JPH08123898A - 原稿情報入力方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 活字原稿と手書き原稿とのデータベース化を
効率的かつ正確に行う。 【構成】 パソコン４２は、コードファイル１６Ｂに格
納されているコードデータと、イメージファイル２０に
格納されている，このコードデータと同一のファイルＮ
Ｏが付されているイメージデータをそれぞれのファルか
ら取り出し、両データをプリンタ１７によって１枚の記
録紙の異なる領域にそれぞれプリントアウトして照合作
業用原稿１２を作成する。この照合作業用原稿１２に
は、イメージファイル２０からの画像が記録紙の上部
に、また、コードファイル１６Ｂからのコードデータが
その下部にプリントアウトされている。データベース化
を行う作業者は、この照合作業用原稿にプリントアウト
されている両データを見比べながら入力ミスの発見に努
め、ミスが発見されれば修正作業を行う。 【効果】 照合作業用原稿１２により入力ミスを確実に
防止することができ、正確なデータベース化を行うこと
ができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、原稿の表記情報をデー
タベース化するための入力作業を正確に行うための原稿
情報入力方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、情報提供の容易化や情報の集中管
理等のために、種々の情報をコード化するデータベース
の構築が進められている。原稿には、活字で情報を表記
した原稿（以下「活字原稿」という）と、手書き文字で
情報を表記した原稿（以下「手書き原稿」という）とが
あるが、データベース化のためには、原稿の種類（活字
原稿であるか手書き原稿であるか）に拘らず、膨大な量
の情報をコード化する必要がある。活字原稿と手書き原
稿とが混在する原稿としては、例えば、戸籍原簿や診療
報酬明細書などが挙げられる。

【０００３】従来では、このような原稿の表記情報をコ
ード化する場合には、原稿をコピーした作業票などをキ
ーパンチャに渡し、キーパンチャがこの作業票を目視で
確認しながら、膨大な量の情報をマニュアル入力してい
た。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、膨大な
量の情報をコード化するに際し、原稿に記録されている
情報の内容や、原稿の性質によっては、次のような問題
が生じる。

【０００５】原稿の表記情報が数字のみで構成されて
いる場合にはデータをマニュアル入力するときであって
も入力作業を比較的容易に行うことができるが、この表
記情報が漢字、ひらがな、カタカナ、漢数字、算用数字
などの組み合わせから構成されている場合には文字種が
多くなり、キーパンチャによるデータ入力作業の効率が
非常に悪くなる。また、入力ミスの確率も多くなり、入
力後の入念なチェックが要求される。

【０００６】官公庁などの公的機関で取り扱われる公
文書原稿の中には、記載内容が頻繁に書き替えられ、開
庁時間内は常に所定位置に保管しておかなければなら
ず、さらには守秘義務が課せられる原稿が多数ある。こ
のため、原稿を外部に持ち出して入力作業を行う形態を
採ることはできず、数万〜数十万件のデータを、開庁時
間を利用した極めて短期間の間に、限られた場所におい
て入力する必要が生じる。

【０００７】本発明者は、コード化の対象である原稿の
画像とデータ入力後の入力情報とが同一の記録紙に並列
印刷された照合作業用原稿を用いて照合作業を行えば、
入力されたデータの照合／修正作業を効率的かつ正確に
行うことができることになるであろうとの予測、さらに
コード化の対象である原稿には活字原稿と手書き原稿と
が混在しているという現状に鑑み、これら原稿に表記さ
れている膨大な量の情報を迅速にデータ入力しなければ
ならないという要請に答えるべく、活字原稿のみでもＯ
ＣＲ（Optical Character Reader：光学式文字読み取り
装置）により文字をコード化して入力すれば、データ入
力の効率を大幅に改善することができることになるであ
ろうとの予測において本発明を完成するに至った。

【０００８】そこで、本発明は、上述の照合作業用原稿
を作成することによって入力されたデータの照合／修正
作業を効率的かつ正確に行い得る原稿情報入力方法の提
供、さらに、活字原稿であるか手書き原稿であるかの識
別を行う仕分作業を事前に行い、活字原稿と手書き原稿
とが混在した多量の原稿のデータベース化処理を効率的
に行い得る原稿情報入力方法の提供を目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
の請求項１に記載の原稿情報入力方法は、原稿の表記情
報と、コード化してファイルに格納された当該表記情報
との整合性の確認を行いつつ当該原稿の原稿の表記情報
をデータベース化する原稿情報入力方法であって、前記
原稿の表記情報を画像読取手段により読み取って画像情
報として画像情報ファイルに格納する一方、前記原稿の
表記情報をコード化してコードファイルに格納する段階
と、当該画像情報ファイルに格納されている前記原稿に
対応する画像情報と、当該コードファイルに格納されて
いる当該原稿に対応するコード化された表記情報とを取
り出して、両情報を同一の記録媒体のそれぞれ異なる領
域にプリントアウトして照合作業用原稿を作成する段階
と、当該照合作業用原稿を参照し、前記コードファイル
に格納されている前記原稿に対応するコード化された表
記情報を照合／修正する段階とからなる。

【００１０】また、上記課題を解決するための請求項２
に記載の原稿情報入力方法は、原稿の表記情報と、コー
ド化してファイルに格納された当該表記情報との整合性
の確認を行いつつ当該原稿の原稿の表記情報をデータベ
ース化する原稿情報入力方法であって、当該原稿の表記
情報に加えて当該表記情報が活字情報であるか手書き情
報であるかの選別情報および照合作業のための管理情報
が付加されてなる原稿情報を画像読取手段により読み取
って画像情報として画像情報ファイルに格納する段階
と、当該選別情報に基いて原稿を選別し、活字原稿につ
いては前記管理情報が付加された当該表記情報を文字識
別手段を用いてコード化する一方、手書き原稿について
は前記管理情報が付加された当該表記情報をマニュアル
入力によりコード化し、それぞれコード化された情報を
コードファイルに前記管理情報にしたがって格納する段
階と、前記画像情報ファイルに格納されている任意の管
理情報が付加された画像情報と当該コードファイルに格
納されている前記管理情報に対応するコード化された表
記情報とを取り出して、両情報を同一の記録媒体のそれ
ぞれ異なる領域にプリントアウトして照合作業用原稿を
作成する段階と、当該照合作業用原稿を参照し、前記コ
ードファイルに格納されている前記原稿に対応するコー
ド化された表記情報を照合／修正して前記原稿の表記情
報をデータベース化する段階とからなることを特徴とす
る。

【００１１】

【作用】請求項１に記載の原稿情報入力方法によれば、
まず、画像読取手段によって読み取られた原稿の表記情
報は、画像情報ファイルに画像情報として格納される。
一方、コード化された前記原稿の表記情報は、コードフ
ァイルに格納される。

【００１２】つまり、画像情報ファイルには原稿の画像
情報が格納され、コードファイルにはコード情報が格納
されることになる。

【００１３】つぎに、画像情報ファイルからの原稿に関
する画像情報と、コードファイルからの原稿に関するコ
ード情報とが同一の記録媒体のそれぞれ異なる領域にプ
リントアウトされて照合作業用原稿が作成される。たと
えば、画像情報ファイルに格納されている画像情報が記
録媒体の上側に、コードファイルに格納されているコー
ド情報がその記録媒体の下側にプリントされる。

【００１４】このようなレイアウトでプリントアウトさ
れた照合作業用原稿を用いれば、照合作業および修正作
業を効率的に行なうことができるようになる。すなわ
ち、原稿の表記情報をコード化する際に発生するミスな
どを容易に発見して修正できるようになる。

【００１５】つぎに、請求項２に記載の原稿情報入力方
法によれば、まず、画像読取手段によって読み取られた
活字あるいは手書きの原稿の原稿情報（原稿の表記情
報、当該表記情報が活字情報であるか手書き情報である
かの選別情報および照合作業のための管理情報の総称）
は、画像情報ファイルに画像情報として格納される。

【００１６】一方では、この選別情報に基いて活字原稿
と手書き原稿とが自動選別され、活字原稿については管
理情報（たとえばファイルＮＯ）が付加された当該活字
原稿の表記情報を文字識別手段を用いてコード化する一
方、手書き原稿については管理情報が付加された当該手
書き原稿の表記情報をマニュアル入力によりコード化
し、それぞれコード化された情報をコードファイルに前
記管理情報にしたがって格納される。

【００１７】そして、画像情報ファイルからの原稿に関
する画像情報と、コードファイルからの活字あるいは手
書きの原稿に関するコード情報とが請求項１の発明の場
合と同じく同一の記録媒体のそれぞれ異なる領域にプリ
ントアウトされて照合作業用原稿が作成される。このプ
リントアウトに際しては、画像情報ファイルおよびコー
ドファイルから同一の管理情報が付加された画像情報と
コード情報とが取り出される。

【００１８】このようにしてプリントアウトされた照合
作業用原稿を用いれば、照合作業および修正作業を効率
的に行なうことができるようになる。すなわち、原稿の
表記情報をコード化する際に発生する文字識別手段の変
換ミスに基づく入力ミスやマニュアル入力時の入力ミス
などを容易に発見して修正できるようになる。さらに、
画像情報ファイルからの画像とコードファイルからコー
ド情報とにはそれぞれ管理情報が記載されているので、
当該画像と当該コード情報との一致などのチェックを行
なうことができ、原稿の表記情報を正確かつ効率的にデ
ータベース化することができる。

【００１９】

【実施例】以下、本発明方法の実施例を図面に基づいて
詳細に説明する。図１から図４は、活字原稿の表記情報
および手書き原稿の表記情報をコード化してデータベー
スを構築する処理方法の一実施例に係る全体フローを概
略的に示す図である。

【００２０】この処理フローは、図示するように、マイ
クロイメージの入力から仕分処理までの第１工程、仕分
処理からコードファイルを作成するまでの第２工程、コ
ードファイルとイメージファイルとの格納情報の入力処
理から照合処理までの第３工程、照合処理から納品用原
稿を作成するまでの第４工程の４つの工程からなる。以
下に、これらの工程を第１工程から順に説明する。

【００２１】第１工程：マイクロイメージの入力から仕
分処理まで（図１の処理） まず、活字原稿の表記情報と管理情報（データベース化
の一連の作業において使用される付加情報で、たとえば
ファイルＮＯなどである。）および手書き原稿の表記情
報と管理情報は、マイクロカメラによりマイクロフィル
ムＦに撮影されてマイクロ化される。マイクロ化が完了
した段階で、原稿が写し込まれたマイクロフィルムＦに
は、各原稿が活字原稿であるか手書き原稿であるかの選
別情報と各工程で使用される管理情報とが付加されてい
る。

【００２２】マイクロ化が終了すると、マイクロフィル
ムスキャナＭＳでフィルムＦに写し込まれた画像情報を
全て読み取って画像信号に変換し、イメージ情報ファイ
ル（画像情報ファイル１０に格納する。符号「Ａ」は活
字原稿に関するイメージ情報を示し、符号「Ｂ」は手書
き原稿に関するイメージ情報を示している。また、付加
された選別情報および管理情報を読み取り、選別情報フ
ァイル１１に格納する。各原稿におけるイメージ情報と
選別情報とは相互に関連づけられて各ファイル１０、１
１に格納され、イメージファイル２０とされる。このイ
メージファイル２０に格納されているイメージ情報は、
プリントアウトしたならば図５に示すような形態となる
情報である。

【００２３】このイメージファイル２０の情報は次の仕
分処理に用いられる。

【００２４】第２工程：仕分処理からコードファイルを
作成するまで（図２の処理） 次いで、選別情報に基づいて活字原稿であるか手書き原
稿であるかを判別する仕分処理がなされる。手書き原稿
の場合には、そのイメージ情報をイメージファイル２０
から読み出してプリンタ（印字手段）に伝送する。この
プリントアウトしたものは、キーパンチャによるマニュ
アル入力用の作業票１２として用いられる。

【００２５】つぎに、活字原稿に対応するイメージ情報
は、予め作成してあるパターンとイメージデータとを照
合するパターンマッチング方式などにより文字の識別処
理を行うＯＣＲ（文字識別手段）１３へ伝送され、コー
ドデータに変換される。このコードデータへの変換時に
は活字原稿に付加されている管理情報も認識され、変換
されたデータは、この管理情報をファイルＮＯとしてコ
ードデータファイル１４に格納される。また、キーパン
チャは、プリントアウトされた作業票１２を目視で確認
しながらマニュアル入力する。この際にもキーパンチャ
が管理情報をファイルＮＯとして入力する。この入力さ
れたデータも管理情報をファイルＮＯとしてコードデー
タファイル１５に格納される。符号「ａ」は活字原稿に
関するコードデータを示し、符号「ｂ」は手書き原稿に
関するマニュアル入力されたコードデータを示してい
る。

【００２６】このようにして活字原稿および手書き原稿
の表記情報のコード化が終了すると、データベース化に
必要なフィールドデータを抽出して、コードファイル１
６に書き込んで終了する。

【００２７】第３工程：コードファイルとイメージファ
イルとの格納情報の入力処理から照合処理まで（図３の
処理） このようにして作成されたコードファイル１６には、活
字原稿および手書き原稿の表記情報が格納されている
が、これらの表記情報を項目分けしてコードファイル
（加工後）２２に格納するための加工処理が行われる。
この加工処理後のコードデータは、コードファイル２２
に格納される。このコードファイル２２に格納されてい
るコードデータの具体的な内容は、項目別の見出しを付
けて示すと図６に示したとおりのものである。各コード
データは、管理番号に等しいファイルＮＯが付されてコ
ードファイル２２に格納されている。

【００２８】また、第１工程において作成され、イメー
ジファイル２０において管理番号に等しいファイルＮＯ
が付されて格納されているイメージ情報は、たとえば図
５に示してあるように活字あるいは手書きの原稿をその
ままコピーしたような形態で格納されている。

【００２９】つぎに、コードファイル２２およびイメー
ジファイル２０から等しいファイルＮＯの情報を取り出
して、両情報を上下に結合して１枚の記録紙にプリント
する処理を行う。この処理後にプリントアウトされた原
稿は、照合作業用原稿２３として用いられる。この照合
作業用原稿２３は、たとえば図７に示すような形態でプ
リントアウトされる。キーパンチャはこの照合作業用原
稿２３を見ながら入力ミスの発見に努めるのであるが、
この原稿の下欄にプリントされている情報は、上欄にプ
リントされている原本からデータベース化に必要な情報
のみを抽出した加工処理が行われた後のものであるの
で、照合作業を非常に効率的に行うことができるように
なる。

【００３０】第４工程：照合処理から納品用原稿を作成
するまで（図４の処理） この照合作業用原稿２３で入力チェックが行われるので
あるが、このチェックにおいてミスが発見されれば、キ
ーパンチャはマニュアル入力でこの修正を行う。

【００３１】この照合処理において入力チェックが終了
した後のコードファイル２２内のコードデータは、照合
済みのコードデータとしてコードデータファイル２４に
格納される。

【００３２】このコードデータファイル２４に格納され
ているコードデータ、イメージファイル２０に格納され
ているイメージ情報は、管理用のデータベース２６に格
納されている納入先／依頼元、管理番号、作成日などの
付加情報が付されて１枚の記録紙に図８のような形態で
出力される。この出力原稿は、納品用の原稿として作成
された原稿のデータベースとともに依頼元に提出する。
尚、この納品用の原稿においても入力ミスが発見されれ
ば、前述の照合処理が再度行われることになる。

【００３３】このように、納品用の原稿を依頼元に提出
するようにすれば、データベース化された原稿の表記情
報が正確なものであるかどうかのチェックを依頼元にお
いても容易に確認することができることになる。

【００３４】以上は、本発明における原稿情報入力方法
の概略の処理であるが、以下に、本発明方法をさらに詳
細に説明する。

【００３５】図９は、図１に対応する第１工程の詳細な
処理を説明するための図である。

【００３６】本発明の原稿情報入力方法では、たとえば
役所に保管されている戸籍謄本のデータベース化を効率
的に行うことができるようにするために、ＯＣＲ処理を
行うことができる活字の戸籍謄本とマニュアル入力を行
う必要のある手書きの戸籍謄本とを自動的に仕分してこ
れら戸籍謄本のコード化ができるようにしている。

【００３７】このために、平床式マイクロカメラ１９に
よる戸籍謄本の撮影を行う前処理として、活字の戸籍謄
本と手書きの戸籍謄本とで異なる識別シールを貼り付け
る作業を行う。この識別シールには、活字用と手書き用
の２種類があり、活字の戸籍謄本には一部黒塗りされた
シール２７ａを貼り付け、手書きの戸籍謄本には無地の
シール２７ｂを貼り付ける。また、この作業に併行して
数字表記されたファイルＮＯのシールも張り付ける。こ
のファイルＮＯは管理情報として用いられる。なお、こ
の識別シールは図に示されているような形態のほかにバ
ーコード等の使用も可能である。また、ファイルＮＯの
シールには数字が記載されているものを例示してある
が、このシールにあってもバーコードなどの使用が可能
である。つぎに、活字の戸籍謄本および手書きの戸籍謄
本は、平床式マイクロカメラ１９などで撮影されてマイ
クロ化されるが、これらの戸籍謄本の撮影と同時に、マ
イクロフィルムＦには、活字原稿であるか手書き原稿で
あるかの選別情報２７とファイルＮＯ２８とが各画像駒
２９に対応して付加的に写し込まれる。

【００３８】このようにマイクロ化の前段階で活字か手
書きかの判別を行うようにすれば、撮影者は活字の戸籍
謄本であるか手書きの戸籍謄本であるかを意識すること
なく、平床式マイクロカメラ１９などで順次撮影してマ
イクロ化することができるようになる。この場合には、
活字／手書きの仕分作業とマイクロフィルムＦへの移し
込み作業とは分業となるので、短時間でマイクロ化をし
なければならないような場合には有効な処理形態であ
る。

【００３９】なお、このような形態のほかに、上記のよ
うな前処理は行わずに活字であるか手書きであるかの判
別を行いながら平床式マイクロカメラ１９による撮影を
行うようにしても良い。

【００４０】このようにして撮影されるマイクロフィル
ムＦとしてはロール状フィルムが用いられ、取扱の容易
化を図るために、巻回した状態でカートリッジ３０内に
収容されている。前記マイクロフィルムスキャナＭＳに
は、カートリッジ３０内のマイクロフィルムＦの送り出
し装置であるフィルムキャリア（図示せず）が着脱式又
は一体組み込み式に設けられている。

【００４１】カートリッジ３０内のマイクロフィルムＦ
の全ての画像情報、選別情報２７およびファイルＮＯ２
８の読み取りが終了すると、マイクロフィルムＦは全て
巻き戻される。１つのカートリッジ３０に収容されたマ
イクロフィルムＦに対する読み取り作業が終了すると、
このカートリッジ３０をフィルムキャリアから排出する
と共に新たなカートリッジ３０を装填するカートリッジ
交換作業を行う。このようなカートリッジ交換作業を自
動的に行うために、マイクロフィルムスキャナＭＳに
は、図示されるカートリッジローダ３２が取り付けられ
ている。

【００４２】このカートリッジローダ３２を用いること
により、カートリッジ３０の交換作業の自動化およびマ
イクロフィルムＦの画像情報の読み取りの自動化を図る
ことができるため、原稿処理装置を例えば夜間中稼働さ
せておくことができる。これにより短期間に大量の原稿
処理を行うことができる。

【００４３】このようにしてマイクロフィルムスキャナ
ＭＳによって読み込まれたイメージ情報は、各画像駒ご
とにファイルＮＯがつけられてイメージファイル２０に
格納されることになる。つまり、このファイル２０に
は、マイクロフィルムＦに写し込まれているイメージ情
報と識別シールによる選別情報２７とファイルシールに
よるファイルＮＯとが各画像駒ごとにコードデータとし
て格納されることになる。

【００４４】図１０は、図２に対応する第２工程の詳細
な処理を説明するための図である。第１工程において作
成されたイメージファイル２０のデータは、選別処理を
行うパソコン３５によって一画像駒ごとに読み込まれ、
各画像駒に写し込まれている識別シールの選別情報２７
により、手書きの戸籍謄本に関するイメージ情報はイメ
ージファイル３６に、活字の戸籍謄本に関するイメージ
情報はイメージファイル３７にそれぞれ自動的に分類さ
れてファイルＮＯが付されて格納される。この際に、パ
ソコン３５からは各画像駒ごとに手書き／活字の種別と
ファイルＮＯが管理用のデータベースに格納される。

【００４５】イメージファイル３６に格納されている手
書きの戸籍謄本に関するイメージ情報のデータベース化
にはキーパンチャによるマニュアル入力の処理が必要と
なることから、この情報はプリンタ１７によりプリント
アウトされて入力作業用の原稿、つまり作業票１２とさ
れる。キーパンチャは、この作業票１２にしたがってキ
ーボードなどによるマニュアル入力を行い、マニュアル
入力された情報にはファイルＮＯが付され、コードファ
イル１６Ａに格納される。

【００４６】一方、イメージファイル３７に格納されて
いる活字の戸籍謄本に関するイメージ情報は、パソコン
３７によってＯＣＲ処理され、この処理後のイメージ情
報はＯＣＲ処理時にファイルシールから認識されたファ
イルＮＯが付されてコードファイル１６に格納される。
なお、ＯＣＲ処理が行われた際には、パソコン３７から
各画像駒ごとにＯＣＲ処理の有無を示す情報、ＯＣＲ済
／未とファイルＮＯが管理用のデータベースに格納され
る。

【００４７】このように、上記の例では、原稿の表記情
報を活字あるいは手書きに拘らず全てを一旦画像信号に
変換し、選別情報に基づいて仕分処理を行った後に、パ
ソコン３５が、選択的に伝送されてきた画像信号を文字
コードに変換する一方、プリンタ１７が、選択的に伝送
されてきた画像信号をプリントアウトしてマニュアル入
力用の作業票１２を作成することになる。

【００４８】したがって、パソコン３５により原稿の表
記情報のコード化処理を行うに当たり、事前に活字原稿
であるか手書き原稿であるかの識別が行われるため、活
字原稿に対して効率よくかつ確実に原稿情報の読取りを
行うことができ、後処理に適確な情報を渡すことができ
る。また、識別シールによる選別情報に基づいて活字原
稿であるか手書き原稿であるかを識別するため、仕分作
業を正確に、かつ省力化して行うことができる。さら
に、カートリッジローダ３２を利用するため、夜間入力
を行うことができ、入力生産性が著しく高くなる。この
結果、原稿情報コード化システム全体の入力生産性が向
上する。

【００４９】なお、上述の実施例では、マイクロフィル
ムＦに写し込んだ画像をマイクロフィルムスキャナＭＳ
で読み取り、この読み取った情報に基づいてデータベー
ス化を行う形態を例示したが、この形態以外にも、次の
ような変形例が考えられる。具体的には、上記実施例に
示したマイクロカメラ１９とマイクロフィルムスキャナ
ＭＳを用いる形態に代えて、原稿を直接撮影して読み取
る平床式のＣＣＤデジタルカメラを用いる形態である。
この形態の場合には、原稿種類に応じた識別シール２７
を原稿表面に貼り付けるのに変えて、デジタルカメラに
よる読取り時に、操作者が活字原稿であるか手書き原稿
であるかを判別し、さらにスイッチの操作などにより選
別情報としての画像信号をＣＣＤにより読み取った画像
信号に付加するようにしても良い。また、読取作業の効
率を図るために、デジタルカメラの読取台に原稿を自動
的に搬送すると共に読取後の原稿を自動的に排出するオ
ートフィーダを用いても良い。この場合、オートフィー
ダによる搬送・排出時のジャムを防止するために、原稿
の原本をコピーし、一定の紙質を有するようにするのが
好ましい。

【００５０】図１１は、図９および図１０に示した処理
によって得られたコードファイル１６およびイメージフ
ァイル２０の格納情報によって照合作業を行って、最終
的には戸籍謄本の情報が正確に入力されたデータベース
と納品用原稿を得るまでの処理を示したものであり、図
３の第３工程および図４の第４工程に対応する処理であ
る。

【００５１】パソコン３７によってコード化されたイメ
ージ情報とキーパンチャによってマニュアル入力された
コード情報とはコードファイル１６Ａにデータベース化
に必要な活字原稿および手書き原稿の表記情報として格
納されているが、このコードファイル１６Ａの表記情報
は、パソコン４０によって項目分するための加工処理が
なされ、この加工処理後のコードデータはコードファイ
ル１６Ｂに格納される。このコードファイル１６Ｂに格
納されているコードデータをプリントアウトすると図６
に示したような形態で出力される。

【００５２】次に、パソコン４２は、このコードファイ
ル１６Ｂに格納されているコードデータと、イメージフ
ァイルに格納されている，このコードデータと同一のフ
ァイルＮＯが付されているイメージデータをそれぞれの
ファルから取り出し、両データをプリンタ１７によって
１枚の記録紙の異なる領域にそれぞれプリントアウトす
る。この処理によって得られる原稿は照合作業用原稿２
３となる。なお、イメージデータとコードデータとの合
成処理は、コードデータをビットマップ展開することに
よってイメージデータの形式に合わせることによって行
っている。

【００５３】この照合作業用原稿１２は図７に示した様
なものであり、イメージファイル２０からの画像が記録
紙の上部に、また、コードファイル１６Ｂからのコード
データがその下部にプリントアウトされている。データ
ベース化を行う作業者は、この照合作業用原稿にプリン
トアウトされている両データを見比べながら入力ミスの
発見に努める。この原稿の下欄にプリントされている情
報は、上欄にプリントされている原本からデータベース
化に必要な情報のみを抽出した加工処理が行われた後の
ものであるので、照合作業を非常に効率的に行うことが
できるようになる。

【００５４】入力ミスが発見されれば、そのミスを取り
除く処理が行われ、訂正後のコードデータがコードファ
イル１６Ｃに格納される。このような照合作業がすべて
の戸籍謄本に対して行われると、図８に示す様に照合作
業用原稿に納入先／依頼元、管理番号、作成日などの付
加情報を付加した形態の原稿を納品用原稿としてプリン
トアウトし、この原稿と共にデータベース化された戸籍
謄本のデータを納品する。照合作業が終了した場合に
は、パソコン４２から照合済／未のデータが管理用のデ
ータベースに対して出力される。

【００５５】なお、照合作業様原稿は、図８の様に納入
先／依頼元、管理番号、作成日などの付加情報を付加し
た形態でプリントアウトするようにしても良い。また、
読み取ったイメージ情報の全てをそのままプリントアウ
トするのではなく、コード化の対象となる表記情報が記
載されている該当箇所要部に対応するイメージ情報のみ
を選択的にプリントアウトするようにしても良い。すな
わち、照合作業用原稿にプリントアウトされるイメージ
情報は、必ずしもコード化の対象である原稿そのものの
プリントアウトである必要はない。このことは、マニュ
アル入力用の作業票についても同様である。

【００５６】以上の様な処理過程で、パソコンからは各
種のデータがデータベースに送られるが、管理用のデー
タベースには、パソコン３５、３７、４２からそれぞれ
送られてきたデータが図１２の様な形態で格納される。
なお、このデータの内、シリアルスキャンＮＯとカート
リッジＮＯとはマイクロフィルムスキャナの読み取り動
作の際に自動的に付されるＮＯである。したがって、こ
のデータベースの記述内容を参酌すれば、どのファイル
ＮＯの戸籍謄本が手書きであるか活字であるか、照合処
理が終了しているのかしていないのかなど、データベー
ス化に関する処理状況が容易に把握できることになる。

【００５７】また、以上の実施例においては、活字／手
書きの混在する原稿の一例として戸籍謄本を例示して説
明したが、本発明はこれに限定されることはなく、デー
タベース化においてマニュアル入力がさけられない原稿
が混在する形態の原稿種であればあらゆる原稿種のデー
タベース化に適用可能であるのはもちろんである。

【００５８】

【発明の効果】以上述べたように本発明の方法によれ
ば、それぞれの請求項ごとに次のような効果を生ずる。

【００５９】請求項１に記載の原稿情報入力方法では、
画像情報ファイルからの原稿に関する画像情報とコード
ファイルからの原稿に関するコード情報とを、同一の記
録媒体のそれぞれ異なる領域にプリントアウトして照合
作業用原稿を作成し、この照合作業用原稿に基いて照合
／修正作業を行うようにしたので、原稿の表記情報をコ
ード化する際に発生するミスなどを容易に発見して修正
できるようになる。

【００６０】請求項２に記載の原稿情報入力方法では、
画像情報ファイルからの原稿に関する画像情報とコード
ファイルからの活字あるいは手書きの原稿に関するコー
ド情報とを同一の記録媒体のそれぞれ異なる領域にプリ
ントアウトして照合作業用原稿を作成し、また、この当
該画像情報とコード情報とにはそれぞれ管理情報が記載
されているので、当該画像情報と当該コード情報との整
合性チェックを行なうことができ、さらに、原稿の表記
情報をコード化する際に発生する文字識別手段の変換ミ
スに基く入力ミスやマニュアル入力時の入力ミスなどを
容易に発見して修正できるようになる。また、活字原稿
については、文字識別手段を用いて、文字を自動的にコ
ード化して入力するようにしたので、原稿情報のコード
化作業を効率的に行えるようにもなる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明方法においてマイクロイメージの入力か
ら仕分処理までの第１工程の処理を示す図である。

【図２】本発明方法において仕分処理からコードファイ
ルを作成するまでの第２工程の処理を示す図である。

【図３】本発明方法においてコードファイルとイメージ
ファイルとの格納情報の入力処理から照合処理までの第
３工程の処理を示す図である。

【図４】本発明方法において照合処理から納品用原稿を
作成するまでの第４工程の処理を示す図である。

【図５】イメージ情報ファイルに格納されているデータ
をプリントアウトした場合の一例の形態を示す図であ
る。

【図６】コードファイルに格納されているデータをプリ
ントアウトした場合の一例の形態を示す図である。

【図７】照合作業用原稿の一例の形態を示す図である。

【図８】納品用原稿の一例の形態を示す図である。

【図９】本発明の処理方法を説明するための図である。

【図１０】本発明の処理方法を説明するための図であ
る。

【図１１】本発明の処理方法を説明するための図であ
る。

【図１２】管理用のデータベースに格納されるデータベ
ース構造の一例を示す図である。

【符号の説明】

１０…イメージ情報ファイル、 １１…選別情報
ファイル、１２…作業票、 １３
…ＯＣＲ、 １４…コードデータファイル（活字） １５…コードデータファイル（手書 き）、 １６…コードデータファイル、 １７…プリン
タ、１９…マイクロカメラ、 ２０…イメ
ージファイル、２２…コードファイル（加工後）、
２３…照合作業用原稿、２４…コードファイル（照合済
み） ２６…データベース（付加情報）、２７…識別
シール、 ２８…ファイルシール、２
９…画像駒、 ３０…カートリッ
ジ、３２…カートリッジローダ、 ３５，３
７，４０，４２…パソコン

─────────────────────────────────────────────────────

【手続補正書】

【提出日】平成７年１月２６日

【手続補正１】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】図１

【補正方法】変更

【補正内容】

【図１】

【手続補正２】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】図２

【補正方法】変更

【補正内容】

【図２】

【手続補正３】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】図３

【補正方法】変更

【補正内容】

【図３】

【手続補正４】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】図４

【補正方法】変更

【補正内容】

【図４】

【手続補正５】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】図９

【補正方法】変更

【補正内容】

【図９】

【手続補正６】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】図１０

【補正方法】変更

【補正内容】

【図１０】

【手続補正７】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】図１１

【補正方法】変更

【補正内容】

【図１１】

【手続補正８】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】図１２

【補正方法】変更

【補正内容】

【図１２】

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 原稿の表記情報と、コード化してファイ
   ルに格納された当該表記情報との整合性の確認を行いつ
   つ当該原稿の表記情報をデータベース化する原稿情報入
   力方法であって、 前記原稿の表記情報を画像読取手段により読み取って画
   像情報として画像情報ファイルに格納する一方、前記原
   稿の表記情報をコード化してコードファイルに格納する
   段階と、 当該画像情報ファイルに格納されている前記原稿に対応
   する画像情報と、当該コードファイルに格納されている
   当該原稿に対応するコード化された表記情報とを取り出
   して、両情報を同一の記録媒体のそれぞれ異なる領域に
   プリントアウトして照合作業用原稿を作成する段階と、 当該照合作業用原稿を参照し、前記コードファイルに格
   納されている前記原稿に対応するコード化された表記情
   報を照合／修正する段階とからなることを特徴とする原
   稿情報入力方法。
2. 【請求項２】原稿の表記情報と、コード化してファイル
   に格納された当該表記情報との整合性の確認を行いつつ
   当該原稿の原稿の表記情報をデータベース化する原稿情
   報入力方法であって、 当該原稿の表記情報に加えて当該表記情報が活字情報で
   あるか手書き情報であるかの選別情報および照合作業の
   ための管理情報が付加されてなる原稿情報を画像読取手
   段により読み取って画像情報として画像情報ファイルに
   格納する段階と、 当該選別情報に基いて原稿を選別し、活字原稿について
   は前記管理情報が付加された当該表記情報を文字識別手
   段を用いてコード化する一方、手書き原稿については前
   記管理情報が付加された当該表記情報をマニュアル入力
   によりコード化し、それぞれコード化された情報をコー
   ドファイルに前記管理情報にしたがって格納する段階
   と、 前記画像情報ファイルに格納されている管理情報が付加
   された画像情報と当該コードファイルに格納されている
   当該管理情報に対応するコード化された表記情報とを取
   り出して、両情報を同一の記録媒体のそれぞれ異なる領
   域にプリントアウトして照合作業用原稿を作成する段階
   と、 当該照合作業用原稿を参照し、前記コードファイルに格
   納されている前記原稿に対応するコード化された表記情
   報を照合／修正して前記原稿の表記情報をデータベース
   化する段階とからなることを特徴とする原稿情報入力方
   法。