JPH02297288A - 電子文書作成／決裁システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野） 本発明は、電子式の認証機能を持つ電子文書作成／決裁
システムに関するものである。

（従来の技術） 従来の電子文書作成／決裁システムでは、現在の文書の
決裁状況がどのようになっているのかを追跡（トレース
）して調べるという方法がなく、最後の文書決裁者から
決裁完了の通知が（るのを待つしかなかった。またその
完了の通知が遅れたりすることがあった。そのため、従
来は文書の決裁状況が迅速に確認できないという問題が
あり、業務の遅れや決裁の遅れなどの業務上の支障が生
じていた。

（発明が解決しようとする課題） 本発明は、文書作成／決裁システムにおいて、文書の決
裁状況を追跡（トレース）することを可能にし、また、
文書の紛失および決裁や業務の遅延を防ぐことを目的と
するものである。

（課題を解決するための手段） 本発明は、作成された電子文書が通信機能により転送さ
れ、電子式の認証機能により決裁される電子文書作成／
決裁システムにおいて、電子文書の決裁の状況を逐次記
録する記録手段と、その記録に基づき決裁の状況を追跡
する追跡手段とを備えた構成のものである。

また、本発明の−１様では、上記構成の電子文書作成／
決裁システムにおいて、決裁が完了したとき決裁完了を
通知する手段がさらに設けられる。

（作用） 本発明は、文書作成／決裁システムにおいて、文書作成
および決裁時、文書受信および発信時に、文書の送受信
された記録や認証に関する情報等の履歴を記録手段によ
り記録することにより、文書の決裁状況を追跡すること
が可能である。即ち、文書の決裁情報がすべて記録され
ているため、それを追跡手段により時系列で追うことに
より、問題の文書の処理状況を把掴することができる。

（実施例） 第１図は、認証ロギングファイルを各ワークステージ鱈
ン上に有する本発明の第１の実施例の構成を示すもので
ある。複数のワークスチーシーンが共通の電子メールサ
ービス部６を介して相互に接続されている。各ワークス
テージ替ンは、文書の作成、編集を行う文書処理部１．
１’、認証処理を行う認証処理部２．２′、文書の送信
あるいは受信の処理を行う送受信処理部３．３″、認証
処理に関する情報を記録する認証ロギングファイル４．
４’、文書の決裁状況をトレースするための文書追跡処
理部５．５′等を備えている。

あるワークスチーシーンの文書処理部１で作成された文
書は、認証処理部２によって、認証処理が行われる。こ
の認証処理によって、この文書に対して、文書の属性と
作成日時、および、ログインしているユーザの固有のＩ
Ｄを基にして、その文書に対する固有のＩＤである文書
ＩＤが作成される。そしてその作成された文書１０．文
書が作成者本人によって作成されたことを保障する電子
的な認証データ、認証日時等が文書データに付加される
。同時に、文書ＩＤ１作成者、認証日時が認証ロギング
ファイル４に登録される。第２図は、その認証ロギング
ファイル中のレコードのフォーマットの一例を示すもの
である。

次に、この文書は、送受信処理部３によって送信される
が、その際に認証ロギングファイル４中の既に登録され
たレコードに、送信先と送信日時のデータ項目が追加さ
れる。

次に、受信側のワークスチーシロンでは、送受信処理部
３′によって文書データが受信されると共に、認証ロギ
ングファイル４′に、その文書データから、文書１０．
作成者、認証日時がコピーされ、送信元、受信日時も登
録される。この文書は、文書処理部１′によって編集さ
れた後、認証処理部２′によって、認証処理が行われる
。この認証処理によって、受信側ワークスチーシーンユ
ーザのログインｒＤを元に作成された認証データと認証
日時が、その文書のデータに付加される。

認証ロギングファイル４′のこの文書データには、認証
日時のデータ項目が追加される。この後、この文書が他
のワークスチーシロンに送信されると同時に、送受信処
理部３′によって、認証ロギングファイル４′に、その
送信の送信先と送信日時のデータ項目が追加される。以
下、同様の操作れ（関連部署へのコピー配布を含む）、
最終的にこの文書の決裁完了条件が満たされた時点で、
予め、文書の属性で指定しておいた宛先に、その文書の
決裁完了の報告が自動的に電子メールで通知される。

文書作成者が、文書の決裁状況を知るためには、文書追
跡処理部５を通じて、問題文書の文書ＩＤを検索する。

検索した文書ＩＤと文書追跡要求を文書追跡処理部５に
入力することにより、自動的に、文書の送付先に「問い
合わせの電子メール」を送受信処理部３を通じて発行す
る。「問い合わせの電子メール」を受信したワークステ
ージ、ンは、送受信処理部３′を経由して、「問い合わ
せの電子メール」を文書追跡処理部５１に通知する。

文書追跡処理部５′では、その問題の文書の処理状況を
認証ロギングファイル４°より得て、その情報を問い合
わせ元に電子メールで通知する。

また、その文書がさらに、次に送信されている場合には
、「問い合わせの電子メール」をその送信以上の手続は
、問題の文書が、送信されたすべての宛先で自動的に実
行され、問い合わせ元には、問題の文書の処理履歴が全
て電子メールで通知される。

第３図は、認証ロギングファイルを、各ワークステージ
冒ンではな（、電子メールサービス部６で集中的に管理
している本発明の第２の実施例の構成を示すものである
。

あるワークスチーシーンの文書作成部１で作成された文
書データは、認証処理部２で、文書１０１作成者情報、
認証日時、認証データを付加され、送受信処理部３で次
の認証を受けるために他のワークスチーシーンへ送信さ
れる。電子メールサービス部６では、認証データ付きの
文書であるかどうかを判断し、認証データ付きの文書の
ときは認証ロギングファイル４に、文書ＩＤ、作成者、
認証日時、送信元情報、送信日時を自動的に記録する。

第４図はその記録のフォーマットの一例を示すものであ
る。

その文書を受信するワークステージ、ンでは、文書処理
部１′により、その文書に必要な編集を加えた後、認証
処理部２′によって認証データを付加し、送受信処理部
３′によって送信する。電子メールサービス部６では、
認証データ付きの文書であると判断するが、認証ロギン
グファイル４に既に登録された文書１０であるので、そ
の文書１０を持つレコードに、今回、この文書を送信し
てきた送信元情報、送信日時、認証日時、送信先を第４
図のようなレコードフォーマットで記録する。

以下この繰り返しを行い、送受信毎に、そのデータを追
加していく。

この場合、問題文書の追跡を行うには、ワークスチーシ
ーンから電子メールサービス部６に、その問題文書の情
報（文書１０等）を「問い合わせ電子メール」で送るこ
とによって行われる。電子メールサービス部６は、認証
ロギングファイル４を検索し、問題文書の情報を電子メ
ールで返信する。

（発明の効果） 本発明によれば、紙の形で行われていた文書の決裁業務
の電子化が図れると共に、文書の決裁状況がすべて記録
され、その記録を基に文書の決裁状況を追跡確認するこ
とができるので、決裁の遅れや文書の紛失の防止等の種
々の文書の管理を容易に行うことができる。また認証ロ
ギングファイルのような記録手段を持つことによって、
認証した文書についての管理が自動的にでき、また、受
信したのに認証処理が行われていない文書についても、
管理ができる。

また、本発明によれば、最終的な決裁が下りた時点で直
ちに決裁完了通知をするので、業務の円滑化と省力化を
図ることができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の第１の実施例の構成を示すブロック図
である。 第２図は第１の実施例の認証ロギングファイルのレコー
ドフォーマットの一例を示す図である。 第３図は本発明の第２の実施例の構成を示すブロック図
である。 第４図は第２の実施例の認証ロギングファイルのレコー
ドフォーマットの一例を示す図である。 ｔ、ｔ’・・・文書処理部、２．２’・・・認証処理部
、３．３′・・・送受信処理部、４，４°・・・認証ロ
ギングファイル、５．５’・・・文書追跡処理部、６・
・・電子メールサービス部。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）作成された電子文書が通信機能により転送され、
   電子式の認証機能により決裁される電子文書作成／決裁
   システムにおいて、 電子文書の決裁の状況を逐次記録する記録手段と、 記録に基づき決裁の状況を追跡する追跡手段とを備えた
   ことを特徴とする電子文書作成／決裁システム。
2. （２）決裁が完了したとき決裁完了を通知する手段を備
   えたことを特徴とする請求項（１）記載の電子文書作成
   ／決裁システム。