CN111868696B - 报知系统 - Google Patents

Abstract

提供一种报知系统，即便在其他利用者对已经被某个利用者打开的文件尝试了访问的情况下，也能够容易联络到某个利用者，选择是与该利用者取得联络还是之后进行作业。本发明的与出入室管理系统联动的报知系统的特征在于，具备：读取单元，其在第一利用者利用第一终端对文件尝试访问时、第二利用者利用第二终端打开着所述文件的情况下，读取所述第二利用者持有的便携终端的识别信息、或者由所述出入室管理系统认证的所述便携终端的所在地信息；以及报知单元，其在所述第二利用者利用第二终端打开着所述文件的情况下，向所述第一终端报知由所述读取单元读取的所述识别信息、或者所述所在地信息。

Description

报知系统

技术领域

本发明涉及与文件访问相关的报知系统。

背景技术

在企业、政府机关自治体等组织中，信息的电子化不断进展，在组织内保有大量的电子文件。此外，成为容易访问这些电子文件的便利性高的环境。例如，在专利文献1中，针对文件访问控制方法进行叙述。

现有技术文献

专利文献

专利文献1：日本特开2010-271747号公报

发明内容

发明要解决的问题

但是，在专利文献1的系统中，虽然能够实施基于利用者的场所的文件访问控制，但在其他利用者对由某个利用者已经打开的文件尝试访问的情况下，打开着文件的利用者无法注意到其他利用者尝试了访问。因此，尝试了访问的利用者需要等待打开着文件的利用者关闭文件。

此外，在打开着文件的利用者处于远离打开文件的终端的场所的情况下，无法立即注意到存在尝试访问的利用者。

此外，在打开着文件的利用者收到来自尝试访问的利用者的联络而关闭文件的情况下，打开着文件的利用者需要移动至打开文件的终端，在尝试访问的利用者能够编辑文件之前产生等待时间。

本发明是为了解决上述问题而完成的，其目的在于，提供一种报知系统，在其他利用者对由某个利用者已经打开的文件尝试了访问文件的情况下，能够容易联络到某个利用者，并容易编辑文件。

用于解决问题的手段

在本发明的利用在出入室管理系统中管理的与利用者的所在地相关的信息的报知系统中，构成为具备：读取单元，其在第一利用者利用第一终端对文件尝试访问时、第二利用者利用第二终端打开着所述文件的情况下，读取所述第二利用者持有的便携终端的识别信息、或者由所述出入室管理系统认证的所述便携终端的所在地信息；以及报知单元，其在所述第二利用者利用第二终端打开着所述文件的情况下，向所述第一终端报知由所述读取单元读取的所述识别信息或者所述所在地信息。

此外，构成为还具备警报单元，该警报单元在所述第二利用者持有的便携终端的所在地信息与设置有所述第二终端的区域不同的情况下，向所述便携终端发出警报。

此外，构成为还具备文件管理单元，该文件管理单元基于通过打开着所述文件的所述第二利用者对便携终端进行操作而发送的文件操作信号的内容，对所述文件执行文件操作。

此外，构成为还具备如下功能：从所述报知单元向所述第一利用者通知由所述文件管理单元执行了文件操作，并且从所述警报单元向所述第二利用者通知由所述文件管理单元执行了文件操作。

发明的效果

根据本发明，在其他利用者对已经被某个利用者打开的文件尝试访问的情况下，能够容易联络到某个利用者，并容易编辑文件。

附图说明

图1是实施方式1的报知系统的结构图。

图2是从终端对文件进行访问的情况下的流程图。

图3是从便携终端进行文件操作的情况下的流程图。

图4是示出实施方式1的报知系统的动作例的示意图。

具体实施方式

参照附图对报知系统详细进行说明。在各图中，针对相同或相当的部分标注相同的标号。适当简化或省略重复的说明。

实施方式1.

按照图1～图4来说明本实施方式的报知系统。

图1是实施方式1中的报知系统的结构图。在图1中，1表示报知系统，2表示便携终端，3表示终端，4表示文件，5表示读取单元，6表示警报单元，7表示报知单元，8表示文件管理单元。

便携终端2是终端3的利用者在出入室管理系统中管理的区域内通常持有的终端，设想利用了基于无线通信的个体识别即所谓的RFID(Radio Frequency Identification)的免提标签等，但只要能够发挥同样的功能，则不限于此，也可以是具有无线通信功能的智能手机、ID卡等。在该便携终端2中，预先存储有能够唯一地识别利用者每个人的识别信息。这里，识别信息只要能够确定利用者每个人，则没有特别限定，但除了利用者所属的组织信息、利用者的职位信息等与组织相关的信息之外，也可以包括用于对利用者进行访问的信息(用于取得联络的信息)，例如，组织内的内线号码或利用者拥有的便携电话的电话号码、邮件地址等。此外，在便携终端2中，除了识别信息之外，也可以包括利用者的便携终端的所在地信息。

此外，在该便携终端2(例如，免提标签)内，内置有供给电力的电池，该电力用于从该便携终端2发送无线信号。

此外，本实施方式的报知系统被设想与使用便携终端2进行出入室管理的出入室管理系统联动地实现。出入室管理系统是对进入房间的门或进入划分场所内的门、或者安全门的开闭进行控制的系统。在进出房间的情况下，出入室管理系统在该房间的入口附近，通过读卡器等来读取利用者具有的认证信息，进行利用者的认证，实施门的开闭。在本实施方式中，能够使用便携终端2进行利用者的认证，实施门的开闭、安全门的开闭。

终端3被设想能够对各种电子文件进行访问的终端。终端3除了包括被设想通常设置在组织内的房间中的台式PC(个人计算机)之外，还包括能够拿到组织外的笔记本PC、智能手机等移动式终端。

文件4是受理来自终端3的访问的各种电子文件，作为代表性的文件，为通常使用PC操作的文字处理文件、表计算文件、演示文件等，但不限于此。文件4也被设想为能够从多个终端3进行访问且可能从各个终端进行文件编辑的状态的所谓的共享文件，但在本实施方式中，设想在由第一利用者从终端3对文件4尝试访问时，在由第二利用者从其他终端3对文件4进行访问的情况下，无法编辑该文件4这样的例子，以下进行说明。

读取单元5设置在组织内的各房间等的各个区域，从便携终端2读取识别信息。设想读取单元5为设置在各房间的入口附近的ID卡认证装置等。这里，在区域也可以由多个区构成，在该情况下，构成为设置于各区的读取单元5与出入室管理系统连接，出入室管理系统对各区进行管理。此外，读取单元5也能够接收来自便携终端2的文件操作的信号。在该情况下，读取单元5为了对接收到的信号进行处理，也能够将该信号向其他的处理单元发送。在该情况下，读取单元5例如是天线等。

在本实施方式中，读取单元5与出入室管理系统联动，由各区域中的读取单元5从利用者具有的便携终端2读取的识别信息被送至出入室管理系统。在出入室管理系统中预先存储有用于识别各利用者的认证信息，即，各利用者的便携终端的识别信息。出入室管理系统基于由读取单元5读取的识别信息及预先存储的认证信息，对各利用者进行认证。此外，出入室管理系统在认证了各利用者时，将各利用者具有的便携终端2的所在地作为所在地信息而掌握，并存储该所在地信息。这里，所在地信息能够构成为存储于出入室管理系统或报知系统具备的存储装置。此外，关于存储于存储装置的利用者的便携终端的所在地信息，在利用者向其他区域移动或者在区域内存在多个区的情况下向其他区移动，并在出入室管理系统中被进行了认证时，将便携终端的原始的所在地信息更新为便携终端的新的所在地信息并存储。

此外，读取单元5具有如下功能：在由本实施方式中的第一利用者从终端3对文件4尝试访问时由第二利用者从终端3正在对文件4进行访问的情况下，读取出入室管理系统或报知系统所存储的第二利用者的便携终端的识别信息或便携终端的所在地信息。读取单元5能够将读取的第二利用者的便携终端的识别信息或便携终端的所在地信息向以下说明的报知单元7发送。

出入室管理系统或者报知系统中的各种设备能够使用具备中央运算装置(CPU)、键盘或鼠标等输入装置、硬盘等外部存储装置、易失性的半导体存储器(RAM)等存储装置、液晶显示器等输出装置的通用的计算机设备而实现。

警报单元6能够与和识别信息关联起来的便携终端2进行通信，进行振动、声音或光这样的警报。在该情况下，也可以与“存在要利用文件的人”这样的显示一起进行警报。此外，警报单元6也可以与向便携终端2的警报一起使便携终端的所在地的区域内的照明闪烁、或者从该区域的扬声器发出声音等，唤起具有便携终端2的利用者的注意。此外，警报单元6针对进行了以下说明的使用便携终端的文件操作的情况，能够向便携终端2通知该文件操作的结果。

报知单元7能够从读取单元5接收由读取单元5读取的识别信息和利用者的便携终端2的所在地信息，并向终端3通知。例如，设想如下情况：在第一利用者利用第一终端尝试打开电子文件的情况下第二利用者利用第二终端打开着该电子文件时，向第一利用者利用的第一终端通知第二识别信息或所在地信息。关于向第一终端的通知，也可以在第一终端的画面中显示消息。此外，在该情况下，也能够向第一利用者利用的第一终端一并通知表示该电子文件被打开的文件开封信息和识别信息。此外，也可以设置识别信息和所在地信息并向第一终端通知，在该情况下，第一利用者在向第二利用者取得联络时，能够根据第一利用者的喜好进行行动，基于识别信息进行联络，或者基于所在地信息直接去第二利用者处进行联络。

文件管理单元8能够基于文件操作信号，进行关闭文件或保存文件这样的文件操作。这里，文件操作信号例如是通过操作便携终端2而发送的信号。便携终端2的利用者能够进行如下操作：通过便携终端2发送文件操作信号并通过文件管理单元8保存了文件之后，关闭文件。作为具体的文件操作流程，利用者通过按压便携终端2的按钮或者对画面进行触摸而选择操作这样的操作来发送文件操作信号，由设置于各区域的天线等读取单元5接收文件操作信号，将读取单元5接收到的文件操作信号向文件管理单元8发送，文件管理单元8基于接收到的文件操作信号来执行文件操作，文件操作完成。

接下来，参照图2～图4，对本实施方式中的报知系统的操作流程的动作例进行说明。首先对图2进行说明。图2是示出从本实施方式的报知系统中的终端进行文件访问时的流程的流程图。

以下，以如下情况为例来说明本实施方式的报知系统的动作：在组织内的房间中，2名终端利用者(以下分别为第一利用者、第二利用者。)各自分别利用第一终端、第二终端来对文件进行访问。

首先，第一利用者使用第一终端对文件尝试访问(ST1)。接下来，在第一利用者对文件进行了访问时，判定是否存在打开着文件的终端(ST2)。这里，例如，在第二利用者打开着文件的情况下判定为“是”，进入以下的ST3。

在存在打开着文件的终端的情况下，向对文件尝试访问的第一终端报知打开着文件的第二利用者的便携终端的信息(识别信息或所在地信息)(ST3)。例如，在第一利用者尝试访问的情况下第二利用者使用第二终端打开着文件时，向对该文件尝试访问的第一利用者所利用的第一终端报知第二利用者的便携终端的信息(识别信息或所在地信息)。具体而言，本实施方式的报知系统中的读取单元5读取第二利用者的便携终端的信息，将读取单元5读取的便携终端的信息向报知单元7发送，报知单元7向第一利用者利用的第一终端报知便携终端的信息，由此一系列的动作完成。

如以上那样构成的报知系统是利用由出入室管理系统管理的与利用者的所在地相关的信息的报知系统，具备：读取单元，在第一利用者利用第一终端对文件尝试访问时第二利用者利用第二终端打开着文件的情况下，该读取单元读取第二利用者持有的便携终端的识别信息、或者由出入室管理系统认证的便携终端的所在地信息；以及报知单元，其在第二利用者2利用第二终端打开着文件的情况下，向第一终端报知由读取单元读取的识别信息或者所在地信息。

因此，向第一利用者报知打开着文件的第二利用者的便携终端的识别信息或所在地信息，因此，能够向第二利用者取得联络或者询问第二利用者的来源，因此，容易向第二利用者取得联络，能够容易编辑文件。

另一方面，在ST2中，在不存在打开着文件的终端的情况下，判定为“否”，针对第一利用者的文件操作而打开该文件(ST6)。在该情况下，第一利用者能够毫无问题地打开文件，因此，一系列的流程结束。

接下来，在ST3中，说明向对文件尝试访问的终端报知打开着文件的利用者的便携终端的识别信息之后的动作。

在向对文件尝试访问的第一终端报知打开着文件的第二利用者的便携终端的识别信息之后，判定打开着该文件的第二终端的位置与第二利用者的便携终端的所在地是否为不同的场所(ST4)。这里，例如，在具有便携终端的第二利用者使用第二终端打开着该文件的状态下该第二利用者位于与设置有第二终端的组织内的房间不同的房间的情况下，换言之，在各个房间的区域不同的情况下，判定为打开着该文件的第二终端的位置与第二利用者的便携终端的所在地为不同的场所，判断为“是”。在该情况下，进入以下的ST5。这里，打开了该文件的终端与具有识别信息的便携终端的所在地不同的情况不限于便携终端位于与打开了文件的终端所存在的房间(区域A)不同的房间(区域B)的情况，也包括便携终端位于打开了文件的终端所存在的房间(区域A)内的与该终端分离的场所的情况。例如，考虑如下情况等：在将某个房间作为区域的情况下该区域内被分割为多个区，打开了文件的终端所存在的区与认证了具有识别信息的便携终端的区不同。

在上述ST4中，在判定为打开着文件的终端与由读取单元读取的便携终端的所在地为不同的场所的情况下，通过振动、声音或者光向便携终端进行警报(ST5)。之后，一系列的流程结束。另外，进行本实施方式的动作不限于第一利用者与第二利用者处于组织内的不同的房间的情况，也包括如下情况：即便在处于组织内的相同的房间的情况下，相同房间也具有作为不同的区域而管理的多个区，各利用者具有的区域不同。

如以上那样构成的报知系统还具备警报单元，该警报单元在第二利用者持有的便携终端的所在地信息与设置有第二利用者利用的第二终端的区域不同的情况下，向第二利用者持有的便携终端发出警报。

因此，即便在打开了文件的第二利用者位于远离终端的不同区域的情况下，也能够通过警报，使第二利用者注意到打开着文件。

接下来对图3进行说明。图3是示出从本实施方式的报知系统中的便携终端进行文件操作的流程的流程图。

在以下的说明中，与在图2的动作中设想的情况同样，以如下情况为例，对本实施方式的报知系统的动作进行说明：在组织内的房间中，在2名终端利用者(以下分别为第一利用者、第二利用者。)各自分别利用第一终端、第二终端对文件进行了访问的情况下，使用便携终端进行文件操作。

首先，在第二利用者利用第二终端打开着文件时、利用便携终端发送了文件操作的信号的情况下，本实施方式的报知系统接收来自该便携终端的文件操作的信号(ST7)。这里，该报知系统能够经由设置于该区域的读取装置而接收来自便携终端的文件操作的信号。

接下来，在ST8中，报知系统判定来自该便携终端的文件操作的信号为以下哪一个(ST8)。

·保存文件而关闭

·不保存文件而关闭

·不关闭文件

在ST8中，在来自便携终端的文件操作的信号为“保存文件而关闭”的情况下，保存文件而关闭(ST9)。此外，在ST8中，在来自便携终端的文件操作的信号是不保存文件而关闭”的情况下，不保存文件而关闭(ST10)。此外，在ST8中，在来自便携终端的文件操作的信号为“不关闭文件”的情况下，不关闭文件(ST11)。这里，本实施方式的报知系统能够基于判定出的文件操作信号，通过文件管理单元来执行文件操作。

如以上那样构成的报知系统还具备文件管理单元，该文件管理单元基于通过打开着文件的第二利用者操作便携终端而发送的文件操作信号的内容，对文件执行文件操作。

因此，收到警报的第二利用者即便在位于与利用的第二终端不同的区域的状况下，也能够在自己对自己打开的文件进行所希望的文件操作的基础上，执行关闭文件或不关闭文件的操作，并且，其他的利用者(例如第一利用者)能够编辑文件。

在执行上述的文件操作后，向该便携终端通知文件操作结果(ST12)。此外，向对文件尝试了访问的终端通知文件操作结果(ST13)。这里，例如，本实施方式的报知系统能够通过设置于区域的警报单元向该便携终端通知文件操作结果，能够通过设置于区域的报知单元，向对文件尝试了访问的第一终端通知文件操作结果。

如以上那样构成的报知系统还具备如下功能：从报知单元向第一利用者通知由文件管理单元执行了文件操作，从警报单元向第二利用者通知由文件管理单元执行了文件操作。

因此，收到通知的各利用者能够掌握当前的文件的状态。

接下来，对图4进行说明。图4使用图而例示出本实施方式的报知系统中的来自终端的文件访问及来自便携终端的文件操作、以及针对终端及便携终端的文件操作结果的通知。

在图4的(1)中，示出向第一终端报知表示打开着文件的文件开封信息、另一方面向第二利用者的便携终端进行警报的情况，此外，在图4的(2)中，示出第二利用者使用便携终端执行文件操作的情况，此外，在图4的(3)中，示出向第一终端和第二利用者的便携终端通知第二利用者使用便携终端进行文件操作而得到的文件操作结果的情况。这里，例如，以在第二终端已经打开着文件的状态下从第一终端对文件尝试了访问的情况为例进行说明。

以下，第一终端与第一利用者被关联起来，第二终端、第二利用者以及便携终端被关联起来。即，在第二利用者使用第二终端进行文件操作时，第二利用者的便携终端的识别信息被关联起来。此外，划分场所具有划分场所1～划分场所3这3个划分场所，在划分场所1具有第一终端、第一读取装置及第一报知装置，在划分场所2具有第二终端及第二读取装置，在划分场所3具有第三读取装置及第三警报装置。

对图4的(1)进行说明。在图4的(1)中，在对打开的文件尝试了访问的情况下，向第一终端1报知第二利用者打开着文件的文件开封信息。此时也可以向第一终端报知第二利用者的便携终端的识别信息或便携终端的所在地信息、或者第一终端第二利用者的便携终端的识别信息及便携终端的所在地信息。此时，能够使用由第三读取装置取得的第二便携终端的识别信息、所在地信息。由第一报知装置进行报知。此外，由于第二终端与便携终端存在于不同的区域，因此，通过振动、声音或光向便携终端发出警报。由第三警报装置向便携终端进行警报。

接下来，对图4的(2)进行说明。在图4的(2)中，在第二利用者收到对便携终端的警报后的情况下，第二利用者发送文件操作的信号。关于文件操作的信号，能够对便携终端进行操作，发送文件操作的信号。文件操作信号的发送例如能够利用便携终端所具备的按钮来进行操作。从便携终端发送的文件操作的信号被第三读取装置接收。基于由第三读取装置接收到的文件操作信号的文件操作例如也可以通过与报知系统连接的文件管理装置(未图示)来执行。在该情况下，作为文件操作的例子，考虑保存文件而关闭、不保存文件而关闭、不关闭文件这样的文件操作。

接下来，对图4的(3)进行说明。在图4的(2)中说明的由文件管理装置执行文件操作之后，向第一终端和便携终端通知文件操作结果。通过第一报知装置进行向第一终端的通知。通过第三警报装置进行向便携终端的通知。

以上，在本实施方式中，说明了本发明的与出入室管理系统联动的报知系统的一例，但本实施方式所示的各装置、各结构部及各单元不是必须由1个部件、装置构成。例如，也可以由多个部件构成1个功能，由1个部件或装置构成多个功能。本发明不限于上述实施方式，在不脱离发明的主旨的范围内能够进行各种变更。

标号说明

1报知系统，2便携终端，3终端，4文件，5读取单元，6警报单元，7报知单元，8文件管理单元。

Claims (3)

1.一种报知系统，其利用在出入室管理系统中管理的与利用者的所在地相关的信息，其特征在于，

所述报知系统具备：

读取单元，其在第一利用者利用第一终端对文件尝试访问时、第二利用者利用第二终端打开着所述文件的情况下，读取所述第二利用者持有的便携终端的识别信息、或者由所述出入室管理系统认证的所述便携终端的所在地信息；

报知单元，其在所述第二利用者利用第二终端打开着所述文件的情况下，向所述第一终端报知由所述读取单元读取的所述识别信息或者所述所在地信息；以及

警报单元，其在所述第二利用者持有的便携终端的所在地信息与设置有所述第二终端的区域不同的情况下，向所述便携终端发出警报。

2.根据权利要求1所述的报知系统，其特征在于，

所述报知系统还具备文件管理单元，该文件管理单元基于通过打开着所述文件的所述第二利用者对便携终端进行操作而发送的文件操作信号的内容，对所述文件执行文件操作。

3.根据权利要求2所述的报知系统，其特征在于，

所述报知系统还具备如下功能：从所述报知单元向所述第一利用者通知由所述文件管理单元执行了文件操作的情况，并且从所述警报单元向所述第二利用者通知由所述文件管理单元执行了文件操作的情况。