JP7167377B1 - 書面交付請求システム及び書面交付請求方法 - Google Patents
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Abstract
Description
図1は、書面交付請求システム1の全体構成を示す図である。令和元年(2019年)、改正会社法が公布され、会社が株主に対し、早期に充実した内容の株主総会参考書類等を提供できるようにするための新たな制度として、「株主総会資料の電子提供制度」が創設された。株主総会資料の電子提供制度とは、電子提供措置をとる旨を定款に定めた会社が、取締役が株主総会資料を自社のホームページ等のウェブサイトに掲載し、株主に対し当該ウェブサイトのURL等を株主総会の招集通知に記載等して通知した場合には、株主の個別の承諾を得ていないときであっても、取締役は株主に対し株主総会資料を適法に提供したものとする制度である。特に、上場会社に対しては、株主総会資料の電子提供制度の利用が強制される。
発行会社3は、株主2に対してURL通知600を発送する。URL通知600は、株主に書面交付請求システム1に係るウェブサイトのURLを通知するものであり、例えば、封書にて送付される郵便物である。URL通知600は、例えば、招集通知の電子提供書面の記載場所を示したURLを通知する書面(いわゆるアクセス通知)と同封して株主に送られる。ウェブサイトに関する情報とは、例えば、管理サーバ100の所在(例えばURL)を示す二次元コードである。
発行会社3は、情報処理装置300から管理サーバ100に対して株主2の株主番号等の株主情報を送信する。管理サーバ100は、受信した株主情報を第1データベース106に記憶する。ここで、株主情報を「送信する」とは、電子メール、メッセージ、又は書面交付請求システム1の専用アプリケーションを用い、コンピュータネットワークを介して情報を伝達することをいう。以下の説明において登場する他の情報の送信についても同様である。
発行会社3は、情報処理装置300から印刷業者4の情報処理装置400に対して、印刷の発注指示を送信する。この発注指示は、発行会社3が株主に対して送付する招集通知の印刷を発注するものである。発行会社3は、例えば、書面交付請求権を行使しない株主2のうち、所定の割合(例えば5%)に相当する部数の印刷を発注する。具体的には、株主2の人数が20000人である場合、発行会社3は、招集通知を100部、印刷する発注指示を送信する。発行会社3は、株主2に対してURL通知600を発送する前に発注指示を送信してもよい。
管理サーバ100から発注指示を受けると、印刷業者4は、発注された書面を印刷する。または、発行会社3と、印刷業者4との間で取り決めがある場合、印刷業者4は、在庫量が所定数を下回った時点で、発注指示を受けずに招集通知の印刷を開始してもよい。印刷業者4は、印刷した書面を発送業者5に納品する。書面を納品すると、印刷業者4は、情報処理装置400から管理サーバ100に対し、印刷する招集通知の数量に関する情報を第2データベース107に書き込むよう要求する。この要求を受けると、管理サーバ10は、第2データベース107において、受信した招集通知の数量に関する情報を「在庫量」に加算する。
株主2は、受け取ったURL通知600に記載された二次元コードを自身の情報処理装置200で読み取って、管理サーバ100にアクセスする。
情報処理装置200からアクセスを受けると、管理サーバ100(出力手段104)は、情報処理装置200に対し、ログイン情報の入力を受け付けるログイン画面を表示させるためのデータを送信する。
情報処理装置200は、管理サーバ100から受信したデータに従ってログイン画面900を表示する。株主2は、ログイン画面900において株主情報を入力する。情報処理装置200は、入力された情報を管理サーバ100(受付手段102)に送信する。
情報処理装置200から株主情報を受信すると、管理サーバ100は、その株主情報を認証する。具体的には、管理サーバ100(認証手段103)は、受信した株主情報と、第1データベース106に記憶された株主情報とが一致するか判断する。両者が一致すると判断された場合、管理サーバ100は株主2を認証する。両者が一致しないと判断された場合、管理サーバ100は株主2を認証しない。
株主情報が認証されると、管理サーバ100(出力手段104)は、認証された株主2の情報処理装置200に対し、注文情報の入力を受け付ける注文画面を表示させるためのデータを出力する。
情報処理装置200は、管理サーバ100から受信したデータに従って注文画面1000を表示する。株主2は、注文画面1000において注文情報を入力する。情報処理装置200は、入力された注文情報を管理サーバ100(受付手段102)に送信する。
情報処理装置200から注文情報を受信すると、管理サーバ100(出力手段104)は、情報処理装置200に対し、書面交付請求が完了したことを示すメッセージを送信する。管理サーバ100(出力手段104)は、注文が完了したことを示すメッセージと合わせて、招集通知の発送予定日を通知してもよい。管理サーバ100は、例えば以下のように発送予定日を決定する。管理サーバ100は、第2データベース107に記憶されている「在庫量」に基づいて、注文された招集通知が即座に発送可能であるか判定する。「在庫量」の数値が閾値(例えば「1」)以上である場合、管理サーバ100は、その招集通知を即座に発送可能であると判定する。発送可能な招集通知があると判定された場合、管理サーバ100は、通常の発送予定日を出力する。通常の発送予定日とは、例えば、現在の日付から所定の日数後(例えば2~4日後)の日付をいう。この日数は、例えば発送業者5ごとに定義されている。なお発送予定日は、特定の単一の日ではなく、幅のある期間(例えば、7月22日~25日)として提示されてもよい。
管理サーバ100は、所定の発送業者5に招集通知の発送指示を送信する。管理サーバ100は、例えば、第3データベース108から、発送の対象となる招集通知に対応する発送業者5を抽出する。招集通知に対応する発送業者5とは、複数の発送業者5のうち、その招集通知(又は書類)を保管している発送業者である。
発送指示を受信した発送業者5は、株主2に招集通知を発送する。こうして、株主2は、基準日までに書面交付請求権を行使し忘れた場合であっても、書面の交付を受けることができる。発送業者5は、招集通知と合わせて、招集通知以外の書面を送付してもよい。招集通知以外の書面とは、例えば、電子提供制度の趣旨を説明する資料、又は発行会社が個別に準備した追加資料である。
本発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、種々の変形実施が可能である。以下、変形例をいくつか説明する。以下の変形例に記載した事項のうち2つ以上のものが組み合わせて適用されてもよい。
Claims (6)
- 株主に発送する招集通知を特定する情報及び当該株主の認証情報を含む株主情報を記憶する第1データベースと、
株主に予め通知したサイトにおいて前記株主情報及び前記招集通知の発送先に関する情報の入力を受け付ける受付手段と、
前記入力された株主情報に基づいて株主を認証する認証手段と、
前記入力された株主情報に基づいて前記株主が認証された場合、前記招集通知の発送先に関する情報を含む注文情報を、当該招集通知を前記株主に発送する発送業者に出力する出力手段と
を有する書面交付請求システム。 - 前記出力手段は、前記株主に前記招集通知の発送予定日を通知する
請求項1に記載の書面交付請求システム。 - 前記招集通知の在庫が閾値以下になると、前記招集通知の印刷が行われる
請求項1に記載の書面交付請求システム。 - 前記発送業者と前記招集通知を発行する発行会社とが対応付けられた第2データベースを有し、
前記出力手段は、複数の前記発送業者のうち、前記発行会社に対応する発送業者に、前記注文情報を出力する
請求項1に記載の書面交付請求システム。 - 前記サイトは、株主に予め通知した二次元コードからアクセス可能である
請求項1から4のいずれか一項に記載の書面交付請求システム。 - 株主に発送する招集通知を特定する情報及び当該株主の認証情報を含む株主情報を記憶するステップと、
株主に予め通知したサイトにおいて前記株主情報及び前記招集通知の発送先に関する情報の入力を受け付けるステップと、
前記入力された株主情報に基づいて株主を認証するステップと、
前記入力された株主情報に基づいて前記株主が認証された場合、前記招集通知の発送先に関する情報を含む注文情報を、当該招集通知を前記株主に発送する発送業者に出力するステップと
を有する書面交付請求方法。
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