JPH06231174A - 情報管理システムにおける情報収集，回覧，検印方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ＬＡＮを用いた情報管理システムにおいて、
収集したい情報を自動的に収集できるようにし、回覧し
たいか又は検印を得たい情報を所定の順序で自動的に回
覧したり検印も得られるようにすること。 【構成】 情報管理システムにおける情報収集元の装置
で、情報収集のための検索条件を入れた副データＳＤを
作成し、それをネットワークへ送出することによってＬ
ＡＮに接続された各装置から目的とするイメージデータ
等からなる本体データＭＤを自動収集する。また、回覧
条件あるいは検印条件を入れた副データを作成し、回覧
又は検印を得たい情報の本体データＭＤに付加して送出
することにより、上記情報を各装置に副データの回覧条
件にしたがって所要の順序で回覧し、検印条件がある場
合には検印も得る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、イメージデータ又は
コードデータを検索可能に格納した電子ファイル装置と
ワークステーションやパーソナルコンピュータ等の端末
装置とをＬＡＮで接続した情報管理システムにおける情
報収集方式，情報回覧方式，及び情報検印方式に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、このような情報管理システムにお
いて所望の情報を得るには、操作者が例えば電子ファイ
ル装置等の前で検索アプリケーションを動かし、オンラ
インで情報を収集していた。また、自分の所のデータベ
ースに所望の情報がない場合には、ＬＡＮに接続されて
いる共用のサーバを検索する操作をまた別に行なうこと
も考えられる。さらに、自分の所やサーバにも所望の情
報がない場合には、ＬＡＮに接続されている他の装置の
分散されているデータベース（個人用）を検索すること
も考えられる。

【０００３】また、回覧資料に回覧先を添付して送付す
る方式を電子化する場合、回覧送付元で、パソコンやワ
ークステーションがあれば、ＬＡＮを使ってメイルシス
テムで回覧先のパソコンやワークステーションのハード
ディスク上に送るか、あるいは共通の掲示板システムで
共通に使っているハードディスク上に書き込む方式があ
る。

【０００４】さらに、ある書類に検印を得たい場合に
は、検印を得ようとする人が直接その書類を検印者にも
って行く必要があった。そして、検印者が不在の場合に
は常にウォッチングする必要があり、無駄な時間を費や
す可能性が度々あった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】前述した従来の情報収
集方式では、必要な情報を得るのに電子ファイル装置あ
るいはパソコンやワークステーション等の端末置と１対
１で対話しながら検索する必要があり、検索時の待ち時
間も不定で作業効率が悪かった。また、最近はデータベ
ースが分散する傾向にあり、その検索が非常に面倒にな
る可能性がある。さらに、情報が分散している様な場合
に、その情報の共有化や再利用の効率が悪いという問題
もあった。

【０００６】この発明はこれらの問題を解決するため、
ＬＡＮを用いた情報管理システムにおいて、必要な情報
の検索を自動的に行なって情報を収集できるようにする
ことを第１の目的とする。

【０００７】また、従来のメイルシステムを使用する情
報回覧方式では、各回覧先のハードディスクを使うため
全システムで考えるとかなりのメモリ容量を使うため好
ましくなく、また回覧終了後自分でその情報を消さなけ
ればならない。また掲示システムを使用すると本来の回
覧ではなく、回覧情報を見ない可能性が出てくる。この
発明はこれらの問題を解決するため、ＬＡＮを用いた情
報管理システムにおいて、回覧したい情報を所定の回覧
順序で自動的に回覧できるようにすることを第２の目的
とする。

【０００８】さらに、従来の書類の検印処理は、人手に
よる書類の移動を伴なうため能率が悪く、検印者が分散
している手間がかかるばかりか、検印者の不在等によっ
て全ての検印を完了するまでにかなりの時間を要するこ
とがあった。この発明はこの問題を解決するため、ＬＡ
Ｎを用いた情報管理システムにおいて、検印を得たい情
報を所定の順序で自動的に回覧して能率よく検印が得ら
れるようにすることを第２の目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】この発明は、イメージデ
ータ又はコードデータを検索可能に格納した電子ファイ
ル装置とワークステーションやパーソナルコンピュータ
等の端末装置とをＬＡＮで接続した情報管理システムに
おいて、上記各第１乃至３の目的を達成するため、次の
ような情報収集方式，情報回覧方式，及び情報検印方式
を提供する。

【００１０】この発明による情報収集方式は、上記第１
の目的を達成するため、上記情報管理システムの端末装
置又は電子ファイル装置で、情報収集のための検索条件
を入れた情報を副データとして作成し、その副データを
用いて上記ＬＡＮに接続された各装置から目的とするイ
メージデータ又はコードデータあるいはその両方からな
る本体データを収集する。

【００１１】その際、上記副データが自立的に上記ＬＡ
Ｎに接続された各装置へ行き、該装置のデータベースプ
ログラムが起動していない場合はそれを起動させ、上記
副データの情報収集のための検索条件等の情報を参照し
てデータベースより必要な本体データを入手し、それを
該副データに付加していくようにするとよい。

【００１２】また、上記副データとそれに各装置で付加
された本体データとが自立的に送り元の装置へ戻り、情
報収集結果又は完了結果を表示装置に表示するようにす
るとよい。さらに、上記副データがどの装置にいるかを
該副データの送り元に知らせる情報を送るようにするの
が望ましい。なお、上記副データの情報として、検索条
件の他に収集緊急度，依頼主の識別情報，収集期限，重
要度等の依頼側環境の情報を付加するようにしてもよ
い。

【００１３】この発明による情報回覧方式は、上記第２
の目的を達成するため、上記情報管理システムの端末装
置又は電子ファイル装置で、イメージデータ又はコード
データあるいはその両方からなる本体データに、その回
覧条件を入れた情報を副データとして作成して付加し、
その副データを用いて上記ＬＡＮに接続された各装置に
よって前記本体データを順次回覧する。

【００１４】その際、上記副データが付加された本体デ
ータが自立的に上記ＬＡＮに接続された各装置へ行き、
該装置の表示プログラムが起動していない場合はそれを
起動させ、該副データの回覧条件に基づいて該副データ
が付加された本体データを表示させるようにするとよ
い。

【００１５】また、上記表示中の本体データに対するコ
メントやチェックマーク等をその副データに付加できる
ようにするとよい。さらに、上記副データが付加された
本体データが自立的に上記ＬＡＮに接続された各装置へ
行き、該副データの回覧条件に基づいて本体データを表
示させる際に、該副データにコメントやチェックマーク
が付加されていれば、それも合わせて表示させるように
するのが望ましい。

【００１６】この発明による情報検印方式は、上記第３
の目的を達成するため、上記情報管理システムにおける
端末装置又は電子ファイル装置で、イメージデータ又は
コードデータあるいはその両方からなる本体データに、
それに対する検印の順序を規定した検印条件を入れた情
報を副データとして作成して付加し、その副データを用
いて上記ＬＡＮに接続された各装置によって上記本体デ
ータを順次回覧して検印を得る。

【００１７】その際、上記副データが付加された本体デ
ータが自立的に上記ＬＡＮに接続された各装置へ行き、
該装置の表示プログラムが起動していない場合はそれを
起動させ、該副データの検印条件に基づいて該副データ
が付加された本体データを表示させ、検印による印鑑や
サイン等のイメージ情報を読み取って該本体データに付
加していくようにするとよい。

【００１８】また、上記副データが付加された本体デー
タがその副データの検印条件に基づく検印を完了した
後、自立的に送り元の装置へ戻り、その検印結果を表示
装置に表示させるようにするのが望ましい。

【００１９】

【作用】この発明による情報収集方式は、上記情報管理
システムの端末装置又は電子ファイル装置で作成される
検索条件を入れた情報の副データ用いて、上記ＬＡＮに
接続された各装置から目的とするイメージデータ又はコ
ードデータあるいはその両方からなる本体データを自動
的に収集することができる。そして、収集した本体デー
タを上記副データに付加していくこともできる。

【００２０】また、情報収集が完了すると、上記副デー
タとそれに各装置で付加された本体データとが自立的に
送り元の装置へ戻り、情報収集結果又は完了結果を表示
することもできる。さらに、情報収集中に上記副データ
がどの装置にいるかを該副データの送り元に知らせるこ
ともできる。さらに、上記副データの情報として、検索
条件の他に収集緊急度，依頼主の識別情報，収集期限，
重要度等の依頼側環境の情報を付加すれば、その依頼側
環境に応じた情報収集を行なうことができる。

【００２１】この発明による情報回覧方式は、上記情報
管理システムの端末装置又は電子ファイル装置で作成さ
れる、回覧条件を入れた情報を副データを用いて、イメ
ージデータ又はコードデータあるいはその両方からなる
本体データを上記ＬＡＮに接続された各装置に順次表示
させて回覧することができる。

【００２２】その表示中の本体データに対するコメント
やチェックマーク等をその副データに付加し、該副デー
タの回覧条件に基づいて本体データを上記ＬＡＮに接続
された各装置に表示させる際に、副データに付加されて
いるコメントやチェックマークも合わせて表示させるこ
ともできる。

【００２３】この発明による情報検印方式は、上記情報
管理システムにおける端末装置又は電子ファイル装置で
作成される、検印の順序を規定した検印条件を入れた情
報を副データを用いて、イメージデータ又はコードデー
タあるいはその両方からなる本体データを上記ＬＡＮに
接続された各装置に順次表示させて検印を得ることがで
きる。

【００２４】そして、検印による印鑑やサイン等のイメ
ージ情報を読み取って該本体データに付加していくこと
もできる。さらに、所要の検印完了後、上記副データが
付加された本体データが自立的に送り元の装置へ戻り、
その検印結果を表示することも可能である。

【００２５】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図２はこの発明による情報収集，回
覧，検印方式を実施する情報管理システムの一例を示す
構成図であり、ワークステーション（ＷＳ）やパーソナ
ルコンピュータ（ＰＳ）等の端末装置１と、主としてコ
ードデータを検索可能に保管しているデータベースサー
バとしての電子ファイル装置２、及び主としてイメージ
データを検索可能に保管しているイメージサーバとして
の電子ファイル装置３をＬＡＮを構成するネットワーク
４によって接続している。

【００２６】実際には、これらの端末装置（検索端末）
１や電子ファイル装置２，３は多数接続することができ
るが、図示の都合で省略している。また、情報記憶媒体
として、端末装置１はハードディスク５を、電子ファイ
ル装置２はハードディスク６を、電子ファイル装置３は
光磁気ディスク７をそれぞれ使用する。

【００２７】この電子ファイル装置２及び３として使用
できる一般的電子ファイル装置のハード構成を図３に示
す。

【００２８】この電子ファイル装置は、イメージデータ
や分類・検索情報を処理する情報処理装置（本体）１１
と、オペレータが文字等のコードデータなどを入力する
ためのキーボード１２と、外部から文書等のイメージデ
ータを取り込むためのスキャナ１３と、イメージデータ
を表示するためのＣＲＴ等の表示装置１４と、情報処理
装置１１で処理されたイメージデータやコードデータを
用紙にプリントして外部へ出力するためのレーザプリン
タ等のプリンタ１５と、これらのデータをＬＡＮや公衆
回線等の通信回線を利用して送受信する通信装置１６と
から構成されている。

【００２９】そして、情報処理装置１１内には図示しな
いＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等からなるマイクロコンピュ
ータと、検索データベースを保管する磁気ディスク等の
ハードディスク（ＨＤ）６及び光磁気ディスク７をリー
ド／ライトする光磁気ディスクドライブ装置（ＯＤＤ）
１８を備えている。

【００３０】このような電子ファイル装置において、イ
メージデータを登録する場合には、スキャナ１３や通信
装置１６からイメージデータを情報処理装置１１に読み
込ませると、そのイメージデータが表示装置１４の画面
に表示される。それをオペレータが確認してキーボード
１２上の確認キーを押すと、光磁気ディスクドライブ装
置１８により光磁気ディスク７にそのイメージデータが
書き込まれる。

【００３１】この時、そのイメージデータに対する検索
情報はハードディスク６に書き込まれるが、場合によっ
ては光磁気ディスク７にイメージ情報と同時に書き込ま
れることもある。通常は、検索スピードを速くするため
にハードディスク６上に書き込まれ、光磁気ディスク７
を情報処理装置１１から持ち出すときに、持ち出し処理
という形で検索情報が光磁気ディスク７に書き込まれる
のが普通である。

【００３２】さて、この発明による情報収集，回覧，検
印方式を実施するために、図２に示した情報管理システ
ムにおける端末装置１又は電子ファイル装置２あるいは
３で、図１に示す様な本体データＭＤ及び後ヘッダＲＨ
と副データＳＤからなる構造のデータを作成する。

【００３３】その本体データＭＤは、電子ファイル装置
２，３においてスキャナ１３等の周辺機器を用いて入力
あるいは作成したイメージデータ又はコードデータ（２
バイトデータ）あるいはその両方である。なお、後ヘッ
ダＲＨはエラー検出や再生等の後処理情報であるが、以
下の説明では本体データＭＤに含ませて考えるものとす
る。

【００３４】副データＳＤは、本体データのデータ構造
は勿論のこと、以下に述べる制御情報等を含むあらゆる
本体データに関する分類及び検索に有用な情報をさす。
また、副データの中で検索・分類に明らかに使用されな
い情報で且つ本体データと密着した情報は、本体データ
に取り込まれることもある。

【００３５】例えば、本体データを入力あるいは作成し
た時の状況を示す情報、すなわち作成日付，時間，使用
した編集アプリケーション，作成者（人間）の五感情報
（温度，湿度，明るさ，原稿の色や厚さなど）等の組み
合わせによって構成することができる。このように、情
報を本体データと分類・検索のための副データとによっ
て構成することにより、人間の操作によらず分類・検索
を自動化することができる。

【００３６】この副データの構成情報についてさらに具
体的に説明する。日付の情報の場合、その日付は本体デ
ータに関係する日付であり、検索情報として必要な日付
である。この日付から直接ファイル情報を検索すること
ができるし、スケジュールの中の内容、例えば会議名等
からその日付を推定して間接的に検索することもでき
る。

【００３７】編集アプリケーションの情報は、ファイル
情報を作ったアプリケーション名から検索することがで
き、またその情報を表示したり変更追加する場合の情報
としても使用できるようになる。このように本体データ
が何のアプリケーションを使って作られたかの情報を副
データの形で本体データに付加することにより、情報の
管理及び処理が飛躍的に容易になる。

【００３８】人間の五感情報は、人間と機械とのマン・
マシン・インタフェースの円滑化のために付ける検索用
の情報である。そのほかに、本体データの一部又は全部
の出力を制御する情報や、検索アプリケーションのアプ
リケーション名とその検索情報や情報の出所情報（作成
した装置のＩＤ番号）等を副データとして本体データに
付加することができる。

【００３９】そして、図２における端末装置１から，Ｌ
ＡＮのネットワーク４経由でサーバとしての電子ファイ
ル装置２又は３から情報を検索して収集する場合、最初
は副データＳＤのみのデータを作成してネットワーク４
に送り出することにより、必要な情報収集を遂行するこ
とができる。すなわち、情報を収集する最初のデータ構
造は副データのみである。

【００４０】この場合の副データには、例えば端末装置
１で必要とする情報を収集するための検索情報や、行き
先のサーバあるいは電子ファイル装置のアドレス、及び
情報収集後の副データの更新情報、本体データＭＤの切
れ目情報等が付加される。この様な副データを読み込ん
で解析するには、ＬＡＮに接続されているアクセス可能
なまたはアクセスを許している電子ファイル装置や端末
装置（ワークステーションやパーソナルコンピュータ）
には、その副データを読み取って解析できるＯＳに近い
プログラムが常駐していなければならない。

【００４１】しかし、場合によってはこのようなＯＳが
なくても、副データの構造の中に目的の装置に入り込む
ことで自立的に立ち上がり、入り込んだ装置の資源を利
用して情報を収集するプログラムを入れるようにするこ
とも可能である。

【００４２】また、サーバである電子ファイル装置２又
は３が副データを読みとった場合、その副データに書か
れている検索情報から一致する情報を検索し、ハードデ
ィスク６に格納されているコードデータ又は光磁気ディ
スク７に格納されているイメージデータを読み出して、
その副データＳＤの後に本体データＭＤとしてくっつけ
る。なお、説明を簡単にするため、ＬＡＮに接続されて
いる装置の検索分類体や検索ソフトウエアは同じである
とすれば、問題なく検索される。この時、副データＳＤ
は本体データＭＤの切れ目や構造情報が追加されて更新
され、次の装置に向けてＬＡＮのネットワーク４上に送
出される。

【００４３】このような動作を繰り返し、所要の各装置
を検索した後、送出元の端末装置１に戻り、検索した結
果を一時的にハードディスク５等に格納し、情報収集が
終了したことを表示装置の画面に表示する。検索した結
果は収集してきた情報リストが副データに書き込まれて
おり、端末装置１側で読み取り、表示画面にリストとし
て表示する。そのリストから必要なイメージ画面を指定
すると、ハードディスク５から本体データＭＤを読み出
して画面に表示する。

【００４４】この説明では、本体データあるいはそのイ
メージ画面も一緒に持ち帰る場合の例を説明したが、場
合によっては副データに本体データとしてのイメージデ
ータのある場所情報だけを収集して戻り、副データの検
索結果リストだけを表示するという形も可能である。

【００４５】図４及び図５は、この情報管理システムに
おける情報収集の処理例を示すフローチャートである。
情報収集作業を開始すると、先ず図４のステップ１でい
ずれかの検索装置（端末装置１又は電子ファイル装置２
あるいは３）にて検索条件を入れた副データＳＤを生成
する。ステップ２でその副データをそこに書かれている
検索先（データベース）のアドレス情報をもとにＬＡＮ
のネットワーク４経由で交信する。

【００４６】ステップ３で目標の装置に入り込み完了す
ると、ステップ４で副データの情報により必要な検索ソ
フトをその装置のバッククラウンドで起動させて走らせ
る。そして、ステップ５で副データに書かれている検索
情報を読み取り検索を行ない、図５のステップ６で検索
出来たか否かを判断する。

【００４７】検索できれば、ステップ７へ進んで検索さ
れたデータの分類情報や保管場所を副データに書き込み
して更新する。そして、ステップ８で検索された本体デ
ータ（イメージデータ等）を格納場所（光磁気ディスク
７等の情報記憶媒体）より読み出して、副データの後ろ
に本体データとして付加して、ステップ９へ進む。ステ
ツプ６で検索出来なかったと判断した場合は、ステップ
７，８をスキップしたステップ９へ進む。

【００４８】ステップ９では、検索ソフトを終了させ、
副データに書かれている次の検索先（データベース）の
アドレスを読み取る。その結果、目標のデータベースを
全部アクセス終了した場合は、ステップ１０からステッ
プ１１へ進んで、送信元の検索装置に戻り、情報収集が
終了したことを画面上に表示し、本体データ等はハード
ディスクへ一時保管する。目標のデータベースを全部ア
クセス終了していなければ、ステップ１０からステップ
２へ戻って上述の処理を繰返し、次のデータベースの検
索を行なう。

【００４９】このように、副データに情報収集機能を持
たせることにより、従来の欠点であった、機械との対話
による無駄な待ち時間や、分散しているデータベースを
オペレータがいちいち検索する必要もなくなる。

【００５０】なお、情報収集中に上記副データがどの装
置にいるかをその副データの送り元の検索装置に知らせ
る情報を送るようにすれば、検索装置側で情報収集の進
行状況を把握することができる。また、上記副データの
情報として、検索条件の他に収集緊急度，依頼主の識別
情報，収集期限，重要度等の依頼側環境の情報を付加す
ることもできる。

【００５１】次に、この発明による情報回覧方式の実施
例を説明する。この場合も図２に示した情報管理システ
ムを使用して、例えば端末装置１からＬＡＮを構成する
ネットワーク４を経由して回覧先である電子ファイル装
置２，３に情報を流す例について述べる。なお、回覧先
は電子ファイル装置に限らず、ワークステーションやパ
ーソナルコンピュータ等の端末装置であってもよい。

【００５２】この場合、端末装置１で図１に示したよう
な構造の本体データＭＤに副データＳＤを付加したファ
イル情報を作成し、それをネットワーク４へ送り出すこ
とによって、本体データ（イメージデータ等）ＭＤの回
覧処理を遂行することができる。副データＳＤには、例
えば端末装置１で必要とする回覧先の情報（行き先のア
ドレス）、回覧後の更新情報、及び本体データＭＤにコ
メントとして書き込まれた情報やイメージでコメントや
チェックマークが追加された場合には、その配置や本体
データのイメージの切れ目情報等が副データに付加され
る。

【００５３】このような副データを読み込んで解析する
には、やはりネットワーク４に接続されているアクセス
可能な装置には、その副データを読み取って解析できる
ＯＳに近いプログラムが常駐していなければならない。
しかし、場合によってはこのようなＯＳがなくても、副
データの構造の中に目的の装置に入り込むことで自立的
に立ち上がり、入り込んだ装置の資源を利用して回覧情
報を表示し、回覧先にチェックマークを要求したりする
ことも可能である。

【００５４】この例では、図２の電子ファイル装置２が
副データを読み取った場合、その副データに書かれてい
る回覧情報から、回覧先の装置にイメージ的に本体デー
タ及び副データからの生成情報を表示画面に表示し、チ
ェックを促すメッセージを表示する。

【００５５】その表示された回覧情報に回覧先でサイン
等のチェックマークを付けたり必要に応じてコメント等
も入れることができる。さらに、サイン等のイメージ情
報があれば、それを読み取って副データの後に本体デー
タとしてくっつける。この時、副データは本体データの
切れ目や構造情報が追加され更新され、次の回覧先に向
けてＬＡＮのネットワーク４上に送出される。

【００５６】同様な手順で書く回覧先に順次情報が移動
し、所定の回覧が終了してチェックマークが揃った時点
で回覧送出元（この例でき端末装置１）に戻り、各回覧
先で得たコメント等をハードディスク５に一時保管し、
同時に回覧が終了したことを表示装置の画面に表示す
る。

【００５７】図６乃至図８は、この情報管理システムに
おける情報回覧の処理例を示すフローチャートである。
情報収集作業を開始すると、先ず図６のステップ１で回
覧元の装置（端末装置１又は電子ファイル装置２あるい
は３）にて回覧条件を入れた副データＳＤを生成して、
回覧したい本体データＭＤに付加する。ステップ２でそ
の副データをそこに書かれている回覧先のアドレス情報
をもとにＬＡＮ経由で交信する。

【００５８】ステップ３で目標の装置に入り込み完了す
ると、ステップ４で副データの情報により必要な回覧情
報ソフトをその装置のバッククラウンドで起動させて走
らせ、その装置の表示画面に回覧情報を表示する。そし
て、図７のステップ５で回覧終了のチェックマークを付
加する。その時の画面はイメージ的に表わされる。その
後、ステップ６で回覧完了か否かを判断する。

【００５９】回覧完了であれば、ステップ７へ進んで回
覧されたアドレス情報削除等の情報を副データに書き込
みてして更新し、ステップ８でマーク等のイメージデー
タを副データの後ろの本体データに追加して、ステップ
１０へ進む。ステップ６で回覧完了でない場合は、ステ
ップ９でタイマ待ち（回覧処理が一定時間行われない
時）をしてステツプ１０へ進む。

【００６０】ステップ１０では、回覧ソフトを終了さ
せ、副データに書かれている次の回覧先のアドレスを読
み取る。その結果、図８のステップ１１で目標の回覧先
を全部終了したと判断すると、ステツプ１２へ進んで、
回覧依頼元の装置に戻り、回覧が終了したことを画面上
に表示し、本体データ等はハードディスクへ一時保管す
る。目標の回覧先を全部終了していなければ、ステップ
１１からステップ６へ戻って上述の処理を繰返し、次の
回覧先での回覧処理をを行なう。

【００６１】このように、副データに回覧処理機能を持
たせることにより、従来の書類回覧を電子化することが
でき、回覧者不在による無駄な待ち時間が生じたり、分
散している回覧先にいちいち行く必要もなくなる。

【００６２】図９乃至図１１は、この情報回覧方式の具
体例を示す図である。図９において、データはイメージ
情報等の本体データＭＤとその本体データを管理する副
データＳＤからなり、その持ち方をイメージ的に表わし
ている。回覧内容やどういう形式で表示するかなどの情
報は本体データに入っている。回覧順序，回覧の緊急
度，依頼主のＩＤ番号，回覧期限，重要度等は副データ
に付加されている。

【００６３】その副データの管理情報に従って図１０に
矢印付き破線で示すように回覧され、その回覧が書く回
覧先で終了する度に副データは管理情報として更新され
る。回覧依頼元や回覧先で要求があれば、その副データ
の内容を図１１に示すように表わすことができ、この時
点でもその副データに警告や催促等の管理情報を付加す
ることができる。なお、回覧処理中に、回覧条件を入れ
た副データが今どこにいるかを示す情報を、回覧依頼元
の装置に送るようにすれば、回覧依頼元で回覧の進捗状
況を常に把握することができる。

【００６４】次に、この発明による情報検印方式の実施
例を説明する。この場合も、図２に示した情報管理シス
テムを使用して、例えば端末装置１からＬＡＮを構成す
るネットワーク４を経由して検印依頼先である電子ファ
イル装置２，３に情報を流す例について述べる。なお、
検印依頼先は電子ファイル装置に限らず、ワークステー
ションやパーソナルコンピュータ等の端末装置であって
もよいが、印鑑やサイン等のイメージを読み取る手段を
備えていることが望ましい。

【００６５】この場合、端末装置１で図１に示したよう
な構造の本体データＭＤに副データＳＤを付加したファ
イル情報を作成し、それをネットワーク４へ送り出すこ
とによって、本体データ（イメージデータ等）ＭＤの検
印処理を遂行することができる。副データＳＤには、例
えば端末装置１で必要とする検印先の情報（行き先のア
ドレス）、検印後の副データの更新情報、及び本体デー
タＭＤに書き込まれた情報やイメージでコメントや印鑑
あるいはサインが追加された場合には、その配置や本体
データのイメージの切れ目情報等が付加される。

【００６６】このような副データを読み込んで解析する
には、やはりネットワーク４に接続されているアクセス
可能な装置には、その副データを読み取って解析できる
ＯＳに近いプログラムが常駐していなければならない。
しかし、場合によってはこの様なＯＳがなくても副デー
タの構造の中に目的の装置に入り込むことで自立的に立
ち上がり、入り込んだ装置の資産を利用して検印者に検
印を要求することも可能である。

【００６７】ここの説明では、図１の電子ファイル装置
２が副データを読みとった場合、その副データに書かれ
ている検印情報から検印者の装置にイメージ的に検印用
フォーマットを本体データ及び副データから生成し、検
印を促すメッセージを表示する。検印者はそのフォーマ
ットを見て印鑑やサイン等の検印を行うが、必要に応じ
てコメントやチェックマーク等も入れることができる。
検印者は検印を拒絶することも可能であり、その場合も
理由書をつけて返すことになる。

【００６８】印鑑やサイン、あるいはさらにコメントや
チェックマーク等のイメージ情報があれば、副データの
後に本体データとしてくっつける。この時、副データは
本体データの切れ目や構造情報が追加されて更新され、
次の装置に向けてＬＡＮのネットワーク４上に送出され
る。したがって、次の検印先で検印情報を表示する際に
それらのイメージ情報も併せて表示することができる。

【００６９】拒絶された場合は検印依頼元に返送され
る。検印依頼元では、その副データや本体データに追加
された理由書を同様な方法で表示画面にイメージ表示す
る。また、必要に応じて理由書に従ってフォーマットを
作り直したり、必要な情報を添付したりして副データや
本体データを更新する。この様な操作は履歴として副デ
ータに記録される。

【００７０】その後、同様に検印先に再送され、引き続
き上記で述べた手順で検印処理を繰り返し、所定の検印
を入手後、送出元である検印依頼元の端末装置１に戻
り、検印の結果を一時的にハードディスク５等に格納す
る。同時に検印処理が終了したことを表示装置の画面に
表示する。このような検印処理中に、検印回覧条件を作
り込んだ副データが付加されたデータが今どこにいるか
を知らせる情報を、検印依頼元の装置（上述の例では端
末装置１）へ送るようにすれば、検印依頼元では検印の
進捗状況を常に把握することができる。

【００７１】図１２乃至図１４は、この情報管理システ
ムにおける情報検印の処理例を示すフローチャートであ
る。この処理の作業内容は上述のとうりであり、各ステ
ップ１〜１２の処理も前述した情報回覧の処理（図６乃
至図８）における各ステップ１〜１２の処理と略同様で
あるので、その説明は省略する。

【００７２】図１５乃至図１７は、この情報検印方式の
具体例を示す図である。図１５において、データはイメ
ージデータ等の本体データＭＤとそれを管理する副デー
タＳＤからなり、その持ち方をイメージ的に表してい
る。検印目的や内容およびその情報をどういう形式で表
示するかなどの情報は本体データに入っている。

【００７３】検印順序，検印の緊急度，依頼主のＩＤ番
号，検印期限，重要度等は副データに付加されている。
その副データの管理情報に従って図１６に矢印付き破線
で示すように回覧され、検印先での処理が終了する度に
副データは管理情報として更新される。作成元や検印先
で要求が有れば、副データの内容を図１７に示すように
表示することができ、その時点でも副データに警告や催
促等の管理情報を付加することが出来る。

【００７４】このように、副データに検印収集機能を持
たせることにより、従来の書類の持ち回りによる検印の
問題点であった、検印者不在による無駄な待ち時間や、
分散している検印者の所にいちいち書類を持って行く必
要もなくなる。

【００７５】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明の情
報管理システムにおける情報収集方式によれば、情報収
集のための検索条件を入れた副データを作るだけで、Ｌ
ＡＮのネットワークに接続された各電子ファイル装置や
端末装置から必要な情報を自動的に収集してくれるた
め、次のような効果を生むことができる。

【００７６】（１）操作者と装置との１対１の操作によ
る待ち時間がなくなり、作業効率が良くなる。 （２）処理は装置のあいている時間を利用して行われる
かあるいはバックグランド処理で行うことが出来るた
め、装置の稼動率を上げることができる。 （３）情報収集の処理データが自立的に動き回って情報
を収集出来るので情報の共有化や再利用の効率化が計れ
る。

【００７７】また、この発明による情報回覧方式は、回
覧元の装置で回覧条件をいれた副データを付加した回覧
先情報を作るだけで、自動的に各回覧先の装置へ情報を
持ち回ってくれるため、次のような効果を生むことがで
きる。

【００７８】（１）回覧者不在による回覧の遅れをふせ
ぐことが出来る。 （２）分散している回覧先にいちいち行く必要がなくな
り、無駄な時間を節約出来る。 （３）回覧情報が自立的に動き回って回覧処理出来るの
で、回覧作業の効率化を計れる。

【００７９】さらに、この発明による情報検印方式は、
検印依頼元の装置で検印の順序を規定した検印条件を入
れた副データを付加した検印情報を作るだけで、自動的
に各検印先の装置へ情報を持ち回って検印を受ける処理
してくれるため、次のような効果を生むことができる。

【００８０】（１）検印依頼者と検印者とが１対１で会
う必要がなくなるため、検印者不在による待ち時間がな
くなり、作業効率が良くなる。 （２）大企業などの検印者が分散していて一箇所に集中
していることが少ない環境化での検印処理が容易にな
る。 （３）検印処理データが自立的に動き回って検印を受け
る処理ができるので、作業の効率化を計れる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明による情報収集，回覧，検印方式を実
施するために作成されるデータの構造例を示す説明図で
ある。

【図２】この発明を実施するための情報管理システムの
一例を示す構成図である。

【図３】図２における電子ファイル装置２，３として使
用できる一般的な電子ファイル装置のハード構成を示す
図である。

【図４】図２に示した情報管理システムにおいてこの発
明による情報収作業を実施する場合の処理例を示すフロ
ーチャートである。

【図５】同じくその続きのフローチャートである。

【図６】図２に示した情報管理システムにおいてこの発
明による情報回覧作業を実施する場合の処理例を示すフ
ローチャートである。

【図７】同じくその続きのフローチャートである。

【図８】同じくさらにその続きのフローチャートであ
る。

【図９】同じく情報回覧作業に用いるデータの具体例を
示す説明図である。

【図１０】図９のデータによる回覧順序の説明図であ
る。

【図１１】図１０における回覧作成元及び回覧側で表示
できる副データの内容例を示す説明図である。

【図１２】図２に示した情報管理システムにおいてこの
発明による情報検印作業を実施する場合の処理例を示す
フローチャートである。

【図１３】同じくその続きのフローチャートである。

【図１４】同じくさらにその続きのフローチャートであ
る。

【図１５】同じく情報検印作業に用いるデータの具体例
を示す説明図である。

【図１６】図１５のデータによる検印順序の説明図であ
る。

【図１７】図１６における検印要求元及び検印者側で表
示できる副データの内容例を示す説明図である。

【符号の説明】 １ 端末装置（ワークステーションやパーソナルコンピ
ュータ等） ２，３ 電子ファイル装置 ４ ＬＡＮのネットワ
ーク ５，６ ハードディスク（磁気ディスク：ＨＤ） ７ 光磁気ディスク １１ 情報処理装置（本体） １２ キーボード １３ スキャナ １４ 表
示装置 １５ プリンタ １６ 通信装置 １８ 光磁気ディスクドライブ装置（ＯＤＤ） ＭＤ 本体データ ＳＤ 副データ

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 イメージデータ又はコードデータを検索
   可能に格納した電子ファイル装置とワークステーション
   やパーソナルコンピュータ等の端末装置とをＬＡＮで接
   続した情報管理システムにおいて、 前記端末装置又は電子ファイル装置で、情報収集のため
   の検索条件を入れた情報を副データとして作成し、その
   副データを用いて前記ＬＡＮに接続された各装置から目
   的とするイメージデータ又はコードデータあるいはその
   両方からなる本体データを収集することを特徴とする情
   報収集方式。
2. 【請求項２】 請求項１記載の情報管理システムにおけ
   る情報収集方式において、上記副データが自立的に上記
   ＬＡＮに接続された各装置へ行き、該装置のデータベー
   スプログラムが起動していない場合はそれを起動させ、
   上記副データの情報収集のための検索条件等の情報を参
   照してデータベースより必要な本体データを入手し、そ
   れを該副データに付加していくことを特徴とする情報収
   集方式。
3. 【請求項３】 請求項２記載の情報管理システムにおけ
   る情報収集方式において、上記副データとそれに各装置
   で付加された本体データとが自立的に送り元の装置へ戻
   り、情報収集結果又は完了結果を表示装置に表示させる
   ことを特徴とする情報収集方式。
4. 【請求項４】 請求項２又は３記載の情報管理システム
   における情報収集方式において、上記副データがどの装
   置にいるかを該副データの送り元に知らせる情報を送る
   ことを特徴とする情報収集方式。
5. 【請求項５】 請求項１乃至４のいずれか１項に記載の
   情報管理システムにおける情報収集方式において、上記
   副データの情報として、検索条件の他に収集緊急度，依
   頼主の識別情報，収集期限，重要度等の依頼側環境の情
   報を付加することを特徴とする情報収集方式。
6. 【請求項６】 イメージデータ又はコードデータを検索
   可能に格納した電子ファイル装置とワークステーション
   やパーソナルコンピュータ等の端末装置とをＬＡＮで接
   続した情報管理システムにおいて、 前記端末装置又は電子ファイル装置で、イメージデータ
   又はコードデータあるいはその両方からなる本体データ
   に、その回覧条件を入れた情報を副データとして作成し
   て付加し、その副データを用いて前記ＬＡＮに接続され
   た各装置によって前記本体データを順次回覧することを
   特徴とする情報回覧方式。
7. 【請求項７】 請求項６記載の情報管理システムにおけ
   る情報回覧方式において、上記副データが付加された本
   体データが自立的に上記ＬＡＮに接続された各装置へ行
   き、該装置の表示プログラムが起動していない場合はそ
   れを起動させ、該副データの回覧条件に基づいて該副デ
   ータが付加された本体データを表示させることを特徴と
   する情報回覧方式。
8. 【請求項８】 請求項７記載の情報管理システムにおけ
   る情報回覧方式において、表示中の本体データに対する
   コメントやチェックマーク等をその副データに付加する
   ことを特徴とする情報回覧方式。
9. 【請求項９】 請求項８記載の情報管理システムにおけ
   る情報回覧方式において、上記副データが付加された本
   体データが自立的に上記ＬＡＮに接続された各装置へ行
   き、該副データの回覧条件に基づいて本体データを表示
   させる際に、該副データにコメントやチェックマークが
   付加されていれば、それも合わせて表示させることを特
   徴とする情報回覧方式。
10. 【請求項１０】 イメージデータ又はコードデータを検
    索可能に格納した電子ファイル装置とワークステーショ
    ンやパーソナルコンピュータ等の端末装置とをＬＡＮで
    接続した情報管理システムにおいて、 前記端末装置又は電子ファイル装置で、イメージデータ
    又はコードデータあるいはその両方からなる本体データ
    に、それに対する検印の順序を規定した検印条件を入れ
    た情報を副データとして作成して付加し、その副データ
    を用いて前記ＬＡＮに接続された各装置によって前記本
    体データを順次回覧して検印を得ることを特徴とする情
    報検印方式。
11. 【請求項１１】 請求項１０記載の情報管理システムに
    おける情報検印方式において、上記副データが付加され
    た本体データが自立的に上記ＬＡＮに接続された各装置
    へ行き、該装置の表示プログラムが起動していない場合
    はそれを起動させ、該副データの検印条件に基づいて該
    副データが付加された本体データを表示させ、検印によ
    る印鑑やサイン等のイメージ情報を読み取って該本体デ
    ータに付加していくことを特徴とする情報検印方式。
12. 【請求項１２】 請求項１０記載の情報管理システムに
    おける情報検印方式において、上記副データが付加され
    た本体データがその副データの検印条件に基づく検印を
    完了した後、自立的に送り元の装置へ戻り、その検印結
    果を表示装置に表示させることを特徴とする情報検印方
    式。