JPH06133061A

JPH06133061A - 会議準備支援装置

Info

Publication number: JPH06133061A
Application number: JP27854492A
Authority: JP
Inventors: Mitsuyo Hasegawa; 充世長谷川
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 1992-10-16
Filing date: 1992-10-16
Publication date: 1994-05-13

Abstract

(57)【要約】【目的】本発明は、複数のパソコン，簡易端末が収容
されるネットワークシステムにおいて、自動的に会議の
準備を行なう会議準備支援装置に関し、自動的に会議参
加者の業務スケジュール等を考慮して、適切な会議スケ
ジュールを作成し、開催通知文書を会議参加者に配付で
きるようにすることを目的とする。【構成】会議準備支援用ホスト１とホスト１に接続さ
れた会議開催条件入力用端末２とをそなえ、ホスト１
に、会議室予約管理ファイル３，スケジュール管理ファ
イル４，会議開催条件受付部５，会議開催条件を満足す
るかどうかを判定する会議開催条件検索・判定部６，会
議開催通知文書を作成する会議開催通知文書作成部７と
をそなえるとともに、ホスト１又はホスト１の外部に、
会議開催通知文書を会議参加者に送信する会議開催通知
文書送信部８をそなえて構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数のパソコン（Ｐ
Ｃ），簡易端末が、公衆網／専用線／ＬＡＮ等を介して
ホストに接続されているネットワークシステムにおい
て、自動的に会議の準備を行なう会議準備支援装置に関
する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、会議の予約に関しては、会議
室の予約状況，出席者のスケジュールを、人手もしくは
別々のデータベースによりそれぞれ調べて、その結果か
らユーザが、最適な日時調整してあらためて予約を行な
うようになっている。そして、案内通知の作成に関して
は、上記の結果を元にワープロ等であらためて案内状を
作成するようになっている。このようにして、案内状を
作成したのちは、即ち、案内通知の発送処理に関して
は、作成した文書を印刷して郵送あるいはＦＡＸ送信す
るか、無関係の電子メールシステムによりメール送信す
るようになっている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の会議準備支援手段では、会議の準備を一連の
作業で行なうことができず、然も、案内通知の作成，発
送処理等の各処理を人手によって行なわねばならないと
いう課題がある。また、準備に要する作業量が、会議の
開催規模に応じて大きくなってしまうので、多数の人々
を集める場合では、非常に手間が掛かってしまうという
課題がある。

【０００４】本発明は、このような課題に鑑み創案され
たもので、会社および事務所等において会議を開催する
際、自動的に会議参加者の業務スケジュール等を考慮し
て、適切な会議スケジュールを作成し、更に、開催通知
文書を会議参加者に配付できるようにした、会議準備支
援装置を提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】図１は本発明の原理ブロ
ック図で、この図１において、１は会議準備支援用ホス
トで、この会議準備支援用ホスト１は、交換機１０に接
続されるとともに、会議開催条件入力用端末２ａとも接
続されている。また、この交換機１０も会議開催条件入
力用端末２ａを収容する他に、会議参加者用の端末２ｂ
を収容している。

【０００６】そして、この会議準備支援用ホスト１は、
会議室予約管理ファイル３，スケジュール管理ファイル
４，会議開催条件受付部５，会議開催条件検索・判定部
６，会議開催通知文書作成部７をそなえている。また、
ホスト１は、その内部又は外部に、会議開催通知文書送
信部８をそなえている。ここで、会議室予約管理ファイ
ル３は、会議室の予約状況を管理するものであり、スケ
ジュール管理ファイル４は、会議に参加する可能性のあ
る会議参加者のスケジュールを管理するものである。

【０００７】会議開催条件受付部５は、端末２ａを通じ
て入力された会議開催条件を受け付けるものである。会
議開催条件検索・判定部６は、会議開催条件受付部５で
受け付けた会議開催条件に基づき、会議室予約管理ファ
イル３およびスケジュール管理ファイル４を検索するこ
とにより、会議開催条件を満足するかどうかを判定する
ものである。

【０００８】会議開催通知文書作成部７は、会議開催条
件検索・判定部６で判定された結果に基づき、会議開催
通知文書を作成するものである。会議開催通知文書送信
部８は、会議開催通知文書作成部７で作成された会議開
催通知文書を、端末２ｂを通じ会議参加者に送信するも
のである。

【０００９】

【作用】上述の本発明の会議準備支援装置では、図１に
示すように、まず、会議室予約管理ファイル３に、会議
室の予約状況が管理されるとともに、スケジュール管理
ファイル４に、会議に参加する可能性のある会議参加者
のスケジュールが管理される。

【００１０】そして、会議開催条件入力用端末２ａを通
じて入力された会議開催条件が、会議準備支援用ホスト
１の会議開催条件受付部５によって受け付けられる。そ
ののち、会議開催条件検索・判定部６が、会議開催条件
受付部５で受け付けた会議開催条件に基づいて、会議室
予約管理ファイル３およびスケジュール管理ファイル４
を検索する。そして、この検索結果により、会議開催条
件検索・判定部６は、会議開催条件を満足するかどうか
を判定する。

【００１１】このような判定が下されると、会議開催通
知文書作成部７によって、会議開催条件検索・判定部６
で判定された結果に基づいた、会議開催通知文書が作成
される。その後、会議開催通知文書作成部７で作成され
た会議開催通知文書は、会議開催通知文書送信部８によ
って、端末２ｂを通じ会議参加者へ送信される。

【００１２】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の実施例を説明
する。図２は本発明の一実施例を示すブロック図で、こ
の図２において、１は会議準備支援用ホスト（コンピュ
ータ）で、この会議準備支援用ホスト１は、交換機１０
に接続されるとともに、ＬＡＮを介して２つのパソコン
（会議開催条件入力用端末）２ａとも接続されている。
また、この交換機１０は、他の会議開催条件入力用のパ
ソコン２ａを収容する他、簡易端末２ｂも収容してい
る。

【００１３】そして、この会議準備支援用ホスト１は、
図３に示すように、会議室予約管理ファイル３，スケジ
ュール管理ファイル４，検索条件入力部（会議開催条件
受付部）５，会議開催条件検索・判定部６，会議開催通
知文書作成部７，入出力処理部１１，ログイン処理部１
２，ユーザ管理ファイル１３をそなえている。なお、本
実施例では、ホスト１の内部に会議開催通知文書送信部
８をそなえているが、この会議開催通知文書送信部８を
ホスト１の外部に設けても特に構わない。

【００１４】ここで、入出力処理部１１は、会議開催条
件の入力を行なう端末２ａや会議参加者用の端末２ｂと
ホスト１の各装置間でのインタフェース処理を施すもの
である。ログイン処理部１２は、利用者から、使用開始
をシステムに通知するためのログイン情報が送られて来
ると、その利用者のデータをユーザ管理ファイル１３か
ら取り出して、入出力処理部１１へ出力するものであ
る。ユーザ管理ファイル１３は、本システムに登録され
たユーザの各情報を管理するものである。

【００１５】会議室予約管理ファイル３は、会議室の予
約状況を記録してその内容を管理するものであり、スケ
ジュール管理ファイル４は、会議に参加する可能性のあ
る会議参加者のスケジュールを記録して、それを管理す
るものである。検索条件入力部５は、会議開催条件入力
用端末２ａを通じて入力された会議開催条件を受け付け
るものであり、このため、日時条件入力部５１，場所条
件入力部５２，出席者入力部５３によって構成されたも
のである。

【００１６】このような検索条件入力部５を構成する各
入力部は、それぞれその名称の示す、会議開催のための
条件（日時／場所／出席者）が入力されると、それを受
け付けて、それらの各情報を適時、会議開催条件検索・
判定部６へ出力するものである。なお、これらの各入力
部は、条件の複数入力や別名定義（プロジェクトグルー
プ名等）での入力も可能なものである。

【００１７】会議開催条件検索・判定部６は、検索条件
入力部５で受け付けた各会議開催条件に基づき、会議室
予約管理ファイル３およびスケジュール管理ファイル４
を検索して、それぞれの出席者のスケジュールが各会議
開催条件を満足するかどうかを判定するものである。こ
のため、会議開催条件検索・判定部６は、検索条件変換
部６１，検索処理部６２，検索結果表示部６３，開催決
定受付部６４，検索結果保持部６５，決定結果保持部６
６，予約処理部６７をそなえている。

【００１８】ここで、検索条件変換部６１は、入力デー
タをデータベース（会議室予約管理ファイル３，スケジ
ュール管理ファイル４）での検索が可能な形に変換する
ためのものである（例えば、グループ名で入力されたも
のを部課名および氏名に変換する等）。検索処理部６２
は、各データベースの検索を行ない、検索条件変換部６
１に行なわれた入力条件にマッチした、メンバーのアサ
イン／会議室の予約が可能かどうかを調べるものであ
る。

【００１９】検索結果表示部６３は、検索処理部６２で
得られた検索の結果を会議開催条件入力用端末２ａに表
示させるものである。開催決定受付部６４は、会議開催
条件入力用端末２ａに表示された検索結果の中から、実
際に予約を行なう日時／場所を会議開催条件入力用端末
２ａからユーザが選択すると、これを受け付けて、その
内容を決定結果保持部６６に保持させるものである。

【００２０】検索結果保持部６５は、検索処理部６２の
検索結果を保持するものであり、決定結果保持部６６
は、ユーザが選択した日時／場所を開催決定受付部６４
から受け付けて、その内容を保持するものである。予約
処理部６７は、決定結果保持部６６に保持された決定結
果を元にして、会議室の予約および出席者のスケジュー
ルの更新処理等の処理を、各データベースに実施するも
のである。

【００２１】また、会議開催通知文書作成部７は、会議
開催条件検索・判定部６で判定された結果に基づき、会
議開催通知文書を作成するためのものである。このた
め、会議開催通知文書作成部７は、定型文書作成部７
１，文書編集部７２，作成済文書保持部７３をそなえて
いる。ここで、定型文書作成部７１は、決定結果保持部
６６に保持された決定結果を元にして、開催通知の定型
文書を作成するもの、つまり、定型フォーマット内に開
催日時，場所，出席者を自動挿入するものである。

【００２２】文書編集部７２は、定型文書作成部７１で
作成された開催通知の定型文書を編集するものであり、
作成済文書保持部７３は、文書編集部７２で編集された
開催通知の定型文書を保持するものである。また、会議
開催通知文書送信部８は、ホスト１の内部又はホスト１
の外部に、設けられて、会議開催通知文書作成部７で作
成された会議開催通知文書を端末２ｂを通じて会議参加
者に送信するものである。

【００２３】このため、会議開催通知文書送信部８は、
送信先／送信方法指定部８１，送信処理部８２，ＦＡＸ
配送管理部８３，メール配送管理部８４，ＦＡＸメール
ファイル８５，電子メールファイル８６をそなえてい
る。ここで、送信先／送信方法指定部８１は、宛先指定
部８１ａと送信方法指定部８１ｂとをそなえたものであ
る。すなわち、送信先／送信方法指定部８１は、宛先指
定部８１ａによって、ユーザの指示する作成文書の送信
先を受信して、これを送信処理部８２へ出力するもので
ある。

【００２４】また、送信先／送信方法指定部８１は、送
信方法指定部８１ｂによって、ユーザの指示する作成文
書の送信方法を受信して、これを送信処理部８２へ出力
するものである。送信処理部８２は、送信方法指定部８
１ｂから送られて来た作成文書と、そのの送信先および
送信方法をＦＡＸメールファイル８５および電子メール
ファイル８６に出力するものである。

【００２５】ＦＡＸ配送管理部８３は、送信処理部８２
から送られて来た送信先および送信方法で、ＦＡＸメー
ルファイル８５の開催通知文書を端末（ＦＡＸ）側へ出
力するものである。メール配送管理部８４は、送信処理
部８２から送られて来た送信先および送信方法で、電子
メールファイル８６の開催通知文書を端末（ＦＡＸ）側
へ出力し、また、相手端末からの情報を受信して、それ
を電子メールファイル８６に出力するものである。

【００２６】ＦＡＸメールファイル８５は、ＦＡＸ用の
開催通知文書情報を記憶するファイルであり、電子メー
ルファイル８６は、電話やテレビ電話等の相手端末へ送
る開催通知文書情報を記憶するファイルである。上述の
構成により、図７に示すように、まず、ユーザは、ホス
ト１を使用するにあたって、会議室予約管理ファイル
３，スケジュール管理ファイル４を検索するために、ホ
スト１に条件（日時，場所，メンバー）を入力する（ス
テップＳ１）。

【００２７】次に、これらの入力条件に基づいてホスト
１は、会議室予約管理ファイル３，スケジュール管理フ
ァイル４を検索する。すなわち、メンバー（会議参加
者）のスケジュールと会議を開催する場所の予約状況が
調べられて、それにより、ユーザの指定の日時に、指定
の場所の確保とメンバーの出席が可能であるかが判定さ
れる。

【００２８】これとともに、ホスト１は、メンバーのス
ケジュールからメンバーが出席可能な日時と、その時に
予約可能な会議開催場所を調べて、これを先の判定結果
とともに、ユーザの端末の画面に表示する（ステップＳ
２，Ｓ３）。このような検索結果をユーザ端末２ａに表
示することにより、ユーザは、表示された条件の中で実
際に最適な日時と場所のものを決定する。そして、日時
と場所の決定結果より、ホスト１は、会議室の予約およ
び出席者のスケジュール更新を行なう（ステップＳ
４）。

【００２９】そののち、ホスト１は、定型文書に先の判
定結果を自動挿入したものをユーザに提供して、ユーザ
は、これを元にして開催通知文書を作成する（ステップ
Ｓ５）。そして、この開催通知文書をＦＡＸまたは電子
メールにて配付する（ステップＳ６）。そしてまた、こ
こで、ホスト１の各装置が、上記のようなシステム動作
を具体的にどのような処理でもって行なうかを説明す
る。図３に示すように、まず、会議室予約管理ファイル
３に、会議室の予約状況が管理されるとともに、スケジ
ュール管理ファイル４に、会議に参加する可能性のある
会議参加者のスケジュールが管理される。

【００３０】そして、ユーザかパソコン２ａあるいは簡
易端末２ｂで、会議準備支援用ホスト１へログインする
と、以下のようなシステム動作が行なわれる。即ち、ユ
ーザが、端末で会議開催の各種条件（日時／場所／出席
者）を入力すると、ホスト１では、これを入出力処理部
１１を介して検索条件入力部５で受け付ける（図４参
照，図７のステップＳ１）。

【００３１】すると、会議開催条件検索・判定部６は、
まず、入力データを検索条件変換部６１でデータベース
（会議室予約管理ファイル３，スケジュール管理ファイ
ル４）を検索が可能な形に変換する。例えば、グループ
名で入力されたものを部課名，氏名に変換する。変換の
後、検索処理部６２において、会議開催条件受付部５で
受け付けた会議開催条件に基づいて、会議室予約管理フ
ァイル３およびスケジュール管理ファイル４を検索す
る。

【００３２】その結果により、検索処理部６２は、会議
開催条件を満足するかどうかを判定する。つまり、検索
処理部６２は、入力条件にマッチしたメンバーのアサイ
ン／会議室の予約が可能かどうかを調べる。具体的に
は、出席者のスケジュールと会議を開催する場所の予約
状況とを調べて、それにより、ユーザの指定の日時に、
指定の場所の確保とメンバーの出席が可能であるかが判
定される。

【００３３】また、その他にも、検索処理部６２は、先
の日時以外に、メンバーのスケジュールから幾つかのメ
ンバーが出席可能な日時と、それらの日時に予約可能な
会議開催場所とを調べて、これを先の判定結果ととも
に、検索結果表示部６３および検索結果保持部６５に出
力する。なお、この日時は、始めにユーザが指定した日
時に、なくべく近いものが採用される（図７のステップ
Ｓ２）。

【００３４】その結果、上記の検索処理部６２の検索結
果が、検索結果保持部６５によって保持されるととも
に、検索結果表示部６３により、この検索結果がユーザ
の端末に表示される（図５参照，図７のステップＳ
３）。なお、ユーザの端末に表示される会議開催日時
は、ユーザが指定した日時を筆頭にして、その日時に近
いものから順に端末の画面に並べられて表示される。

【００３５】そして、表示された結果の中から、実際に
予約を行なう日時／場所を端末よりユーザが選択する
と、開催決定受付部６４でこれを受け付けて、決定結果
保持部６６によって保持する（図７のステップＳ４）。
この保持された決定結果を元にして、予約処理部６７に
より、会議室の予約および出席者のスケジュールの更新
処理を、会議室予約管理ファイル３およびスケジュール
管理ファイル４に対して行なう。

【００３６】このような処理ののち、会議開催通知文書
作成部７の定型文書作成部７１は、決定結果保持部６６
に保持された決定結果を読み取る。そして、定型文書作
成部７１は、この決定結果に基づいて、開催通知の定型
文書（会議開催通知文書）を作成して（定型フォーマッ
ト内に開催日時，場所，出席者を自動挿入する）、これ
を文書編集部７２に渡す。

【００３７】すると、文書編集部７２は、これをユーザ
の端末へ表示して、ユーザは、端末により開催通知の不
定型部分の入力を行ない、開催通知文書を完成させる
（図７のステップＳ５）。このようにして、開催通知文
書が完成すると、この開催通知文書は、作成済文書保持
部７３へ保持される。そして、会議開催通知文書送信部
８の送信先／送信方法指定部８１が、決定結果保持部６
６の決定結果により、開催通知の送信先および送信方法
の選択画面を作成して、ユーザの端末へ表示する（図６
参照）。

【００３８】なお、この選択画面は、先にユーザが入力
した出席者に関して、図６に示すように、自動的に挿入
してある。つまり、送信先／送信方法指定部８１は、デ
ータベースにある各ユーザの情報を元にして、先に記入
した出席者への開催通知文書の送信方法を自動的に選択
するのである。選択画面を端末に表示されると、ユーザ
は、端末により先に入力した出席者への送信方法の確認
を行ない、送信方法を表示されたままにするか、あるい
は変更を行なう。また、出席者以外に送信するならば、
不定型部分の所属名，氏名，ＦＡＸ，メールに、その送
信希望者の情報を記入する。

【００３９】このような処理が終了すると、送信処理部
８２は、作成済文書保持部７３から作成済文書を受信す
るとともに、送信先／送信方法指定部８１からその作成
済文書の送信先／送信方法情報をも受け取る。そのの
ち、送信処理部８２は、ＦＡＸメール８５，電子メール
８６，ＦＡＸ配送管理部８３，送信処理部８２により、
送信先／送信方法指定部８１からの情報の指示する内容
に従って、会議開催通知文書作成部７で作成された会議
開催通知文書を会議参加者に送信する（図７のステップ
Ｓ６）。この結果、この開催通知文書は、図２に示すよ
うに、交換機１０によって、会議参加者の所有するパソ
コン２ａ，簡易端末２ｂへ送られる。

【００４０】尚、条件の複数入力や別名定義（プロジェ
クトグループ名等）での入力の場合も、上記と同様の要
領で行なわれる。また、ホスト１内に会議室予約管理フ
ァイル３，スケジュール管理ファイル４のデータベース
を持っているが、別実施例として検索処理部６２，予約
処理部６７に外部ホスト１のデータベースに対する検索
／更新処理機能を持たせることにより、外部ホスト１の
データベースを利用する形態も可能である。

【００４１】更に、本実施例では、ホスト１内に文書編
集機能を持たせているが、別実施例として、端末に文書
編集機能を持たせ、ホスト１は、定型文書を端末に送
信，編集後の文書を端末から受信するという形態も可能
である。また、本実施例では、ＦＡＸ／電子メール機能
を自ホスト１文書編集部７１にもっているが、別実施例
として、他ホスト１のメール機能を利用することも可能
である。

【００４２】このように、会議準備支援用ホスト１と、
ホスト１に接続された会議開催条件入力用端末２ａとを
そなえ、ホスト１に、会議室予約管理ファイル３，スケ
ジュール管理ファイル４，会議開催条件受付部５，会議
開催条件検索・判定部６，会議開催通知文書作成部７と
をそなえて構成されるとともに、ホスト１の内部又はホ
スト１の外部に、会議開催通知文書送信部８をそなえて
構成されたことにより、ユーザが、データとして入力す
るものは、開催条件と開催通知の補足程度で済む。そし
て、ユーザは、このような簡単な作業を行なうだけで、
その他の出席者のスケジュール調整，会議室の予約，開
催通知の発送といった会議準備の作業に関しては、全て
自動的に行なわれるようにすることができる。また、会
議の準備に要する作業量は、会議の開催規模に依存せ
ず、どのような場合でも上記のような簡単な作業だけで
済むのである。

【００４３】

【発明の効果】以上詳述したように、本発明の会議準備
支援装置によれば、会議準備支援用ホストと、ホストに
接続された会議開催条件入力用端末とをそなえ、ホスト
に、会議室の予約状況を管理する会議室予約管理ファイ
ルと、会議に参加する可能性のある会議参加者のスケジ
ュールを管理するスケジュール管理ファイルと、端末を
通じて入力された会議開催条件を受け付ける会議開催条
件受付部と、会議開催条件受付部じ受け付けた会議開催
条件に基づき、会議室予約管理ファイルおよびスケジュ
ール管理ファイルを検索することにより、会議開催条件
を満足するかどうかを判定する会議開催条件検索・判定
部と、会議開催条件検索・判定部で判定された結果に基
づき、会議開催通知文書を作成する会議開催通知文書作
成部とをそなえて構成されるとともに、ホスト又はホス
トの外部に、会議開催通知文書作成部で作成された会議
開催通知文書を会議参加者に送信する会議開催通知文書
送信部をそなえて構成されたことにより、会議の準備作
業が効率的に行なえるほか、準備に要する作業量が、会
議の開催規模に依存しなくても済むようになるという利
点がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の原理ブロック図である。

【図２】本発明の一実施例にかかるネットワークシステ
ムを示すブロック図である。

【図３】本発明の一実施例における会議準備支援用ホス
トの詳細を示すブロック図である。

【図４】本発明の一実施例における作用を説明する図で
ある。

【図５】本発明の一実施例における作用を説明する図で
ある。

【図６】本発明の一実施例における作用を説明する図で
ある。

【図７】本発明の一実施例における作用を説明するフロ
ーチャートである。

【符号の説明】

１会議準備支援用ホスト２ａパソコン（会議開催条件入力用端末）２ｂ簡易端末３会議室予約管理ファイル４スケジュール管理ファイル５検索条件入力部６会議開催条件検索・判定部７会議開催通知文書作成部８会議開催通知文書送信部１０交換機１１入出力処理部１２ログイン処理部１３ユーザ管理ファイル５１日時条件入力部５２場所条件入力部５３出席者入力部６１検索条件変換部６２検索処理部６３検索結果表示部６４開催決定受付部６５検索結果保持部６６決定結果保持部６７予約処理部７１定型文書作成部７２文書編集部７３作成済文書保持部８１送信先／送信方法指定部８１ａ宛先指定部８１ｂ送信方法指定部８２送信処理部８３ＦＡＸ配送管理部８４メール配送管理部８５ＦＡＸメール８６電子メール

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】会議準備支援用ホスト（１）と、該ホス
ト（１）に接続された会議開催条件入力用端末（２ａ）
とをそなえ、該ホスト（１）に、会議室の予約状況を管理する会議室予約管理ファイル
（３）と、会議に参加する可能性のある会議参加者のスケジュール
を管理するスケジュール管理ファイル（４）と、該端末（２ａ）を通じて入力された会議開催条件を受け
付ける会議開催条件受付部（５）と、該会議開催条件受付部（５）で受け付けた会議開催条件
に基づき、該会議室予約管理ファイル（３）および該ス
ケジュール管理ファイル（４）を検索することにより、
該会議開催条件を満足するかどうかを判定する会議開催
条件検索・判定部（６）と、該会議開催条件検索・判定部（６）で判定された結果に
基づき、会議開催通知文書を作成する会議開催通知文書
作成部（７）とをそなえて構成されるとともに、該ホスト（１）又は該ホスト（１）の外部に、該会議開催通知文書作成部（７）で作成された会議開催
通知文書を会議参加者に送信する会議開催通知文書送信
部（８）をそなえて構成されたことを特徴とする、会議
準備支援装置。