JP6836185B2 - ファイル管理装置、ファイル管理システム、ファイル管理方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、ファイル管理装置、ファイル管理システム、ファイル管理方法、及びプログラムに関する。

例えば、特許文献１には、様々な種類の文書間にリンクを張ることにより文書を管理することができるハイパーメディア型文書管理装置において、様々な種類の文書ファイルとその文書ファイルに対応する属性ファイルとを有し、文書管理は、属性ファイルを介して文書ファイルにアクセスすることで統一的に行い、文書間のリンクは、前記属性ファイルに付されているユニークなＩＤを用いて行うことを特徴とするハイパーメディア型文書管理装置が開示されている。

また、特許文献２には、登録文書に分類種別とその内容を示す検索用キーワードを付加し、その分類種別と検索用キーワードを文書と対応させて記憶装置に記憶し、利用者によって記憶装置に記憶された分類種別の中から文書分類ディレクトリの複数の階層に対する分類種別が選択されると、その選択された文書分類ディレクトリの各階層に対する分類種別を利用者毎の個人別文書管理情報として記憶装置に記憶し、その各階層の分類種別に基づいて同一の検索用キーワードを持つ文書を検索し、同一の検索用キーワードを持つ各文書のリンク情報を文書分類ディレクトリの各階層の分類種別と共に記憶装置に記憶する電子ファイリング装置が開示されている。

また、特許文献３には、任意のクライアント端末からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録する機能と、任意のクライアント端末からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、その際にログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報を上記文書登録画面の入力欄に表示させる機能とを有する文書管理システムが開示されている。

特開平９−２５１４１６ 特開平９−０８１５８５ 特開２００４−１１８３４１

電子ファイルの検索作業を効率化するファイル管理システムを提供することを目的とする。

本発明に係るファイル管理装置は、電子ファイルを登録するための登録画面を表示させる登録画面表示部と、前記登録画面に含まれるアイコンを用いて、登録される電子ファイルに関連付ける検索キーの入力を受け付ける関連キー受付部と、登録された電子ファイルを検索するための検索画面を表示させる検索画面表示部と、前記検索画面に含まれるアイコンを用いて、検索に用いる検索キーの入力を受け付ける検索キー受付部とを有し、前記登録画面表示部及び前記検索画面表示部は、前記登録画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンと、前記検索画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンとに関して、アイコンの配列を一致させる。

また、本発明に係るファイル管理装置は、電子ファイルに付与されるプロパティのセットと、アイコンとを互いに関連付けて管理するプロパティ管理部と、電子ファイルを登録するための登録画面に、前記アイコンを配置して表示させる登録画面表示部と、前記登録画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、登録される電子ファイルに関連付けるプロパティの入力を受け付ける関連キー受付部と、登録された電子ファイルを検索するための検索画面に、前記アイコンを配置して表示させる検索画面表示部と、前記検索画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、検索キーとして用いるプロパティの入力を受け付ける検索キー受付部とを有する。

好適には、前記登録画面表示部及び前記検索画面表示部は、検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、当該アイコンの形状、前記登録画面又は前記検索画面の表示領域に対する当該アイコンの相対的な大きさ、当該アイコンに表示される文字列、及び、当該アイコンに用いられる色彩の少なくとも一つを、一致させる。

好適には、前記登録画面表示部及び前記検索画面表示部は、検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、前記登録画面における当該アイコンの相対位置と、前記検索画面における当該アイコンの相対位置を一致させる。

好適には、前記登録画面表示部、及び、前記検索画面表示部は、検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、アイコンの行数、各行に配列されるアイコンの数、及び、アイコンの順序を一致させる。

好適には、検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、アイコンの配列を定義する定義ファイルを保存する定義ファイル格納部をさらに有し、前記登録画面表示部及び前記検索画面表示部は、前記定義ファイル格納部に格納されている同じ定義ファイルを参照して、アイコンを配置する。

好適には、前記登録画面表示部は、電子ファイルを直接指定して登録するためのファイル登録画面を表示させるファイル登録画面表示部と、フォルダを指定して、指定されたフォルダに含まれる電子ファイルを登録するためのフォルダ登録画面を表示させるフォルダ登録画面表示部とを含み、前記検索画面表示部は、前記検索画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンとに関して、前記ファイル登録画面に配置されたアイコン、及び、前記フォルダ登録画面に配置されたアイコンと、アイコンの配列を一致させる。

好適には、前記登録画面及び前記検索画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンに対して、複数の検索キーからなる検索キーセットが関連付けられており、前記関連キー受付部は、前記登録画面において、ユーザによりいずれかのアイコンが選択された場合に、登録する電子ファイルに、選択されたアイコンに関連付けられた検索キーセットを関連付け、ユーザの指示に応じて、前記関連キー受付部により関連付けられた検索キーセット及び電子ファイルを、互いに関連付けてデータベースに送信する登録依頼部と、前記検索キー受付部により受け付けた検索キーセットに基づいて、前記データベースに電子ファイルの検索を依頼する検索依頼部とをさらに有する。

また、本発明に係るファイル管理システムは、電子ファイルに付与されるプロパティのセットと、アイコンとを互いに関連付けて管理するプロパティ管理部と、電子ファイルを登録するための登録画面に、前記アイコンを配置して表示させる登録画面表示部と、前記登録画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、登録される電子ファイルに関連付けるプロパティの入力を受け付ける関連キー受付部と、登録された電子ファイルを検索するための検索画面に、前記アイコンを配置して表示させる検索画面表示部と、前記検索画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、検索キーとして用いるプロパティの入力を受け付ける検索キー受付部とを有する。

好適には、前記電子ファイルは、文書ファイルであり、前記関連キー受付部により受け付けた検索キーに関連付けて、文書ファイルを登録する文書データベースと、プロパティの一部に関連付けて、文書の保存年数を格納する保存年数格納部と、前記保存年数格納部に格納されている保存年数のうち、前記文書データベースにおいて文書ファイルに関連付けられているプロパティに対応する保存年数に基づいて、この文書ファイルを前記文書データベースから削除する削除部とをさらに有する。

また、本発明に係るファイル管理方法は、電子ファイルに付与されるプロパティのセットと、アイコンとを互いに関連付けて管理するプロパティ管理ステップと、電子ファイルを登録するための登録画面に、前記アイコンを配置して表示させる登録画面表示ステップと、前記登録画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、登録される電子ファイルに関連付けるプロパティの入力を受け付ける関連キー受付ステップと、登録された電子ファイルを検索するための検索画面に、前記アイコンを配置して表示させる検索画面表示ステップと、前記検索画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、検索キーとして用いるプロパティの入力を受け付ける検索キー受付ステップとを有する。

また、本発明に係るプログラムは、電子ファイルを登録するための登録画面を表示させる登録画面表示機能と、前記登録画面に含まれるアイコンを用いて、登録される電子ファイルに関連付ける検索キーの入力を受け付ける関連キー受付機能と、登録された電子ファイルを検索するための検索画面を表示させる検索画面表示機能と、前記検索画面に含まれるアイコンを用いて、検索に用いる検索キーの入力を受け付ける検索キー受付機能とをコンピュータに実現させ、前記登録画面表示機能及び前記検索画面表示機能は、前記登録画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンと、前記検索画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンとに関して、アイコンの配列を一致させる。

電子ファイルの検索作業を効率化できる。

文書管理システム１の全体構成を例示する図である。 文書管理装置２のハードウェア構成を例示する図である。 文書データベース３に登録される情報を例示する図である。 文書管理装置２の機能構成を例示する図である。 文書データベース３にインストールされるサーバ側プログラム３２の機能構成を例示する図である。 ファイルを指定して登録する場合の概要を説明する図である。 フォルダを指定して登録する場合の概要を説明する図である。 文書管理装置２による文書登録処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。 ファイル登録画面９０、フォルダ登録画面９２、及び検索画面９４を例示する図である。 登録定義ツールにおいて分類を追加する画面を例示する図である。 登録定義ツールにおいてプロパティを順次入力する画面を例示する図である。 登録定義ツールにおいてプロパティを入力し公開する画面を例示する図である。

まず、本発明がなされた背景を説明する。
文書管理システムに文書を保存する場合、後に利用するためには検索時のキーとしてプロパティ情報を付与することが望ましい。そして、ユーザの入力の手間やキー値のぶれを減らすためには、あらかじめプロパティ情報をプロパティセットとして定義しておき、まとめて反映できるようにすることが考えられる。ところが、検索する段になって、どのキーワードで検索すると、求める文書あるいは文書群がヒットするかどうかわからなくなるという課題が出てくる。または、同様の文書を保存しようとしたときに、前回は、どのプロパティセットを利用したか迷う場合がある。
文書を保存するとき、プロパティセットの定義（またはテンプレート）を利用して文書のプロパティ情報の入力を省力化するようなことは行われてきたが、次回同様な文書を保存するときに、誤って違うプロパティセットを利用してしまう場合もあった。違うプロパティセットを使用した場合は、検索時に一緒にヒットしないことになる。
文書を保存するときにプロパティセットを選択するビューと、検索を行うビューとでは、全く異なる外見をしているため、同じプロパティセットで文書を検索するときには、あれこれ試行錯誤したり、キーワードがわからずに検出漏れするようなことが起こりがちであった。

そこで、本実施形態の文書管理システム１では、文書を登録するための登録画面と、文書を検索するための検索画面とを互に類似したものとし、かつ、登録画面及び検索画面に配置されたプロパティアイコンに対して、文書登録及び文書検索に共通するプロパティ情報（検索キー）を関連付けておき、いずれかのプロパティアイコンが選択された場合に、このプロパティアイコンに関連付けられたプロパティ情報（検索キー）を、文書登録又は文書検索に用いる。すなわち、検索キーの組合せを予めモジュール化して、プロパティアイコンとして可視化し、文書登録時と文書検索時とで共通のプロパティアイコンを用いることで、アイコンの役割を記憶しやすくした。

ここで、文書のプロパティとは、文書ファイルの属性を示す情報であるが、これに限定されるものではなく、文書ファイルの検索又は絞り込みに用いることができる種々の情報を包含する概念である。文書のプロパティは、文書ファイルを検索するための索引としても機能するため、本願では、「検索キー」とも呼ぶ。また、プロパティアイコンとは、プロパティ（検索キー）が関連付けられたアイコンである。本例のプロパティアイコンは、ユーザにより選択操作されると、関連付けられたプロパティ（検索キー）を用いた文書登録処理、又は、関連付けられたプロパティ（検索キー）を用いた文書検索処理が実行される。

次に、本発明の実施形態を、図面を参照して説明する。
図１は、文書管理システム１の全体構成を例示する図である。なお、本例の文書管理システム１は、本発明に係るファイル管理システムの一例である。
図１に例示するように、文書管理システム１は、文書管理装置２、及び、文書データベース３を含み、ネットワーク７を介して互いに接続している。
文書管理装置２は、ユーザが操作するコンピュータ端末である。例えば、文書管理装置２Ｃには、スキャナ２００が接続されており、このスキャナ２００によりスキャンされた文書のファイルが文書データベース３に登録される。また、文書管理装置２は、文書作成アプリケーションソフトウェアにより生成された文書ファイル（ＰＤＦファイルなど）を文書データベース３に登録することもできる。本例の文書管理装置２は、ユーザの操作に応じて、文書データベース３への文書ファイルの登録処理及び検索処理を行う。本例の文書管理装置２は、本発明に係るファイル管理装置の一例である。

文書データベース３は、電子ファイルが登録されるコンピュータ端末であり、電子ファイルのデータベースとして機能とする。本例の文書データベース３は、文書管理装置２から登録された文書ファイルを、既定の保存年限まで格納する。
ネットワーク７は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、又は、インターネットなどの通信回線である。

図２は、文書管理装置２のハードウェア構成を例示する図である。
図２に例示するように、文書管理装置２は、ＣＰＵ２００、揮発性メモリ２０２、不揮発性メモリ２０４、ネットワークインタフェース２０６（ネットワークＩＦ２０６）、表示装置２０８、及び入力装置２１０を有し、これらの構成はバス２１２を介して互いに接続している。
ＣＰＵ２００は、例えば、中央演算装置である。
メモリ２０２は、例えば、揮発性メモリであり、主記憶装置として機能する。
ＨＤＤ２０４は、例えば、ハードディスクドライブ装置であり、不揮発性の記録装置としてコンピュータプログラム（例えば、図４のファイル管理プログラム２２）やその他のデータファイルを格納する。
ネットワークＩＦ２０６は、有線又は無線で通信するためのインタフェースである。
表示装置２０８は、例えば、液晶ディスプレイである。
入力装置２１０は、例えば、キーボード及びマウスである。

図３は、文書データベース３に登録される情報を例示する図である。
図３に例示するように、本例の文書データベース３には、文書ファイルが格納される保存済み文書の格納領域３００と、文書ファイルに関連付けられた検索キー（すなわち、プロパティ）が格納される検索キーの格納領域３０２と、これらの文書ファイルの登録処理又は検索処理に関する定義情報が格納される定義情報の格納領域３０４とが、文書保存グループ毎に用意されている。ここで、文書保存グループとは、文書ファイルを共有するユーザの範囲を示す。すなわち、ある文書保存グループに属するユーザは、この文書保存グループの保存済み文書の格納領域３００にアクセスして、文書ファイルの登録、閲覧及び削除を行うことができる。
また、登録処理及び検索処理の定義情報も文書保存グループ毎に作成され、その文書保存グループに属するユーザに対しては、この文書保存グループの定義情報に従って、文書の登録画面及び検索画面が表示される。

図４は、文書管理装置２の機能構成を例示する図である。
図４に例示するように、本例の文書管理装置２には、ファイル管理プログラム２２がインストールされている。ファイル管理プログラム２２は、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納されており、この記録媒体を介して、文書管理装置２にインストールされる。
ファイル管理プログラム２２は、登録画面表示部２２０、関連キー受付部２２６、登録依頼部２２８、検索画面表示部２３０、検索キー受付部２３２、検索依頼部２３４、及び定義情報管理部２４０を有する。
なお、ファイル管理プログラム２２の一部又は全部は、ＡＳＩＣ（ Application Specific Integrated Circuit）などのハードウェアにより実現されてもよく、また、ＯＳ（Operating System）の機能を一部借用して実現されてもよい。

ファイル管理プログラム２２において、登録画面表示部２２０は、電子ファイルを登録するための登録画面を表示させる。例えば、登録画面表示部２２０は、文書データベース３に、文書ファイルを登録するための登録画面を表示させる。
より具体的には、登録画面表示部２２０は、ファイル用表示部２２２及びフォルダ用表示部２２４を含む。ファイル用表示部２２２は、文書ファイルを直接指定して登録するためのファイル登録画面を表示させる。本例のファイル用表示部２２２は、文書ファイルのアイコン上で右クリックして、文書登録処理の開始指示が行われると、この文書ファイルの登録画面として、図９（Ａ）に例示するファイル登録画面９０を表示する。ファイル用表示部２２２は、本発明に係るファイル登録画面表示部の一例である。
フォルダ用表示部２２４は、フォルダを指定して、指定されたフォルダに含まれる文書ファイルを登録するためのフォルダ登録画面を表示させる。本例のフォルダ用表示部２２４は、フォルダのアイコン上で右クリックして、文書登録処理の開始指示が行われると、このフォルダ内の文書ファイルを登録する登録画面として、図９（Ｂ）に例示するフォルダ登録画面９２を表示する。

関連キー受付部２２６は、登録画面表示部２２０により表示された登録画面に含まれるアイコンを用いて、登録される電子ファイルに関連付ける検索キーの入力を受け付ける。例えば、関連キー受付部２２６は、登録画面表示部２２０により表示された登録画面に含まれるアイコン（プロパティアイコン）のうち、いずれかのアイコンが選択操作された場合に、選択されたアイコンに関連付けられたプロパティを、文書ファイルに関連付ける検索キーに決定する。本例では、プロパティアイコンに対して、複数のプロパティの組合せからなるプロパティセットが関連付けられており、関連キー受付部２２６は、図９（Ａ）に例示するファイル登録画面９０、又は、図９（Ｂ）に例示するフォルダ登録画面９２において、いずれかのプロパティアイコン９１０がクリックされた場合に、クリックされたプロパティアイコン９１０に関連付けられたプロパティセットを、登録される文書ファイルの検索キーに決定する。

登録依頼部２２８は、ユーザの指示に応じて、関連キー受付部２２６により関連付けられた検索キー（プロパティセット）及び文書ファイルを、互いに関連付けて文書データベース３に送信する。

検索画面表示部２３０は、文書データベース３に登録された文書ファイルを検索するための検索画面を表示させる。本例の検索画面表示部２３０は、図９（Ｃ）に例示する検索画面９４を表示する。

検索キー受付部２３２は、検索画面表示部２３０により表示された検索画面に含まれるアイコンを用いて、検索に用いる検索キーの入力を受け付ける。例えば、検索キー受付部２３２は、検索画面表示部２３０により表示された検索画面に含まれるアイコン（プロパティアイコン）のうち、いずれかのアイコンが選択操作された場合に、選択されたアイコンに関連付けられたプロパティを、文書データベース３で文書ファイルを検索する検索キーに決定する。本例の検索キー受付部２３２は、図９（Ｃ）に例示する検索画面９４において、いずれかのプロパティアイコン９１０がクリックされた場合に、クリックされたプロパティアイコン９１０に関連付けられたプロパティセットを、検索キーセットに決定する。

検索依頼部２３４は、検索キー受付部２３２により受け付けた検索キーセットに基づいて、文書データベース３に文書ファイルの検索を依頼する。

定義情報管理部２４０は、登録画面、検索画面、及び、これらの画面に表示されるプロパティアイコンの定義情報を管理する。より具体的には、定義情報管理部２４０は、定義情報格納部２４２、画面定義管理部２４４、及びプロパティ管理部２４６を含む。
定義情報格納部２４２は、検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、アイコン（プロパティアイコン）の配列を定義する定義ファイルを保存する。登録画面表示部２２０及び検索画面表示部２３０は、定義情報格納部２４２に保存されている同一の定義ファイルを参照して、それぞれ登録画面及び検索画面にプロパティアイコンを配置することにより、プロパティアイコンの配列を一致させる。
定義情報格納部２４２は、さらに、プロパティアイコンと、これに関連付けられたプロパティセット（検索キーセット）とを互に対応付けた状態で格納する。
本例の定義情報格納部２４２は、文書データベース３からダウンロードした定義情報３０４を格納する。

画面定義管理部２４４は、ユーザの操作に応じて、登録画面及び検索画面の定義情報の登録及び編集を行う。
プロパティ管理部２４６は、ユーザの操作に応じて、プロパティアイコンと、これに関連付けるプロパティセットとの対応テーブルについて、登録及び編集を行う。

図５は、文書データベース３にインストールされるサーバ側プログラム３２の機能構成を例示する図である。
図５に例示するように、サーバ側プログラム３２は、文書登録部３２０、検索部３２２、保存年数格納部３２４、削除部３２６、及び定義情報受付部３２８を有する。
サーバ側プログラム３２において、文書登録部３２０は、文書管理装置２からの要求に応じて、文書ファイルを文書データベース３の保存済み文書の記録領域３００に登録し、この文書ファイルに関連付けて、文書管理装置２から受信した検索キーを検索キーの記録領域３０２に登録する。

検索部３２２は、文書管理装置２からの要求に応じて、文書データベース３に登録されている文書ファイルの中から、検索キーセットが合致する文書ファイルを検索し、検索結果を文書管理装置２に返す。
保存年数格納部３２４は、文書ファイルのプロパティの一部に関連付けて、文書の保存年数を格納する。例えば、保存年数格納部３２４は、プロパティ「大分類」及び「中分類」に関連付けて、文書の保存年数を格納する。

削除部３２６は、保存年数格納部３２４に格納されている保存年数のうち、文書データベース３において文書ファイルに関連付けられているプロパティに対応する保存年数に基づいて、この文書ファイルを文書データベース３から削除する。
定義情報受付部３２８は、文書管理装置２からの要求に応じて、文書データベース３に格納される定義情報の新規登録、編集又は削除を受け付ける。

図６は、ファイルを指定して登録する場合の概要を説明する図である。
図７は、フォルダを指定して登録する場合の概要を説明する図である。
図６に示すように、文書管理装置２（定義情報管理部２４０）は、ユーザの操作に応じて、定義情報を編集し、文書データベース３に登録する。
ユーザが、文書ファイルを指定して文書登録処理の開始を指示すると、文書管理装置２（ファイル用表示部２２２）は、文書データベース３に登録されている定義情報を読み出して、ファイル登録画面９０（保存ビュー）を表示する。ユーザがファイル登録画面９０（保存ビュー）において、いずれかのプロパティアイコン９１０をクリックすると、文書管理装置２（登録依頼部２２８）は、クリックされたプロパティアイコン９１０に関連付けられたプロパティセット（検索キーセット）と、文書ファイルとを文書データベース３に登録する。

また、ユーザが、フォルダを指定して文書登録処理の開始を指示すると、図７に示すように、文書管理装置２（フォルダ用表示部２２４）は、文書データベース３に登録されている定義情報を読み出して、フォルダ登録画面９２（保存ビュー）を表示する。ユーザがフォルダ登録画面９２（保存ビュー）において、いずれかのプロパティアイコン９１０をクリックすると、文書管理装置２（登録依頼部２２８）は、クリックされたプロパティアイコン９１０に関連付けられたプロパティセット（検索キーセット）と、指定されたフォルダ内の文書ファイルとを文書データベース３に登録する。さらに、文書管理装置２は、指定されたフォルダのコピーを文書データベース３に作成する。

図８は、文書管理装置２による文書登録処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。なお、本フローチャートは、ユーザがファイル又はフォルダを指定して登録開始を指示した時に開始する。
図８に例示するように、ステップ１００（Ｓ１００）において、文書管理装置２の定義情報管理部２４０は、文書データベース３に登録されている定義情報を読み込み、定義情報格納部２４２に格納する。

ステップ１０５（Ｓ１０５）において、登録画面表示部２２０は、ユーザがフォルダを指定して登録開始を指示した場合に、Ｓ１１０の処理に移行し、ユーザがファイルを直接指定して登録開始を指示した場合に、Ｓ１２０の処理に移行する。

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、フォルダ用表示部２２４は、定義情報格納部２４２に格納されている定義情報に従って、フォルダ登録画面９２を表示する。
ステップ１１５（Ｓ１１５）において、登録依頼部２２８は、指定されたフォルダのコピーを文書データベース３に作成する。

ステップ１２０（Ｓ１２０）において、ファイル用表示部２２２は、定義情報格納部２４２に格納されている定義情報に従って、ファイル登録画面９０を表示する。

ステップ１２５（Ｓ１２５）において、ファイル管理プログラム２２は、フォルダ登録画面９２又はファイル登録画面９０において、プロパティアイコン９１０がクリックされるまで待機し（Ｓ１２５：Ｎｏ）、いずれかのプロパティアイコン９１０がクリックされると、Ｓ１３０の処理に移行する（Ｓ１２５：Ｙｅｓ）。

ステップ１３０（Ｓ１３０）において、関連キー受付部２２６は、クリックされたプロパティアイコン９１０を特定すると、定義情報格納部２４２に格納されている定義情報に基づいて、プロパティアイコン９１０に関連付けられた検索キーセットを特定する。

ステップ１３５（Ｓ１３５）において、登録依頼部２２８は、ユーザが指定したファイル（文書ファイル）又はフォルダ内の文書ファイルと、関連キー受付部２２６により特定された検索キーセットとを、文書データベース３に送信して、文書登録を依頼する。

このように、文書管理装置２は、プロパティアイコン９１０の選択操作に応じて、複数のプロパティの組合せである検索キーセットに関連付けて、文書ファイルを登録することができる。

図９は、ファイル登録画面９０、フォルダ登録画面９２、及び検索画面９４を例示する図である。
図９（Ａ）に例示するように、本例のファイル登録画面９０には、複数のプロパティアイコン９１０が配列されている。プロパティアイコン９１０は、アイコンの分類を示す分類リテラル９０２に沿って、配列されている。これらのプロパティアイコン９１０は、タブ９００によって切り替えられる。
フォルダ登録画面９２は、図９（Ｂ）に例示するように、ファイル登録画面９０と同様に、プロパティアイコン９１０が配置されている。
ファイル登録画面９０とフォルダ登録画面９２とを比較してわかるように、タブ９００の位置、大きさ、及びタイトルが一致している。プロパティアイコン９１０の大きさや、リテラル９０２に対する相対位置も一致している。

図９（Ｃ）に例示するように、検索画面９４は、概ね、ファイル登録画面９０と、フォルダ登録画面９２とを合成し、共通する部分を統合したものである。すなわち、ファイル登録画面９０に表示されているプロパティアイコン９１０と分類リテラル９０２は、相対的な位置関係や大きさを概ね変更せずに、検索画面９４に表示されている。同様に、フォルダ登録画面９２に表示されているプロパティアイコン９１０と分類リテラル９０２は、相対的な位置関係や大きさを概ね変更せずに、検索画面９４に表示されている。タブ９００は、ファイル登録画面９０、フォルダ登録画面９２、及び検索画面９４で共通である。
ファイル登録画面９０、フォルダ登録画面９２、及び検索画面９４におけるプロパティアイコン９１０の表示に関する違いは、検索画面９４において、ファイル表示９４０及びフォルダ表示９４２が挿入されたことによって、プロパティアイコン９１０の配置領域が狭くなっており、その分だけ、プロパティアイコン９１０の幅を縮めた点である。

このように、登録画面表示部２２０及び検索画面表示部２３０は、プロパティアイコン９１０の表示に関して、互いに一致させている。すなわち、登録画面表示部２２０及び検索画面表示部２３０は、プロパティアイコン９１０の行数、各行に配列されるプロパティアイコン９１０の数、及び、プロパティアイコン９１０の順序を一致させている。さらに、登録画面表示部２２０及び検索画面表示部２３０は、分類リテラル９０２に対する、プロパティアイコン９１０の相対的大きさや相対位置を一致させている。また、登録画面表示部２２０及び検索画面表示部２３０は、プロパティアイコン９１０の形状、表示領域に対する相対的な大きさ、アイコン上に表示されるタイトル（文字列）、及び、プロパティアイコン９１０の色彩を一致させている。
これにより、ユーザは、文書の登録時と、文書の検索時とで、互いに似た画面で操作を行うことができ、プロパティアイコンの発見が容易になる。

次に、図１０〜図１２を参照して、定義情報の編集作業を説明する。
定義情報管理部２４０は、ユーザの操作に応じて、図１０に例示する登録定義ツールの画面を表示し、定義情報の編集を行う。登録定義ツールの画面において、「分類追加」のアイコンが選択されると、プロパティアイコンの分類を追加することができ、任意の分類名をキーボード入力できる。「公開」のアイコンがクリックされると、文書データベース３の定義情報に登録されて、文書保存グループ内で共有される。
更新可能な分類において、「追加」のアイコンがクリックされると、図１１の画面に遷移して、プロパティアイコンの追加が可能になる。

図１１及び図１２に例示するように、本例では、プロパティの項目として、「中分類」、「細分類」、「会議」、「プロジェクト」、「取引先」、「年度」、「月度」、「商品分類」、「商品」、「文書名」、「日付」等が設定可能である。ユーザは、画面に従って、これらのプロパティ項目を順次入力し、「保存」のアイコンがクリックされると、文書データベース３に定義情報として登録される。さらに、「公開」のアイコンがクリックされると、文書保存グループ内で共有されることとなる。

以上説明したように、本実施形態の文書管理システム１によれば、検索キーの組合せ（プロパティセット）をモジュール化して、プロパティアイコンとして可視化し、かつ、文書を登録する登録画面と、文書を検索する検索画面とで、ユーザインタフェースを共通化することにより、文書登録及び文書検索を容易にし、かつ、ユーザ習熟度の早期向上が期待できる。
また、登録画面（ファイル登録画面９０又はフォルダ登録画面９２）と同じビューの検索画面９４から、プロパティセットを選択して以前の文書を検索してみてから、登録画面にて目的のプロパティセットを使って保存するという利用法もある。この利用法によれば、文書登録時に、誤って違うプロパティセットを使用することを大幅に減らすことが期待できる。
また、登録時と同じ設定条件で検索することができるため、検索時に迷うことなく目的の文書を表示することができる。
さらには、文書登録用に定義したプロパティセットを、文書検索時にもそのまま使うことにより、検索用のプロパティセットを別途作成する必要がない。

［変形例］
次に、上記実施形態の変形例を説明する。
上記実施形態では、文書管理装置２と、文書データベース３とで機能を分担しているが、これに限定されるものではなく、例えば、文書データベース側に大部分の機能を設けて、ユーザのコンピュータ端末ではウェブブラウザのみで動くように構成してもよいし、ユーザのコンピュータ端末側に大部分の機能を設けて、文書データベース側の機能分担を少なくしてもよい。

１…文書管理システム
２…文書管理装置
３…文書データベース
２２…ファイル管理プログラム
３２…サーバ側プログラム
２２０…登録画面表示部
２２２…ファイル用表示部
２２４…フォルダ用表示部
２２６…関連キー受付部
２２８…登録依頼部
２３０…検索画面表示部
２３２…検索キー受付部
２３４…検索依頼部
２４０…定義情報管理部
２４２…定義情報格納部
２４４…画面定義管理部
２４６…プロパティ管理部

Claims (11)

1. 電子ファイルに付与されるプロパティのセットと、アイコンとを互いに関連付けて管理するプロパティ管理部と、
   電子ファイルを登録するための登録画面に、前記アイコンを配置して表示させる登録画面表示部と、
   前記登録画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、登録される電子ファイルに関連付けるプロパティの入力を受け付ける関連キー受付部と、
   登録された電子ファイルを検索するための検索画面に、前記アイコンを配置して表示させる検索画面表示部と、
   前記検索画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、検索キーとして用いるプロパティの入力を受け付ける検索キー受付部と
   を有するファイル管理装置。
2. 前記登録画面表示部及び前記検索画面表示部は、検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、当該アイコンの形状、前記登録画面又は前記検索画面の表示領域に対する当該アイコンの相対的な大きさ、当該アイコンに表示される文字列、及び、当該アイコンに用いられる色彩の少なくとも一つを、一致させる
   請求項１に記載のファイル管理装置。
3. 前記登録画面表示部及び前記検索画面表示部は、検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、前記登録画面における当該アイコンの相対位置と、前記検索画面における当該アイコンの相対位置を一致させる
   請求項２に記載のファイル管理装置。
4. 前記登録画面表示部、及び、前記検索画面表示部は、検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、アイコンの行数、各行に配列されるアイコンの数、及び、アイコンの順序を一致させる
   請求項３に記載のファイル管理装置。
5. 検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、アイコンの配列を定義する定義ファイルを保存する定義ファイル格納部
   をさらに有し、
   前記登録画面表示部及び前記検索画面表示部は、前記定義ファイル格納部に格納されている同じ定義ファイルを参照して、アイコンを配置する
   請求項１に記載のファイル管理装置。
6. 電子ファイルを登録するための登録画面を表示させる登録画面表示部と、
   前記登録画面に含まれるアイコンを用いて、登録される電子ファイルに関連付ける検索キーの入力を受け付ける関連キー受付部と、
   登録された電子ファイルを検索するための検索画面を表示させる検索画面表示部と、
   前記検索画面に含まれるアイコンを用いて、検索に用いる検索キーの入力を受け付ける検索キー受付部と
   を有し、
   前記登録画面表示部及び前記検索画面表示部は、前記登録画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンと、前記検索画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンとに関して、アイコンの配列を一致させ、
   前記登録画面表示部は、
   電子ファイルを直接指定して登録するためのファイル登録画面を表示させるファイル登録画面表示部と、
   フォルダを指定して、指定されたフォルダに含まれる電子ファイルを登録するためのフォルダ登録画面を表示させるフォルダ登録画面表示部と
   を含み、
   前記検索画面表示部は、前記検索画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンに関して、前記ファイル登録画面に配置されたアイコンの配列と、前記フォルダ登録画面に配置されたアイコンの配列とを一致させる
   ファイル管理装置。
7. 電子ファイルを登録するための登録画面を表示させる登録画面表示部と、
   前記登録画面に含まれるアイコンを用いて、登録される電子ファイルに関連付ける検索キーの入力を受け付ける関連キー受付部と、
   登録された電子ファイルを検索するための検索画面を表示させる検索画面表示部と、
   前記検索画面に含まれるアイコンを用いて、検索に用いる検索キーの入力を受け付ける検索キー受付部と
   を有し、
   前記登録画面表示部及び前記検索画面表示部は、前記登録画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンと、前記検索画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンとに関して、アイコンの配列を一致させ、
   前記登録画面及び前記検索画面において検索キーの入力受付に用いられるアイコンに対して、複数の検索キーからなる検索キーセットが関連付けられており、
   前記関連キー受付部は、前記登録画面において、ユーザによりいずれかのアイコンが選択された場合に、登録する電子ファイルに、選択されたアイコンに関連付けられた検索キーセットを関連付け、
   ユーザの指示に応じて、前記関連キー受付部により関連付けられた検索キーセット及び電子ファイルを、互いに関連付けてデータベースに送信する登録依頼部と、
   前記検索キー受付部により受け付けた検索キーセットに基づいて、前記データベースに電子ファイルの検索を依頼する検索依頼部と
   をさらに有するファイル管理装置。
8. 電子ファイルに付与されるプロパティのセットと、アイコンとを互いに関連付けて管理するプロパティ管理部と、
   電子ファイルを登録するための登録画面に、前記アイコンを配置して表示させる登録画面表示部と、
   前記登録画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、登録される電子ファイルに関連付けるプロパティの入力を受け付ける関連キー受付部と、
   登録された電子ファイルを検索するための検索画面に、前記アイコンを配置して表示させる検索画面表示部と、
   前記検索画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、検索キーとして用いるプロパティの入力を受け付ける検索キー受付部と
   を有するファイル管理システム。
9. 前記電子ファイルは、文書ファイルであり、
   前記関連キー受付部により受け付けた検索キーに関連付けて、文書ファイルを登録する文書データベースと、
   プロパティの一部に関連付けて、文書の保存年数を格納する保存年数格納部と、
   前記保存年数格納部に格納されている保存年数のうち、前記文書データベースにおいて文書ファイルに関連付けられているプロパティに対応する保存年数に基づいて、この文書ファイルを前記文書データベースから削除する削除部と
   をさらに有する請求項８に記載のファイル管理システム。
10. 電子ファイルに付与されるプロパティのセットと、アイコンとを互いに関連付けて管理するプロパティ管理ステップと、
    電子ファイルを登録するための登録画面に、前記アイコンを配置して表示させる登録画面表示ステップと、
    前記登録画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、登録される電子ファイルに関連付けるプロパティの入力を受け付ける関連キー受付ステップと、
    登録された電子ファイルを検索するための検索画面に、前記アイコンを配置して表示させる検索画面表示ステップと、
    前記検索画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、検索キーとして用いるプロパティの入力を受け付ける検索キー受付ステップと
    を有するファイル管理方法。
11. 電子ファイルに付与されるプロパティのセットと、アイコンとを互いに関連付けて管理するプロパティ管理ステップと、
    電子ファイルを登録するための登録画面に、前記アイコンを配置して表示させる登録画面表示ステップと、
    前記登録画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、登録される電子ファイルに関連付けるプロパティの入力を受け付ける関連キー受付ステップと、
    登録された電子ファイルを検索するための検索画面に、前記アイコンを配置して表示させる検索画面表示ステップと、
    前記検索画面に配置された前記アイコンのうち、ユーザにより選択されたアイコンに基づいて、検索キーとして用いるプロパティの入力を受け付ける検索キー受付ステップと
    をコンピュータに実行させるプログラム。

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