JPH09259149A - 電子ファイリングシステムおよびその制御方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 検索スピードを向上させつつ、新語や造語等
を検索することが可能な電子ファイリングシステムおよ
びその制御方法を提供する。 【解決手段】 被検索対象であるテキストから切り出さ
れた文字列がキーワード辞書に登録されているときに
は、その文字列はキーワードインデックスデータベース
（（ａ））に登録され、切り出された文字列がキーワー
ド辞書に登録されていないときには、その文字列は、さ
らに漢字は１文字単位で切り出され、ひらがなおよびカ
タカナは２文字単位で切り出されて、文字インデックス
データベース（（ｂ））に登録される。この登録処理が
テキストのすべての文字列に対して行われると、このテ
キストファイルは管理データベース（（ｃ））にファイ
ルＩＤと関連付けて登録され、ファイルＩＤの採番
（（ｄ））が次のファイルのために１だけインクリメン
トされる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、登録した文書デー
タから検索文字列を含む文書ファイルを抽出する電子フ
ァイリングシステムおよびその制御方法に関するもので
ある。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子ファイリングシステムで文書
ファイルを検索する検索処理方法として、キーワードイ
ンデックス方式および文字インデックス方式が知られて
いる。

【０００３】キーワードインデックス方式とは、検索対
象のテキストからキーワード辞書に含まれている文字列
を抽出し、その文字列のみをインデックスデータベース
に登録し、検索処理では、検索文字列がインデックスデ
ータベースに登録されているか否かをチェックすること
によりファイルを検索する方式をいう。

【０００４】一方、文字インデックス方式とは、検索対
象のテキストに含まれている文字列を全てインデックス
データベースに登録し、検索処理では、検索文字列を文
字分解して、文字インデックスから分離した全ての文字
に対するファイル情報を取得し、全インデックスに含ま
れているファイルのみを、更に検索文字列でフルテキス
トサーチすることにより、最終的に検索ファイルを得る
方式をいう。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の電子ファイリングシステムでは、検索処理方法とし
てキーワードインデックス方式を採用した場合には、キ
ーワード辞書に登録されていない文字列を検索すること
ができないために、新語や造語の検索には適応できず、
検索処理方法として文字インデックス方式を採用した場
合には、フルテキストサーチ処理が必須のために検索ス
ピードが劣るという問題があった。

【０００６】本発明は、上記問題に鑑みてなされたもの
で、検索スピードを向上させつつ、新語や造語等を検索
することが可能な電子ファイリングシステムおよびその
制御方法を提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
本発明の電子ファイリングシステムは、登録した文書デ
ータから検索文字列を含む文書ファイルを抽出する電子
ファイリングシステムにおいて、予め決定された複数個
の文字列を記憶する文字列記憶手段と、検索対象の文書
データから、該文書データに含まれる文字列を切り出す
文字列切り出し手段と、該切り出された文字列が前記文
字列記憶手段中に存在するときには、当該文字列を第１
のデータベースに登録する一方、該切り出された文字列
が前記文字列記憶手段中に存在しないときには、当該文
字列を第２のデータベースに登録する登録手段と有する
ことを特徴とする。

【０００８】好ましくは、ユーザが検索指示した検索文
字列が前記文字列記憶手段に存在するか否かを判別する
検索文字列判別手段と、該判別の結果、該検索文字列が
前記文字列記憶手段に存在する場合には、当該検索文字
列を前記第１のデータベースから検索する一方、前記検
索文字列が前記文字列記憶手段に存在しない場合には、
当該検索文字列を前記第２のデータベースから検索する
文字列検索手段を有することを特徴とする。

【０００９】また、本発明の電子ファイリングシステム
の制御方法は、登録した文書データから検索文字列を含
む文書ファイルを抽出する電子ファイリングシステムの
制御方法において、予め決定された複数個の文字列を文
字列記憶手段に記憶し、検索対象の文書データから、該
文書データに含まれる文字列を切り出す文字列切り出
し、該切り出された文字列が前記文字列記憶手段中に存
在するときには、当該文字列を第１のデータベースに登
録する一方、該切り出された文字列が前記文字列記憶手
段中に存在しないときには、当該文字列を第２のデータ
ベースに登録することを特徴とする。

【００１０】好ましくは、ユーザが検索指示した検索文
字列が前記文字列記憶手段に存在するか否かを判別し、
該判別の結果、該検索文字列が前記文字列記憶手段に存
在する場合には、当該検索文字列を前記第１のデータベ
ースから検索する一方、前記検索文字列が前記文字列記
憶手段に存在しない場合には、当該検索文字列を前記第
２のデータベースから検索することを特徴とする。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態を詳細に説明する。

【００１２】図１は、本発明の実施の一形態に係る電子
ファイリングシステムの概略構成を示すブロック図であ
る。

【００１３】同図において、１はＣＰＵ（例えばマイク
ロプロセッサ）であり、電子ファイリング処理のための
演算や論理判断を行うとともに、アドレスバスＡＢ，コ
ントロールバスＣＢおよびデータバスＤＢを介して接続
された、以下に示す各構成要素２〜１０を制御する。こ
こで、アドレスバスＡＢは、ＣＰＵ１が制御の対象とす
る構成要素を指示するアドレス信号を転送し、コントロ
ールバスＣＢは、ＣＰＵ１が制御の対象とする構成要素
のコントロール信号を転送して当該構成要素に印加し、
データバスＤＢは、各構成要素相互間のデータ転送を行
う。

【００１４】ＲＯＭ２は、読み出し専用の固定メモリで
あり、ＣＰＵ１が実行する制御手順（図３等を用いて後
述）等を記憶させた制御処理プログラムエリア２₁を備
えている。

【００１５】ＲＡＭ３は、書き込み可能ランダムアクセ
スメモリであり、図２に示すデータベースへの登録デー
タ、図６に示す文字キー検索テキストのデータ、図７に
示す検索文字列キー分解データ等を一時的に記憶する。

【００１６】キーボードバッファ４は、キーボード１１
とバスＡＢ，ＣＢおよびＤＢとの間に接続され、キーボ
ード１１から送信されるスキャンコードを一時的に蓄え
るメモリである。

【００１７】バッファ５は、図６に示すテキストデータ
を蓄えるメモリである文書バッファ５₁と、後述するデ
ィスク装置９に保存されたデータベースを一時的に格納
するメモリであるデータベース（ＤＢ）バッファ５₂と
により構成されている。

【００１８】ビデオバッファ６は、文書バッファ５₁の
文字コードをビット展開してＣＲＴ１３が表示する１画
面分の画素のデータを蓄えるメモリである。ビデオバッ
ファ６の出力側には、ビデオバッファ６に蓄えられたデ
ジタル符号である画素データをＣＲＴ１３で制御できる
アナログ信号に変換するコンバータであるＲＡＭＤＡＣ
１２の入力側が接続されている。そして、ＲＡＭＤＡＣ
１２の出力側にはＣＲＴ１３が接続され、ＣＲＴ１３
は、ＲＡＭＤＡＣ１２から出力された１画面分のアナロ
グ画素データを表示する。

【００１９】単漢字辞書７は、部首や画数入力、単漢字
入力などによって、漢字を検索するための辞書であり、
かな漢字辞書８は、かな漢字変換を行うための辞書であ
る。

【００２０】ディスク装置（ＤＩＳＣ）９は、例えばハ
ードディスクやＭＯ（Magneto Optical disk）等の外部
記憶ディスク装置であり、図２のデータをデータベース
フォーマットで保存するとともに、図６のテキストファ
イルを保存する。これらの保存されたデータは、キーボ
ード１１からの検索指示により呼び出される。

【００２１】カーソルレジスタ１０は、カーソルを表示
するためのレジスタであり、レジスタ１０の内容は、Ｃ
ＰＵ１により読み書きされる。この内容は、ビデオバッ
ファ６に送信され、ここに蓄えられたアドレスに対する
ＣＲＴ１３の位置にカーソルを表示する。

【００２２】以上のように構成された電子ファイリング
システムは、キーボード１１からの各種の入力に応じて
作動し、キーボード１１から入力が供給されると、まず
インタラプト信号をＣＰＵ１に送信する。インタラプト
信号を受信したＣＰＵ１は、ＲＯＭ２に記憶されている
各種の制御信号を読み出し、それらの信号に従って各種
の制御を行う。以下、図３〜７、および前記図２を参照
して、本実施の形態の電子ファイリングシステム、特に
ＣＰＵ１が実行する各種制御処理を説明する。

【００２３】図３は、本実施の形態の電子ファイリング
システムのＣＰＵ１が実行する登録処理の手順を示すフ
ローチャートである。

【００２４】同図において、まずステップＳ１で、検索
対象のテキストからキーワード辞書に登録されている文
字列を切り出す。この切り出し方法としては、例えば最
長一致方式を使用する。最長一致方式とは、例えば、キ
ーワード辞書に「情報」、「情報機器」、「機器」が登
録されていれば、テキストから「情報」よりも文字列の
長い「情報機器」をキーワードとして切り出す。また、
短いキーワード「情報」や「機器」もキーワードとして
切り出させるアルゴリズムにしておく。こうすることに
より、「情報機器」というキーワードは、「情報」また
は「機器」の検索指示でも検索可能になる。

【００２５】次に、ステップＳ２では、切り出した文字
列がキーワード辞書に登録されているか否かを判別し、
登録されているときにはステップＳ３に進み、その文字
列（キーワード）を前記インデックスデータベース中の
キーワードインデックスデータベース（図２（ａ）参
照）へ登録するインデックスデータベース登録処理サブ
ルーチンを実行する。このインデックスデータベース登
録処理サブルーチンの詳細は、図４を参照して後述す
る。

【００２６】続くステップＳ４では、前記キーワードを
文字キーの区切り記号として文字キー検索テキストに登
録する。図６は、この登録処理を説明するための図であ
り、キーワード辞書に含まれている文字列（すなわち図
中、「キーワード１」および「キーワード２」）は、文
字キーの区切り記号（例えば、句読点や空白）にコード
変換されて文字キー検索テキストに登録される。すなわ
ち、キーワード文字列全体を文字インデックスの区切り
記号に変換して登録する。これは、文字インデックスと
して、漢字は１文字、ひらがなおよびカタカナは２文字
をインデックスとして使用し、２文字を切出す際に、句
読点や空白を文字の区切りとみなすからである。

【００２７】一方、前記ステップＳ２の判別で、切り出
した文字列がキーワード辞書に登録されていない文字列
の場合には、キーワードを切り出せないので、その文字
列をそのまま文字キー検索テキストにコピーする（ステ
ップＳ５）。

【００２８】すなわち図６に示すように、文字キー検索
テキストには、文字キーの区切り記号と元のテキストに
存在する文字列とが混在して登録される。

【００２９】次に、以上の処理をテキストの最後まで行
ったか否かを判別し（ステップＳ６）、まだテキストの
最後まで行っていないときには、前記ステップＳ１に戻
って前述の処理を繰り返し、一方、テキストの最後まで
行ったときにはステップＳ７に進み、文字キー検索テキ
ストを入力データとして文字キーの切り出しを開始す
る。

【００３０】続くステップＳ８では、ステップＳ７で漢
字、ひらがなまたはカタカナに応じて１文字または２文
字単位で切り出した文字を、前記インデックスデータベ
ース中の文字インデックスデータベース（図２（ｂ）参
照）に登録する、前記ステップＳ３と同様のインデック
スデータベースへの登録処理サブルーチンを実行する。

【００３１】そして、ステップＳ９では、ステップＳ７
およびＳ８の処理を文字キー検索テキストの最後まで行
ったか否かを判別し、最後まで行っていないときには前
記ステップＳ７に戻って前述の処理を繰り返す一方、最
後まで行ったときにはステップＳ１０に進む。

【００３２】このようにして作成された１ファイル分の
インデックスデータベースが作成されると、ステップＳ
１０では、本登録処理の対象となっているテキストファ
イルを管理データベース（図２（ｃ））にファイルＩＤ
と関連付けて登録し、ファイルＩＤの採番を次のファイ
ルの登録のためにインクリメントした（図２（ｄ）参
照）後に、本登録処理を終了する。

【００３３】図４は、前記ステップＳ３およびＳ７で使
用するインデックスデータベースへの登録処理サブルー
チンの詳細な手順を示すフローチャートである。本イン
デックスデータベース登録処理サブルーチンは、ステッ
プＳ３とステップＳ７とで異なった処理を行っている。
すなわち、ステップＳ３ではキーワードをキーワードイ
ンデックスデータベースに登録する処理を行う一方、ス
テップＳ７では文字キーを文字インデックスデータベー
スに登録する処理を行っている。これは、本登録処理サ
ブルーチンを呼び出す前に、引数を変更する等の処理を
行うことで簡単に実現できる。

【００３４】図４において、本登録処理サブルーチンを
読み出す前に読み取ったキーは登録済みキーを含む可能
性があるので、まずステップＳ１１で、その重複チェッ
クを行う。このチェックで、読み取ったキーが既に登録
済みのキー、すなわち重複キーの場合には、何もせずに
本インデックスデータベース登録処理サブルーチンを終
了する。一方、この重複チェックで、読み取ったキーが
まだ登録されていない新規キーの場合にはインデックス
データベース（キーワードインデックスデータベースま
たは文字インデックスデータベース）からキーレコード
を取得する処理を行い（ステップＳ１２）、この取得処
理により当該キーレコードがインデックスデータベース
に登録されているか否かを判別する（ステップＳ１
３）。

【００３５】ステップＳ１３の判別で、当該キーレコー
ドがインデックスデータベースに登録されている場合に
は現ファイルＩＤを追加し（ステップＳ１４）、一方、
当該キーレコードがインデックスデータベースに登録さ
れていない場合、すなわちインデックスデータベースか
らキーレコードを取得できない場合には、新規キーとし
てその文字キーと現ファイルＩＤとかなる新規キーレコ
ードをインデックスデータベースに挿入する（ステップ
Ｓ１５）。

【００３６】なお、本実施の形態では、登録スピードを
全く考慮していない。スピードを念頭に置けば、データ
ベースへの登録のようなディスクアクセスを伴う処理は
１キーワード単位でなく、すべてのキーワードを取得し
た後に、一括して行うべきである。しかし、本発明の本
筋であるインデックスデータベースの融合から論点がそ
れるので、実施の形態を簡略化する意味で、あえて上述
のように説明した。

【００３７】次に、図５のフローチャートを用いてＣＰ
Ｕ１が実行する検索処理を説明する。

【００３８】同図において、まずステップＳ２１で、検
索文字列の分解処理を行う。分解パターンには、例えば
図７に示すように４つのタイプがある。検索文字列Ａ
は、例えば「情報技開設計室」、すなわち「情報」（キ
ーワード１）、「技」、「開」（文字）、「設計室」
（キーワード２）のような、キーワードと文字インデッ
クスの混合形タイプである。検索文字列Ｂは、例えば
「情報機器開発部」、すなわち「情報機器」（キーワー
ド１）および「開発部」（キーワード２）のような、キ
ーワードインデックスのみの複合形タイプである。検索
文字列Ｃは、例えば「製技開」、すなわち「製」、
「技」、「開」（文字）のような、文字インデックスの
みのタイプである。検索文字列Ｄは、例えば「情報機
器」、すなわち「情報機器」（キーワード１）のよう
な、キーワードインデックスが１個のタイプである。

【００３９】図５に戻り、ステップＳ２２では、前記ス
テップＳ２１で分解されたキーにキーワードが含まれて
いるか否かを判別し、キーワードが含まれているときに
はステップＳ２３に進み、前記キーワードインデックス
データべースからファイルＩＤ（その個数は可変）を取
得し、前記ＲＡＭ３の所定位置に確保された領域ＫＷＤ
ｉに格納する。ここで、パラメータｉはキーワードの要
素番号を示し、“０”を初期値とする整数であり、分解
キーワードの個数だけの領域ＫＷＤｉが採られる。一
方、ステップＳ２２の判別で、分解キーにキーワードが
含まれていないときにはステップＳ２３をスキップして
ステップＳ２４に進む。

【００４０】ステップＳ２４では、分解キーに文字キー
が含まれているか否かを判別し、分解キーに文字キーが
含まれていないときにはステップＳ２５に進み、文字イ
ンデックスデータベースから同様にファイルＩＤを取得
し、前記ＲＡＭ３の所定位置に確保された領域ＣＨＡＲ
ｉに格納する。一方、ステップＳ２４の判別で、分解キ
ーに文字キーが含まれていないときにはステップＳ２５
をスキップしてステップＳ２６に進む。

【００４１】ステップＳ２６では、前記領域ＣＨＡＲｉ
およびＫＷＤｉの双方の内容をチェックし、このチェッ
クで、領域ＣＨＡＲｉおよびＫＷＤｉが双方ともにファ
イルＩＤを格納していない場合には検索すべき文字列が
存在しないので、本検索処理を終了する。一方、ステッ
プＳ２６のチェックで、領域ＣＨＡＲｉおよびＫＷＤｉ
のいずれかが何らかのファイルＩＤを含む場合にはステ
ップＳ２７に進む。

【００４２】ステップＳ２７では、領域ＣＨＡＲｉおよ
びＫＷＤｉの内容の論理積（ＡＮＤ）を取り、すべての
レコードに含まれているファイルＩＤを取得して、その
取得結果を前記ＲＡＭ３の所定位置に確保された領域Ｒ
ＥＴ１に格納する。このとき、領域ＣＨＡＲｉまたはＫ
ＷＤｉのいずれか一方のみがファイルＩＤを格納する場
合、例えば領域ＫＷＤ０のみがファイルＩＤを取得して
いれば、つまり検索文字列が前記図７の検索文字列Ｄの
場合には、領域ＫＷＤ０に格納されたファイルＩＤが検
索結果となり、ファイルＩＤから対応するファイル名を
取得して、検索処理を終了する。これ以外の場合には、
領域ＫＷＤｉおよびＣＨＡＲｉのすべての要素に含まれ
るファイルＩＤを取得し、ＲＥＴ１に格納する。

【００４３】次に、ステップＳ２８で、領域ＲＥＴ１に
格納されたファイルＩＤに対応するテキストファイルを
取得し、ステップＳ２９で、その取得されたテキストフ
ァイルを検索文字列でフルテキストサーチし、ステップ
Ｓ３０で、その検索文字列を含むファイルだけを取得
し、その取得結果を前記ＲＡＭ３の所定位置に確保され
た領域ＲＥＴに格納した後に、本検索処理を終了する。
このようにして、検索文字列を本当に含むファイルを取
り出すとができる。

【００４４】以上説明したように本実施の形態では、被
検索対象のテキストに含まれている文字列のうち、キー
ワード辞書に含まれているものはキーワードデータベー
スに登録し、キーワード辞書に登録されていない新語や
造語等は文字キーデータベースに登録し、文字列の検索
処理では、キーワード辞書に登録されているキーワード
の検索はキーワードデータベースから検索し、キーワー
ド辞書に登録されていない新語や造語等は文字キーデー
タベースから検索するように構成し、キーワードインデ
ックス方式による検索処理の短所を文字インデックス方
式で補い、逆に文字インデックス方式による検索処理の
短所をキーワード検索方式で補うようにしたので、検索
スピードを向上させつつ、新語や造語等を検索すること
ができる。

【００４５】なお、本実施の形態では、検索文字列と完
全一致する文字列を含むファイルを検索するように構成
したが、実際の検索では、ある程度の曖昧さを設けて検
索漏れをなくす処理を取り入れている。かかる曖昧さを
取り入れる場合には、図５のフローチャートを次のよう
に変更すればよい。

【００４６】まず、検索文字列の中にキーワードが含ま
れているときには、文字キーを無視してそのキーワード
のみで検索する。これは、例えば図７の検索文字列Ａ，
Ｂ，Ｃにあたる。検索文字列Ａ，Ｂの場合には、テキス
ト中に２つのキーワードが連続していなくても検索する
ことなる。例えば、検索文字列「情報機器」は、「情
報」と「機器」の２つのキーワードで形成されている。
テキスト中に「情報」と「機器」が含まれていれば、該
当テキストとして取り出すことができる。また、更に曖
昧度を大きくすれば、どちらかのキーワードを含めば取
り出せるようにもできる。図５のステップＳ２７で領域
ＫＷＤｉに要素があり、この要素すべてに含まれている
ファイルＩＤを取得すれば、上述のようにキーワードの
論理積（ＡＮＤ）を取った場合に、その結果を得ること
ができ、領域ＫＷＤｉの要素に含まれているすべてのフ
ァイルＩＤを取得すれば、キーワードの論理和（ＯＲ）
を取った場合に、その結果を得るができる。この場合に
は、フルテキストサーチを省略できるのでスピードアッ
プを図れる。

【００４７】次に、新語または造語の検索では、検索文
字列の切り出し結果は、図７の検索文字列Ｃになるケー
スが多い。この場合には、文字インデックス検索の手順
でフルテキストサーチを行う必要がある。但し、キーワ
ード辞書への登録処理を設けていれば、登録後はキーワ
ードインデックスとしてインデックスデータベースに登
録されるので、フルテキストサーチ処理を省略できる。
しかし、登録以前のテキストは、文字インデックス方式
で検索する必要があるので、区別する手段が必要であ
る。例えば、キーワード登録の日時もキーワードの情報
として辞書に登録する。一方、図２に示す管理データベ
ースにファイルを登録した日時も登録しておく。文字イ
ンデックスで取得したファイルＩＤの内、辞書に登録し
た日時以前のファイルを管理ＤＢから得ることができ
る。したがって、フルテキストサーチすべきファイルを
日時の情報を追加すれば限定することも可能である。

【００４８】なお、本発明は、複数の機器から構成され
るシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適
用してもよい。さらに、本発明はシステム或いはプログ
ラムを供給することによって達成される場合にも適用で
きることは云うまでもない。この場合、本発明を達成す
るためのソフトウェアによって表されるプログラムを格
納した記憶媒体を該システム或いは装置に読み出すこと
によって、そのシステム或いは装置が、本発明の効果を
享受することが可能となる。

【００４９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明に依れば、
検索対象の文書データから文字列切り出し手段により切
り出された文字列が文字列記憶手段中に存在するときに
は、当該文字列が第１のデータベースに登録される一
方、前記切り出された文字列が前記文字列記憶手段中に
存在しないときには、当該文字列が第２のデータベース
に登録されるので、検索スピードを向上させつつ、新語
や造語等を検索することが可能となる効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の一形態に係る電子ファイリング
システムの概略構成を示すブロック図である。

【図２】図１のディスク装置のデータベースに登録する
データの構造の一例を示す図である。

【図３】本実施の形態の電子ファイリングシステムが実
行する登録処理の手順を示すフローチャートである。

【図４】図３のステップＳ３およびＳ７で使用するイン
デックスデータベース登録処理サブルーチンの詳細な手
順を示すフローチャートである。

【図５】本実施の形態の電子ファイリングシステムが実
行する検索処理の手順を示すフローチャートである。

【図６】図３のステップＳ４の文字キー検索テキストに
登録する登録処理を説明するための図である。

【図７】図５のステップＳ２１の検索文字列の分解処理
を説明するための図である。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ（文字列切り出し手段、登録手段、検索文字
列判別手段、文字列検索手段） ９ ディスク装置（文字列記憶手段、第１のデータベー
ス、第２のデータベース）

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 登録した文書データから検索文字列を含
   む文書ファイルを抽出する電子ファイリングシステムに
   おいて、 予め決定された複数個の文字列を記憶する文字列記憶手
   段と、 検索対象の文書データから、該文書データに含まれる文
   字列を切り出す文字列切り出し手段と、 該切り出された文字列が前記文字列記憶手段中に存在す
   るときには、当該文字列を第１のデータベースに登録す
   る一方、該切り出された文字列が前記文字列記憶手段中
   に存在しないときには、当該文字列を第２のデータベー
   スに登録する登録手段とを有することを特徴とする電子
   ファイリングシステム。
2. 【請求項２】 ユーザが検索指示した検索文字列が前記
   文字列記憶手段に存在するか否かを判別する検索文字列
   判別手段と、 該判別の結果、該検索文字列が前記文字列記憶手段に存
   在する場合には、当該検索文字列を前記第１のデータベ
   ースから検索する一方、前記検索文字列が前記文字列記
   憶手段に存在しない場合には、当該検索文字列を前記第
   ２のデータベースから検索する文字列検索手段を有する
   ことを特徴とする請求項１記載の電子ファイリングシス
   テム。
3. 【請求項３】 登録した文書データから検索文字列を含
   む文書ファイルを抽出する電子ファイリングシステムの
   制御方法において、 予め決定された複数個の文字列を文字列記憶手段に記憶
   し、 検索対象の文書データから、該文書データに含まれる文
   字列を切り出す文字列切り出し、 該切り出された文字列が前記文字列記憶手段中に存在す
   るときには、当該文字列を第１のデータベースに登録す
   る一方、該切り出された文字列が前記文字列記憶手段中
   に存在しないときには、当該文字列を第２のデータベー
   スに登録することを特徴とする電子ファイリングシステ
   ムの制御方法。
4. 【請求項４】 ユーザが検索指示した検索文字列が前記
   文字列記憶手段に存在するか否かを判別し、 該判別の結果、該検索文字列が前記文字列記憶手段に存
   在する場合には、当該検索文字列を前記第１のデータベ
   ースから検索する一方、前記検索文字列が前記文字列記
   憶手段に存在しない場合には、当該検索文字列を前記第
   ２のデータベースから検索することを特徴とする請求項
   ３記載の電子ファイリングシステムの制御方法。