JP7043436B2 - 契約書チェック装置、契約書チェック方法及びプログラム - Google Patents

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Description

本発明は、契約書チェック装置、契約書チェック方法及びプログラムに関する。
企業等では、一般に、契約締結を行うにあたり、営業担当者や法務担当者等によって契約書に記載された契約内容の審査(チェック)を行っている。これに対して、契約内容の審査に関係する契約書の記載を提示する技術が知られている(例えば、特許文献1)。
特許第5111423号公報
しかしながら、従来では、契約書をチェックする担当者に応じて、チェック結果の根拠となる箇所の範囲等を異ならせることができなかった。このため、チェック結果の根拠として、例えば、契約に関する専門的な知識を持たない営業担当者にとっては細かすぎる範囲が表示されたり、又は契約に関する専門的な知識を有する法務担当者にとっては粗すぎる範囲が表示されたりすること等があった。
本発明は、上記の点に鑑みてなされたもので、契約書のチェック担当者に応じて、チェック結果の根拠箇所を表示することを目的とする。
上記目的を達成するため、本発明の実施の形態における契約書チェック装置は、ユーザの操作に応じて、契約書を表す電子ファイルを入力する入力手段と、前記契約書の契約内容として満たすべき条件又は満たしてはいけない条件のいずれかが設定された条件内容が含まれるチェック条件情報を参照して、前記契約書の契約内容をチェックする契約内容チェック手段と、前記チェックの結果が、前記契約内容として満たすべき条件を満たしていないことを示すものである場合又は前記契約内容として満たしてはいけない条件を満たしていることを示すものである場合、前記契約書の記載内容のうち、前記チェックの根拠となった記載を前記ユーザに応じて表示させる表示手段と、を有することを特徴とする。
契約書のチェック担当者に応じて、チェック結果の根拠箇所を表示することができる。
本実施形態に係る契約書チェックシステムの全体構成の一例を示す図である。 チェック条件情報の一例を示す図である。 ユーザ情報の一例を示す図である。 本実施形態に係る契約書チェック処理の一例を示すフローチャートである。 契約書チェック画面の一例を示す図(その1)である。 契約書チェック画面の一例を示す図(その2)である。
以下、本発明の実施の形態(以降、「本実施形態」と表す。)について説明する。本実施形態では、契約書チェックを行う担当者(以降、「チェック担当者」とも表す。)に応じて、チェック結果の根拠箇所を表示可能な契約書チェックシステム1について説明する。
<全体構成>
まず、本実施形態に係る契約書チェックシステム1の全体構成について、図1を参照しながら説明する。図1は、本実施形態に係る契約書チェックシステム1の全体構成の一例を示す図である。
図1に示すように、本実施形態に係る契約書チェックシステム1には、契約書チェック装置10と、1台以上のユーザ端末20とが含まれる。また、契約書チェック装置10と、各ユーザ端末20とは、例えばインターネットや社内LAN(Local Area Network)等の任意の通信ネットワークNを介して通信可能に接続される。
ユーザ端末20は、チェック担当者(例えば、契約書の作成及びチェックを行う営業部の担当者や、契約書の最終的なチェックを行う法務部の担当者等)が利用する情報処理端末である。ユーザ端末20としては、例えば、PC(パーソナルコンピュータ)やスマートフォン、タブレット端末等を用いることが可能である。
契約書チェック装置10は、ユーザ端末20から送信された契約書の電子ファイル(以降、「契約書ファイル」とも表す。)を入力として、契約内容をチェックし、そのチェック結果の根拠箇所をチェック担当者に応じた表示態様でユーザ端末20に表示させるコンピュータ又はコンピュータシステムである。ユーザ端末20にチェック結果が表示されることで、ユーザ(つまり、チェック担当者)は、このチェック結果に基づいて、例えば、契約書を修正したり、又は契約締結に向けて手続きを進めたりすることができる。
なお、契約内容のチェックには、契約内容が法律や法令等に適合しているか否かをチェックすることだけでなく、例えば、契約内容が妥当であるか否かをチェックすること、契約内容が不当に不利でないか否かをチェックすること、契約内容が自社の基準に適合しているか否かをチェックすること等も含まれる。
ここで、本実施形態に係る契約書チェック装置10には、機能部として、入力部101と、前処理部102と、契約内容チェック部103と、注目箇所特定部104と、出力部105とが含まれる。これらの各機能部は、例えば、契約書チェック装置10にインストールされた1以上のプログラムがCPU(Central Processing Unit)に実行させる処理により実現される。
また、本実施形態に係る契約書チェック装置10には、記憶部として、チェック条件情報記憶部106と、ユーザ情報記憶部107とが含まれる。これらの各記憶部は、例えば、HDD(Hard Disk Drive)やSSD(Solid State Drive)等の補助記憶装置を用いて実現可能である。なお、これらの各記憶部のうちの少なくとも1つの記憶部が、契約書チェック装置10と通信ネットワークNを介して接続される記憶装置等を用いて実現されていてもよい。
入力部101は、ユーザ端末20から送信された契約書ファイルを入力する。なお、入力部101は、ユーザ端末20から送信された契約書ファイルを入力する以外にも、例えば、契約書チェック装置10が備える記憶部に記憶されている契約書ファイルを入力してもよい。
前処理部102は、入力部101により入力された契約書ファイルに対して所定の前処理を行う。ここで、所定の前処理としては、例えば、Unicode正規化、複数の条文が含まれる契約書を条文毎に分割、文章を1文ずつに分割、形態素解析等が挙げられる。
契約内容チェック部103は、チェック条件情報記憶部106を参照して、前処理部102による前処理後の契約書ファイルから契約内容をチェックする。
注目箇所特定部104は、ユーザ情報記憶部107を参照して、契約内容チェック部103によるチェック結果から契約書ファイルの注目箇所(つまり、チェック結果の根拠箇所として、ユーザに注目させる箇所)及びその表示態様をユーザに応じて特定する。
出力部105は、注目箇所特定部104により特定された注目箇所の表示態様を異ならせた契約書ファイルをユーザ端末20に表示させる。また、このとき、出力部105は、チェック結果とその理由等もユーザ端末20に表示させる。
チェック条件情報記憶部106は、契約内容チェック部103が契約書ファイルの契約内容をチェックするためのチェック条件情報を記憶する。ここで、チェック条件情報記憶部106に記憶されているチェック条件情報について、図2を参照しながら説明する。図2は、チェック条件情報の一例を示す図である。
図2に示すように、チェック条件情報記憶部106には、条文名毎に、チェック条件情報が記憶されている、また、各チェック条件情報には、条件名と、条件内容と、リスクスコアとが含まれる。
条文名とは、条文の名称である。図2に示す例では、条文名「損害賠償」や「瑕疵担保責任」等が設定されている。チェック条件情報記憶部106には、これらの条文名毎に、当該条文名に対応する1以上のチェック条件情報が記憶されている。
条件名とは、チェック条件情報のチェック条件を表す名称である。図2に示す例では、条件名「損害賠償額の上限額の規定有無」や「損害賠償額の上限額の規定額」、「賠償範囲が直接損害のみ」等が設定されている。
条件内容とは、チェック条件情報のチェック条件の内容である。例えば、条件名「損害賠償額の上限額の規定有無」のチェック条件情報には、条件内容として、或る特定の単語が特定の語順に含まれていること等が設定される。
具体的には、条件内容には、例えば、「損害>賠償>額|総額>上限|限度>する」等が設定される。ここで、「>」は左辺の単語の後に右辺の単語が出現することを表し、「|」は左辺の単語又は右辺の単語のいずれかであることを表す。この場合、例えば、「損害賠償の額は~を上限とする」や「損害賠償の総額は~を上限とする」、「損害賠償の額は~を限度とする」等の文章が契約内容として規定されていた場合に、条件内容を満たすことになる。
なお、条件内容には、条件を満たさないことがリスクとなる条件が設定されていてもよいし、条件を満たすことがリスクとなる条件が設定されていてもよい。条件を満たさないことがリスクとなる条件とは、上述したように、「損害>賠償>額|総額>上限|限度>する」等のことである。一方で、条件を満たすことがリスクとなる条件とは、例えば、「損害賠償の額の上限は定めない」ことを表す条件等のことである。
リスクスコアとは、条件内容を満たさなかった場合(又は条件内容を満たした場合)に生じるリスクのスコアのことである。リスクスコアは、具体的な数値で表現されてもよいし、何等かの区分(例えば、区分A、区分B、及び区分C等)で表現されてもよい。
このように、チェック条件情報記憶部106には、条文名毎に、当該条文名に対応する1以上のチェック条件情報が記憶されている。これにより、契約内容チェック部103は、条文毎に、当該条文の条文名に対応するチェック条件情報を参照して、契約内容が条件内容を満たすか(又は満たさないか)をチェックすることができる。
ユーザ情報記憶部107は、注目箇所特定部104がユーザに応じた注目箇所及びその表示態様を特定するためのユーザ情報を記憶する。ここで、ユーザ情報記憶部107に記憶されているユーザ情報について、図3を参照しながら説明する。図3は、ユーザ情報の一例を示す図である。
図3に示すように、ユーザ情報記憶部107には、1以上のユーザ情報が記憶されている。また、各ユーザ情報には、ユーザIDと、氏名と、属性と、表示方法とが含まれる。
ユーザIDとは、ユーザを識別する識別情報である。氏名とは、当該ユーザの氏名のことである。属性とは、当該ユーザの属性(例えば、所属部署や役職等)である。所属部署としては、例えば、営業部や法務部等が挙げられる。また、役職としては、例えば、担当や課長、部長等が挙げられる。
表示方法とは、属性に応じた表示方法(チェック結果の根拠箇所として特定する範囲及び表示態様)である。チェック結果の根拠箇所として特定する範囲としては、例えば、単語のみの表示態様を異ならせることを示す「単語のみ」、当該単語を含む文全体の表示態様を異ならせることを示す「文全体」、当該文を含む条文全体の表示態様を異ならせることを示す「条文全体」等が挙げられる。また、表示態様としては、例えば、該当箇所に所定の色のマーカーを付与する、該当箇所の文字の色を所定の色で変更する、該当箇所を点滅させる、該当箇所の文字を太字にする、又はこれらを組み合わせる等が挙げられる。
このように、ユーザ情報記憶部107には、1以上のユーザ情報が記憶されている。これにより、注目箇所特定部104は、ユーザ端末20のユーザ(つまり、チェック担当者)に応じて、契約書ファイルの注目箇所及びその表示態様を異ならせることができる。すなわち、例えば、契約書の条文中にリスクがある記載が存在するとのチェック結果が得られた場合に、営業部の担当者に対しては当該チェック結果の根拠となる単語を含む文全体を目立つ態様で表示する一方で、法務部の担当者に対して当該チェック結果の根拠となる単語のみを目立つ態様で表示する、といったことが可能となる。
このため、例えば、契約に関する知識が豊富な担当者等に対してはチェック結果の根拠となった記載を詳細に提示することが可能となる一方で、契約に関する知識が少ない担当者等に対してチェック結果の根拠となった記載が過度に詳細に提示されてしまうような事態を防止することができるようになる。
<契約書チェック処理>
以降では、本実施形態に係る契約書チェック処理の詳細について、図4を参照しながら説明する。図4は、本実施形態に係る契約書チェック処理の一例を示すフローチャートである。
ステップS101:入力部101は、ユーザ端末20から送信された契約書ファイルを入力する。ここで、ユーザは、例えば、ユーザ端末20に搭載されているWebアプリケーションや専用のアプリケーションを用いて、契約書ファイルを契約書チェック装置10に送信することができる。なお、このとき、入力部101は、ユーザ端末20のユーザを識別する情報(例えば、ユーザID等)も入力する。
ステップS102:前処理部102は、上記のステップS101で入力された契約書ファイルに対して所定の前処理を行う。前処理部102は、前処理として、例えば、以下の(1)~(6)を行う。ただし、前処理部102は、これらの前処理の全てを行わなくてもよく、これらの前処理のうちの任意の数(0も含む)の前処理を行ってもよい。例えば、以下の(1)や(5)、(6)等は行われなくてもよい。
(1)契約書ファイルの契約内容として記載されている文字をUnicode正規化する。
(2)Unicode正規化後の文字によって表される各条文を、条文毎の文章に分割する。なお、文章とは1つ以上の文により構成される文字列を表し、文とは句点で区切られる文字列を表す。
(3)条文毎に分割された文章を1文ずつに分割する。
(4)各文を形態素解析する。これにより、各文が形態素に分割される。
(5)1文中の括弧書きを削除する。
(6)各文に含まれる単語のうち、予め指定された単語(キーワード)に対して類語を対応付ける。なお、類語の検索には、契約書チェック装置10が備える類語データベースが用いられてもよいし、契約書チェック装置10と通信ネットワークNを介して接続される類語データベースが用いられてもよい。
上記のステップS102により、例えば、条文毎に、当該条文に含まれる1以上の文であって、かつ、Unicode正規化後の文字で表された形態素により構成される1以上の文が得られる。
ステップS103:契約内容チェック部103は、上記のステップS102の前処理後の契約書ファイルを用いて、チェック条件情報記憶部106を参照して、契約内容をチェックする。すなわち、契約内容チェック部103は、条文毎に、チェック条件情報記憶部106に記憶されているチェック条件情報のうち、当該条文の条文名に対応するチェック条件情報を参照して、当該条文に含まれる文(上記のステップS102で得られた、当該条文に含まれる文)の中から、条件内容を満たす文を検索する。なお、条件内容によっては、当該条件内容を満たさない文を検索してもよい。すなわち、満たすべき条件として条件内容が設定されている場合は、契約内容チェック部103は、条件内容を満たさない文を検索する。一方で、満たしてはいけない条件として条件内容が設定されている場合は、契約内容チェック部103は、条件内容を満たす文を検索する。
具体的には、例えば、条文名「損害賠償」の或るチェック条件情報に含まれる条件内容として、「損害>賠償>額|総額>上限|限度>する」が満たすべき条件として設定されていたとする。この場合、契約内容チェック部103は、単語「損害」、「賠償」、「総額」、「上限」、「する」が、この順に含まれている文を検索する。
なお、このとき、文を構成する形態素(単語)に類語が対応付けられている場合には、契約内容チェック部103は、この類語も含めて条件内容を満たすか(又は満たさないか)を判定してもよい。
また、契約内容チェック部103は、条件内容を満たすか(又は満たさないか)否かを判定するにあたり、例えば、数値表現の検出や数値への変換等を行ってもよい。例えば、条件内容を満たすか(又は満たさないか)否かを判定するにあたり、或る文が表す契約内容により算出される数値を用いる必要がある場合には、これらの文の特定の単語を数値に変換する。
具体的には、例えば、或る文の中に「○○の利率は1日あたり1000分の1」と規定されており、条件内容として「○○の利率はX以下」である場合、この「1日あたり1000分の1」を「36.5」(すなわち、1/1000×100×365)に変換する。これにより、「X」と「36.7」との大小関係を比較することができるようになる。
以上により、チェック結果として、満たすべき条件を満たさない文(又は、満たしていけない条件を満たす文)が検索される。また、このとき、チェック結果として、当該文が検索された際に参照されたチェック条件情報からリスクスコアも特定される。
なお、例えば、類語も含めて条件内容を満たす(又は満たさない)と判定された場合には、チェック条件情報に含まれるリスクスコアに対して所定の値を増減させた値がチェック結果のリスクスコアとして特定されてもよい。又は、チェック条件情報には、類語を含めないで条件内容を満たした場合(又は満たさなかった場合)のリスクスコアと、類語を含めて条件内容を満たした場合(又は満たさなかった場合)のリスクスコアとの両方が設定されていてもよい。
また、例えば、契約相手の企業の情報も考慮して、チェック結果のリスクスコアが特定されてもよい。例えば、チェック条件情報に含まれるリスクスコアが高い場合であっても、契約相手の企業が大企業である場合等にはリスクスコアを減じる一方で、中小企業である場合等にはリスクスコアを増加させる等である。
ステップS104:注目箇所特定部104は、ユーザ情報記憶部107を参照して、上記のステップS103のチェック結果から契約書ファイルの注目箇所及びその表示態様をユーザに応じて特定する。例えば、まず、注目箇所特定部104は、ユーザ情報記憶部107を参照して、ユーザ端末20のユーザを識別する情報(ユーザID)から表示方法を特定する。そして、注目箇所特定部104は、特定した表示方法に応じて、上記のステップS103のチェック結果から注目箇所及びその表示態様を特定する。
ここで、表示方法には、例えば、「単語のみ」、「文全体」、及び「条文全体」がある。「単語のみ」とは、上記のステップS103で検索された文を構成する形態素(単語)のうち、条件内容に設定されている単語のみ表示態様を異ならせることである。「文全体」とは、上記のステップS103で検索された文全体の表示態様を異ならせることである。「条文全体」とは、上記のステップS103で検索された文を含む条文全体の表示態様を異ならせることである。
また、表示方法には、表示態様の指定が含まれていてもよい。表示態様の指定とは、例えば、「所定の色でマーカーする」、「点滅させる」、「色を所定の色に変える」、「太字にする」、「下線を引く」、「吹き出しを表示する」等である。
これにより、上記のステップS103のチェック結果から契約書ファイルに含まれる文字列中の注目箇所と、その表示態様とが、ユーザ端末20のユーザに応じて特定される。
ステップS105:出力部105は、上記のステップS104で特定された注目箇所の表示態様を異ならせた契約書ファイルをユーザ端末20に表示させる。また、このとき、出力部105は、チェック結果とその理由等もユーザ端末20に表示させる。
ここで、上記のステップS105で出力部105によってユーザ端末20に表示される画面(契約書チェック画面)について説明する。
例えば、ユーザ端末20には、図5に示す契約書チェック画面1000が表示される。契約書チェック画面1000には、契約内容表示欄1100と、チェック結果表示欄1200とが含まれる。契約内容表示欄1100では、契約内容を表す各条文が表示される。このとき、契約内容表示欄1100では、注目箇所が他と異なる表示態様で表示される。図5に示す例では、チェック結果の根拠箇所である単語「XXX」と単語「YYY」とに対してそれぞれマーカー1101とマーカー1102とが付与されており、他と異なる表示態様で表示されている。
また、チェック結果表示欄1200では、結果欄1201が含まれる。結果欄1201では、チェック条件情報に含まれる条件内容毎に、「○」又は「×」のいずれかが表示される。ここで、満たすべき条件が設定された条件内容を満たさなかった場合又は満たしてはいけない条件が設定された条件内容を満たした場合には「×」、それ以外の場合には「○」が表示される。
なお、上記の「○」又は「×」は、ユーザが切り替えボタン1203を押下することで切り替えることができる。これにより、例えば、契約相手等を考慮した結果、結果欄1201に表示されている「○」又は「×」が誤りであるような場合には、ユーザは、この「○」又は「×」を切り替えることができる。なお、このとき、切り替えボタン1203で「○」又は「×」が切り替えられた場合には、この結果を契約書チェック装置10にフィードバックしてもよい。これにより、契約書チェック装置10は、フィードバックされた結果に基づいて、チェック条件情報の修正(例えば、リスクスコアの修正等)を行うことができるようになる。
また、チェック結果表示欄1200では、チェック結果の理由等が表示される表示欄1202が含まれる。この表示欄1202では、結果欄1201が「×」の場合には、リスクスコアが表示される。図5に示す例では、リスクスコア「50」が表示されている。
更に、契約書ファイル全体でのリスクスコアの合計がリスクスコア合計として、合計表示欄1300に表示される。
ここで、契約書チェック画面1000の他の例を図6に示す。図6に示す契約書チェック画面2000は、上記のステップS104で文全体が注目箇所として特定された場合の例である。この場合、単語「XXX」と単語「YYY」とを含む文全体に対してマーカー1103が付与されており、他と異なる表示態様で表示されている。
このように、ユーザ端末20には、契約書のチェック結果が含まれる契約書チェック画面が表示される。これにより、ユーザ端末20のユーザは、当該契約書チェック画面を参照して、契約内容をチェックすることができる。しかも、このとき、予め設定された条件内容を満たさない箇所(又は予め設定された条件内容を満たす箇所)が他の箇所と異なる表示態様で表示される。このため、ユーザは、例えば、契約内容としてリスクのある記載内容を重点的にチェックすることができるようになる。
また、このとき、本実施形態に係る契約書チェック装置10は、ユーザ(チェック担当者)に応じて、チェック結果の根拠となる箇所を他の箇所と異なる表示態様で表示される。したがって、本実施形態に係る契約書チェック装置10によれば、例えば、契約書のチェック経験が豊富な担当者と、契約書のチェック経験が乏しい担当者との間で、異なる範囲で表示態様を異ならせたり、表示対象そのものを変えたりすることが可能となる。具体的には、例えば、法務部の担当者等に対してはチェック結果の根拠となる箇所を単語レベルで他の箇所と異なる表示態様で表示する一方、営業部の担当者等に対してはチェック結果の根拠となる箇所を含む文全体を他の箇所と異なる表示態様で表示する、等である。
本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。
1 契約書チェックシステム
10 契約書チェック装置
20 ユーザ端末
101 入力部
102 前処理部
103 契約内容チェック部
104 注目箇所特定部
105 出力部
106 チェック条件情報記憶部
107 ユーザ情報記憶部

Claims (8)

  1. ユーザの操作に応じて、契約書を表す電子ファイルを入力する入力手段と、
    前記契約書の契約内容として満たすべき条件又は満たしてはいけない条件のいずれかが設定された条件内容が含まれるチェック条件情報を参照して、前記契約書の契約内容をチェックする契約内容チェック手段と、
    前記チェックの結果が、前記契約内容として満たすべき条件を満たしていないことを示すものである場合又は前記契約内容として満たしてはいけない条件を満たしていることを示すものである場合、前記契約書の記載内容のうち前記チェックの根拠となった記載と、前記チェックの根拠となった記載の表示態様とを、前記ユーザの属性から特定する特定手段と、
    前記チェックの根拠となった記載を前記表示態様で表示させる表示手段と、
    を有することを特徴とする契約書チェック装置。
  2. 前記属性は、前記ユーザの所属部署及び役職の少なくとも一方である、ことを特徴とする請求項1に記載の契約書チェック装置。
  3. 前記チェックの根拠となった記載は、前記チェックの根拠となった単語、該単語を含む文、又は該文を含む文章のいずれかである、ことを特徴とする請求項1又は2に記載の契約書チェック装置。
  4. 前記表示態様は、前記チェックの根拠となった記載に対して所定の色のマーカーを付与する、前記記載の色を変える、前記記載を点滅させる、前記記載に対して下線を付与する、又は前記記載を太字にする、のいずれかである、ことを特徴とする請求項1乃至3の何れか一項に記載の契約書チェック装置。
  5. 前記契約内容チェック手段は、
    前記条件として所定の1以上の単語が所定の順で含まれることが設定された条件内容が含まれるチェック条件情報を参照して、前記契約書に含まれる条文毎に、前記条件内容をチェックする、ことを特徴とする請求項1乃至4の何れか一項に記載の契約書チェック装置。
  6. 前記契約内容チェック手段は、
    前記契約書に含まれる条文毎に、該条文を構成する文字列を形態素解析し、該形態素解析された結果を用いて、前記条件内容を満たすか否か又は前記条件内容を満たさないか否かをチェックする、ことを特徴とする請求項5に記載の契約書チェック装置。
  7. ユーザの操作に応じて、契約書を表す電子ファイルを入力する入力手順と、
    前記契約書の契約内容として満たすべき条件又は満たしてはいけない条件のいずれかが設定された条件内容が含まれるチェック条件情報を参照して、前記契約書の契約内容をチェックする契約内容チェック手順と、
    前記チェックの結果が、前記契約内容として満たすべき条件を満たしていないことを示すものである場合又は前記契約内容として満たしてはいけない条件を満たしていることを示すものである場合、前記契約書の記載内容のうち前記チェックの根拠となった記載と、前記チェックの根拠となった記載の表示態様とを、前記ユーザの属性から特定する特定手順と、
    前記チェックの根拠となった記載を前記表示態様で表示させる表示手順と、
    をコンピュータが実行することを特徴とする契約書チェック方法。
  8. コンピュータを、請求項1乃至6の何れか一項に記載の契約書チェック装置における各手段として機能させるためのプログラム。
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