JPH11146162A - データバックアップシステムおよび該システムに使用するプログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は、処理するデータと同一のデータを
当該処理時に自動的に取得して蓄積することにより、意
識して操作する必要のない取り扱うデータのバックアッ
プを実現して、データの保管管理を容易化する。さら
に、処理したデータを必要なときに利用できるようにし
て、ファイル作業自体を行なう必要のないファイルシス
テムを提供することを目的とする。 【解決手段】 複写機11の制御部21は、具備する複写機
能などの処理命令以外の指示がない限り、例えば、原稿
画像から読み取って処理する同一の文書データなどをイ
ントラネット上またはインタネット上の大容量記憶装置
12、15に蓄積させてバックアップを取ると共に、ＰＣ13
から文書データの参照・転送が要求されたときには、蓄
積する文書データの１部を返送して該ＰＣ13から選択さ
れた文書データを転送する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、データバックアッ
プシステムおよび該システムに使用するプログラムを記
録した記録媒体に関し、データの複写、ファクシミリ通
信、プリントアウトなどのデータ処理を行なう処理シス
テムに適用され、取り扱うデータを意識せずにバックア
ップすることができ、さらに任意に読み出し可能にする
ことによりファイルシステムとして機能させることので
きるものに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、重要であるために保管する文
書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用する可
能性のある文書などの書類は、紙に記録させた状態のま
まファイルされて書棚等に整理されていた。しかし、書
類が膨大な事業所などでは、その保管に場所が取られて
しまうと共に、所望の書類を探すのにも手間が掛かって
いた。

【０００３】このため、近年には、データ処理技術の高
度化・高速化と共に、記憶手段の低価格化に伴って、保
管する必要のある文書は、スキャナ装置により読み取ら
せて大容量記憶装置に蓄積させておく、所謂、ファイル
システムが出現しており、このファイルシステムは、書
類が膨大な事業所などに限らずに導入されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来のファイルシステムにあっては、いずれにして
もスキャナ装置により文書を読み取らせる必要があるた
め、その都度、整理することができないときには後回し
にされて積み上げられた状態となってしまう。また、こ
のような書類を整理するためには、保管の要否を確認し
た後に、保管する必要のある文書を個々にスキャナ装置
により読み取らせるとともに分類するための入力作業を
行なわなければならず、まとめてファイル作業を行なお
うにも、作業が煩雑であるために折角のファイルシステ
ムを有効に利用することができない状況に陥り易いとい
う問題があった。

【０００５】また、ファイルシステムに保管する文書
は、保管するか否かにより整理されたものであることか
ら、保管されずに廃棄された文書は後になって必要とな
っても入手することができない。このため、文書の保管
の要否を確認する際に、その判断が容易な書類ばかりと
は限らないことから、作業に時間が掛かってしまう。ま
た、そのときには、明かに不要な書類であっても、後に
なって必要になるものもある。

【０００６】ところで、ファイルシステムに保管する文
書は、会議に使用するためにコピーした書類であった
り、取引先とファクシミリ装置などにより送受信した書
類であったり、ワークステーション（ＷＳ）やパーソナ
ルコンピュータ（ＰＣ）などにより作製してプリントア
ウトした書類である。要するに、保管する文書は、１回
以上電気信号に変換処理され用紙に記録出力などされて
いるものである。

【０００７】そこで、本発明者は、従来のファイルシス
テムにおける問題を解消すべく、検討を重ねることによ
って、このファイルシステムに保管されるまでの文書の
経過を抽出することに至り、この文書データを利用する
ことができないかと、鋭意開発を行ない本発明をするに
至った。すなわち、本発明は、処理するデータと同一の
データを当該処理時に自動的に取得して蓄積することに
より、意識して操作する必要のない取り扱うデータのバ
ックアップを実現して、データの保管管理を容易化する
ことを目的としている。さらに、処理したデータを必要
なときに利用できるようにして、ファイル作業自体を行
なう必要のないファイルシステムを提供すること、ま
た、処理したデータの蓄積を肩代わりして行なえるよう
にして、バックアップサービスを提供可能にすることを
目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的達成のため、請
求項１に記載の発明は、画データを読み取って用紙に記
録出力する複写機能、画データや文字データを通信線を
介して送受信する伝送機能、または受け取った画データ
や文字データを用紙に記録出力する記録機能のうちの１
つ以上を少なくとも備えて該機能によりデータを処理す
る処理装置本体に、該データを蓄積する記憶手段を接続
したデータバックアップシステムであって、前記機能に
より処理される同一のデータを蓄積命令の入力の有無に
拘らず自動的に記憶手段に蓄積させる蓄積管理手段を具
備することを特徴とするものである。

【０００９】この請求項１に記載の発明では、ユーザが
処理命令を入力して処理装置本体により処理させる同一
のデータが、ユーザに他の特別な入力操作を要求するこ
となく（蓄積命令の入力の有無に拘らずに）、自動的に
記憶手段に蓄積される。したがって、処理データは、ユ
ーザが意識することなくバックアップされる。なお、こ
の蓄積処理データは、記憶手段自身や内部の記憶媒体を
他の読出装置にセットして読み出すことにより、利用す
ることができる。

【００１０】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
の発明の構成に加え、前記記憶手段内に蓄積されたデー
タを処理命令の入力に従って該記憶手段内から読み出し
て出力する出力管理手段を具備させたことを特徴とする
ものである。この請求項２に記載の発明では、記憶手段
内のデータは、処理命令を入力することにより読み出さ
れて出力される。したがって、記憶手段内のデータは任
意に読み出され、その出力先で処理される。

【００１１】請求項３に記載の発明は、請求項１または
２に記載の発明の構成に加え、前記記憶手段を、前記処
理装置本体に内蔵あるいは外付けしたことを特徴とする
ものである。この請求項３に記載の発明では、処理され
たデータは、処理装置本体に内蔵あるいは外付けされた
記憶手段内に蓄積される。したがって、処理データは処
理装置自身でバックアップされ利用される。

【００１２】請求項４に記載の発明は、請求項１または
２に記載の発明の構成に加え、前記記憶手段を、前記処
理装置本体にネットワークを介して接続したことを特徴
とするものである。この請求項４に記載の発明では、処
理されたデータは、処理装置本体にネットワークを介し
て接続された記憶手段内に蓄積される。したがって、処
理データはネットワーク上でバックアップされ利用され
る。

【００１３】請求項５に記載の発明は、請求項１または
２に記載の発明の構成に加え、前記記憶手段を、前記処
理装置本体に内蔵あるいは外付けするとともに、該処理
装置本体にネットワークを介して接続し、前記蓄積管理
手段は、処理装置本体にネットワークを介して接続した
記憶手段には、処理装置本体に内蔵あるいは外付けした
記憶手段に蓄積するデータが一定以上になったときに該
記憶手段から読み出してネットワークを介して転送して
蓄積させることを特徴とするものである。

【００１４】この請求項５に記載の発明では、処理され
たデータは、処理装置本体に内蔵あるいは外付けされた
記憶手段内に蓄積された後に、ネットワークを介して接
続された記憶手段内に転送されて蓄積される。したがっ
て、処理データは処理装置本体自身から全てネットワー
ク上に転送されたり、処理装置本体で整理された後にネ
ットワーク上に転送されてバックアップされ利用され
る。

【００１５】請求項６に記載の発明は、請求項２から５
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記出力管理手
段として、前記処理装置本体に内蔵あるいは外付けした
出力管理手段、または前記処理装置本体にネットワーク
を介して接続した出力管理手段を用い、該出力管理手段
は、記憶手段内のデータの少なくとも１部を表示出力す
る表示手段と、表示されたデータのうちのいずれかを選
択して該データの処理命令の入力操作を行なう操作手段
とを備え、選択されたデータを入力された処理命令に従
って前記処理装置本体の機能に出力して処理させること
を特徴とするものである。

【００１６】この請求項６に記載の発明では、記憶手段
内のデータは、処理装置本体または該装置本体に接続し
た出力管理手段の操作手段から処理命令を入力すること
により、処理装置本体の記憶手段またはネットワーク上
の記憶手段から該データの少なくとも１部が表示手段に
表示出力され、そのうちから選択されて処理装置本体の
機能に出力され処理される。したがって、記憶手段内の
データは選択出力され処理される。

【００１７】請求項７に記載の発明は、請求項１から６
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記蓄積管理手
段は、前記機能により処理される同一のデータを記憶手
段に蓄積させる動作前あるいは動作中に、蓄積回避命令
が入力されたときには、該データの蓄積を取り消すこと
を特徴とするものである。この請求項７に記載の発明で
は、ユーザの蓄積命令の入力の有無に拘らずに蓄積され
る処理データは、蓄積動作前あるいは動作中に、蓄積回
避命令が入力されると、蓄積動作が中止されたり、蓄積
データが消去されるなどして、蓄積が取り消される。し
たがって、処理データのバックアップを望まないときな
どに、蓄積回避命令を入力することによりバックアップ
されることがない。

【００１８】請求項８に記載の発明は、画データを読み
取って用紙に記録出力する複写機能、画データや文字デ
ータを通信線を介して送受信する伝送機能、または受け
取った画データや文字データを用紙に記録出力する記録
機能のうちの１つ以上を少なくとも備えて該機能により
データを処理する処理装置本体に、接続あるいは内蔵さ
れた中央処理装置が使用するプログラムを記録した記憶
媒体であって、前記処理装置本体により処理される同一
のデータを蓄積命令の入力の有無に拘らず自動的に該処
理装置本体に内蔵あるいは外付けされた記憶手段、また
は該処理装置本体にネットワークを介して接続された記
憶手段に送出して蓄積させるバックアップ処理を前記中
央処理装置に実行させるためのプログラムを該中央処理
装置が読出可能に記録されていることを特徴とするもの
である。

【００１９】この請求項８に記載の発明では、記憶媒体
内からプログラムが中央処理装置に読み出されて実行さ
れることにより、該中央処理装置が上記請求項１に記載
の発明における蓄積管理手段として機能する。請求項９
に記載の発明は、請求項８に記載の発明の構成に加え、
前記中央処理装置に実行させるためのプログラム内に、
前記バックアップ処理における記憶手段にデータを蓄積
させる動作前あるいは動作中に蓄積回避命令が入力され
たときには該データの蓄積を取り消す中止処理が組み込
まれて、前記中央処理装置が読み出し実行可能に記録さ
れていることを特徴とするものである。

【００２０】この請求項９に記載の発明では、記憶媒体
内からプログラムが中央処理装置に読み出されて実行さ
れることにより、該中央処理装置が上記請求項７に記載
の発明における蓄積管理手段として機能する。請求項１
０に記載の発明は、請求項８または９に記載の構成に加
え、前記中央処理装置が、あるいは異なる中央処理装置
が使用するプログラムを記録した記憶媒体であって、前
記処理装置本体により処理される同一のデータを蓄積命
令の入力の有無に拘らず自動的に蓄積された記憶手段か
ら、該データを処理命令の入力に従って読み出して出力
するデータ出力処理を前記中央処理装置のいずれかに実
行させるためのプログラムを該中央処理装置が読出可能
に記録されていることを特徴とするものである。

【００２１】この請求項１０に記載の発明では、記憶媒
体内からプログラムが中央処理装置に読み出されて実行
されることにより、該中央処理装置が上記請求項２に記
載の発明における出力管理手段として機能する。請求項
１１に記載の発明は、請求項１０に記載の発明の構成に
加え、前記データ出力処理として、前記記憶手段内に蓄
積されているデータの処理命令の入力に従って前記中央
処理装置に接続されている表示手段に記憶手段内のデー
タの少なくとも１部を表示出力するとともに選択された
データを前記処理装置本体の機能に出力して処理させる
プログラムを中央処理装置が読み出し実行可能に記録さ
れていることを特徴とするものである。

【００２２】この請求項１１に記載の発明では、記憶媒
体内からプログラムが中央処理装置に読み出されて実行
されることにより、該中央処理装置が上記請求項６に記
載の発明における出力管理手段として機能する。

【００２３】

【発明の実施の形態】以下、本発明を図面に基づいて説
明する。図１および図２は本発明に係る記憶媒体内のプ
ログラムに従って機能するデータバックアップシステム
の一実施形態を示す図であり、図１はその概略全体構成
を示す概念図、図２はそのシステム内の処理装置を示す
ブロック図である。

【００２４】図１において、10はデータを有効利用する
ために構築されているデータ管理システムであり、この
データ管理システム10は、ユーザが取り扱うデータをバ
ックアップするデータバックアップシステムとして機能
するとともに、そのユーザの必要に応じてファイルシス
テムとしても機能してデータを再利用することができる
ように構築されており、ユーザの事業所内のイントラネ
ット上に接続されている高機能デジタル複写機（ＭＦ
Ｐ：Multi Function Printer）11と、大容量記憶装置
（ＩＭＳ：Infinit Memory Server）12と、パーソナル
コンピュータ（ＰＣ）13と、接続装置（ＭＦＢ：Multi
Function Box）14と共に、インターネット上の後述する
サービスを提供するサービス提供会社の大容量記憶装置
（ＷｅｂＩＭＳ）15により構築されている。

【００２５】複写機11は、制御部21が装置各部を統括制
御するようになっており、この制御部21は内蔵するＣＰ
Ｕ（Central Processing Unit：中央処理装置）がＲＯ
Ｍ（Read Only Memory：記憶媒体）内から読み出した制
御プログラムに従って装置各部の駆動条件や管理データ
等の各種情報を記憶するとともに動作する上で必要なデ
ータを記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）を利用
して後述する各種機能と共に本発明の各種処理を実行す
る。

【００２６】この制御部21には、図２に示すように、駆
動条件、装置状態、あるいは入力情報などの各種情報を
表示する表示部22と、ユーザによる設定や命令等の入力
操作を行なうポートと共にＩＤカードをセットするスロ
ットが配設されている操作部23と、ＰＳＴＮ（Public S
witched Telephone Network）に接続され発着信の際に
所定の回線制御を実行して回線接続あるいはその切断を
行なうＮＣＵ部（網制御装置）24と、画データや各種手
順信号を内蔵するモデム装置により変復調しＮＣＵ部24
を介してファクシミリ通信（送受信）を実行するととも
に不図示のＩ／Ｆ（インターフェイス）によりイントラ
ネットに接続されて画データや文字データなどの文書デ
ータの送受信（伝送）を実行する通信制御部25と、送信
／複写する原稿画像から画データを読み取る読取装置26
と、読取／受信した画データに基づいて記録媒体により
画像を用紙に記録して出力する記録装置27と、読取／受
信した画データを蓄積する画像メモリ28と、送信する画
データをデータ圧縮して符号化する一方、受信した画像
データを伸長して復号化するＤＣＲ（Data Compression
and Reconstraction）部として機能するとともに画デ
ータの変倍処理や文字データ（コードデータ）を画像メ
モリ28中にマップ展開して画データとする変換処理等を
要求に応じて行なう画像処理部29と、が接続されてい
る。

【００２７】したがって、この複写機11は、画データを
伝送するファクシミリ通信や文書データをＰＣ13間など
で伝送するデータ通信などを行なう伝送機能と、読取画
データを記録出力する複写（コピー）機能と、受信文書
データを記録出力する記録機能とを備える処理装置を構
成しており、複写機としてだけではなく、ファクシミリ
装置、プリンタ装置、スキャナ装置としても利用するこ
とができるようになっている。

【００２８】一方、イントラネット上の大容量記憶装置
12およびインターネット上の大容量記憶装置15は、記憶
手段を構成して、送られてきたデータをそのまま蓄積す
るようになっており、大容量記憶装置12は複写機11にイ
ントラネットを介して外付けされた形式で利用される一
方、大容量記憶装置15はサービス提供会社に登録してい
るユーザによってインターネット上にもう一つの大容量
記憶装置を具備するものとして利用することができる。
なお、本実施形態では、画像メモリ28は処理する文書デ
ータを一時的に記憶する記憶手段として使用するのみで
あるが、画像メモリとしてハードディスク装置（記憶手
段）を内蔵して、その一部領域を大容量記憶装置12の前
段で最新の文書データを蓄積し一定容量以上になったと
きに古い文書データから大容量記憶装置12に転送するよ
うにしてもよい。また、大容量記憶装置12は複写機11に
イントラネットを介して接続するが、直接外付けして利
用できるようにしてもよい。

【００２９】ＰＣ13は、ＣＰＵ（制御部21のＣＰＵと異
なる中央処理装置）、メモリ（ＲＯＭ、ＲＡＭなど）、
およびＩ／Ｏ回路等からなり、ディスプレイを見ながら
タッチパネル、キーボード、マウスなどを操作すること
により不図示のハードディスク装置（記憶媒体）内から
読み出したアプリケーションプログラムに従って演算処
理などを行なうことにより文書や画像の作成などの各種
処理を行なうシステムとして利用することができるよう
になっており、その文書データは複写機11の各種機能を
利用して、ユーザＩＤと共に処理命令（指示）を送出す
ることにより、プリントアウトしたり、入力した送信先
にファクシミリ送信することができるとともに、複写機
11がファクシミリ受信した画データを受け取ったり、複
写機11に読み取らせた画データを受け取ったりすること
ができる。

【００３０】接続装置14は、複写機11、大容量記憶装置
12、ＰＣ13などの端末装置のネットワークハブとして機
能して相互間のデータ通信を中継することによりローカ
ルエリアネットワーク（ＬＡＮ）環境を構築すると共
に、インターネットに接続して、複写機11やＰＣ13から
インタネット上のサービス提供会社にアクセスして各種
情報を利用することができるように機能してイントラネ
ット環境を構築する。

【００３１】また、この複写機11の制御部21は、サービ
ス提供会社のバックアップサービスを受けるために、内
蔵する不揮発ＲＡＭ内に、そのサービス提供会社のアド
レス、ユーザＩＤ毎に対応する登録ＩＤ（サービスを受
けるためのユーザＩＤで、ＩＤカード内のものと同一で
あってもよい）、およびパスワードなどのインターネッ
トに接続してサービスを受けるのに必要なデータが格納
されており、インターネット上の大容量記憶装置15によ
るサービスを受ける場合に、それらデータを送出してア
クセスが完了した後に処理命令などを送出する。

【００３２】そして、大容量記憶装置15は、サービス提
供会社の不図示の通信制御装置を介してインターネット
に接続されており、その通信制御装置は、ＣＰＵが記録
媒体内から読み出した制御プログラムに従って登録ユー
ザからのアクセスにより大容量記憶装置15を書込・読出
可能にオープンして、続けてバックアップの処理命令が
あったときには送られてくる文書データと共に後述する
付加データ（処理日時など）をそのまま蓄積する一方、
アクセスに続けて、蓄積する文書データの参照指示があ
ったときには一定容量の文書データの１ページ目と共に
付加データを参照指示毎に読み出して繰り返し送出し、
そのうちから選択された文書データの転送命令が送られ
てきたときには対応する１文書分の文書データを読み出
して返送するようになっている。

【００３３】具体的には、複写機11の制御部21は、備え
る機能により処理する文書データをユーザによる処理命
令（ＰＣ13からの処理命令や自機内で複写処理する読取
文書データの記録出力命令などを含む）に従って所望の
データ処理を行なうのと同時に、その処理命令以外の指
示入力（後述する「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンによる蓄積回避
命令など）がないときには、その処理命令に応じた機能
により伝送または記録出力する文書データを画像処理部
29により符号化して圧縮した後にイントラネット上の大
容量記憶装置12に送出して蓄積させるようになってお
り、このときに大容量記憶装置12の使用容量（蓄積容
量）を確認して予め設定されている容量を超えていると
きには送出・蓄積を実行する前あるいは後にインターネ
ット上のサービス提供会社にアクセスして一定容量の文
書データを古いものから順次読み出して転送させた後に
その大容量記憶装置15に蓄積させるようになっている。

【００３４】また、この複写機11は、操作部23にセット
されたＩＤカードに書き込まれているファクシミリ通信
先の電話番号やＰＣ13のアドレスなどと共に処理条件を
読み出して容易に各種機能を利用できるとともに、同時
にユーザＩＤをＩＣカードから読み出して、またはＰＣ
13から受け取って利用した処理機能や処理枚数などの管
理情報をそのユーザＩＤ毎に制御部21のＲＡＭ内に格納
し課金処理などに利用することができるようになってお
り、この制御部21は大容量記憶装置12に文書データを送
出し蓄積するバックアップ処理を実行する際には少なく
ともそのユーザＩＤおよび処理日時を文書データに付加
して送出するようになっている。すなわち、制御部21
は、蓄積管理手段を構成している。なお、複写機11がユ
ーザＩＤを入力されることなく動作される場合には課金
処理時に共通費として使用する複写機11に予め割り振っ
ておいた共有ＩＤ（ユーザＩＤ）を不揮発ＲＡＭ内から
読み出し文書データに付加して大容量記憶装置12、15に
蓄積させる。

【００３５】そして、ＰＣ13は、複写機11により処理し
た文書データの参照・転送を要求するメニューをディス
プレイ上で選択して複写機11を利用する際に必要なユー
ザＩＤを入力することにより、処理済文書データの参照
指示命令と共にユーザＩＤをその複写機11に送出するよ
うになっており、この指示命令を受けた複写機11からは
ユーザＩＤの一致する複数の文書データの１ページ目が
処理日時の最新ものからその付加データと共に返送され
てくるので、その文書データの最新の処理日時が右下に
位置するように図３に示すカレンダビュー形式30の画面
をスクロールボタン31により高速・低速にスクロール可
能に表示して、文書データのサムネイル画像（先頭ペー
ジの復号化した画データを縮小表示する画像）32を該当
する処理日時毎に表示出力して確認することができ、文
字などの文書内容を確認したいときにはそのサムネイル
画像32をマウスでクリックしたりタッチパネルの表示箇
所を押下してディスプレイ全面に選択された文書データ
をスクロール可能に表示出力することができる。また、
表示画面中の検索ボタン34を選択することにより他の付
加データをも一文書毎に処理日時順に一覧表示させて確
認することができるようになっており、さらに絞込ボタ
ン35を選択して任意の期間の処理日時や他の付加データ
を入力指示することによりカレンダビュー30中から該当
しない不要な文書データのサムネイル画像32を省いた
り、該当するサムネイル画像32をカレンダビュー60中で
赤色点滅反転表示させたりして、確認する文書数を少な
くすることができる。そして、所望の文書データがあっ
た場合にはそのサムネイル画像32をマウスやタッチパネ
ルで選択して呼出ボタン33を選択することにより、その
文書データに該当する１文書分の文書データの転送指示
命令を送出して処理済みの文書データを再入手しディス
プレイに表示出力することができ、また複写機11に送っ
てプリントアウトするなど各種機能により処理すること
ができる。また、ユーザＩＤの入力なく処理された文書
データは、秘密性が低いと考えて、ユーザＩＤが入力さ
れて共有文書データの参照・転送指示が入力されること
を条件に、その共有ＩＤをユーザＩＤとして用いること
によりその共有ＩＤの付加されている文書データを大容
量記憶装置12、15から読み出して同様に処理することが
できるようになっている。なお、このときに処理日時が
入力された場合には、その処理日時以前からの文書デー
タのみを読出・転送するようにサービス提供会社の通信
制御装置を構成してもよく、これによって所望の文書デ
ータを容易かつ迅速に入手することができる。

【００３６】一方、この指示命令を受けた複写機11の制
御部21は、大容量記憶装置12内のユーザＩＤの一致する
文書データの１ページ目を処理日時（付加データ）が最
新ものから読み出して画像処理部29により復号化して復
元した後にＰＣ13に返送し、そのうちから選択されたい
ずれかの転送指示を受けたときには該当する１文書分の
文書データを大容量記憶装置12から読み出し復元した後
にＰＣ13に転送するが、処理日時が大容量記憶装置12に
蓄積するものより古いデータを参照するように指示命令
（さらにスクロールされることを命令に換えてもよい）
が入力されたときには、内蔵する不揮発ＲＡＭ内からサ
ービス提供会社のアドレス、ユーザＩＤ毎の登録ＩＤお
よびパスワードなどを読み出してインターネット上のサ
ービス提供会社にアクセスして文書データの参照指示を
送出するようになっており、以降同様に処理して、大容
量記憶装置15内から選択された１文書分の文書データを
ＰＣ13に転送する。すなわち、制御部21は、出力管理手
段をも構成しており、この出力管理手段の表示手段はＰ
Ｃ13のディスプレイが、操作手段はＰＣ13のタッチパネ
ルなどが構成している。また、ＰＣ13は、サービス提供
会社のアドレス、登録ＩＤおよびパスワードを入力する
ことにより、複写機11を介すことなく直接アクセスし、
大容量記憶装置15内の文書データの参照・転送を要求す
るメニューをディスプレイ上で選択できるようにしても
よく、この場合には、ＰＣ13は複写機11にネットワーク
を介して接続した出力管理手段を構成する。また、複写
機11は、自機が備える表示部22および操作部23からの入
力操作により同様な処理を実行できるようにしてもよい
ことは云うまでもない。

【００３７】したがって、複写機11により処理される同
一の文書データは、特別な入力操作を要求することな
く、自動的にイントラネット上またはインターネット上
の大容量記憶装置12、15に蓄積されてバックアップが取
られた後に、ユーザは必要に応じてＰＣ13等から参照・
転送指示を入力することにより、文書データの１ページ
目をカレンダビュー30中のサムネイル画像32と付加デー
タとにより確認・選択して容易に再利用することができ
る。したがって、複写機11により処理する文書データを
ユーザに意識させることなくファイル（バックアップ）
して、複写機11で再度記録出力するなど再利用すること
ができる。

【００３８】このように、本実施形態においては、複写
機11で処理するために例えば、原稿画像から読み取られ
画データに変換された文書データを、自動的にバックア
ップしておき、容易に保管管理することができる。この
バックアップでは、イントラネット上の大容量記憶装置
12が一杯になったときにはサービス提供会社のサービス
を利用してインターネット上の大容量記憶装置15に蓄積
させることができ、ユーザ毎に極端に大きな大容量記憶
装置を準備することなく、オーバーフローなどを気にす
ることなく、複写機11を利用することができる。

【００３９】そして、複写機11の機能を利用して１回で
も処理した原稿などは、紛失したり、廃棄した後であっ
ても、必要になったときに最新のものから参照して大容
量記憶装置12、15より読出・転送してもらうことによ
り、記録出力などして再入手することができ、ファイル
システムとして容易に利用することができる。このとき
には、カレンダビュー30に処理日時順に表示されるサム
ネイル画像32や付加データを用いて必要な文書データを
容易に選択することができるとともに、処理日時を特定
することにより、その処理日時以前から参照することも
でき、迅速に所望の文書データを入手可能にすることが
できる。

【００４０】また、本実施形態の他の態様としては、複
写機11が備える機能による文書データの処理前あるいは
処理中（スタートキーなどの入力前や入力後）に「Ｕｎ
・Ｄｏ」ボタンなどを押下して蓄積回避命令を入力する
ことにより、文書データのバックアップ動作のみを行な
わないことを指示できるようにしてもよく、この場合に
は、「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンの入力による蓄積回避命令に
より制御プログラム中のバックアップ処理のステップを
スキップして備える機能の処理のみを継続するようにす
ればよい（請求項７、９）。なお、このときに、文書デ
ータの蓄積が開始されている場合には、該当する蓄積デ
ータの付加データを消去して蓄積データを読み出し不能
に消去するようにする。これによって、この他の態様で
は、バックアップの明かに不要なデータやセキュリティ
の必要なデータを蓄積してしまうことを回避することが
でき、自動的にバックアップすることによる弊害を解消
して利用性を向上させることができる。

【００４１】

【発明の効果】本発明によれば、処理装置本体によりデ
ータを処理、例えば、複写機などにより原稿から画デー
タを読み取って記録出力（コピー）する際に、ユーザに
よる目的のデータ処理以外の入力を要求することなく、
自動的に同一のデータを自機に備える記憶手段に蓄積し
ておくことができる。したがって、ユーザが意識するこ
となく処理データをバックアップして容易に保管管理す
ることができる。このとき、ネットワーク上の記憶手段
に蓄積させるようにしたり、自機に備える記憶手段が一
定以上になったときに古いデータの全部または必要な一
部をネットワーク上の記憶手段に転送して蓄積させるよ
うにすることにより、処理装置毎に処理データを保管管
理するのではなく、ネットワーク上のバックアップサー
ビスを利用するようにもできる。

【００４２】そして、記憶手段内のデータは、必要に応
じて読み出して利用することができ、例えば、複写など
した資料が紛失したときなどに、バックアップされてい
るデータを記録出力して再入手することができる。この
場合に、記憶手段内のデータは、データの少なくとも１
部を表示出力して選択したものだけを記録出力などする
ようにしてもよく、これによって、バックアップしてい
るデータを確認して必要なもののみを検索出力すること
ができる。したがって、ファイルシステムとして機能す
ることもでき、容易に利用することのできるファイルシ
ステムを提供することができる。

【００４３】さらに、処理装置本体によりデータを処理
する際に、蓄積回避命令を入力することにより、処理デ
ータの蓄積処理を取り消すことができ、バックアップの
明かに不要なデータやセキュリティの必要なデータを蓄
積してしまうことを回避することができ、処理データを
自動的にバックアップするシステムとしたことによる弊
害を解消することができ、利用性を向上させることがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る記憶媒体内のプログラムに従って
機能するデータバックアップシステムの一実施形態を示
す図であり、その概略全体構成を示す概念図である。

【図２】そのシステム内の処理装置を示すブロック図で
ある。

【図３】そのファイルしたデータの参照時の表示画面を
示す図である。

【図４】その表示画面の一部拡大図である。

【符号の説明】

10 データ管理システム（データバックアップシステ
ム） 11 複写機（処理装置） 12、15 大容量記憶装置 13 パーソナルコンピュータ 14 接続装置 21 制御部（蓄積管理手段、出力管理手段） 22 表示部 23 操作部 24 ＮＣＵ部 25 通信制御部 26 読取装置 27 記録装置 28 画像メモリ 29 画像処理部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 花井 厚 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】画データを読み取って用紙に記録出力する
   複写機能、画データや文字データを通信線を介して送受
   信する伝送機能、または受け取った画データや文字デー
   タを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以上を少
   なくとも備えて該機能によりデータを処理する処理装置
   本体に、該データを蓄積する記憶手段を接続したデータ
   バックアップシステムであって、 前記機能により処理される同一のデータを蓄積命令の入
   力の有無に拘らず自動的に記憶手段に蓄積させる蓄積管
   理手段を具備することを特徴とするデータバックアップ
   システム。
2. 【請求項２】前記記憶手段内に蓄積されたデータを処理
   命令の入力に従って該記憶手段内から読み出して出力す
   る出力管理手段を具備させたことを特徴とする請求項１
   に記載のデータバックアップシステム。
3. 【請求項３】前記記憶手段を、前記処理装置本体に内蔵
   あるいは外付けしたことを特徴とする請求項１または２
   に記載のデータバックアップシステム。
4. 【請求項４】前記記憶手段を、前記処理装置本体にネッ
   トワークを介して接続したことを特徴とする請求項１ま
   たは２に記載のデータバックアップシステム。
5. 【請求項５】前記記憶手段を、前記処理装置本体に内蔵
   あるいは外付けするとともに、該処理装置本体にネット
   ワークを介して接続し、 前記蓄積管理手段は、処理装置本体にネットワークを介
   して接続した記憶手段には、処理装置本体に内蔵あるい
   は外付けした記憶手段に蓄積するデータが一定以上にな
   ったときに該記憶手段から読み出してネットワークを介
   して転送して蓄積させることを特徴とする請求項１また
   は２に記載のデータバックアップシステム。
6. 【請求項６】前記出力管理手段として、前記処理装置本
   体に内蔵あるいは外付けした出力管理手段、または前記
   処理装置本体にネットワークを介して接続した出力管理
   手段を用い、 該出力管理手段は、記憶手段内のデータの少なくとも１
   部を表示出力する表示手段と、表示されたデータのうち
   のいずれかを選択して該データの処理命令の入力操作を
   行なう操作手段とを備え、選択されたデータを入力され
   た処理命令に従って前記処理装置本体の機能に出力して
   処理させることを特徴とする請求項２から５のいずれか
   に記載のデータバックアップシステム。
7. 【請求項７】前記蓄積管理手段は、前記機能により処理
   される同一のデータを記憶手段に蓄積させる動作前ある
   いは動作中に、蓄積回避命令が入力されたときには、該
   データの蓄積を取り消すことを特徴とする請求項１から
   ６のいずれかに記載のデータバックアップシステム。
8. 【請求項８】画データを読み取って用紙に記録出力する
   複写機能、画データや文字データを通信線を介して送受
   信する伝送機能、または受け取った画データや文字デー
   タを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以上を少
   なくとも備えて該機能によりデータを処理する処理装置
   本体に、接続あるいは内蔵された中央処理装置が使用す
   るプログラムを記録した記憶媒体であって、 前記処理装置本体により処理される同一のデータを蓄積
   命令の入力の有無に拘らず自動的に該処理装置本体に内
   蔵あるいは外付けされた記憶手段、または該処理装置本
   体にネットワークを介して接続された記憶手段に送出し
   て蓄積させるバックアップ処理を前記中央処理装置に実
   行させるためのプログラムを該中央処理装置が読出可能
   に記録されていることを特徴とする記憶媒体。
9. 【請求項９】前記中央処理装置に実行させるためのプロ
   グラム内に、前記バックアップ処理における記憶手段に
   データを蓄積させる動作前あるいは動作中に蓄積回避命
   令が入力されたときには該データの蓄積を取り消す中止
   処理が組み込まれて、前記中央処理装置が読み出し実行
   可能に記録されていることを特徴とする請求項８に記載
   の記憶媒体。
10. 【請求項１０】前記中央処理装置が、あるいは異なる中
    央処理装置が使用するプログラムを記録した記憶媒体で
    あって、 前記処理装置本体により処理される同一のデータを蓄積
    命令の入力の有無に拘らず自動的に蓄積された記憶手段
    から、該データを処理命令の入力に従って読み出して出
    力するデータ出力処理を前記中央処理装置のいずれかに
    実行させるためのプログラムを該中央処理装置が読出可
    能に記録されていることを特徴とする請求項８または９
    に記載の記憶媒体。
11. 【請求項１１】前記データ出力処理として、前記記憶手
    段内に蓄積されているデータの処理命令の入力に従って
    前記中央処理装置に接続されている表示手段に記憶手段
    内のデータの少なくとも１部を表示出力するとともに選
    択されたデータを前記処理装置本体の機能に出力して処
    理させるプログラムを中央処理装置が読み出し実行可能
    に記録されていることを特徴とする請求項１０に記載の
    記憶媒体。