JP6973619B2 - 報知システム - Google Patents

Description

本発明は、ファイルアクセスに係る、報知システムに関する。

企業や官公庁自治体などの組織においては、情報の電子化が進展しており、大量の電子ファイルが組織内に保有されている。また、これらの電子ファイルにアクセスのし易い利便性の高い環境となっている。例えば、特許文献１では、ファイルアクセス制御方法について述べられている。

特開２０１０−２７１７４７号公報

しかし、特許文献１のシステムでは利用者の場所によるファイルアクセス制御を実施することが可能であるが、ある利用者によって既に開かれているファイルに対して別の利用者がアクセスを試みた場合に、ファイルを開いたままの利用者は別の利用者がアクセスを試みたことに気付くことができない。そのため、アクセスを試みた利用者はファイルを開いたままの利用者がファイルを閉じるまで待つ必要がある。

また、ファイルを開いたままの利用者がファイルを開いている端末から離れた場所にいる場合に、アクセスを試みた利用者があったことをすぐに気付くことができない。
また、ファイルを開いたままの利用者がアクセスを試みた利用者からの連絡を受けてファイルを閉じる場合に、ファイルを開いたままの利用者がファイルを開いている端末まで移動する必要があり、アクセスを試みた利用者がファイルを編集できるようになるまでには待ち時間が発生する。

本発明は、上記課題を解決するためになされたものであって、ある利用者によって既に開かれているファイルに対して別の利用者がファイルへアクセスを試みた場合において、ある利用者への連絡を容易にし、ファイルを編集し易くすることができる報知システムを提供することを目的とする。

この発明に係る入退管理システムにて管理する利用者の所在地に関する情報を利用する報知システムであって、第一の利用者が第一の端末を利用してファイルへのアクセスを試みた際に、第二の利用者が第二の端末を利用して前記ファイルを開いている場合に、前記第二の利用者の所持する携帯端末の識別情報、又は前記入退室管理システムによって認証された前記携帯端末の所在地情報を読み取る読取手段と、前記第二の利用者が第二の端末を利用して前記ファイルを開いている場合に、前記読取手段により読み取られた前記識別情報、又は前記所在地情報を前記第一の端末に報知する報知手段と、前記第二の利用者の所持する携帯端末の所在地情報と、前記第二の端末が設置されている区域とが異なる場合に、前記携帯端末に対して警報を発する警報手段と、を備える構成とする。

また、前記ファイルを開いた前記第二の利用者が携帯端末の操作を操作することによって送信するファイル操作信号の内容に基づいて、前記ファイルに対してファイル操作を実行するファイル管理手段と、を更に備える構成とする。

また、前記ファイル管理手段によってファイル操作が実行されたことを、前記第一の利用者には前記報知手段から通知し、前記第二の利用者には前記警報手段から通知する機能と、を更に備える構成とする。

本発明によれば、ある利用者によって既に開かれているファイルに対して別の利用者がアクセスを試みた場合に、ある利用者への連絡を容易にし、ファイルを編集し易くすることができる。

実施の形態１の報知システムの構成図である。 端末からファイルへアクセスする場合のフローチャートである。 携帯端末からのファイル操作する場合のフローチャートである。 実施の形態１の報知システムの動作例を示す模式図である。

添付の図面を参照して、報知システムについて詳細に説明する。各図では、同一又は相当する部分に同一の符号を付している。重複する説明は、適宜簡略化あるいは省略する。

実施の形態１．
本実施の形態に係る報知システムを図１〜図４に従い説明する。

図１は、実施の形態１における報知システムの構成図である。図１において、１は報知システム、２は携帯端末、３は端末、４はファイル、５は読取手段、６は警報手段、７は報知手段、８はファイル管理手段をそれぞれ示す。

携帯端末２は、端末３の利用者が入退室管理システムにおいて管理される領域内において通常所持しているものであり、無線通信による個体識別いわゆるＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）を利用したハンズフリータグなどが想定されるが、同様な機能を発揮するものであれば、これに限定されるものではなく、無線通信機能を有するスマートフォンやＩＤカードなどでもよい。この携帯端末２には、利用者個人の各々を一意に識別することができる識別情報が予め記憶されている。ここで識別情報とは、利用者各人を特定するものであれば特に限定されないが、利用者の所属する組織情報、利用者の職位情報等の組織に関するような情報の他に、利用者へアクセスするための情報（連絡を取るための情報）、例えば、組織内の内線番号や利用者が保有する携帯電話の電話番号やメールアドレス等も含んでいてもよい。また、携帯端末２には、識別情報の他に、利用者の携帯端末の所在地情報を含んでいてもよい。

また、この携帯端末２（例えば、ハンズフリータグ）内には、この携帯端末２から無線信号を発信するための電力を供給する電池が内蔵されている。

また、本実施の形態に係る報知システムは、携帯端末２を用いて入退室管理を行う入退室管理システムと連動して実現することが想定される。入退室管理システムは、居室へ入るドアや区画内へ入るドア、又セキュリティーゲートの開閉を制御するシステムである。居室に出入りする場合は、入退室管理システムは、その居室の入口付近において、利用者が有する認証情報を、カードリーダ等を通じて読み取り、利用者の認証を行い、ドアの開閉を実施する。本実施の形態においては、携帯端末２を用いて利用者の認証をし、ドアの開閉やセキュリティーゲートの開閉を実施することができるものとする。

端末３は、各種電子ファイルへのアクセスが可能な端末が想定される。端末３は、一般に組織内の居室に設置されることが想定されるデスクトップ型のＰＣ（パーソナルコンピュータ）の他、組織外に持出すことが可能なノートＰＣやスマートフォン等のモバイル型の端末も含む。

ファイル４は、端末３からのアクセスを受け付ける各種電子ファイルであり、代表的なものとしては通常ＰＣを用いて操作されるワープロファイル、表計算ファイル、プレゼンテーションファイル等であるが、これらに限られない。ファイル４は、複数の端末３からアクセス可能であり、各々の端末からファイル編集が可能な状態とする、いわゆる共有ファイルとすることも想定されるが、本実施の形態においては、第一の利用者により端末３からファイル４へのアクセスが試みられた際、第二の利用者により別の端末３からファイル４にアクセスされている場合は、同ファイル４の編集ができないという例を想定し、以下説明する。

読取手段５は、組織内における各居室等それぞれの区域に設置されており、携帯端末２から識別情報を読み取るものである。読取手段５は、各居室の入口付近に設置されるＩＤカード認証装置などが想定される。ここで、区域には複数のエリアから構成されていてもよく、この場合、各エリアに設置された読取手段５が入退室管理システムと接続され、入退室管理システムが、各エリアを管理するよう構成することができる。また、読取手段５は、携帯端末２からのファイル操作の信号を受信することもできる。この場合、読取手段５は、受信した信号を処理するため別の処理手段へ送信することもできる。この場合、読取手段５は、例えば、アンテナ等である。

本実施の形態において、読取手段５は、入退室管理システムと連動しており、各区域における読取手段５によって利用者が有する携帯端末２から読み取られた識別情報は、入退室管理システムへと送られる。入退室管理システムには、各利用者を識別するための認証情報、すなわち各利用者の携帯端末の識別情報が予め記憶されている。入退室管理システムは、読取手段５によって読み取られた識別情報、及び予め記憶された認証情報に基づいて、各利用者を認証する。また、入退室管理システムは、各利用者を認証した際、各利用者が有する携帯端末２の所在を所在地情報として把握し、記憶する。ここで所在地情報は、入退室管理システム又は報知システムが備える記憶装置に記憶されるように構成することができる。また、記憶装置に記憶された利用者の携帯端末の所在地情報は、利用者が別の区域、または区域内に複数エリアがある場合は別のエリアへ移動し、入退室管理システムにおいて認証された際には、携帯端末の新たな所在地情報として携帯端末の元の所在地情報を更新して記憶される。

また、読取手段５は、本実施の形態における第一の利用者により端末３からファイル４へのアクセスが試みられた際に、第二の利用者により端末３からファイル４にアクセスされている場合は、入退室管理システム又は報知システムに記憶された第二の利用者の携帯端末の識別情報又は携帯端末の所在地情報を読み取る機能を有している。読取手段５は、読み取った第二の利用者の携帯端末の識別情報又は携帯端末の所在地情報を以下で説明する報知手段７に送信することができる。

入退室管理システム又は報知システムにおける各種機器は、中央演算装置（ＣＰＵ）、キーボードやマウスなどの入力装置、ハードディスクなどの外部記憶装置や、揮発性の半導体メモリ（ＲＡＭ）などの記憶装置、液晶ディスプレイなどの出力装置、を備えた汎用的なコンピュータ機器を用いて実現できる。

警報手段６は、識別情報と関連付けられた携帯端末２と通信を行い、振動、音、又は光といった警報を行うことができるものである。この場合、「ファイルを利用しようとする人がいます」といった表示とともに警報してもよい。また、警報手段６は、携帯端末２への警報とともに、携帯端末の所在地の区域における照明を点滅させたり、当該区域のスピーカーから音を発するようにしたりするなどして、携帯端末２を有する利用者へ注意喚起するようにしてもよい。また、警報手段６は、以下で説明する携帯端末を用いたファイル操作をした場合に関して、当該ファイル操作の結果を携帯端末２に対して通知することができるものである。

報知手段７は、読取手段５が読み取った識別情報や利用者の携帯端末２の所在地情報を読取手段５から受信し、端末３へ通知することができる。例えば、第一の利用者が第一の端末を利用して電子ファイルを開こうと試みた場合に、第二の利用者が第二の端末を利用して当該電子ファイルを開いている場合に、第二の識別情報又は所在地情報を第一の利用者が利用している第一の端末へ通知するといったことが想定される。第一の端末への通知は、第一の端末の画面にメッセージを表示させるようにしてもよい。また、この場合、第一の利用者が利用している第一の端末へ対しては、当該電子ファイルが開かれていることを示すファイル開封情報を識別情報と併せて通知することも可能である。また、識別情報と所在地情報をセットにして第一の端末へ通知してもよく、この場合、第一の利用者は、第二の利用者へ連絡を取る際に識別情報に基づいて連絡するか、あるいは所在地情報に基づいて直接第二の利用者の元へ行って連絡するか、第一の利用者の好みに応じて行動することができる。

ファイル管理手段８は、ファイル操作信号に基づいて、ファイルを閉じるやファイルを保存するといったファイル操作をすることができるものである。ここで、ファイル操作信号は、例えば、携帯端末２を操作することで送信される信号である。携帯端末２の利用者は、携帯端末２によってファイル操作信号を送信し、ファイル管理手段８によってファイルを保存した上で、ファイルを閉じる、といった操作が可能である。具体的なファイル操作の流れとしては、利用者が携帯端末２の釦を押すあるいは画面にタッチして操作を選択するといった操作によりファイル操作信号を発信し、各区域に設置されたアンテナ等の読取手段５がファイル操作信号を受信し、読取手段５が受信したファイル操作信号をファイル管理手段８へ送信し、ファイル管理手段８が受信したファイル操作信号に基づいてファイル操作を実行し、ファイル操作が完了する。

続いて、図２〜図４を参照して、本実施の形態における報知システムの操作の流れ、動作例について説明する。まず図２について説明する。図２は、本実施の形態における報知システムにおける端末からのファイルアクセスをした際の流れを示すフローチャートである。

以下、組織内の居室において、２名の端末利用者（以下、それぞれ第一の利用者、第二の利用者とする。）が各人それぞれ第一の端末、第二の端末を利用してファイルへアクセスする場合を例として、本実施の形態の報知システムの動作について説明する。

まず、第一の利用者が第一の端末を用いてファイルへのアクセスを試みる(ST1)。続いて、第一の利用者がファイルへのアクセスをした際に、ファイルを開いている端末が存在するか判定する(ST2)。ここで、例えば、第二の利用者がファイルを開いていた場合にはYESと判定され、以下のST3へ進む。

ファイルを開いている端末が存在する場合、ファイルを開いている第二の利用者の携帯端末の情報（識別情報又は所在地情報）をファイルへアクセスを試みた第一の端末に報知する(ST3)。例えば、第一の利用者がアクセスを試みた場合に、第二の利用者が第二の端末を用いてファイルを開いていた場合は、第二の利用者の携帯端末の情報（識別情報又は所在地情報）を当該ファイルへアクセスを試みた第一の利用者が利用している第一の端末に報知することとなる。具体的には、本実施の形態の報知システムにおける読取手段５が第二の利用者の携帯端末の情報を読み取り、読取手段５が読み取った携帯端末の情報を報知手段７へ送信し、報知手段７が携帯端末の情報を第一の利用者が利用している第一の端末に報知することで一連の動作が完了する。

以上のように構成された報知システムは、入退室管理システムにて管理する利用者の所在地に関する情報を利用する報知システムであって、第一の利用者が第一の端末を利用してファイルへのアクセスを試みた際に、第二の利用者が第二の端末を利用してファイルを開いている場合に、第二の利用者の所持する携帯端末の識別情報、又は入退室管理システムによって認証された携帯端末の所在地情報を読み取る読取手段と、第二の利用者２が第二の端末を利用してファイルを開いている場合に、読取手段により読み取られた識別情報又は所在地情報を第一の端末に報知する報知手段と、を備えるものである。

このため、第一の利用者にはファイルを開いたままの第二の利用者の携帯端末の識別情報又は所在地情報が報知されるため、第二の利用者に連絡を取るか、あるいは第二の利用者の元を尋ねるかが可能となるため、第二の利用者への連絡を取ることが容易となり、ファイルを編集し易くすることできる。

一方、ST2において、ファイルを開いている端末が存在しない場合、NOと判定され、第一の利用者のファイル操作に対して当該ファイルを開く(ST6)。この場合は、第一の利用者は、問題なくファイルを開くことができるので一連の流れは終了する。

続いて、ST3において、ファイルを開いている利用者の携帯端末の識別情報をファイルへのアクセスを試みた端末に報知した後の動作について説明する。

ファイルを開いている第二の利用者の携帯端末の識別情報をファイルへのアクセスを試みた第一の端末に報知した後、当該ファイルを開いている第二の端末の位置と、第二の利用者の携帯端末の所在地が別の場所か判定する(ST4)。ここでは、例えば、携帯端末を有する第二の利用者が第二の端末を用いて当該ファイルを開いている状態で、その第二の利用者が、第二の端末が設置された組織内の居室とは別の居室に所在している場合、言い換えればそれぞれの居室の区域が異なる場合は、当該ファイルを開いている第二の端末の位置と、第二の利用者の携帯端末の所在地が別の場所であると判定し、YESと判断される。この場合は、以下のST5へ進む。ここで、当該ファイルを開いた端末と識別情報を持つ携帯端末の所在地が別の場合とは、ファイルが開かれた端末が存在する居室（区域Ａ）とは別の居室（区域Ｂ）に携帯端末が所在している場合に限らず、ファイルが開かれた端末が存在する居室（区域Ａ）内の当該端末から離れた場所に携帯端末が所在している場合も含む。例えば、ある居室を区域とした場合に当該区域内が複数のエリアに分割されており、ファイルが開かれた端末が存在するエリアと、識別情報を持つ携帯端末が認証されているエリアとが異なる場合等が考えられる。

上記ST4において、ファイルを開いている端末と読取手段により読み取られた携帯端末の所在地が別の場所であると判定された場合は、携帯端末に振動、音または光で警報する(ST5)。その後、一連の流れは終了する。なお、本実施の形態の動作が行われるのは、第一の利用者と第二の利用者とが組織内の別の居室に所在している場合に限らず、組織内の同じ居室に所在している場合であっても同居室が異なる区域として管理されている複数のエリアを有しており各利用者の所持する区域が異なる場合も含まれる。

以上のように構成された報知システムは、更に、第二の利用者の所持する携帯端末の所在地情報と、第二の利用者が利用する第二の端末が設置されている区域とが異なる場合に、第二の利用者の所持する携帯端末に対して警報を発する警報手段と、を備えるものである。

このため、警報によって、ファイルを開いた第二の利用者が端末から離れて異なる区域にいる場合であっても、第二の利用者に対して、ファイルを開いたままであることを気付かせることができる。

続いて図３について説明する。図３は、本実施の形態の報知システムにおける携帯端末からのファイル操作の流れを示すフローチャートである。

以下の説明においては、図２での動作で想定した場合と同様、組織内の居室において、２名の端末利用者（以下、それぞれ第一の利用者、第二の利用者とする。）が各人それぞれ第一の端末、第二の端末を利用してファイルへアクセスした場合に、携帯端末を用いてファイル操作する場合を例として、本実施の形態の報知システムの動作について説明する。

まず、第二の利用者が第二の端末を利用してファイルを開いている際に、携帯端末を利用してファイル操作の信号を送信した場合、本実施の形態の報知システムは、当該携帯端末からのファイル操作の信号を受信する(ST7)。ここで、当該報知システムは、携帯端末からのファイル操作の信号を当該区域に設置された読取装置を介して受信することができる。

続いて、ST8において、報知システムは、当該携帯端末からのファイル操作の信号が以下の何れであるかを判定する(ST8)。

・ファイルを保存して閉じる
・ファイルを保存せず閉じる
・ファイルを閉じない

ST8において、携帯端末からのファイル操作の信号が「ファイルを保存して閉じる」の場合、ファイルを保存して閉じる(ST9)。また、ST8において、携帯端末からのファイル操作の信号が「ファイルを保存せず閉じる」の場合、ファイルを保存せず閉じる(ST10)。また、ST8において、携帯端末からのファイル操作の信号が「ファイルを閉じない」の場合、ファイルを閉じない(ST11)。ここで、本実施の形態の報知システムは、判定されたファイル操作信号に基づいてファイル管理手段によりファイル操作を実行することができる。

以上のように構成された報知システムは、更に、ファイルを開いている第二の利用者が携帯端末を操作することによって送信するファイル操作信号の内容に基づいて、ファイルに対してファイル操作を実行するファイル管理手段と、備えるものである。

このため、警報を受けた第二の利用者は、利用している第二の端末とは異なる区域に所在する状況下であっても、自らが開いていたファイルを自らが所望するファイル操作の上、ファイルを閉じる又はファイルを閉じないとする操作を実行できるとともに、別の利用者（例えば、第一の利用者）がファイルを編集できるようになる。

上記のファイル操作の実行後、当該携帯端末に対しては、ファイル操作結果を通知する(ST12)。また、ファイルへのアクセスを試みた端末に対しては、ファイル操作結果を通知する(ST13)。ここで、例えば、本実施の形態の報知システムは、当該携帯端末に対しては区域に設置された警報手段によりファイル操作結果を通知することができ、ファイルへのアクセスを試みた第一の端末に対しては、区域に設置された報知手段によりファイル操作結果を通知することができる。

以上のように構成された報知システムは、更に、ファイル管理手段によってファイル操作が実行されたことを、第一の利用者に対しては報知手段から通知し、第二の利用者に対しては警報手段から通知する機能と、を備えるものである。

このため、通知を受けた各利用者は、現在のファイルの状態を把握することができる。

続いて図４について説明する。図４は、本実施の形態の報知システムにおける端末からのファイルアクセス及び携帯端末からのファイル操作、並びに端末及び携帯端末に対するファイル操作結果の通知に関して図を用いて例示したものである。

図４（１）においては、ファイルが開かれていることを示すファイル開封情報を第一の端末に報知し、一方、第二の利用者の携帯端末に警報する場合について示しており、また、図４（２）においては、第二の利用者が携帯端末を用いてファイル操作を実行する場合について示しており、また、図４（３）においては、第二の利用者による携帯端末を用いたファイル操作によるファイル操作結果を第一の端末と第二の利用者の携帯端末に通知する場合について示している。ここでは、例えば、第二の端末が既にファイルを開いている状態で第一の端末からファイルにアクセスを試みた場合を例として説明する。

以下、第一の端末と第一の利用者は関連付けられており、第二の端末と第二の利用者と携帯端末は関連付けられているものとする。すなわち、第二の利用者が第二の端末を用いてファイル操作を行う際、第二の利用者の携帯端末の識別情報が関連付けられていることとなる。また、区画は、区画１〜区画３の３区画があるとし、区画１には第一の端末、第一の読取装置及び第一の報知装置があり、区画２には第二の端末及び第二の読取装置があり、区画３には第三の読取装置及び第三の警報装置があるとする。

図４（１）について説明する。図４（１）においては、開かれているファイルへのアクセスを試みた場合、第二の利用者がファイルを開いているファイル開封情報を第一の端末１に報知する。その際、第二の利用者の携帯端末の識別情報又は携帯端末の所在地情報又はそれらを併せて第一の端末に報知してもよい。その際、第二の携帯端末の識別情報や所在地情報は、第三の読取装置によって取得されたものを用いることができる。報知は、第一の報知装置によって行なわれる。また、第二の端末と携帯端末が別区域に存在するため、携帯端末に振動、音または光で警報する。警報は、第三の警報装置によって携帯端末に対して行なわれる。

続いて図４（２）について説明する。図４（２）においては、第二の利用者が携帯端末への警報を受けた後の場合において、第二の利用者は、ファイル操作の信号を送信する。ファイル操作の信号は、携帯端末を操作して、ファイル操作の信号を送信することができる。ファイル操作信号の送信は、例えば、携帯端末に備えられた釦により操作することが可能である。携帯端末から送信されたファイル操作の信号は、第三の読取装置によって受信する。第三の読取装置によって受信したファイル操作信号に基づくファイル操作は、例えば、報知システムと接続されているファイル管理装置（不図示）により実行するようにしてもよい。この場合、ファイル操作の例として、ファイルを保存して閉じる、ファイルを保存せずに閉じる、ファイルを閉じない、といったファイル操作が考えられる。

続いて図４（３）について説明する。図４（２）で説明したファイル管理装置によるファイル操作の実行の後、ファイル操作結果を、第一の端末と携帯端末へ通知する。第一の端末への通知は、第一の報知装置によって行う。携帯端末への通知は、第三の警報装置によって行う。

以上、本実施の形態では、本発明の入退室管理システムと連動する報知システムの一例について説明したが、本実施の形態で示した各装置、各構成部及び各手段は、必ずしも１つの部品や装置によって構成する必要はない。例えば、１つの機能を複数の部品で構成したり、複数の機能を１つの部品や装置で構成したりしても良い。本発明は、上記実施の形態に限定されるものではなく、発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である。

１ 報知システム、２ 携帯端末、３ 端末、４ ファイル、５ 読取手段、６ 警報手段、７ 報知手段、８ ファイル管理手段

Claims (3)

1. 入退室管理システムにて管理する利用者の所在地に関する情報を利用する報知システムであって、
   第一の利用者が第一の端末を利用してファイルへのアクセスを試みた際に、第二の利用者が第二の端末を利用して前記ファイルを開いている場合に、前記第二の利用者の所持する携帯端末の識別情報、又は前記入退室管理システムによって認証された前記携帯端末の所在地情報を読み取る読取手段と、
   前記第二の利用者が第二の端末を利用して前記ファイルを開いている場合に、前記読取手段により読み取られた前記識別情報、又は前記所在地情報を前記第一の端末に報知する報知手段と、
   前記第二の利用者の所持する携帯端末の所在地情報と、前記第二の端末が設置されている区域とが異なる場合に、前記携帯端末に対して警報を発する警報手段と、
   を備えたことを特徴とする報知システム。
2. 前記ファイルを開いている前記第二の利用者が携帯端末を操作することによって送信するファイル操作信号の内容に基づいて、前記ファイルに対してファイル操作を実行するファイル管理手段と、
   を更に備えたことを特徴とする請求項１に記載の報知システム。
3. 前記ファイル管理手段によってファイル操作が実行されたことを、前記第一の利用者に対しては前記報知手段から通知し、前記第二の利用者に対しては前記警報手段から通知する機能と、
   を更に備えたことを特徴とする請求項２に記載の報知システム。

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