JPH10187508A

JPH10187508A - 電子ファイリング方法及び装置並びに記憶媒体

Info

Publication number: JPH10187508A
Application number: JP8357114A
Authority: JP
Inventors: Kenichi Kazumi; 健一数見
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 1996-12-25
Filing date: 1996-12-25
Publication date: 1998-07-21
Anticipated expiration: 2016-12-25
Also published as: JP4011662B2

Abstract

(57)【要約】【課題】ファイル検索処理の正確性を確保しつつファ
イルの改廃等の処理のレスポンスを向上することができ
る電子ファイリング方法及び装置並びに記憶媒体を提供
する。【解決手段】不要なファイルの文書ＩＤ及びファイル
ＩＤを指定し、該文書ＩＤ及びファイルＩＤに対応する
管理ＩＤを取得して（ステップＳ３０３）、取得した管
理ＩＤのレコードを管理データベース３１から削除する
（ステップＳ３０５）。この時点では上記管理ＩＤはキ
ーワードデータベース３０から削除されない。ファイル
の検索は、管理データベース３１に基づいてなされるの
で、削除された管理ＩＤに対応する属性情報は検索によ
り取得されることはない。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書等のファイル
の記憶（または登録）時に、ファイルの記憶先や分類等
の属性を示す属性情報を管理識別情報（以下「管理Ｉ
Ｄ」という）と共にデータベース化し、この属性情報に
基づいて文書ファイルを検索する電子ファイリング方法
及び装置並びに記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】文書等のファイルを外部記憶媒体等に記
憶する際、ディスク名あるいはボリューム名、パス名、
ディレクトリ等のファイルの記憶先や分類を表す属性情
報と、該属性情報に対応する管理ＩＤにより管理データ
ベースを作成し、ハードディスク等のメモリにこの管理
データベースを格納するようにした電子ファイリング装
置が従来より知られている。この装置ではさらに、ファ
イル中のキーワードを自動的に切り出し、該切り出した
キーワードをファイルの管理ＩＤに対応させたキーワー
ドデータベースを別途作成し、これを用いてあるキーワ
ードを含むファイルの管理ＩＤが容易に判るようにして
いる。ファイルの検索時には、キーワードを手掛かりに
上記キーワードデータベースから管理ＩＤを知り、この
管理ＩＤを基に上記管理データベースから属性情報を取
得する。これにより、所望のファイルを検索することが
できる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の電子ファイリング装置では、記憶されたファイルの
削除、追加、複写等の改廃処理を行うときは、上記管理
データベースはもちろんのこと、上記キーワードデータ
ベースの内容をその都度、直接変更するようにしていた
ため、上記キーワードデータベースのデータ量が大きく
なるとファイルの改廃処理のレスポンスが著しく悪くな
るという問題があった。例えばあるファイル（管理ＩＤ
が「１００」とする）を削除する場合、上記キーワード
データベースに登録された「１００」という管理ＩＤの
すべてを削除する必要がある。１つの管理ＩＤは多数の
キーワードに対応しているのが通常であり、登録数が多
い場合には処理に時間がかかる。これはファイルの追
加、複写の場合も同様である。

【０００４】本発明は、上記従来技術の問題を解決する
ためになされたものであり、その目的は、ファイル検索
処理の正確性を確保しつつファイルの改廃等の処理のレ
スポンスを向上することができる電子ファイリング方法
及び装置並びに記憶媒体を提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明の請求項１の電子ファイリング方法は、キーワ
ードに基づいて属性情報を取得し、該取得した属性情報
に基づいて所望のファイルを、記憶されたファイルの中
から検索する電子ファイリング方法において、ファイル
中に含まれるキーワードと管理識別情報とを対応付けた
第１のデータベースを格納する第１の格納工程と、前記
管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを
対応付けた第２のデータベースを格納する第２の格納工
程と、キーワードを指定し、該指定したキーワードに対
応する管理識別情報を前記第１のデータベースから取得
する管理識別情報取得工程と、該管理識別情報取得工程
において取得した管理識別情報に対応する属性情報を前
記第２のデータベースから取得する属性情報取得工程
と、不要なファイルの管理識別情報を指定する不要管理
識別情報指定工程と、該不要管理識別情報指定工程にお
いて指定された管理識別情報に対応する属性情報の前記
属性情報取得工程における前記第２のデータベースから
の取得を阻止する阻止工程とを含むことを特徴とする。

【０００６】同じ目的を達成するため本発明の請求項２
の電子ファイリング方法は、上記請求項１記載の構成に
おいて、前記阻止工程は、前記不要管理識別情報指定工
程において指定された管理識別情報を前記第２のデータ
ベースから削除する削除工程を含むことを特徴とする。

【０００７】同じ目的を達成するため本発明の請求項３
の電子ファイリング方法は、上記請求項２記載の構成に
おいて、前記不要管理識別情報指定工程において指定さ
れた管理識別情報を登録する不要管理識別情報登録工程
と、該不要管理識別情報登録工程において登録された管
理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括
して削除する不要管理識別情報一括削除工程を含むこと
を特徴とする。

【０００８】同じ目的を達成するため本発明の請求項４
の電子ファイリング方法は、上記請求項２または３記載
の構成において、複写すべきファイルを指定する複写フ
ァイル指定工程と、該複写ファイル指定工程において指
定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に該
新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報
と同一の管理識別情報を対応付けたレコードを作成し、
該作成したレコードを前記第２のデータベースに追加す
る追加工程と、該追加工程において追加されたレコード
の管理識別情報を登録すると共に該管理識別情報の前記
第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する
重複度数記憶工程と、前記不要管理識別情報指定工程に
おいて指定された管理識別情報が前記重複度数記憶工程
において登録された管理識別情報に含まれている場合
は、該管理識別情報の前記重複度数記憶工程において記
憶された重複度数をカウントダウンすると共に、前記不
要管理識別情報指定工程において指定された管理識別情
報の前記阻止工程における前記第２のデータベースから
の削除を禁止する削除禁止工程とを含むことを特徴とす
る。

【０００９】同じ目的を達成するため本発明の請求項５
の電子ファイリング方法は、上記請求項１記載の構成に
おいて、前記阻止工程は、前記不要管理識別情報指定工
程において指定された管理識別情報を登録する不要管理
識別情報登録工程と、前記属性情報取得工程において取
得された属性情報の中から前記不要管理識別情報登録工
程において登録された管理識別情報に対応する属性情報
を除外する属性情報除外工程とを含むことを特徴とす
る。

【００１０】同じ目的を達成するため本発明の請求項６
の電子ファイリング方法は、上記請求項５記載の構成に
おいて、前記不要管理識別情報登録工程において登録さ
れた管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時
に一括して削除する不要管理識別情報一括削除工程を含
むことを特徴とする。

【００１１】同じ目的を達成するため本発明の請求項７
の電子ファイリング方法は、上記請求項５または６記載
の構成において、複写すべきファイルを指定する複写フ
ァイル指定工程と、該複写ファイル指定工程において指
定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に該
新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報
と同一の管理識別情報を対応付けたレコードを作成し、
該作成したレコードを前記第２のデータベースに追加す
る追加工程と、該追加工程において追加されたレコード
の管理識別情報を登録すると共に該管理識別情報の前記
第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する
重複度数記憶工程と、前記不要管理識別情報指定工程に
おいて指定された管理識別情報が前記重複度数記憶工程
において登録された管理識別情報に含まれている場合
は、該管理識別情報の前記重複度数記憶工程において記
憶された重複度数をカウントダウンすると共に、前記不
要管理識別情報指定工程において指定された管理識別情
報の前記不要管理識別情報登録工程における登録を禁止
する記憶禁止工程とを含むことを特徴とする。

【００１２】同じ目的を達成するため本発明の請求項８
の電子ファイリング方法は、上記請求項７記載の構成に
おいて、復元すべきファイルの管理識別情報を指定する
復元ファイル管理識別情報指定工程と、該復元ファイル
管理識別情報指定工程において指定された管理識別情報
が前記重複度数記憶工程において登録された管理識別情
報に含まれているときは、該登録された管理識別情報の
重複度数をカウントアップするカウントアップ工程とを
含むことを特徴とする。

【００１３】同じ目的を達成するため本発明の請求項９
の電子ファイリング方法は、上記請求項７記載の構成に
おいて、復元すべきファイルの管理識別情報を指定する
復元ファイル管理識別情報指定工程と、該復元ファイル
管理識別情報指定工程において指定された管理識別情報
が前記不要管理識別情報登録工程において登録された管
理識別情報に含まれているときは、該登録された管理識
別情報を抹消する抹消工程とを含むことを特徴とする。

【００１４】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
０の電子ファイリング装置は、キーワードに基づいて属
性情報を取得し、該取得した属性情報に基づいて所望の
ファイルを、記憶されたファイルの中から検索する電子
ファイリング装置において、ファイル中に含まれるキー
ワードと管理識別情報とを対応付けた第１のデータベー
スを格納する第１の格納手段と、前記管理識別情報と前
記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けた第２の
データベースを格納する第２の格納手段と、キーワード
を指定し、該指定したキーワードに対応する管理識別情
報を前記第１のデータベースから取得する管理識別情報
取得手段と、該管理識別情報取得手段により取得した管
理識別情報に対応する属性情報を前記第２のデータベー
スから取得する属性情報取得手段と、不要なファイルの
管理識別情報を指定する不要管理識別情報指定手段と、
該不要管理識別情報指定手段により指定された管理識別
情報に対応する属性情報の前記属性情報取得手段におけ
る前記第２のデータベースからの取得を阻止する阻止手
段とを備えたことを特徴とする。

【００１５】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
１の電子ファイリング装置は、上記請求項１０記載の構
成において、前記阻止手段は、前記不要管理識別情報指
定手段により指定された管理識別情報を前記第２のデー
タベースから削除する削除手段を備えたことを特徴とす
る。

【００１６】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
２の電子ファイリング装置は、上記請求項１１記載の構
成において、前記不要管理識別情報指定手段により指定
された管理識別情報を登録する不要管理識別情報登録手
段と、該不要管理識別情報登録手段により登録された管
理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括
して削除する不要管理識別情報一括削除手段を備えたこ
とを特徴とする。

【００１７】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
３の電子ファイリング装置は、上記請求項１１または１
２記載の構成において、複写すべきファイルを指定する
複写ファイル指定手段と、該複写ファイル指定手段によ
り指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共
に該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別
情報と同一の管理識別情報を対応付けたレコードを作成
し、該作成したレコードを前記第２のデータベースに追
加する追加手段と、該追加手段により追加されたレコー
ドの管理識別情報を登録すると共に該管理識別情報の前
記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶す
る重複度数記憶手段と、前記不要管理識別情報指定手段
により指定された管理識別情報が前記重複度数記憶手段
により登録された管理識別情報に含まれている場合は、
該管理識別情報の前記重複度数記憶手段により記憶され
た重複度数をカウントダウンすると共に、前記不要管理
識別情報指定手段により指定された管理識別情報の前記
阻止手段における前記第２のデータベースからの削除を
禁止する削除禁止手段とを備えたことを特徴とする。

【００１８】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
４の電子ファイリング装置は、上記請求項１０記載の構
成において、前記阻止手段は、前記不要管理識別情報指
定手段により指定された管理識別情報を登録する不要管
理識別情報登録手段と、前記属性情報取得手段により取
得された属性情報の中から前記不要管理識別情報登録手
段により登録された管理識別情報に対応する属性情報を
除外する属性情報除外手段とを備えたことを特徴とす
る。

【００１９】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
５の電子ファイリング装置は、上記請求項１４記載の構
成において、前記不要管理識別情報登録手段により登録
された管理識別情報を前記第１のデータベースから所定
時に一括して削除する不要管理識別情報一括削除手段を
備えたことを特徴とする。

【００２０】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
６の電子ファイリング装置は、上記請求項１４または１
５記載の構成において、複写すべきファイルを指定する
複写ファイル指定手段と、該複写ファイル指定手段によ
り指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共
に該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別
情報と同一の管理識別情報を対応付けたレコードを作成
し、該作成したレコードを前記第２のデータベースに追
加する追加手段と、該追加手段により追加されたレコー
ドの管理識別情報を登録すると共に該管理識別情報の前
記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶す
る重複度数記憶手段と、前記不要管理識別情報指定手段
により指定された管理識別情報が前記重複度数記憶手段
により登録された管理識別情報に含まれている場合は、
該管理識別情報の前記重複度数記憶手段により記憶され
た重複度数をカウントダウンすると共に、前記不要管理
識別情報指定手段により指定された管理識別情報の前記
不要管理識別情報登録手段における登録を禁止する記憶
禁止手段とを備えたことを特徴とする。

【００２１】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
７の電子ファイリング装置は、上記請求項１６記載の構
成において、復元すべきファイルの管理識別情報を指定
する復元ファイル管理識別情報指定手段と、該復元ファ
イル管理識別情報指定手段により指定された管理識別情
報が前記重複度数記憶手段により登録された管理識別情
報に含まれているときは、該登録された管理識別情報の
重複度数をカウントアップするカウントアップ手段とを
備えたことを特徴とする。

【００２２】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
８の電子ファイリング装置は、上記請求項１６記載の構
成において、復元すべきファイルの管理識別情報を指定
する復元ファイル管理識別情報指定手段と、該復元ファ
イル管理識別情報指定手段により指定された管理識別情
報が前記不要管理識別情報登録手段により登録された管
理識別情報に含まれているときは、該登録された管理識
別情報を抹消する抹消手段とを備えたことを特徴とす
る。

【００２３】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
９の記憶媒体は、キーワードに基づいて属性情報を取得
し、該取得した属性情報に基づいて所望のファイルを、
記憶されたファイルの中から検索する電子ファイリング
装置を制御するプログラムを格納する記憶媒体におい
て、ファイル中に含まれるキーワードと管理識別情報と
を対応付けた第１のデータベースを格納する第１の格納
モジュールと、前記管理識別情報と前記ファイルの属性
を示す属性情報とを対応付けた第２のデータベースを格
納する第２の格納モジュールと、キーワードを指定し、
該指定したキーワードに対応する管理識別情報を前記第
１のデータベースから取得する管理識別情報取得モジュ
ールと、該管理識別情報取得モジュールにより取得した
管理識別情報に対応する属性情報を前記第２のデータベ
ースから取得する属性情報取得モジュールと、不要なフ
ァイルの管理識別情報を指定する不要管理識別情報指定
モジュールと、該不要管理識別情報指定モジュールによ
り指定された管理識別情報に対応する属性情報の前記属
性情報取得モジュールにおける前記第２のデータベース
からの取得を阻止する阻止モジュールとを有するプログ
ラムを格納したことを特徴とする。

【００２４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。

【００２５】（実施の第１形態）図１は、本発明の実施
の第１形態に係る電子ファイリング装置の全体構成を示
すブロック図である。

【００２６】本電子ファイリング装置は、ＣＰＵ１、Ｒ
ＯＭ２、ＲＡＭ３、単漢字辞書部４、かな漢字辞書部
５、外部記憶装置７、キーボードバッファ８、文書バッ
ファ１０、カーソルレジスタ１２及びビデオバッファ１
３がコントロールバス１６、データバス１７及びアドレ
スバス１８で互いに接続されて構成されている。また、
キーボードバッファ８にはキーボード９が接続され、文
書バッファ１０にはデータベースバッファ１１が接続さ
れている。さらに、ビデオバッファ１３にはＤ／Ａコン
バータ（ＲＡＭＤＡＣ）１４を介してＣＲＴ（ディスプ
レイ）１５が接続されている。

【００２７】本電子ファイリング装置には、コントロー
ルバス１６、データバス１７及びアドレスバス１８を介
して外部コンピュータの格納部６（第１、第２の格納手
段）が接続されている。

【００２８】ＣＰＵ１は、電子ファイリング処理のため
の各種演算、論理判断等を実行し、本電子ファイリング
装置の構成要素の動作を制御する。その際、ＣＰＵ１
は、制御対象となる各構成要素にコントロールバス信号
をコントロールバス１６を介して送信する。また、ＣＰ
Ｕ１は、ＣＰＵ１のメモリ内における各構成要素の対応
アドレスを指定するための信号をアドレスバス１８を介
して各構成要素に送信する。データバス１７は、各構成
要素相互のデータの送受信に用いられる。

【００２９】ＲＯＭ２は、読み出し専用の固定メモリで
あり、ＣＰＵ１が実行するための制御プログラムを格納
している。ＲＡＭ３は、ランダムアクセスが可能なメモ
リである。単漢字辞書部４は、漢字を入力する際に部
首、画数、単漢字を指定するのに用いられる。かな漢字
辞書部５は、かな漢字変換を行う際に用いられる。

【００３０】外部記憶装置７は、フロッピディスクを挿
入可能なように構成されており、文書データ等のファイ
ルをフロッピディスクに記憶させる。キーボード９は、
ユーザが各種指示を入力するのに用いられる。キーボー
ドバッファ８は、キーボード９から送信されるスキャン
コードを一時的に蓄えるためのメモリである。文書バッ
ファ１０は、ファイル登録処理においてテキストデータ
を一時的に蓄えル。データベースバッファ１１は、ファ
イル登録処理において各種データベースを一時的に蓄え
るほか、ファイル検索処理で取得された管理ＩＤ及び属
性情報を保存する。

【００３１】カーソルレジスタ１２は、ＣＲＴ１５の表
示画面におけるカーソルのアドレスを保持し、その内容
はＣＰＵ１によって読み書きされる。ビデオバッファ１
３は、文書バッファ１０内の文字コードがビット展開さ
れることにより得られるＣＲＴ１５の一画面分の画素デ
ータを蓄える。Ｄ／Ａコンバータ１４は、ビデオバッフ
ァ１３に蓄えられたデジタル符号の画素データをアナロ
グデータに変換する。ＣＲＴ１５はこのアナログデータ
に変換された画素データを可視表示する。またＣＲＴ１
５は、カーソルレジスタ１２からカーソルのアドレスを
入力し、これに対応する位置にカーソルを表示する。

【００３２】格納部６は、本電子ファイリング装置と通
信可能な外部コンピュータに備えられ、ハードディスク
等で構成される。格納部６は、後述する各種データベー
スをデータベースフォーマットで格納すると共に、必要
に応じてＲＡＭ３にデータベースを送信する。なお、格
納部６には、本電子ファイリング装置と同様の構成の装
置が複数接続されていてもよく、その場合には、格納部
６がいわゆるサーバ、本電子ファイリング装置等がいわ
ゆるクライアントという関係になる。

【００３３】かかる構成において、ファイルの登録、削
除、複写等のファイリング処理時は、キーボード９から
の指示により、インタラプト信号がキーボードバッファ
８からＣＰＵ１に送信され、ＣＰＵ１はＲＯＭ２内の各
種制御信号を読み出し、これらの制御信号に従って各種
の制御を実行する。

【００３４】図２は、本実施の第１形態に係る電子ファ
イリング装置における格納部６に格納されるデータベー
スを示す概念図である。

【００３５】本実施の第１形態で用いるデータベースに
は、同図（ａ）に示すキーワードデータベース３０（第
１のデータベース）、同図（ｂ）に示す管理データベー
ス３１（第２のデータベース）、同図（ｃ）に示す不要
管理ＩＤデータ３２、同図（ｄ）に示す欠番管理ＩＤデ
ータ３３がある。

【００３６】キーワードデータベース３０は、公知の手
法によりファイル中から自動的に切り出したキーワード
をデータベース化したものであり、キーワードと管理Ｉ
Ｄのリストによるインデックスである。管理ＩＤは、登
録したファイルを特定するための情報であり、ファイル
登録時に各ファイルに付与される。キーワードデータベ
ース３０では、同図（ａ）に示すように、各キーワード
（「キャノン」等）を含むファイルの管理ＩＤが全て
（Ｎｏ７、１００、３０５、１９４２等）が対応するよ
うに、同一レコードに記憶されている。キーワードデー
タベース３０はファイル登録時に作成され、ファイル検
索時にはキーワードから管理ＩＤを得るために用いられ
る。また管理ＩＤの削除は、後述するキーワードデータ
ベースクリーニング処理により行われる。

【００３７】管理データベース３１は、管理ＩＤに対
し、文書ＩＤ、ファイルＩＤ、ファイル名等の属性情報
をデータベース化したものである。管理データベース３
１では、例えば管理ＩＤ「２」に対し、文書ＩＤが「８
８」、ファイルＩＤが「１」等というように同一レコー
ドにおいて対応している。この管理データベース３１
は、ファイルの登録時に作成され、ファイルの検索時に
は管理ＩＤから属性情報を得るために用いられる。また
管理データベース３１内の各レコードは、後述するファ
イル削除処理により削除される。

【００３８】不要管理ＩＤデータ３２には、後述するフ
ァイル削除処理で指定された不要な管理ＩＤが登録され
（詳細は後述する）、不要管理ＩＤデータ３２は格納部
６内に記憶される。

【００３９】欠番管理ＩＤデータ３３には、後述するキ
ーワードデータベースクリーニング処理で削除された管
理ＩＤが登録され（詳細は後述する）、欠番管理ＩＤデ
ータ３３は格納部６内に記憶される。

【００４０】図３は、本実施の第１形態に係る電子ファ
イリング装置によるファイル削除処理のフローチャート
である。本処理はＣＰＵ１により実行される。

【００４１】まず、削除すべき不要なファイルの文書Ｉ
Ｄ及びファイルＩＤをキーボード９にて指定し（ステッ
プＳ３０１）、指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤが管
理データベース３１に含まれているか否を判別する（ス
テップＳ３０２）。その判別の結果、指定した文書ＩＤ
及びファイルＩＤが管理データベース３１に含まれてい
ない場合は直ちに本処理を終了する一方、指定した文書
ＩＤ及びファイルＩＤが管理データベース３１に含まれ
ている場合は、該指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤに
対応する管理ＩＤを管理データベース３１から取得し
（ステップＳ３０３）、該取得した管理ＩＤに対応する
レコード（管理ＩＤ及び属性情報）を管理データベース
３１から削除して（ステップＳ３０４）、上記取得した
管理ＩＤを不要管理ＩＤデータ３２に登録し（ステップ
Ｓ３０５）、本処理を終了する。

【００４２】例えば図２に示す状態を初期状態として、
文書ＩＤを「９０」、ファイルＩＤを「２」と指定して
本処理を実行した場合は、図２（ｂ）に示す管理データ
ベース３１から管理ＩＤ「１００」のレコードが削除さ
れることにより、管理データベース３１は図４（ｂ）に
示すような状態になる。また、不要管理ＩＤデータ３２
については、図２（ｃ）では未登録であった管理ＩＤ
「１００」が、図４（ｃ）に示すように新たに登録され
る。なお、キーワードデータベース３０については何ら
変更されないため、本処理の負荷は非常に小さくて済む
という利点がある。また、欠番管理ＩＤデータ３３は変
更されていない。

【００４３】図３の処理によれば、不要なファイルの管
理ＩＤ及び属性情報から成るレコードが管理データベー
ス３１から削除されると共に、そのファイルの管理ＩＤ
が不要管理ＩＤデータ３２に登録される。

【００４４】図５は、本実施の第１形態に係る電子ファ
イリング装置によるファイル検索処理のフローチャート
である。本処理はＣＰＵ１により実行される。

【００４５】まずキーワードをキーボード９にて指定し
（ステップＳ５０１）、該指定したキーワードがキーワ
ードデータベース３０に登録されているか否を判別する
（ステップＳ５０２）。その判別の結果、指定したキー
ワードがキーワードデータベース３０に登録されていな
い場合は直ちに本処理を終了する一方、指定したキーワ
ードがキーワードデータベース３０に登録されている場
合は、指定したキーワードに対応する管理ＩＤをキーワ
ードデータベース３０から取得し（ステップＳ５０
３）、後述する図６の属性情報取得処理により、上記取
得した管理ＩＤに対応する文書ＩＤ、ファイルＩＤ及び
ファイル名を管理データベース３１から取得して（ステ
ップＳ５０４）、本処理を終了する。

【００４６】図６は、上述した図５のステップＳ５０４
で実行される属性情報取得処理のフローチャートであ
る。

【００４７】まず、図５のステップＳ５０３で取得され
た管理ＩＤが管理データベース３１に登録されているか
否かを判別し（ステップＳ６０１）、その判別の結果、
取得された管理ＩＤが管理データベース３１に登録され
ていない場合は直ちにステップＳ６０３に進む。これに
より、不要なファイルの管理ＩＤがキーワードデータベ
ース３０に残存している状態であっても、管理データベ
ース３１から削除されていれば、その不要なファイルの
属性情報が検索結果として取得されることを回避するこ
とができる。

【００４８】一方、前記ステップＳ６０１の判別の結
果、取得された管理ＩＤが管理データベース３１に登録
されている場合は、該取得された管理ＩＤに対応する属
性情報（文書ＩＤ、ファイルＩＤ及びファイル名）を取
得すると共に、これらをデータベースバッファ１１内に
保存して（ステップＳ６０２）、ステップＳ６０３に進
む。

【００４９】ステップＳ６０３では、上記取得された管
理ＩＤの全てついて処理が終了したか否かを判別し、全
てついて処理が終了していない場合は前記ステップＳ６
０１へ戻る一方、上記取得された管理ＩＤの全てついて
処理が終了した場合は本処理を終了する。

【００５０】図５及び図６の処理によれば、指定したキ
ーワードを含むファイルの管理ＩＤが管理データベース
３１に登録されている場合には、そのファイルの属性情
報が取得される。

【００５１】図７は、本実施の第１形態に係る電子ファ
イリング装置によるキーワードデータベースクリーニン
グ処理のフローチャートである。本処理はＣＰＵ１によ
り所定時（例えばシステムの立ち上げ時、終了時、また
はユーザによる任意の指示時等）毎に実行される。

【００５２】まず、不要管理ＩＤデータ３２に何らかの
管理ＩＤが登録されているか否かを判別し（ステップＳ
７０１）、管理ＩＤが何ら登録されていない場合は直ち
に本処理を終了する一方、不要管理ＩＤデータ３２に何
らかの管理ＩＤが登録されている場合は、当該登録され
ている管理ＩＤを不要管理ＩＤデータ３２から削除し
（ステップＳ７０２）、該削除した管理ＩＤと同一の管
理ＩＤを、キーワードデータベース３０の先頭のインデ
ックスレコードから最後のインデックスレコードについ
て全て削除して（ステップＳ７０３）、該管理ＩＤを欠
番管理ＩＤデータ３３に登録し（ステップＳ７０４）、
前記ステップＳ７０１に戻る。なお、欠番管理ＩＤデー
タ３３に登録された管理ＩＤは、後に再利用することが
できる。

【００５３】本処理を、例えば図４に示す状態を初期状
態として実行した場合は、図８に示す状態になる。すな
わち、不要管理ＩＤデータ３２に登録されている管理Ｉ
Ｄ「１００」が不要管理ＩＤデータ３２から削除される
と共に、キーワードデータベース３０からも順々に削除
される。不要管理ＩＤデータ３２は管理ＩＤ「１００」
が削除されることにより、管理ＩＤの登録がない状態
（図８（ｃ））となり、キーワードデータベース３０は
図８（ａ）に示す状態となる。また、欠番管理ＩＤデー
タ３３は未登録状態（図４（ｄ））から管理ＩＤ「１０
０」が登録された状態（図８（ｄ））となる。なお、管
理データベース３１は変更されていない。

【００５４】図７の処理によれば、不要なファイルの管
理ＩＤがキーワードデータベース３０から削除され、管
理データベース３１及び不要管理ＩＤデータ３２による
表される管理ＩＤの改廃状況とキーワードデータベース
３０内における管理ＩＤの実際の改廃状況との整合を図
ることができる。

【００５５】本実施の第１形態によれば、不要なファイ
ルのレコードは、図３のファイル削除処理により管理デ
ータベース３１から削除され、図５及び図６のファイル
検索処理は管理データベース３１に基づいて行われるの
で、図７のキーワードデータベースクリーニング処理を
していない状態であっても、不要なファイルの属性情報
は図５及び図６のファイル検索処理の際に取得されるこ
とがない。すなわち検索が阻止される。従って、不要な
ファイルの管理ＩＤをキーワードデータベース３０内か
ら実際に削除する処理（図７）をその都度行わなくて
も、ファイル検索処理に際してはそのファイルが削除さ
れたものとして処理される。さらに、不要なファイルは
キーワードデータベース３０から所定時に一括して削除
するようにしたので、ファイル削除処理の負荷を適当な
時に吸収することができる。よって、ファイル削除処理
のレスポンスを向上することができる。その効果はキー
ワードデータベース３０のデータ量が大きくなるほど大
きい。

【００５６】また、ファイル検索処理ではキーワードデ
ータベース３０をアクセスしないので、ファイル検索処
理自体のレスポンスを向上することができる。

【００５７】また、不要なファイルをキーワードデータ
ベース３０から所定時に一括して削除することにより、
キーワードデータベース３０と管理データベース３１と
の整合を任意に採ることができる。しかも、両者の整合
がとれていないときであっても、上述したようにファイ
ル検索結果に影響を与えることがないので、キーワード
データベース３０内の不要ファイルの一括削除の処理
は、適当な時に行えばよい。

【００５８】なお、図７のキーワードデータベースクリ
ーニング処理の際に、他の手段により不要なファイルの
管理ＩＤを特定することができれば、不要管理ＩＤデー
タ３２は必ずしも設けなくてもよい。

【００５９】（実施の第２形態）以下に、本発明の実施
の第２形態に係る電子ファイリング装置を説明する。本
実施の第２形態に係る電子ファイリング装置は、実施の
第１形態に係る電子ファイリング装置とその構成が同一
であり、図１の通りである。従って、実施の第１形態と
同一の構成要素には同一の符号を用いる。本実施の第２
形態では、実施の第１形態に対してファイル複写処理が
行えるようにすると共に、これに伴いファイル削除処理
の一部を変更した。従って、ファイル複写処理について
は図９を新たに用い、ファイル削除処理については図３
に替え図１１を用いて、本実施の第２形態を説明する。

【００６０】図９は、本発明の実施の第２形態に係る電
子ファイリング装置によるファイル複写処理のフローチ
ャートである。本処理はＣＰＵ１により実行される。

【００６１】まず、複写すべきファイルの文書ＩＤ及び
ファイルＩＤを指定し（ステップＳ９０１）、指定した
文書ＩＤ及びファイルＩＤが管理データベース３１に登
録されているか否かを判別する（ステップＳ９０２）。
その判別の結果、指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤが
管理データベース３１に登録されていない場合は直ちに
本処理を終了する一方、指定した文書ＩＤ及びファイル
ＩＤが管理データベース３１に登録されている場合は、
指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤに対応する管理ＩＤ
を管理データベース３１から取得し（ステップＳ９０
３）、該取得した管理ＩＤに新規の文書ＩＤ、ファイル
ＩＤ及びファイル名等の属性情報を割り振ったレコード
を新規に作成し、この新規のレコードを管理データベー
ス３１に追加登録する（ステップＳ９０４）。ここで、
同一の管理ＩＤを用いるのは、ファイルの内容は複写前
後で変更されないからである。

【００６２】次いで、重複管理ＩＤデータ３４の上記管
理ＩＤについての登録の重複度数をカウントアップして
（ステップＳ９０５）、本処理を終了する。ここで、重
複管理ＩＤデータ３４は、本実施の第２形態において用
いる情報であって、図１０（ｅ）に示すように、管理デ
ータベース３１に重複して登録された管理ＩＤとその登
録数を記憶した情報であり、格納部６に格納されてい
る。なお、管理ＩＤは、その重複登録がない、すなわち
重複度数が「１」のときは、重複管理ＩＤデータ３４に
登録されず、重複度数が「２」以上になったときに新規
に登録される。従って、前記ステップＳ９０５では、複
写前のレコードの登録数が「１」であったときは管理Ｉ
Ｄが新規に登録され、複写前のレコードの登録数が
「２」以上であったときは、当該管理ＩＤの重複度数が
「１」だけカウントアップされる。

【００６３】本処理を、例えば図２に示す状態を初期状
態として、文書ＩＤを「９０」、ファイルＩＤを「２」
と指定して実行した場合には、図１０に示す状態とな
る。すなわち、図２（ｂ）に示す管理データベース３１
には、管理ＩＤ「１００」に新たな文書ＩＤ「１００
０」及びファイルＩＤ「１」が割り振られたレコードが
追加され、管理ＩＤ「１００」のレコードが２つになる
（図１０（ｂ））。また、重複管理ＩＤデータ３４に
は、管理ＩＤ「１００」が新規に登録され、その重複度
数は「２」とされる（図１０（ｅ））。なお、キーワー
ドデータベース３０、不要管理ＩＤデータ３２及び欠番
管理ＩＤデータ３３には変動がない。

【００６４】本処理によれば、キーワードデータベース
３０内のデータを改廃することなく、所望のファイルを
複写することができる。ファイル検索処理は、管理デー
タベース３１に基づいてなされるので、キーワードデー
タベース３０と管理データベース３１との整合が採れて
いなくても、検索結果に影響を与えることがない。

【００６５】図１１は、本実施の第２形態に係る電子フ
ァイリング装置によるファイル削除処理のフローチャー
トである。本処理はＣＰＵ１により実行される。

【００６６】まず、ステップＳ１１０１〜ステップＳ１
１０４では、図３のステップＳ３０１〜ステップＳ３０
４と同様の処理を実行する。

【００６７】ステップＳ１１０５では、前記ステップＳ
１１０３で取得した管理ＩＤ（不要なファイルの管理Ｉ
Ｄ）が重複管理ＩＤデータ３４に登録されているか否か
を判別し、その判別の結果、上記取得した管理ＩＤが重
複管理ＩＤデータ３４に登録されている場合は、当該管
理ＩＤの重複度数をカウントダウンして（ステップＳ１
１０７）、本処理を終了する。このように処理すること
で、当該管理ＩＤの不要管理ＩＤデータ３２への登録も
禁止されることになる。ここで、当該管理ＩＤの重複度
数がカウントダウンにより「１」になった場合は、当該
管理ＩＤの登録自体を重複管理ＩＤデータ３４から抹消
する。

【００６８】一方、前記ステップＳ１１０５の判別の結
果、上記取得した管理ＩＤが重複管理ＩＤデータ３４に
登録されていない場合は、ステップＳ１１０６で図３の
ステップＳ３０５と同様の処理を実行し、本処理を終了
する。すなわち、削除すべきファイルが重複登録されて
いないときは、管理ＩＤの管理データベース３１からの
削除及び不要管理ＩＤデータ３２への登録が通常通りな
される。

【００６９】本実施の第２形態によれば、ファイルの複
写処理では、同一内容のファイルに同一管理ＩＤを用い
て管理データベース３１内においてレコードを追加する
だけで処理が完了し、キーワードデータベース３０をア
クセスしないので、ファイル複写処理のレスポンスを向
上することができる。

【００７０】また、重複して登録された管理ＩＤの属性
情報は、ファイル検索処理において全て取得されるの
で、検索結果の正確性を確保することができる。

【００７１】また、ファイル削除処理では、削除すべき
ファイルが重複登録されていないときは実施の第１形態
と同様の処理がなされ、削除すべきファイルが重複登録
されているときは重複度数のカウントダウンを行うのみ
で足りるので、実施の第１形態におけるファイル削除処
理のレスポンス向上の効果を維持しつつ、ファイルの複
写が可能となる。

【００７２】（実施の第３形態）以下に、本発明の実施
の第３形態に係る電子ファイリング装置を説明する。本
実施の第３形態に係る電子ファイリング装置は、実施の
第１形態に係る電子ファイリング装置とその構成が同一
であり、図１の通りである。従って、実施の第１形態と
同一の構成要素には同一の符号を用いる。本実施の第３
形態では、実施の第１形態に対してファイル削除処理の
一部及びファイル検索処理の一部が異なる。また、本実
施の第３形態では、ファイルの復元処理を新たに加え
た。従って、ファイルの復元処理については図１４を新
たに用い、ファイル削除処理については図３に替え図１
２を用い、ファイル検索処理については図５に替え図１
３を用いて、本実施の第３形態を説明する。

【００７３】図１２は、本実施の第３形態に係る電子フ
ァイリング装置によるファイル削除処理のフローチャー
トである。本処理はＣＰＵ１により実行される。

【００７４】まず、ステップＳ１２０１、ステップＳ１
２０２では、図３のステップＳ３０１、ステップＳ３０
２と同様の処理を実行する。

【００７５】次いでステップＳ１２０３では、図３のス
テップＳ３０５と同様の処理を実行し、本処理を終了す
る。

【００７６】すなわち、本処理では、不要なファイルの
管理ＩＤは、実施の第１形態と同様に不要管理ＩＤデー
タ３２に登録されるが、不要ファイルのレコードは管理
データベース３１から削除されずに残る。

【００７７】図１３は、本実施の第３形態に係る電子フ
ァイリング装置によるファイル検索処理のフローチャー
トである。本処理はＣＰＵ１により実行される。

【００７８】まず、ステップＳ１３０１〜ステップＳ１
３０３では、図５のステップＳ５０１〜ステップＳ５０
３と同様の処理を実行する。

【００７９】次いで、ステップＳ１３０４では、前記ス
テップＳ１３０３で取得した管理ＩＤが不要管理ＩＤデ
ータ３２に登録されているか否かを判別し、その判別の
結果、上記取得した管理ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２
に登録されている場合は、当該管理ＩＤを検索結果から
除外し（ステップＳ１３０５）、ステップＳ１３０６に
進む。すなわち、当該管理ＩＤは検索されず当該管理Ｉ
Ｄに対応する属性情報は取得しなかったこととして後の
処理を行う。これにより、不要なファイルの管理ＩＤが
管理データベース３１に残存していても、ファイル検索
処理においてその不要なファイルの属性情報が取得され
ることを回避することができる。

【００８０】一方、前記ステップＳ１３０４の判別の結
果、上記取得した管理ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２に
登録されていない場合は、直ちに前記ステップＳ１３０
６に進む。

【００８１】ステップＳ１３０６では、図５のステップ
Ｓ５０４と同様の処理を実行して、本処理を終了する。

【００８２】図１４は、本実施の第３形態に係る電子フ
ァイリング装置によるファイル復元処理のフローチャー
トである。本処理はＣＰＵ１により実行される。

【００８３】まず、復元すべきファイルの管理ＩＤを指
定し（ステップＳ１４０１）、指定した管理ＩＤが重複
管理ＩＤデータ３４に登録されているか否かを判別する
（ステップＳ１４０２）。その判別の結果、上記指定し
た管理ＩＤが重複管理ＩＤデータ３４に登録されている
場合はステップＳ１４０３に進み、当該管理ＩＤの重複
度数をカウントアップする。これにより、重複度数が
「３」以上の状態から削除されたファイルのレコード
が、検索処理上復元される。すなわち削除前の状態荷戻
る。

【００８４】次いで、指定した管理ＩＤのすべてに対し
て処理を行ったか否かを判別し（ステップＳ１４０
７）、その判別の結果、未処理の管理ＩＤがある場合は
前記ステップＳ１４０１に戻る一方、指定した管理ＩＤ
のすべてに対して処理を行った場合は、本処理を終了す
る。

【００８５】前記ステップＳ１４０２の判別の結果、上
記指定した管理ＩＤが重複管理ＩＤデータ３４に登録さ
れていない場合は、上記指定した管理ＩＤが不要管理Ｉ
Ｄデータ３２に登録されているか否かを判別する（ステ
ップＳ１４０４）。その判別の結果、上記指定した管理
ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２に登録されている場合
は、当該管理ＩＤを不要管理ＩＤデータ３２から抹消し
（ステップＳ１４０５）、前記ステップＳ１４０７に進
む。これにより、重複登録されていない状態で不要とし
て一旦削除されたファイルのレコードが検索処理上復元
される。一方、上記指定した管理ＩＤが不要管理ＩＤデ
ータ３２に登録されていない場合は、上記指定した管理
ＩＤを重複管理ＩＤデータ３４に新規に登録すると共に
その重複度数を「２」として（ステップＳ１４０６）、
ステップＳ１４０７に進む。これにより、重複登録され
ていない状態（重複度数が「１」）の状態で削除された
ファイルのレコードが検索処理上復元される。

【００８６】本処理により、削除されたファイルを任意
に且つ容易に復元することができる。

【００８７】本実施の第３形態によれば、ファイル削除
処理では、不要管理ＩＤデータ３２に削除すべきファイ
ルの管理ＩＤを登録するのみで足り、キーワードデータ
ベース３０及び管理データベース３１にアクセスする必
要がないので、ファイル削除処理のレスポンスを一層向
上することができる。

【００８８】また、ファイル検索処理では、管理データ
ベース３１内に不要なファイルのレコードが残存してい
るために該レコードが一旦取得されるが、後の処理で検
索結果から除外されるので、結果的に検索の正確性に影
響を与えず、ファイル検索処理について実施の第１形態
と同様の効果を得ることができる。

【００８９】また、不要なファイルのレコードは管理デ
ータベース３１から実際に削除されずに残るため、ファ
イルの復元が容易に行うことができる。さらに、そのフ
ァイルの登録の重複状態に応じて、削除前の状態に適切
に復帰させることができる。

【００９０】なお、本実施の第３形態では、キーワード
データベースクリーニング処理において、管理データベ
ース３１内に残存した不要なファイルの管理ＩＤも一括
削除するように構成することが好ましい。これにより、
キーワードデータベース３０と管理データベース３１と
の整合を常に維持することができる。

【００９１】なお、本実施の第３形態に、実施の第２形
態のファイル複写処理を結合してもよい。

【００９２】なお、本発明を達成するためのソフトウェ
アによって表される制御プログラムを格納したフロッピ
ディスク（ＦＤ）等のメモリを、本発明の電子ファイリ
ング装置における外部記憶装置７を介して読み出すこと
によっても、同様の効果を奏することができる。

【００９３】以下に、本発明の電子ファイリング装置に
用いることが可能な記憶媒体を図１５を用いて説明す
る。

【００９４】キーワードに基づいて属性情報を取得し、
該取得した属性情報に基づいて所望のファイルを、記憶
されたファイルの中から検索する電子ファイリング装置
を制御するためのプログラムを格納する記憶媒体には、
図１５に示すように、「第１の格納モジュール」、「第
２の格納モジュール」、「管理識別情報取得モジュー
ル」、「属性情報取得モジュール」、「不要管理識別情
報指定モジュール」、「阻止モジュール」の各モジュー
ルのプログラムを格納すればよい。

【００９５】ここで、「第１の格納モジュール」は、フ
ァイル中に含まれるキーワードと管理識別情報（管理Ｉ
Ｄ）とを対応付けた第１のデータベース（キーワードデ
ータベース３０）を格納するためのモジュールである。

【００９６】「第２の格納モジュール」は、前記管理識
別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付
けた第２のデータベース（管理データベース３１）を格
納するためのモジュールである。

【００９７】「管理識別情報取得モジュール」は、キー
ワードを指定し、該指定したキーワードに対応する管理
識別情報を前記第１のデータベースから取得するための
モジュールである。

【００９８】「属性情報取得モジュール」は、前記管理
識別情報取得モジュールにより取得した管理識別情報に
対応する属性情報を前記第２のデータベースから取得す
るためのモジュールである。「不要管理識別情報指定モ
ジュール」は、不要なファイルの管理識別情報を指定す
るためのモジュールである。「阻止モジュール」は、前
記不要管理識別情報指定モジュールにおいて指定された
管理識別情報に対応する属性情報の前記属性情報取得モ
ジュールによる前記第２のデータベースからの取得を阻
止するためのモジュールである。

【００９９】ここで、「阻止モジュール」は、前記不要
管理識別情報指定モジュールにより指定された管理識別
情報を前記第２のデータベースから削除する削除モジュ
ールを含むようにしてもよい。また、「阻止モジュー
ル」は、前記不要管理識別情報指定モジュールにより指
定された管理識別情報を登録する不要管理識別情報登録
モジュールと、前記属性情報取得モジュールにより取得
された属性情報の中から前記不要管理識別情報登録モジ
ュールにより登録された管理識別情報に対応する属性情
報を除外する属性情報除外モジュールとを含むようにし
てもよい。

【０１００】なお、実施の第１、第２、第３形態におい
て、各種データベースは格納部６に格納されるとした
が、これに限るものでなく、例えばＲＡＭ３に格納して
もよい。特に、アクセスする頻度が高い管理データベー
ス３１、不要管理ＩＤデータ３２、重複管理ＩＤデータ
３４は、ランダムアクセス可能なＲＡＭ３等に格納した
方が、処理のレスポンス向上のためには一層好ましい。

【０１０１】なお、本実施の形態では、格納部６は外部
コンピュータのハードディスクとしたが、これに限るも
のでなく、本電子ファイリング装置に設けたハードディ
スクとしてもよい。

【０１０２】なお、文書等のファイルの記憶先は、外部
記憶装置７に限らず、例えば、格納部６であってもよ
い。

【０１０３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の請求項１
に係る電子ファイリング方法、請求項１０に係る電子フ
ァイリング装置または請求項１９に係る記憶媒体によれ
ば、ファイル中に含まれるキーワードと管理識別情報と
を対応付けた第１のデータベースが格納され、前記管理
識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応
付けた第２のデータベースが格納され、キーワードが指
定され、該指定したキーワードに対応する管理識別情報
が前記第１のデータベースから取得され、該取得した管
理識別情報に対応する属性情報が前記第２のデータベー
スから取得され、不要なファイルの管理識別情報が指定
され、該指定された管理識別情報に対応する属性情報の
前記第２のデータベースからの取得が阻止されるので、
ファイル検索処理の正確性を確保しつつファイルの改廃
等の処理のレスポンスを向上することができる。

【０１０４】請求項２に係る電子ファイリング方法また
は請求項１１に係る電子ファイリング装置によれば、前
記指定された管理識別情報が前記第２のデータベースか
ら削除されるので、不要なファイルの管理識別情報は、
第１のデータベースから削除しなくてもその属性情報が
取得されることを回避することができ、ファイル検索の
正確性を確保しつつファイル削除処理のレスポンスを向
上することができる。

【０１０５】請求項３に係る電子ファイリング方法また
は請求項１２に係る電子ファイリング装置によれば、前
記指定された管理識別情報が登録され、該登録された管
理識別情報が前記第１のデータベースから所定時に一括
して削除されるので、例えば不要なファイルの管理識別
情報を、処理に余裕のあるときに一括して削除すれば、
ファイルの改廃処理の実質的負荷を軽減することができ
る。

【０１０６】請求項４に係る電子ファイリング方法また
は請求項１３に係る電子ファイリング装置によれば、複
写すべきファイルが指定され、該指定されたファイルに
新たな属性情報が付与されると共に該新たな属性情報に
該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別
情報を対応付けたレコードが作成され、該作成したレコ
ードが前記第２のデータベースに追加され、該追加され
たレコードの管理識別情報が登録されると共に該管理識
別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度
数が記憶され、前記指定された管理識別情報が前記登録
された管理識別情報に含まれている場合は、該管理識別
情報の前記記憶された重複度数がカウントダウンされる
と共に、前記指定された管理識別情報の前記第２のデー
タベースからの削除が禁止されるので、不要なファイル
のレコードを第２のデータベースに残したまま削除処理
ができ、ファイル検索の正確性を確保しつつファイルの
複写処理を可能にすると共に、複写したファイルの削除
処理のレスポンスを一層向上することができる。

【０１０７】請求項５に係る電子ファイリング方法また
は請求項１４に係る電子ファイリング装置によれば、前
記阻止工程は、前記指定された管理識別情報が登録さ
れ、前記取得された属性情報の中から前記登録された管
理識別情報に対応する属性情報が除外されるので、不要
な管理識別情報は、第１のデータベースから削除しなく
ても検索結果として採用されることがなくなり、ファイ
ル検索の正確性を確保しつつファイル削除処理のレスポ
ンスを向上することができる。

【０１０８】請求項６に係る電子ファイリング方法また
は請求項１５に係る電子ファイリング装置によれば、前
記登録された管理識別情報が前記第１のデータベースか
ら所定時に一括して削除されるので、例えば不要な管理
識別情報を、処理に余裕のあるときに一括して削除すれ
ば、ファイルの改廃処理の実質的負荷を軽減することが
できる。

【０１０９】請求項７に係る電子ファイリング方法また
は請求項１６に係る電子ファイリング装置によれば、複
写すべきファイルが指定され、該指定されたファイルに
新たな属性情報が付与されると共に該新たな属性情報に
該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別
情報を対応付けたレコードが作成され、該作成したレコ
ードが前記第２のデータベースに追加され、該追加され
たレコードの管理識別情報が登録されると共に該管理識
別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度
数が記憶され、前記指定された管理識別情報が前記登録
された管理識別情報に含まれている場合は、該管理識別
情報の前記記憶された重複度数がカウントダウンされる
と共に、前記指定された管理識別情報の前記登録が禁止
されるので、ファイル検索の正確性を確保しつつファイ
ルの複写処理を可能にすると共に、複写したファイルの
削除処理のレスポンスを向上することができる。

【０１１０】請求項８に係る電子ファイリング方法また
は請求項１７に係る電子ファイリング装置によれば、復
元すべきファイルの管理識別情報が指定され、該指定さ
れた管理識別情報が前記登録された管理識別情報に含ま
れているときは、該登録された管理識別情報の重複度数
がカウントアップされるので、削除した重複登録に係る
ファイルを容易に復元することができる。

【０１１１】請求項９に係る電子ファイリング方法また
は請求項１８に係る電子ファイリング装置によれば、復
元すべきファイルの管理識別情報が指定され、該指定さ
れた管理識別情報が前記登録された管理識別情報に含ま
れているときは、該登録された管理識別情報が抹消され
るので、一旦削除したファイルを容易に復元することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の第１形態に係る電子ファイリン
グ装置の全体構成を示すブロック図である。

【図２】同形態に係る電子ファイリング装置における格
納部に格納されるデータベースを示す概念図である。

【図３】同形態に係る電子ファイリング装置によるファ
イル削除処理のフローチャートである。

【図４】同形態においてファイル削除処理後のデータベ
ースを示す概念図である。

【図５】同形態に係る電子ファイリング装置によるファ
イル検索処理のフローチャートである。

【図６】図５のステップＳ５０４で実行される属性情報
取得処理のフローチャートである。

【図７】同形態に係る電子ファイリング装置によるキー
ワードデータベースクリーニング処理のフローチャート
である。

【図８】同形態においてキーワードデータベースクリー
ニング処理後のデータベースを示す概念図である。

【図９】本発明の実施の第２形態に係る電子ファイリン
グ装置によるファイル複写処理のフローチャートであ
る。

【図１０】同形態においてファイル複写処理後のデータ
ベースを示す概念図である。

【図１１】同形態に係る電子ファイリング装置によるフ
ァイル削除処理のフローチャートである。

【図１２】本発明の実施の第３形態に係る電子ファイリ
ング装置によるファイル削除処理のフローチャートであ
る。

【図１３】同形態に係る電子ファイリング装置によるフ
ァイル検索処理のフローチャートである。

【図１４】同形態に係る電子ファイリング装置によるフ
ァイル復元処理のフローチャートである。

【図１５】本発明の電子ファイリング装置に用いること
が可能な記憶媒体に格納されるプログラムモジュールを
示す図である。

【符号の説明】

１ＣＰＵ３ＲＡＭ６格納部７外部記憶装置９キーボード１１データベースバッファ３０キーワードデータベース３１管理データベース３２不要管理ＩＤデータ３３欠番管理ＩＤデータ３３３４重複管理ＩＤデータ３４

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】キーワードに基づいて属性情報を取得
し、該取得した属性情報に基づいて所望のファイルを、
記憶されたファイルの中から検索する電子ファイリング
方法において、ファイル中に含まれるキーワードと管理識別情報とを対
応付けた第１のデータベースを格納する第１の格納工程
と、前記管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報
とを対応付けた第２のデータベースを格納する第２の格
納工程と、キーワードを指定し、該指定したキーワードに対応する
管理識別情報を前記第１のデータベースから取得する管
理識別情報取得工程と、該管理識別情報取得工程において取得した管理識別情報
に対応する属性情報を前記第２のデータベースから取得
する属性情報取得工程と、不要なファイルの管理識別情報を指定する不要管理識別
情報指定工程と、該不要管理識別情報指定工程において指定された管理識
別情報に対応する属性情報の前記属性情報取得工程にお
ける前記第２のデータベースからの取得を阻止する阻止
工程とを含むことを特徴とする電子ファイリング方法。
【請求項２】前記阻止工程は、前記不要管理識別情報
指定工程において指定された管理識別情報を前記第２の
データベースから削除する削除工程を含むことを特徴と
する請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項３】前記不要管理識別情報指定工程において
指定された管理識別情報を登録する不要管理識別情報登
録工程と、該不要管理識別情報登録工程において登録さ
れた管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時
に一括して削除する不要管理識別情報一括削除工程を含
むことを特徴とする請求項２記載の電子ファイリング方
法。
【請求項４】複写すべきファイルを指定する複写ファ
イル指定工程と、該複写ファイル指定工程において指定
されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に該新
たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と
同一の管理識別情報を対応付けたレコードを作成し、該
作成したレコードを前記第２のデータベースに追加する
追加工程と、該追加工程において追加されたレコードの
管理識別情報を登録すると共に該管理識別情報の前記第
２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重
複度数記憶工程と、前記不要管理識別情報指定工程にお
いて指定された管理識別情報が前記重複度数記憶工程に
おいて登録された管理識別情報に含まれている場合は、
該管理識別情報の前記重複度数記憶工程において記憶さ
れた重複度数をカウントダウンすると共に、前記不要管
理識別情報指定工程において指定された管理識別情報の
前記阻止工程における前記第２のデータベースからの削
除を禁止する削除禁止工程とを含むことを特徴とする請
求項２または３記載の電子ファイリング方法。
【請求項５】前記阻止工程は、前記不要管理識別情報
指定工程において指定された管理識別情報を登録する不
要管理識別情報登録工程と、前記属性情報取得工程にお
いて取得された属性情報の中から前記不要管理識別情報
登録工程において登録された管理識別情報に対応する属
性情報を除外する属性情報除外工程とを含むことを特徴
とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項６】前記不要管理識別情報登録工程において
登録された管理識別情報を前記第１のデータベースから
所定時に一括して削除する不要管理識別情報一括削除工
程を含むことを特徴とする請求項５記載の電子ファイリ
ング方法。
【請求項７】複写すべきファイルを指定する複写ファ
イル指定工程と、該複写ファイル指定工程において指定
されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に該新
たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と
同一の管理識別情報を対応付けたレコードを作成し、該
作成したレコードを前記第２のデータベースに追加する
追加工程と、該追加工程において追加されたレコードの
管理識別情報を登録すると共に該管理識別情報の前記第
２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重
複度数記憶工程と、前記不要管理識別情報指定工程にお
いて指定された管理識別情報が前記重複度数記憶工程に
おいて登録された管理識別情報に含まれている場合は、
該管理識別情報の前記重複度数記憶工程において記憶さ
れた重複度数をカウントダウンすると共に、前記不要管
理識別情報指定工程において指定された管理識別情報の
前記不要管理識別情報登録工程における登録を禁止する
記憶禁止工程とを含むことを特徴とする請求項５または
６記載の電子ファイリング方法。
【請求項８】復元すべきファイルの管理識別情報を指
定する復元ファイル管理識別情報指定工程と、該復元フ
ァイル管理識別情報指定工程において指定された管理識
別情報が前記重複度数記憶工程において登録された管理
識別情報に含まれているときは、該登録された管理識別
情報の重複度数をカウントアップするカウントアップ工
程とを含むことを特徴とする請求項７記載の電子ファイ
リング方法。
【請求項９】復元すべきファイルの管理識別情報を指
定する復元ファイル管理識別情報指定工程と、該復元フ
ァイル管理識別情報指定工程において指定された管理識
別情報が前記不要管理識別情報登録工程において登録さ
れた管理識別情報に含まれているときは、該登録された
管理識別情報を抹消する抹消工程とを含むことを特徴と
する請求項７記載の電子ファイリング方法。
【請求項１０】キーワードに基づいて属性情報を取得
し、該取得した属性情報に基づいて所望のファイルを、
記憶されたファイルの中から検索する電子ファイリング
装置において、ファイル中に含まれるキーワードと管理識別情報とを対
応付けた第１のデータベースを格納する第１の格納手段
と、前記管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報
とを対応付けた第２のデータベースを格納する第２の格
納手段と、キーワードを指定し、該指定したキーワードに対応する
管理識別情報を前記第１のデータベースから取得する管
理識別情報取得手段と、該管理識別情報取得手段により取得した管理識別情報に
対応する属性情報を前記第２のデータベースから取得す
る属性情報取得手段と、不要なファイルの管理識別情報を指定する不要管理識別
情報指定手段と、該不要管理識別情報指定手段により指定された管理識別
情報に対応する属性情報の前記属性情報取得手段におけ
る前記第２のデータベースからの取得を阻止する阻止手
段とを備えたことを特徴とする電子ファイリング装置。
【請求項１１】前記阻止手段は、前記不要管理識別情
報指定手段により指定された管理識別情報を前記第２の
データベースから削除する削除手段を備えたことを特徴
とする請求項１０記載の電子ファイリング装置。
【請求項１２】前記不要管理識別情報指定手段により
指定された管理識別情報を登録する不要管理識別情報登
録手段と、該不要管理識別情報登録手段により登録され
た管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に
一括して削除する不要管理識別情報一括削除手段を備え
たことを特徴とする請求項１１記載の電子ファイリング
装置。
【請求項１３】複写すべきファイルを指定する複写フ
ァイル指定手段と、該複写ファイル指定手段により指定
されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に該新
たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と
同一の管理識別情報を対応付けたレコードを作成し、該
作成したレコードを前記第２のデータベースに追加する
追加手段と、該追加手段により追加されたレコードの管
理識別情報を登録すると共に該管理識別情報の前記第２
のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複
度数記憶手段と、前記不要管理識別情報指定手段により
指定された管理識別情報が前記重複度数記憶手段により
登録された管理識別情報に含まれている場合は、該管理
識別情報の前記重複度数記憶手段により記憶された重複
度数をカウントダウンすると共に、前記不要管理識別情
報指定手段により指定された管理識別情報の前記阻止手
段における前記第２のデータベースからの削除を禁止す
る削除禁止手段とを備えたことを特徴とする請求項１１
または１２記載の電子ファイリング装置。
【請求項１４】前記阻止手段は、前記不要管理識別情
報指定手段により指定された管理識別情報を登録する不
要管理識別情報登録手段と、前記属性情報取得手段によ
り取得された属性情報の中から前記不要管理識別情報登
録手段により登録された管理識別情報に対応する属性情
報を除外する属性情報除外手段とを備えたことを特徴と
する請求項１０記載の電子ファイリング装置。
【請求項１５】前記不要管理識別情報登録手段により
登録された管理識別情報を前記第１のデータベースから
所定時に一括して削除する不要管理識別情報一括削除手
段を備えたことを特徴とする請求項１４記載の電子ファ
イリング装置。
【請求項１６】複写すべきファイルを指定する複写フ
ァイル指定手段と、該複写ファイル指定手段により指定
されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に該新
たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と
同一の管理識別情報を対応付けたレコードを作成し、該
作成したレコードを前記第２のデータベースに追加する
追加手段と、該追加手段により追加されたレコードの管
理識別情報を登録すると共に該管理識別情報の前記第２
のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複
度数記憶手段と、前記不要管理識別情報指定手段により
指定された管理識別情報が前記重複度数記憶手段により
登録された管理識別情報に含まれている場合は、該管理
識別情報の前記重複度数記憶手段により記憶された重複
度数をカウントダウンすると共に、前記不要管理識別情
報指定手段により指定された管理識別情報の前記不要管
理識別情報登録手段における登録を禁止する記憶禁止手
段とを備えたことを特徴とする請求項１４または１５記
載の電子ファイリング装置。
【請求項１７】復元すべきファイルの管理識別情報を
指定する復元ファイル管理識別情報指定手段と、該復元
ファイル管理識別情報指定手段により指定された管理識
別情報が前記重複度数記憶手段により登録された管理識
別情報に含まれているときは、該登録された管理識別情
報の重複度数をカウントアップするカウントアップ手段
とを備えたことを特徴とする請求項１６記載の電子ファ
イリング装置。
【請求項１８】復元すべきファイルの管理識別情報を
指定する復元ファイル管理識別情報指定手段と、該復元
ファイル管理識別情報指定手段により指定された管理識
別情報が前記不要管理識別情報登録手段により登録され
た管理識別情報に含まれているときは、該登録された管
理識別情報を抹消する抹消手段とを備えたことを特徴と
する請求項１６記載の電子ファイリング装置。
【請求項１９】キーワードに基づいて属性情報を取得
し、該取得した属性情報に基づいて所望のファイルを、
記憶されたファイルの中から検索する電子ファイリング
装置を制御するプログラムを格納する記憶媒体におい
て、ファイル中に含まれるキーワードと管理識別情報とを対
応付けた第１のデータベースを格納する第１の格納モジ
ュールと、前記管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報
とを対応付けた第２のデータベースを格納する第２の格
納モジュールと、キーワードを指定し、該指定したキーワードに対応する
管理識別情報を前記第１のデータベースから取得する管
理識別情報取得モジュールと、該管理識別情報取得モジュールにより取得した管理識別
情報に対応する属性情報を前記第２のデータベースから
取得する属性情報取得モジュールと、不要なファイルの管理識別情報を指定する不要管理識別
情報指定モジュールと、該不要管理識別情報指定モジュールにより指定された管
理識別情報に対応する属性情報の前記属性情報取得モジ
ュールにおける前記第２のデータベースからの取得を阻
止する阻止モジュールとを有するプログラムを格納した
ことを特徴とする記憶媒体。