JP6522813B1 - 共用備品の管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】同一の共用備品を、先の利用者と後の利用者が時間を継続して予約する場合には、一旦返却することなく貸出を継続可能とする共用備品の管理システムを提供する。【解決手段】利用者情報が記憶された記憶部と、利用者の入力情報に応じてそれぞれの共用備品ごとに利用者と貸出時間帯を特定した予約情報を生成する予約制御部とを有する管理コンピュータを備え、予約制御部は、入力情報と、生成済みの予約情報との比較から、共用備品が、貸出時刻から返却時刻までの時間帯に相当する第１時間帯に貸出可能であるか否かを判断し、同一の共用備品に割り当てられた第１時間帯と貸出時間帯との間隔が、許容時間幅以内である場合には、貸出備品名に対応する共用備品を先の利用者が返却場所に戻すことなく、後の利用者による継続貸出を可能とする。【選択図】図２

Description

本発明は、利用者の予約により、共用備品の貸出／返却の管理を行う共用備品の管理システムに関するものである。

利用者の予約により、共用備品の貸出／返却の管理を行う共用備品の管理システムに関して、例えば、次のような従来技術がある（例えば、特許文献１参照）。この特許文献１においては、予約を行った利用者のみに、施錠された管理ボックスから共用備品の貸出／返却を行うことを可能としている。さらに、特許文献１は、貸出／返却状況を外部から見えるようにして、共用備品の管理を強化している。

特開２００６−１８２５４０号公報

しかしながら、従来技術には、以下のような課題がある。
従来の管理システムにおいて、管理ボックスから貸出された共用備品は、管理ボックスに返却されない限り、次の利用者への貸出が行えないようになっている。従って、先の利用者にすでに貸出中の共用備品を、後の利用者が継続して使用する場合には、先の利用者が管理ボックスに共用備品を一旦返却し、続いて、後の利用者が管理ボックスから貸出を受ける必要があった。

例えば、管理ボックスから離れた会議室で、先の利用者と後の利用者が、特定のノートパソコンを継続して使用したい場合を考える。この場合、従来技術では、後の利用者が使用する場合にも、先の利用者が特定のノートパソコンを、一旦、管理ボックスに返却しなければならない。従って、従来技術は、たとえ、継続使用する場合にも、返却のための時間のロスが発生してしまい、非効率であった。

本発明は、上記のような課題を解決するためになされたものであり、同一の共用備品を、先の利用者と後の利用者が継続して使用したい場合には、同一の共用備品を一旦、返却場所に戻すことなく、継続して貸し出すことを可能とする共用備品の管理システムを提供するものである。

本発明の共用備品の管理システムは、共用備品を予約することが許可された利用者を識別するための利用者情報が記憶された記憶部と、利用者の操作入力により設定された貸出備品名、貸出時刻および返却時刻を含む入力情報に応じて、それぞれの共用備品ごとに利用者と貸出時間帯を特定した予約情報を生成する予約制御部とを有する管理コンピュータを備えた共用備品の管理システムであって、予約制御部は、入力情報と、生成済みの予約情報との比較から、貸出備品名に対応する共用備品が、貸出時刻から返却時刻までの時間帯に相当する第１時間帯に貸出可能であるか否かを判断し、第１時間帯が、貸出備品名に対応する共用備品に対してすでに割り当てられた貸出時間帯と重複しない場合には、貸出備品名に対応する共用備品が貸出可能であると判断し、同一の共用備品に割り当てられた第１時間帯と貸出時間帯との間隔が、あらかじめ設定した許容時間幅以内である場合には、貸出備品名に対応する共用備品を、先の利用者が返却場所に戻すことなく、後の利用者が継続して貸出を希望することを操作入力によって設定することにより、後の利用者による共用備品の継続貸出を可能とし、先の利用者に対して共用備品の返却時刻が過ぎたことを知らせる警報を出力しないように制御するものである。

上記のような構成を備えることで、同一の共用備品を、先の利用者と後の利用者が継続して予約する場合には、同一の共用備品を一旦、返却場所に戻すことなく、継続して貸し出すことを可能とする共用備品の管理システムを提供することができる。

本発明の実施の形態１における共用備品の管理システムの外形図である。 本発明の実施の形態１における共用備品の管理システムのシステム構成図である。 本発明の実施の形態１における管理ボックスの内部状態を示した正面図である。 本発明の実施の形態１において、管理コンピュータで管理される予約システムを起動した時の予約状況確認画面を示した図である。 本発明の実施の形態１において、予約システムを利用して、新規に共用備品の予約を行う場合の入力画面の一例を示した図である。 本発明の実施の形態１における共用備品の管理システムで実行される、継続貸出を可能とする具体的な処理方法を示すフローチャートである。

実施の形態１．
以下、図面に基づいて、本発明の実施の形態について詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の形態１における共用備品の管理システムの外形図である。図２は、本発明の実施の形態１における共用備品の管理システムのシステム構成図である。管理ボックス１は、内部に共用備品が保管されるボックスである。管理ボックス１の前面に設けられた開閉扉１ａは、内部に設けられた電気錠１ｂにより、共用備品の貸出／返却時以外は、施錠されている。

また、一例として、管理ボックス１の上側には、利用者に所持されたＩＤカード２から利用者属性を読み取るためのカードリーダー３と、管理ボックス１の利用状態を表示するための表示灯４とが設けられている。

管理コンピュータ２０は、管理ボックス１に保管される共用備品情報、利用者情報等の管理を行う。さらに、管理コンピュータ２０は、予約システム２０ａを利用して、利用者から入力された共用備品に関する予約情報の管理を制御部２０ｂにより行い、通信部２０ｃを介して、管理ボックス１内に備えられたコントローラ５に、予約情報を送信する。制御部２０ｂは、管理に必要な情報を、管理処理に伴って更新し、記憶部２０ｄに記憶させる。なお、コントローラ５の詳細については、後述する。また、予約システム２０ａおよび制御部２０ｂを合わせた構成が、予約制御部に相当する。

図３は、本発明の実施の形態１における管理ボックス１の内部状態を示した正面図である。なお、図３においては、開閉扉１ａの図示を省略している。管理ボックス１内には、共用備品としてのノートパソコン１０、携帯端末１１が棚１ｃの上に格納されている。さらに、管理ボックス１内には、別の共用備品として、記憶装置であるＵＳＢメモリ１２およびＳＤカード１３が格納されている。これらの共用備品には、それぞれ、固有のＲＦＩＤタグ６が貼り付けられている。ＲＦＩＤタグ６に格納されたタグ情報を読み取るために、アンテナ７が、管理ボックス１内の各段の上部にそれぞれ設けられている。

また、管理ボックス１の中には、外部の管理コンピュータ２０から予約情報を受信するコントローラ５が備えられている。コントローラ５は、カードリーダー３から入力された利用者属性が、受信済みの予約情報と合致した場合には、電気錠１ｂに対して解錠指令を出す。

ここで、コントローラ５は、図２に示されたように、制御部５ｂ、通信部５ｃ、および記憶部５ｄを有しているが、以下では、単にコントローラ５として説明する。

以上のように構成された、本実施の形態１における共用備品の管理システムの動作について、図４から図６を参照して詳細に説明する。図４は、本発明の実施の形態１において、管理コンピュータ２０で管理される予約システム２０ａを起動した時の予約状況確認画面を示した図である。

この予約システム２０ａは、管理コンピュータ２０から起動することができる。また、予約システム２０ａは、図２に示したように、管理コンピュータ２０にＬＡＮ接続され、利用者情報が登録された利用者パソコン３０から起動することができる。

ここで、利用者パソコン３０は、図２に示されたように、制御部３０ｂおよび通信部３０ｃを有しているが、以下では、単に利用者パソコン３０として説明する。

さらに、共用備品であるノートパソコン１０に、利用者パソコン３０と同様の機能を持たせることで、予約システム２０ａは、ノートパソコン１０から起動することもできる。すなわち、共用備品としてのノートパソコン１０が貸出中である場合には、このノートパソコン１０の利用者が、予約システム２０ａを起動することで、貸出中のノートパソコン１０を用いて、例えば、返却時刻を変更することも可能である。

図４に示した予約状況確認画面は、特定の管理ボックス１における特定の日の状況を例示している。この画面例では、共用備品の１つであるノートパソコン１０が、１２時から１４時まで、利用者Ａにより予約済であり、共用備品の１つであるＵＳＢメモリ１２が、１０時から１５時まで、利用者Ｂにより予約済である状態を示している。

図５は、本発明の実施の形態１において、予約システム２０ａを利用して、新規に共用備品の予約を行う場合の入力画面の一例を示した図である。この図５に示した予約画面は、図４の予約状況確認画面において、未予約の部分をクリックするか、あるいは右下に図示された予約のボタンを押すことにより、表示される。

共用備品の予約を行う利用者は、図５に示した入力画面に対して、貸出を希望する共用備品名、貸出時刻、返却時刻、および利用者情報を入力して、予約登録のボタンを押す。ここで、利用者情報は、複数記入できるようになっている。この理由は、予約を登録した人と、実際に共用備品の貸出／返却を行う人が異なる場合があるため、１つの共用備品にかかわる人物を、複数の利用者情報としてあらかじめ登録しておくためである。

ここで、図４の予約状況確認画面で示したような予約が入っている状態で、予約対象である共用備品がノートパソコン１０であり、希望する貸出時刻が１４時である新規の予約が、図５に示した予約画面によって追加される場合を考える。このような場合には、ノートパソコン１０は、すでに利用者Ａにより、１２時から１４時まで予約済である。従って、新規の予約は、すでに利用者Ａによって予約済みの時間帯に継続するものである。

このように、時間帯が継続する新規の予約を登録する際には、予約システム２０ａは、予約画面中に、「継続貸出を希望しますか」というメニューＭを表示させる。このメニューＭが表示された状態で、チェック欄にチェックをいれられた場合には、予約システム２０ａによって、継続貸出を可能とする処理が行われる。なお、ここでの「継続貸出」とは、ノートパソコン１０を管理ボックス１に一旦返却することなしに、継続する時間帯での貸し出しを可能にすることを意味している。

なお、チェック欄にチェックがない場合には、従来技術と同様に、ノートパソコン１０が先の利用者Ａによって管理ボックス１に返却された後に、後の利用者Ｃ、Ｄへの貸し出しが可能となり、継続貸出を可能とする処理は、行われないこととなる。すなわち、事前に「継続貸出」を可能とする処理が行われない場合には、後述するように、先の利用者Ａの返却時刻を過ぎてもノートパソコン１０が返却されないことで、利用者Ａに対して警報を知らせるメール等が通知されることとなる。

次に、このような継続貸出を可能とする具体的な処理内容について、フローチャートに基づいて説明する。図６は、本発明の実施の形態１における共用備品の管理システムで実行される、継続貸出を可能とする具体的な処理方法を示すフローチャートである。なお、以下では、予約システム２０ａおよび制御部２０ｂを合わせた構成である予約制御部により実行される具体的な一連処理を説明する。

ステップＳ１０１において、利用者により、図５に示すような予約情報が入力される。ステップＳ１０２において、予約制御部は、利用者によって入力された予約情報の内容が、予約可能であるか否かの判定を行う。ここで、利用者情報が管理コンピュータ２０で管理されていない場合、あるいは新規の予約情報で設定された貸出時刻から返却時刻までの時間帯が、すでに予約済の時間帯と重なる場合には、予約制御部は、予約内容が適切でない、すなわち予約できない、と判断し、ステップＳ１０１の処理に戻る。

ステップＳ１０２において、予約情報が適切と判定した場合には、予約制御部は、次に、ステップＳ１０３において、継続貸出の有無を判定する。図５の継続貸出を希望しますかのメニューＭのチェック欄にチェックが入れられていた場合には、予約制御部は、継続貸出有りと判定し、ステップＳ１０４で継続フラグを１にセットし、ステップＳ１０６の処理に進む。

一方、メニューＭのチェック欄にチェックが入れられていなかった場合には、予約制御部は、継続貸出無しと判定し、ステップＳ１０５で継続フラグを０にセットし、ステップＳ１０６の処理に進む。

ステップＳ１０６において、予約制御部は、入力画面で設定された内容による新規の予約が可能であると判定し、予約情報を確定する。ステップＳ１０７において、予約制御部は、確定された予約情報によって、すでに登録済みの予約情報を更新し、更新後の最新の予約情報を管理ボックス１に設置されているコントローラ５に送信する。

さらに、予約制御部は、ステップＳ１０４で継続フラグが１の場合には、先に登録された利用者に対応する利用者パソコン３０に対して、メール等により、継続貸出されたことを知らせる通知を行う。これにより、先に登録された利用者は、返却時刻になっても、継続貸出される予定の共用備品を管理ボックス１に返却する必要が無く、次の利用者に貸し出し中の共用備品を手渡すことができる。この結果、本実施の形態１に係る共用備品の管理システムは、継続貸出を可能とすることで、先に登録された利用者が共用備品を返却するための時間ロスをなくすことができる。

なお、新規の予約の返却時刻が、予約済の貸出時刻と同じ場合にも、図６と同様の処理を適用することが可能である。例えば、図４の状態において、予約対象品がノートパソコン１０で、貸出時刻１０時、返却時刻が１２時として予約情報が設定されることで、すでに利用者Ａにより予約済の時間帯と継続する場合にも、予約制御部は、継続貸出を可能とする処理を実行できる。

なお、以上の説明では、利用者情報が登録された利用者パソコン３０から、継続貸出を希望する予約を設定する方法について説明した。しかしながら、本発明は、これに限定されず、貸出対象の共用備品としてのノートパソコン１０から、継続貸出を希望する予約を設定できるようにしても良い。

ノートパソコン１０から予約システム２０ａを起動できるようにすることで、ノートパソコン１０本体の継続貸出を希望する予約が突発的に発生した場合にも、ノートパソコン１０を用いて、予約更新を容易に実行することができる。

次に、管理ボックス１側の動作について説明する。管理ボックス１に設置されたコントローラ５は、管理コンピュータ２０から、管理された利用者情報および予約情報を受信し、内部の記憶部５ｄに格納する。

カードリーダー３は、予約を行った利用者、または予約時に登録された利用者が、貸出を受けるために、所持したＩＤカード２をかざすことで、利用者属性を読み取る。カードリーダー３によって読み取られた利用者属性に相当する識別情報は、コントローラ５に送信される。

コントローラ５は、カードリーダー３から受信した利用者属性と、記憶部５ｄに記憶されている予約情報の中の利用者属性とを比較する。さらに、コントローラ５は、現在時刻と、予約情報の中の予約時間帯（貸出時刻から返却時刻までの間）とを比較し、利用者属性が一致し、かつ、現在時刻が予約時間帯に含まれる場合には、電気錠１ｂに対して解錠指令を出力する。これにより、利用者は、開閉扉１ａを開くことが可能となる。

コントローラ５は、所定の時間間隔で、アンテナ７を介してＲＦＩＤタグ６の情報を読み取る。そして、コントローラ５は、予約情報の中の貸出共用備品に貼り付けられたＲＦＩＤタグ６の情報が読み取れなくなったことで、利用者により共用備品が取り出されたことを判断できる。コントローラ５は、共用備品が取り出されたことを判断した後、開閉扉１ａの閉状態を検知する検知スイッチがオンしたことを確認後、電気錠１ｂに対して施錠指令を出力する。

次に、コントローラ５は、管理コンピュータ２０に対して、アンテナ７から読みとった管理ボックス１内の全てのＲＦＩＤタグ６の情報を送信する。これにより、管理コンピュータ２０は、管理ボックス１内の共用備品の現在の貸出状況を管理することができる。

予約を行った利用者または登録された利用者が、返却を行う時の動作も、上述した貸し出し時の動作と同様である。なお、返却時において、コントローラ５は、ＲＦＩＤタグ６の情報が読み取れない状態から読み取れる状態になったことを確認することで、共用備品が返却されたことを判断できる。

ここで、コントローラ５は、予約情報と、実際に貸出／返却された共用備品に貼り付けられたＲＦＩＤタグ６の情報とが一致しない場合には、表示灯４を点灯または点滅させる。これにより、利用者は、その場で、予約とは異なった共用備品を貸出／返却しようとしていることを確認することができる。

次に、貸出を行った共用備品が返却時刻になっても返却されない場合の処理について、詳細に説明する。返却時刻を所定時間経過した場合には、管理コンピュータ２０は、予約した利用者に対応する利用者パソコン３０に対して、メール等により、返却時刻が過ぎたことを知らせる通知を行う。これにより、利用者がうっかり返却を忘れたといったような場合に、注意を喚起することができる。

さらに、管理コンピュータ２０は、コントローラ５に対して、表示灯４を点灯または点滅させる指令を送信する。これにより、管理ボックス１の管理者は、目視により、共用備品の返却遅れを知ることができる。

次に、管理ボックス１に保管される共用備品毎に特有の構成について、詳細に説明する。管理ボックス１内には、先の図３に示したように、電源コンセント９、およびＬＡＮ接続用のＬＡＮケーブル１４が備えられている。共用備品がノートパソコン１０の場合、返却時に、ノートパソコン１０の電源プラグが電源コンセント９に挿入されることで、内蔵バッテリの充電を行うことができる。

さらに、ノートパソコン１０は、返却時に、ＬＡＮケーブル１４が接続されることで、ＬＡＮケーブル１４経由でリモートの起動が可能となる。ここで、管理コンピュータ２０は、ノートパソコン１０の内蔵プログラムに関する更新情報を入手した場合には、ＬＡＮケーブル１４を経由してノートパソコン１０を起動して、この内蔵プログラムの更新を行うようにしてもよい。このような構成にすることで、共用備品としてのノートパソコン１０のプログラムを最新状態に保つことができる。

また、ＵＳＢメモリ１２、ＳＤカード１３等の記憶装置が返却されたときに、記憶情報を消去するために、記憶情報消去装置８を管理ボックス１内に備えてもよい。

返却時に、記憶情報消去装置８内にＵＳＢメモリ１２、ＳＤカード１３等が収納されることにより、内部に記憶された情報を消去することができる。この結果、共用で使用する記憶装置の返却時に、記憶情報を消去し忘れた場合でも、自動で消去され、情報が他人に漏れることを防止することができる。

なお、以上の説明では、管理ボックス１が１台の例について示したが、管理ボックス１は、１台に限定されることなく、複数台の適用も可能である。管理コンピュータ２０は、管理ボックス１毎に異なる番号で管理することにより、容易に複数台の管理ボックス１を管理可能である。

また、本実施の形態１では、先の利用者の貸出時間帯と、後の利用者の貸出時間帯との間の時間幅がゼロで連続している場合に、継続貸出を可能とする処理を実行する場合について説明した。しかしながら、この時間幅が、ゼロではない場合であっても、継続貸出を許可するための許容時間幅以内である場合には、継続貸出を可能とする処理を実行することも可能である。一例として、この許容時間幅は、先の利用者が共用備品を一旦返却しても、返却時刻から後の利用者による貸出時刻までの時間が、他の利用者に貸し出すことができない時間幅として設定しておくことができる。

また、カードリーダー３は、利用者を特定するための識別情報を読み取る識別情報取得器の一例であり、識別情報を読み取ることができれば、カードリーダー３に限定されることはない。

また、表示灯４は、管理ボックス１の利用状態の表示、あるいは警報アナウンスが行えればよく、ディスプレイによるアナウンス、音声によるアナウンスなどを表示灯４によるアナウンスの代わりに使用することも可能である。

１ 管理ボックス、１ａ 開閉扉、１ｂ 電気錠、２ ＩＤカード、３ カードリーダー、４ 表示灯、５ コントローラ、６ ＲＦＩＤタグ、７ アンテナ、８ 記憶情報消去装置、９ 電源コンセント、１０ ノートパソコン、１１ 携帯端末、１２ ＵＳＢメモリ、１３ ＳＤカード、１４ ＬＡＮケーブル、２０ 管理コンピュータ、２０ａ 予約システム。

Claims (6)

1. 共用備品を予約することが許可された利用者を識別するための利用者情報が記憶された記憶部と、
   利用者の操作入力により設定された貸出備品名、貸出時刻および返却時刻を含む入力情報に応じて、それぞれの共用備品ごとに利用者と貸出時間帯を特定した予約情報を生成する予約制御部と
   を有する管理コンピュータを備えた共用備品の管理システムであって、
   前記予約制御部は、
   前記入力情報と、生成済みの前記予約情報との比較から、前記貸出備品名に対応する共用備品が、前記貸出時刻から前記返却時刻までの時間帯に相当する第１時間帯に貸出可能であるか否かを判断し、
   前記第１時間帯が、前記貸出備品名に対応する共用備品に対してすでに割り当てられた前記貸出時間帯と重複しない場合には、前記貸出備品名に対応する共用備品が貸出可能であると判断し、
   同一の共用備品に割り当てられた前記第１時間帯と前記貸出時間帯との間隔が、あらかじめ設定した許容時間幅以内である場合には、前記貸出備品名に対応する共用備品を、先の利用者が返却場所に戻すことなく、後の利用者が継続して貸出を希望することを前記操作入力によって設定することにより、前記後の利用者による前記共用備品の継続貸出を可能とし、前記先の利用者に対して前記共用備品の返却時刻が過ぎたことを知らせる警報を出力しないように制御する
   共用備品の管理システム。
2. 前記予約制御部は、
   前記第１時間帯と前記貸出時間帯との間隔が、前記許容時間幅以内である場合には、前記入力情報を設定する操作入力画面に、継続貸出を希望するか否かを問い合わせるメッセージを表示させ、
   前記メッセージに対して、継続貸出を希望する操作入力があった場合には、前記継続貸出を可能とする
   請求項１に記載の共用備品の管理システム。
3. 電気錠により施解錠される開閉扉を有し、前記貸出備品名に対応する共用備品が内部に収納される管理ボックスと、
   前記管理ボックス内に設置され、前記共用備品が前記管理ボックス内に収納された状態で、前記共用備品に貼り付けられたタグ情報を読み取るアンテナと、
   前記管理ボックスの利用者が所持する識別情報を読み取る識別情報取得器と、
   前記アンテナから送信された前記タグ情報に基づいてそれぞれの共用備品が前記管理ボックス内に収納されているか否かを示す貸出情報を生成するとともに、前記予約制御部で生成された前記予約情報と、前記識別情報取得器によって読み取られた前記識別情報との比較結果から前記電気錠の施解錠を行うコントローラと、
   をさらに備え、
   前記コントローラは、利用者が、事前に予約した共用備品を、前記管理ボックスから取り出す際に、利用者により取り出されたことで、前記アンテナによって読み取ることができなくなったタグ情報に対応する共用備品が、前記予約情報により前記利用者に対して事前に予約されている共用備品と異なる場合には、警報を出力する
   請求項１または２に記載の共用備品の管理システム。
4. 前記共用備品が記憶装置の場合には、前記記憶装置が収納されることにより前記記憶装置の記憶情報を消去する記憶情報消去装置が前記管理ボックス内に設置されている
   請求項３に記載の共用備品の管理システム。
5. 前記共用備品がノートパソコンの場合には、前記ノートパソコンは、前記管理コンピュータが有する前記予約制御部を起動することができる機能を有している
   請求項１から４のいずれか１項に記載の共用備品の管理システム。
6. 前記管理コンピュータは、前記共用備品がノートパソコンの場合には、前記ノートパソコンのプログラム更新情報を前記ノートパソコンに送信する機能を有する
   請求項１から５のいずれか１項に記載の共用備品の管理システム。

Images