JP6720630B2 - 電子メール配送制御装置、電子メール配送制御方法および電子メール配送制御プログラム - Google Patents

Description

本開示は、電子メール配送制御装置、電子メール配送制御方法および電子メール配送制御プログラムに関する。

一般的なメールシステムでは、「メーリングリスト」と呼ばれる機能を持つものがある。メーリングリストとは、ある利用者の集合を１つの宛先（以下、宛先Ｐ）として定義し、宛先Ｐ宛の電子メール（以降、単に「メール」とも表記する）を、集合に含まれる各利用者に同時に配送する機能である。このようなメーリングリストは、次のように運用される場合がある。

すなわち、ある部門、組織の関係者を集合として定義したメーリングリスト（以下、メーリングリストＱと称する）を用意し、他部門や、外部には、連絡や問い合わせのためにこのメーリングリストＱを公開する。随時、連絡や問い合わせのメールがメーリングリストＱに届き、メーリングリストＱに含まれる関係者全員がこのメールを確認する。

例えば、問い合わせ窓口の代表メールアドレスとしてこれを提示し、顧客等からの連絡はこのメールアドレスを使うことで、予め登録されている複数名の担当者にメールが届くようにすることができる。そして、問い合わせのメールについて誰が回答および応対をするか、といった割り振りが行われる。

ここで、上記の割り振りは、一般的に、以下の点を考慮して行われる。すなわち、メールを受け取った時点で最も負荷が低いと思われる担当者に割り振ったり、メールの内容に応じて最も適切と思われる担当者に割り振ったりする。

関連する技術として、特許文献１には、メールの配送順位を送信者のメール配送優先順位と配送時期指定により決定することにより、重要メールの優先配送を可能とするメール配送順位決定方式が開示される。

特許第２９９８１９７号

メーリングリストに送られたメールへの応対を、上記の点を考慮して割り振るためには、別途専用の装置、例えばＣＲＭ（Ｃｕｓｔｏｍｅｒ Ｒｅｌａｔｉｏｎｓｈｉｐ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ）といわれる専用のソフトウェアを利用したり、部門および組織内の誰かの人手で適切に割り振りを行ったりする必要があるので、コストがかかるという課題がある。

上記特許文献１には、配送先への配送ランクを決定して、優先して配送すべきメールを遅延することなく配送することは開示されるが、メールの応対の割り振りについては開示されていない。

本願発明は、上記課題を鑑みてなされたものであり、コストを増加させることなく、適切な配送先にメールを配送することができるメール配送制御装置等を提供することを主要な目的とする。

本発明の電子メール配送制御装置は、複数の配送先の集合に宛てた電子メールを受信すると、前記複数の配送先それぞれにおける電子メールの開封状況に基づいて、前記複数の配送先の少なくともいずれか１を、前記受信した電子メールの配送先に決定する配送先決定手段と、前記配送先決定手段により決定された配送先に前記電子メールを配送する配送手段とを備える。

本発明の電子メール配送制御方法は、複数の配送先の集合に宛てた電子メールを受信すると、前記複数の配送先それぞれにおける電子メールの開封状況に基づいて、前記複数の配送先の少なくともいずれか１を、前記受信した電子メールの配送先に決定し、前記決定された配送先に前記電子メールを配送する。

なお同目的は、上記の各構成を有する電子メール配送制御方法を、コンピュータによって実現するコンピュータ・プログラム、およびそのコンピュータ・プログラムが格納されている、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体によっても達成される。

本願発明によれば、コストを増加させることなく、適切な配送先にメールを配送することができるという効果が得られる。

第１の実施形態に係る電子メール配送制御装置の構成を示すブロック図である。 メールシステムの構成の一例を示す図である。 第２の実施形態に係るメールシステムの構成を示す図である。 第２の実施形態に係るメールシステムの配送先一覧記憶部に格納されている配送先一覧の例を示す図である。 第２の実施形態に係るメールシステムの配送記録記憶部に格納されている配送記録の例を示す図である。 第２の実施形態に係るメールシステムのメール配送装置からメールを受信した際のメール配送制御装置の動作について説明する図である。 第２の実施形態に係るメールシステムのメール配送処理の後のメール配送制御装置の動作について説明する図である。 第２の実施形態に係るメールシステムによるメールの配送状態の遷移について説明する図である。 第３の実施形態に係るメールシステムの配送先一覧記憶部に格納される配送先一覧の例を示す図である。 第３の実施形態に係るメールシステムの配送先の決定処理を示す図である。 第３の実施形態に係るメールシステムの配送後処理を示す図である。 第４の実施形態に係るメールシステムの構成を示すブロック図である。 第４の実施形態に係るメール配送制御装置の配送後処理を説明する図である。 各実施形態に示した装置を実現するハードウエア構成の一例を示す図である。

以下、本発明の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。なお、図面における矢印の方向は、一例を示すものであり、ブロック間の信号の向きを限定するものではない。

第１の実施形態
図１は、本発明の第１の実施形態に係る電子メール配送制御装置１の構成を示す図である。図１に示すように、電子メール配送制御装置１は、配送先決定部２および配送部３を備える。

配送先決定部２は、複数の配送先の集合に宛てた電子メールを受信すると、複数の配送先それぞれにおける電子メールの開封状況に基づいて、複数の配送先の少なくともいずれか１を、受信した電子メールの配送先に決定する。

配送部３は、配送先決定部２により決定された配送先に電子メールを配送する。

本第１の実施形態によれば、少なくとも上記構成を備えることにより、複数の配送先の集合宛ての電子メールを電子メールの開封状況に基づいていずれかの配送先に配送するので、コストを増加させることなく、適切な配送先にメールを配送することができるという効果が得られる。

第２の実施形態
図２は、一般的な電子メールシステムの構成を示す図である。図２に示すように、電子メールシステムは、ＭＴＡ（Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ａｇｅｎｔ）と呼ばれる電子メール配送装置１０１と、ＭＲＡ（Ｍａｉｌ Ｒｅｔｒｉｅｖａｌ Ａｇｅｎｔ）と呼ばれる電子メール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎと、ＭＵＡ（Ｍａｉｌ Ｕｓｅｒ Ａｇｅｎｔ）と呼ばれる電子メール参照・発信装置１０３とを備える。

以降の説明および各図面において、電子メール、電子メールシステムを、それぞれ「メール」、「メールシステム」とも表記する。同様に、以降の説明および各図面において、電子メール配送装置１０１、電子メール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎおよび電子メール参照・発信装置１０３を、それぞれメール配送装置１０１、メール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎおよびメール参照・発信装置１０３とも表記する。

メール配送装置１０１は、外部から届いたメールをその宛先に応じて適切なＭＲＡに配送したり、配送先の利用者からのメールを、外部あるいは内部の適切な宛先に配送したりする機能をもつ。

メール配送装置１０１は、ある利用者の集合を１つの宛先（以下、宛先Ａ）として定義し、宛先Ａ宛のメールを、集合に含まれる各利用者に同時に配送するメーリングリストの機能を持つとする。

メール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎは、利用者毎に用意され、届いたメールを蓄積すると共に、自装置に関連付けられたメール参照・発信装置１０３からの参照や検索要求に応答する機能をもつ。

メール参照・発信装置１０３は、あるメールを初めて参照する際にＭＤＮ（Ｍｅｓｓａｇｅ Ｄｉｓｐｏｓｉｔｉｏｎ Ｎｏｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）と呼ばれる開封通知を知らせるメールを発信する機能を持つ。

図３は、本発明の第２の実施形態に係るメールシステム１００の構成を示す図である。図３に示すように、第２の実施形態に係るメールシステム１００は、図２に示したメールシステムの構成に加えて、電子メール配送制御装置１１０を備える。以降の説明および各図面において、電子メール配送制御装置１１０を、「メール配送制御装置１１０」とも表記する。

本実施形態では、管理者等により、メーリングリストに含まれる利用者一覧に対応する配送先一覧がメール配送制御装置１１０に格納されている状態で、利用者のメール開封状況に応じて、配送を制御する動作を説明する。すなわち、配送先一覧のうち一の宛先にメールを配送し、一定の時間（所定の時間）参照されなかった場合に次の宛先に配送する動作について説明する。

図３において、メール配送装置１０１は、通常のメール配送の機能を有する。メール配送装置１０１は、さらに本実施形態では、外部から届いたメールをメール配送制御装置１１０に送付する機能と、メール配送制御装置１１０から受け取ったメールを外部の他装置に送付する機能を持つ。

メール配送制御装置１１０は、アクセス処理部１１１、ヘッダ参照部１１２、配送先一覧処理部１１３、配送制御部１１４、開封通知処理部１１５、ＭＲＡアクセス処理部１１６、配送先一覧記憶部１１７および配送記録記憶部１１８を備える。アクセス処理部１１１は、配送手段の一例である。配送先一覧処理部１１３、配送制御部１１４は、配送先決定手段の一例である。ＭＲＡアクセス処理部１１６は、削除手段の一例である。

メール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎは、利用者毎に、届いたメールを格納し、メール配送制御装置１１０およびメール参照・発信装置１０３からの要求に応じて、メールの格納、参照、更新および削除等を行う。具体的には、メール配送制御装置１１０からのメールをＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）で受信して適切な利用者に対応する記憶装置に格納する機能と、メール配送制御装置１１０とメール参照・発信装置１０３からの要求に応じてＩＭＡＰ４（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｍｅｓｓａｇｅ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ ４）によるメールの参照、更新および削除等を行う機能を持つ。

メール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎは、互いに同様の機能を有し、それらのうちいずれか１を、以降、「メール格納装置１０２」と表記する場合がある。

メール参照・発信装置１０３は、利用者が使う装置であって、メール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎに対してＩＭＡＰ４によるメール一覧や特定メールの取得を行う機能と、メール配送制御装置１１０に対して、ＳＭＴＰを使ったＭＤＮの通知やメールの新規作成等を行う機能を持つ。

メール配送制御装置１１０の各構成要素について説明する。

アクセス処理部１１１は、メール配送装置１０１またはメール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎとのメールの送受信処理を行う。ヘッダ参照部１１２は、メール配送装置１０１から受信したメール内部を走査し、メッセージＩＤ（Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）を含むヘッダを抽出する。

配送先一覧処理部１１３は、配送先一覧記憶部１１７に格納される配送先一覧の検索、参照および更新等を行う。配送制御部１１４は、配送記録記憶部１１８に格納されている配送記録の検索、参照および更新等を行う。

開封通知処理部１１５は、メール参照・発信装置１０３からの開封通知（ＭＤＮ）をアクセス処理部１１１を介して受け取ると、開封通知を解析すると共に、配送制御部１１４への通知とメール配送装置１０１への転送を行う。

ＭＲＡアクセス処理部１１６は、配送先一覧記憶部１１７からアクセスに必要な情報を参照して、メール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎにアクセスしてＳＭＴＰを使ってメールを配送したり、ＩＭＰＡ４を使ってメールを削除したりする機能を持つ。

配送先一覧記憶部１１７は、配送先一覧を格納する。配送先は、管理者等によって定義され、メーリングリストに含まれる配送先一覧と、配送されたメールが格納されているメール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎへのアクセス情報とを含む。管理者等は、メーリングリストを設定するのと併せて、配送先一覧記憶部１１７に配送先一覧を格納してもよい。

図４は、配送先一覧記憶部１１７に格納されている配送先一覧の例を示す図である。図４に示すように、配送先一覧は、番号、メールアドレス、格納装置および格納装置アクセス情報を含む。番号は、メーリングリストに含まれる配送先の識別番号である。メールアドレスは、メーリングリストに含まれる配送先のメールアドレスである。格納装置は、対応するメールアドレス宛てのメールの格納装置の識別情報である。格納装置アクセス情報は、対応する格納装置にアクセスするための情報であり、例えば、ＩＤとパスワードを含んでもよい。

管理者等は、例えば、メーリングリストに利用者Ｘを追加した場合、この配送先一覧に、利用者Ｘのメールアドレス、利用者Ｘ宛てのメールの格納装置および格納装置へのアクセス情報を追加する。配送先一覧は、配送先一覧処理部１１３により、以下の場合に参照される。すなわち、あるメーリングリスト宛のメールが届いた場合の配送先を選択する場合や、配送したメールが一定の時間内参照されなかった場合に、配送したメールをメール格納装置１０２−１乃至１０２−ｎから削除する場合である。

配送記録記憶部１１８は、メール配送制御装置１１０が配送したメールに関する記録を格納する。図５は、配送記録記憶部１１８に格納されている配送記録の例を示す図である。図５に示すように、配送記録は、番号、メッセージＩＤ、配送対象番号および期限を含む。

番号は、配送記録の識別番号である。メッセージＩＤは、配送したメールのヘッダから抽出された識別子である。配送対象番号は、メッセージＩＤにより示されるメールの配送対象（配送先）を示し、図４に示した配送先一覧の「番号」に対応する。すなわち、図５において、番号「１」の配送記録は、図４の配送先一覧のうち番号「１」に示す配送先を対象とし、番号「２」、「３」の配送記録は、図４の配送先一覧のうち番号「３」に示す配送先を対象とする。図５に示す期限は、開封通知を受け取るまでの期限である。配送記録は、配送先一覧処理部１１３によって参照および更新される。

図６は、メール配送装置１０１からメールを受信した際のメール配送制御装置１１０の動作について説明する図である。図６を参照して、メール配送制御装置１１０の動作について説明する。

メーリングリスト（ここでは、例として、「メーリングリストＢ」とする）宛てのメールがメール配送装置１０１に到着すると、メール配送装置１０１は、そのメールをメール配送制御装置１１０に通知する。ここで、メールがメール配送制御装置１１０に届いた日時は２０１６年３月８日午前０時とする。

メール配送制御装置１１０は、アクセス処理部１１１においてメールを取得する（Ｓ２０１）。続いて、ヘッダ参照部１１２において、メール内部を走査し、ヘッダからメッセージＩＤを抽出する（Ｓ２０２）。ここで抽出したメッセージＩＤを、「Ｉｄ０」とする。

続いて配送先一覧処理部１１３は、メーリングリストＢに含まれる配送先一覧を読み出して、配送制御部１１４に通知する（Ｓ２０３）。

続いて、配送制御部１１４は、以下の手順で配送先の決定処理を行う。すなわち、配送制御部１１４は、配送記録記憶部１１８に格納される配送記録を参照し（Ｓ２０４）、配送先一覧処理部１１３から通知された配送先一覧に含まれる１の宛先について、配送中状態となっているメール数をカウントする（Ｓ２０５）。配送制御部１１４は、配送記録記憶部１１８に格納される配送記録に含まれる期限が、現在日時よりも後であるメールを、配送中状態と判断すればよい。ここでのカウントの結果を、「Ｎ０」件とする。

同様に、配送制御部１１４は、メーリングリストＢの配送先一覧に含まれる他のすべての配送先について、配送中状態のメール数をカウントする。カウントの結果を、「Ｎ１，Ｎ２，・・・，Ｎｎ」とする。

続いて、配送制御部１１４は、カウントの結果である「Ｎ０，Ｎ１，・・・，Ｎｎ」のうち、最も小さい値を有する配送記録を選択する（Ｓ２０６）。ここで選択された配送記録の配送対象（例えば配送対象番号に対応するメールアドレス）をＤｓｔ０とする。

例えば、図４に示す配送先一覧と、図５に示す配送記録を用いた場合、番号「１」の配送対象を宛先とする配送中状態のメールは１件、番号「２」の配送対象を宛先とする配送中状態のメールは０件、番号「３」の配送対象を宛先とする配送中状態のメールは２件である。したがって、この場合、カウントの結果が最も小さい値を有する配送記録の配送対象として、図４の番号「２」の配送対象が選択される。なお、配送制御部１１４は、最も小さい値を有する配送記録を選択することに限定されず、小さい値から複数件の配送記録を選択してもよい。

続いて、ＭＲＡアクセス処理部１１６は、メール配送装置１０１から受信したメールを、宛先をＤｓｔ０として配送する（Ｓ２０７）。

配送制御部１１４は、処理Ｓ２０７における配送と共に、配送した内容を配送記録に記録する（Ｓ２０８）。すなわち、処理Ｓ２０７において配送したメールの配送状況について、主キーに相当する新たな一意の番号を割り当てて「番号」に設定する。配送制御部１１４は、メッセージＩＤに「Ｉｄ０」を設定し、配送先対象番号に、Ｄｓｔ０に対応する図４の配送先一覧の「番号」を設定する。この配送先対象番号は、外部キーとなる。

配送制御部１１４は、期限に、メール到着時刻から一定の時間を加えた時刻を設定する。例えば、メール到着時刻に１時間加えた２０１６年３月８日午前１時を設定する。ここで加える「一定の時間」は、管理者等が一意に定めればよい。

図７は、図６に示したメール配送処理の後のメール配送制御装置１１０の処理（以降、「配送後処理」とも称する）を示すフローチャートである。図７を参照して、メール配送処理後のメール配送制御装置１１０の動作について説明する。ここでは、上記のように、メール到着時刻に加えた一定の時間以内、すなわち、２０１６年３月８日午前１時までに、メールが参照されたか否かに基づいて、以下の動作が行われる。

配送先においてメールが参照されると、ＭＤＮ（開封通知）が通知される。アクセス処理部１１１は、ＭＤＮを受信すると、開封通知処理部１１５に通知する。開封通知処理部１１５は、上記一定の時間内（ここでは１時間以内）にＭＤＮを受信するか否かを監視しており、１時間以内に受信した場合（Ｓ３０１においてＹｅｓ）、ＭＤＮを解析する（Ｓ３０２）。すなわち、どのメールに対するＭＤＮであるかを解析する。ここでは、開封通知処理部１１５は、メッセージＩＤが「Ｉｄ０」であるメールに対するＭＤＮであることを検出する。

開封通知処理部１１５は、メッセージＩＤが「Ｉｄ０」であるメールに対するＭＤＮを受信した旨を、配送制御部１１４に通知する。配送制御部１１４は、上記通知を受けると、メッセージＩＤが「Ｉｄ０」である配送記録を、配送記録記憶部１１８から削除する（Ｓ３０３）。上記ＭＤＮに対応する配送記録が複数ある場合、配送制御部１１４は、それら複数の配送記録を削除する。

続いて、配送制御部１１４は、アクセス処理部１１１経由で、ＭＤＮをメール配送装置１０１に送信することで、本来のＭＤＮの送信先であるメールの送信元に、ＭＤＮを送信する（Ｓ３０４）。

一方、開封通知処理部１１５は、一定の時間内にＭＤＮを受信しなかった場合（Ｓ３０５においてＹｅｓ）、その旨を配送制御部１１４に通知する。配送制御部１１４は、配送記録記憶部１１８の配送記録の期限を参照し、現在時刻が期限を超過している配送記録のメッセージＩＤ（ここでは、「Ｉｄ０’」とする）と配送対象番号（ここでは、「Ｄｓｔ０’」）を抽出する（Ｓ３０６）。現在時刻が期限を超過している配送記録が複数ある場合は、それらをすべて抽出する。

そして、配送制御部１１４は、抽出した配送対象番号Ｄｓｔ０’宛てのメールが格納されているメール格納装置１０２のアクセス情報（ここでは、「Ａｃｃ０’」とする）を、配送先一覧処理部１１３を介して配送先一覧記憶部１１７から取得する（Ｓ３０７）。

そして、ＭＲＡアクセス処理部１１６は、Ａｃｃ０’を用いてアクセスできるメール格納装置１０２にアクセスし、そのメール格納装置１０２からメッセージＩＤが「Ｉｄ０’」であるメールを削除する（Ｓ３０８）。これにより、一定の時間内に開封されなかったメールを削除することで、その配送対象には当該メールを配信しないようにする。配送制御部１１４は、続いて、削除したメールを次の配送対象（利用者）に送る処理を行う。

すなわち、配送制御部１１４は、図６の処理Ｓ２０４に処理を戻す。配送制御部１１４は、上述したように、処理Ｓ２０４において配送記録記憶部１１８に格納される配送記録を参照する。そして、配送制御部１１４は、処理Ｓ２０５において、配送先一覧に含まれる１の宛先について、配送中状態となっているメール数をカウントする。このとき、配送制御部１１４は、上記処理Ｓ３０８においてメールを削除した配送対象以外を対象とするメール数をカウントする。

そして、配送制御部１１４は、処理Ｓ２０６において上記カウントした中で値が最小の配送記録を選択する。ＭＲＡアクセス処理部１１６は、処理Ｓ２０７において選択された配送記録の配送対象に、メール配送装置１０１から受信したメールを配送する。

そして、配送制御部１１４は、処理Ｓ２０８において、配送した内容を配送記録に記録する。

以降、メール配送制御装置１１０は、図７のＳ３０１以降の処理を、上述した通り行う。

なお、配送記録記憶部１１８に格納される配送記録は、期限が超過した後、任意のタイミングで削除されればよい。例えば、配送制御部１１４は、処理Ｓ２０５において、配送記録記憶部１１８に格納される配送記録に基づいて配送中状態のメール数をカウントする際に、期限が超過した配送記録を検出して削除してもよい。

図８は、上述のようにメールを配送した場合のメールの配送状態の遷移について説明する図である。図８に示すように、メール配送制御装置１１０において、メール未受信の状態（Ｓ４０１）から、メーリングリスト（例えばメーリングリストＣとする）宛てのメールが受信されると、メーリングリストＣの配送先一覧に含まれる配送先（例えば宛先１）への配送中状態に遷移する（Ｓ４０２）。ここで、宛先１は、メーリングリストＣの配送先一覧に含まれるうち、配送中状態のメール数が最も少ない配送対象である。

上記メールが一定の時間内に開封されない場合（Ｓ４０３においてＮｏ）、メーリングリストＣの配送先一覧に含まれるうち、次に配送中状態のメール数が少ない配送先（例えば宛先２）への配送中状態に遷移する（Ｓ４０４）。同様に、上記メールが一定の時間内に開封されない場合（Ｓ４０５においてＮｏ）、メーリングリストＣの配送先一覧に含まれるうち、次に配送中状態のメール数が少ない配送先（例えば宛先ｎ（ｎは整数））への配送中状態に遷移する（Ｓ４０６）。ここで、宛先ｎは、メーリングリストＣの配送先一覧の最後の配送先であるとすると、その宛先ｎにおいて開封されるまで、配送中状態を維持してもよい。この場合、配送制御部１１４は、最後の配送先に配送したメールの配送記録において、期限は設定しなくてもよい。

処理Ｓ４０３、処理Ｓ４０５において一定の時間内に開封されると（Ｓ４０３、Ｓ４０５においてＹｅｓ）、あるいは、宛先ｎにおいて開封されると（Ｓ４０７）、メールの配送済状態に移行する（Ｓ４０８）。

以上のように、本第２の実施形態によれば、メール配送制御装置１１０は、メーリングリスト宛てのメールを受信すると、そのメーリングリストの配送先ごとの配送中状態のメール数をカウントし、カウント数が少ない利用者宛てにメールを配送する。そして、そのメールの開封通知を受信したか否かに応じて、配送を取り消して、他の利用者に配送する。

上記構成を採用することにより、負荷状況に応じて当該メールへの応対を割り当てることができるので、業務の効率性を向上させることができるという効果が得られる。

また、メーリングリストの配送先一覧に含まれる利用者全員に同じメールが配送されることはなく、応対しない人にはメールが配送されないので、そのメールの確認や選別といった手間を省くことができ、業務の効率性を向上させることができるという効果が得られる。

また、ＣＲＭといわれる専用のソフトウェアを利用する場合は、顧客情報や問い合わせ内容をデータベースに格納して利用する必要があり、データベースの用意や運用などソフトウェア本体以外の装置への対応や、問い合わせを入力する作業等が必要であった。本第２の実施形態によれば、既存のメールシステム１００にメール配送制御装置１１０を配置すればよく、ＣＲＭを利用した際に必要となる作業、導入、運用のためのコストを抑えながら、業務の効率性を向上させることができる。

第３の実施形態
本第３の実施形態では、上記第２の実施形態の機能に加えて、配送先ごとの重み付けを行うことで、利用者、例えば担当者ごとの配送比率を変更することについて説明する。

本第３の実施形態に係るメールシステム１００ａは、上記第２の実施形態に係るメールシステム１００の構成と同様の構成を有するとする。図９は、第３の実施形態に係るメールシステム１００ａの配送先一覧記憶部１１７に格納される配送先一覧の例を示す図である。

図９に示すように、第３の実施形態における配送先一覧は、第２の実施形態において説明した配送先一覧に加えて、重みの値を含む。重みの値には、例えば０以上１以下の実数が用いられてもよく、管理者等が、メールアドレスで示される担当者の能力に応じて予め決定してもよい。例えば、処理能力が高い担当者の重みの値を「０．１」、そうでない担当者の重みの値を「１．０」と設定しておく。これにより、処理能力の高い担当者に比較的多くのメールが配送されるように制御できる。

本第３の実施形態の動作は、上記第２の実施形態において説明した図６のＳ２０５乃至Ｓ２０８に示す配送先の決定処理および図７に示す配送後処理において一部異なり、この異なる処理について本第２の実施形態では主に、図１０、図１１を参照して説明する。図１０は、第３の実施形態に係るメールシステム１００ａの配送先の決定処理を示す図である。図１１は、第３の実施形態に係るメールシステム１００ａの配送後処理を示す図である。

まず、図６のＳ２０５乃至Ｓ２０８に示す配送先の決定処理に対応する処理を、図１０を参照して説明する。図１０において、図６と同じ処理には同一符号を付し、その詳細な説明は省略する。

Ｓ２０５では、配送制御部１１４は、配送記録記憶部１１８に格納される配送記録を参照し、配送先一覧処理部１１３から通知された配送先一覧に含まれる１の宛先について、配送中状態となっているメール数をカウントする。続いて、配送制御部１１４は、カウントした数と、図９の配送先一覧に含まれる重みの値との積を算出する（Ｓ４０１）。

同様に、配送制御部１１４は、メーリングリストＢに含まれる他のすべての配送先について、配送中状態のメール数をカウントすると共に、カウントした数と、図９の配送先一覧に含まれる重みの値との積を算出する。

続いて、配送制御部１１４は、上記カウントした数と重みの値との積の値が最も小さい値を有する配送記録を選択する（Ｓ４０２）。以降、Ｓ２０７およびＳ２０８は、第２の実施形態と同様の処理を行う。

次に、図７に示す配送後処理に対応する処理を、図１１を参照して説明する。図１１において、図７と同じ処理には同一符号を付し、その詳細な説明は省略する。

図１１のＳ３０３において、配送制御部１１４は、メッセージＩＤが「Ｉｄ０」である配送記録を、配送記録記憶部１１８から削除した後、配送先一覧処理部１１３は、配送先一覧に含まれる重みの値を更新する（Ｓ５０１）。例えば、配送先一覧処理部１１３は、重みの値を、「元の値÷２」で算出される値に更新する。ここでは、メールを開封した担当者に次回以降もメールが配送されるように重みの値を更新する。

その後、アクセス処理部１１１を介して、ＭＤＮをメール配送装置１０１に送信する。

一方、Ｓ３０８において、ＭＲＡアクセス処理部１１６により、Ａｃｃ０’により示されるメール格納装置１０２から、メッセージＩＤが「Ｉｄ０’」であるメールを削除したのち、配送先一覧処理部１１３は、配送先一覧に含まれる重みの値を更新する（Ｓ５０２）。例えば、配送先一覧処理部１１３は、重みの値を、「（元の値＋１）÷２」で算出される値に更新する。ここでは、メールを開封しなかった担当者に次回以降はメールが配送されないように重みの値を更新する。

なお、重みの値の更新値は、上記式により算出される値に限定されず、０以上、１以下となる限り、任意の式を適用してもよい。

以上のように、本第３の実施形態によれば、本第３の実施形態に係るメールシステム１００ａは、配送先となる利用者ごとに処理能力に応じた重みの値を保持し、重みの値と配送中状態の配送記録とに基づいて、メールの配送先を選択するので、管理者等は、利用者に配送するメールの配分を制御することができるので、業務の効率性をより向上させることができるという効果が得られる。

第４の実施形態
図１２は、本第４の実施形態に係るメールシステム２００の構成を示すブロック図である。図１２に示すように、第４の実施形態に係るメールシステム２００は、第２の実施形態に係るメールシステム１００のメール配送制御装置１１０に代えて、メール配送制御装置１２０を備える。

メール配送制御装置１２０は、第２の実施形態に係るメール配送制御装置１１０に加えて、通知メール処理部１１９を備える。通知メール処理部１１９は、通知手段の一例である。

本第４の実施形態では、一定期間（例えば一週間）以上配送完了されていないメール、すなわち、配送記録記憶部１１８に配送記録が残っているメールがメール配送制御装置１２０において検出された場合、そのメールの差出人に読まれていないことを知らせる処理について説明する。

図１３は、メール配送制御装置１２０の配送後処理を説明する図である。図１３では、図７の処理にＳ６０１とＳ６０２が追加されていることを示す。図１３において、図７と同じ処理には同一符号を付し、その詳細な説明は省略する。

処理Ｓ３０８において、メール配送制御装置１２０のＭＲＡアクセス処理部１１６が、Ａｃｃ０’により示されるメール格納装置１０２から、メッセージＩＤが「Ｉｄ０’」であるメールを削除した後、配送制御部１１４は、未配送メールの有無を確認する。

すなわち、配送制御部１１４は、配送記録記憶部１１８に、一定期間（例えば一週間）以上保存されている配送記録の有無を確認する（Ｓ６０１）。ここで、配送記録には、配送した時刻が記録されているとする。上記配送記録が有る場合（Ｓ６０１においてＹｅｓ）、配送制御部１１４は、その配送記録に示されるメッセージＩＤからメールを特定する。配送制御部１１４は、特定したメールから送信元（差出人）を抽出し、その差出人に対して、該当するメールが未読であることを通知する通知メールを送信することを、通知メール処理部１１９に指示する。

通知メール処理部１１９は、上記通知に応じて、上記差出人に対して、該当するメールが未読であることを含むメールを作成する。通知メール処理部１１９は、メール配送装置１０１を介して、作成したメールを差出人に送信する（Ｓ６０２）。

以上のように、本第４の実施形態によれば、メールシステム２００は、配送記録記憶部１１８に、一定期間以上保存されている配送記録が有る場合、配送制御部１１４は、その配送記録に対応するメールの差出人に、未読である旨を通知する。この構成を採用することにより、本第４の実施形態によれば、メールの差出人側で、メールに対する応対状況を把握することができるという効果が得られる。

なお、上記実施形態において、配送記録記憶部１１８に記録するのは、メーリングリスト宛のメールに関する配送記録に限定されない。配送制御部１１４は、メーリングリスト宛でなく直接配送先に配送されたメールに関する配送記録も配送記録記憶部１１８に記録すると共に、開封通知を受けたメールに関する配送記録を削除してもよい。

図１に示した電子メール配送制御装置１、図３、図１０に示したメール配送制御装置１１０、１２０の各部は、図１４に例示するハードウエア資源において実現される。すなわち、図１４に示す構成は、プロセッサ１１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１３、外部接続インタフェース１４、記録装置１５および各構成要素を接続するバス１６を備える。

上述した各実施形態では、図１４に示すプロセッサ１１が実行する一例として、電子メール配送制御装置１、メール配送制御装置１１０、１２０に対して、上述した機能を実現可能なコンピュータ・プログラムを供給した後、そのコンピュータ・プログラムを、プロセッサ１１がＲＡＭ１２に読み出して実行することによって実現する場合について説明した。しかしながら、上記各図に示した各ブロックに示す機能は、一部または全部を、ハードウエアとして実現してもよい。

係る供給されたコンピュータ・プログラムは、読み書き可能なメモリ（一時記憶媒体）またはハードディスク装置等のコンピュータ読み取り可能な記憶デバイスに格納すればよい。そして、このような場合において、本発明は、係るコンピュータ・プログラムを表すコード或いは係るコンピュータ・プログラムを格納した記憶媒体によって構成されると捉えることができる。

以上、上述した実施形態を参照して本発明を説明した。しかしながら、本発明は、上述した実施形態には限定されない。即ち、本発明は、本発明のスコープ内において、種々の上記開示要素の多様な組み合わせ乃至選択など、当業者が理解し得る様々な態様を適用することができる。

本発明は、例えば、メーリングリストを利用したコミュニティにおける管理者やモデレータに対する負荷分散や、メールを利用した問い合わせ窓口業務の割り振りを実現する装置等に適用できる。

１１ プロセッサ
１２ ＲＡＭ
１３ ＲＯＭ
１４ 外部接続インタフェース
１５ 記録装置
１６ バス
１００、２００ メールシステム
１０１ メール配送装置
１０２−１乃至１０２−ｎ メール格納装置
１０３ 発信装置
１１０、１２０ メール配送制御装置
１１１ アクセス処理部
１１２ ヘッダ参照部
１１３ 配送先一覧処理部
１１４ 配送制御部
１１５ 開封通知処理部
１１６ ＭＲＡアクセス処理部
１１７ 配送先一覧記憶部
１１８ 配送記録記憶部
１１９ 通知メール処理部

Claims (6)

1. 複数の配送先の集合に宛てた電子メールを受信すると、複数の前記配送先それぞれにおける前記電子メールの開封状況に基づいて、複数の前記配送先の少なくともいずれか１を、受信した前記電子メールの配送先に決定する配送先決定手段と、
   前記配送先決定手段により決定された前記配送先に受信した前記電子メールを配送する配送手段と
   を備え、
   前記配送先決定手段は、
   受信した前記電子メールを前記配送手段により配送した前記配送先ごとに配送記録を記録し、前記配送先ごとに記録した前記配送記録の数に、前記配送先ごとに関連付けられた重みの値を用いて重み付けすることによって算出された値が、他より小さい前記配送先を、受信した前記電子メールの配送先に決定し、
   受信した前記電子メールの受信から所定の時間内に、前記配送手段により受信した前記電子メールを配送した前記配送先から開封通知を受けなかった場合、当該配送先を除いた複数の前記配送先のうち、前記算出された値が小さい前記配送先を、受信した前記電子メールの配送先に決定し、
   前記電子メールの受信から所定の時間内に、前記配送手段により前記電子メールを配送した前記配送先から前記開封通知を受けたか否かに応じて、当該配送先ごとに関連付けられた重みの値を更新する、
   電子メール配送制御装置。
2. 前記電子メールの受信から所定の時間内に、前記配送手段により前記電子メールを配送した前記配送先から前記開封通知を受けなかった場合、当該電子メールを、前記配送先に関連付けられた格納装置から削除する削除手段
   をさらに備えた請求項１記載の電子メール配送制御装置。
3. 前記配送先決定手段は、受信した前記電子メールの受信から所定の時間内に、前記配送手段により前記電子メールを配送した前記配送先から前記開封通知を受けると、前記配送記録を削除する
   請求項１または２に記載の電子メール配送制御装置。
4. 前記配送先決定手段により記録された前記配送記録のうち、一定期間以上記録されている前記配送記録に対応する前記電子メールの差出人に対して、当該電子メールが未読であることを示す前記電子メールを送信する通知手段
   をさらに備えた請求項１乃至請求項３のいずれか１項記載の電子メール配送制御装置。
5. 複数の配送先の集合に宛てた電子メールを受信すると、複数の前記配送先それぞれにおける前記電子メールの開封状況に基づいて、複数の前記配送先の少なくともいずれか１を、受信した前記電子メールの配送先に決定し、
   決定された前記配送先に前記電子メールを配送し、
   前記決定する処理において、
   前記電子メールを配送した前記配送先ごとに配送記録を記録し、前記配送先ごとに記録した前記配送記録の数に、前記配送先ごとに関連付けられた重みの値を用いて重み付けすることによって算出された値が、他より小さい前記配送先を、受信した前記電子メールの配送先に決定し、
   受信した前記電子メールの受信から所定の時間内に、前記電子メールを配送した前記配送先から開封通知を受けなかった場合、当該配送先を除いた複数の前記配送先のうち、前記算出された値が小さい前記配送先を、受信した前記電子メールの配送先に決定し、
   前記電子メールの受信から所定の時間内に、前記電子メールを配送した前記配送先から前記開封通知を受けたか否かに応じて、当該配送先ごとに関連付けられた重みの値を更新する、
   電子メール配送制御方法。
6. 複数の配送先の集合に宛てた電子メールを受信すると、複数の前記配送先それぞれにおける前記電子メールの開封状況に基づいて、複数の前記配送先の少なくともいずれか１を、受信した前記電子メールの配送先に決定する処理と、
   決定された前記配送先に前記電子メールを配送する処理とを、コンピュータに実行させ、
   前記決定する処理において、
   前記電子メールを配送した前記配送先ごとに配送記録を記録し、前記配送先ごとに記録した前記配送記録の数に、前記配送先ごとに関連付けられた重みの値を用いて重み付けすることによって算出された値が、他より小さい前記配送先を、受信した前記電子メールの配送先に決定し、
   受信した前記電子メールの受信から所定の時間内に、前記電子メールを配送した前記配送先から開封通知を受けなかった場合、当該配送先を除いた複数の前記配送先のうち、前記算出された値が小さい前記配送先を、受信した前記電子メールの配送先に決定し、
   前記電子メールの受信から所定の時間内に、前記電子メールを配送した前記配送先から前記開封通知を受けたか否かに応じて、当該配送先ごとに関連付けられた重みの値を更新する、
   処理を、コンピュータに実行させる電子メール配送制御プログラム。

Images