JPH06237269A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 返信メールの返信期限および返信情報の各項
目データを過不足なく確実に管理することができる電子
メールシステムを提供する。 【構成】 電子メールシステムは、受信した返信依頼情
報の制御情報をもとに返信依頼を管理する返信依頼管理
情報を登録する返信依頼登録部と、前記返信依頼登録部
において登録された返信依頼管理情報により、返信期限
を管理し、返信メールを発信する場合に、前記返信依頼
情報の制御情報に基づき返信メールの返信データ項目の
項目データの過不足の有無を管理する返信依頼管理部と
を備え、電子メールにより送信先から返信情報を求める
返信依頼を発信する場合に、返信者の役割，返信期限，
および返信データ要素名を有する制御情報を含む返信依
頼情報をメール本体部に付加して電子メールを発信し、
前記制御情報により返信情報の管理を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子メールシステムに
関し、特に、返信メールの返信期限および返信情報の各
項目データを過不足なく確実に管理することができる電
子メールシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、ネットワークシステムの進展にと
もない、電子メールシステムが広く普及するようになっ
てきている。このような電子メールシステムにおいて、
メール通信を行う通信形態は、一般の紙による郵便（メ
ール）と同様な通信形態が可能であり、その１つの通信
形態として、発信者が送信先の相手に対して返信の期限
を指定して、送信先の相手から発信者が必要とする情報
を返信してもらうように要求する通信形態、いわゆる往
復メールの形態がある。

【０００３】従来、電子メールシステムにおける往復メ
ールに関しては、例えば、特開平２−７９６３９号公報
に記載の「電子メールシステム」のように、その返信メ
ールの期限管理を行うために、電子メールシステムのセ
ンタ装置において、往復メール識別子により、往復メー
ルを認識して返信メールの期限管理を行い、復信メール
（返信メール）を発信すべき発信者に対して、期限が近
くなると復信メール発信の注意を喚起するように、電子
メールシステムを構成する提案がある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記のように、従来の
電子メールシステムにおいては、往復メールに関して、
センタ装置において返信メールの期限管理が行なわれる
ように、システムが構成されており、このため、返信メ
ールの期限管理は行えるが、返信メールの返信情報の内
容に関しては、返信情報の各データ項目を識別して管理
するようには構成されていないため、返信メールにおけ
る返信情報の内容の各々の項目データまで管理すること
はできていない。

【０００５】したがって、電子メールシステムにおける
往復メールの通信形態で、例えば、上司の決済を求める
ようなメール通信を行う場合において、返信メールの電
子文書で、本来、課長が記入すべき所見欄を主任が記入
して返信したり、承認印の欄を空白のまま返信したりす
るような不注意ミスの発生を防止することができないと
いう問題点がある。

【０００６】このように、電子メールシステムを利用し
て、往復メールのようにある期日までにある役割を持つ
人に返答情報の返信を依頼する場合、例えば担当者が作
成した電子文書を主任および課長が承認して返信する場
合などにおいて、一人または複数人の返信者が返信メー
ルを作成し返信依頼元に発信する場合の返信期限の管
理、および返信情報の各項目データの管理を確実に行う
ことが所望される。

【０００７】本発明は上記のような課題を解決するため
になされたものであり、本発明の目的は、返信メールの
返信期限および返信情報の各項目データを過不足なく確
実に管理することができる電子メールシステムを提供す
ることにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上述の目的を達成するた
めに、本発明の電子メールシステムは、電子メールによ
り送信先から返信情報を求める返信依頼を発信する場合
に、返信者の役割，返信期限，および返信データ要素名
を有する制御情報を含む返信依頼情報をメール本体部に
付加して電子メールを発信し、前記制御情報により返信
情報の管理を行う電子メールシステムであって、受信し
た前記返信依頼情報の制御情報をもとに返信依頼を管理
する返信依頼管理情報を登録する返信依頼登録部と、前
記返信依頼登録部において登録された返信依頼管理情報
により、返信期限を管理し、返信メールを発信する場合
に、前記返信依頼情報の制御情報に基づき返信メールの
返信データ項目の項目データの過不足の有無を管理する
返信依頼管理部とを備えることを特徴とする。

【０００９】また、本発明の電子メールシステムにおい
て、返信依頼登録部は、返信依頼を管理する返信依頼管
理情報を登録する返信依頼管理テーブルを備え、返信依
頼情報の制御情報をもとに、返信依頼の各返信データ項
目の階層構造化された情報により、返信依頼管理テーブ
ルに登録すベき返信依頼管理情報を選択して登録するこ
とを特徴とする。

【００１０】

【作用】本発明の電子メールシステムにおいては、電子
メールにより送信先から返信情報を求める返信依頼を発
信する場合に、返信者の役割，返信期限，および返信デ
ータ要素名を有する制御情報を含む返信依頼情報をメー
ル本体部に付加して電子メールを発信する。受信側で
は、電子メールを受信した場合、返信依頼登録部におい
て、電子メールにより受信した前記返信依頼情報の制御
情報をもとに返信依頼を管理する返信依頼管理情報を登
録する。返信依頼管理部は、前記返信依頼登録部におい
て登録された返信依頼管理情報により、返信期限を管理
し、返信メールを発信する場合に、前記返信依頼情報の
制御情報に基づき返信メールの返信データ項目の項目デ
ータの過不足の有無を管理する。これにより、返信依頼
された返信メールにおける返信データ項目の不足のデー
タ、余分なデータの有無が管理できる。必要で十分な返
信情報を備えた返信メールを送信できる。このようにし
て、返信期限の管理と共に、返信依頼情報の制御情報に
より返信情報における各データ項目までの管理を行う。

【００１１】また、ここでの電子メールシステムにおい
て、返信依頼登録部は、返信依頼を管理する返信依頼管
理情報を登録する返信依頼管理テーブルを備えており、
返信依頼情報の制御情報をもとに、返信依頼の各返信デ
ータ項目の階層構造化された情報により、返信依頼管理
テーブルに登録すベき返信依頼管理情報を選択して登録
する。返信依頼情報の制御情報は、返信情報の各返信デ
ータ項目を階層構造化されたデータ構造となっており、
これにより、返信情報の各返信データ項目のデータを容
易に管理できるようにする。返信依頼管理部は、返信依
頼の返信期限を管理し、返信メールを発信する場合に、
返信依頼管理情報から構造化された制御情報の各々の返
信データ項目により、各々の返信データの項目の不足、
余分な項目のデータ有無の管理を容易に行える。

【００１２】このように、返信メールの返信期限および
返信情報の各項目データを過不足なく、確実に管理する
ことができ、往復メールのようにある期日までに、ある
役割を持つ人に返答情報の返信を依頼する場合、例えば
担当者が作成した電子文書を主任および課長が承認して
返信する場合など、一人または複数人の返信者が返信メ
ールを作成して返信依頼元に発信する場合に、その返信
期限の管理、および返信情報の各項目データが確実に管
理され、返信情報の返信データに過不足が生ずることが
ない。

【００１３】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面を用いて具体
的に説明する。図１は、本発明の一実施例にかかる電子
メールシステムの全体の構成を示したブロック図であ
る。図１において、１０は通信回線網、１１は電子メー
ル蓄積交換機能を有する第１の端末装置、１２は電子メ
ール蓄積交換機能を有する第２の端末装置、１３は電子
メール蓄積交換機能を有する第３の端末装置、１４は電
子メール蓄積交換機能を有する第４の端末装置である。
これらの第１の端末装置１１，第２の端末装置１２，第
３の端末装置１３および第４の端末装置１４の間は、通
信回線網１０で相互に接続され、この間でメール通信が
行なわれる。

【００１４】各端末装置がネットワークされ、全体とし
て電子メールシステムを構築するため、ここでの各端末
装置（１１，１２，１３，１４）には、図１に示すよう
に、中央処理装置１，入出力装置２，記憶装置３，およ
び通信制御装置４のデータ処理要素が備えられており、
これらのデータ処理要素が電子メールシステムを構成す
る各プログラム処理を実行することで、各々の端末装置
に電子メール蓄積交換機能を有するメールサービス処理
部５を起動する。このメールサービス処理部５には、返
信依頼メールの管理を行うため、返信依頼管理部６およ
び返信依頼登録部７が設けられる。

【００１５】各々の端末装置において、中央処理装置１
は、装置全体の制御の他、メールサービス処理部５の処
理を行い、後述する返信依頼管理テーブルの作成、その
内容の更新などの処理を行う。入出力装置２は、ディス
プレイやキーボードなどのデータ入出力装置で構成さ
れ、受信した電子メールを表示し、また、送信する電子
メール作成のための入力操作などを行う。記憶装置３
は、電子メールシステムにおける通常メール，往復メー
ル，返信依頼メールなどの電子メール，返信依頼管理テ
ーブル，所有者の役割や役割の上下関係の情報などの各
情報を蓄積すると共に、その管理制御のためのワークメ
モリとして使用される。また、通信制御装置４は、他の
端末装置との通信制御を行い、電子メールの通信制御を
行う。

【００１６】図２は、電子メールシステムの各々の端末
装置間で伝達される電子メールのデータ構造を説明する
図である。ここでの電子メールシステムにおいて、各々
の端末装置間で伝達される電子メールのデータ構造２０
は、図２に示すように、返信情報の管理のための１つ以
上の制御情報部フィールド２１と、メール本体部フィー
ルド２２とから構成される。制御情報部フィールド２１
には、返信依頼管理を行うため各々の制御情報（返信者
の役割，返信期限，返信データ要素名などの各情報）が
格納される。また、メール本体部フィールド２２には、
電子メール本体のメッセージ，返信メール本体部のデー
タが格納される。

【００１７】図３は、電子メールの制御情報部フィール
ドの構造を説明する図である。制御情報部フィールド２
１は、図３に示すように、返信者役割フィールド３１，
返信期限フィールド３２，返信データ要素名フィールド
３３，および、次の送信先の役割フィールド３４から構
成される。この返信者役割フィールド３１には、返信者
の役割の制御情報、すなわち、課長，主任といった役職
（肩書）や、予算作成担当者，マシン保守担当者といっ
た各種業務の担当職務を示す制御情報が格納される。返
信期限フィールド３２には、返信期限の制御情報が格納
される。返信期限の制御情報とは、当該返信メールに対
する各々の配付先での返信期限の情報であり、例えば、
担当者が主任に、主任が課長に、課長が依頼元にという
ように、電子メールが回覧されている場合には、それぞ
れの回覧先（返信先）における返信期限の情報が格納さ
れる。返信データ要素名フィールド３３には、返信デー
タ要素名の情報が格納される。返信データ要素名とは、
所見とか、主任承認印といった、構造化したデータ構造
による返信データ項目の各々の要素名である。次送信先
の役割フィールド３４には、次に返信メールを送信する
送信先の担当職務を示す情報が格納される。

【００１８】図４は、電子メールのメール本体部フィー
ルドの構造を説明する図である。メール本体部フィール
ド２２には、図４に示すように、メールタイトルフィー
ルド４１，メーセージフィールド４２，および、返信メ
ール本体部フィールド４３が設けられる。メールタイト
ルフィールド４１には、当該電子メールに付けるタイト
ル名が格納される。メーセージフィールド４２には、当
該電子メールの送信メッセージ、すなわち、返信依頼を
行う電子メールの発信者から返信者へのメッセージが格
納され、また、返信メール本体部フィールド４３には、
返信を求める返信メール本体の情報が格納される。

【００１９】図５は、メール本体部フィールドの返信メ
ール本体部の構造を説明する図である。返信メール本体
部フィールド４３のデータ構造は、複数の返信データ要
素フィールド５１から構成される。この返信データ要素
フィールド５１には、返信を求める返信データ項目の情
報群、例えば、承認を求めるデータ項目などの各々の返
信データ要素１，返信データ要素２，…返信データ要素
ｎの各項目データが格納される。また、ここでの返信メ
ール本体の各々の返信データ項目のデータ構造は、従来
の電子メールにおける単なるメッセージのような平坦な
構造をしているのではなく、返信依頼を行う電子メール
の発信者が必要とする幾つかの返信データ項目のデータ
要素から構成される階層構造となっている。各々の返信
データ要素のデータ項目は、返信データ要素名５３およ
び返信データ５４の要素から構成される。

【００２０】図６は、返信依頼管理テーブルの構造を説
明する図である。返信依頼を管理する返信依頼管理情報
を登録する返信依頼管理テーブル６０は、返信依頼され
た返信メールの返信先フィールド６１，返信期限フィー
ルド６２，タイトルフィールド６３，および返信済フィ
ールド６４の各々のフィールドからなるテーブル形式で
構成されている。返信先フィールド６１には、返信メー
ルを送る送信先の宛先情報が格納される。返信期限フィ
ールド６２には、返信期間の日付け情報が格納される。
タイトルフィールド６３には、返信依頼メールのメール
タイトル情報が格納される。また、返信済フラグフィー
ルド６４には、当該返信依頼メールを既に返信したか否
かを指示するマークのフラグデータが格納される。

【００２１】図７は、返信依頼登録部で行う返信依頼管
理情報の登録処理を説明するフローチャートである。こ
の処理は、端末装置が返信依頼メールを受信した際に、
返信依頼登録部が起動されて処理が開始される。図７の
フローチャートを参照して返信依頼管理情報の登録処理
を説明する。返信依頼メール受信すると、まず、ステッ
プ７１において、返信依頼メールに付随している制御情
報から返信依頼メールの受信者（返信メールの発信者：
返信者）の役割以下で最も上位の返信者の役割の情報を
持つ制御情報を探す。すなわち、役割の上位、下位の関
係に基づいて、システムに登録されている返信者本人の
役割以下で最も上位の役割を含む制御情報を捜し出す。
ここで役割の上位、下位の関係は、次のように決める。
部長は課長の権限を持っていると考えられるから、部長
の役割は課長の役割より上位であり、課長の役割は部長
の役割より下位である。また、課長はマシン保守担当者
を管理する役割にある野手課長の役割がマシン担当者よ
り上位である。例えば、ここでの返信依頼メールの制御
情報の返信者の役割の情報として課長，主任，マシン管
理者の情報がある場合、システムに登録されている返信
者本人の役割の情報が主任の場合は、主任の制御情報を
取り出す。

【００２２】次に、ステップ７２において、受信者に適
する役割の制御情報が見つかったか否かを判定する。受
信者に適する役割の制御情報が見つからなかった場合に
は、ステップ７３に進み、受信者に適する役割の制御情
報が見つかった場合には、ステップ７４に進む。

【００２３】返信者本人の役割にあう制御情報が捜し出
せなかった場合には、返信者がその返信依頼メールの返
信メールを作成し返信するには不適当である（その役割
にない）と判断されるので、ステップ７３において、返
信依頼メールの発信者に当該返信依頼メールの宛先が不
適の旨を通知するメールをシステムが発信する。こうす
ることで、自分の役割にあわない返信依頼メール（自分
の担当業務でないメールや主任の受け取った課長宛のメ
ール）を受け付けず、この返信依頼は登録しない。これ
により、自分の役割にあわない返信依頼メールは、自動
的に返信依頼元に返送される。

【００２４】また、返信者の役割にあう制御情報が見つ
かった場合には、そのメールは自分の役割に合った返信
依頼メールと判断して、次に、ステップ７４の処理を行
い、見つかった制御情報をもとにして、当該返信依頼メ
ールから返信期限，次に返信メールを送る返信先（発信
先）の役割および、メールタイトルを取り出し、返信期
限管理テーブルの各フィールドに記録して、ここでの返
信依頼管理情報の登録処理を終了する。

【００２５】すなわち、ステップ７４の処理では、ここ
での返信依頼ルールから捜しだした制御情報（２１）か
ら返信期限（３２：図３），次にメールを送る発信先の
人の役割（３４）、メール本体部のメールタイトル（４
１：図４）を取りだし、返信依頼管理テーブル（６０：
図６）に新しく当該返信依頼を管理する返信依頼管理情
報を登録するための行を作成し、これらの情報を、それ
ぞれに、返信期限フィールド（６２），返信先フィール
ド（６１），タイトルフィールド（６３）の各フィール
ド列に記録する。こうすることで、自分の役割に合った
返信依頼メールを受信した際に、返信依頼管理テーブル
に返信依頼管理情報を登録する。

【００２６】図８は返信依頼管理部で行う返信メールの
管理処理を説明するフローチャートである。この処理
は、端末装置から返信メールを発信する際のメール発信
処理において、返信依頼管理部が起動されて処理が開始
される。図８のフローチャートを参照して返信メールの
管理処理を説明する。返信メールを作成して発信動作を
行う場合、システムに対して返信メールの発信コマンド
を発行すると、ステップ８１において、制御情報から発
信者の役割以下で最も上位の返信者の役割を持つ制御情
報を取り出す。

【００２７】次に、ステップ８２において、取り出した
返信メールの返信者本人の役割にあう制御情報に含まれ
る全ての返信データ要素名に関して、返信メール本体部
に返信データが含まれているか否かを判定する。すなわ
ち、制御情報の各々の返信データ要素名（５３：図５）
の各々について返信メール本体の中にある対応する返信
データ（５４）が作成されているかどうか（返信メール
の中に記入されているかどうか）を検査する。このステ
ップ８２の判定により、当該返信メールに含まれていな
い返信データがある場合は、ステップ８３に進み、その
旨を返信者に警告を出し、発信動作を終了する。すなわ
ち、ユーザに返信メールに含まれていない返信データ項
目のデータがあることを警告し、発信動作を終了する。

【００２８】ここでの制御情報に含まれている返信デー
タ要素名の返信データが返信メール本体に含まれていな
い場合とは、例えば、課長が承認印に承認印を押すのを
忘れてしまった場合のように、自分の職制（担当業務）
なら、記入しておくベき欄なのに空白のままであるとい
った場合である。

【００２９】一方、ステップ８２の判定処理において、
当該返信メールには制御情報に含まれている返信データ
要素名の全ての返信データが含まれている場合は、ステ
ップ８４に進む。ステップ８４では、ここでの制御情報
に含まれている返信データ要素名の返信データの他に、
別の返信データが含まれているか否かを判定する。すな
わち、ユーザが制御情報に含まれている返信データ要素
名以外の返信データを入力していないかどうかを検査す
る。このステップ８４の判定により、当該返信メールに
他の返信データが含まれている場合は、ステップ８５に
進み、その旨をユーザに警告を出し、発信動作を終了す
る。

【００３０】ここでの制御情報に含まれている返信デー
タ要素名の返信データ以外の別の返信データを入力して
いる場合というのは、例えば、本来、課長が記入すべき
所見欄を主任が記入している場合のように、自分の役割
以上の欄を記入している場合などである。この場合に
は、別の返信データが当該返信メールに含まれていたこ
とをユーザに警告して、当該返信メールの発信動作を終
了する。

【００３１】ステップ８２およびステップ８４の判定処
理により、当該返信メールにおいては、必要十分に過不
足なく返信データ要素名の返信データが存在しているこ
とを確認できると、次に、ステップ８６に進み、ステッ
プ８６において、返信依頼管理テーブルからメールタイ
トルに一致するタイトルを持つ返信管理情報を捜し出
し、返信依頼メール受信時に記録した返信管理情報の返
信済みフィールドに返信済みフラグを記録して、指定さ
れた発信先に返信メールを発信し、一連の処理を終了す
る。

【００３２】このように、本実施例の電子メールシステ
ムにおいては、返信依頼を返信依頼管理情報として返信
依頼管理テーブルに登録して管理する。この返信依頼管
理情報は、返信依頼メールの制御情報により作成する。
つまり、返信して欲しい返信データ項目の情報を幾つか
の返信データ要素として分割して、返信依頼メールの制
御情報により伝えて管理する。返信データ要素とする返
信データ項目には、返信者の所見欄，承認印など情報が
含まれる。これらの情報は制御情報のフィールドに設定
され、返信者の役割、返信期限など返信管理を行う上で
の管理制御情報と共に、返信依頼情報として電子メール
本体部と共に一緒に返信者に発信する。ここでの制御情
報の返信者の役割の情報は、課長、主任などの職制の役
職や、予算作成担当者，マシン保守担当者といった各種
業務の担当職務のデータである。また、返信期限の情報
は、各々の返信メールに対する発信期限の情報であり、
例えば、担当者が主任に、主任が課長に、課長が依頼元
にといったように、電子メールが回覧されている場合の
それぞれの回覧先の発信期限である。返信データ要素名
は、所見とか、主任承認印といった、構造化したデータ
構造の返信データの各々の要素名となる。

【００３３】本実施例の電子メールシステムにおいて
は、電子メールの返信依頼情報の含まれる制御情報の中
の返信者の役割の情報から、返信メールを返すベき返信
者本人の役割（課長、主任などの職制上の地位や予算作
成担当者、マシン保守担当者などの各種業務の担当）に
適した制御情報を取りだし、この情報をもとに返信管理
を行う。制御情報には、返信者の役割、返信期限、返信
データ要素名が含まれており、このため、次のような効
果が期待できる。

【００３４】（１）返信期限と現在の日付や時間を比較
することで、返信者が返信期限までに返信メールを発信
しているかどうかを電子メールシステムが認識できる。 （２）返信者本人の役割に対応する制御情報の返信デー
タ要素名と返信者が作成した（記入した）返信データ項
目のデータ要素（所見や承認印）を比較することで、返
信者が余分な返信情報を作成していないかどうかを電子
メールシステムが認識できる。 （３）また、返信者本人の役割りに対応する制御情報の
返信データ要素名と返信者が作成した（記入した）返信
データ要素（所見や承認印）を比較することで、返信者
が必要な全ての返信情報を作成しているかどうかを電子
メールシステムが認識できる。

【００３５】このため、返信者が返信メールの各々の返
信データ項目のデータ作成の際に、該当データの過不足
ミスを起こした場合に、それを警告することができる電
子メールシステムを構築できる。ここでの電子メールシ
ステムの説明においては、特に、返信期限の管理につい
ては述ベていないが、返信依頼管理テーブルにおける各
々の返信依頼管理情報の返信期限と現在の日付を比較す
ることで、期限を過ぎている返信依頼メールがある場合
に、返信者に警告を与えることができる。

【００３６】

【発明の効果】以上に説明したように、本発明の電子メ
ールシステムによれば、システムの側で返信メールを発
信しようとする時に返信者の役割に応じた返信データが
確実に返信メールに含まれているかどうかを検査するの
で、返信される情報に過不足がないか否かが返信メール
の発信の前にチェックされ、過不足がある場合には返信
メールの発信の前に返信者に警告を与えることができ
る。これにより、例えば、課長が返信メールに課長の承
認印を押さずに返信依頼元に発信するような不注意ミス
をことを防ぐことができる。また、返信メールを発信し
ようとする時に返信者本人の役割以上の返信データが返
信メールに含まれているかどうかを検査するので、返信
者が自分の役割を越えた（権限を越えた）情報を入力し
ていないかどうかをシステムの側でチェックできる。こ
の場合、異常な返信データの項目データがあると返信者
に警告を与えることができる。このため、例えば、主任
が課長の書くべき所見欄を記入して発信することを防ぐ
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図１は本発明の一実施例にかかる電子メールシ
ステムの全体の構成を示したブロック図、

【図２】図２は電子メールシステムの各々の端末装置間
で伝達される電子メールのデータ構造を説明する図、

【図３】図３は電子メールの制御情報部フィールドの構
造を説明する図、

【図４】図４は電子メールのメール本体部フィールドの
構造を説明する図、

【図５】図５はメール本体部フィールドの返信メール本
体の構造を説明する図、

【図６】図６は返信依頼管理テーブルの構造を説明する
図、

【図７】図７は返信依頼登録部で行う返信依頼管理情報
の登録処理を説明するフローチャート、

【図８】図８は返信依頼管理部で行う返信メールの管理
処理を説明するフローチャートである。

【符号の説明】

１…中央処理装置、２…入出力装置、３…記憶装置、４
…通信制御装置、５…メールサービス処理部、６…返信
依頼管理部、７…返信依頼登録部、１０…通信回線網、
１１…第１の端末装置、１２…第２の端末装置、１３…
第３の端末装置、１４…第４の端末装置、２０…電子メ
ールのデータ構造、２１…制御情報部フィールド、２２
…メール本体部フィールド、３１…返信者役割フィール
ド、３２…返信期限フィールド、３３…返信データ要素
名フィールド、３４…次の送信先の役割フィールド、４
１…メールタイトルフィールド、４２…メーセージフィ
ールド、４３…返信メール本体部フィールド、５１…返
信データ要素フィールド、５２…返信データ要素名フィ
ールと、５３…返信データフィールド、６０…返信管理
フィールド、６１…返信先フィールド、６２…返信期限
フィールド、６３…タイトルフィールド、６４…返信済
みフラグフィールド。

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【手続補正書】

【提出日】平成５年６月３０日

【手続補正１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００１４

【補正方法】変更

【補正内容】

【００１４】各端末装置がネットワークで接続され、全
体として電子メールシステムを構築するため、ここでの
各端末装置（１１，１２，１３，１４）には、図１に示
すように、中央処理装置１，入出力装置２，記憶装置
３，および通信制御装置４のデータ処理要素が備えられ
ている。これらのデータ処理要素が電子メールシステム
を構成する各プログラム処理を実行することで、各々の
端末装置に電子メール蓄積交換機能を有するメールサー
ビス処理部５を起動する。このメールサービス処理部５
には、返信依頼メールの管理を行うため、返信依頼管理
部６および返信依頼登録部７が設けられる。

【手続補正２】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００２１

【補正方法】変更

【補正内容】

【００２１】図７は、返信依頼登録部で行う返信依頼管
理情報の登録処理を説明するフローチャートである。こ
の処理は、端末装置が返信依頼メールを受信した際に、
返信依頼登録部が起動されて処理が開始される。図７の
フローチャートを参照して返信依頼管理情報の登録処理
を説明する。返信依頼メール受信すると、まず、ステッ
プ７１において、返信依頼メールに付随している制御情
報から返信依頼メールの受信者（返信メールの発信者：
返信者）の役割以下で最も上位の返信者の役割の情報を
持つ制御情報を探す。すなわち、役割の上位、下位の関
係に基づいて、システムに登録されている返信者本人の
役割以下で最も上位の役割を含む制御情報を捜し出す。
ここで役割の上位、下位の関係は、次のように決める。
部長は課長の権限を持っていると考えられるから、部長
の役割は課長の役割より上位であり、課長の役割は部長
の役割より下位である。また、課長はマシン保守担当者
を管理する役割にあるので課長の役割がマシン担当者よ
り上位である。例えば、ここでの返信依頼メールの制御
情報の返信者の役割の情報として課長，主任，マシン管
理者の情報がある場合、システムに登録されている返信
者本人の役割の情報が主任の場合は、主任の制御情報を
取り出す。

【手続補正３】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３２

【補正方法】変更

【補正内容】

【００３２】このように、本実施例の電子メールシステ
ムにおいては、返信依頼を返信依頼管理情報として返信
依頼管理テーブルに登録して管理する。この返信依頼管
理情報は、返信依頼メールの制御情報により作成する。
つまり、返信して欲しい返信データ項目の情報を幾つか
の返信データ要素として分割して、返信依頼メールの制
御情報により伝えて管理する。返信データ要素とする返
信データ項目には、返信者の所見欄，承認印などの情報
が含まれる。これらの情報は制御情報のフィールドに設
定され、返信者の役割、返信期限など返信管理を行う上
での管理制御情報と共に、返信依頼情報として電子メー
ル本体部と共に一緒に返信者に発信する。ここでの制御
情報の返信者の役割の情報は、課長、主任などの職制の
役職や、予算作成担当者，マシン保守担当者といった各
種業務の担当職務のデータである。また、返信期限の情
報は、各々の返信メールに対する発信期限の情報であ
り、例えば、担当者が主任に、主任が課長に、課長が依
頼元にといったように、電子メールが回覧されている場
合のそれぞれの回覧先の発信期限である。返信データ要
素名は、所見とか、主任承認印といった、構造化したデ
ータ構造の返信データの各々の要素名となる。

【手続補正４】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３３

【補正方法】変更

【補正内容】

【００３３】本実施例の電子メールシステムにおいて
は、電子メールの返信依頼情報に含まれる制御情報の中
の返信者の役割の情報から、返信メールを返すベき返信
者本人の役割（課長、主任などの職制上の地位や予算作
成担当者、マシン保守担当者などの各種業務の担当）に
適した制御情報を取りだし、この情報をもとに返信管理
を行う。制御情報には、返信者の役割、返信期限、返信
データ要素名が含まれており、このため、次のような効
果が期待できる。

【手続補正５】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３６

【補正方法】変更

【補正内容】

【００３６】

【発明の効果】以上に説明したように、本発明の電子メ
ールシステムによれば、システムの側で返信メールを発
信しようとする時に返信者の役割に応じた返信データが
確実に返信メールに含まれているかどうかを検査するの
で、返信される情報に過不足がないか否かが返信メール
の発信の前にチェックされ、過不足がある場合には返信
メールの発信の前に返信者に警告を与えることができ
る。これにより、例えば、課長が返信メールに課長の承
認印を押さずに返信依頼元に発信するような不注意ミス
を未然に防ぐことができる。また、返信メールを発信し
ようとする時に返信者本人の役割以上の返信データが返
信メールに含まれているかどうかを検査するので、返信
者が自分の役割を越えた（権限を越えた）情報を入力し
ていないかどうかをシステムの側でチェックできる。こ
の場合、異常な返信データの項目データがあると返信者
に警告を与えることができる。このため、例えば、主任
が課長の書くべき所見欄を記入して発信することを防ぐ
ことができる。

【手続補正６】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】全図

【補正方法】変更

【補正内容】

【図１】

【図２】

【図３】

【図４】

【図６】

【図５】

【図７】

【図８】 ─────────────────────────────────────────────────────

【手続補正書】

【提出日】平成５年９月２２日

【手続補正１】

【補正対象書類名】図面

【補正対象項目名】図４

【補正方法】変更

【補正内容】

【図４】

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールにより送信先から返信情報を
   求める返信依頼を発信する場合に、返信者の役割，返信
   期限，および返信データ要素名を有する制御情報を含む
   返信依頼情報をメール本体部に付加して電子メールを発
   信し、前記制御情報により返信情報の管理を行う電子メ
   ールシステムであって、 受信した前記返信依頼情報の制御情報をもとに返信依頼
   を管理する返信依頼管理情報を登録する返信依頼登録部
   と、 前記返信依頼登録部において登録された返信依頼管理情
   報により、返信期限を管理し、返信メールを発信する場
   合に、前記返信依頼情報の制御情報に基づき返信メール
   の返信データ項目の項目データの過不足の有無を管理す
   る返信依頼管理部とを備えることを特徴とする電子メー
   ルシステム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の電子メールシステムに
   おいて、返信依頼登録部は、返信依頼を管理する返信依
   頼管理情報を登録する返信依頼管理テーブルを備え、返
   信依頼情報の制御情報をもとに、返信依頼の各返信デー
   タ項目の階層構造化された情報により、返信依頼管理テ
   ーブルに登録すベき返信依頼管理情報を選択して登録す
   ることを特徴とする電子メールシステム。