存在しており、この文書は現在ワードプロセ
ッサで編集中の状態にあるものとする。以下では、図５
に示す文書を要約対象文書２０１として、文書要約ソフ
ト１０５の動作を説明していく。

【００３７】ワードプロセッサから文書要約コマンドが
選択されると（Ｓ４０１）、文書要約ソフト１０５が起
動し、図２を用いて説明した要約前処理が実行される
（Ｓ４０２）。

【００３８】文書要約ソフト１０５は、ステップＳ４０
２の要約前処理が終了すると、図３に示すテーブル３０
０に要約対象文書２０１のファイル名が登録されている
か否かを判定する（Ｓ４０３）。すなわち、テーブル３
００を参照し、要約対象文書２０１について、既に作成
された要約文が存在するか否かを判定する。

【００３９】ステップＳ４０３において、テーブル３０
０に要約対象文書２０１のファイル名が登録されている
と判定した場合、文書要約ソフト１０５は、要約対象文
書２０１のファイル名に対応して登録されている要約文
のファイル名に基づいて要約文を読み出し（Ｓ４０
７）、画面表示する（Ｓ４０６）。その結果、ハードデ
ィスク装置１０３等に保存された要約文が読み出されて
画面表示される。このように、既に作成済みの要約文が
存在する場合には、新たに要約文を作成することなく、
作成済みの要約文を表示することにしたため、作成済み
の要約文を再利用することができる。

【００４０】一方、ステップＳ４０３において、テーブ
ル３００に要約対象文書２０１のファイル名が登録され
ていないと判定した場合、文書要約ソフト１０５は、図
６（ａ）に示す基本設定ダイアログボックス６０１を画
面表示し、ユーザによって各種条件が選択されるのを待
つ（Ｓ４０４）。

【００４１】ここで、ステップＳ４０４で表示されるダ
イアログボックスについて説明する。図６（ａ）は、文
書要約の基本設定ダイアログボックスを、図６（ｂ）
は、文書要約の詳細設定ダイアログボックスをそれぞれ
示す説明図である。

【００４２】図６（ａ）の基本設定ダイアログボックス
６０１は、いかなる方法で要約文を表示するかの設定、
要約対象文書２０１のいずれの範囲で要約文を作成する
かの設定、要約対象文書２０１から要約文を抽出する量
をどれくらいにするかの設定を行うためのものである。

【００４３】図６（ａ）において、６０２は、要約文の
表示方法を指定するための表示方法指定ボックスを示
し、この表示方法指定ボックス６０２には、抽出された
要約文に該当する部分を要約対象文書２０１中に網掛け
して強調表示する方法を指定するための強調表示指定ボ
タン６０３と、抽出された要約文を要約対象文書２０１
とは別画面（別のウィンドウ）で表示、即ち要約文のみ
を絞り込んで表示する絞込表示を指定するための絞込表
示指定ボタン６０４とが設けられている。

【００４４】６０５は、要約対象文書２０１のいずれの
範囲の要約を作成するかを指定するための要約範囲指定
ボックスを示し、この要約範囲指定ボックス６０５に
は、文書全体の要約文の作成を指定するための全体指定
ラジオボタン６０６と、選択した範囲の要約文の作成を
指定するための範囲指定ラジオボタン６０７と、段落毎
の要約文の作成を指定するための段落指定ラジオボタン
６０８とが設けられている。

【００４５】なお、上記では、文書全体の要約文の作成
以外に、選択した範囲や段落毎の要約文の作成を指定す
ることができることを例としたが、文書構造を利用し
て、章単位，節単位等の要約文の作成を指定することも
できる。

【００４６】６０９は要約対象文書から要約文を抽出す
る量を指定するための抽出量指定ボックスを示し、この
抽出量指定ボックス６０９には、要約対象文書２０１か
ら抽出する要約文の割合を数値で指定するための割合指
定ドロップダウンコンボボックス６１０と、割合指定ド
ロップダウンコンボボックス６１０に指定された数値の
単位を指定する単位指定ドロップダウンコンボボックス
６１１とが設けられている。この割合指定および単位指
定ドロップダウンコンボボックス６１０，６１１の指定
を組み合わせて、抽出する要約の量を例えば、％（相対
的），センテンス数（絶対的）または文字数（絶対的）
で指定することができる。

【００４７】なお、％の場合は、１０〜１００まで１０
％刻みの１０個の候補値から選択するか、所望の数値を
直接入力する。また、センテンス数の場合は、５〜１０
個程の候補値から選択するか、所望のセンテンス数を直
接入力する。さらに、文字数の場合は、５〜１０個程度
の候補値から選択するか、所望の文字数を直接入力す
る。

【００４８】また、６１２は、上記各ボックスの設定内
容を反映して基本設定ダイアログボックス６０１を閉
じ、文書要約処理の実行を指定するためのＯＫボタン
を、６１３は、文書要約を実行することなく、基本設定
ダイアログボックス６０１を閉じるためのキャンセルボ
タンを、６１４は、操作方法のヘルプ画面を表示するた
めのヘルプボタンを、６１５は、図６（ｂ）に示す詳細
設定ダイアログボックス６２０を開くための詳細設定ボ
タンをそれぞれ示している。

【００４９】図６（ｂ）の詳細設定ダイアログボックス
６２０は、図６（ａ）に示す詳細設定ボタン６１５が選
択された場合に開き、基本設定ダイアログボックス６０
１で設定した内容に加えて、さらに詳細な設定を行うた
めのものである。

【００５０】図６（ｂ）において、６２１は、抽出され
た要約文に該当する部分を要約対象文書２０１中に網掛
けして強調表示する際（強調表示指定ボタン６０３を参
照）の網掛けの色を指定するための色指定ドロップダウ
ンコンボボックスを示している。なお、色の指定は、フ
ルカラーで所望の色を指定することができる。

【００５１】６２２は、絞込表示指定ボタン６０４で絞
込表示された要約部分を新規文書として登録する際に、
その文書の文書スタイルを指定するためのスタイル選択
チェックボックスを示している。スタイル選択チェック
ボックス６２２をオンにした場合には、要約対象文書２
０１と同一の文書スタイルが使用され、オフにした場合
には、予め設定されたデフォルトの文書スタイルが使用
される。

【００５２】６２３は、要約対象文書２０１を解析する
際に、予め文書に設定された下線や網掛け等の文字飾り
情報に重み付けを行って解析する処理を指定する重み付
け指定チェックボックスを示している。重み付け指定チ
ェックボックス６２３をオンにした場合には、文字飾り
情報を文書解析処理に利用することができるようにな
る。詳細な説明は省略するが、いずれの文字飾りに重き
を置くかを設定することもできる。

【００５３】また、６２４は、上記各ボックスの設定内
容を反映して基本設定ダイアログボックス６０１に戻る
ためのＯＫボタンを、６２５は、上記各ボックスの設定
内容を破棄して基本設定ダイアログボックス６０１に戻
るためのキャンセルボタンを、６２６は、操作方法のヘ
ルプ画面を表示するためのヘルプボタンをそれぞれ示し
ている。

【００５４】図４に戻って文書管理支援装置の動作の説
明を続けることにする。文書要約ソフト１０５は、上記
ステップＳ４０４において基本設定ダイアログボックス
６０１等で選択された情報を入力し、要約文の作成・表
示処理を行う。ただし、ステップＳ４０４でキャンセル
ボタン６１３がクリックされた場合には、文書要約コマ
ンドを終了する。

【００５５】すなわち、文書要約ソフト１０５は、図６
（ａ）および図６（ｂ）に示すダイアログボックス６０
１，６２０で選択された抽出量に基づいて、要約文を作
成し（Ｓ４０５）、さらに、選択された要約文の表示方
法に基づいて、要約文を画面表示する（Ｓ４０６）。抽
出量指定ボックス６０９において、要約文の抽出量を例
えば２０％に指定した場合、文書要約ソフト１０５は、
図２で説明したセンテンスのランキングを参照して、上
位のセンテンス、即ち重要文から順に抽出し、文書全
体，選択された領域または段落に対する要約文の割合が
２０％になるように要約文を作成して表示する。

【００５６】図７（ａ）は、基本設定ダイアログボック
ス６０１の強調表示指定ボタン６０３を選択することに
よって要約文を表示した様子を、図７（ｂ）は、絞込表
示指定ボタン６０４を選択することによって要約文を表
示した様子をそれぞれ示す説明図である。

【００５７】図７（ａ）に示す強調表示の場合には、要
約文となる部分のみがハイライト表示（図中に網点で示
す）されるため、簡単に文書の主旨を確認することが可
能となる。また、図７（ｂ）に示す絞込表示の場合に
は、要約対象文書２０１とは別に、要約文のみが表示さ
れるため、要約対象文書２０１の要約文のみを参照した
い場合に便利となる。

【００５８】さらに、図８は、基本設定ダイアログボッ
クス６０１の段落指定ラジオボタン６０８をオンにする
ことによって要約を表示した様子を示す説明図である。
この図８においては、段落とその段落の要約文とが対応
づけられて表示されているが、段落毎に上記強調表示を
行うことや、段落毎の要約文のみを絞込表示することも
できる。このように、段落毎の要約文を表示することが
できるようにすることにより、要約対象文書２０１に複
数のトピックが含まれているような場合であっても、適
切な要約文を得ることができる。また、要約対象文書２
０１のどの位置にどのような内容が記載されているかを
知ることができ、作成した要約文から文書全体の構成ま
たは作成者の文書構築スタイルを知ることも可能とな
る。

【００５９】また、要約対象文書２０１の任意の領域を
選択し、その領域の要約文を作成する場合においても、
図７（ａ）および図７（ｂ）に示すように表示すること
ができる。要約対象文書２０１の選択された領域の要約
文を作成する場合においては、１つのみならず、複数の
領域を指定することもできる。例えば、一文書中に複数
のトピックが存在する場合等には、トピック毎に範囲を
指定し、それぞれ要約文を作成することができる。換言
すれば、それぞれのトピック毎に適切な要約文を作成す
ることができる。

【００６０】 要約文の表示後の処理 続いて、要約文を表示した後における文書要約ソフト１
０５の動作について説明する。図９は、要約文表示後の
文書要約ソフト１０５の動作を示すフローチャートであ
る。

【００６１】文書要約ソフト１０５は、図４のステップ
Ｓ４０６で要約文を画面表示すると同時に、図１０に示
すフローティングダイアログボックス１００１を表示し
て、要約文を表示した状態で要約文の表示方法や、抽出
量、抽出量の単位の変更を可能とする（Ｓ９０１）。

【００６２】ここで、ステップＳ９０１で画面表示され
るフローティングダイアログボックス１００１について
詳細に説明する。図１０は、要約文の表示と同時に表示
されるフローティングダイアログボックス１００１の構
成例を示す説明図である。このフローティングダイアロ
グボックス１００１は、上述した基本設定ダイアログボ
ックス５０１と同様の機能を有し、かつ、表示された要
約文の表示方法や抽出量等を変更するためのものであ
る。

【００６３】図１０において、１００２は、要約対象文
書２０１から抽出する要約文の割合を数値で指定するた
めの割合指定ドロップダウンコンボボックスを、１００
３は、割合指定ドロップダウンコンボボックス１００２
で指定された数値の単位を指定する単位指定ドロップダ
ウンコンボボックスをそれぞれ示しており、これらは図
６（ａ）に示す割合指定ドロップダウンコンボボックス
６１０および単位指定ドロップダウンコンボボックス６
１１にそれぞれ対応している。

【００６４】この割合指定ドロップダウンコンボボック
ス１００２の指定、即ち数値を変更することにより、要
約対象文書２０１から抽出するセンテンスの数を変更す
ることができるため、既に画面表示された要約文の長さ
を変更することができる。また、単位指定ドロップダウ
ンコンボボックス１００３で単位を変更することによ
り、例えば、センテンスの数を単位として要約文を表示
した後にあっても、再度要約文の作成処理を行うことな
しに、文字数を単位とする要約文の表示に変更すること
ができる。

【００６５】１００４は、抽出された要約文に該当する
部分を要約対象文書２０１中に網掛けして強調表示する
方法を指定するための強調表示指定ボタンを、１００５
は、抽出された要約部分を絞り込んで表示する絞込表示
を指定するための絞込表示指定ボタンをそれぞれ示し、
これらは図６（ａ）に示す強調表示指定ボタン６０３お
よび絞込表示指定ボタン６０４にそれぞれ対応してい
る。

【００６６】例えば、強調表示により要約文が表示され
ている場合に（図７（ａ）参照）、絞込表示指定ボタン
１００５を選択すると、要約文を強調表示から絞込表示
に変更して画面表示することができる（図７（ｂ）参
照）。

【００６７】１００６は、文書全体の要約文の表示を指
定するための全体指定ボタンを、１００７は、選択した
範囲の要約文の表示を指定するための範囲指定ボタン
を、１００８は、段落毎の要約文の表示を指定するため
の段落指定ボタンをそれぞれ示し、これらは図６（ａ）
に示す全体指定ラジオボタン６０６，範囲指定ラジオボ
タン６０７および段落指定ラジオボタン６０８にそれぞ
れ対応している。

【００６８】例えば、要約対象文書２０１全体の要約文
が表示されている場合に（図７（ａ）および図７（ｂ）
参照）、段落指定ボタン１００８を選択すると、文書全
体の要約文から段落単位の要約文に変更することができ
る（図８参照）。

【００６９】１００９は、要約対象文書２０１中の要約
文に該当する部分が網掛けで強調表示されている場合
（図７（ａ）参照）にのみ有効となるものであって、要
約部分の文字属性の指定やフォントの指定等を行うこと
ができるように、網掛けされた要約部分を「範囲選択」
した状態にするための範囲選択ボタンを示している。

【００７０】１０１０は、要約文を絞込表示した場合
（図７（ｂ）参照）にのみ有効となるものであって、絞
込表示された要約文を要約対象文書２０１中の任意の位
置に挿入する操作を行うための挿入ボタンを示してい
る。この挿入ボタン１０１０を選択し、要約対象文書２
０１の任意の位置を指定すると、絞込表示されていた要
約文が指定された位置に挿入される。

【００７１】１０１１は、同じく要約文を絞込表示した
場合（図７（ｂ）参照）にのみ有効となるものであっ
て、絞込表示されている要約文を要約対象文書２０１と
は別の新規文書とするための新規ボタンを示している。

【００７２】１０１２は、図６（ｂ）に示した詳細設定
ダイアログボックス５２０を開くための詳細設定ボタン
を示している。詳細設定ダイアログボックスに５２０に
ついては、既に説明した通りであるため、ここでは説明
を省略する。

【００７３】１０１３は、文書要約処理の終了を指定す
る閉じるボタンを示している。閉じるボタン１０１３を
クリックすることにより、フローティングダイアログボ
ックス１００１を閉じ、強調表示または絞込表示がキャ
ンセルされ、文書要約処理を開始する前の状態に戻るこ
とができる。

【００７４】再び、図９に戻って、文書要約ソフト１０
５の動作を説明する。ステップＳ９０１において、フロ
ーティングダイアログボックス１００１が表示され、ユ
ーザによってフローティングダイアログボックス１００
１中の各種ボタンが選択されると、文書要約ソフト１０
５は、閉じるボタン１０１３（終了）が選択されたか否
かを判定する（Ｓ９０２）。

【００７５】選択されたボタンが閉じるボタン１０１３
ではないと判定した場合、文書要約ソフト１０５は、選
択されたボタンに応じて要約文を作成し（Ｓ９０３）、
作成した要約文を表示する（Ｓ９０４）。そして、ステ
ップＳ９０１に戻ってユーザの選択入力を待つ。

【００７６】ユーザは、ステップＳ９０１において、図
１０に示すフローティングダイアログボックス１００１
上の各種ボタンを選択することにより、例えば、図７
（ａ）に示す強調表示から図７（ｂ）に示す絞込表示に
変更することや、要約文の抽出量を変更して、要約文を
短くしたり、長くしたりすることができる。

【００７７】また、図７（ｂ）に示す絞込表示の状態
で、新規ボタン１０１１が選択されると、絞込表示され
ている要約文が新規文書となり、要約対象文書２０１か
ら独立した別文書とすることができる。要約文を要約対
象文書２０１とは別の新規文書とした場合には、要約文
のみを独立して保存することができる。また、図１１に
示すように、新規文書とした要約文を自分の好みに合っ
た要約文に修正し、修正後の要約文を保存することがで
きる。

【００７８】なお、図４のステップＳ４０７およびＳ４
０６で示したように、テーブル３００を用いて既に作成
済みの要約文を読み出して表示した場合であっても、図
４に示すステップＳ４０２において要約前処理を実行し
てあるため、フローティングダイアログボックス１００
１を操作することにより、新たな要約文を容易に作成・
表示することができる。したがって、フローティングダ
イアログボックス１００１中の各種ボタンを選択するこ
とにより、新たに強調表示や、絞込表示、段落毎の要約
文を表示させたりすることもできる。

【００７９】一方、ステップＳ９０２において、選択さ
れたボタンが閉じるボタン１０１３であると判定した場
合、文書要約ソフト１０５は、さらに、新規文書が選択
されているか、即ち、絞込表示の状態で新規ボタン１０
１１が選択され、要約文が新規文書として存在している
か否かを判定する（Ｓ９０５）。

【００８０】ステップＳ９０５において、要約文が新規
文書として存在していない場合には、フローティングダ
イアログボックス１００１を閉じ、文書要約コマンドを
終了する。一方、要約文が新規文書として存在している
と判定した場合には、テーブル３００中に既に作成した
要約文が登録されているか否かを判定する（Ｓ９０
６）。

【００８１】ステップＳ９０６において、作成済みの要
約文が存在していないと判定した場合には、ステップＳ
９０８に進み、要約文の保存処理を実行する。この要約
文の保存処理においては、別文書とされた要約文を所定
の格納先に保存すると共に、要約文のファイル名と、対
応する要約対象文書２０１のファイル名とをテーブル３
００に登録する。

【００８２】一方、ステップ９０６において、作成済み
の要約文が存在していると判定した場合には、ステップ
９０７に進み、例えば図１２に示すようなダイアログボ
ックス１２００を表示して、作成済みの要約文を更新す
るか否かをユーザに確認する。

【００８３】ステップＳ９０７において、ユーザが更新
しないを選択した場合には、フローティングダイアログ
ボックス１００１を閉じて、文書要約コマンドを終了す
る。一方、ユーザが更新するを選択した場合には、作成
済みの要約文を更新すると共に、テーブル３００を更新
する保存処理を実行する（Ｓ９０８）。その後、フロー
ティングダイアログボックス１００１を閉じて、文書要
約コマンドを終了する。

【００８４】なお、テーブル３００に登録された要約対
象文書２０１が削除されたような場合は、例えばＯＳか
ら削除に関する情報を受け取って、随時テーブル３００
からそのファイル名と対応する要約文のファイル名を削
除することができる。また、文書要約ソフト１０５が起
動された際に、テーブルと文書の保存状況を確認する処
理を行い、削除された文書がある場合には、同じくテー
ブルからファイル名を削除することにしても良い。さら
に、要約文が削除された場合についても同様の処理を行
うことができる。

【００８５】また、文書要約ソフト１０５で要約文を作
成する際に、各種のオプション設定を行うことができ
る。図１３は、要約オプション設定ダイアログボックス
の一例を示す説明図である。この要約オプション設定ダ
イアログボックス１３００は、各種文書の構造を要約文
の作成に利用するための設定項目を備えている。

【００８６】要約オプション設定ダイアログボックス１
３００においては、例えば特定のワードプロセッサで編
集中の文書の要約文を作成する場合に、そのワードプロ
セッサで用いられている文書構造、例えば、「目次行は
必ず要約文に含む」，「子文書を要約の対象とする」，
「レイアウト枠内を要約の対象とする」等の指定を行う
ことができる。また、例えば、ＨＴＭＬ文書の要約文を
作成する場合には、「ＵＲＬは必ず要約文に含む」，
「タイトルは必ず要約文に含む」，「見出し行毎に要約
する」等の指定を行うことができる。

【００８７】要約オプション設定ダイアログボックス１
３００を用いて、所望のオプションを設定すると、文書
要約ソフト１０５は、指定された項目に基づいて該当す
る文書構造に対する重み（係数）を変更し、要約対象文
書２０１の構造解析を行う。

【００８８】また、図４による文書要約ソフト１０５の
動作説明においては、要約前処理を行った後に、基本設
定ダイアログボックス６０１を表示することにしたが、
この順序を逆にしても良い。

【００８９】さらに、文書要約ソフト１０５において
は、テーブル３００を用いて、要約対象文書２０１から
既に作成した要約文を呼び出して表示することができる
ことを例としたが、要約文から要約対象文書２０１を読
み出して表示することもできる。

【００９０】このように、実施の形態１の文書管理支援
装置に用いる要約機能によれば、要約文を表示した後に
おいても要約文の種類，抽出量および抽出量の単位を容
易に変更することができるため、要約文を生成・表示さ
せる際の操作性の向上を図ることができる。

【００９１】また、実施の形態１の文書管理支援装置に
用いる要約機能によれば、指定した範囲の要約文の作成
することができるため、文書中の特定の範囲の要約文を
得ることができる。

【００９２】また、実施の形態１の文書管理支援装置に
用いる要約機能によれば、段落毎の要約文を作成するこ
とができるため、文書の構造を利用して、自動的に複数
の要約文を作成し、文書全体の構成または作成者の文書
構築スタイルの理解に利用することができる。

【００９３】さらに、実施の形態１の文書管理支援装置
に用いる要約機能によれば、要約対象文書２０１とその
要約文とをリンクさせることができるため、既に作成し
た要約文の有効活用を図れるようにすることができる。
具体的に、新規文書として保存した要約文がある場合、
元の文書から自動的に参照することができると共に、要
約文から自動的に元の文書を参照することができる。特
に、ユーザが自分の好みに合わせて要約文を修正したよ
うな場合に、修正した要約文を有効に活用することがで
きる。

【００９４】なお、上述したようにして作成した要約文
を、要約対象文書２０１の文書ファイル中に文書情報と
して登録することもできる。また、要約文をテーブル３
００に登録して再利用できるようにしたが、このテーブ
ル３００を省略することもできる。

【００９５】（２）文書管理支援ソフトによる文書管理
機能 次に、文書管理支援ソフト１０４による文書管理機能に
ついて、文書情報表示機能，文書一覧表示機能，
速欄リスト表示機能，要約レポート作成機能，要約
一覧表示機能，索引作成支援機能，情報検索結果に
対する要約文付加機能の順で詳細に説明する。

【００９６】この文書管理支援ソフト１０４は、上述し
た文書要約ソフト１０５で作成した要約文を活用して、
または文書要約ソフト１０５と共に文書管理を行うと共
に、各種設定画面の表示を制御するものである。すなわ
ち、文書管理支援ソフト１０４は、文書要約ソフト１０
５の有効活用と共に、さらに、文書管理の利便性の向上
を図れるようにするものである。

【００９７】 文書情報表示機能 文書管理支援ソフト１０４は、指定された文書の文書フ
ァイル中に格納されたファイル名，フォルダ名，作成
者，作成日時，見出し，キーワード等の情報と共に、要
約文を文書情報（プロファイル）として表示する機能を
有している。

【００９８】図１４は、画面表示された文書情報ダイア
ログボックスの一例を示す説明図である。図１４に示す
文書情報ダイアログボックス１４００には、文書情報の
表示対象となっている文書のファイル名，作成者，見出
し等と共に、要約文を表示するための要約文表示欄１４
０１が設けられている。

【００９９】用意されたメニュー等から任意の文書の文
書情報の表示が指定されると、文書要約ソフト１０５
は、予め設定された抽出量またはユーザによって指定さ
れた抽出量に基づいて、該当する文書の要約文を作成す
る。文書管理支援ソフト１０４は、文書要約ソフト１０
５から要約文を入力し、上記ファイル名，作成者等を表
示すると共に、入力した要約文を要約文表示欄１４０１
に表示する。文書管理支援ソフト１０４は、要約文を表
示した後、表示した要約文を文書ファイル中に登録する
こともできる。

【０１００】なお、図１４に図示することは省略する
が、要約文を要約文表示欄１４０１に表示した後、文書
情報ダイアログボックス１４００から要約文の抽出量を
変更することができるようにすることもできる。

【０１０１】このように、文書情報として要約文を表示
できるようにすることより、文書情報から文書の内容を
確実に特定することができる。また、文書情報を表示す
る際に要約文の作成・表示を行うことができるため、要
約文が文書情報として文書ファイル中に登録されていな
い場合であっても、要約文を文書情報として表示するこ
とができる。さらに、文書ファイル中に要約文を登録す
るようにすることより、文書情報中に登録された要約文
を文書の検索対象とすることができ、検索の高速化を図
ることができる。

【０１０２】なお、文書ファイル中に要約文が登録され
ている場合には、文書情報ダイアログボックス１４００
を表示する際に、文書ファイルから要約文を読み出して
要約文表示欄１４０１に表示することができる。文書管
理支援ソフト１０４は、文書要約ソフト１０５を制御し
て全ての文書について要約文を作成し、作成した要約文
を文書ファイル中に登録する処理を予め行っておくこと
もできる。

【０１０３】さらに、図３に示すテーブル３００に要約
文が登録されている場合には、文書情報ダイアログボッ
クス１４００を表示する際に、テーブル３００に基づい
て要約文を読み出して要約文表示欄１４０１に表示する
ことができる。文書管理支援ソフト１０４は、文書要約
ソフト１０５を制御して全ての文書について要約文を作
成し、テーブル３００に登録する処理を予め行っておく
こともできる。テーブル３００に登録された要約文を表
示することができるようにすることにより、ユーザによ
って修正された要約文を文書情報の１つとして表示する
ことができる。

【０１０４】 文書一覧表示機能 文書管理支援ソフト１０４は、保存された文書を一覧表
示する機能を有し、一覧表示された文書から１つの文書
が選択されると、選択された文書の要約文を表示するこ
とができる。

【０１０５】図１５は、ワードプロセッサ等で文書を読
み込む際に表示される文書一覧ビューアの一例を示す説
明図である。一般の文書一覧ビューアには、文書の一覧
のみを表示するものや、文書の一覧と一覧表示された文
書のうち、選択された文書の先頭を表示するもの等があ
る。ところが、図１５に示す文書一覧ビューア１５００
は、文書の一覧を表示すると共に、一覧表示された文書
のうち、選択された文書の要約文を表示することができ
る。

【０１０６】図１５において、１５０１は文書表示欄
を、１５０２は文書内容表示欄を、１５０３は選択した
文書の要約文を文書内容表示欄１５０２に表示するため
の要約文表示選択ボタンを、１５０４は選択した文書の
先頭を文書内容表示欄１５０２に表示するための文書先
頭表示選択ボタンをそれぞれ示している。この文書一覧
ビューア１５００は、用意されたメニュー等を選択する
ことによって画面表示される。

【０１０７】要約文表示選択ボタン１５０３が選択され
ている状態で、文書表示欄１５０１に表示された任意の
文書が選択されると、文書要約ソフト１０５は、予め設
定された抽出量またはユーザによって指定された抽出量
に基づいて、選択された文書の要約文を作成する。文書
管理支援ソフト１０４は、文書要約ソフト１０５から要
約文を入力し、入力した要約文を文書内容表示欄１５０
２に表示する。

【０１０８】なお、文書一覧ビューア１５００が表示さ
れた際には、文書表示欄１５０１中の先頭に表示された
文書の要約文が文書内容表示欄１５０２に自動的に表示
されるようにしておくことができる。また、図１５に図
示することは省略するが、要約文を文書内容表示欄１５
０２に表示した後、文書一覧ビューア１５００から要約
文の抽出量を変更することができるようにしても良い。

【０１０９】また、文書ファイル中に要約文が登録され
ている場合には、選択された文書の文書ファイルから要
約文を読み出して文書内容表示欄１５０２に表示するこ
とができる。文書管理支援ソフト１０４は、文書要約ソ
フト１０５を制御して全ての文書について要約文を作成
し、文書情報中に登録する処理を予め行っておくことが
できる。

【０１１０】また、選択された文書の要約文が図３に示
すテーブル３００に登録されている場合には、テーブル
３００に基づいて要約文を読み出して文書内容表示欄１
５０２に表示することができる。文書管理支援ソフト１
０４は、文書要約ソフト１０５を制御して全ての文書に
ついて要約文を作成し、テーブル３００に登録する処理
を予め行っておくことができる。テーブル３００に登録
された要約文を表示することができるようにすることに
より、ユーザによって修正された要約文を文書内容表示
欄１５０２に表示することができる。

【０１１１】このように、文書一覧ビューア１５００に
要約文を表示することができるため、迅速に文書内容を
理解することができ、所望の文書を正確に選択すること
ができる。なお、文書一覧ビューア１５００に文書の先
頭を表示するような場合には、スクロールさせることに
よって文書の全てを表示させることも可能であるが、文
書内容表示欄１５０２の領域が固定であるような場合、
要約文を表示する方がより多くの情報を一度に表示する
ことができる。

【０１１２】なお、上記文書一覧ビューア１５００は、
ワードプロセッサのみならず、文書を一覧表示する場合
の全てに適用することができる。また、図１５に示した
文書一覧ビューア１５００以外に、文書をツリー構造で
表示するようなファイル管理ソフトウェア等において
も、文書管理支援ソフト１０４を用いて、要約文の表示
を行うこともできる。

【０１１３】 速欄リスト表示機能 文書管理支援ソフト１０４は、複数の文書の要約文を一
覧表示し、複数の文書を短時間で閲覧する（以下、「速
欄する」と記述する）ための速欄リストを表示する機能
を有している。

【０１１４】図１６（ａ）は、速欄リストに要約文を表
示する文書を指定する速欄リスト作成ダイアログボック
スの一例を、図１６（ｂ）は、速欄リストの一例をそれ
ぞれ示す説明図である。図１６（ａ）において、１６０
０は速欄ビューアを示し、この速欄ビューア１６００の
メニュー１６０１から速欄リスト作成が選択されると、
速欄リスト作成ダイアログボックス１６０２が表示され
る。速欄リスト作成ダイアログボックス１６０２は、文
書の一覧を表示し、速欄する文書を指定するための文書
指定ボックス１６０３と、速欄リストを作成する際のオ
プション、例えば「届いたメールを速欄ＢＯＸに登録す
る」等を設定するためのオプション設定ボックス１６０
４とを有している。この速欄ビューア１６００は、用意
されたメニュー等を選択することによって画面表示され
る。

【０１１５】文書指定ボックス１６０３に一覧表示され
た文書から任意の数の文書を選択すると共に、必要に応
じてオプション設定ボックス１６０４に用意されたオプ
ションを選択すると、図１６（ｂ）に示すように、速欄
ビューア１６００中に速欄リスト１６０５が表示され
る。

【０１１６】速欄リスト１６０５には、文書指定ボック
ス１６０３で指定した文書の要約文が表示される。な
お、上記オプション設定ボックス１６０４で「届いたメ
ールを速欄ボックスに登録する」を選択した場合には、
届いたメール（未読メール）の要約文も速欄リスト１６
０５中に表示される。

【０１１７】すなわち、文書指定ボックス１６０３で任
意の数の文書が選択されると、文書要約ソフト１０５
は、予め設定された抽出量またはユーザによって指定さ
れた抽出量に基づいて、選択された文書の要約文を作成
する。文書管理支援ソフト１０４は、文書要約ソフト１
０５から要約文を入力し、入力した要約文を速欄リスト
１６０５に表示する。

【０１１８】なお、図１６に図示することは省略する
が、要約文を速欄リスト１６０５に表示した後、速欄ビ
ューア１６００から全てまたは一部の要約文の抽出量を
変更することができるようにすることもできる。

【０１１９】また、選択された文書の文書ファイル中に
要約文が登録されている場合には、文書ファイルから要
約文を読み出して速欄リスト１６０５に表示することが
できる。文書管理支援ソフト１０４は、文書要約ソフト
１０５を制御して全ての文書について要約文を作成し、
文書情報中に登録する処理を予め行っておくことができ
る。

【０１２０】また、選択された文書の要約文が図３に示
すテーブル３００に登録されている場合には、テーブル
３００に基づいて要約文を読み出して速欄リスト１６０
５に表示することができる。文書管理支援ソフト１０４
は、文書要約ソフト１０５を制御して全ての文書につい
て要約文を作成し、テーブル３００に登録する処理を予
め行っておいても良い。テーブル３００に登録された要
約文を表示することができるようにすることにより、ユ
ーザによって修正された要約文を速欄リスト１６０５に
表示することができ、要約文を有効に利用することがで
きる。

【０１２１】このように、速欄リスト１６０５に複数の
文書の要約文を表示できるようにすることより、多くの
文書を短時間で閲覧することができる。また、所望の文
書を検索する場合にも、この速欄リスト１６０５を利用
することができる。

【０１２２】 要約レポート作成機能 文書管理支援ソフト１０４は、上述した速欄リスト１６
０５を印刷またはファイル出力する要約レポート作成機
能を有している。この要約レポート作成機能により、図
１６（ｂ）に示す速欄リスト１６０５を作成し、作成し
た速欄リスト１６０５を記録紙等に印刷して出力した
り、名前付きで保存したりすることができる。なお、図
１６（ｂ）に示すように速欄リスト１６０５を表示する
ことなく、図１６（ａ）に示す速欄リスト作成ダイアロ
グボックス１６０２から印刷やファイル出力を直接指示
することができるようにしても良い。

【０１２３】このように、速欄リスト１６０５の印刷や
ファイル出力を可能とすることにより、作成した速欄リ
スト１６０５を再利用することができる。

【０１２４】 要約一覧表示機能 文書管理支援ソフト１０４は、現在ワードプロセッサ等
で開いている複数の文書（テキストバッファ上の複数の
文書）の要約文を一覧表示する要約一覧表示機能を有し
ている。この要約一覧表示機能を用いることにより、ワ
ードプロセッサ等で複数の文書を開いている状態で、あ
る文書から他の文書に編集対象を切り替える際に、各文
書の要約文を一覧表示することができる。

【０１２５】図１７は、ワードプロセッサ（例えば、ジ
ャストシステム社の一太郎）で開いている複数の文書の
要約文を一覧表示した様子の一例を示す説明図である。
図１７に示すワードプロセッサ１７００のメニュー１７
０１から要約一覧が選択されると、文書管理支援ソフト
１０４は、ワードプロセッサ１７００の表示画面の所定
の位置、例えば右隅に現在開かれている文書の要約文を
一覧表示した要約文リスト１７０２を表示する。

【０１２６】すなわち、メニュー１７０１から要約一覧
が選択されると、文書要約ソフト１０５は、予め設定さ
れた抽出量またはユーザによって指定された抽出量に基
づいて、現在開かれている文書の要約文を作成する。文
書管理支援ソフト１０４は、文書要約ソフト１０５から
要約文を入力し、入力した要約文を要約文リスト１７０
２に表示する。

【０１２７】なお、図１７に図示することは省略する
が、要約文を要約文リスト１７０２に表示した後、全て
または一部の要約文の抽出量を変更することができるよ
うにすることもできる。

【０１２８】また、現在開かれている文書の文書ファイ
ル中に要約文が登録されている場合には、文書ファイル
から要約文を読み出して要約文リスト１７０２に表示す
ることができる。文書管理支援ソフト１０４は、文書要
約ソフト１０５を制御して全ての文書について要約文を
作成し、文書情報中に登録する処理を予め行っておくこ
とができる。

【０１２９】また、現在開かれている文書の要約文が図
３に示すテーブル３００に登録されている場合には、テ
ーブル３００に基づいて要約文を読み出して要約文リス
ト１７０２に表示することができる。文書管理支援ソフ
ト１０４は、文書要約ソフト１０５を制御して全ての文
書について要約文を作成し、テーブル３００に登録する
処理を予め行っておくことができる。テーブル３００に
登録された要約文を表示することができるようにするこ
とにより、ユーザによって修正された要約文を要約文リ
スト１７０２に表示することができ、要約文を有効に利
用することができる。

【０１３０】このように、ワードプロセッサ等で開いて
いる状態にある複数の文書の要約文の作成・表示を行
い、各文書の要約文を一覧表示することができるため、
ある文書から他の文書に編集対象を切り替える際に、編
集したい文書を容易に選択することができる。

【０１３１】なお、ワードプロセッサ等には、過去に開
いた文書の履歴を表示する機能が設けられており、表示
された履歴を用いて、文書を読み出すことができるよう
になっている。そこで、履歴を表示する際に、文書要約
ソフト１０４を用いて、文書名と共にその文書の要約文
を表示することができるようにしても良い。

【０１３２】 索引作成支援機能 文書管理支援ソフト１０４は、現在ワードプロセッサで
開いている文書等の索引語となり得る索引語候補リスト
を表示する索引作成支援機能を有している。

【０１３３】図１８は、ワードプロセッサで開いている
文書に関する索引語候補リストを表示した様子の一例を
示す説明図である。図１８に示すワードプロセッサ１７
００のメニュー１７０１から索引自動生成が選択される
と、文書管理支援ソフト１０４は、ワードプロセッサ１
７００の表示画面の所定の位置、例えば右隅に、索引語
候補リスト１８００を表示する。

【０１３４】索引語候補リスト１８００中に表示された
索引語候補は、文書要約ソフト１０５によって作成され
る。具体的には、メニュー１７００から検索自動生成が
指定されると、図２で説明した要約エンジン２００が起
動し、文書ベクトル２０２を作成する場合と同様な方法
を用いて文書中の重要語を抽出し、抽出した重要語を索
引語候補として出力する。文書管理支援ソフト１０４
は、文書要約ソフト１０５（要約エンジン２００）から
索引語候補を入力し、入力した索引語候補を索引語候補
リスト１８００中に表示する。索引語候補リスト１８０
０に索引語候補を表示する際には、重要度，文書中の出
現順序等に従って表示することができる。また、索引語
候補リスト１８００に表示する索引語候補の数を予め指
定することもできる。

【０１３５】このように、文書要約ソフト１０５の機能
を用いて索引語候補を得ることができるため、文書に索
引語を付ける作業を容易化を図ることができる。

【０１３６】 情報検索結果に対する要約文付加機能 図示することは省略するが、キーワード検索やファイル
検索等によってある文書を検索し、検索結果を画面表示
する際に、検索された文書の要約文を作成し、作成した
要約文を画面表示することができる。

【０１３７】文書要約ソフト１０５は、検索結果を入力
すると、該当する文書の要約文を作成する。文書管理支
援ソフト１０４は、文書要約ソフト１０５から要約文を
入力し、検索結果と共に要約文を表示する。

【０１３８】このように、検索結果と共に検索結果に該
当する文書の要約文が表示されるため、検索して得られ
た文書が所望の文書であるかを容易に判断することがで
きる。

【０１３９】なお、検索結果に該当する文書の文書ファ
イル中に要約文が登録されている場合や、検索結果に該
当する文書がテーブル３００に登録されている場合に
は、その要約文を検索結果と共に表示することができ
る。

【０１４０】〔実施の形態２〕続いて、実施の形態２の
文書管理支援装置について説明する。図１９は、実施の
形態２の文書管理支援装置のハードウェア構成を示すブ
ロック構成図であり、図１に示す構成と同一の構成につ
いては同一の符号を付すことにする。

【０１４１】実施の形態２の文書管理支援装置は、ハー
ドディスク装置１０３内に、転置ファイル１９００を備
えている。この転置ファイル１９００は、複数の文書と
これら複数の文書それぞれから所定の規則に従って抽出
された複数の索引語との関係を規定し、ある索引語が複
数の文書それぞれにおいてどの程度重要な語彙であるか
を示す係数（重み）を、１つの索引語に対して文書の数
だけ用意したものである。転置ファイル１９００につい
て極端な説明をすれば、索引語Ａが「文書１」，「文書
２」に存在し、索引語Ｂが「文書２」，「文書３」に存
在するということを各索引語毎に規定したものである。

【０１４２】なお、この転置ファイル１９００は、装置
中の全ての文書につき、文書要約ソフト１０５によって
予め生成される。ある文書が更新された場合であって
も、文書要約ソフト１０５によって転置ファイル１９０
０も更新される。また、文書要約ソフト１０５は、作成
中の新規文書について、一時的に転置ファイル１９００
を作成しておくこともできる。

【０１４３】続いて、上記構成を有する実施の形態２の
文書管理支援装置について、（１）文書要約ソフトによ
る要約機能，（２）文書管理支援ソフトによる文書管理
機能の順で、さらに詳細に説明する。

【０１４４】（１）文書要約ソフトによる要約機能 実施の形態２の文書要約ソフト１０５は、図１９に示す
転置ファイル１９００を用いて要約対象文書２０１の要
約文を作成するものである。

【０１４５】文書要約ソフト１０５の要約エンジン２０
０（図２参照）は、要約対象文書２０１が与えられる
と、転置ファイル１９００の中から、入力した要約対象
文書２０１に対応する文書を検索して見つけ出し、その
文書に対する各索引語の係数を参照する。そして、要約
エンジン２００は、複数の係数の中から任意の数の係数
を選択し、選択した係数を用いて、与えられた要約対象
文書２０１の文書ベクトルを生成する。なお、この文書
ベクトルを予め求めておいても良い。

【０１４６】また、要約エンジン２００は、与えられた
要約対象文書２０１の各センテンス毎に、上記文書ベク
トルの生成の際に用いた索引語がどの程度重要なのかを
示す係数を上記各索引語それぞれについて求め、求めた
係数を用いて、各センテンス毎にセンテンス・ベクトル
を生成する。

【０１４７】その後、文書ベクトルと各センテンス・ベ
クトルとの類似度を演算して求め、文書ベクトルとの類
似度が大きいセンテンス・ベクトルを有するセンテンス
が上位となるように、各センテンスにランキング付けを
行う。

【０１４８】上述した文書要約ソフト１０５による処理
が、実施の形態１で説明した要約前処理に該当する。

【０１４９】そして、要約対象文書２０１の要約文を作
成・表示するには、実施の形態１で説明した通り、セン
テンスのランキングに基づいて、上位にランキング付け
されたセンテンス、即ち重要文から順に抽出して指定さ
れた要約文の抽出量を満たす要約文を作成し、指定され
た表示方法で要約文を画面表示する。

【０１５０】なお、文書要約ソフト１０５による要約機
能の詳細については、要約前処理が異なる以外は、実施
の形態１において説明した文書要約開始から要約文の
表示までの処理および要約文の表示後の処理と同様で
あるため、ここでは詳細な説明を省略する。

【０１５１】このように、実施の形態２の文書管理支援
装置に用いる要約機能によれば、転置ファイルを用いる
ため、実施の形態１の要約機能の効果に加え、容易に文
書ベクトルやセンテンス・ベクトルを求めることがで
き、センテンス毎のランキング付けという要約前処理の
高速化を図ることができるという効果を得ることができ
る。

【０１５２】（２）文書管理支援ソフトによる文書管理
機能 次に、文書管理支援ソフト１０４による文書管理機能に
ついて、実施の形態１の場合と同様に、文書情報表示
機能，文書一覧表示機能，速欄リスト表示機能，
要約レポート作成機能，要約一覧表示機能，索引作
成支援機能，情報検索結果に対する要約文付加機能の
順で詳細に説明する。

【０１５３】 文書情報表示機能 文書管理支援ソフト１０４は、指定された文書の文書フ
ァイル中に格納されたファイ名，作成者，作成日時，見
出し，キーワード等の情報と共に、要約文を文書情報し
て表示する機能を有している。

【０１５４】図２０は、画面表示された文書情報ダイア
ログボックスの一例を示す説明図であり、実施の形態１
で説明した図１４に示す構成と同一の構成については同
一の符号を付して説明を省略する。

【０１５５】図２０に示す文書情報ダイアログボックス
１４００には、要約文表示欄１４０１に表示された要約
文の要約度（抽出量）を指定または変更するための要約
度変更ボックス２０００が設けられている。この要約度
変更ボックス２０００では、％を要約文の抽出のための
単位としているが、センテンス数，文字数を単位とする
こともできる。

【０１５６】文書要約ソフト１０５は、文書情報ダイア
ログボックス１４００が表示される際に、上述した転置
ファイル１９００を用いて要約文を作成する。文書管理
支援ソフト１０４は、文書要約ソフト１０５から要約文
を入力し、要約文表示欄１４０１に表示する。要約文を
作成する際には、予め設定された要約度の初期値を用い
ることにしても良いし、要約度変更ボックス２０００で
指定されている要約度を用いることにしても良い。

【０１５７】また、要約文を表示した後に、要約度変更
ボックス２０００で要約度を変更することができる。要
約度が変更されると、文書要約ソフト１０５は、センテ
ンス毎に付したランキングに基づいて、変更された要約
度を満たす数のセンテンスを抽出して要約文を作成し、
再度要約文表示欄１４０１に作成した要約文を表示す
る。

【０１５８】このように、文書情報中に要約文を表示で
きるようにすることより、文書情報から文書の内容を確
実に特定することができる。また、要約文の表示後に要
約度を変更することができるため、文書を開くまでもな
く、より深く内容を把握することが可能となる。

【０１５９】 文書一覧表示機能 文書管理支援ソフト１０４は、保存された文書を一覧表
示する機能を有し、一覧表示された文書から１つの文書
が選択されると、選択された文書の要約文を表示するこ
とができる。

【０１６０】図２１は、ワードプロセッサ等で文書を読
み込む際に表示される文書一覧ビューアの一例を示す説
明図であり、実施の形態１で説明した図１５に示す構成
と同一の構成については同一の符号を付して説明を省略
する。

【０１６１】図２１に示す文書一覧ビューア１５００に
は、文書内容表示欄１５０２に表示された要約文の要約
度（抽出量）を指定または変更するための要約度変更ボ
ックス２０００が設けられている。この要約度変更ボッ
クス２０００では、％を要約文の抽出のための単位とし
ているが、センテンス数，文字数を単位とすることもで
きる。

【０１６２】要約文表示選択ボタン１５０３が選択され
ている状態で、文書表示欄１５０１の任意の文書を選択
すると、選択した文書の要約文が文書内容表示欄１５０
２に表示される。具体的に、文書表示欄１５０１の任意
の文書が選択されると、文書要約ソフト１０５は、上述
した転置ファイル１９００を用いて選択された文書の要
約文を作成する。文書管理支援ソフト１０４は、文書要
約ソフト１０５から要約文を入力し、要約文表示欄１４
０１に表示する。要約文を作成する際には、予め設定さ
れた要約度の初期値を用いることにしても良いし、要約
度変更ボックス２０００で指定されている要約度を用い
ることにしても良い。

【０１６３】また、要約文を表示した後に、要約度変更
ボックス２０００で要約度を変更することができる。要
約度が変更されると、文書要約ソフト１０５は、センテ
ンス毎に付したランキングに基づいて、変更された要約
度を満たす数のセンテンスを抽出して要約文を作成し、
再度要約文表示欄１４０１に作成した要約文を表示す
る。

【０１６４】このように、文書一覧ビューア１５００に
要約文を表示することができるため、迅速に文書内容を
理解することができ、所望の文書を迅速に選択すること
ができる。また、要約文の表示後に要約度を変更するこ
とができるため、文書を開くまでもなく、より深く内容
を把握することが可能となる。

【０１６５】なお、上記文書一覧ビューア１５００以外
に、文書をツリー構造で表示するようなファイル管理ソ
フトウェア等においても、文書管理支援ソフト１０４を
用いて、要約文の表示を行うこともできる。

【０１６６】 速欄リスト表示機能 文書管理支援ソフト１０４は、複数の文書の要約文を一
覧表示し、複数の文書を短時間で閲覧するための速欄リ
ストを表示する機能を有している。

【０１６７】図２２（ａ）は、速欄リストに要約文を表
示する文書を指定する速欄リスト作成ダイアログボック
スの一例を、図２２（ｂ）は、速欄リストの一例をそれ
ぞれ示す説明図であり、実施の形態１で説明した図１６
（ａ）に示す構成と同一の構成については同一の符号を
付して説明を省略する。

【０１６８】図２２（ａ）に示す速欄ビューア１６００
には、後述する速欄リスト１６０５に表示する要約文の
要約度（抽出量）を指定するための要約度変更ボックス
２０００が設けられている。この要約度変更ボックス２
０００では、％を要約文の抽出のための単位としている
が、センテンス数，文字数を単位とすることもできる。

【０１６９】文書指定ボックス１６０３に一覧表示され
た文書から任意の数の文書が選択されると共に、必要に
応じてオプション設定ボックス１６０４に用意されたオ
プションが選択されると、図２２（ｂ）に示すように、
速欄ビューア１６００中に速欄リスト１６０５が表示さ
れる。具体的に、文書要約ソフト１０５は、任意の数の
文書が選択されると、転置ファイル１９００を用いて、
選択された文書の要約文を作成する。文書管理支援ソフ
ト１０４は、文書要約ソフト１０５から要約文を入力
し、速欄リスト１６０５中に表示する。要約文を作成す
る際には、要約度変更ボックス２０００で指定された要
約度を基準にして要約文を作成する。

【０１７０】また、速欄リスト１６０５の表示と共に、
速欄ビューア１６００中には要約度変更ボックス２００
０も表示される。図２２（ｂ）に示す要約度変更ボック
ス２０００は、マウスでドラッグすることにより、所望
の位置に移動することができるような表示形式となって
いる。速欄リスト１６０５に表示された全てまたは一部
の文書が指定され、要約度変更ボックス２０００の要約
度が変更されると、文書要約ソフト１０５は、センテン
ス毎に付したランキングに基づいて、変更された要約度
を満たす数のセンテンスを抽出して要約文を作成し、速
欄リスト１６０５に作成した要約文を再度表示する。

【０１７１】このように、速欄リスト１６０５に複数の
文書の要約文を表示できるようにすることより、多くの
文書を短時間で閲覧することができる。この速欄リスト
１６０５は、所望の文書を検索する場合にも、非常に便
利に利用することができるものとなる。さらに、速欄リ
スト１６０５に要約文を表示した後に、表示した要約文
の要約度を変更することができるため、文書を開くまで
もなく、より深く内容を把握することができる。

【０１７２】 要約レポート作成機能 文書管理支援ソフト１０４は、実施の形態１で説明した
通り、上記速欄リスト１６０５を印刷またはファイル出
力する要約レポート作成機能を有している。速欄リスト
１６０５の印刷やファイル出力を可能とすることによ
り、作成した速欄リスト１６０５を再利用することがで
きる。

【０１７３】 要約一覧表示機能 文書管理支援ソフト１０４は、現在ワードプロセッサ等
で開いている複数の文書の要約文を一覧表示する要約一
覧表示機能を有している。この要約一覧表示機能を用い
ることにより、ワードプロセッサ等で複数の文書を開い
ている状態で、ある文書から他の文書に編集対象を切り
替える際に、各文書の要約文を一覧表示することができ
る。

【０１７４】図２３は、ワードプロセッサで開いている
複数の文書の要約文を一覧表示した様子の一例を示す説
明図である。ワードプロセッサ１７００のメニュー１７
０１から要約一覧が選択されると、文書管理支援ソフト
１０４は、ワードプロセッサ１７００の表示画面の所定
の位置、例えば右隅に、現在開かれている文書の要約文
を一覧表示した要約文リスト１７０２を表示する。具体
的に、文書要約ソフト１０５は、メニュー１７０１から
要約一覧が選択されると、転置ファイル１９００を用い
て、現在開いている文書の要約文を作成する。文書管理
支援ソフト１０４は、文書要約ソフト１０５から要約文
を入力し、速欄リスト１６０５中に表示する。要約文を
作成する際には、予め定めた初期値やユーザから指定さ
れた要約度を基準にして要約文を作成することができ
る。

【０１７５】また、要約文リスト１７０２上には、要約
文の要約度（抽出量）を変更するための要約度変更ボッ
クス２０００が表示される。この要約度変更ボックス２
０００では、％を要約文の抽出のための単位としている
が、センテンス数，文字数を単位とすることもできる。

【０１７６】要約文リスト１７０２を表示した後に、要
約度変更ボックス２０００を用いて要約度が変更される
と、文書要約ソフト１０５は、センテンス毎に付したラ
ンキングに基づいて、変更された要約度を満たす数のセ
ンテンスを抽出して要約文を作成し、再度要約文表示欄
１４０１に作成した要約文を表示する。

【０１７７】このように、ワードプロセッサ等で複数の
文書を開いている状態で、各文書の要約文を一覧表示す
ることができるため、ある文書から他の文書に編集対象
を切り替える際に、編集したい文書を容易に選択するこ
とができる。また、要約文の表示後に要約度を変更する
ことができるため、より深く内容を把握することができ
る。

【０１７８】 索引作成支援機能 文書管理支援ソフト１０４は、現在ワードプロセッサで
開いているの文書等の索引語となり得る索引語候補リス
トを表示する索引作成支援機能を有している。

【０１７９】この索引作成支援機能については、実施の
形態１で図１８を用いて説明した通りであるため詳細な
説明は省略するが、索引語候補リスト１８００に表示す
る索引語候補は、転置ファイル１９００に登録されてい
る索引語が用いられる。また、索引語候補を表示する数
を指定可能とすることもでき、この場合は、転置ファイ
ル１９００中の係数を参照し、重要度の高い索引語を選
択して表示する。

【０１８０】さらに、索引語候補リスト１８００に表示
された索引語候補を指定することにより、転置ファイル
１９００中の係数（重み）を変更することもできる。

【０１８１】このように、文書要約ソフト１０５の機能
を用いて索引語候補を得ることができるため、文書に索
引語を付ける作業を支援することができる。特に、ここ
では転置ファイル１９００中の索引語を索引語候補とし
て用いるため、索引作成処理の高速化を図ることができ
る。

【０１８２】 情報検索結果に対する要約文付加機能 上述した転置ファイル１９００は、要約文の作成のみな
らず、情報検索にも用いることができる。そこで、転置
ファイル１９００を用いて文書を検索し、検索結果を画
面表示する際に、検索された文書の要約文の作成・表示
処理を行うこともできる。

【０１８３】すなわち、文書要約ソフト１０５は、検索
結果を入力すると、該当する文書の要約文を転置ファイ
ル１９００を用いて作成する。文書管理支援ソフト１０
４は、文書要約ソフト１０５から要約文を入力し、検索
結果と共に要約文を表示する。

【０１８４】このように、検索結果と共に検索結果に該
当する文書の要約文が表示されるため、検索して得られ
た文書が所望の文書であるかを容易に判断することがで
きる。

【０１８５】なお、実施の形態１および２で説明した要
約機能に対して、以下の（１）〜（６）で説明する機能
を付加することができる。

【０１８６】（１）セキュリティ機能 この機能は、要約対象文書や要約結果等に対してセキュ
リティをかけ、無条件に要約機能を使用できないように
するものである。

【０１８７】（２）ユーザフィードバック機能 この機能は、要約結果に対するユーザの評価をフィード
バックし、ユーザの評価を次からの要約文作成に反映す
ることができるようにして、要約精度の向上を図るもの
である。

【０１８８】（３）パーソナライズ機能 この機能は、プロファイルによって重要文の調整を行う
ことができるようにするものである。

【０１８９】（４）他の機能とのリンク機能 この機能の一例として、文書フォルダの一覧を要約文付
きで作成し、ｒｅａｄｍｅ情報として付加するというも
のがある。

【０１９０】（５）文書構造の利用機能 この機能は、文書の表層的な構造情報、例えば新聞の文
体等を要約文の作成に加味することによって、一文書中
に複数のトピックがある場合に対応するためのものであ
る。

【０１９１】（６）ターム種別によるスコアリング機能 この機能は、要約前処理に関するものであって、特定の
ターム、例えば固有名詞に重み付けを行い、タームの特
性を考慮した処理を行うことによって、重要文の選択の
幅を広げることを可能とするものである。

【０１９２】また、上述した実施の形態１および２の文
書要約ソフト１０５を以下に説明するように構成して
も、上述した要約機能を実現することができる。図２４
は、実施の形態１および２に適用可能な文書要約ソフト
１０５の処理を示す概略ブロック図である。図２４は、
図２と同様に、要約前処理を示し、処理の例として、文
書全体および段落毎の要約文の作成のための処理を示し
ている。

【０１９３】図２４に示すように、文書要約ソフト１０
５は、要約文を作成する対象となる文書の解析処理を行
う自然言語処理モジュール２４００と、自然言語処理モ
ジュール２４００の解析結果に基づいて、要約文を作成
する準備を行う要約エンジン２４０２と、を有してい
る。

【０１９４】自然言語処理モジュール２４００は、テキ
ストバッファ上の文書２０１、即ち、要約対象文書２０
１を入力し、品詞等の情報を格納した辞書２４００ａお
よび文法ルールを格納した文法辞書２４００ｂを用い
て、形態素解析，主要な語または句の識別，意味情報の
付与，構文解析，参照表現の解析，同一指示物の判定等
の処理を行う。そして、解析処理の結果を用いて、要約
対象文書２０１の各センテンスから名詞句を抽出し、抽
出した名詞句リスト２４０１を出力する。同時に、自然
言語処理モジュール２４００は、段落毎の要約文を作成
するため、段落構成の判定処理を行い、名詞句リスト２
４０１と共に段落情報を出力する。

【０１９５】続いて、要約エンジン２４０２は、名詞句
リスト２４０１および段落情報を入力し、名詞句リスト
２４０１中の各名詞句について、要約対象文書２０１中
での重要度に応じた重み付けを行う。そして、各名詞句
に対する重み付けの結果を用いて、各センテンス毎に重
要度の判定を行い、重要度の高いセンテンスが上位とな
るようにランキング付けを行い、ランキングに応じてセ
ンテンスを並び替え、文書全体のセンテンスのランキン
グ２０５および段落単位のセンテンスのランキング２０
６を生成する。

【０１９６】すなわち、文書全体のランキング２０５
は、要約対象文書２０１中の全てのセンテンスについ
て、重要度の高いものから順に並べたものであり、段落
単位のランキング２０６は、各段落毎のセンテンスにつ
いて、重要度の高いものから順に並べたものである。こ
の処理により、要約文を作成する準備が整ったことにな
る。

【０１９７】図２４では説明を省略したが、要約文を作
成する領域が選択されているような場合には、選択され
た領域中のセンテンスについて、重要度の高いものから
順に並べて領域単位のランキングを生成すれば良い。

【０１９８】さらに、上述した文書要約ソフト１０５を
ハードディスク装置１０３以外のフロッピーディスク，
ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＤＶＤ，ＩＣカード等のコンピュ
ータで読み取ることができる記録媒体に記録し、それら
の記録媒体からコンピュータで読み出して実行すること
ができる。また、それらの記録媒体を介して文書要約ソ
フト１０５を配布することもできる。

【０１９９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
支援装置（請求項１）によれば、文書ファイルの所定領
域に格納されている文書情報の表示を指定するための文
書情報表示指定手段と、文書情報表示指定手段を介して
文書情報の表示が指定された場合に、ファイル名，フォ
ルダ名，作成者，作成日時，見出し，キーワード等の情
報を表示すると共に、要約手段から該当する文書の要約
文を入力し、文書情報として表示する文書情報表示手段
と、を備え、要約手段は、文書情報の表示が指定された
場合に、該当する文書の要約文を作成するため、文書情
報から文書の内容を確実に特定することができる。ま
た、文書情報を表示する際に要約文の作成・表示を行う
ことができるため、要約文が文書情報として文書ファイ
ル中に登録されていない場合であっても、要約文を文書
情報として表示することができる。したがって、要約機
能の有効活用と共に、さらに、文書管理の利便性の向上
を図れるようにすることできる。

【０２００】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
２）によれば、文書を格納した文書格納手段と、文書格
納手段に格納された文書の文書名一覧の表示を指定する
ための一覧表示指定手段と、一覧表示指定手段を介して
文書名一覧の表示が指定された場合に、文書名一覧を表
示する一覧表示手段と、一覧表示手段で表示された文書
名一覧から１つの文書名を指定するための文書名指定手
段と、を備え、要約手段は、文書名指定手段を介して指
定された文書名に該当する文書の要約文を作成し、一覧
表示手段は、要約手段から要約文を入力し、文書名一覧
と共に表示するため、迅速に文書内容を理解することが
でき、所望の文書を正確に選択することができる。した
がって、要約機能の有効活用と共に、さらに、文書管理
の利便性の向上を図れるようにすることできる。

【０２０１】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
３）によれば、文書を格納した文書格納手段と、文書格
納手段に格納された文書の文書名一覧の表示を指定する
ための一覧表示指定手段と、一覧表示指定手段を介して
文書名一覧の表示が指定された場合に、文書名一覧を表
示する一覧表示手段と、一覧表示手段で表示された文書
名一覧から少なくとも１つの文書名を指定するための文
書名指定手段と、文書名指定手段を介して文書名が指定
された場合に、要約手段から指定された文書名に該当す
る文書の要約文を入力して一覧表示する要約表示手段
と、を備え、要約手段は、文書名指定手段を介して文書
名が指定された場合に、指定された文書名に該当する文
書の要約文を作成するため、多くの文書を短時間で閲覧
することができ、所望の文書を短時間で検索することも
できる。したがって、要約機能の有効活用と共に、さら
に、文書管理の利便性の向上を図れるようにすることで
きる。

【０２０２】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
４）によれば、請求項３に記載の文書管理支援装置にお
いて、さらに、要約表示手段で一覧表示した要約文を印
刷する印刷手段を備えたため、画面に表示された要約文
の一覧を再利用することができる。

【０２０３】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
５）によれば、請求項３に記載の文書管理支援装置にお
いて、さらに、要約表示手段で一覧表示した要約文をフ
ァイルに出力するファイル出力手段を備えたため、画面
に表示された要約文の一覧を再利用することができる。

【０２０４】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
６）によれば、テキストバッファ上に存在し、同一のア
プリケーションプログラムで開かれている状態にある複
数の文書の要約文の一覧表示を指定するための一覧表示
指定手段と、一覧表示指定手段を介して要約文の一覧表
示が指定された場合に、要約手段から複数の文書の要約
文を入力して一覧表示する一覧表示手段と、を備え、要
約手段は、一覧表示指定手段を介して要約文の一覧表示
が指定された場合に、複数の文書の要約文を作成するた
め、ある文書から他の文書に編集対象を切り替える際
に、編集したい文書を容易に選択することができる。し
たがって、要約機能の有効活用と共に、さらに、文書管
理の利便性の向上を図れるようにすることできる。

【０２０５】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
７）によれば、文書を検索した検索結果を入力して表示
すると共に、要約手段から検索結果に該当する文書の要
約文を入力し、検索結果と共に表示する検索結果表示手
段を備え、要約手段は、検索結果を入力し、該当する文
書の要約文を作成するため、検索して得られた文書が所
望の文書であるかを容易に判断することができる。した
がって、要約機能の有効活用と共に、さらに、文書管理
の利便性の向上を図れるようにすることできる。

【０２０６】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
８）によれば、文書の索引語を作成する際に、文書の索
引語となり得る索引語候補の表示を指定するための指定
手段と、指定手段を介して索引語候補の表示が指定され
た場合に、要約手段から索引語候補を入力して一覧表示
する索引語候補表示手段と、を備え、要約手段は、指定
手段を介して索引語候補の表示が指定された場合に、文
書から索引語を抽出するため、文書に索引語を付ける作
業を容易化を図ることができる。したがって、要約機能
の有効活用と共に、さらに、文書管理の利便性の向上を
図れるようにすることできる。

【０２０７】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
９）によれば、請求項１〜８のいずれか１つに記載の文
書管理支援装置において、要約手段は、予め作成した転
置ファイルを用いて、要約文を作成するため、容易に文
書ベクトルやセンテンス・ベクトルを求めることがで
き、センテンス毎のランキング付けという要約前処理の
高速化を図ることができる。

【０２０８】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
１０）によれば、請求項８に記載の文書管理装置におい
て、要約手段は、予め作成した転置ファイルから該当す
る文書の索引語を抽出するため、索引作成処理の高速化
を図ることができる。

【０２０９】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
１１）によれば、請求項１〜１０のいずれか１つに記載
の文書管理支援装置において、さらに、要約文が表示さ
れている状態で、要約文の抽出量の設定を変更するため
の設定変更手段を備え、要約手段は、設定変更手段を介
して抽出量が変更された場合に、変更された抽出量に基
づいて、文書の要約文を作成するため、既に表示した要
約文をユーザの好みにあった要約文に容易に変更するこ
とができる。また、文書を開くまでもなく、より深く内
容を把握することが可能となる。

【０２１０】さらに、本発明のコンピュータ読み取り可
能な（請求項１２）によれば、請求項１〜１１のいずれ
か１つに記載の文書管理支援装置の各手段としてコンピ
ュータを機能させるためのプログラムを記録したため、
記録したプログラムをコンピュータに実行させることに
より、要約機能の有効活用と共に、さらに、文書管理の
利便性の向上を図れるようにした作業環境を得ることが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施の形態１の文書管理支援装置のハードウェ
ア構成を示すブロック構成図である。

【図２】実施の形態１の文書管理支援装置において、文
書要約ソフトの処理を示す概略ブロック図である。

【図３】実施の形態１の文書管理支援装置において、要
約対象文書とその要約対象文書について作成した要約文
とをリンクさせるためのテーブルを説明する説明図であ
る。

【図４】実施の形態１の文書管理支援装置において、文
書要約の開始から要約文の表示までの文書要約ソフトの
動作を示すフローチャートである。

【図５】実施の形態１の文書管理支援装置において、テ
キストバッファ上に存在する要約対象文書の一例を示す
説明図である。

【図６】実施の形態１の文書管理支援装置において、
（ａ）は、文書要約の基本設定ダイアログボックスを、
（ｂ）は、詳細設定ダイアログボックスをそれぞれ示す
説明図である。

【図７】実施の形態１の文書管理支援装置において、
（ａ）は、基本設定ダイアログボックスの強調表示指定
ボタンを選択することによって要約文を表示した様子
を、（ｂ）は、絞込表示指定ボタンを選択することによ
って要約文を表示した様子をそれぞれ示す説明図であ
る。

【図８】実施の形態１の文書管理支援装置において、基
本設定ダイアログボックスの段落指定ラジオボタンをオ
ンにすることによって要約を表示した様子を示す説明図
である。

【図９】実施の形態１の文書管理支援装置において、要
約文表示後の文書要約ソフトの動作を示すフローチャー
トである。

【図１０】実施の形態１の文書管理支援装置において、
要約文の表示と同時に表示されるフローティングダイア
ログボックスの構成例を示す説明図である。

【図１１】実施の形態１の文書管理支援装置において、
文書要約ソフトで作成された要約文と、ユーザによる修
正後の要約文を示す説明図である。

【図１２】実施の形態１の文書管理支援装置において、
作成済みの要約文を更新するか否かをユーザに確認する
ためのダイアログボックスの一例を示す説明図である。

【図１３】実施の形態１の文書管理支援装置において、
要約オプション設定ダイアログボックスの一例を示す説
明図である。

【図１４】実施の形態１の文書管理支援装置において、
画面表示された文書情報ダイアログボックスの一例を示
す説明図である。

【図１５】実施の形態１の文書管理支援装置において、
ワードプロセッサ等で文書を読み込む際に表示される文
書一覧ビューアの一例を示す説明図である。

【図１６】実施の形態１の文書管理支援装置において、
（ａ）は、速欄リストに要約文を表示する文書を指定す
る速欄リスト作成ダイアログボックスの一例を、（ｂ）
は、速欄リストの一例をそれぞれ示す説明図である。

【図１７】実施の形態１の文書管理支援装置において、
ワードプロセッサで開いている複数の文書の要約文を一
覧表示した様子の一例を示す説明図である。

【図１８】実施の形態１の文書管理支援装置において、
ワードプロセッサで開いている文書に関する索引語候補
リストを表示した様子の一例を示す説明図である。

【図１９】実施の形態２の文書管理支援装置のハードウ
ェア構成を示すブロック構成図である。

【図２０】実施の形態２の文書管理支援装置において、
画面表示された文書情報ダイアログボックスの一例を示
す説明図である。

【図２１】実施の形態２の文書管理支援装置において、
ワードプロセッサ等で文書を読み込む際に表示される文
書一覧ビューアの一例を示す説明図である。

【図２２】実施の形態２の文書管理支援装置において、
（ａ）は、速欄リストに要約文を表示する文書を指定す
る速欄リスト作成ダイアログボックスの一例を、（ｂ）
は、速欄リストの一例をそれぞれ示す説明図である。

【図２３】実施の形態２の文書管理支援装置において、
ワードプロセッサで開いている複数の文書の要約文を一
覧表示した様子の一例を示す説明図である。

【図２４】実施の形態１および２の文書管理支援装置に
適用可能な文書要約ソフトの処理を示す概略ブロック図
である。

【符号の説明】

１０３ ハードディスク装置 １０４ 文書管理支援ソフト １０５ 文書要約ソフト １０６ 入力装置 １０７ ディスプレイ １０８ プリンタ ２００ 要約エンジン ２０１ 要約対象文書 ３００ テーブル １４００ 文書情報ダイアログボックス １４０１ 要約文表示欄 １５００ 文書一覧ビューア １５０１ 文書表示欄 １５０２ 文書内容表示欄 １５０３ 要約文表示選択ボタン １６００ 速欄ビューア １６０１，１７０１ メニュー １６０２ 速欄リスト作成ダイアログボックス １６０３ 文書指定ボックス １６０４ オプション設定ボックス １６０５ 速欄リスト １７００ ワードプロセッサ １７０２ 要約文リスト １８００ 索引語候補リスト １９００ 転置ファイル ２０００ 要約度変更ボックス

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 要約文の作成対象となる文書を入力し、
   予め設定された抽出量に基づいて、入力した文書から重
   要文を抽出して、前記文書の要約文を作成する要約手段
   を備えた文書管理支援装置において、 文書ファイルの所定領域に格納されている文書情報の表
   示を指定するための文書情報表示指定手段と、 前記文書情報表示指定手段を介して前記文書情報の表示
   が指定された場合に、ファイル名，フォルダ名，作成
   者，作成日時，見出し，キーワード等の情報を表示する
   と共に、前記要約手段から該当する文書の要約文を入力
   し、文書情報として表示する文書情報表示手段と、を備
   え、 前記要約手段は、前記文書情報の表示が指定された場合
   に、該当する文書の要約文を作成することを特徴とする
   文書管理支援装置。
2. 【請求項２】 要約文の作成対象となる文書を入力し、
   予め設定された抽出量に基づいて、入力した文書から重
   要文を抽出して、前記文書の要約文を作成する要約手段
   を備えた文書管理支援装置において、 文書を格納した文書格納手段と、 前記文書格納手段に格納された文書の文書名一覧の表示
   を指定するための一覧表示指定手段と、 前記一覧表示指定手段を介して前記文書名一覧の表示が
   指定された場合に、前記文書名一覧を表示する一覧表示
   手段と、 前記一覧表示手段で表示された文書名一覧から１つの文
   書名を指定するための文書名指定手段と、を備え、 前記要約手段は、前記文書名指定手段を介して指定され
   た文書名に該当する文書の要約文を作成し、 前記一覧表示手段は、前記要約手段から前記要約文を入
   力し、前記文書名一覧と共に表示することを特徴とする
   文書管理支援装置。
3. 【請求項３】 要約文の作成対象となる文書を入力し、
   予め設定された抽出量に基づいて、入力した文書から重
   要文を抽出して、前記文書の要約文を作成する要約手段
   を備えた文書管理支援装置において、 文書を格納した文書格納手段と、 前記文書格納手段に格納された文書の文書名一覧の表示
   を指定するための一覧表示指定手段と、 前記一覧表示指定手段を介して前記文書名一覧の表示が
   指定された場合に、前記文書名一覧を表示する一覧表示
   手段と、 前記一覧表示手段で表示された文書名一覧から少なくと
   も１つの文書名を指定するための文書名指定手段と、 前記文書名指定手段を介して文書名が指定された場合
   に、前記要約手段から前記指定された文書名に該当する
   文書の要約文を入力して一覧表示する要約表示手段と、
   を備え、 前記要約手段は、前記文書名指定手段を介して文書名が
   指定された場合に、指定された文書名に該当する文書の
   要約文を作成することを特徴とする文書管理支援装置。
4. 【請求項４】 さらに、前記要約表示手段で一覧表示し
   た要約文を印刷する印刷手段を備えたことを特徴とする
   請求項３に記載の文書管理支援装置。
5. 【請求項５】 さらに、前記要約表示手段で一覧表示し
   た要約文をファイルに出力するファイル出力手段を備え
   たことを特徴とする請求項３に記載の文書管理支援装
   置。
6. 【請求項６】 要約文の作成対象となる文書を入力し、
   予め設定された抽出量に基づいて、入力した文書から重
   要文を抽出して、前記文書の要約文を作成する要約手段
   を備えた文書管理支援装置において、 テキストバッファ上に存在し、同一のアプリケーション
   プログラムで開かれている状態にある複数の文書の要約
   文の一覧表示を指定するための一覧表示指定手段と、 前記一覧表示指定手段を介して要約文の一覧表示が指定
   された場合に、前記要約手段から前記複数の文書の要約
   文を入力して一覧表示する一覧表示手段と、を備え、 前記要約手段は、前記一覧表示指定手段を介して要約文
   の一覧表示が指定された場合に、前記複数の文書の要約
   文を作成することを特徴とする文書管理支援装置。
7. 【請求項７】 要約文の作成対象となる文書を入力し、
   予め設定された抽出量に基づいて、入力した文書から重
   要文を抽出して、前記文書の要約文を作成する要約手段
   を備えた文書管理支援装置において、 文書を検索した検索結果を入力して表示すると共に、前
   記要約手段から前記検索結果に該当する文書の要約文を
   入力し、前記検索結果と共に表示する検索結果表示手段
   を備え、 前記要約手段は、前記検索結果を入力し、該当する文書
   の要約文を作成することを特徴とする文書管理支援装
   置。
8. 【請求項８】 要約文の作成対象となる文書を入力し、
   予め設定された抽出量に基づいて、入力した文書から重
   要文を抽出して、前記文書の要約文を作成する要約手段
   を備えた文書管理支援装置において、 文書の索引語を作成する際に、前記文書の索引語となり
   得る索引語候補の表示を指定するための指定手段と、 前記指定手段を介して索引語候補の表示が指定された場
   合に、前記要約手段から前記索引語候補を入力して一覧
   表示する索引語候補表示手段と、を備え、 前記要約手段は、前記指定手段を介して索引語候補の表
   示が指定された場合に、前記文書から索引語を抽出する
   ことを特徴とする文書管理支援装置。
9. 【請求項９】 前記要約手段は、予め作成した転置ファ
   イルを用いて、前記要約文を作成することを特徴とする
   請求項１〜８のいずれか１つに記載の文書管理支援装
   置。
10. 【請求項１０】 前記要約手段は、予め作成した転置フ
    ァイルから該当する文書の索引語を抽出することを特徴
    とする請求項８に記載の文書管理装置。
11. 【請求項１１】 さらに、前記要約文が表示されている
    状態で、前記要約文の抽出量の設定を変更するための設
    定変更手段を備え、 前記要約手段は、前記設定変更手段を介して前記抽出量
    が変更された場合に、前記変更された抽出量に基づい
    て、前記文書の要約文を作成することを特徴とする請求
    項１〜１０のいずれか１つに記載の文書管理支援装置。
12. 【請求項１２】 前記請求項１〜１１のいずれか１つに
    記載の文書管理支援装置の各手段としてコンピュータを
    機能させるためのプログラムを記録したことを特徴とす
    るコンピュータ読み取り可能な記録媒体。