CN101203891A

CN101203891A - 文件管理系统

Info

Publication number: CN101203891A
Application number: CNA2006800210874A
Authority: CN
Inventors: 近田恭之
Original assignee: Dai Nippon Printing Co Ltd
Current assignee: Dai Nippon Printing Co Ltd
Priority date: 2005-06-16
Filing date: 2006-06-14
Publication date: 2008-06-18
Anticipated expiration: 2026-06-14
Also published as: CN101203891B; KR20080028936A; JP2006350682A; US20100073134A1; WO2006134971A1; EP1898362A4; EP1898362A1; EP1898362B1; JP5064663B2

Abstract

一种文件管理系统，其包括：附带有信息存储介质的文件；读取文件识别信息的读取机构；在成为不能读取文件识别信息的状态时向处理装置发送信号的信息存储介质读取装置；便携信息存储介质；第一便携信息存储介质读取装置；第二便携信息存储介质读取装置；上锁开锁装置；信息处理装置，信息处理装置具有：文件信息数据库；文件带出权限信息数据库；基于文件信息数据库特定文件的文件识别信息的取出文件特定机构；根据从第一便携信息存储介质读取装置接收的个人识别信息和文件识别信息，判断带出权限的判断机构；在从第二便携信息存储介质读取装置接收了个人识别信息时，具有带出权限的情况下，对上锁开锁装置发送解除锁定状态的信号的机构。

Description

文件管理系统

技术领域

本发明涉及防止保管在柜子等的文件架上的重要文件被非法带出而被滥用的文件管理系统。

背景技术

以往，合同书、规格书、设计图、公司内部文件等记载有外部人员不应知道的机密性高的内容的重要文件保管在公司内的柜子(cabinet)等文件架中，由诸如此类的方法进行严格管理。

通常，将重要文件保管在具有上锁的上锁开锁装置的柜子内等，以免被盗或轻易阅读内容，由此进行管理的情况居多。

然而，有时在公司职员中有怀有歹意的人，因此也能想到即使为公司职员，也可能被第三人诱使、出于钱财目的而偷盗出这些重要文件的公司内犯罪行为。

例如，若公司职员属于人事部，就能够轻易知道保管重要文件的柜子或将上锁的所述柜子开锁的钥匙的保管场所等。

从而，休息日等其他公司职员不在时，一个人也能偷盗出保管在柜子中的重要文件，因此，也能想到受到信赖的公司职员进行的公司内犯罪行为的发生。

公司内保管的信息越有价值，越可能发生这样的公司内犯罪行为，从而存在不能简单地防止的问题。

作为以往技术，提出了通过事先登记开锁人的指纹、声纹、视网膜、面容等信息，在进行保管有文件的箱子的开锁时，进行基于这些登记信息的认证，从而确保安全的技术(例如，参照专利文献1)。

然而，由于工作的关系，多个公司职员欲从柜子等保管有文件的箱子取出文件而频繁阅读的情况下，由于每次都进行基于登记信息的认证处理，因此也具有花费时间，工作效率下降的问题。

由于这样的情况，在出入场所被上锁管理的房间中，只要重要的文件从该房间不被带出即可，因此，在处理工作的方面来说，使许可阅读这些重要文件的公司职员在该房间中自由阅读是有效的。

然而，还没有在从保管重要文件的房间的出口向外部带出重要文件时，若为不具有带出权限的人就使其不能带出的技术，因此是不方便的。

专利文献1：特开2003-269024号公报

发明内容

本发明提供一种文件管理系统，其在柜子等中保管的重要文件从其房间的出口向外部被带出时，即使为公司职员，只要是不具有带出权限的人，也使其不能轻易地带出，从而能够防止公司职员等进行的带出重要文件等公司内犯罪行为。

本发明的一实施方式中，提供一种文件管理系统，其防止保管的文件从房间被非法带出，其特征在于，包括：文件，其附带有非接触方式的信息存储介质，该信息存储介质存储有文件识别信息；信息存储介质读取装置，其具有以非接触方式从保管在文件架上的文件的所述信息存储介质读取文件识别信息的读取机构、和在成为不能读取由所述读取机构读取的文件识别信息的状态时向处理装置发送信号的机构；非接触方式的便携信息存储介质，其存储有个人识别信息；第一便携信息存储介质读取装置，其从自所述文件架取出文件的文件取出人的所述便携信息存储介质读取所述个人识别信息；上锁开锁装置，其控制所述房间的出口门的上锁开锁；第二便携信息存储介质读取装置，其设在所述房间的出口门附近；信息处理装置，其以可通信的方式与所述第一便携信息存储介质读取装置、第二便携信息存储介质读取装置、所述信息存储介质读取装置、和所述上锁开锁装置连接，所述信息处理装置具有：文件信息数据库，其登记有保管于文件架上的文件所附带的信息存储介质的文件识别信息；文件带出权限信息数据库，其与个人识别信息建立关系而登记有许可带出的文件的文件识别信息；取出文件特定机构，其在从所述信息存储介质读取装置接收了信号时，基于所述文件信息数据库，特定所取出的文件的文件识别信息；判断机构，其基于登记在所述文件带出权限信息数据库中的信息，根据从所述第一便携信息存储介质读取装置接收的个人识别信息、和由所述取出文件特定机构特定的文件的文件识别信息，判断所述文件取出人是否具有该文件的取出权限；在从第二便携信息存储介质读取装置接收了所述个人识别信息时，所述文件取出人已经由所述判断机构判断为具有带出权限的情况下，向所述上锁开锁装置发送用于解除出口门的锁定状态的信号的机构。

所述文件管理系统中，即使为公司职员，只要对所带出文件没有被赋予预先登记的带出权限，则也不能对该房间的出口门的上锁进行开锁，因此，具有能够防止公司职员等进行的重要文件被带出等公司内犯罪行为。

在本发明的其他的实施方式中，文件管理系统的特征在于，所述非接触方式的信息存储介质是RFID无线标签，所述信息存储介质读取装置是标签阅读器(tag reader)，非接触方式的便携信息存储介质是非接触IC卡，所述便携信息存储介质读取装置是IC卡阅读器。

所述文件管理系统中，文件上附设RFID无线标签，得到文件的取出信息，并且利用非接触IC卡进行从放置有文件的房间退出的人的带出权限的判断处理，由此具有能够防止不具有带出权限的人员进行的文件非法带出的效果。

附图说明

图1是说明本发明的实施方式的文件管理系统的结构概要的图。

图2是本发明的实施方式的文件管理系统的方框图。

图3是表示本发明的实施方式的文件管理系统的信息处理装置具备的文件信息数据库的登记信息的一例的图。

图4是表示本发明的实施方式的文件管理系统的信息处理装置具备的文件带出权限信息数据库的登记信息的一例的图。

图5是表示本发明的实施方式的文件管理系统的信息处理装置具备的公司职员信息数据库的登记信息的一例的图。

图6是表示本发明的实施方式的文件管理系统的处理步骤的流程图。

图中：1-文件；2-RFID无线标签(tag)；3-文件架；4，10-标签阅读器；5，13-IC卡阅读器；6-非接触IC卡；7-公司职员；8-通信线路；9-信息处理装置；11-上锁开锁装置；12-出口门；14-房间；15-出口门附近的空间区域；16-隔壁；17-通路。

具体实施方式

以下，根据附图，详细说明本发明的实施方式的文件管理系统。

图1是说明本发明的实施方式的文件管理系统的结构概要的图，图2是本发明的实施方式的文件管理系统的方框图，图3是表示本发明的实施方式的文件管理系统的信息处理装置具备的文件信息数据库的登记信息的一例的图，图4是表示本发明的实施方式的文件管理系统的信息处理装置具备的文件带出权限信息数据库的登记信息的一例的图，图5是表示本发明的实施方式的文件管理系统的信息处理装置具备的公司职员信息数据库的登记信息的一例的图，图6是表示本发明的实施方式的文件管理系统的处理步骤的流程图。

如图1所示，管理向房间外部的带出的重要文件1附带有作为非接触方式的信息存储介质的RFID无线标签2，并保管在文件架3上。

所述文件架3可以为附带有门且具有上锁开锁装置的柜子，也可以为不附带有门的架子，但无论哪一种，都具备以非接触方式进行保管在文件架3上的文件1的RFID无线标签2中存储的标签ID的读取的作为信息存储介质读取装置的标签阅读器4。

配备在文件架3上的标签阅读器4在文件架3设有天线，从而能够利用电波接收标签ID，使得始终读取保管在文件架3上的所有文件1的RFID无线标签2中存储的标签ID。

另外，能够由标签阅读器4读取的距离设定为几十厘米左右，并且设定为：若从文件架3取出文件1并离开，则不能读取附带在文件1上的RFID无线标签2中存储的标签ID。

另外，文件架3具备作为第一便携信息存储介质读取装置的非接触用的第一IC卡阅读器5。

所述IC卡阅读器5可以直接配备在文件架3上，也可以设置在文件架3附近。

另外，预先向公司职员7发放了作为公司职员证的非接触IC卡6，该非接触IC卡6是便携信息存储介质，存储有作为个人识别信息的公司职员ID，用IC卡阅读器5可读取非接触IC卡6中存储的公司职员ID。

标签阅读器4和IC卡阅读器5经由通信线路8以可通信的方式与信息处理装置9连接。

还有，由配备在文件架3上的标签阅读器4始终读取的文件1上附设的RFID无线标签2中存储的标签ID经由通信线路8向信息处理装置9发送。

从而，在由于公司职员7取出保管在文件架3上的文件1，导致不能读取由标签阅读器4始终读取的标签ID时，通过从标签阅读器4始终发送的标签ID的发送停止，由此能够在信息处理装置9侧判断为文件1从文件架3被取出。

另外，由IC卡阅读器5从非接触IC卡6读取的公司职员ID也经由通信线路8向信息处理装置9发送。

公司职员7在从文件架3取出文件1时，使IC卡阅读器5读取存储在非接触IC卡6中的公司职员ID，由此将公司职员ID向信息处理装置9发送。

由此，在从文件架3取出文件1时，向信息处理装置9发送公司职员ID和不能读取标签ID的读取停止的标签ID信息，从而能够用信息处理装置9管理文件1的取出信息。

另外，在房间的出口门12侧附近具备作为信息存储介质读取装置的标签阅读器10。

所述标签阅读器10在带出保管于文件架3上的文件1以外的文件时使用，具有如下功能：通过使附带在文件上的RFID无线标签2中存储的标签ID靠近，读取标签ID，并经由通信线路8向信息处理装置9发送标签ID。

进而，房间的出口门12具备控制出口门12的开锁的上锁开锁装置11。

上锁开锁装置11经由通信线路8以可通信的方式与信息处理装置9连接。

出口门10始终被上锁开锁装置11锁定为上锁的状态，通过使上锁开锁装置11从信息处理装置9接收指示信号，进行电控制而设定为开锁状态，使得公司职员7打开出口门12而到房间外。

另外，在出口门12附近具备作为第二便携信息存储介质读取装置的第二IC卡阅读器13，从打开出口门12而到房间外的公司职员7的非接触IC卡6读取所存储的公司职员ID。

所述IC卡阅读器13经由通信线路8以可通信的方式与信息处理装置9连接，由IC卡阅读器13读取的公司职员ID向信息处理装置9发送。

所述房间14具备将出口门12附近的空间区域15从放置有文件架3的其他空间区域隔开的隔壁16，进而在隔壁16的一部分设有一个公司职员7能够通过的通路17。

由所述隔壁16隔开的出口门12附近的空间区域15设为不能进入多名公司职员，只能使仅一名公司职员进入所述空间区域15，从而为了从出口门12出来而进行基于IC卡阅读器13的非接触IC卡6的读取等。

由此，防止在一次基于非接触IC卡6的认证处理下，非法地没有接受认证的其他公司职员利用接受了认证的公司职员乘机从出口门12出来。

其次，基于图2及图5，对信息处理装置9进行说明。

信息处理装置9具备：文件信息数据库18、文件带出权限信息数据库19、公司职员信息数据库20、取出文件特定机构21、判断机构22、开锁信号发送机构23、认证机构24、存储机构25、控制机构26等。

在文件信息数据库18中，如图3所示，关于保管在文件架3上的文件1，在每个该文件1附带的RFID无线标签2中登记有：标签ID27、文件名称28以及标签ID读取的有无信息29等，所述标签ID读取的有无信息29表示信息处理装置9是否正在从配备在文件架3上的标签阅读器4接收由标签阅读器4读取的标签ID27的信息。

在图3所示的例子中，标签ID为“3062”的文件的标签ID读取的有无信息29显示为“×”，表示文件从文件架已取出的状态。

这样，通过确认存储在文件信息数据库18中的信息，能够调查文件架3上保管有哪个文件、哪个文件已被取出的状态。

其次，在文件带出权限信息数据库19中，在每个附带在文件1上的RFID无线标签2的标签ID27中登记有具有将所述文件带出到房间外部的权限的公司职员的公司职员ID30。

根据文件带出权限信息数据库19的登记信息，可按每个文件调查谁具有从房间带出的权限，从而禁止在所述文件带出权限信息数据库19中没有赋予带出权限的公司职员从所述文件的房间带出所述文件。

另外，由于人事变动等，可以根据需要改变每个文件的带出权限，但此时，设定为需要具有文件管理的正式权限的人的批准等，彻底实现文件管理。

其次，在公司职员信息数据库20中登记有公司职员ID31、姓名32、所属部门名称33、职务34等公司职员信息。

根据所述公司职员信息数据库20中登记的公司职员ID31、和文件带出权限信息数据库19中登记的具有带出权限的公司职员的公司职员ID30，能够按每个文件特定谁具有带出权限。

另外，取出文件特定机构21中，在由于公司职员从文件架3取出文件，导致不能接收由标签阅读器4读取的公司职员ID27的信息时，表示不能接收的标签ID存在的信息从标签阅读器4到达信息处理装置9，由此根据文件信息数据库18的登记信息特定不能读取标签ID的文件，并且向标签ID读取的有无信息29进行“×”写入处理。

另外，判断机构22具有以下所述的功能，即：在公司职员7从文件架3取出文件1时，用IC卡阅读器5读取非接触IC卡6中存储的公司职员ID，将信息处理装置9接收的公司职员ID和由取出文件特定机构21特定的、公司职员从文件架3取出的文件上附设的RFID无线标签2中存储的标签ID与文件带出权限信息数据库19的登记信息进行核对，进行所述公司职员是否具有将所述文件带出到房间外部的权限的判断处理。

还有，判断机构22在判断为所述公司职员具有文件的带出权限的情况下，向开锁信号发送机构23发送如下所述的信号，即：许可从信息处理装置9向上锁开锁装置11发送指示将出口门12进行开锁的指示信号。

认证机构24中，在配备于出口门12附近的IC卡阅读器13从公司职员7的非接触IC卡6读取公司职员ID，从IC卡阅读器13向信息处理装置9发送了公司职员ID的情况下，信息处理装置9根据接收的公司职员ID和公司职员信息数据库20的登记信息，进行认证处理，进行可否打开出口门12的判断，并且在认可了认证的情况下，向开锁信号发送机构23发送如下所述的信号，即：许可从信息处理装置9向上锁开锁装置11发送指示将出口门12进行开锁的指示信号。

其次，开锁信号发送机构23从信息处理装置9向上锁开锁装置11发送指示将出口门12进行开锁的指示信号，但规定有几个用于进行指示信号的发送的条件。

首先，第一：从判断机构22和认证机构24接收许可从信息处理装置9向上锁开锁装置11发送指示将出口门12进行开锁的指示信号的信号的情况。

第二：从认证机构24接收许可从信息处理装置9向上锁开锁装置11发送指示将出口门12进行开锁的指示信号的信号，进而文件信息数据库18的信息中没有从文件架3取出的文件的状态的情况。

第三：从认证机构24接收许可从信息处理装置9向上锁开锁装置11发送指示将出口门12进行开锁的指示信号的信号，进而信息处理装置9接收由配备在出口附近的标签阅读器10读取的RFID无线标签2的标签ID，由判断机构22判断出所述公司职员具有带出文件的权限，开锁信号发送机构23从信息处理装置9接收了向上锁开锁装置11指示将出口门12进行开锁的指示信号的情况。

在满足以上三种条件的情况下，从信息处理装置9向上锁开锁装置11发送指示将出口门12进行开锁的指示信号，上锁开锁装置11基于接收的指示信号，将出口门的钥匙进行开锁。

即，在所述第一种条件的情况下，在一名公司职员带出文件的情况下有效，在所述第二种条件的情况下，在不带出文件而退出的情况下有效，进而在所述第三种条件的情况下，在房间内多名公司职员从文件架3取出文件的情况下有效。

另外，所述第三种条件的情况设定为优先于所述第一种条件的情况。

由此，即使在房间内多个公司职员从文件架3取出文件的情况下，也通过临时由标签阅读器10读取文件的RFID无线标签2的标签ID，使得即便其他公司职员正在从文件架3取出文件，也能够从房间带出文件。

其次，基于图6的流程图说明本发明的文件管理系统的处理步骤。

首先，若公司职员7从文件架3取出所希望的文件2，则文件架3的标签阅读器4成为不能读取存储在RFID无线标签2中的标签ID的状态，从标签阅读器4向信息处理装置9发送表示不能读取的文件取出信号(步骤1)。

在信息处理装置9中，基于文件取出信号的接收信号，向文件信息数据库18中存储的标签读取的有无的信息写入表示不能读取的信息“×”(步骤2)。

另外，公司职员7在从文件架3取出所希望的文件2时，用IC卡阅读器5读取非接触IC卡6中存储的公司职员ID(步骤3)。

然后，从IC卡阅读器5向信息处理装置9发送公司职员ID(步骤4)。

在信息处理装置9中，根据从标签阅读器4接收的标签ID和从IC卡阅读器5接收的公司职员ID，基于登记在文件带出权限信息数据库19中的信息，进行所述公司职员7是否具有将所述文件1带出到房间14外部的权限的判断处理(步骤5)。

在所述判断处理中，判断为所述公司职员7具有将所述文件1带出到房间14外部的权限的情况下，暂时存储机构25中存储标签ID和公司职员ID作为带出预定信息(步骤6)。

然后，所述公司职员7为了将所述文件1带出到房间14的外部，而通过隔壁16的通路17并移动到出口门12附近的空间区域15后，用IC卡阅读器13读取存储在非接触IC卡6中的公司职员ID(步骤7)。

从IC卡阅读器13向信息处理装置9发送公司职员ID(步骤8)。

其次，在信息处理装置9中，核对所接收的公司职员ID和登记在公司职员信息数据库20中的公司职员ID31，进行公司职员的认证处理(步骤9)。

在所述认证处理中被承认的情况下，确认存储机构25中是否存储有带出预定信息，将认证被承认的公司职员ID和作为带出预定信息而存储的公司职员ID的一致作为条件，利用信息处理装置9的开锁信号发送机构23向上锁开锁装置11发送指示开锁的指示信号(步骤10)。

然后，上锁开锁装置11从信息处理装置9接收指示开锁的指示信号，进行出口门12的钥匙的开锁(步骤11)。

如上所述，在本发明的文件管理系统中，用上锁开锁装置11控制出口门12的钥匙的开闭状态，另外，基于来自信息处理装置9的指示信号控制上锁开锁装置11，使信息处理装置9根据基于来自文件架3的标签阅读器4及IC卡阅读器5、和配备在出口门12附近的IC卡阅读器13的接收信息的判断处理或承认处理的结果进行控制，因此，按每个文件判断带出权限的有无，从而，即使为公司职员也不能带出不具有带出权限的文件。

产业上的可利用性

本发明可利用在企业、公共机关以及其他场所中管理文件的系统。

Claims

1.一种文件管理系统，其防止保管的文件从房间被非法带出，其特征在于，包括：

文件，其附带有非接触方式的信息存储介质，该信息存储介质存储有文件识别信息；

信息存储介质读取装置，其具有以非接触方式从保管在文件架上的文件的所述信息存储介质读取文件识别信息的读取机构、和在成为不能读取由所述读取机构读取的文件识别信息的状态时向处理装置发送信号的机构；

非接触方式的便携信息存储介质，其存储有个人识别信息；

第一便携信息存储介质读取装置，其从自所述文件架取出文件的文件取出人的所述便携信息存储介质读取所述个人识别信息；

上锁开锁装置，其控制所述房间的出口门的上锁开锁；

第二便携信息存储介质读取装置，其设在所述房间的出口门附近；

信息处理装置，其以可通信的方式与所述第一便携信息存储介质读取装置、第二便携信息存储介质读取装置、所述信息存储介质读取装置、和所述上锁开锁装置连接，

所述信息处理装置具有：

文件信息数据库，其登记有保管于文件架上的文件所附带的信息存储介质的文件识别信息；

文件带出权限信息数据库，其与个人识别信息建立关系而登记有许可带出的文件的文件识别信息；

取出文件特定机构，其在从所述信息存储介质读取装置接收了信号时，基于所述文件信息数据库，特定所取出的文件的文件识别信息；

判断机构，其基于登记在所述文件带出权限信息数据库中的信息，根据从所述第一便携信息存储介质读取装置接收的个人识别信息、和由所述取出文件特定机构特定的文件的文件识别信息，判断所述文件取出人是否具有该文件的取出权限；

在从第二便携信息存储介质读取装置接收了所述个人识别信息时，所述文件取出人已经由所述判断机构判断为具有带出权限的情况下，向所述上锁开锁装置发送用于解除出口门的锁定状态的信号的机构。

2.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于，

所述非接触方式的信息存储介质是RFID无线标签，所述信息存储介质读取装置是标签阅读器，非接触方式的便携信息存储介质是非接触IC卡，所述便携信息存储介质读取装置是IC卡阅读器。