JP7093637B2 - 管理システム、プログラムおよび電子データの管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、クライアント端末からアップロードされた電子データを管理する技術に関する。

文書を作成して所定の機関に提出する実務が、従来から行われている。例えば、公的機関に提出すべき文書の作成者は、あらかじめ用意された紙媒体または電子形式の文書を入手し、所定の欄に所定の事項を記入して、当該公的機関に提出する。特許文献１－３は、このような文書の作成に係る負担を減らす技術を開示している。特許文献１－３に記載の技術では、入力データと、ユーザにより選択されたフォーマットに従って、文書を自動生成する。

特開２０１７－１０４８５号公報 特開２００７－１０８９６３号公報 特開２０００－１０９６７号公報

文書を作成して提出する実務においては、複数の文書の提出が要求され、かつ、その全部または一部の文書に提出期限が決められている場合がある。この場合、各文書の期限の管理について担当者の負担が大きい場合があった。また、担当者のミスを原因として、文書が未提出のまま提出期限を徒過してしまうおそれがある。

そこで、本発明は、複数の電子データの期限の管理を容易に行うための技術を提供することを目的とする。

本発明の一実施形態は、あらかじめ決められた複数の電子データを、前記複数の電子データの少なくともいずれかに指定された期限と対応づけて記憶するためのデータベースに、クライアント端末からアップロードされた前記電子データを登録する登録部と、未アップロードの前記電子データが存在する場合、当該電子データに指定された前記期限に応じたタイミングで、所定の通知先に通知する通知部と、前記データベースに記憶された前記複数の電子データ、または当該複数の電子データに基づいて生成したデータを出力する出力部と、を備える。

本発明の一実施形態は、コンピュータに、あらかじめ決められた複数の電子データを、前記複数の電子データの少なくともいずれかに指定された期限と対応づけて記憶するためのデータベースに、クライアント端末からアップロードされた前記電子データを登録させ、未アップロードの前記電子データが存在する場合、当該電子データに指定された前記期限に応じたタイミングで、所定の通知先に通知させ、前記データベースに記憶された前記複数の電子データ、または当該複数の電子データに基づいて生成したデータを出力させるためのプログラムである。

本発明の一実施形態は、あらかじめ決められた複数の電子データを、前記複数の電子データの少なくともいずれかに指定された期限と対応づけて記憶するためのデータベースに、クライアント端末からアップロードされた前記電子データを登録し、未アップロードの前記電子データが存在する場合、当該電子データに指定された前記期限に応じたタイミングで、所定の通知先に通知し、前記データベースに記憶された前記複数の電子データ、または当該複数の電子データに基づいて生成したデータを出力する電子データの管理方法である。

本発明によれば、複数の電子データの期限の管理を容易に行うための技術を提供することができる。

本発明の一実施形態である文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態の基幹システムの構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態の文書作成用データベースの構成の一例を示す図である。 本発明の一実施形態の事業管理データベースの構成の一例を示す図である。 本発明の一実施形態の文書管理データベースの構成の一例を示す図である。 本発明の一実施形態の入力画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態の文書のフォーマットの一例を示す図である。 本発明の一実施形態の作成部が作成する文書の一例を示す図である。 本発明の一実施形態のクライアント端末で作成される文書一例を示す図である。 本発明の一実施形態の登録画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態の更新後の文書管理データベースの構成の一例を示す図である。 本発明の一実施形態の更新後の登録画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態のクライアント端末に表示される確認画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態のクライアント端末に表示される確認画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態の通知部が実行する処理を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態のクライアント端末に表示される編集画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態のクライアント端末に表示される編集画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態のクライアント端末に表示される編集画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態のクライアント端末に表示される更新後の確認画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態のクライアント端末に表示される更新後の確認画面の一例を示す図である。

以下、本発明の一実施形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。以下に示す実施形態は本発明の実施形態の一例であって、本発明はこれらの実施形態に限定されるものではない。なお、本実施形態で参照する図面において、同一部分または同様な機能を有する部分には同一の符号または類似の符号（数字の後にＡ、Ｂなどを付しただけの符号）を付し、その繰り返しの説明は省略する場合がある。

［１．管理システム１０の全体構成］
図１は、本発明の一実施形態である管理システム１０の全体構成を示すブロック図である。管理システム１０は、電子データである文書の期限の監理を行う。具体的には、管理システム１０は、補助金申請に係る文書について期限の管理を行う。補助金申請は、所定の機関（例えば、国や地方公共団体が管轄する機関）から、所定の事業（例えば、建設事業）を実施するための補助金の提供を受けるための申請である。

本実施形態の「文書」は、例えば、文字、図形、記号、静止画（例えば写真）、動画またはこれらの組み合わせを含む電子データである。文書のデータ形式は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ＿Ｅｘｃｅｌ（登録商標）、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ＿Ｗｏｒｄ（登録商標）、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）（登録商標））、ＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）、ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ Ｉｍａｇｅ Ｆｉｌｅ Ｆｏｒｍａｔ）形式、ビットマップ形式またはその他のデータ形式である。

管理システム１０は、物理的構成として、制御部１１と、第１通信部１２と、第２通信部１３と、データベース１４と、入力部１５とを備える。管理システム１０は、例えば、単一または複数のコンピュータ装置により実現される。

制御部１１は、管理システム１０の各部を制御する。制御部１１は、例えば、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）で例示される演算処理装置、ならびにＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）およびＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）で例示されるメモリを含む。

第１通信部１２は、ネットワーク（例えばインターネット）を介して、基幹システム２０と通信する。基幹システム２０は、管理システム１０とは異なる事業者によって管理、運用される。

図２は、基幹システム２０の構成を示すブロック図である。基幹システム２０は、データベース２１と、出力部２２とを含む。データベース２１は、所定の事業に関連する情報である事業関連情報を蓄積する。事業関連情報は、例えば、事業の実施計画、担当者の氏名または連絡先、補助金申請に係る文書、および文書の提出期限の情報を含む。事業関連情報は、これらの情報以外の情報を含んでもよい。出力部２２は、データベース２１に蓄積された事業関連情報を、管理システム１０へ出力する。

第２通信部１３は、ネットワーク（例えば、インターネット）を介して、複数のクライアント端末３０の各々と通信する。クライアント端末３０は、例えば、事業の施工主または設計事務所で使用されるコンピュータ端末である。クライアント端末３０は、管理システム１０にアクセスして、文書をアップロードしたり、文書の準備の状況および期限の情報を参照したりする。クライアント端末３０は、パーソナル・コンピュータ、タブレット端末、スマートフォンまたはその他のコンピュータ端末である。

データベース１４は、あらかじめ決められた複数の文書を記憶するためのデータベースである。データベース１４は、クライアント端末３０からアップロードされた文書を記憶する。データベース１４は、さらに、文書作成用データベース１４１、事業管理テーブル１４２、および文書管理データベース１４３を含む。データベース１４は、ハードディスク装置、フラッシュメモリまたはその他の記憶装置で実現される。データベース１４は、管理システム１０の外部システムで実現されてもよく、例えばクラウドコンピューティングを用いて実現されてもよい。なお、文書作成用データベース１４１、事業管理データベース１４２、および文書管理データベース１４３の２つまたはすべてを統合したデータベースが用いられてもよい。

図３は、文書作成用データベース１４１の構成の一例を示す図である。文書作成用データベース１４１は、文書を作成するための情報を格納したデータベースである。文書作成用データベース１４１においては、「管理番号」と、事業関連情報とが対応付けられている。「管理番号」は、事業ごとに割り当てられる番号である。事業関連情報は、補助金申請に係る文書の作成に使用され得る情報を含む。図３には、「審査後の浄化槽設置届書の写し」の文書の作成に使用され得る情報（例えば、「設置者の住所」、「氏名」、「電話」など）が例示されている。なお、図３に示す情報は一例であり、他の情報が含まれてもよい。

図４は、事業管理データベース１４２の構成の一例を示す図である。事業管理データベース１４２は、事業関連情報を格納したデータベースである。事業管理データベース１４２においては、「管理番号」、「依頼日」、「依頼元」、「現住所」、「市町村名」、「氏名」、および「電子メールアドレス」の各情報が対応付けられている。「管理番号」は、文書作成用データベース１４１の管理番号と共通の番号である。「依頼日」は、事業の実施の依頼日である。「依頼元」は、事業の実施の依頼元の名称で、例えばクライアント端末３０を使用する事業所である。「現住所」および「市町村名」は、事業所の現住所および市町村名である。「氏名」は、事業に関する担当者の氏名である。「電話番号」および「電子メールアドレス」は、担当者の電話番号およびその担当者の電子メールアドレスである。事業管理データベース１４２においては、１つの事業につき１つのレコードが割り当てられている。なお、図４に示す情報は一例であり、事業管理データベース１４２には別の情報が格納されてもよい。

図５は、文書管理データベース１４３の構成の一例を示す図である。文書管理データベース１４３は、文書に関するデータを格納したデータベースである。文書管理データベース１４３においては、「管理番号」、「文書ＩＤ」、「文書名」、「アップロード期限」、および「格納場所」の各情報が対応付けられている。「管理番号」は、文書作成用データベース１４１および事業管理データベース１４２の管理番号と共通の番号である。「文書ＩＤ」は、補助金申請に係る文書を一意に識別する識別子である。「文書名」は、その文書の名称である。図５の例では、管理番号「Ａ００１」の事業については、「審査後の浄化槽設置届書の写し」、「設置場所の案内図及び配置図」、「審査後のし尿浄化槽に関する調書の写し」、および「貸借人の承諾書」の４つの文書が、補助金申請に必要であることを示している。

「アップロード期限」は、管理システム１０に文書をアップロードすべき期限である。アップロード期限は、例えば、所定の機関への文書の提出期限日であるが、提出期限日よりも前の日付（例えば、提出期限日の３日前）であってもよい。アップロード期限は、日付の情報だけでなく、さらに時刻の情報を含んでもよい。また、図５では、文書ＩＤ「Ｎｏ．１」～「Ｎｏ．４」の各文書のアップロード期限が「２０１７／１１／２２」であるが、少なくとも一部の文書のアップロード期限が、他の文書のアップロード期限と異なっていてもよい。また、すべての文書でなく、一部の文書にのみアップロード期限が指定されていてもよい。

「格納場所」は、管理システム１０にアップロードされた文書の格納場所を示す情報（例えば、ファイルパス）である。図５の例では、いずれの文書も未アップロードであり、「格納場所」のフィールドはブランクである。なお、図４に示す情報は一例であり、文書管理データベース１４３には別の情報が格納されてもよい。

図１に戻って説明する。入力部１５は、ユーザからの情報の入力を受け付ける。入力部１５は、例えば、ユーザの操作を受け付ける操作部（例えば、キーボードおよびマウス）、および画面の表示を行うための表示部（例えば、液晶ディスプレイ）を含む。

［２．管理システム１０の機能］
次に、管理システム１０の機能を、管理番号「Ａ００１」の事業についての補助金申請を例に挙げながら説明する。管理システム１０の制御部１１は、記憶制御部１１１と、作成部１１２と、登録部１１３と、画面送信部１１４と、通知部１１５と、出力部１１６と、編集処理部１１７とを有する。制御部１１の各機能は、ハードウェア、ソフトウェア、またはハードウェアおよびソフトウェアの組み合わせにより実現される。

＜２－１．記憶制御部１１１＞
記憶制御部１１１は、データベース１４に情報を記憶させる。記憶制御部１１１は、第１通信部１２を介して、基幹システム２０から事業関連情報を取得する。また、記憶制御部１１１は、入力部１５を介して、ユーザにより入力された事業関連情報を取得する。記憶制御部１１１は、取得した事業関連情報に基づいて、文書作成用データベース１４１、事業管理データベース１４２および文書管理データベース１４３を更新する。

図６は、入力画面ＳＣ１の一例を示す図である。入力画面ＳＣ１は、入力部１５を介して情報を入力するための画面である。入力画面ＳＣ１は、事業関連情報を示す表Ｃ１と、「レコード検索」と記されたソフトボタンＢ１１と、「レコード更新」と記されたソフトボタンＢ１２とを含む。ソフトボタンＢ１１は、事業管理データベース１４２の特定のレコードを検索する場合に操作される。記憶制御部１１１は、ソフトボタンＢ１１が操作されて検索条件が入力されると、その検索情報を満たすレコードを表示させる。例えば、管理番号「Ａ００１」を検索条件として検索された場合、記憶制御部１１１は、図６に示す表Ｃ１を表示する。

ソフトボタンＢ１２は、クライアント端末３０のユーザ（つまり、担当者）により入力された事業関連情報に基づいて事業管理データベース１４２を更新する場合に操作される。記憶制御部１１１は、ソフトボタンＢ１２が操作されると、その時点で表Ｃ１に入力されている情報を、事業管理データベース１４２の対応するフィールドに格納する。なお、記憶制御部１１１は、エクセルファイルを用いて情報の入力を受け付けてもよい。また、図６に示す各情報は、基幹システム２０から提供されてもよいし、また入力部１５を介して入力されてもよい。

記憶制御部１１１は、事業管理データベース１４２に事業関連情報を格納した後、その事業関連情報を格納したレコード（ここでは、管理番号「Ａ００１」のレコード）に対応するパスワードを発行する。そして、記憶制御部１１１は、管理番号と、パスワードと、管理システム１０にアクセスするためのアドレス情報（例えば、ＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ））とを出力する。記憶制御部１１１は、例えば、事業関連情報において指定された電子メールアドレスを用いて、これらのデータをクライアント端末３０へ送信する。なお、記憶制御部１１１は、電子メールの送信以外の手段、例えばファクシミリによる送信手段を用いてもよい。また、管理番号と、パスワードと、アドレス情報とが、郵送によって担当者に送付されてもよい。

記憶制御部１１１は、文書管理データベース１４３のアップロード期限を設定する機能を有してもよい。例えば、記憶制御部１１１は、文書の提出期限日に応じたデータベース１４のアップロード期限を自動設定してもよい。または、記憶制御部１１１は、複数の文書の提出期限日が同一であっても、アップロードされた文書の提出前の事前確認に要する時間（手間）が長く掛かると見込まれる場合ほど、アップロード期限が早く到来するように設定してもよい。この場合において、記憶制御部１１１は、文書に基づいてアップロード期限を設定してもよい。例えば、記憶制御部１１１は、文書に含まれる情報量（例えば、文字数、画像の数またはデータサイズ）に基づいて、アップロード期限を設定してもよい。または、記憶制御部１１１は、文書の重要度に応じてアップロード期限を設定してもよい。記憶制御部１１１は、例えば、重要度が高い文書ほどアップロード期限アップロード期限が早く到来するように設定してもよい。

＜２－２．作成部１１２＞
作成部１１２は、指定されたフォーマットと、文書作成用データベース１４１に格納された事業関連情報とに基づいて、文書を作成する。具体的には、クライアント端末３０は、入手済みのアドレス情報を用いて管理システム１０にアクセスする。さらに、クライアント端末３０は、入手済みのパスワードを用いて、管理システム１０にログインする。作成部１１２は、クライアント端末３０により、文書のフォーマットが指定されると、そのフォーマットを取得する。作成部１１２は、例えば、クライアント端末３０により地域およびと文書の種類とが指定された場合に、その地域の補助金申請に必要な文書のフォーマットを取得してもよい。作成部１１２は、例えば、「審査後の浄化槽設置届書の写し」について、図７に示すフォーマットの文書Ｄ１を取得する。図７に示すように、フォーマットにおいては、項目名とその項目に対応する情報の入力欄が対応付けられている。なお、文書のフォーマットは、データベース１４に記憶されていてもよいし、外部のサーバ装置に格納されていてもよい。

作成部１１１は、取得した文書に含まれる項目のうち、文書作成用データベース１４１に情報が格納されている項目については、当該情報を入力する。作成部１１１は、例えば文書Ｄ１と文書作成用データベース１４１とに基づいて、図８に示す文書Ｄ２（第１電子データ）を生成する。文書Ｄ２においては「１．」～「３．」、「５．」～「７．」および「９．」～「１０．」の項目に、文書作成用データベース１４１の情報が入力されている。一方、文書Ｄ２においては、「６」および「８．」の項目については情報が未入力である。なお、文書作成用データベース１４１の情報をどの欄に入力するかについては、種々の技術を適用できる。例えば、あらかじめ管理システム１０に対して各欄の位置情報が指定されていてもよい。また、作成部１１１が文書作成用データベース１４１における項目名と、文書における項目とを比較して、文書作成用データベース１４１の情報を適当な欄に入力してもよい。

作成部１１１は、作成した文書Ｄ２を、第２通信部１３を介してクライアント端末３０へ送信する。クライアント端末３０においては、担当者によって文書Ｄ２の未入力の項目に情報が入力される。その結果、図９に例示されるような全ての項目に情報を入力した文書Ｄ３（第２電子データ）が作成される。なお、作成部１１１は、すべての項目について情報を入力できる場合は、その入力をした文書を作成してもよい。また、作成部１１１は、すべての項目について情報を入力できない場合は、情報を入力していない文書を送信してもよい。

＜２－３．登録部１１３＞
登録部１１３は、クライアント端末３０からアップロードされた文書を、データベース１４に登録する。具体的には、クライアント端末３０は、文書をアップロードしようとする場合、入手済みのアドレス情報を用いて管理システム１０にアクセスする。さらに、クライアント端末３０は、入手済みのパスワードを用いて、管理システム１０にログインする。登録部１１３は、このログインに成功した場合、文書の登録画面を示す画面データを、第２通信部１３を介してクライアント端末３０へ送信する。クライアント端末３０は、この登録画面を介して文書のアップロードを行う。クライアント端末３０は、例えば文書Ｄ３をアップロードする。

図１０は、登録画面ＳＣ２の一例を示す図である。登録画面ＳＣ２は、「文書ＩＤ」に、文書名とアップロードのための表示部品とを関連付けた表Ｃ２を表示する。表Ｃ２では、文書ＩＤ「Ｎｏ．１」、「Ｎｏ．２」、「Ｎｏ．３」、および「Ｎｏ．４」の各々に、文書名と、文字列Ｒｉ（ｉは自然数）と、表示欄Ｔｉとが対応付けられている。文書ＩＤ「ＮＯ．ｉ」の文書をアップロードする場合、ユーザは、文字列Ｒｉを選択する操作を行う。文字列Ｒｉには、例えば、アップロードする文書の選択画面を表示するためのハイパーリンクが設定されている。表示欄Ｔｉには、文書ＩＤ「Ｎｏ．ｉ」についてのアップロードの状況が示されている。図１０に示すように、「＜アップロードしてください＞」というメッセージが表示されている場合、文書が未アップロードであることを示す。

クライアント端末３０により文字列Ｒ１が選択され、「ｄｏｃｕｍｅｎｔ１．ｐｄｆ」という文書がアップロードされたとする。この場合、登録部１１３は、その文書のアップロードを受け付けて、データベース１４に登録する。さらに、登録部１１３は、登録した文書について文書管理データベース１４３に格納されている情報を更新する。ここでは、登録部１１３は、文書ＩＤ「Ｎｏ．１」を含むレコードに、データベース１４に登録された文書の格納場所の情報を格納する。図１１に示すように、登録部１１３は、格納場所として「Ｅ：￥Ｄａｔａ￥ｄｏｃｕｍｅｎｔ１.ｐｄｆ」を格納する。次に、登録部１１３は、図１２に示す更新後の登録画面ＳＣ２ａを、第２通信部１３を介してクライアント端末３０へ送信する。図１２に示すように、表示欄Ｔ１には、文書ＩＤ「Ｎｏ．１」の文書の格納場所として、「Ｅ：￥Ｄａｔａ￥ｄｏｃｕｍｅｎｔ１.ｐｄｆ」が表示されている。また、文字列Ｒ１に含まれるアップロード済みの文書の件数が、「計０件」から「計１件」に更新されている。なお、文書ＩＤ「Ｎｏ．１」について複数の文書をアップロードすべき場合は、文字列Ｒ１を選択することによって、別の文書をアップロード可能になっている。文書ＩＤ「Ｎｏ．２」～「Ｎｏ．４」の文書がアップロードされた場合も、登録部１１３およびクライアント端末３０は、上述した動作をする。

＜２－４．画面送信部１１４＞
画面送信部１１４は、複数の文書のアップロード状況を表示するための画面データを、クライアント端末３０へ送信する。具体的には、クライアント端末３０は、アップロード状況を確認しようとする場合、入手済みのアドレス情報を用いて管理システム１０にアクセスする。さらに、クライアント端末３０は、入手済みのパスワードを用いて、管理システム１０にログインする。画面送信部１１４は、クライアント端末３０のログインに成功すると、確認画面を示す画面データを、第２通信部１３を介してクライアント端末３０へ送信する。

図１３および図１４は、確認画面ＳＣ３の一例を示す図である。図１３および図１４に示す例では、表Ｃ３に、「管理番号」、「氏名」、および「電話番号」に対応付けて、「審査後の浄化槽設置届書の写し」、「設置場所の案内図及び配置図」、「審査後のし尿浄化槽に関する調書の写し」、および「貸借人の承諾書」の各文書のアップロードの状況が記載されている。確認画面ＳＣ３は、例えば、図１３に示す表示状態から右スクロールされると、図１４に示す表示状態に遷移する。表Ｃ３には、チェックボックスＣＫ１～ＣＫ４が配置されている。チェックボックスＣＫｉは、文書ＩＤ「Ｎｏ．ｉ」に対応する。チェックボックスＣＫｉにチェックマークが付されている文書はアップロード済みであることを示す。チェックボックスＣＫｉにチェックマークが付されていない文書は未アップロードであることを示す。クライアント端末３０のユーザは、表Ｃ３を見ることにより、補助金申請に関してアップロードすべき複数の文書と、各文書のアップロードの状況とを把握することができる。なお、図１３および図１４に示す文書のアップロード状況を表示するための画面は一例であり、他の画面が採用されてもよい。

＜２－５：通知部１１５＞
通知部１１５は、データベース１４に基づいて、未アップロードの文書が存在する場合、当該文書に指定されたアップロード期限に応じたタイミングで、所定の通知先に通知する。通知部１１５は、例えば、アップロード期限までに未アップロードの文書が存在する場合、そのアップロード期限よりも前に所定の通知先に通知する。

図１５は、通知部１１５が実行する処理を示すフローチャートである。通知部１１５は、文書管理データベース１４３のいずれか１つのレコードを特定する（ステップＳ１）。通知部１１５は、例えば、未だ特定していないレコードのうち、先頭のレコードを特定する。

次に、通知部１１５は、特定したレコードの文書が未アップロードであるか否かを判断する（ステップＳ２）。ここで、文書管理データベース１４３が図１１に示す状態のときに、通知部１１５が管理番号「Ａ００１」の文書ＩＤ「Ｎｏ．１」のレコードを特定していたとする。この場合、通知部１１５は、文書がアップロード済みであると判断する（ステップＳ２；ＮＯ）。この場合、通知部１１５は、ステップＳ５に進み、次のレコードが存在するかどうかを判断する。ここでは、ステップＳ５で「ＹＥＳ」と判断し、通知部１１５はステップＳ１の処理に戻る。

次に、通知部１１５は、ステップＳ１で管理番号「Ａ００１」の文書ＩＤ「Ｎｏ．２」のレコードを特定する。この場合、通知部１１５は、格納場所の情報が格納されていないので、文書が未アップロードであると判断する（ステップＳ２；ＹＥＳ）。この場合、通知部１１５は、ステップＳ３に進み、アップロード期限の所定期間前かどうかを判断する。例えば、通知部１１５は、アップロード期限の３日前かどうかを判断する。ステップＳ３で「ＮＯ」と判断した場合、通知部１１５は、未アップロードの通知をせずに、ステップＳ５に進む。この場合、アップロード期限まで時間的な余裕があるからである。

通知部１１５は、ステップＳ３で「ＹＥＳ」と判断した場合、文書が未アップロードであることをクライアント端末３０へ通知する（ステップＳ４）。通知部１１５は、例えば、事業管理データベース１４２に格納された電子メールアドレスを用いて、プッシュにより、文書が未アップロードである旨のメッセージを含む電子メールを送信する。本実施形態では、通知部１１５の通知先は、各管理番号に対応する事業ごとに決められているが、文書ごとに決められていてもよい。

通知部１１５は、文書が未アップロードであることに加え、アップロード期限を通知してもよい。通知部１１５は、例えば「『設置場所の案内図及び配置図』のアップロードが２０１７／１１／２２と１週間に迫っています。なるべく早くアップロードしてください。」というメッセージを送信する。ステップＳ４の通知をすると、通知部１１５はステップＳ５の処理に進む。すべてのレコードについて処理すると、通知部１１５は図１５の処理を終了する（ステップＳ５；ＹＥＳ）。

通知部１１５は、例えば１日１回などの所定の期間ごとに、図１５の処理を実行する。すなわち、通知部１１５は、アップロード期限前において、未アップロードの旨を２回以上通知してもよい。また、通知部１１５は、アップロード期限に近づくほど通知の頻度を高くしてもよいし、メッセージを変更してもよい。また、通知部１１５は、アップロード期限を徒過しても未アップロードの文書が存在する場合、その旨を通知してもよい。この場合、通知部１１５は、アップロード期限前の通知先とは異なる通知先（例えば、文書をアップロードすべき担当者の上司）に、通知してもよい。

＜２－６：出力部１１６＞
出力部１１６は、データベース１４に登録された複数の文書に基づくデータを出力する。出力部１１６は、アップロードした担当者のクライアント端末３０または補助金申請の手続きを行う担当者のクライアント端末３０に、当該複数の文書を送信する。出力部１１６は、データベース１４に登録された複数の文書を出力してもよい。この場合において、出力部１１６は、補助金申請に必要な複数の文書がすべて揃った後に当該複数の文書を出力してもよいし、クライアント端末３０から指定された文書のみを出力してもよい。出力部１１６は、データベース１４に登録された複数の文書を統合した文書を生成して、出力してもよい。

＜２－７：編集処理部１１７＞
編集処理部１１７は、クライアント端末３０から受け付けた指示に基づいて、データベース１４に記憶された情報、またはデータベース１４に基づいて表示される画面の編集を行う。具体的には、クライアント端末３０は、これらの編集をしようとする場合、入手済みのアドレス情報を用いて管理システム１０にアクセスする。さらに、クライアント端末３０は、入手済みのパスワードを用いて、管理システム１０にログインする。編集処理部１１７は、ログインに成功すると、入力画面または確認画面の編集を、所定の編集画面を介して行う。

図１６は、編集画面ＳＣ４の一例を示す図である。以下では、事業関連情報としての「管理番号」、「購入日」、「メーカ－」、「機種」、および「購入区分」を含む確認画面を編集する場合を例に挙げて、編集処理部１１７の機能を説明する。編集画面ＳＣ４は、「レイアウト選択」と記された領域Ｔ４１と、「入力項目」と記された領域Ｔ４２と、入力領域Ｔ４３と、ソフトボタンＢ４１，Ｂ４２，Ｂ４３とを含む。入力領域Ｔ４３は、事業管理データベース１４２に情報を入力するための入力欄Ｉ１～Ｉ５を含む。クライアント端末３０のユーザは、事業管理データベース１４２に情報を追加、または情報の更新をしたい場合、入力欄Ｉ１～Ｉ５に情報を入力する。ソフトボタンＢ４１は、入力欄Ｉ１～Ｉ５に入力データで事業管理データベース１４２を更新する場合に操作される。ソフトボタンＢ４２は、データベース１４の設定をキャンセルする場合に操作される。ソフトボタンＢ４３は、確認画面のプレビューを表示する場合に操作される。

編集画面ＳＣ４を介して、事業管理データベース１４２に格納される情報の項目の変更を行うことができる。ここで、図１７および図１８を参照して、「管理部門」という項目を追加する場合の動作を説明する。図１７の編集画面ＳＣ４に示すように、クライアント端末３０は、領域Ｔ４２に配置された「管理項目」の位置にカーソルＣＵを合わせて、ドラッグ＆ドロップする操作を行う、この際、領域Ｔ３内のどの位置でドロップするかによって、この項目の配置位置を指定できる。ここでは、「機種」と「購入区分」との間に配置されたものとする。これにより、図１８に示すように編集画面ＳＣ４ａに更新される。これにより、確認画面は、図１９の上段に示す確認画面ＳＣ１から確認画面ＳＣ１ａに変化する。なお、ここで説明した操作方法は一例であり、種々の変形が可能である。

また、編集処理部１１７は、項目の追加以外に、項目の削除をしてもよい。例えば、入力欄Ｉ１～Ｉ６の各々の右隣に配置された「×」で示されるソフトボタンＢ４４が操作された場合、編集処理部１１７は対応する項目を削除する。また、入力欄Ｉ１～Ｉ６の各々の右隣に配置されたソフトボタンＢ４５が操作された場合、編集処理部１１７はその項目の属性（例えば，項目名、フィールドの属性）を変更する。また、領域Ｔ４１のレイアウトパターンを示すソフトボタンが選択された場合、編集処理部１１７は入力画面または確認画面のレイアウトを変更してもよい。例えば、編集処理部１１７は、図１６に示す領域Ｔ４１内のパターンＰが選択された場合、図２０に示すレイアウトの確認画面ＳＣ１ａに変更する。

以上説明した管理システム１０によれば、あらかじめ決められた複数の文書のアップロード状況、およびアップロード期限を管理し、アップロード期限までに未アップロードの文書が存在する場合は、所定の通知先に通知する。また、ユーザは、クライアント端末３０を用いて準備すべき複数の文書や、それらのデータベース１４への登録の状況を把握できる。これにより、複数の文書の提出が要求され、かつ、各文書に提出期限が決められている場合であっても、文書が未提出のまま提出期限を徒過してしまう事態は発生しにくい。また、管理システム１０によれば、文書作成用データベース１４１に基づいて、文書の一部または全部に必要な情報を入力してから、クライアント端末３０に提供するので、文書作成に係る人為的な負担が減る。さらに、管理システム１０によれば、文書に関連する事業関連情報を管理する機能、および画面を編集する機能によって、文書の作成、および提出業務を支援することができる。

なお、本発明は上記の実施形態に限られたものではなく、趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更することが可能である。

上述した実施形態で説明した管理システム１０の機能の一部が省かれてもよい。例えば、記憶制御部１１１は、基幹システム２０または入力部１５の一方のみから事業関連情報を取得してもよい。また、管理システム１０は、作成部１１２、画面送信部１１４、または編集処理部１１７を有しなくてもよい。

出力部１１６は、クライアント端末３０に文書を送信していたが、例えば電子文書による公的申請を受け付ける機関の場合、当該機関の所定の端末に補助金申請に係る文書を送信してもよい。

通知部１１５は、クライアント端末３０からの文書のアップロードの有無のみならず、当該文書が完成しているかどうかを判断してもよい。例えば、通知部１１５は、文書に含まれる記入が必須の項目についてすべての項目に情報が記載されているかどうかを判断してもよい。この場合、通知部１１５は、完成している文書がアップロードされていない場合には、図１５で説明した処理によりその旨を通知してもよい。

管理システム１０は、データとして補助金申請に係る文書以外の文書を管理してもよい。管理システム１０は、例えば、帳票、決済その他の企業内で取り扱われる文書を管理してもよい。すなわち、管理システム１０は、アップロード期限が設定されている複数の文書の管理を行う限り、その文書はいかなるものであってもよい。また、本発明は、電子データの管理方法としても把握することができる。

１０：管理システム、１１：制御部、１１１：記憶制御部、１１２：作成部、１１３：登録部、１１４：画面送信部、１１５：通知部、１１６：出力部、１１７：編集処理部、１２：第１通信部、１３：第２通信部、１４：データベース、１４１：事業管理テーブル、１４２：文書管理データベース、１５：入力部、２０：基幹システム、２１：データベース、２２：出力部、３０：クライアント端末

Claims (11)

1. あらかじめ決められた複数の電子データを、前記複数の電子データの少なくともいずれかに指定された期限と対応づけて記憶するためのデータベースに、クライアント端末からアップロードされた前記電子データを登録する登録部と、
   未アップロードの前記電子データが存在する場合、当該電子データに指定された前記期限に応じたタイミングで、所定の通知先に通知する通知部と、
   前記データベースに記憶された前記複数の電子データに基づくデータを出力する出力部と、
   指定されたフォーマットと、前記データベースに記憶され前記複数の電子データに関連する関連情報とに基づいて第１電子データを作成して出力する作成部と、を備え、
   前記登録部は、前記第１電子データに基づいて作成された第２電子データを、前記データベースに登録する、管理システム。
2. 前記通知部は、前記未アップロードの電子データに対応する前記クライアント端末を通知先とする
   請求項１に記載の管理システム。
3. 前記通知部は、前記未アップロードの電子データが存在する場合、当該電子データに指定された前記期限よりも前に通知する
   請求項１または請求項２に記載の管理システム。
4. 前記出力部は、
   前記データベースに記憶された前記複数の電子データを出力する
   請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の管理システム。
5. 前記出力部は、
   前記データベースに記憶された前記複数の電子データを統合したデータを出力する
   請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の管理システム。
6. 前記複数の電子データのアップロード状況を表示するための画面データを、前記クライアント端末へ送信する画面送信部
   を備える請求項１から請求項５のいずれか１項に記載の管理システム。
7. 外部システムから前記関連情報を受信し、前記複数の電子データと対応付けて前記データベースに記憶させる記憶制御部
   を備える請求項１から請求項６のいずれか１項に記載の管理システム。
8. ユーザからの前記関連情報の入力を受け付ける入力部を備え、
   前記記憶制御部は、前記入力された関連情報を、前記データベースに記憶させる
   請求項７に記載の管理システム。
9. 前記クライアント端末から受け付けた指示に基づいて、前記データベースに記憶される情報または前記データベースに基づいて表示される画面の編集を行う編集処理部を備える
   請求項１から請求項７のいずれか１項に記載の管理システム。
10. コンピュータに、
    あらかじめ決められた複数の電子データを、前記複数の電子データの少なくともいずれかに指定された期限と対応づけて記憶するためのデータベースに、クライアント端末からアップロードされた前記電子データを登録させ、
    未アップロードの前記電子データが存在する場合、当該電子データに指定された前記期限に応じたタイミングで、所定の通知先に通知させ、
    前記データベースに記憶された前記複数のデータに基づくデータを出力させ、
    指定されたフォーマットと、前記データベースに記憶され前記複数の電子データに関連する関連情報とに基づいて第１電子データを作成して出力させ、
    前記第１電子データに基づいて作成された第２電子データを、前記データベースに登録させるためのプログラム。
11. あらかじめ決められた複数の電子データを、前記複数の電子データの少なくともいずれかに指定された期限と対応づけて記憶するためのデータベースに、クライアント端末からアップロードされた前記電子データを登録し、
    未アップロードの前記電子データが存在する場合、当該電子データに指定された前記期限に応じたタイミングで、所定の通知先に通知し、
    前記データベースに記憶された前記複数の電子データに基づくデータを出力し、
    指定されたフォーマットと、前記データベースに記憶され前記複数の電子データに関連する関連情報とに基づいて第１電子データを作成して出力し、
    前記第１電子データに基づいて作成された第２電子データを、前記データベースに登録する、
    電子データの管理方法。
    

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