JPH0773295A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子ファイリング装置において、登録済みの
文書データに、両面原稿を容易に追加登録することがで
きる装置を実現する。 【構成】 イメージスキャナ１１で読み取られた両面原
稿は、外部メモリ６内の文書データ記憶部８に記憶され
るとともに、表面と裏面それぞれ別々に各頁の管理情報
が両面読取管理情報記憶部４に記憶される。原稿の読み
取り後、ＣＰＵ１は両面読取管理情報記憶部４内の情報
に従って、文書連結情報記憶部５内に表面と裏面を合成
した文書管理データを設定する。その後、設定した文書
管理データを文書管理部７内の文書管理データに追加す
ることにより、両面原稿のデータの追加登録は終了す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、スキャナで読み取った
原稿に、キーワード等の情報を付加し、イメージデータ
として光ディスク等の記憶媒体に記録することができる
装置に関し、特に、表裏両面を有する原稿にも柔軟に対
応できる電子ファイリング装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、業務効率化の一貫として、文書管
理の重要性に対する認識が高まっている。そのような中
で、電子ファイリング装置の活用により、オフィススペ
ースの有効活用や、文書の検索業務の合理化が図られて
いる。そのため、使用者からはユーザーインターフェー
スの向上により、より操作性のよい電子ファイリング装
置の提供が求められている。

【０００３】従来の電子ファイリング装置では、スキャ
ナに一又は複数の原稿がセットされると、セットされた
原稿が一枚ずつスキャナの読取部へ搬送され、そこで原
稿上の情報が光学的に読み取られる。読み取られた情報
は、電気信号に変換された後に２値化されて光ディスク
等の記憶媒体に記録される。

【０００４】読み取る原稿が両面に情報が記されたもの
である場合、表側と裏側をそれぞれ連続して読み取った
後、各原稿の表と裏が連続するようにデータが編集さ
れ、ひとつのファイルとして記憶媒体に記録される。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記従来
の電子ファイリング装置では、既に記憶媒体に記録済み
の文書に両面原稿のデータを追加することができなかっ
た。従って、追加登録する原稿が両面原稿であった場合
には、連続読み取りを行う事ができず、一頁ずつ読み取
ってはデータを追加する必要があり、作業効率が悪いと
いう問題点を有していた。本発明はこの点に鑑み、操作
性に優れた電子ファイリング装置を提供するものであ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は問題点を解決す
るために、イメージ化された文書データを記憶する文書
データ記憶部と、新規に原稿の表面上の情報を読み取る
第１の読み取り手段と、新規に原稿の裏面上の情報を読
み取る第２の読み取り手段と、前記第１の読み取り手段
と前記第２の読み取り手段によって読み取られたイメー
ジデータを一つの文書データとして合成する文書合成手
段と、前記文書合成手段によって合成された文書データ
を、前記文書データに記憶されたデータと合成する手段
とを有する。

【０００７】

【作用】本発明は上記手段により、両面原稿を表面・裏
面別々に読み取り、読み取ったデータを合成して指定し
た文書データに追加することができる。

【０００８】

【実施例】以下、本発明に係わる実施例について説明す
る。

【０００９】図１は本発明の一実施例における電子ファ
イリング装置のブロック図であって、１は装置全体の制
御やデータ処理を行うＣＰＵ、２はプログラム等を記憶
するＲＯＭ、３はＣＰＵ１によって処理されるデータ等
を記憶するＲＡＭ、４はＲＡＭ３内にあって、両面読取
を管理するための情報を記憶する両面読取管理情報記憶
部、５は両面読取管理情報記憶部４内の情報に基づき、
表面・裏面のデータを合成した場合の文書データを管理
するための文書連結情報記憶部、６は光ディスク等の外
部メモリ、７は外部メモリ６にあって、登録された文書
データを管理するための文書管理情報を記憶する文書管
理部、８は文書管理部７によって管理される文書データ
を記憶する文書データ記憶部、９はキーボード、１０は
マウスである。又、１１は原稿を光学的に読取り電気信
号に変換するイメージスキャナ、１２はプリンタ、１３
はディスプレイである。

【００１０】図２は文書管理部７のデータ構成図であ
る。文書管理部７は、複数の文書管理データを記憶す
る。各文書管理データは、文書名、その文書の頁数、そ
して文書中の各頁のデータが実際に記憶されている文書
データ記憶部８中のアドレスを有している。又、文書デ
ータ記憶部８には文書の各頁がイメージデータとして記
憶されていて、文書管理データ中の各頁の記憶アドレス
によって管理されている。

【００１１】図３は、両面読取管理情報記憶部４のデー
タ構成図であって、５１は白紙原稿情報記憶部で、裏面
の白紙頁が何枚目であるかを記憶する。この白紙原稿情
報記憶部５１は、原稿の読取りを開始する前に、何枚目
の原稿の裏面が白紙であるかをキーボード９から入力す
ることによって設定される。又、５２は表面情報記憶部
であって、両面読取り時に表面の各頁のデータ記憶位置
を一時記憶する。５３は、裏面情報記憶部であって、裏
面各頁のデータ記憶位置を一時記憶するとともに、各頁
に対応した白紙頁フラグを有する。この白紙頁フラグ
は、対応する裏面が白紙頁であった場合にのみ、“１”
となる。

【００１２】図４は、文書連結情報記憶部５内のデータ
構成図であって、文書データ中の各頁の頁番号に対応し
て、データの記憶アドレスを記憶する。

【００１３】以上のように構成された本実施例の電子フ
ァイリング装置について、以下、その動作を図５から図
７のフローチャートを用いて説明する。

【００１４】ステップ１において、キーボード９から外
部メモリ６内に既に記憶されている文書のうち、データ
を追加する文書及びその文書中でデータを追加する位置
（追加頁番号Ｘ）指定された後、使用者により、イメー
ジスキャナ１１に原稿の表面が読取り面となる向きに原
稿がセットされ、ステップ２において、キーボード９に
より表面の読取り開始の指示があると、先ず、ＣＰＵ１
は、ステップ３において、表面の計数用の変数ｌを
“１”に初期化する。そして、イメージスキャナ１１に
おいて、セットされた原稿から第１枚目の原稿が搬送さ
れ、ステップ４において搬送された原稿の表面の読取り
が行われる。読取られた原稿は、ステップ５において、
外部メモリ６の文書データ記憶部８に記録され、ステッ
プ６において、表面情報記憶部５２にステップ５で記録
した文書データ記憶部８における記憶アドレスを設定す
る。

【００１５】表面情報記憶部５２へのアドレス設定後、
ステップ７において、イメージスキャナ１１にセットさ
れている原稿が残っていれば、ステップ８で変数ｌを
“＋１”更新してステップ４へ戻り、残っていなければ
表面の読取りを終了する。

【００１６】表面の読取り後、裏面の読取りが行われ
る。使用者により、イメージスキャナ１１に原稿の裏面
が読取り面となる向きに原稿がセットされ、ステップ１
１において、キーボード９により裏面読取り開始の指示
があると、先ず、ＣＰＵ１は、ステップ１２において裏
面の計数用の変数ｍを“１”に初期化する。ここで、Ｃ
ＰＵ１は、ステップ１３において、白紙原稿情報記憶部
５１を調べ、読取るべき原稿の裏面が白紙として設定さ
れているかどうかを調べる。

【００１７】読取りを行う頁が白紙頁として設定されて
いなければ、ステップ１４において、イメージスキャナ
１１によって、該当頁の読取りが行われ、ステップ１５
において、読取られた頁のデータが文書データ記憶部８
に記憶される。そして、ステップ１６において、裏面情
報記憶部５３に、データを記憶した文書データ記憶部８
中のアドレスを書き込むとともに、対応する白紙頁フラ
グを“０”に設定する。

【００１８】読取りを行う頁が白紙頁として設定されて
いれば、ステップ１７において、イメージスキャナ１１
では、情報の読取りは行われず、該当する原稿が空送り
される。そして、ステップ１８において、裏面情報記憶
部５３のｍ頁のデータの記憶アドレスを書き込む部分に
は、ＮＵＬＬデータを設定し、それに対応する白紙頁フ
ラグを“１”と設定する。

【００１９】ステップ１４からステップ１６までの処
理、又は、ステップ１７からステップ１８までの処理の
後、ＣＰＵ１はステップ１９においてイメージスキャナ
１１にセットされている原稿が残っているかどうかを調
べ、まだ読取るべき原稿があれば、ステップ２０におい
て変数ｍを“＋１”更新してステップ１３へと戻り、
又、原稿がなければ、ステップ３１以降の処理によって
表面のデータと裏面のデータを結合して一つの文書デー
タとする。

【００２０】先ず、ＣＰＵ１は、ステップ３１において
トータル頁管理用の変数ｉを、追加頁番号Ｘに“１”を
加えた値に初期化し、ステップ３２において、表面デー
タ計数用の変数ｊ及び裏面データ計数用の変数ｋをそれ
ぞれ“１”に初期化した後、ステップ３３からステップ
３９の処理を繰り返すことによってデータの結合を行
う。

【００２１】ステップ３３では、表面情報記憶部５２に
設定されているｊ頁のデータの記憶アドレスが文書連結
情報記憶部５における第ｉ頁の文書データの記憶アドレ
スに設定され、ステップ３４において、変数ｉが“＋
１”更新される。

【００２２】次に、ステップ３５において、裏面情報記
憶部５３内で裏面の第ｋ頁目に該当するデータの空白頁
フラグを調べ、フラグの値が“１”であれば、そのまま
ステップ３８へと処理が移行され、フラグの値が“０”
であれば、ステップ３６及びステップ３７の処理が行わ
れる。

【００２３】ステップ３６では、裏面情報記憶部５３に
設定されている第ｋ頁のデータの記憶アドレスを、文書
連結情報記憶部５における第ｉ頁の文書データの記憶ア
ドレスに設定され、続くステップ３７において変数ｉが
“＋１”更新される。

【００２４】ここで、ステップ３８において、ＣＰＵ１
は読取った表裏面全てのデータの処理が終わったどうか
を判断し、まだ処理すべきデータが残っていればステッ
プ３９において、変数ｊ及び変数ｋをそれぞれ“＋１”
更新しステップ３３の処理へと戻り、また、処理すべき
データが残っていなければステップ４０及びステップ４
１の処理を行う。

【００２５】ステップ４０では、最新の変数ｉの値から
“１”を減じた値を、ステップ１で指定された文書デー
タに対応する、文書管理部７中の文書管理データの頁数
に設定し、ステップ４１で、その文書管理データの第Ｘ
頁目のデータの記憶アドレスの直後に、文書連結情報記
憶部５に設定された各頁データの記憶アドレスを挿入し
て処理を終了する。

【００２６】以上のように本実施例では、両面原稿を表
面・裏面別々に読み取り、これらのデータを一つの文書
として合成した後、指定した文書と結合する事ができる
ため、データ追加時の作業効率を大きく向上させること
ができる。

【００２７】又、電子ファイリング装置に両面の原稿を
登録する場合に、裏面が白紙であるものを指定し、指定
された頁を登録の際に除外することができるため、不要
なデータを記録する必要がなく、記憶装置を効率的に使
用することができる。

【００２８】なお、本実施例では白紙頁を指定すること
としたが、裏面に登録すべき情報が記録されている原稿
を指定することとしてもよい。

【００２９】又、原稿の裏面が白紙であることは、使用
者がキーボード９から指定することとしたが、ステップ
１３で白紙頁かどうかを判断する前にまず、無条件に原
稿を読取り、原稿中の画素の数を計数し、その数が所定
値以下であれば白紙頁として、ステップ１３を介してス
テップ１８の処理を行い、又、所定値以上であれば白紙
頁ではないとして、ステップ１５及びステップ１６の処
理を行うこととしてもよい。

【００３０】

【発明の効果】本発明は、イメージ化された文書データ
を記憶する文書データ記憶部と、新規に原稿の表面上の
情報を読み取る第１の読み取り手段と、新規に原稿の裏
面上の情報を読み取る第２の読み取り手段と、前記第１
の読み取り手段と前記第２の読み取り手段によって読み
取られたイメージデータを一つの文書データとして合成
する文書合成手段と、前記文書合成手段によって合成さ
れた文書データを、前記文書データに記憶されたデータ
と合成する手段とを有するために、既に登録されている
文書データに対して、両面原稿を読み取って容易に追加
する事ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例における電子ファイリング装
置のブロック図

【図２】同実施例における文書管理部のデータ構成図

【図３】同実施例における両面読取管理情報記憶部内の
データ構成図

【図４】同実施例における文書連結情報記憶部内のデー
タ構成図

【図５】同実施例における表面読取り処理のフローチャ
ート

【図６】同実施例における裏面読取り処理のフローチャ
ート

【図７】同実施例における文書データ連結処理のフロー
チャート

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ ＲＯＭ ３ ＲＡＭ ９ キーボード １０ マウス １１ イメージスキャナ １２ プリンタ １３ ディスプレイ

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】イメージ化された文書データを記憶する文
   書データ記憶部と、新規に原稿の表面上の情報を読み取
   る第１の読み取り手段と、新規に原稿の裏面上の情報を
   読み取る第２の読み取り手段と、前記第１の読み取り手
   段と前記第２の読み取り手段によって読み取られたイメ
   ージデータを一つの文書データとして合成する文書合成
   手段と、前記文書合成手段によって合成された文書デー
   タを、前記文書データに記憶されたデータと合成する手
   段とを有することを特徴とする電子ファイリング装置。