JP6902913B2 - メール自動分類方法およびシステム - Google Patents

Description

以下の説明は、メールを分類する技術に関し、より詳細には、メールボックス自動分類方法およびシステムに関する。

最近は、インターネットおよび通信装備などの技術が発達するに伴い、相手がどこに位置するかを正確かつ迅速に伝達することができる電子メール（Ｅ−Ｍａｉｌ）の使用が常用化している。特に、スマートフォンやＰＤＡなどが含まれる移動通信用携帯端末機の技術が発達するに伴い、移動をしながら、いつどこででも簡単に電子メールを送受信することができるようになった。

電子メールは、別途の通信費用がまったく発生しないのに大容量の情報を送受信することができ、インターネットが繋がってさえいれば地球上のいかなる場所とも正確かつ迅速に通信できるという長所がある。また、企業間の業務交流が活発になりながら、企業内部の活動だけではなく、他企業と連係して行う業務の進行状況を共有するためにメールが頻繁に使用されている。

これにより、業務に関する作業を電子メールと連動させることによって統合的に管理をし、電子メールを自動で分類する技術の提案が求められている。

メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別し、少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングし、タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する、タスクトラッキング方法を提供する。

一実施形態によると、タスクトラッキング（Ｔａｓｋ Ｔｒａｃｋｉｎｇ）方法は、メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別する段階、前記少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングする段階、および前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階を含む。

前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、前記メールを自動分類するためのルール（Ｒｕｌｅ）を自動で生成してユーザに勧める段階を含んでもよい。

前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、前記ユーザから前記メールを自動分類するためのルールの適用を希望しないことに対する命令をタスクトラッキングシステムが受信することによって前記ルールを前記ユーザに勧めない段階を含んでもよい。

前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、タスクトラッキングシステムが前記メールを自動分類するための条件を指定するインタフェースを前記メッセージコミュニケーションツールに提供し、前記インタフェースに、前記メールのタイトルに含まれた単語情報、前記メールを送信した送信者情報、前記メールを受信した受信者情報、前記メールを参照した参照者情報、前記メールの参照者として含まれないメールの有無、前記メールの添付ファイルの有無のうちの少なくとも１つの条件に基づいて前記メールを自動分類するための条件がユーザによって入力される段階を含んでもよい。

前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、前記メールを自動分類するための条件が視覚的に識別可能なようにユーザに提供される段階を含んでもよい。

前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、前記メールを自動分類するための実行方法を指定するインタフェースをユーザに提供し、前記ユーザが前記インタフェースに、既存のフォルダへの移動の有無、ごみ箱への移動の有無、保管の有無、既読処理の有無、重要表示の有無、ストリームからの除外の有無、業務としての登録の有無のうちの少なくとも１つの実行方法を指定する段階を含んでもよい。

前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、前記メールを自動分類するための適用範囲を設定又は選択するように前記ユーザに提供する段階を含んでもよい。

前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、前記メールを、受信メールボックス、送信メールボックス、臨時保管ボックス、迷惑メールボックス、およびごみ箱のうちの少なくとも１つの保管ボックスに分類して格納し、前記少なくとも１つの保管ボックスがユーザによって選択されることによって前記保管ボックスに格納されたメールリストが表示される段階を含んでもよい。

前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、前記保管ボックスに格納されたメールリストから少なくとも１つのメールが前記ユーザによって選択されることにより、前記選択されたメールに対する本文内容を自動表示する機能の設定の有無に基づいて前記メールに対する本文内容が表示される、または表示されない段階を含んでもよい。

前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、前記メールを分類して保管するためのフォルダを生成するインタフェースを提供し、前記インタフェースに前記フォルダを生成するための情報がユーザによって入力されることによって前記フォルダが生成される段階を含んでよい。

一実施形態によると、タスクトラッキング（Ｔａｓｋ Ｔｒａｃｋｉｎｇ）方法をタスクトラッキングシステムに実行させるために記憶媒体に格納されたコンピュータプログラムであって、前記タスクトラッキング方法は、メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別する段階、前記少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングする段階、および前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階を含む。

一実施形態によると、タスクトラッキング（Ｔａｓｋ Ｔｒａｃｋｉｎｇ）システムは、メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別する識別部、前記少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングするトラッキング部、および前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する表示部を含む。

前記表示部は、前記メールを自動分類するためのルール（Ｒｕｌｅ）を自動で生成して、ユーザに勧めてもよい。

前記表示部は、ユーザから前記メールを自動分類するためのルールの適用を希望しないことに対する命令を受信することによって前記ルールをユーザに勧めなくてもよい。

前記表示部は、前記メールを自動分類するための条件を指定するインタフェースを前記メッセージコミュニケーションツールに提供し、前記インタフェースに、前記メールのタイトルに含まれた単語情報、前記メールを送信した送信者情報、前記メールを受信した受信者情報、前記メールを参照した参照者情報、前記メールの参照者として含まれないメールの有無、前記メールの添付ファイルの有無のうちの少なくとも１つの条件に基づいて前記メールを自動分類するための条件がユーザによって入力されてもよい。

前記表示部は、前記メールを自動分類するための条件が視覚的に識別可能なようにユーザに提供されてもよい。

前記表示部は、前記メールを自動分類するための実行方法を指定するインタフェースをユーザに提供し、前記ユーザが前記インタフェースに、既存のフォルダへの移動の有無、ごみ箱への移動の有無、保管の有無、既読処理の有無、重要表示の有無、ストリームからの除外の有無、業務としての登録の有無のうちの少なくとも１つの実行方法を指定してもよい。

前記表示部は、前記メールを自動分類するための適用範囲を設定または選択するように前記ユーザに提供してもよい。

前記表示部は、前記メールを、受信メールボックス、送信メールボックス、臨時保管ボックス、迷惑メールボックス、およびごみ箱のうちの少なくとも１つの保管ボックスに分類して格納し、前記少なくとも１つの保管ボックスがユーザによって選択されることによって前記保管ボックスに格納されたメールリストが表示されてもよい。

前記表示部は、前記保管ボックスに格納されたメールリストから少なくとも１つのメールが前記ユーザによって選択されることにより、前記選択されたメールに対する本文内容を自動表示する機能の設定の有無に基づいて前記メールに対する本文内容が表示される、または表示されなくてもよい。

前記表示部は、前記メールを分類して保管するためのフォルダを生成するインタフェースを提供し、前記インタフェースに前記フォルダを生成するための情報がユーザによって入力されることによって前記フォルダが生成されてもよい。

一実施形態によると、タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツールで、ユーザの情報に基づいてメールを自動で分類するためのルールをユーザに勧めることにより、ユーザに適した分類技法を提供することができる。

一実施形態によると、タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツールで、メールを自動分類するためのインタフェースをユーザに提供することにより、ユーザの便宜に応じたメール自動分類を実行することができる。

一実施形態における、ユーザ端末およびサーバを示した図である。 一実施形態における、タスクトラッキングシステムの構成要素を示したブロック図である。 一実施形態における、タスクトラッキングシステムが実行することのできるタスクトラッキング方法を説明するためのフローチャートである。 一実施形態における、タスクトラッキングシステムでメールを自動分類するための条件を指定する方法を説明するための図である。 一実施形態における、タスクトラッキングシステムでメールを自動分類する設定方法を説明するための図である。 一実施形態における、タスクトラッキングシステムでメールを作成する方法を説明するための図である。 一実施形態における、タスクトラッキングシステムでメールを表示することを説明するための図である。 一実施形態における、タスクトラッキングシステムでメールを表示することを説明するための図である。

以下、実施形態について、添付の図面を参照しながら詳しく説明する。

図１のネットワーク環境は、ユーザ端末１１０、複数のサーバ１００、１０１、１０２、およびネットワーク１２０を含む例を示している。このような図１は、発明の説明のための一例に過ぎず、ユーザ端末の数やサーバの数が図１のように限定されることはない。

ユーザ端末１１０は、コンピュータ装置によって実現される固定端末や移動端末であってよい。ユーザ端末１１０の例としては、スマートフォン、携帯電話、ナビゲーション、コンピュータ、ノート型パソコン、デジタル放送用端末、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、ＰＭＰ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｍｕｌｔｉｍｅｄｉａ Ｐｌａｙｅｒ）、タブレットＰＣなどがある。一例として、ユーザ端末１１０は、無線または有線通信方式を利用し、ネットワーク１２０を介して他のユーザ端末および／またはサーバ１００、１０１、１０２と通信してよい。

通信方式が限定されることはなく、ネットワーク１２０が含むことのできる通信網（一例として、移動通信網、有線インターネット、無線インターネット、放送網）を活用する通信方式だけではなく、機器間の近距離無線通信が含まれてもよい。例えば、ネットワーク１２０は、ＰＡＮ（ｐｅｒｓｏｎａｌ ａｒｅａ ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＬＡＮ（ｌｏｃａｌ ａｒｅａ ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＣＡＮ（ｃａｍｐｕｓ ａｒｅａ ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＭＡＮ（ｍｅｔｒｏｐｏｌｉｔａｎ ａｒｅａ ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＷＡＮ（ｗｉｄｅ ａｒｅａ ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＢＢＮ（ｂｒｏａｄｂａｎｄ ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネットなどのネットワークのうちの１つ以上の任意のネットワークを含んでもよい。さらに、ネットワーク１７０は、バスネットワーク、スターネットワーク、リングネットワーク、メッシュネットワーク、スター−バスネットワーク、ツリーまたは階層的（ｈｉｅｒａｒｃｈｉｃａｌ）ネットワークなどを含むネットワークトポロジのうちの任意の１つ以上を含んでもよいが、これらに限定されることはない。

サーバ１００、１０１、１０２のそれぞれは、ユーザ端末１１０とネットワーク１２０を介して通信し、命令、コード、ファイル、コンテンツ、サービスなどを提供するコンピュータ装置または複数のコンピュータ装置によって実現されてよい。

一例として、サーバ１００は、ネットワーク１２０を介して接続したユーザ端末１１０にアプリケーションのインストールのためのファイルを提供してよい。この場合、ユーザ端末１１０は、サーバ１００から提供されたファイルを利用してアプリケーションをインストールしてよい。また、ユーザ端末１１０が含むオペレーティングシステム（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ：ＯＳ）および少なくとも１つのプログラム（一例として、ブラウザや前記インストールされたアプリケーション）の制御にしたがってサーバ１００に接続し、サーバ１００が提供するサービスやコンテンツの提供を受けてもよい。例えば、ユーザ端末１１０がアプリケーションの制御にしたがってネットワーク１２０を介してサービス要求メッセージをサーバ１００に送信すると、サーバ１００は、サービス要求メッセージに対応するコードをユーザ端末１１０に送信してよく、ユーザ端末１１０は、アプリケーションの制御にしたがってコードに基づく画面を構成して表示することにより、ユーザにコンテンツを提供してよい。

図２は、一実施形態における、タスクトラッキングシステムの構成要素を示したブロック図であり、図３は、一実施形態における、タスクトラッキングシステムが実行することのできるタスクトラッキング方法を説明するためのフローチャートである。

タスクトラッキングシステム２００は、プロセッサ２１０、バス２２０、ネットワークインタフェース２３０、メモリ２４０、およびデータベース２５０を含んでよい。メモリ２４０は、オペレーティングシステム２４１およびサービス提供ルーチン２４２を含んでよい。プロセッサ２１０は、識別部２１１、トラッキング部２１２、および表示部２１３を含んでよい。他の実施形態において、タスクトラッキングシステム２００は、図２の構成要素よりもさらに多くの構成要素を含んでもよい。しかし、ここでは、本発明の理解の促進のため、従来の技術的な構成要素を省略している。例えば、タスクトラッキングシステム２００は、ディスプレイやトランシーバ（ｔｒａｎｓｃｅｉｖｅｒ）のような他の構成要素を含んでもよい。

メモリ２４０は、コンピュータで読み取り可能な記録媒体であって、ＲＡＭ（ｒａｎｄｏｍ ａｃｃｅｓｓ ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（ｒｅａｄ ｏｎｌｙ ｍｅｍｏｒｙ）、およびディスクドライブのような永久大容量記憶装置（ｐｅｒｍａｎｅｎｔ ｍａｓｓ ｓｔｏｒａｇｅ ｄｅｖｉｃｅ）を含んでよい。また、メモリ２４０には、オペレーティングシステム２４１とサービス提供ルーチン２４２のためのプログラムコードが格納されてよい。このようなソフトウェア構成要素は、ドライブメカニズム（ｄｒｉｖｅ ｍｅｃｈａｎｉｓｍ）（図示せず）を利用してメモリ２４０とは別のコンピュータで読み取り可能な記録媒体からロードされてもよい。このような別のコンピュータで読み取り可能な記録媒体は、フロッピー（登録商標）ドライブ、ディスク、テープ、ＤＶＤ／ＣＤ−ＲＯＭドライブ、メモリカードなどのコンピュータで読み取り可能な記録媒体（図示せず）を含んでよい。他の実施形態において、ソフトウェア構成要素は、コンピュータで読み取り可能な記録媒体ではないネットワークインタフェース２３０を通じてメモリ２４０にロードされてもよい。

バス２２０は、タスクトラッキングシステム２００の構成要素間の通信およびデータ送信を可能にする。バス２２０は、高速シリアルバス（ｈｉｇｈ−ｓｐｅｅｄ ｓｅｒｉａｌ ｂｕｓ）、並列バス（ｐａｒａｌｌｅｌ ｂｕｓ）、ＳＡＮ（Ｓｔｏｒａｇｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、および／または他の適切な通信技術を利用して構成されてよい。

ネットワークインタフェース２３０は、タスクトラッキングシステム２００をコンピュータネットワークに接続するためのコンピュータハードウェア構成要素であってよい。ネットワークインタフェース２３０は、インターネットカードのようなネットワークインタフェースカード、光学送受信器、無線周波数送受信器、あるいは情報を送受信することのできる任意の他のタイプのデバイスであってよい。このようなネットワークインタフェースの他の例は、モバイルコンピューティングデバイスおよびＵＳＢ内のブルートゥース（登録商標）（Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ）、３ＧおよびＷｉ‐Ｆｉ（登録商標）などを含む無線機器であってよい。一部の例において、コンピューティングデバイスは、サーバ、モバイルフォン、あるいは他のネットワーク化されたコンピューティングデバイスのような外部デバイスと無線で通信するためにネットワークインタフェース２３０を使用してよい。ネットワークインタフェース２３０は、タスクトラッキングシステム２００を無線または有線接続によってコンピュータネットワークに接続させてよい。

データベース２５０は、プロジェクトまたはプロジェクトと関連するタスクに関する情報などを管理するために必要なすべての情報を格納および維持する役割を担う。図２において、タスクトラッキングシステム２００の内部にデータベース２５０を構築して含むものと示されているが、これに限定されることはなく、システムの実現方式や環境などに応じて省略されてもよいし、全体または一部のデータベースが別の他のシステム上に構築された外部データベースとして存在することも可能である。

プロセッサ２１０およびプロセッサ２１０の構成要素は、メモリが含むオペレーティングシステムのコードと少なくとも１つのプログラムのコードによる命令（ｉｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ）を実行するように実現されてよい。命令は、メモリ２４０またはネットワークインタフェース２３０によって、バス２２０を介してプロセッサ２１０に提供されてよい。プロセッサ２１０は、識別部２１１、トラッキング部２１２、および表示部２１３のためのプログラムコードを実行するように構成されてよい。このようなプログラムコードは、メモリ２４０のような記録装置に格納されてよい。

タスクトラッキングシステム２００およびプロセッサ２１０の構成要素は、図３のタスクトラッキング方法が実行されるための後述する段階３１０〜３３０を実行するようにタスクトラッキングシステム２００を制御してよい。プロセッサ２１０は、タスクトラッキング方法のためのプログラムコードをメモリにロードしてよい。

段階３１０で、識別部２１１は、メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別してよい。

段階３２０で、トラッキング部２１２は、少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングしてよい。

段階３３０で、表示部２１３は、タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示してよい。表示部２１３は、メールを自動分類するためのルール（Ｒｕｌｅ）を自動で生成して、ユーザに勧めてよい。表示部２１３は、ユーザからメールを自動分類するためのルールの適用を希望しないことに対する命令を受信することによってルールをユーザに勧めなくてもよい。

表示部２１３は、メールを自動分類するための条件を指定するインタフェースをメッセージコミュニケーションツールに提供し、当該インタフェースに、メールのタイトルに含まれた単語情報、メールを送信した送信者情報、メールを受信した受信者情報、メールを参照した参照者情報、メールを参照者として含まれないメールの有無、メールの添付ファイルの有無のうちの少なくとも１つの条件に基づいてメールを自動分類するための条件がユーザによって入力されてよい。表示部２１３は、メールを自動分類するための条件が視覚的に識別可能なようにユーザに提供してよい。

表示部２１３は、メールを自動分類するための実行方法を指定するインタフェースをメッセージコミュニケーションツールに提供し、当該インタフェースに、既存のフォルダへの移動の有無、ごみ箱への移動の有無、保管の有無、既読処理の有無、重要表示の有無、ストリームからの除外の有無、業務としての登録の有無のうちの少なくとも１つの実行方法を指定してよい。表示部２１３は、メールを自動分類するための適用範囲を選択または設定するようにユーザに提供してよい。

表示部２１３は、メールを、受信メールボックス、送信メールボックス、臨時保管ボックス、迷惑メールボックス、およびごみ箱のうちの少なくとも１つの保管ボックスに分類して格納し、少なくとも１つの保管ボックスがユーザによって選択されることによって保管ボックスに格納されたメールリストが表示されてよい。表示部２１３は、保管ボックスに格納されたメールリストから少なくとも１つのメールがユーザによって選択されることにより、選択されたメールに対する本文内容を自動で表示する機能の設定の有無に基づいてメールに対する本文内容が表示される、または表示されなくてよい。

表示部２１３は、メールを分類して保管するためのフォルダを生成するインタフェースを提供し、当該インタフェースにフォルダを生成するための情報が入力されることによってフォルダが生成されてよい。

図４は、一実施形態における、タスクトラッキングシステムでメールを自動分類するための条件を指定する方法を説明するための図である。

メッセージコミュニケーションツール４００は、協業プロセスを実行するツールであって、プロジェクト、プロジェクトと関連する業務、メール、メッセージ、スケジュール、タスクトラッカー、メッセンジャ、文書などをタスクとして認識して連動させることによって統合的に利用可能なように提供される。また、メッセージコミュニケーションツール４００は、それぞれのタスクを、参加するメンバー間で協業できるようにし、タスクの進行状態をリアルタイムで共有できるように提供される。

タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツール４００にメールを自動分類するための条件を指定するインタフェース４１０を提供してよい。タスクトラッキングシステムは、メールのタイトルに含まれた単語情報、メールを送信した送信者情報、メールを受信した受信者情報、メールを参照した参照者情報、メールの参照者として含まれないメールの有無、メールの添付ファイルの有無を選択または入力するインタフェース４１０を提供してよい。このとき、タスクトラッキングシステムは、メールを自動分類するための条件を視覚的に識別可能なようにユーザに提供してよい。

ユーザは、メッセージコミュニケーションツール４００で提供するメールを自動分類するための条件を指定するインタフェース４１０に、メールのタイトルに含まれた単語情報、メールを送信した送信者情報、メールを受信した受信者情報、メールを参照した参照者情報、メールの参照者として含まれないメールの有無、メールの添付ファイルの有無のうちの少なくとも１つの条件に基づいてメールを自動分類するための条件を入力してよい。

ユーザは、メールを自動分類するための条件を選択してよく、選択した条件に関する詳細情報を入力したり、選択したりしてよい。タスクトラッキングシステムは、ユーザから選択された条件および選択された条件に関する詳細情報を受信してよい。例えば、ユーザは、メールを参照した参照者情報に私だけを含む条件として指定してもよいし、参照者情報にメールアドレスや名前を直接入力してもよい。

タスクトラッキングシステムは、ユーザから選択されたメールを自動分類するための条件に基づき、既存のメールにも適用範囲を選択または設定することができるようにユーザに提供してよい。例えば、ユーザは、メールを自動分類するための条件に対する既存のメールに適用するための適用範囲を選択または設定してよい。過去の一定の期間範囲に該当する既存のメールに対して、メールを自動分類するための条件を適用させてよい。

また、タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツール４００で、メールを自動分類するための実行方法を指定するインタフェース４１０をユーザに提供してよい。図４では、メールを自動分類するための条件を入力するインタフェースおよびメールを自動分類するための実行方法を指定するインタフェースを共に提供する例を説明しているが、それぞれのインタフェースを別に提供することも可能である。

タスクトラッキングシステムは、既存のフォルダへの移動の有無、ごみ箱への移動の有無、保管の有無、既読処理の有無、重要表示の有無、ストリームからの除外の有無、業務としての登録の有無のうちの少なくとも１つの実行方法を指定するインタフェース４１０をユーザに提供してよい。ユーザは、インタフェース４１０で、既存のフォルダへの移動の有無、ごみ箱への移動の有無、保管の有無、既読処理の有無、重要表示の有無、ストリームからの除外の有無、業務としての登録の有無のうちの少なくとも１つの実行方法を指定してよい。

図５は、一実施形態における、タスクトラッキングシステムでメールを自動分類する設定方法を説明するための図である。

タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツール５００で、メールを自動で分類するための設定を入力するインタフェース５１０を提供してよい。ユーザは、インタフェース５１０で、メールを自動分類するための設定をしてよい。

タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツール５００にメールを自動で分類するための設定を入力するインタフェース５１０で、メールの送信者、メールの受信者、メールの参照者、メールのタイトルなどと予め設定された情報を含んでいる場合に、メールを自動で分類するように提供してよい。例えば、ユーザは、メールのタイトルに「お知らせ」がある場合には、フォルダ名が「スケジュール」であるフォルダに自動分類されるように設定してよく、ストリームから除外させるように設定してよい。このとき、ユーザが設定した条件を修正したり削除したりすることも可能であり、新たな自動分類条件を追加することも可能である。

タスクトラッキングシステムは、メールを自動分類するためのルール（Ｒｕｌｅ）を自動で生成して、ユーザに勧めてよい。タスクトラッキングシステムは、予め設定された基準に基づいてメールを自動分類するためのルールを自動で生成してよい。例えば、タスクトラッキングシステムは、インボックス（Ｉｎｂｏｘ）メールを送信者として分類してみて、適量（例えば、２０％）以上の分類がなされた場合には、送信者を基準として分類するルールをユーザに勧めてもよい。また、インボックスメールをタイトルに類似度（例えば、カテゴリが類似する単語）を基準としてメールを分類し、適量以上の分類がなされた場合には、類似度を基準として分類するルールをユーザに勧めてよい。または、メールのタイトルの特定の部分を抽出して分類するルールをユーザに勧めてよい。

タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツールで、ユーザの情報、例えば、ユーザのメール使用情報、ユーザのメール分類情報などに基づいてメールを自動で分類するためのルールをユーザに勧めることにより、ユーザに適した分類技法を提供してよい。ユーザは、タスクトラッキングシステムから推薦されたルールを適用することにより、扱いやすい（ｕｓｅｒ‐ｆｒｉｅｎｄｌｙ）メールボックス自動分類を利用することができる。

タスクトラッキングシステムは、ユーザからメールを自動分類するためのルールの適用を希望しないことに対する命令を受信することによってルールをユーザに勧めなくてもよい。このとき、ユーザが勧められたルールを希望しない場合には、勧められたルールは、今後はお勧めから排除されてよい。

タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツール５００に表示されたメール自動分類設定で、分類条件を視覚的に識別可能なようにユーザに提供してよい。例えば、タスクトラッキングシステムは、送信者をｆｒ、受信者をｔｏ、メールのタイトルをＳｕと表示してよい。

図６は、一実施形態における、タスクトラッキングシステムでメールを作成する方法を説明するための図である。

タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツール６００で、メールを作成するインタフェース６１０を提供してよい。ユーザ６２０は、メッセージコミュニケーションツール６００で、メールを作成するためにインタフェース６１０を選択してよい。タスクトラッキングシステムは、ユーザ６２０からメールを作成するインタフェース６１０が選択されることによってメールレイヤ６３０を提供してよい。ここで、メールレイヤ６３０とは、メールを作成することができるように提供するインタフェースであって、メールタイトル、送信者、受信者、参照者、メール内容、添付ファイルなどを入力することができるように提供する。ユーザがメールレイヤ６３０で、メールタイトル、送信者、受信者、参照者、メール内容、添付ファイルのうちの少なくとも１つを入力した後、送信インタフェースが選択されることによってメールが送信されてよい。例えば、ユーザは、メールレイヤ６３０で、プロジェクトまたはプロジェクトと関連するタスクに対するメールを送信してもよい。タスクトラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツール６００で認識されているタスクに関する情報を呼び出してメールに添付して送信してよい。

タスクトラッキングシステムは、ユーザから入力された情報に基づいて受信者および参照者にメールを送信してよい。該当するメールの受信者および参照者は、メッセージコミュニケーションツール６００のメールボックスでメールを受信できるようになる。また、メールを発信した送信者も、メッセージコミュニケーションツール６００の送信メールボックスで、メールを送信した内訳を見ることができる。

図７および図８は、一実施形態における、タスクトラッキングシステムでメールを表示することを説明するための図である。

タスクトラッキングシステムは、プロジェクト、プロジェクトと関連する業務、メール、カレンダーなどをタスクとして認識し、タスクを連動することによって業務の協業を可能にするシステムであって、メッセージコミュニケーションツールで、プロジェクト、プロジェクトと関連する業務、メール、カレンダーなどを利用するように提供してよい。

タスクトラッキングシステムは、送信または受信したメールを自動で分類してメッセージコミュニケーションツール７００、８００に表示してよい。タスクトラッキングシステムは、送信および受信したメールを保管する全体メールボックス、受信したメールを保管する受信メールボックス、送信したメールを保管する送信メールボックス、メールを臨時保管する臨時保管ボックス、迷惑メールを保管する迷惑メールボックス、削除されたメールを保管するごみ箱を提供してよい。

ユーザから少なくとも１つの保管ボックスが選択されたとする。トラッキングシステムは、メッセージコミュニケーションツール７００、８００に、ユーザから選択された保管ボックスに保管されているメール領域７１０にメールリストを表示してよい。例えば、ユーザが受信メールボックスを選択した場合、メッセージコミュニケーションツール７００、８００の受信メールボックスに保管されているメールが表示されてよい。

タスクトラッキングシステムは、保管ボックスがユーザによって選択されることにより、それぞれのメールボックスに保管されているメールが送信されたり、臨時保管されたり、受信した時間、メールのタイトル、送信者、受信者、重要度などを表示してよい。ユーザがそれぞれの保管ボックスに保管されているメールの重要度をチェックすることにより、メッセージコミュニケーションツール７００、８００に重要度が反映されてよい。

タスクトラッキングシステムは、保管ボックスに格納されているメールリストから少なくとも１つのメールが選択されることにより、選択されたメールに対する本文内容７２０を表示してよい。ここで、メールに対する本文内容７２０は、送信者、受信者、参照者、メールの内容、添付ファイル、メールが発信された日付などを含んでいてよい。

図８を参照すると、タスクトラッキングシステムは、個人情報保護のためにメールの本文内容が表示されない例を説明するための図である。

タスクトラッキングシステムは、保管ボックスに格納されているメールリストから少なくとも１つのメールが選択されたとき、選択されたメールに対する本文内容を自動表示する機能の設定の有無に基づいて、選択されたメールに対する本文内容が表示される、または表示されなくてもよい。例えば、ユーザから選択されたメールに対する本文内容を自動表示しないように設定されることにより、ユーザから選択されたメールに対する本文内容が表示されなくてもよい。

タスクトラッキングシステムは、基本値でメールに対する本文内容を表示しないように設定していてもよい。また、タスクトラッキングシステムは、予め設定された基準に該当するメールに限り、メールの本文内容を表示しないように設定していてもよい。例えば、タスクトラッキングシステムは、メール内容に保安が必要であることを判断することによってメールの本文内容を表示しなくてもよいし、予め設定された単語を含む場合には、特定の受信者が含まれる場合などの多様な基準によって本文内容が表示されなくてもよい。

例えば、ユーザが、受信メールボックスを選択したと仮定しよう。タスクトラッキングシステムは、受信メールボックスに保管されているメールリストをメッセージコミュニケーションツール８００に表示してよい。ユーザ８１０は、メールリストのうちから少なくとも１つを選択したとする。タスクトラッキングシステムは、ユーザ８１０から選択されたメールに対する本文内容を表示しなくてもよい。

また、タスクトラッキングシステムは、フォルダを生成するインタフェースを提供してよい。ユーザは、フォルダを生成するインタフェースにフォルダ名を入力することによってフォルダが生成されてよい。タスクトラッキングシステムは、ユーザから入力されたフォルダ名を有するフォルダをメッセージコミュニケーションツール７００、８００に表示してよい。このとき、フォルダは、ユーザからフォルダ名が修正されてもよく、ユーザがフォルダを生成あるいは削除することも可能であるし、複数のフォルダを生成することも可能である。

上述した装置は、ハードウェア構成要素、ソフトウェア構成要素、および／またはハードウェア構成要素とソフトウェア構成要素との組み合わせによって実現されてよい。上記実施形態で説明された装置および構成要素は、例えば、プロセッサ、コントローラ、ＡＬＵ（ａｒｉｔｈｍｅｔｉｃ ｌｏｇｉｃ ｕｎｉｔ）、デジタル信号プロセッサ、マイクロコンピュータ、ＦＰＧＡ（ｆｉｅｌｄ ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ｇａｔｅ ａｒｒａｙ）、ＰＬＵ（ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ｌｏｇｉｃ ｕｎｉｔ）、マイクロプロセッサ、または命令を実行して応答することができる様々な装置のように、１つ以上の汎用コンピュータまたは特殊目的コンピュータを利用して実現されてよい。処理装置は、オペレーティングシステム（ＯＳ）および当該ＯＳ上で実行される１つ以上のソフトウェアアプリケーションを実行してよい。また、処理装置は、ソフトウェアの実行に応答し、データにアクセスし、データを格納、操作、処理、および生成してよい。理解の促進のために、１つの処理装置が使用される場合を例として説明される場合もあるが、当業者は、処理装置が複数個の処理要素および／または複数種類の処理要素を含んでもよいことは理解できるであろう。例えば、処理装置は、複数個のプロセッサまたは１つのプロセッサおよび１つのコントローラを含んでもよい。また、並列プロセッサのような、他の処理構成も可能である。

ソフトウェアは、コンピュータプログラム、コード、命令、またはこれらのうちの１つ以上の組み合わせを含んでもよく、思うままに動作するように処理装置を構成したり、独立的または集合的に処理装置に命令したりしてよい。ソフトウェアおよび／またはデータは、処理装置に基づいて解釈されたり、処理装置に命令またはデータを提供したりするために、いかなる種類の機械、コンポーネント、物理装置、仮想装置、コンピュータ格納媒体または装置、または伝送される信号波に永久的または一時的に具現化されてもよい。ソフトウェアは、ネットワークによって接続されたコンピュータシステム上に分散され、分散された状態で格納されても実行されてもよい。ソフトウェアおよびデータは、１つ以上のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に格納されてもよい。

実施形態に係る方法は、多様なコンピュータ手段によって実行可能なプログラム命令の形態で実現されてコンピュータで読み取り可能な媒体に記録されてもよい。前記コンピュータで読み取り可能な媒体は、プログラム命令、データファイル、データ構造などを単独でまたは組み合わせて含んでもよい。前記媒体に記録されるプログラム命令は、実施形態のために特別に設計されて構成されたものであってもよいし、コンピュータソフトウェア当業者に公知な使用可能なものであってもよい。コンピュータで読み取り可能な記録媒体の例としては、ハードディスク、フロッピー（登録商標）ディスク、および磁気テープのような磁気媒体、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤのような光媒体、フロプティカルディスク（ｆｌｏｐｔｉｃａｌ ｄｉｓｋ）のような光磁気媒体、およびＲＯＭ、ＲＡＭ、フラッシュメモリなどのようなプログラム命令を格納して実行するように特別に構成されたハードウェア装置が含まれる。プログラム命令の例は、コンパイラによって生成されるもののような機械語コードだけではなく、インタプリタなどを使用してコンピュータによって実行される高級言語コードを含む。上述したハードウェア装置は、実施形態の動作を実行するために１つ以上のソフトウェアモジュールとして動作するように構成されてもよく、その逆も同じである。

以上のように、実施形態を、限定された実施形態と図面に基づいて説明したが、当業者であれば、上述した記載から多様な修正および変形が可能であろう。例えば、説明された技術が、説明された方法とは異なる順序で実行されたり、かつ／あるいは、説明されたシステム、構造、装置、回路などの構成要素が、説明された方法とは異なる形態で結合されたりまたは組み合わされたり、他の構成要素または均等物によって対置されたり置換されたとしても、適切な結果を達成することができる。

したがって、異なる実施形態であっても、特許請求の範囲と均等なものであれば、添付される特許請求の範囲に属する。

１００、１０１、１０２：サーバ
１１０：ユーザ端末
１２０：ネットワーク

Claims (17)

1. タスクトラッキング（Ｔａｓｋ Ｔｒａｃｋｉｎｇ）方法であって、
   メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別する段階、
   前記少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングする段階、および
   前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階
   を含み、
   前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、
   前記メールを自動分類するためのルール（Ｒｕｌｅ）を自動で生成してユーザに勧める段階、及び、
   前記ユーザから前記メールを自動分類するためのルールの適用を希望しないことに対する命令をタスクトラッキングシステムが受信することによって前記ルールを前記ユーザに勧めない段階
   を含む、
   タスクトラッキング方法。
2. 前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、
   タスクトラッキングシステムが前記メールを自動分類するための条件を指定するインタフェースを前記メッセージコミュニケーションツールに提供し、前記インタフェースに、前記メールのタイトルに含まれた単語情報、前記メールを送信した送信者情報、前記メールを受信した受信者情報、前記メールを参照した参照者情報、前記メールの参照者として含まれないメールの有無、前記メールの添付ファイルの有無のうちの少なくとも１つの条件に基づいて前記メールを自動分類するための条件がユーザによって入力される段階
   を含む、請求項１に記載のタスクトラッキング方法。
3. 前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、
   前記メールを自動分類するための条件が視覚的に識別可能なようにユーザに提供される段階
   を含む、請求項１に記載のタスクトラッキング方法。
4. 前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、
   前記メールを自動分類するための実行方法を指定するインタフェースをユーザに提供し、前記ユーザが前記インタフェースに、既存のフォルダへの移動の有無、ごみ箱への移動の有無、保管の有無、既読処理の有無、重要表示の有無、ストリームからの除外の有無、業務としての登録の有無のうちの少なくとも１つの実行方法を指定する段階
   を含む、請求項１に記載のタスクトラッキング方法。
5. 前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、
   前記メールを自動分類するための適用範囲を設定または選択するように前記ユーザに提供する段階
   を含む、請求項４に記載のタスクトラッキング方法。
6. 前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、
   前記メールを受信メールボックス、送信メールボックス、臨時保管ボックス、迷惑メールボックス、およびごみ箱のうちの少なくとも１つの保管ボックスに分類して格納し、前記少なくとも１つの保管ボックスがユーザによって選択されることによって前記保管ボックスに格納されたメールリストが表示される段階
   を含む、請求項１に記載のタスクトラッキング方法。
7. タスクトラッキング（Ｔａｓｋ Ｔｒａｃｋｉｎｇ）方法であって、
   メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別する段階、
   前記少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングする段階、および
   前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階
   を含み、
   前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、
   前記メールを受信メールボックス、送信メールボックス、臨時保管ボックス、迷惑メールボックス、およびごみ箱のうちの少なくとも１つの保管ボックスに分類して格納し、前記少なくとも１つの保管ボックスがユーザによって選択されることによって前記保管ボックスに格納されたメールリストが表示される段階、および、
   前記保管ボックスに格納されたメールリストから少なくとも１つのメールが前記ユーザによって選択されることにより、前記選択されたメールに対する本文内容を自動表示する機能の設定の有無に基づいて前記メールに対する本文内容が表示される、または表示されない段階
   を含む、タスクトラッキング方法。
8. 前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、
   前記メールを分類して保管するためのフォルダを生成するインタフェースを提供し、前記インタフェースに前記フォルダを生成するための情報がユーザによって入力されることによって前記フォルダが生成される段階
   を含む、請求項１に記載のタスクトラッキング方法。
9. タスクトラッキング（Ｔａｓｋ Ｔｒａｃｋｉｎｇ）方法をタスクトラッキングシステムに実行させるために記憶媒体に格納されたコンピュータプログラムであって、
   前記タスクトラッキング方法は、
   メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、
   メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別する段階、
   前記少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングする段階、および
   前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階
   を含み、
   前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する段階は、
   前記メールを自動分類するためのルール（Ｒｕｌｅ）を自動で生成してユーザに勧める段階、及び、
   前記ユーザから前記メールを自動分類するためのルールの適用を希望しないことに対する命令をタスクトラッキングシステムが受信することによって前記ルールを前記ユーザに勧めない段階
   を含む、コンピュータプログラム。
10. タスクトラッキング（Ｔａｓｋ Ｔｒａｃｋｉｎｇ）システムであって、
    メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、
    メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別する識別部、
    前記少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングするトラッキング部、および
    前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する表示部
    を含み、
    前記表示部は、
    前記メールを自動分類するためのルール（Ｒｕｌｅ）を自動で生成してユーザに勧め、
    前記ユーザから前記メールを自動分類するためのルールの適用を希望しないことに対する命令を受信することによって前記ルールを前記ユーザに勧めない、
    タスクトラッキングシステム。
11. 前記表示部は、
    前記メールを自動分類するための条件を指定するインタフェースを前記メッセージコミュニケーションツールに提供し、前記インタフェースに、前記メールのタイトルに含まれた単語情報、前記メールを送信した送信者情報、前記メールを受信した受信者情報、前記メールを参照した参照者情報、前記メールの参照者として含まれないメールの有無、前記メールの添付ファイルの有無のうちの少なくとも１つの条件に基づいて前記メールを自動分類するための条件がユーザによって入力される、請求項１０に記載のタスクトラッキングシステム。
12. 前記表示部は、
    前記メールを自動分類するための条件が視覚的に識別可能なようにユーザに提供される、請求項１０に記載のタスクトラッキングシステム。
13. 前記表示部は、
    前記メールを自動分類するための実行方法を指定するインタフェースをユーザに提供し、前記ユーザが前記インタフェースに、既存のフォルダへの移動の有無、ごみ箱への移動有無、保管の有無、既読処理の有無、重要表示の有無、ストリームからの除外の有無、業務としての登録の有無のうちの少なくとも１つの実行方法を指定する、請求項１０に記載のタスクトラッキングシステム。
14. 前記表示部は、
    前記メールを自動分類するための適用範囲を設定または選択するように前記ユーザに提供する、請求項１３に記載のタスクトラッキングシステム。
15. 前記表示部は、
    前記メールを受信メールボックス、送信メールボックス、臨時トレイ、迷惑メールボックス、およびごみ箱のうちの少なくとも１つの保管ボックスに分類して格納し、前記少なくとも１つの保管ボックスがユーザによって選択されることによって前記保管ボックスに格納されたメールリストが表示される、請求項１０に記載のタスクトラッキングシステム。
16. タスクトラッキング（Ｔａｓｋ Ｔｒａｃｋｉｎｇ）システムであって、
    メッセージコミュニケーションツールで、送信者情報、受信者情報、メールタイトル、メール内容のうちの少なくとも１つのメール情報を含むメールを識別する識別部、
    前記少なくとも１つのメール情報を含むメールをタスクとして認識してトラッキングするトラッキング部、および
    前記タスクを予め設定された条件に基づいて自動で分類してメッセージコミュニケーションツールで表示する表示部
    を含み、
    前記表示部は、
    前記メールを受信メールボックス、送信メールボックス、臨時トレイ、迷惑メールボックス、およびごみ箱のうちの少なくとも１つの保管ボックスに分類して格納し、前記少なくとも１つの保管ボックスがユーザによって選択されることによって前記保管ボックスに格納されたメールリストが表示され、
    前記保管ボックスに格納されたメールリストから少なくとも１つのメールが前記ユーザによって選択されることにより、前記選択されたメールに対する本文内容を自動表示する機能の設定の有無に基づいて前記メールに対する本文内容が表示される、または表示されない、タスクトラッキングシステム。
17. 前記表示部は、
    前記メールを分類して保管するためのフォルダを生成するインタフェースを提供し、前記インタフェースに前記フォルダを生成するための情報がユーザによって入力されることによって前記フォルダが生成される、請求項１０に記載のタスクトラッキングシステム。

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