JP6411687B1 - 送受信管理システム、送受信管理サーバー、サーバープログラム及び送受信管理方法 - Google Patents
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Abstract
Description
安全かつ確実な方法で相手先に送るものとして、本願の出願人による前の出願に、2014年に公開されたファイル送受信管理システムがある(特許文献1参照)。この文献は、例えば、会計事務所の顧問先端末と会計事務所内に設置されたサーバー機といったインターネットを介して接続された装置間でファイルを送信する際に、ファイル属性等から当該ファイルをその相手に送信してよいか否かをシステムが判別して、セキュアな環境で誤送信を防止することを提案している。
他方、連絡等の情報のやりとりに関し、複数のユーザ間でメッセージを交換するためのチャットシステムが提案されている(特許文献2、3参照)。
第1の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続された送受信管理システムであって、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、送信対象ファイルに付加するメッセージの入力を受け付けた場合に、前記送信対象ファイルに前記メッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、前記ファイル送信手段による通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と、を備え、前記ファイル送信手段は、前記送信側端末のユーザによる送信相手先の選択を受け付ける手段と、前記送信側端末のユーザによる、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、前記送信指示操作を受けたときに、メッセージ入力を受け付ける手段と、入力されたメッセージを前記送信対象ファイルに付加する手段と、前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信する手段と、を備え、前記メッセージ送信手段は、受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するスレッド生成手段を備え、前記受信側端末の制御手段が、前記送信された前記メッセージ付ファイルを送信元の識別情報に対応付けられた受信BOXに格納して、前記メッセージ付ファイルの前記メッセージと共に前記受信側端末に表示させるファイル表示手段を備え、前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、自動生成した前記スレッドを表示させるスレッド表示手段と、前記スレッド表示手段により表示された前記スレッドを選択することで、前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理システムである。
第2の発明は、第1の発明の送受信管理システムにおいて、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、前記ファイル送信手段による処理の後、前記送信BOXに格納した前記メッセージ付ファイルを、前記送信側端末に表示させ、前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、表示された前記メッセージ付ファイルを選択することで、前記メッセージを表示させる手段を備えること、を特徴とする送受信管理システムである。
第3の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続された送受信管理システムであって、前記送信側端末から前記受信側端末に、前記送受信管理サーバーを介して送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、前記送信側端末から前記受信側端末に、前記送受信管理サーバーを介して、前記メッセージを、前記メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって送信するメッセージ送信手段と、前記ファイル送信手段により送信された前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記メッセージを関連付けるためのスレッドを生成するスレッド生成手段と、前記スレッド生成手段により生成された前記スレッドを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるスレッド表示手段と、生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理システムである。
第4の発明は、第1の発明から第3の発明までのいずれかの送受信管理システムにおいて、前記受信側端末と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末とは、選択された前記スレッドへの新たなメッセージの入力を受け付けた場合に、メッセージを送信する手段を備えること、を特徴とする送受信管理システムである。
第5の発明は、第1の発明から第4の発明までのいずれかの送受信管理システムにおいて、前記メッセージ表示手段は、時系列に並べたタイムライン表示により、前記メッセージを表示させること、を特徴とする送受信管理システムである。
第6の発明は、第1の発明から第5の発明までのいずれかの送受信管理システムにおいて、前記メッセージ表示手段は、前記メッセージ付ファイルに付加されたメッセージと、前記スレッドに入力されたメッセージとを識別可能に表示させること、を特徴とする送受信管理システムである。
第7の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とに対して、ネットワークを介して接続された送受信管理サーバーであって、送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、前記ファイル送信手段による通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と、を備え、前記ファイル送信手段は、前記送信側端末において、送信相手先が選択され、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付け、メッセージの入力を受け付けたことに応じて、入力された前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する手段と、前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信する手段と、を備え、前記メッセージ送信手段は、受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するスレッド生成手段を備え、自動生成した前記スレッドを表示させるスレッド表示手段と、生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理サーバーである。
第8の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とに対して、ネットワークを介して接続された送受信管理サーバーであって、前記送信側端末から受信した送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを、前記受信側端末に送信するファイル送信手段と、前記送信側端末から受信した前記メッセージを、前記メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって前記受信側端末に対して送信するメッセージ送信手段と、前記ファイル送信手段により送信された前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記メッセージを関連付けるためのスレッドを生成するスレッド生成手段と、前記スレッド生成手段により生成された前記スレッドを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるスレッド表示手段と、生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理サーバーである。
第9の発明は、第7の発明又は第8の発明の送受信管理サーバーとしてコンピュータを機能させるためのサーバープログラムである。
第10の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続されたシステムにおける送受信管理方法であって、前記送受信管理サーバーの記憶手段に、前記受信側端末ごとに用意され、前記受信側端末に対応付けられた送信BOXと受信BOXとが登録されており、前記送受信管理方法が、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、送信対象ファイルに付加するメッセージの入力を受け付けた場合に、前記送信対象ファイルに前記メッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するステップと、前記メッセージ付ファイルの送信に用いる通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するステップと、受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するステップと、前記受信側端末の制御手段が、前記送信された前記メッセージ付ファイルを送信元の識別情報に対応付けられた受信BOXに格納して、前記メッセージ付ファイルの前記メッセージと共に前記受信側端末に表示させるステップと、前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、自動生成した前記スレッドを表示させるステップと、表示された前記スレッドを選択することで、前記メッセージを表示させるステップと、を含むこと、を特徴とする送受信管理方法である。
第11の発明は、第10の発明の送受信管理方法において、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、前記メッセージ付ファイルを送信するステップにおいて、前記送信側端末のユーザによる送信相手先の選択を受け付けるステップと、前記送信側端末のユーザによる、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付けるステップと、前記送信指示操作を受けたときに、メッセージ入力を受け付けるステップと、入力されたメッセージを前記送信対象ファイルに付加するステップと、前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信するステップと、を含むこと、を特徴とする送受信管理方法である。
[送受信管理システムの一実施例の構成]
まず、図1−1を用いて、各実施形態に共通の送受信管理システム100の構成について説明する。図1−1(A)は、各実施形態に共通の送受信管理システム100の構成を示すブロック図であり、サーバー40(ファイル管理サーバー、送受信管理サーバー)が会計事務所内にあり、外部の顧問先端末10との間でファイル/メッセージをやり取りする場合を示す。なお、以下の説明では、図1−1(A)について、第1実施形態に係る送受信管理システム100について説明するが、各実施形態に共通の構成である。
以下、サーバー40は、説明内容に応じて、ファイル管理サーバー40や、送受信管理サーバー40等として説明することがある。
図1−2(A)は、ファイル管理サーバー40及びクライアントPC50の構成を示すブロック図で、ファイル管理サーバー40が会計事務所内又はクラウド/IDCに存在する場合で、クライアントPCは操作や画面表示をする場合の図である。本図(A)に示すように、このファイル管理サーバー40は、通信部41、制御部42、記憶部43を備える。このように、ファイル管理サーバー40は、会計事務所内に実在する実サーバーの他、会計事務所内に実在する実サーバー内に構築された仮想サーバーであってもよい。また、クラウド/IDC内にファイル管理サーバー40が存在する場合において、ファイル管理サーバー40が仮想サーバーで構成されている場合のほか、IDC内の実サーバーで構成されていても構わない。ここで、仮想サーバーとは、会計事務所内の実在する実サーバーや、クラウド/IDC上のメモリ資源やCPU資源を割り当てて、あたかもサーバーが実在するかのようにして、実在の実サーバーと同じ機能を実現できるように構成したサーバーを意味する。
図1−3は、顧問先端末10の機能ブロック図である。本図に示すように、顧問先端末10は、入力部11、出力部12、通信部13、制御部14、記憶部15を備える。
図1−4は、本発明の前提となるファイル送受信の概要を示すイメージ図であり、これ自体は本願出願人による先の出願である特願2014−219705に開示されたものである。各顧問先の顧問先端末10では顧問先用ファイル管理アプリケーションが動作しており、ファイル管理サーバー40では会計事務所用ファイル管理アプリケーションが動作している。ここで、ファイル管理サーバー40は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、IDC(インターネットデータセンター)上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。
ファイル管理サーバー40の記憶部43(図1−2参照)には顧問先からアクセス可能な公開用エリア(公開用ファイル格納部45)と、会計事務所の職員のクライアントPC50a〜50d(図示せず)(図1−1参照)のみからアクセス可能な事務所内エリア(非公開エリアのフォルダ46や会計事務所内ファイルシステム47等のファイル格納部)がある。会計事務所で作成される各顧問先用の会計データ(会計ファイル)ないし財務諸表等の帳表ファイルや文書ファイルは原始的には会計事務所内ファイルシステム47に保存される。会計事務所内ファイルシステム47の所望のファイルを顧問先へ送信したい場合、会計事務所の職員はクライアントPC50を操作して、当該ファイルを顧問先ごとに設けられた送信BOX(図1−4、2−1の領域46)に投入すると、公開用エリア45の当該顧問先のフォルダに登録される。
図2(図2−1〜図2−2)は、上記のファイル送受信機能に付加するメッセージ機能の概要を説明するための概念図であり、図2−1は、ファイル転送を契機として、メッセージ入力を受け付けてメッセージをファイルに付与して、メッセージ付ファイルを会計事務所から顧問先へ送信する態様を説明する図である。ここで、ファイル管理サーバー40は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、IDC(インターネットデータセンター)上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。
図3は、このような、ファイル転送をきっかけとしてファイルにメッセージを付与してメッセージのやり取りをするシステムの履歴情報を利用して、顧問先が会計事務所と、案件ごとにどのようなやり取りをしたかを一目で確認するための会計事務所の顧問先窓口機能を実現するための仕組みを説明する概要図である。
次に、本発明のシステムで実現するファイル/メッセージの転送保留(遅延設定)・削除機能について説明する。ファイルやメッセージを送信した後に、送ったものに間違いがあったと気づく場合がある。これは送信直後に気づくことが多いため、ファイル/メッセージの保留時間又は遅延時間を設定し、この時間が経過するか送信側からの確定操作(所定の条件)があるまで転送先の受信BOX内でファイルを非表示とし、その間は受信側ではファイルやメッセージが見えないようにして、送信側でこれを削除できるようにするものである。図4はこの処理の概念図であり、図7は会計事務所側と顧問先側の処理のフローチャートである。以下の説明において、丸数字への言及は図4の対応する処理を示し、「S」を用いた符号は図7−1〜2のフローチャートの処理ステップを示す。図4及び図7の説明において、ファイル管理サーバー40は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、IDC(インターネットデータセンター)上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。
図11は、例えば会計事務所側で管理される、顧問先ごとのメッセージ/ファイル送信手段管理テーブルの実施例の図である。一般に会計事務所は複数の顧問先を抱え、各顧問先で使用しているコンピュータシステムやファイル/メッセージ送受信手段は必ずしも統一されていないため、顧問先ごとに導入及び/又は実際に使用しているメッセージ/ファイル送受信手段を把握しておくことが便宜である。より具体的には、ファイル管理サーバー40の制御部及び/又は送信側端末(クライアントPC50又は顧問先端末10)の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、制御部が、ユーザ操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として定義された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを提示することで、いちいち、どの送信手段を利用可能かを調べたりすることなく、相手先にファイルを送信することができる。これにより、システムがファイル/メッセージを送信しようとするときに図11のテーブルを自動で確認し、送信先の顧問先システムで導入/使用されている手段を用いてファイル/メッセージを送出することができる。図12、13のフローチャートを用いてこの処理例を簡単に説明する。
本システムのメッセージのやり取りの履歴情報を知識として活用することで、次回のメッセージのやり取りの高度化や専門化、省力化を図ることができる。ナレッジ検索機能をおおまかに説明すると、まず、図9(メッセージファイル送受信履歴管理テーブル)で、メッセージごとに、件名や、メッセージIDと担当者ID、及び相手先(顧問先名)との関連付けをして、図15(会社マスタテーブル)で、顧問先名(会社コード)と業種との関連づけをした上で、図19(類似範囲テーブル)で、業種を類似範囲まで広げて検索可能とし、検索して参照した回数等の頻度情報(参照度数)を、図18(知識マスタテーブル)で、メッセージIDごとに管理することができる。これにより、担当者IDを手がかりにより上位の担当者や、件名を手がかりに似たような案件や、相手先の顧問先の業種情報を手がかりに似たような業種のメッセージのやり取りを検索して利用すると共に、内容が充実していたり、高度だったり、より専門的なメッセージのやり取りの参照頻度が向上し、よりよいメッセージが参照されやすくなるように学習が進み、よいメッセージのやり取りが参照される確率を高め、会計事務所の顧問先に対するサービス業務を高度化することができる。
(1)簡単な操作をベースとした、ファイル転送を利用したメッセージのやり取りが可能となる。
本発明の送受信管理システム100を例えば会計事務所と顧問先のコンピュータシステムに適用した場合、会計事務所の職員が顧問先を選択すると、その顧問先の送信BOXが表示され、その送信BOXに設けられた送信アイコンへ所望のファイルをドラッグ&ドロップするという簡単な操作を契機として、送信する宛先とファイルが特定され確認できる状態で、送信するファイルに対してコメントやメッセージを入力できるユーザインタフェースを自動的に起動した上で、メッセージの入力を受け付けて、受け付けたメッセージをファイルに対して付加し、ファイル転送の仕組みに乗せて、ファイルと共にメッセージを転送することができる。
上記の簡便なファイル転送の履歴を利用して、今までのやり取りのうち、案件ごとのやり取りの情報を一覧表示して、案件がどこまで進んでいるのか、現在どういうステータスにあるのかが一目で理解することができる。また、案件の上位概念を抽出し、カテゴリ分類したり、まとめて一覧表示したりすることが可能となり、顧問先との情報のやり取りを簡便に管理することができる。
例えば、先輩職員や、税理士等の経営者や指導者が顧問先企業に対してやり取りした高度かつ専門的な内容のメッセージのやり取りを、現在入力中のメッセージや転送するファイルの情報、相手先の企業の業種や会社規模の情報等からキーワードを自動取得して、過去の似たような案件を検索し、今回のメッセージのやり取りの参考にして、内容の高度化、専門化を図ることができる。
第1実施形態では、ファイル送受信機能にメッセージ機能を付加したものを説明した。第2実施形態では、ファイル送受信機能と、このファイル送受信機能とは別のメッセージ送受信機能とを有し、ファイル送受信機能に付加したメッセージを、メッセージ送受信機能によって一元的に管理するものを例に説明する。
まず、第2実施形態の送受信管理システム100−2を、第1実施形態の送受信管理システム100と比較して説明する。
図23は、第1実施形態に係る送受信管理システム100と、公知技術であるチャット等のWebメッセージシステム900との処理概要図である。
図24は、第2実施形態に係る送受信管理システム100−2の処理概要図である。
・メッセージとは、いわゆるメッセージのほか、やり取りの趣旨、コメント、付記、補足、意思伝達内容その他の相手に伝えたい内容を広く含む。
・スレッドとは、メッセージを案件ごとに区別するための括りを示すもので、「スレッド名」は、ファイル名、又は、任意で入力し、若しくは、選択した件名に対応するものである。その他、ファイルに含まれる各種の情報(メッセージ付ファイル関連情報)、例えば、メッセージやファイルに含まれるキーワード等からスレッド名等ファイルに関連する情報に基づいて生成することもできる。「スレッド」は「トピック」とも呼ばれるが、以下「スレッド」で統一する。なお、スレッドとは、一般に、掲示板やメール等を含むメッセージのやり取りにおいて、共通の話題の投稿、やり取りをまとめたもの、又は、メッセージやプロパティのテキストやタグ等にテキスト情報を記載したもの等を関連した投稿をグループごとに分類したものを意味するが、本願発明では、これに限られず、2以上の複数のメッセージのやり取りのシステム(アプリ)を統合して、統一的なメッセージのやり取りとして確認可能とするために、あるいは、税務会計業務において取り扱いやすいようにするために、承認や連絡等、業務の案件毎又は業務内容に関連するファイル名に基づいて作成されたものを含む。
・Webメッセージとは、チャット等、Webサーバー等を介してメッセージを送受信するシステムを利用したメッセージである。送受信プロトコルは、HTTP(Hypertext Transfer Protocol)等のテキスト情報を送受信するプロトコルを利用したものが代表例であるが、サーバーを介して、端末間で、テキスト情報を含むメッセージ等の送受信ができる仕組みであればよく、HTTPに限られない。
・タイムライン表示とは、メッセージを時系列で送信時刻順又は書き込んだ時刻順に表示することをいう。送信側と受信側とを混在して、上から時系列順に表示してもよいし、送信側と受信側とを左右に分けた上で、時系列順に表示してもよい。
・ファイル添付メッセージとは、第1実施形態のファイルに対しメッセージを付加する際のメッセージをいう。第2実施形態では、かかる第1実施形態のファイル添付メッセージと、別途追加するWebメッセージとを統合的に管理し、両者のメッセージをシームレスに取り扱う。
・メッセージBOXは、Webメッセージを入力したり、確認するためのUIである。
従来のメールソフトでは、メッセージが主(先にありき)で、ファイル添付が従という関係で、ファイルを転送した後に、そのファイルがどのような経緯や意図、目的をもって送られたのかが、ファイルを見ただけでは分からず、財務諸表等の帳表ファイルを中心とした帳表ファイル作成、帳表ファイルの確認・管理が中心となる会計事務所と顧問先間のオペレーションでは使い勝手が悪かったのを、第1の実施形態による、(WebDAV等のファイル転送プロトコルを利用した)ファイルへのメッセージ付加によるメッセージのやり取りを行うシステムにより改善した。
他方、Webメッセージのようなメッセージシステムでは、HTTPプロトコルをベースに、さらにWebソケットのようなサーバーからのリアルタイムなPUSH送信のプロトコルを利用して、メールシステムのPOPやSMTP等の(送受信があったことを)ポーリング処理でウォッチする仕組みをベースとしたものに比して、リアルタイム性を向上させたシステムも併用したい要望がある。
しかし、第1の実施形態による、(WebDAV等のファイル転送プロトコルを利用した)ファイルへのメッセージ付加による「ファイル添付メッセージ」でメッセージのやり取りを行うシステムとは別に、HTTPプロトコルやWebソケットを利用した「Webメッセージ」のようなメッセージシステムを利用すると、2重にメッセージシステムを起動して、別々に確認するといった無駄が生じる。
そこで、このような別々のメッセージシステムを統合的に管理して、両者のメッセージをシームレスに一元的に扱うことが目的となる。
以下、この課題を解決するための、実施形態について説明する。
会計事務所の職員がファイル転送先である顧問先Aの送信BOXに、送信したいファイルをドラッグ&ドロップし(丸番号1)、ファイルに添付するメッセージを入力すると、ファイル管理サーバーは、ファイルの拡張プロパティにメッセージを格納する(丸番号2)。そして、ファイル管理サーバーは、メッセージ付ファイルとして顧問先Aの受信BOXに送信し(丸番号3)、顧問先端末では、受信したファイルに添付されたメッセージを表示する(丸番号4)。
会計事務所の職員がWebメッセージを送受信するためのプログラムを起動して、顧問先Aを相手先としたスレッドを生成し、メッセージを入力すると(丸番号1)、メッセージ管理サーバーは、作成したスレッドとメッセージとをDBに登録する(丸番号2)。そして、メッセージ管理サーバーは、メッセージを顧問先Aに送信し、顧問先端末では、受信したメッセージを表示する(丸番号3)。顧問先Aの担当者が、受信したメッセージに対して、回答としてメッセージを入力すると(丸番号4)、メッセージ管理サーバーは、入力されたメッセージをDBに登録する(丸番号5)。そして、メッセージ管理サーバーは、メッセージを会計事務所に送信し、クライアントPCでは、受信したメッセージをタイムライン表示する。
また、送受信管理サーバーは、ファイルへのメッセージ付加をトリガとして、スレッドを自動生成し、メッセージ管理DBに登録する(丸番号3)。
送受信管理サーバーは、メッセージ付ファイルとして顧問先Aの受信BOXに送信し(丸番号4)、顧問先端末では、受信したファイルに添付されたメッセージを表示する。
表示メッセージに対して、返信用のメッセージを入力すると(丸番号5)、送受信管理サーバーは、メッセージ管理DBにメッセージを登録する(丸番号6)。
会計事務所のクライアントPCでは、受信したメッセージを、ファイルに付与したメッセージと共にタイムライン表示をする(丸番号7)。なお、メッセージ管理DBから顧問先端末にメッセージを転送し、顧問先端末でも受信したメッセージを、ファイルに付与したメッセージと共にタイムライン表示をしてもよい(丸番号8)。
第2実施形態の送受信管理システム100−2の構成は、第1実施形態の送受信管理システム100(図1−1参照)と同様である。
図25は、図1−2(A)に対応した図であり、第2実施形態に係るサーバー及びクライアントPCの構成を示すブロック図で、サーバーが会計事務所内又はクラウド/IDCに存在する場合で、クライアントPCは操作や画面表示をする場合の図である。
ファイル名をそのままスレッド名とする場合は、送信BOXで、メッセージ付のファイルを送信する場合だけでなく、メッセージを付加していないファイルを送信する場合でも、スレッドを自動生成してもよい。
なお、メッセージ種別は、メッセージを体系的に整理して管理するのに好適であるが、メッセージ種別の入力、選択、生成、登録は、任意であって、必須の処理ではない。
また、件名の入力受け付け又は選択も必須ではなく、任意の処理である。
本発明の送受信管理システム100−2では、ファイルにメッセージを付加する場合の他、ファイルがなくてもメッセージのやりとりができ、ファイルに付加したメッセージと、ファイルがないときのメッセージとを、統合して管理ができるものである。
図26は、第2実施形態に係る会計事務所から顧問先への各種送受信機能の処理を説明するフローチャートである。
図27−1から図27−9までは、各処理における画面例を示す図である。
なお、図26において、送受信管理サーバー40は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、IDC(インターネットデータセンター)上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。
先ず、処理を開始前の会計事務所側の画面について、会計事務所の職員等がファイルやメッセージ交換の相手として、A社を選択した状態を示す図27−1に基づき説明する。図27−1に示す画面は、第2実施形態の送受信管理システム100−2に基づくものであり、第1実施形態で説明した受信BOXと、送信BOXの他、メッセージBOXが追加されている。メッセージBOXは、Webメッセージを入力したり、確認するためのUIである。メッセージBOXには、送信BOX等と同様に相手先を指定するフォルダがあり、また、スレッド表示エリア(右側上段)とメッセージ入力エリア(右側下段)とが設けられている。スレッド表示エリアには、既にメッセージの交換が行われたスレッド名が「月次報告の件」のスレッドのみが表示されている。
図27−2は、会計事務所の職員によって行われる、送信BOXにおけるファイルへのメッセージ付加操作に基づく画面例である。図27−2に示す図は、上述の図26のS26−1〜5までの画面での流れにして説明したものである。職員が送信先の顧問先とフォルダを選択し(丸番号1)、送信するファイルをドラッグ&ドロップで送信BOXに移動させる(丸番号2)。そうすると、メッセージ付加用UIが起動されるので(丸番号3)、職員は、件名、種別、メッセージ本文を入力の上送信ボタンを選択することで、メッセージ付ファイルが生成される(丸番号4)。
ここまでの処理は、第1実施形態での会計事務所から顧問先へのファイル送信処理の説明と同様である。
図27−3は、会計事務所側の職員等が、図27−2の操作(ファイルへのメッセージ付加)を行った後に、メッセージBOXを選択した場合の画面例である。図27−1と比較して、スレッド表示エリアに、図27−2においてメッセージ入力ウィンドウに入力された件名であるスレッド名が「預金からの支払の決済申請」のスレッドが自動生成されて追加表示されている。また、タイムラインメッセージ表示エリアに、スレッド表示エリアで選択したスレッドにおけるメッセージの内容と、添付ファイルとが表示される。添付ファイルを選択することで、添付ファイルを開くことができる。図27−3では、「預金からの支払の決済申請」というスレッドが選択され、そのスレッドのメッセージが1件だけタイムライン表示されている様子を示している。
会計事務所側で上述の処理を行うことで、メッセージが付加されたファイルは、顧問先に転送される(S26−8)。
図27−4は、顧問先側の画面例であり、受信BOXには、ファイルが表示され(丸番号5)、ファイルに付加されたメッセージは、メッセージ表示領域に表示されている(丸番号6)。このメッセージ付ファイルの処理は、第1実施形態と同様である。
図27−5は、顧問先のA社側におけるメッセージBOXの表示画面例であり、図27−3で説明した会計事務所側での表示と同様に、スレッド表示エリアに、スレッド名が「預金からの支払の決済申請」のスレッドが追加表示され(丸番号7)、タイムラインメッセージ表示エリアに、メッセージの内容と、添付ファイルとが表示される。
図27−6は、顧問先(A社)におけるメッセージBOXの表示画面例であり、画面上で、会計事務所の職員等から送信されたメッセージ付ファイルに起因して自動生成された「預金からの支払の決済申請」というスレッドを選択して、会計事務所の職員による「部品購入の支払決済の承認願い」のメッセージに返答するために、メッセージ入力領域にメッセージを入力すると、タイムライン表示領域に、会計事務所の職員等からのファイル添付メッセージと共に、顧問先の担当者が入力したメッセージが追加される様子を示す。
このように、ファイルに付加されたメッセージと、その後のメッセージのみのものとを、タイムライン表示として統合した表示ができる。そして、メッセージを時系列に表示できるため、利便性が高いものになる。
図27−7は、該当のスレッドを選択した際に、タイムライン表示領域に、顧問先で入力されたメッセージが表示されていることを示す。
なお、会計事務所側から顧問先に対してさらにメッセージを送信したい場合には、対象のスレッドを選択して、メッセージを入力後、送信すればよい(S26−17)。
図27−8は、さらにメッセージを入力して送信した場合の図である。
本発明の送受信管理システム100−2では、上述したように、メッセージBOXにおいてメッセージをタイムライン表示する。タイムライン表示をする処理について説明する。
図29は、第2実施形態に係るタイムラインの表示処理を説明するフローチャートである。
メッセージBOXの画面を表示させている操作端末のID情報、選択された相手先及びスレッド名の選択を受け付けると(S29−1〜3)、送受信管理サーバー40は、メッセージ管理DBにアクセスし、受け付けた各種情報等に基づいて、スレッドIDを決定し、決定したスレッドIDをキーにしてメッセージを取得する(S29−4)。そして、送受信管理サーバー40は、取得したメッセージの送受信日時、送受信フラグ、未読既読フラグ等を元に、メッセージをタイムライン表示する(S29−5)。
その他、送受信フラグや、未読既読フラグによって、メッセージの表示方法を変えてもよい。
これにより、スレッドを起点としたメッセージ(ファイル添付メッセージ含む)のやり取りの確認に加え、メッセージ付ファイルを起点としたメッセージのやり取りの確認が可能となる。
(1)ファイルに付加されたメッセージと、単なるメッセージとを、メッセージBOXという1つのインタフェースで行うことができる。具体的には、メッセージBOXに表示されたスレッドを元に、両者のメッセージを一元的に統合できる。
(2)入力されたメッセージに基づいてスレッドを自動生成するので、操作者自身が作成する必要がなく便利である。また、メッセージの件名が付いたスレッドにするので、分かりやすい名称のスレッドを生成できる。また、ファイル添付メッセージの件名等からスレッドを自動生成するので、似て非なるスレッドを別途、誤って立ててしまうことが無くなり、似たようなスレッドが多数立つとスレッドの管理が煩雑になるのを防ぐ効果がある。
(4)タイムライン表示されたメッセージが、ファイルに付加されたものか否かを識別可能に表示するので、ファイルに付加されたメッセージであるか否かの判断が即時に行える。
(5)メッセージBOXのスレッドを選択すると、新たなメッセージを入力できる。よって、ファイルを送信後に連絡したい場合に、メッセージを交換でき、利便性が高いものにできる。
(6)さらに、送信BOXや受信BOXのメッセージ付ファイルを選択すると、メッセージ付ファイルに基づいて自動生成したスレッドを元に、そのスレッドに関するメッセージがタイムライン表示されるので、メッセージBOXのスレッドを起点としたメッセージと、送信BOXや受信BOXのメッセージ付ファイルを起点としたメッセージとの両者が相互に縦横無尽に確認可能となり、漏れが無く効率的なメッセージの交換が可能となる。
20 認証管理サーバー
30 ファイアウォール
40 サーバー、ファイル管理サーバー、送受信管理サーバー
50 クライアントPC
45 公開用エリア
47 会計事務所内ファイルシステム
100、100−2 送受信管理システム
Claims (11)
- 一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続された送受信管理システムであって、
前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、
送信対象ファイルに付加するメッセージの入力を受け付けた場合に、前記送信対象ファイルに前記メッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、
前記ファイル送信手段による通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と、を備え、
前記ファイル送信手段は、
前記送信側端末のユーザによる送信相手先の選択を受け付ける手段と、
前記送信側端末のユーザによる、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、
前記送信指示操作を受けたときに、メッセージ入力を受け付ける手段と、
入力されたメッセージを前記送信対象ファイルに付加する手段と、
前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信する手段と、を備え、
受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するスレッド生成手段を備え、
前記受信側端末の制御手段が、前記送信された前記メッセージ付ファイルを送信元の識別情報に対応付けられた受信BOXに格納して、前記メッセージ付ファイルの前記メッセージと共に前記受信側端末に表示させ、
前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、
自動生成した前記スレッドを表示させるスレッド表示手段と、
前記スレッド表示手段により表示された前記スレッドを選択することで、前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、
を備えること、
を特徴とする送受信管理システム。 - 請求項1に記載の送受信管理システムにおいて、
前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、前記ファイル送信手段による処理の後、前記送信BOXに格納した前記メッセージ付ファイルを、前記送信側端末に表示させ、
前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、表示された前記メッセージ付ファイルを選択することで、前記メッセージを表示させる手段を備えること、
を特徴とする送受信管理システム。 - 一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続された送受信管理システムであって、
前記送信側端末から前記受信側端末に、前記送受信管理サーバーを介して送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、
前記送信側端末から前記受信側端末に、前記送受信管理サーバーを介して、前記メッセージを、前記メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって送信するメッセージ送信手段と、
前記ファイル送信手段により送信された前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記メッセージを関連付けるためのスレッドを生成するスレッド生成手段と、
前記スレッド生成手段により生成された前記スレッドを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるスレッド表示手段と、
生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、
を備えること、
を特徴とする送受信管理システム。 - 請求項1から請求項3までのいずれかに記載の送受信管理システムにおいて、
前記受信側端末と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末とは、選択された前記スレッドへの新たなメッセージの入力を受け付けた場合に、メッセージを送信する手段を備えること、
を特徴とする送受信管理システム。 - 請求項1から請求項4までのいずれかに記載の送受信管理システムにおいて、
前記メッセージ表示手段は、時系列に並べたタイムライン表示により、前記メッセージを表示させること、
を特徴とする送受信管理システム。 - 請求項1から請求項5までのいずれかに記載の送受信管理システムにおいて、
前記メッセージ表示手段は、前記メッセージ付ファイルに付加されたメッセージと、前記スレッドに入力されたメッセージとを識別可能に表示させること、
を特徴とする送受信管理システム。 - 一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とに対して、ネットワークを介して接続された送受信管理サーバーであって、
送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、
前記ファイル送信手段による通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と、を備え、
前記ファイル送信手段は、
前記送信側端末において、送信相手先が選択され、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付け、メッセージの入力を受け付けたことに応じて、入力された前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する手段と、
前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信する手段と、を備え、
受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するスレッド生成手段と、
自動生成した前記スレッドを表示させるスレッド表示手段と、
生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、
を備えること、
を特徴とする送受信管理サーバー。 - 一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とに対して、ネットワークを介して接続された送受信管理サーバーであって、
前記送信側端末から受信した送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを、前記受信側端末に送信するファイル送信手段と、
前記送信側端末から受信した前記メッセージを、前記メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって前記受信側端末に対して送信するメッセージ送信手段と、
前記ファイル送信手段により送信された前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記メッセージを関連付けるためのスレッドを生成するスレッド生成手段と、
前記スレッド生成手段により生成された前記スレッドを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるスレッド表示手段と、
生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるメッセージ表示手段と、
を備えること、
を特徴とする送受信管理サーバー。 - 請求項7又は請求項8に記載の送受信管理サーバーとしてコンピュータを機能させるためのサーバープログラム。
- 一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続されたシステムにおける送受信管理方法であって、
前記送受信管理サーバーの記憶手段に、
前記受信側端末ごとに用意され、前記受信側端末に対応付けられた送信BOXと受信BOXとが登録されており、前記送受信管理方法が、
前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、
送信対象ファイルに付加するメッセージの入力を受け付けた場合に、前記送信対象ファイルに前記メッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するステップと、
前記メッセージ付ファイルの送信に用いる通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するステップと、
受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するステップと、
前記受信側端末の制御手段が、前記送信された前記メッセージ付ファイルを送信元の識別情報に対応付けられた受信BOXに格納して、前記メッセージ付ファイルの前記メッセージと共に前記受信側端末に表示させるステップと、
前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、
自動生成した前記スレッドを表示させるステップと、
表示された前記スレッドを選択することで、前記メッセージを表示させるステップと、
を含むこと、
を特徴とする送受信管理方法。 - 請求項10に記載の送受信管理方法において、
前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、前記メッセージ付ファイルを送信するステップにおいて、
前記送信側端末のユーザによる送信相手先の選択を受け付けるステップと、
前記送信側端末のユーザによる、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付けるステップと、
前記送信指示操作を受けたときに、メッセージ入力を受け付けるステップと、
入力されたメッセージを前記送信対象ファイルに付加するステップと、
前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信するステップと、を含むこと、
を特徴とする送受信管理方法。
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Applications Claiming Priority (1)
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- 2018-02-27 JP JP2018033789A patent/JP6411687B1/ja active Active
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