JPH0668072A - 文書処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【目的】文書の構成要素と外側の環境の関係から構成要
素の内容を自動的に決定する。 【構成】文書内の構成要素と外側の環境の関係、外側の
環境の参照方法や参照条件を定義する関係定義手段３
と、構造定義手段２で定義した文書の論理構造や関係定
義手段３で定義した各種情報を保存する保存手段９、保
存手段９の情報を検索して、関係を有する構成要素や環
境、参照条件の情報を検索する情報検索手段５、保存手
段９に保存されている環境の参照方法を検索し、参照方
法によって環境の情報を得る環境参照手段７、文書中の
構成要素と環境とを関係付ける処理を行なう関係処理手
段８、情報検索手段５や環境参照手段７、関係処理手段
８を起動し、文書の構成要素の内容を自動的に決定しな
がら文書作成／編集処理を実行する文書作成手段６で構
成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は構造化可能な定型的な文
書の処理システムに関し、さらに詳しくは、文書の論理
的構造や環境を利用して文書を処理する文書処理システ
ムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、ワードプロセサやワークステーシ
ョン等のワードプロセシング・ソフトウエアが普及し、
コンピュータ・システム上での文書の作成が一般化して
きている。

【０００３】既存のワードプロセサやワードプセロシン
グ・ソフトウエア等の文書処理システムは、文書内の文
章をフラットなテキストとして扱う。すなわち、文書内
の文章を文字列として捉えている。

【０００４】文書のなかには、例えばビジネス文書のよ
うに、文書の形式が決まっていているものがある。ビジ
ネス文書では、同じ形式の文書を何度も作成する。この
ような場合、既存のワードプロセサやワードプロセシン
グ・ソフトウエアでは以前に書いた文書を再利用し、必
要な部分を修正して新しい文書を作成する。

【０００５】また、最近では、文書の構造を取り入れた
文書処理システムも考えられ始めている。この場合、文
書の構造を文書のレイアウト決定に使用したり、あるい
は、文書構成の把握や文書の管理に利用している。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、既存の
ワードプロセサあるいはワードプロセシング・ソフトウ
エア、そして、文書構造を取り入れた文書処理システム
には、いくつかの問題がある。

【０００７】文書の形式が決まっている定型的なビジネ
ス文書では、文書の記述項目間にしばしば関係が存在す
る。例えば、その文書を何月に出すかによって時候の挨
拶文が決まってくる。すなわち、一月ならば厳寒や新春
のお慶び、三月ならば早春などの挨拶がある。また、文
書の表題によって記述内容の一部が確定する場合もあ
る。例えば、表題が「研究発表会のお知らせ」であれ
ば、日時や開催場所、開催場所への交通、参加費用等の
記述しなければならない項目が確定する。

【０００８】従来のワードプロセサやワードプロセシン
グ・ソフトウエアでは、文書を一連のテキストとしか捉
えることができないので、文書の記述項目間の関係から
記述内容を確定することは不可能であるという問題があ
った。そのため、既にある文書を再利用し、必要な部分
を書き換える作業をするのが普通であった。再利用−書
き換えの作業では、先の時候の挨拶をどう書き換えるか
で意外に迷ったり、書き換え作業のし忘れ、書き換えミ
ス等が発生しがちであった。

【０００９】一方、文書の構造を取り入れた文書処理シ
ステムは、文書の構造からレイアウトを決定したり、文
書構成の把握や管理を容易にする目的で使用されてい
る。そのため、文書作成において記述項目間の関係から
文書内容を決定するような処理はできなかった。

【００１０】さらに、文書作成においては、文書作成時
の状況（例えば日付等）、あるいは、文書作成処理以外
のアプリケーション処理で得られる情報（ＯＳのコマン
ド処理やデータベース検索等により得られる情報）な
ど、文書作成以外の外側の環境と何らかの関係をもって
記述内容が確定する場合もある。しかし、従来の文書処
理システムでは、このような外側の環境との関係により
文書作成を支援するようなシステムはなかった。

【００１１】本発明は、記述項目間の関係、および、外
側の環境と記述項目の関係を自動的に処理し、容易に文
書作成を行えるようにすることを目的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】図１は、本発明の機能ブ
ロック図である。本発明は、ユーザからの入力を受け付
ける入力手段１と、文書の論理構造を定義する構造定義
手段２、文書の構造を解析する構造解析手段４、ユーザ
に各種の文書作成情報を出力する出力手段１０を前提と
する。

【００１３】まず、関係定義手段３は、構造定義手段２
で定義された文書の論理構造における構成要素間の関係
を定義する。関係定義手段３は、また、文書の論理構造
における構成要素−外側の環境間の関係や、外側の環境
の参照方法を定義する。

【００１４】次に、保存手段９は、前記構造定義手段２
および前記関係定義手段３で定義された文書の論理構造
や関係情報を記憶装置内に保存する。また、情報検索手
段５は、前記保存手段９に保存された関係情報を検索
し、作成しようとする文書に、関係を有する構成要素が
あるか否かを調べる。

【００１５】また、環境参照手段７は、前記関係定義手
段３で定義され、保存手段９に保存されている文書の論
理構造における構成要素−外側の環境間の関係、およ
び、外側の環境の参照方法を取り出し、該参照方法を実
行して外側の環境の情報を得る。

【００１６】さらに、関係処理手段８は、前記関係定義
手段３で定義され、保存手段９に保存されている文書の
論理構造における構成要素間の関係、あるいは外側の環
境と構成要素間の関係の定義情報を取り出し、定義され
た方法に従って関係付けの処理を行なう。

【００１７】最後に、文書作成手段６は、まず、前記情
報検索手段５を起動し、関係を有する構成要素が存在す
る場合には、次に、環境参照手段７を起動し、得られた
外側の環境情報を基に、さらに関係処理手段８を起動し
て、関係付けられた構成要素の内容を自動的に決定す
る。

【００１８】文書作成手段６は、作成した文書を保存す
る際に、外側の環境と文書構成要素の関係、構成要素
名、環境参照方法の３つを一組として、作成した文書の
情報として前記保存手段９に保存できるように構成する
ことも可能である。この場合、文書作成手段６によって
既存文書を編集する際、前記保存手段９に保存した３つ
一組の該情報を参照し、外側の環境と関係付けられてい
る構成要素があるか否かを判定し、ある場合には関係処
理手段８を起動し、外側の環境と関係付けられた構成要
素の内容を自動的に編集することが可能になる。

【００１９】前記関係定義手段３において、外側の環境
と構成要素の関係を定義する場合に、関係名と、関係付
けられる構成要素名と環境名、および、環境の参照を可
能とする条件を４つ一組とし、文書ごとに前記保存手段
９に保存するように構成することも可能である。この場
合、前記文書作成手段６による文書作成時に、前記情報
検索手段５によって該四情報を取り出し、環境参照手段
７によって環境参照条件を満たすか否かを判定し、満た
している場合のみ関係処理手段８を起動する。これによ
り、ある条件を満たしたときに参照可能な環境と関係付
けられた構成要素の内容を自動的に決定／編集すること
が可能になる。

【００２０】

【作用】まず、例えば、ビジネス文書のような構造化可
能な定型的文書の論理構造を構造定義手段２によって保
存手段９に保存しておく。

【００２１】さらに、該論理構造の構成要素間の関係
や、外側の環境と構成要素間の関係、外側の環境の参照
情報、参照条件を関係定義手段３によって定義し、保存
手段９に保存しておく。

【００２２】すなわち、関係定義手段３が起動され、ま
ず、論理構造を既に定義済みの各種の論理構造名を表示
し、該当する論理構造名をユーザに選択させる。そし
て、ユーザが指定した論理構造名の定義済みの論理構造
を表示する。ユーザは、この論理構造を参照し、そのな
かで関係のある構成要素名や環境名、環境の参照方法、
環境の参照条件の情報を関係定義手段３の誘導に従って
入力する。そして、関係定義手段３は、定義された関係
名、構成要素名、環境名、環境の参照方法、環境の参照
条件の情報を組みとして保存手段９に保存する。

【００２３】文書作成／編集時には、ユーザは、文書作
成手段６をまず起動する。そして、何らかの文書内容の
入力を行なう（例えば、文書の表題等）。文書作成手段
６は、条件検索手段５を起動する。そして、保存手段９
に格納されいてる関係情報を検索し、入力された内容が
他の構成要素と何らかの関係をもつものであるか否かを
検索する。関係がある場合には、文書作成手段６は、次
に、環境参照手段７を起動する。環境参照手段７は、保
存手段９を検索し、関係する環境の参照方法を取り出
す。このとき、該環境が参照可能か否かの条件が指定さ
れている場合には、該条件を判断し、条件を満たす場合
にのみ参照方法を取り出すことも可能である。そして、
取り出された参照方法に従って参照処理を実行し、環境
情報を取り出す。次に、文書作成手段６は、関係処理手
段８を起動し、取り出された環境情報と構成要素間の関
係処理を実行し、構成要素の内容を決定する。

【００２４】以上の処理により、構成要素間の関係や、
環境と構成要素間の関係を利用し、自動的に構成要素の
内容を決定する文書作成／編集が可能となる。また、文
書作成／編集の過程で、文書情報として、構成要素間の
関係や、環境と構成要素間の関係を保存手段９に格納
し、後の文書作成／編集処理に利用することも可能であ
る。

【００２５】

【実施例】以下に、本発明の実施例を説明する。図２
は、一実施例のシステム構成図である。本システムは、
例えば、ワークステーション等のコンピュータ・システ
ム上の一アプリケーション・ソフトウエアとして実現す
ることができる。すなわち、本発明の文書処理システム
200 は、例えば該コンピュータ・システムのＯＳ100 上
に他のアプリケーション・ソフトウエア150 等とともに
位置することになる。

【００２６】文書処理システム200 は、ユーザからの入
力を受け付ける入力部２１０と、文書の論理構造を定義
する構造定義部220 、文書に関する関係付けや環境の参
照方法を定義する関係定義部230 、構造定義部で定義し
た論理構造や、関係定義部230 で定義した関係付け、環
境の参照方法等を格納する格納部290 、文書の構造を解
析する構造解析部240 、文書の論理構造に従って文書を
作成・編集する文書作成部260 、文書作成時に、保存部
290 に格納してある各種の情報を検索する情報検索部25
0 、外側の環境を参照するための環境参照部270 、外側
の環境情報と文書の構成要素の関係を処理する関係処理
部280 、ユーザに各種の関係情報や文書情報を出力する
出力部215 からなる。保存部290 は、例えば、補助記憶
装置上に置かれ、構造定義部220 で定義した論理構造定
義291 、関係定義部230 で定義した関係定義292 や環境
参照方法293 、文書作成部260 で作成した文書情報294
を格納する。

【００２７】図３は、保存部290 に格納される環境参照
方法293 の構成図である。各環境は、環境名とその環境
の参照方法、参照するために必要なｎ個の引数（引数
１、引数２、・・、引数ｎ）を一組として定義し、これ
を環境参照方法293として保存部290 に格納する。環境
には、例えば、日付やユーザ名等があり、それぞれ先の
一組の定義情報を環境参照方法293 に格納しておく。

【００２８】図４は、保存部290 に格納される関係定義
292 の構成図である。関係定義292 は文書ごとに行な
う。文書名の下に、該文書中に存在する複数個の関係を
格納する。各関係は、関係名と、該関係のある関係要素
名と環境名、該環境を参照可能にするための参照条件を
組みとして格納する。参照条件は複数個（条件１、条件
２、・・、条件ｍ）存在する場合もある。

【００２９】図５は、保存部290 に格納される文書情報
294 の構成図である。文書情報294 は、文書作成におい
て与えられた関係を基に、関係付けられた構成要素を識
別できるようにした関係管理表である。まず、文書名に
よって管理し、その下で、関係を有する複数個の構成要
素（構成要素名１、構成要素名２、・・、構成要素名
ｉ）の関係情報を管理する。関係を有する構成要素名ご
とに、関係情報として、関係名、関係のある環境名、そ
して文書の内容を格納する。

【００３０】これによって、文書を編集する場合には、
文書名によって該文書名の文書情報を検索し、そのなか
の構成要素名を指定することにより、その構成要素名と
関係のある環境名とその関係、また、文書の内容を得る
ことができる。

【００３１】図６は、関係定義部230 の動作フローチャ
ートである。まず、保存部290 内に格納されている論理
構造定義291 の種類の一覧表を出力部215 から出力する
（Ｓ601 ）。これによってユーザは既に定義済みの論理
構造について、その名前を一覧表として見ることができ
る。ユーザは、この一覧表のなかから、今から関係定義
を行なうものの名前を指定する。

【００３２】次に、指定された名前の論理構造を表示す
る（Ｓ602 ）。すると、例えば、図７に示すような論理
構造が表示される。論理構造は、階層構造をとる。すな
わち、あるビジネス文書には前付けと前文、主文、末
文、別記があり、そのなかの例えば前付けは発信番号、
発信年月日、受信者、発信者、表題で構成され、さら
に、例えば、そのなかの受信者は所属、役職、氏名、敬
称で構成される。

【００３３】ユーザはこの論理構造の表示を見て、どの
ような関係があるかを考える。関係定義部230 は、次
に、定義する関係を識別する名前（関係名）の入力をユ
ーザに要求する（Ｓ603 ）。これに応じてユーザは関係
名を入力する。関係定義部230は、次に、入力された関
係名が既に定義済みであるか否かを判断する（Ｓ604
）。そして、定義済みであれば（Ｙｅｓ）、既に定義
されている関係の定義を表示する（Ｓ605 ）。一方、入
力された関係名が定義されていない（Ｎｏ）場合には、
ユーザに対して、その関係名によってどのような処理を
するのかを定義させる（Ｓ606 ）。そして、関係名と処
理の内容を定義した場合には、これを組みとして保存部
290 に登録する。

【００３４】関係名および関係処理が定義できたら、次
に、Ｓ603 〜Ｓ606 で定義した関係名により関係付ける
論理構造中の構成要素名をユーザに指定させる（Ｓ607
）。ユーザは図７のような文書の論理構造のなかの構
成要素を一つ入力する。そして、該構成要素と該関係名
で関係付ける環境名を問い合わせる（Ｓ608 ）。ユーザ
は、これに応じて関係する環境名を入力する。

【００３５】次に、今指定された環境名（例えば日付、
ユーザ名等）のデータを参照する方法がシステムに定義
されているか否かを判断する（Ｓ609 ）。定義されてい
ない（Ｎｏ）場合には、該環境名の参照方法をユーザに
問い合わせる（Ｓ610 ）。ユーザが参照方法を入力する
と、次に、該環境を参照可能にするための条件を問い合
わせる（Ｓ611 ）。そして、Ｓ608 で指定した環境名、
Ｓ610 で指定した参照方法、Ｓ611 で指定した参照条件
を、図３に示したような環境参照方法管理表のような構
成で環境参照方法293 として保存部290 に格納する。こ
のとき、参照条件が参照方法の引数となる。

【００３６】以上の処理後、あるいは、参照方法が定義
されている（Ｓ609 のＹｅｓ）場合には、入力された関
係情報を保存部290 に格納する（Ｓ612 ）。すなわち、
Ｓ601 で指定した論理構造名（文書名）、および、Ｓ60
3 で指定した関係名、Ｓ607 で指定した構成要素名、Ｓ
608 で指定した環境名、Ｓ611 で指定した環境参照条件
を、図４に示したような外側の環境と構成要素間の条件
付き関係管理表のような構成で関係定義292 として保存
部290 に格納する。

【００３７】以上の処理により、ある文書の論理構造に
存在する関係を一つ登録する処理が完了する。この処理
を繰り返すことにより、ある文書中の全関係を保存部29
0 中の登録することが可能である。

【００３８】図８は、図７の文書の論理構造に対して関
係定義部230 の処理によって登録された関係定義292 の
例である。社外向けビジネス文書の関係定義として、関
係名「イコール」で構成要素名「前付け−発信年月日」
と環境名「日付」を関係付ける定義と、関係名「名字」
で構成要素名「箇条書き−担当者」と環境名「ユーザ
名」を関係付ける定義、関係名「イコール」で構成要素
名「前付け−発信番号」と環境名「発信番号」を関係付
ける定義が格納されている。ここで、例えば「前付け−
発信年月日」は、論理構造のなかの階層構造を示し、
「前付け」の下の「発信年月日」であることを示す。

【００３９】さらに、構成要素名「前付け−発信番号」
と環境名「発信番号」の関係には、環境参照条件が定義
されている。すなわち、環境名「発信番号」を参照する
ための条件として、構成要素名「前付け−表題」および
「前付け−受信者」、「箇条書き−担当者」、「前付け
−発信年月日」の内容が既に決まっていること（すなわ
ち、内容の実体化）が登録されている。

【００４０】図９は、保存部290 内の環境参照方法293
の例である。環境名「日付」に対して、参照方法である
コマンド名「ｄａｔｅ」が、環境名「ユーザ名」に対し
て参照方法であるコマンド名「ｗｈｏ−ａｍ−ｉ」が、
環境名「発信番号」に対して参照方法であるコマンド名
「ｒｅｐｏｒｔ−ｎｕｍｂｅｒ」が定義されている。そ
して、コマンド「ｒｅｐｏｒｔ−ｎｕｍｂｅｒ」の引数
として、「前付け−表題」および「前付け−受信者」、
「箇条書き−担当者」、「前付け−発信年月日」のデー
タが必要であることが定義されている。

【００４１】図１０は、文書作成部260 の動作フローチ
ャートである。文書を作成する場合には、ユーザは文書
名を入力する。まず、作成する文書について、ユーザが
内容を入力しなくても決定できる部分を探し、その内容
を決定する処理を行なう（初期関係の処理Ｓ１）。

【００４２】すなわち、まず、情報検索部250 を起動
し、ユーザが指定した文書名についての関係定義292 を
検索し、その時点で処理可能な関係（参照条件なしの環
境と構成要素の関係）を求める。そして、該環境につい
て環境参照部270 を起動し、環境参照方法293 を検索
し、求めた参照方法を実行して該環境の情報を得る。環
境参照部270 の動作については後述する。次に、関係処
理部280 を起動し、情報検索部250 で先に検索した環境
と構成要素の関係を示す関係名に基づき、該関係名に対
応する処理を、該環境の情報と該構成要素名に対して実
行する。関係処理部280 の動作については後述する。以
上の処理により、初期的に決定できる関係の処理Ｓ１に
よって、文書内の内容の一部が決定される。

【００４３】次に、Ｓ１では決定できない該文書の構成
要素についてユーザからの入力を受け付ける（Ｓ２）。
ユーザが該文書の構成要素の内容を入力した場合にはＳ
３〜Ｓ５の処理を行ない、該文書の作成／編集を終了し
文書の保存を要求したときにはＳ６、Ｓ７の処理を行な
い、全ての作業の終了を要求したときには作業を終了す
る。そして、Ｓ３〜Ｓ５、あるいは、Ｓ６、７の処理を
作業終了まで繰り返す。

【００４４】ユーザが該文書のある構成要素の内容を入
力した場合には（内容の入力）、情報検索部250 を起動
する。情報検索部250 は、保存部290 内の関係定義292
の参照条件の部分を内容を入力した該構成要素をキーに
検索する。そして、内容を入力された該構成要素を参照
条件とする環境があるか否かを判定する（Ｓ３）。ない
場合（Ｎｏ）には、情報検索部250 の処理を終わり、Ｓ
２に戻り、ユーザの次の入力を待つ。一方、該構成要素
を参照条件とする環境がある場合（Ｙｅｓ）には、情報
検索部250 は該環境名と、該参照条件のある関係名を文
書処理部250 に通知する。

【００４５】文書処理部250 は次に、環境参照部270 を
起動し、該環境名を渡す。環境参照部270 は、該環境名
について環境参照条件が既に揃っているか否かを判断し
（Ｓ３）、揃っている場合（Ｙｅｓ）には参照方法を取
り出し、該参照方法を実行して該環境名の情報を得、そ
の情報を文書処理部250 に通知する（Ｓ４）。環境参照
条件が揃っていない場合（Ｎｏ）には、Ｓ２に戻り、次
の入力を待つ。

【００４６】文書処理部250 は、環境参照部270 から環
境の情報を受け取り、次に、関係処理部280 を起動す
る。関係処理部280 は、文書処理部250 から、関係名と
環境情報、構成要素名を受け取り、構成要素名と環境情
報を関係付ける処理を行なう（Ｓ５）。以上の処理によ
り、該構成要素名の内容が決定される。その後、Ｓ２に
戻り、次の入力を待つ。

【００４７】Ｓ２の入力が文書の保存要求であれば（文
書の保存）、該文書内の各構成要素名について、関係の
ある環境の環境名、関係名、そして構成要素の内容を組
みとし文書情報294 を作成し（Ｓ６）、保存部290 に格
納する（Ｓ７）。その後、Ｓ２に戻り、次の入力を待
つ。

【００４８】Ｓ２において作業終了の入力があった場合
（作業終了）には、文書作成部の処理を終了する。図１
１は環境参照部270 の動作フローチャートである。

【００４９】文書作成部260 の処理において環境参照部
270 が起動されると、文書作成部260 から渡された環境
名に関して、環境を参照する条件が揃っているか否かを
判定する（Ｓ101 ）。そして、揃っていない場合（Ｎ
ｏ）には現在満たしている条件を環境参照方法293 に保
存しておく（Ｓ102 ）。一方、揃っていれば、環境参照
方法293 を検索し、参照方法を取り出したうえ（Ｓ103
）、該参照方法を実行する（Ｓ104 ）。そして、参照
方法の実行結果を文書作成部260 に戻し、処理を終了す
る。

【００５０】図１２は、関係処理部280 の動作フローチ
ャートである。文書作成部260 の処理において関係処理
部280 が起動されると、文書作成部260 から関係名、お
よび、構成要素名、環境参照部270 で得た環境情報を渡
される。そして、まず、関係名についての関係処理方法
を保存部290 より検索し（Ｓ121 ）、検索された処理方
法に基づいて、該構成要素名と環境情報とを関係付ける
処理を行なう（Ｓ122 ）。

【００５１】図１３は、社外向けビジネス文書の例であ
る。このビジネス文書は、図７に示した社外向けビジネ
ス文書の論理構造について定義した関係情報（図８）、
環境の参照方法（図９）を用いて作成される。

【００５２】まず、初期の関係処理（図１０の文書作成
部の動作フローチャートＳ１）において、その時点で処
理可能な関係（参照条件なしの環境と構成要素の関係）
を求める。すると、環境名「日付」と構成要素名「発信
年月日」が、環境名「ユーザ名」と構成要素名「担当
者」がこの時点で関係付けられることが分かる。

【００５３】そこで、まず、環境名「日付」について環
境参照部270 を起動し、環境参照方法293 を検索し、コ
マンド「ｄａｔｅ」を得、これを実行して日付のデータ
“平成３年12月20日”を得る。次に、関係処理部280 を
起動し、このデータと構成要素名「発信年月日」を「イ
コール」で関係付ける処理を行なう。「イコール」は、
その構成要素名に環境情報を挿入する処理を意味し、こ
れによって構成要素名「発信年月日」に“平成３年12月
20日”が入る。これによって、該文書中の「前付け−発
信年月日」の部分の内容が“平成３年12月20日”に決定
される。

【００５４】次に、環境名「ユーザ名」について環境参
照部270 を起動し、環境参照方法293 を検索し、コマン
ド「ｗｈｏ−ａｍ−ｉ」を得、これを実行してユーザ名
のデータ、例えば“山本アリサ”を得る。次に、関係処
理部280 を起動し、このデータと構成要素名「担当者」
を「名字」で関係付ける処理を行なう。「名字」は、構
成要素名に環境情報のなかの名字の部分を挿入する処理
を意味し、これによって構成要素名「担当者」に“山
本”が入る。これによって、該文書中の「箇条書き−担
当者」の部分の内容が“山本”に決定される。

【００５５】以上の処理により、初期の関係処理が終了
する。ユーザは、この後、他の構成要素についての内容
を順次入力する。例えば、論理構造中の前付け−受信者
の内容（富士山株式会社 御中）を入力すると、ここ
で、情報検索部250 が起動され、該入力内容（前付け−
受信者）を環境参照条件とする環境名、関係名を検索す
る（文書作成部の動作フローチャート、図１０のＳ
３）。すると、環境名「発信番号」と構成要素名「前付
け−発信番号」を関係名「イコール」で関係付ける場合
の、環境参照条件になっていることが分かる。そこで、
環境参照部270 を起動し（図１１の動作フローチャー
ト）、該環境名の参照条件が揃っているか否かを判定す
る（Ｓ101 ）。この時点では、前付け−受信者の内容の
実体化、箇条書き−担当者の内容の実体化、前付け−発
信年月日の内容の実体化の条件は満たしているが、前付
け−表題の内容の実体化の条件はまだ満たしていない。
そこで、現在満たしている条件を、保存し（Ｓ１０
２）、環境参照部270 の処理を終了し、ユーザの次の入
力を待つ。

【００５６】ユーザがこの後、前付け−表題の内容（第
１０回研究発表会開催について（案内））を入力したと
する。すると、ここで情報検索部250 が起動され、該入
力内容（前付け−受信者）を環境参照条件とする環境
名、関係名を検索する（文書作成部の動作フローチャー
ト、図１０のＳ３）。すると、環境名「発信番号」と構
成要素名「前付け−発信番号」を関係名「イコール」で
関係付ける場合の、環境参照条件になっていることが分
かる。そこで、環境参照部270 を起動し（図１１の動作
フローチャート）、該環境名の参照条件が揃っているか
否かを判定する（Ｓ101 ）。この時点では、該環境を参
照するための４つの条件がすべて揃っているので、保存
部290 内の環境参照方法293 を検索し、該環境名「発信
番号」の参照方法「ｒｅｐｏｒｔ−ｎｕｍｂｅｒ」を取
り出す（Ｓ１０３）。そして、このコマンドを実行し、
発信番号“ＵＪＴ００１１１”を得る（Ｓ１０４）。

【００５７】次に、文書処理部260 は関係処理部280 を
起動し、構成要素名「前付け−発信番号」と環境情報
“ＵＪＴ００１１１”を関係名「イコール」で関係付け
る処理を行なう。これによって、構成要素名「前付け−
発信番号」の内容が“ＵＪＴ００１１１”に決定され
る。

【００５８】

【発明の効果】本発明によって、構造化可能な定型的文
書の作成／編集において、文書の外側の環境情報と文書
の構成要素とを関係付け、文書の内容を自動的に決定す
ることが可能になる。また、環境参照方法を定義してお
くことにより、ユーザが環境参照方法を覚えておく必要
がなくなり、環境参照処理時に誤りを犯すことがなくな
る。その結果、環境と文書内容に矛盾が起こらず、さら
に、作成済みの文書を再利用して新しい文書を作成する
場合には、修正漏れが起こることがない。以上によっ
て、正確な文書を効率的に作成することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の機能ブロック図である。

【図２】一実施例のシステム構成図である。

【図３】環境参照方法管理表の構成図である。

【図４】外側の環境と構成要素間の条件付き関係管理表
の構成図である。

【図５】文書情報の構成図である。

【図６】関係定義部の動作フローチャートである。

【図７】文書の論理構造の例である。

【図８】外側の環境と構成要素の関係管理表の例であ
る。

【図９】参照方法の管理表の例である。

【図１０】文書作成部の動作フローチャートである。

【図１１】環境参照部の動作フローチャートである。

【図１２】関係処理部の動作フローチャートである。

【図１３】生成した文書例である。

【符号の説明】

１ 入力手段 ２ 構造定義手段 ３ 関係定義手段 ４ 構造解析手段 ５ 情報検索手段 ６ 文書作成手段 ７ 環境参照手段 ８ 関係処理手段 ９ 保存手段 １０ 出力手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 金田 和子 神奈川県川崎市中原区上小田中1015番地 富士通株式会社内

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 構造化可能な定型的な文書を対象とし、
   文書の論理構造を定義する構造定義手段（２）、文書の
   構造を解析する構造解析手段（４）、ユーザからの入力
   を受け付ける入力手段（１）、ユーザに各種の文書作成
   情報を出力する出力手段（１０）を有する文書処理シス
   テムにおいて、 構造定義手段（２）で定義した文書の論理構造における
   構成要素間の関係や、構成要素−外側の環境間の関係、
   外側の環境の参照方法を定義する関係定義手段（３）
   と、 前記構造定義手段（２）および前記関係定義手段（３）
   で定義された文書の論理構造や関係情報を記憶装置内に
   保存する保存手段（９）と、 前記保存手段（９）に保存された関係情報を検索し、作
   成しようとする文書に、関係を有する構成要素があるか
   否かを調べる情報検索手段（５）と、 前記関係定義手段（３）で定義され、保存手段（９）に
   保存されている文書の論理構造における構成要素−外側
   の環境間の関係、および、外側の環境の参照方法を取り
   出し、該参照方法を実行して外側の環境の情報を得る環
   境参照手段（７）と、 前記関係定義手段（３）で定義され、保存手段（９）に
   保存されている文書の論理構造における構成要素間の関
   係、あるいは外側の環境と構成要素間の関係の定義情報
   を取り出し、定義された方法に従って関係付けの処理を
   行なう関係処理手段（８）と、 前記情報検索手段（５）を起動し、関係を有する構成要
   素が存在する場合には環境参照手段（７）を起動し、得
   られた外側の環境情報を基に、さらに関係処理手段
   （８）を起動して、関係付けられた構成要素の内容を自
   動的に決定する文書作成手段（６）と、 を有することを特徴とする文書処理システム。
2. 【請求項２】 請求項１の文書作成手段（６）は、作成
   した文書を保存する際に、外側の環境と文書構成要素の
   関係、構成要素名、環境参照方法の３つを一組として、
   作成した文書の情報として前記保存手段（９）に保存
   し、既存文書の編集時に該情報を参照し、外側の環境と
   関係付けられている構成要素があるか否かを判定し、あ
   る場合には請求項１の関係処理手段（８）を起動して、
   外側の環境と関係付けられた構成要素の内容を自動的に
   編集する、 ことを特徴とする請求項１記載の文書処理システム。
3. 【請求項３】 請求項１の関係定義手段（３）は、外側
   の環境と構成要素の関係を定義する場合に、関係名と、
   関係付けられる構成要素名と環境名、および、環境の参
   照を可能とする条件を４つ一組とし、文書ごとに前記保
   存手段（９）に保存し、前記文書作成手段（６）による
   文書作成時に、前記情報検索手段（５）によって該四情
   報を取り出し、環境参照手段（７）によって環境参照条
   件を満たすか否かを判定し、満たしている場合のみ関係
   処理手段（８）を起動し、該環境参照条件を満たしたと
   きに参照可能な環境と関係付けられた構成要素の内容を
   自動的に決定／編集する、 ことを特徴とする請求項１および請求項２に記載の文書
   処理システム。