JPH10307877A - 電子郵便システムの管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】発信側郵便局から受信側郵便局に郵便が届いた
か否かを正確に管理して郵便事業の信頼性を確保すると
ともに、管理の自動化を実現することにより、全体的な
経済性，作業性及び迅速性を飛躍的に向上させる。 【解決手段】管理センタＳｃに対して、発信側郵便局Ｍ
ｔから送信したイメージデータＤｖを特定する第一の管
理データ及び受信側郵便局Ｍｒで作成した封書郵便物Ｐ
ｏを特定する第二の管理データを送信するとともに、管
理センタＳｃが第一の管理データを受信した後、予め設
定した管理時間内に、当該第一の管理データに一致する
第二の管理データを受信したなら当該第一の管理データ
に対する管理を終了させ、かつ第一の管理データに一致
する第二の管理データを受信しないなら異常処理を行
う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はファクシミリ等のデ
ータ通信手段を利用した電子郵便システムの管理方法に
関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ファクシミリを利用した電子郵便
システムとしては、特開平４−１９６６６８号公報で開
示される電子郵便システムが知られている。

【０００３】この種の電子郵便システムは、顧客が手書
した慶祝文や弔慰文などの原稿を発信側郵便局から受信
側郵便局にファクシミリ送信し、受信側郵便局で専用の
台紙に印字するとともに、この印字された台紙を専用の
封筒に入れて配達するもので、顧客が手書した文面をそ
のまま迅速に送り届けることができる利点がある。

【０００４】ところで、このような電子郵便システム
は、原稿をイメージスキャナ（ファクシミリ）で読み取
り、一旦イメージデータに変換した後に再生するため、
通信異常や紙詰まり等が発生した場合には、イメージデ
ータが消失してしまう虞れがある。したがって、発信側
郵便局から受信側郵便局に郵便（イメージデータ）が確
実に届いたか否かを管理することは、郵便事業の信頼性
を保証する上で極めて重要である。このため、この種の
電子郵便システムでは同公報にも開示されるように、送
受信の際に発信側郵便局と受信側郵便局の係員がその都
度目視で確認し合う方法を採っていた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかし、このような電
子郵便システムにおける従来の管理方法は、取り扱う量
が少なければ相応に対応することが可能であるが、一般
の封書郵便物を扱った場合には大量の郵便物が同時に処
理されるため、従来の管理方法では事実上対応すること
ができない。

【０００６】また、発信側郵便局で宛名用紙に記入した
宛名等の封筒に表示する内容と当該封筒に入れる文書の
内容を読取ってイメージデータに変換し、このイメージ
データを受信側郵便局へ送信するとともに、当該受信側
郵便局で受信したイメージデータに基づいて封筒用紙と
文書用紙に印字し、かつ印字した封筒用紙と文書用紙か
ら封書郵便物を自動で作成する電子郵便システムでは、
配達する最終的な封書郵便物まで全て自動で作成される
ため、上述した従来の管理方法では物理的に対応できな
い。

【０００７】本発明はこのような従来の技術に存在する
課題を解決したものであり、発信側郵便局から受信側郵
便局に郵便が届いたか否かを正確に管理して郵便事業の
信頼性を確保するとともに、管理の自動化を実現するこ
とにより、全体的な経済性，作業性及び迅速性を飛躍的
に向上させることができる電子郵便システムの管理方法
の提供を目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段及び実施の形態】本発明に
係る電子郵便システムＳの管理方法は、発信側郵便局Ｍ
ｔで宛名用紙Ｐａに記入した宛名等の封筒に表示する内
容と当該封筒に入れる文書の内容を読取ってイメージデ
ータＤｖに変換し、このイメージデータＤｖを受信側郵
便局Ｍｒへ送信するとともに、当該受信側郵便局Ｍｒで
受信したイメージデータＤｖに基づいて封筒用紙Ｐｅと
文書用紙Ｐｄに印字し、かつ印字した封筒用紙Ｐｅと文
書用紙Ｐｄから封書郵便物Ｐｏを自動で作成するに際
し、管理センタＳｃに対して、発信側郵便局Ｍｔから送
信したイメージデータＤｖを特定する第一の管理データ
Ｄｘ及び受信側郵便局Ｍｒで作成した封書郵便物Ｐｏを
特定する第二の管理データＤｙを送信するとともに、管
理センタＳｃが第一の管理データＤｘを受信した後、予
め設定した管理時間Ｔｉ内に、当該第一の管理データＤ
ｘに一致する第二の管理データＤｙを受信したなら当該
第一の管理データＤｘに対する管理を終了させ、かつ第
一の管理データＤｘに一致する第二の管理データＤｙを
受信しないなら異常処理を行うようにしたことを特徴と
する。

【０００９】この場合、管理センタＳｃには送信側郵便
局Ｍｔ及び受信側郵便局Ｍｒに対して相互に通信可能な
ホストコンピュータを備えている。また、第一の管理デ
ータＤｘは送信側郵便局ＭｔからイメージデータＤｖと
一緒に送信する郵便管理情報Ｆｍに係わる管理データを
利用できるとともに、第二の管理データＤｙは受信側郵
便局Ｍｒにおいて作成した封書郵便物Ｐｏの郵便管理情
報Ｆｍｏを読取った読取データを利用できる。

【００１０】これにより、ホストコンピュータを備える
管理センタＳｃは、送信側郵便局Ｍｔから送信される第
一の管理データＤｘと受信側郵便局Ｍｒから送信される
第二の管理データＤｙを常時監視し、管理時間Ｔｉ内
に、第一の管理データＤｘに一致する第二の管理データ
Ｄｙを受信すれば、郵便が正常に届いたことを意味する
ことから、管理センタＳｃは、当該第一の管理データＤ
ｘに対する管理を終了させるとともに、管理時間Ｔｉ内
に、第一の管理データＤｘに一致する第二の管理データ
Ｄｙを受信しなければ、郵便が届いていないことを意味
することから、不達表示などの異常処理を行う。よっ
て、確認作業等の必要な処理を迅速に行うことができ
る。このように、発信側郵便局から受信側郵便局に郵便
が届いたか否かを正確に管理することができるため、郵
便事業の信頼性が確保される。また、管理の自動化が実
現されるため、全体的な経済性，作業性及び迅速性が飛
躍的に高められる。なお、第一の管理データＤｘに、送
信側郵便局ＭｔからイメージデータＤｖと一緒に送信す
る郵便管理情報Ｆｍに係わる管理データを利用し、第二
の管理データＤｙに、受信側郵便局Ｍｒにおいて作成し
た封書郵便物Ｐｏの郵便管理情報Ｆｍｏを読取った読取
データを利用すれば、本来、送信側郵便局Ｍｔと受信側
郵便局Ｍｒ間で個々の郵便物の確認に使用する郵便管理
情報をそのまま利用（兼用）できる。

【００１１】

【実施例】次に、本発明に係る好適な実施例を挙げ、図
面に基づき詳細に説明する。

【００１２】まず、本実施例に係る管理方法を実施でき
る電子郵便システムの概要について、図５〜図８，さら
に図１０を参照して説明する。

【００１３】図７は電子郵便システムＳの全体構成を示
し、Ｓｔは発信側郵便局Ｍｔにおける送信時の機能ブロ
ック、Ｓｒは受信側郵便局Ｍｒにおける受信時の機能ブ
ロック、Ｓｃはホストコンピュータを備える管理センタ
である。なお、各郵便局Ｍｔ，Ｍｒには両方の機能ブロ
ックＳｔ及びＳｒを備えている。また、発信側郵便局Ｍ
ｔ及び受信側郵便局Ｍｒはそれぞれファクシミリ部（通
信部）５及び７を備えており、各ファクシミリ部５及び
７は、管理センタＳｃのホストコンピュータと相互に通
信可能になるとともに、本実施例に係る管理方法を実施
可能になる。

【００１４】一方、発信側郵便局Ｍｔにおいて、２はコ
ンピュータ機能に基づくデータ処理部であり、このデー
タ処理部２は図８に示すように、データ処理機能２ｓの
他に、オートダイヤル機能２ｄ及びメモリ機能２ｍを備
える。このデータ処理部２の入力側には読取部３からイ
メージデータＤｖが付与されるとともに、キーボード等
の入力部４から入力データＤｉが付与される。また、デ
ータ処理部２の出力側には送信データＤｔが出力し、フ
ァクシミリ部５を介して送信される。

【００１５】図５にはイメージスキャナを備える読取部
３の一例（外観図）を示す。読取部３は読取りを行う文
書等をセットするセット面３ｆ及びセット面３ｆを覆う
開閉式のセット面カバー３ｃを有するイメージスキャナ
本体部３ｓと、操作案内等を表示するディスプレイ３ｄ
と、操作部３ｏとを一体に備えて構成する。また、図６
は操作部３ｏを拡大して示す。この操作部３ｏは、送信
キー３ｏｔ，移動キー３ｏｍ…，各種ファンクションキ
ー３ｏｆ…等を備える。

【００１６】他方、受信側郵便局Ｍｒにおいて、６はコ
ンピュータ機能に基づくデータ処理部であり、このデー
タ処理部６の入力側にはファクシミリ部（通信部）７に
より受信した受信データＤｒが付与される。また、デー
タ処理部６の出力側は自動封書作成装置１０に接続す
る。自動封書作成装置１０は、図７に示すように、印字
部１１，給紙部１２，接着材付着部１３，用紙折畳部１
４及び郵便管理情報リーダ（バーコードリーダ）１５を
備える。この自動封書作成装置１０の具体的な構成は、
既に本出願人が特願平８−１６９２３３号により提案し
ている。図１０に自動封書作成装置１０の概略構成を示
す。

【００１７】次に、本実施例に係る管理方法を含む電子
郵便システムＳの全体的な動作（機能）について、図１
〜図１４を参照して説明する。

【００１８】まず、発信側郵便局Ｍｔの処理について、
図２に示すフローチャートを参照して説明する。

【００１９】最初に、利用者は図４に示す宛名用紙Ｐａ
に必要事項を記入する（ステップＳ１１）。この場合、
宛名用紙ＰａはＡ４サイズであり、中段には宛名、即
ち、受取人の住所（郵便番号）及び氏名等を記入する受
取人欄２１を有するとともに、差出人の住所（郵便番
号）及び氏名等を記入する差出人欄２２を有する。受取
人欄２１及び差出人欄２２に記入した事項は、読取部３
により読取られ、受信側郵便局Ｍｒで作成される封書郵
便物Ｐｏの封筒用紙Ｐｅにそのまま印字されるため、こ
の点を考慮して受取人欄２１及び差出人欄２２の位置及
び大きさを設定する。なお、各欄２１及び２２の罫線Ｌ
は読取部３によっては読み取られない青色等で表示して
もよいし、そのまま封筒用紙Ｐｅに印字されるように黒
色等で表示してもよい。

【００２０】また、宛名用紙Ｐａの下段には、利用者が
記入する連絡先電話番号等に関する利用者記入欄２３を
有するとともに、郵便局の係員が記入する文書枚数及び
料金等の一般データに関する郵便局記入欄２４を有す
る。したがって、利用者は受取人欄２１，差出人欄２２
及び利用者記入欄２３に必要事項を自筆で記入する。な
お、宛名用紙Ｐａはタイプ打ちするなどによって予め用
意してもよい。

【００２１】そして、宛名用紙Ｐａへの記入が終わった
ら、郵便局Ｍｔの係員は宛名用紙Ｐａを受け取り、郵便
局記入欄２４に料金等の必要事項（一般データ）を記入
するとともに、入力部４から郵便番号等を入力する。こ
の場合、宛名用紙Ｐａに直接書き込んでもよいし、所定
のプリンタにセットし、係員が入力部（キーボード）４
から入力した事項を印字してもよい（ステップＳ１
２）。また、この際、郵便管理情報Ｆｍを付与する。郵
便管理情報Ｆｍは予め決められたルールに従って付与さ
れ、宛名用紙Ｐａにバーコードにより記入される（ステ
ップＳ１３）。郵便管理情報Ｆｍは、差し出す郵便物を
特定するもので、少なくとも発信側郵便局Ｍｔの局番号
と受付番号を含む。郵便管理情報Ｆｍの一例としては、
例えば、「３９２−１１９９７０１０１０１２」として
表示し、最初の数字「３９２」により局番号を，続く数
字「１」により窓口番号を，続く数字「１９９７０１０
１」により受付年月日を，続く数字「０１２」により当
日の受付順番をそれぞれ表すことができる。

【００２２】なお、郵便管理情報Ｆｍには、書留情報，
配達指定日時等の他の各種情報を盛り込むことができ
る。また、実施例は宛名用紙Ｐａの中段余白２５に記入
した例を示したが、最終的に封筒用紙Ｐｅの外面余白で
あれば、任意の記入位置を選択できる。一方、記入方法
はプリンタにより宛名用紙Ｐａに直接印字してもよいし
手書してもよい。また、印を押したりシール等を貼る方
法を採用してもよい。さらに、宛名用紙Ｐｅの余白には
記入せずに、郵便局記入欄２４等に記入し、データ処理
機能２ｓにおいて別途付与した郵便管理情報（管理デー
タ）を受信側郵便局Ｍｒに送信してもよい。また、送信
する郵便管理情報（管理データ）は郵便管理情報Ｆｍを
文字認識装置で読取ったデータであってもよいし、係員
が入力部４からインプットしたデータであってもよい。
このように、別途の郵便管理情報（管理データ）を送信
すれば、受信側郵便局Ｍｒでは封書郵便物Ｐｏにおける
任意の位置に任意の態様で印字できるとともに、鮮明に
印字できる利点がある。なお、２６は同時に表示した差
出年月日（時分）である。

【００２３】次いで、宛名用紙Ｐｅは利用者に一旦返却
されるため、利用者は読取部３における操作部３ｏを操
作し、イメージスキャナ本体部３ｓにより宛名用紙Ｐｅ
及び持参した便箋等の文書の読取りを行う。この場合、
操作はディスプレイ３ｄに表示される操作案内に従って
行うことができる。

【００２４】まず、利用者は、宛名用紙Ｐｅをセット面
３ｆ上にセットし、セット面カバー３ｃを閉じた後、開
始キー（ファンクションキー）３ｏｆを押す（ステップ
Ｓ１４）。これにより、イメージスキャナ本体部３ｓに
よる宛名用紙Ｐｅの読取りが行われる。この際、宛名用
紙Ｐａの読取りはデータ処理機能２ｓにおいてマスク処
理され、図４に示す設定範囲Ｚｎ、即ち、宛名用紙Ｐａ
の中段に記載した受取人欄２１，差出人欄２２，郵便管
理情報Ｆｍ及び差出年月日２６に関する事項のみが読み
取られる。そして、変換されたイメージデータＤｖはメ
モリ機能２ｍにより一旦記憶される（ステップＳ１
５）。この際、郵便管理情報Ｆｍも同時に読み取られる
ため、郵便管理情報Ｆｍに係わる管理データはイメージ
データＤｖと一緒に送信されることになる。

【００２５】次いで、利用者は一枚目の文書を読取部３
にセットし、同様の読取操作を行う（ステップＳ１
６）。この場合、後述するように文書は規定サイズであ
るＢ５サイズの文書用紙Ｐｄに印字されるため、読取る
範囲はＢ５サイズ以下に限られる。したがって、Ｂ５サ
イズよりも大きいサイズ、一般的にはＢ５サイズ以外の
サイズがセットされた場合には、データ処理機能２ｓに
よる編集処理が行われる（ステップＳ１７）。

【００２６】次に、編集処理について、図３に示すフロ
ーチャートを参照して具体的に説明する。

【００２７】まず、イメージスキャナ本体部３ｓに備え
る位置センサにより、セットされた文書の大きさを検出
する（ステップＳ１７１）。この際、文書の大きさが規
定サイズであるＢ５サイズよりも大きい場合には、ディ
スプレイ３ｄに、Ｂ５サイズに縮小しても良いか否かを
確認する旨の表示が行われる。例えば、「Ｂ５サイズに
縮小しますので、よろしければ確認キーを押して下さ
い。縮小しない場合にはキャンセルキーを押したあと
に、オプション編集処理を選択して下さい。」などの表
示が行われる。そして、利用者が、確認キー（ファンク
ションキー）３ｏｆを押せば、縮小処理が実行される
（ステップＳ１７２，Ｓ１７３，Ｓ１７４）。このよう
な確認ステップを設けた理由は、大きさが重要な図形等
を含む文書が一方的に縮小されてしまう弊害を回避する
ためである。なお、このような文書は比較的少数である
ため、ステップＳ１７３による確認ステップを経ること
なく自動で縮小するようにしてもよい。この場合には、
例えば、後述する文書用紙Ｐｄに「ｎパーセント縮小」
という表示を印字すればよい。

【００２８】他方、文書の大きさが規定サイズであるＢ
５サイズよりも小さい場合には、ディスプレイ３ｄに、
Ｂ５サイズまで拡大することができる旨及び拡大しても
よいか否かを確認する旨の表示が行われる。例えば、
「この文書はＢ５サイズまで拡大することができます。
拡大する場合には確認キーを押して下さい。そのままで
よい場合には続行キーを押して下さい。」などの表示が
行われる。そして、利用者が、確認キー（ファンクショ
ンキー）３ｏｆを押せば、拡大処理が実行される（ステ
ップＳ１７５，Ｓ１７６，Ｓ１７７）。通常、イメージ
スキャナ（ファクシミリ）を介して送信する場合、解像
度はかなり低下してしまうため、小さい文字は受信側で
読みにくくなったり読めなくなる。したがって、文書に
名刺やカード，雑誌の切抜等を添付したい場合には、こ
のような拡大処理が有益である。

【００２９】さらに、前述した文書の大きさがＢ５サイ
ズよりも大きい場合には、オプション編集処理を選択で
きる（ステップＳ１７８，Ｓ１７９）。オプション編集
処理としては、余白処理を実行させ、上下左右の余白及
び（又は）行間の余白を除去したり、分割処理を実行さ
せ、一の文書を複数の文書に分割することができる。こ
れにより、文書の大きさがＢ５サイズよりも大きい場合
であっても、縮小処理することなくＢ５サイズに収める
ことができる。処理方法としては、例えば、ディスプレ
イ３ｄ上に、読取った文書及びＢ５サイズに相当するク
リップ枠を同時に表示し、移動キー３ｏｍ…の操作によ
り当該クリップ枠を移動させて範囲を設定するととも
に、設定した範囲を抜取ることによりｎ枚目とｎ＋１枚
目に分割したり、余白をカットすればよい。なお、この
ようなオプション編集処理は必要に応じて任意に利用で
きる。

【００３０】そして、文書の読み込みによって得られた
イメージデータＤｖは、そのまま又は当該編集処理され
た後、メモリ機能２ｍにより一旦記憶される（ステップ
Ｓ１８）。このように、イメージデータＤｖは編集処理
した後に送信することができるため、利用者が規定サイ
ズよりも大きい文書を持参した場合でも、受信側郵便局
Ｍｒにおいて印字が余白の無い不自然な文面になったり
或いは文面の文字が欠けてしまう等の不具合が解消され
る。また、文書に対する所望の編集処理が可能になるた
め、送信時における利用者の利便性が飛躍的に高められ
る。

【００３１】一方、残り（二枚目以降）の文書において
も同様の操作を繰り返し、全文書が終了したなら、利用
者は送信キーＳｏｔを押せばよい（ステップＳ１９，Ｓ
２０）。これにより、送信処理が行われ、メモリ機能２
ｍに記憶されたイメージデータＤｖは、ファクシミリ部
５から受信側郵便局Ｍｒに送信される（ステップＳ２
１）。この場合、係員は既に入力部４から郵便番号等の
必要事項を入力してあるため、この郵便番号に基づいて
送信する受信側郵便局Ｍｒの電話番号が選択され、オー
トダイヤル機能２ｄによりダイヤル処理される。

【００３２】なお、このような送信処理はイメージデー
タＤｖを一旦管理センタＳｃに送り、管理センタＳｃか
ら受信側郵便局Ｍｒに送信してもよい。このような方法
を採用すれば、電話番号の変更や新設の郵便局に対応す
るデータベースの更新も管理センタＳｃのみで容易に対
応することができるとともに、確実に送信を行うことが
できる。

【００３３】他方、受信側郵便局Ｍｒでは当該イメージ
データＤｖをファクシミリ部７で受信する。そして、受
信したイメージデータＤｖはデータ処理部６に付与され
る。データ処理部６では、図９に示すような封書郵便物
Ｐｏに表示する郵便種別記号３１及び開封線３２等を表
示するデータを、宛名用紙Ｐａの記入事項に係わるイメ
ージデータＤｖに付加するデータ処理を行うとともに、
データ処理されたイメージデータＤｖはメモリ機能によ
り一旦記憶される。このように、イメージデータＤｖに
郵便種別記号３１及び開封線３２等のデータを付加して
おけば、印字する封筒用紙Ｐｅは白紙を利用できる。も
ちろん、予め郵便種別記号３１及び開封線３２等を印刷
した専用紙を用いてもよい。

【００３４】そして、イメージデータＤｖは自動封書作
成装置１０に付与され、封書郵便物Ｐｏが自動で作成さ
れる。以下、作成原理について説明する。

【００３５】まず、給紙部１２の上段にセットされたＡ
４用紙カセット１２ｕからＡ４サイズの封筒用紙Ｐｅが
送り出される。なお、封筒用紙２は白紙である。封筒用
紙Ｐｅは印字部１１に送られ、宛名用紙Ｐａの記入事
項、即ち、受取人欄２１の記入事項，差出人欄２２の記
入事項，郵便管理情報Ｆｍ，差出年月日２６，郵便種別
記号３１及び開封線３２等の封筒の外面に表示される事
項が印字される。そして、印字された封筒用紙Ｐｅは接
着材付着部１３に送られ、後述する所定位置に接着材Ｊ
の付着処理が行われるとともに、さらに用紙折畳部１４
に送られて位置決めされる。

【００３６】次に、給紙部１１の下段にセットされたＢ
５用紙カセット１２ｄからＢ５サイズの文書用紙Ｐｄが
送られ、印字部１１において封筒に入れる文書の印字が
行われる。この際、文書が複数枚のときは対応する枚数
の文書用紙Ｐｄ…が順次送られる。この場合、印字され
た文書用紙Ｐｄ…は接着材付着部１３を素通りし、用紙
折畳部１４に送られることにより、封筒用紙Ｐｅ上に位
置決めされる。

【００３７】即ち、用紙折畳部１４では図１１に示すよ
うに、封筒用紙Ｐｅの裏面Ｐｅｉ上に文書用紙Ｐｄ…が
重ねられ、図１１に示す第一折部Ｋ１と第二折部Ｋ２の
位置で折畳みが行われる。この場合、封筒用紙Ｐｅに対
する文書用紙Ｐｄ…の位置及び第一折部Ｋ１と第二折部
Ｋ２の位置は次のように選定する。

【００３８】まず、第一折部Ｋ１を折返した際には、折
返した封筒用紙Ｐｅ及び文書用紙Ｐｄ…の一端Ｐｅｓ，
Ｐｄｓ…が第二折部Ｋ２に重ならないようにする。さら
に、第二折部Ｋ２を折返した際には、折返した封筒用紙
Ｐｅの他端Ｐｅｔが第一折部Ｋ１を折返した封筒用紙Ｐ
ｅに重なり、かつ折返した文書用紙Ｐｄ…の他端Ｐｄｔ
…が第一折部Ｋ１を折返した封筒用紙Ｐｅの一端Ｐｅｓ
に重ならないようにする。

【００３９】したがって、具体的には、図１１に示すよ
うに、文書用紙Ｐｄ…の長手方向一側を封筒用紙Ｐｅの
一端ＰｅｓからＬ１＝２６ｍｍ程度だけ突出させるとと
もに、封筒用紙Ｐｅの一端Ｐｅｓから第一折部Ｋ１まで
の距離Ｌ２と封筒用紙Ｐｅの他端Ｐｅｔから第二折部Ｋ
２までの距離Ｌ３を、Ｌ２＝Ｌ３＝９０ｍｍ程度に選定
する。また、幅方向は封筒用紙Ｐｅと文書用紙Ｐｄ…の
中央を一致させる。

【００４０】他方、このように折畳んで作成する関係
上、接着材Ｊは第一折部Ｋ１の位置から第二折部Ｋ２側
における封筒用紙Ｐｅの裏面Ｐｅｉに、縁部の近傍に沿
って付着させる。この場合、接着材Ｊを付着させる幅Ｌ
４は５ｍｍ前後に選定するとともに、接着材付着部１３
によって接着材Ｊを付着させる範囲は、図１１に示すよ
うなコの字になる。即ち、封筒用紙Ｐｅの前縁部（他端
Ｐｅｔ）の近傍に幅方向に沿ったライン状の前部接着部
Ｊｆと、この前部接着部Ｊｆの両端から左右縁部の近傍
に沿って第一折部Ｋ１の位置まで接着材を付着させたラ
イン状の左部接着部Ｊｐ及び右部接着部Ｊｑからなる。
また、接着材としては、液状の接着剤や両面接着テープ
等を利用する。

【００４１】よって、用紙折畳部１４では、図１３（図
１２）に示すように、第一折部Ｋ１を折返せば、封筒用
紙Ｐｅの接着が行われるとともに、同時に文書用紙３…
の折畳みも行われる。次いで、図１４（図１２）に示す
ように、第二折部Ｋ２を折返せば、封筒用紙Ｐｅの他の
部分の接着が行われるとともに、同時に文書用紙Ｐｄ…
の折畳みも行われる。

【００４２】図９は最終的に作成された封書郵便物Ｐｏ
を示し、この封書郵便物Ｐｏは封筒用紙Ｐｅから作成さ
れた密閉状の封筒とこの封筒の中に折畳まれて封入され
た文書用紙Ｐｄ…からなる。なお、図９（図１１）中、
２１ｏは印字された受取人欄２１の記入事項，２２ｏは
印字された差出人欄２２の記入事項，Ｆｍｏは印字され
た郵便管理情報，２６ｏは印字された差出年月日をそれ
ぞれ示す。

【００４３】このような自動封書作成装置１０によれ
ば、一枚の封筒用紙Ｐｅからの封筒の作成，文書用紙Ｐ
ｄ…の折畳み，封筒への文書用紙Ｐｄ…の投入，封筒の
封緘が一緒に行われ、最終的に一通の封書郵便物Ｐｏが
作成される。特に、規格サイズであるＡ４サイズの封筒
用紙ＰｅとＢ５サイズの文書用紙Ｐｄ…を選定すること
により、一般的な規格紙をそのまま利用できるため、汎
用性を高めることができる。よって、既製封筒を用いた
場合における封筒供給工程，封筒に入れる文書を折畳む
個別の文書折畳工程，封筒の口を開けて文書を投入する
文書投入工程及び封緘工程等は不要になるとともに、ま
た、封書郵便物Ｐｏに要求される秘密性が最初から封書
郵便物Ｐｏの作成終了時まで確保される。

【００４４】そして、作成された封書郵便物Ｐｏにおけ
る宛名が読み取れない等の事態が配達する段階で発覚し
ても、封書郵便物Ｐｏに印字された郵便管理情報Ｆｍに
基づいて、発信側郵便局Ｍｔにおける対応する宛名用紙
Ｐａ等を速やかに確認することができ、配達の迅速性が
確保されるとともに、郵便事業の確実性及び信頼性が保
証される。

【００４５】他方、このような電子郵便システムＳにお
いて、発信側郵便局Ｍｔから受信側郵便局Ｍｒに郵便が
確実に届いたか否かを管理センタＳｃにより常時管理す
る。この管理方法について、図１に示すフローチャート
を参照して説明する。

【００４６】まず、発信側郵便局Ｍｔでは、送信処理の
際に郵便管理情報Ｆｍが付与されるため、この郵便管理
情報Ｆｍに係わる管理データを、管理センタＳｃのホス
トコンピュータに送信する（ステップＳ１，Ｓ２）。こ
の管理データは発信側郵便局Ｍｔから送信するイメージ
データＤｖを特定するための第一の管理データＤｘとな
る。

【００４７】一方、受信側郵便局Ｍｒでは、受信処理の
際に自動封書作成装置１０によって封書郵便物Ｐｏが自
動で作成されるとともに、作成された封書郵便物Ｐｏの
外面には図９に示す郵便管理情報Ｆｍｏが印字されるた
め、自動封書作成装置１０の備える郵便管理情報リーダ
１５により当該郵便管理情報Ｆｍｏを読取る。そして、
読取った読取データは管理センタＳｃのホストコンピュ
ータに送信する（ステップＳ３，Ｓ４）。この読取デー
タは受信側郵便局Ｍｒで作成した封書郵便物Ｐｏを特定
するための第二の管理データＤｙとなる。

【００４８】管理センタＳｃでは、第一の管理データＤ
ｘと第二の管理データＤｙを監視し、第一の管理データ
Ｄｘを受信した後、予め設定した管理時間Ｔｉ内に、第
一の管理データＤｘに一致する第二の管理データＤｙを
受信すれば、郵便（イメージデータ）が正常に届いたこ
とを意味することから、当該第一の管理データＤｘに対
するクローズ処理を実行、即ち、管理を終了させる（ス
テップＳ５，Ｓ６，Ｓ７）。他方、管理時間Ｔｉ内に、
第一の管理データＤｘに一致する第二の管理データＤｙ
を受信しなければ、郵便が届いていないことを意味する
ことから、不達表示などの異常処理を行う（ステップＳ
５，Ｓ７，Ｓ８）。よって、確認作業等の必要な処理を
迅速に行うことができる。

【００４９】このように、本実施例に係る管理方法を用
いれば、発信側郵便局から受信側郵便局に郵便が届いた
か否かを正確に管理できるため、郵便事業の信頼性を確
保できる。また、管理の自動化を実現できるため、全体
的な経済性，作業性及び迅速性を飛躍的に高めることが
できる。なお、管理センタＳｃと各郵便局Ｍｔ，Ｍｒ間
では、その他、データや指令の授受等に関する各種シス
テム処理が行われるとともに、管理センタＳｃでは各種
データの集計をはじめ、電話番号や郵便料金等の管理を
行い、必要に応じて各郵便局Ｍｔ，Ｍｒにおけるデータ
ベースの更新等を行う。

【００５０】また、実施例では、第一の管理データＤｘ
に、送信側郵便局ＭｔからイメージデータＤｖと一緒に
送信する郵便管理情報Ｆｍに係わる管理データを利用
し、第二の管理データＤｙに、受信側郵便局Ｍｒにおい
て作成した封書郵便物Ｐｏの郵便管理情報Ｆｍｏを読取
った読取データを利用した。したがって、本来、送信側
郵便局Ｍｔと受信側郵便局Ｍｒ間で個々の郵便物の確認
に使用する郵便管理情報をそのまま利用（兼用）でき、
実施の容易化と更なる経済性の向上、加えて二重の管理
体勢の構築による更なる信頼性の向上及び一貫して郵便
管理情報を利用することによる確認作業の容易化を実現
できる。

【００５１】以上、実施例について詳細に説明したが、
本発明はこのような実施例に限定されるものではなく、
細部の構成，手法等において、本発明の要旨を逸脱しな
い範囲で任意に変更，追加，削除できる。

【００５２】例えば、イメージデータの送信手段はファ
クシミリ部を例示したが、いわゆるコンピュータ通信等
を利用してもよい。また、電子郵便システムとは公的郵
便事業のみならず、文書を封書形態で送る類似形態のシ
ステムを全て含む概念である。さらに、送信側郵便局に
おいては郵便局の係員の手を介することなく、全て利用
者の操作により処理できるようにしてもよい。一方、第
一の管理データ及び第二の管理データは郵便管理情報を
利用（兼用）したが、別途専用に設けた管理データを用
いてもよい。なお、第一の管理データ及び第二の管理デ
ータは個々の郵便物を特定できればよく、その態様は問
わないとともに、送信側郵便局における第一の管理デー
タを取り込むタイミング（工程）及び受信側郵便局にお
ける第二の管理データを取り込むタイミング（工程）は
任意に設定できる。

【００５３】

【発明の効果】このように、本発明に係る電子郵便シス
テムの管理方法は、管理センタに対して、発信側郵便局
から送信したイメージデータを特定する第一の管理デー
タ及び受信側郵便局で作成した封書郵便物を特定する第
二の管理データを送信するとともに、管理センタが第一
の管理データを受信した後、予め設定した管理時間内
に、当該第一の管理データに一致する第二の管理データ
を受信したなら当該第一の管理データに対する管理を終
了させ、かつ第一の管理データに一致する第二の管理デ
ータを受信しないなら異常処理を行うようにしたため、
次のような顕著な効果を奏する。

【００５４】 発信側郵便局から受信側郵便局に郵便
が届いたか否かを正確に管理することができるため、郵
便事業の信頼性を確保できる。

【００５５】 管理の自動化を実現できるため、全体
的な経済性，作業性及び迅速性を飛躍的に高めることが
できる。

【００５６】 好適な実施の形態により、第一の管理
データに、送信側郵便局からイメージデータと一緒に送
信する郵便管理情報に係わる管理データを利用し、第二
の管理データに、受信側郵便局において作成した封書郵
便物の郵便管理情報を読取った読取データを利用すれ
ば、本来、送信側郵便局と受信側郵便局間で個々の郵便
物の確認に使用する郵便管理情報をそのまま利用（兼
用）することができ、実施の容易化と更なる経済性の向
上、加えて二重の管理体勢の構築による更なる信頼性の
向上及び一貫して郵便管理情報を利用することによる確
認作業の容易化を実現できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施例に係る管理方法を明示するフローチャ
ート、

【図２】同管理方法を実施する電子郵便システムにおけ
る発信側郵便局の処理手順を示すフローチャート、

【図３】同電子郵便システムにおける編集処理の処理手
順を示すフローチャート、

【図４】同電子郵便システムにおいて使用する宛名用紙
のフォーマット図、

【図５】同電子郵便システムに用いる読取部の外観図、

【図６】同読取部における操作部の拡大図、

【図７】同電子郵便システムの全体概要図、

【図８】同電子郵便システムの発信側郵便局における機
能ブロック図、

【図９】同電子郵便システムで作成される封書郵便物の
印字形態を示す正面図、

【図１０】同電子郵便システムにおける自動封書作成装
置の概略構成図、

【図１１】同自動封書作成装置により封書郵便物を作成
する手順を示す説明図、

【図１２】同封書郵便物を作成する手順を示す他の説明
図、

【図１３】同封書郵便物を作成する手順を示す他の説明
図、

【図１４】同封書郵便物を作成する手順を示す他の説明
図、

【符号の説明】

Ｓ 電子郵便システム Ｓｃ 管理センタ Ｍｔ 発信側郵便局 Ｍｒ 受信側郵便局 Ｐａ 宛名用紙 Ｐｅ 封筒用紙 Ｐｄ 文書用紙 Ｐｏ 封書郵便物 Ｄｖ イメージデータ Ｄｘ 第一の管理データ Ｄｙ 第二の管理データ Ｆｍ 郵便管理情報 Ｆｍｏ 封書郵便物に印字された郵便管理情報

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 発信側郵便局で宛名用紙に記入した宛名
   等の封筒に表示する内容と当該封筒に入れる文書の内容
   を読取ってイメージデータに変換し、このイメージデー
   タを受信側郵便局へ送信するとともに、当該受信側郵便
   局で受信した前記イメージデータに基づいて封筒用紙と
   文書用紙に印字し、かつ印字した封筒用紙と文書用紙か
   ら封書郵便物を自動で作成するに際し、管理センタに対
   して、前記発信側郵便局から送信したイメージデータを
   特定する第一の管理データ及び前記受信側郵便局で作成
   した封書郵便物を特定する第二の管理データを送信する
   とともに、前記管理センタが第一の管理データを受信し
   た後、予め設定した管理時間内に、当該第一の管理デー
   タに一致する第二の管理データを受信したなら当該第一
   の管理データに対する管理を終了させ、かつ前記第一の
   管理データに一致する第二の管理データを受信しないな
   ら異常処理を行うことを特徴とする電子郵便システムの
   管理方法。
2. 【請求項２】 前記管理センタは前記送信側郵便局及び
   前記受信側郵便局に対して相互に通信可能なホストコン
   ピュータを備えることを特徴とする請求項１記載の電子
   郵便システムの管理方法。
3. 【請求項３】 前記第一の管理データは前記送信側郵便
   局からイメージデータと一緒に送信する郵便管理情報に
   係わる管理データであることを特徴とする請求項１記載
   の電子郵便システムの管理方法。
4. 【請求項４】 前記第二の管理データは前記受信側郵便
   局において作成した封書郵便物の郵便管理情報を読取っ
   た読取データであることを特徴とする請求項１記載の電
   子郵便システムの管理方法。