JP6319025B2 - 文書管理装置、文書管理システム及び文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、登録している文書の検索に適した文書管理装置、文書管理システム及び文書管理プログラムに関する。

文書などのデータ化した大量のファイルにあっては、後の有効利用のために、容易に検索できるように管理しておく必要がある。

このようなファイル化の検索方法の一つとして、特許文献１では、文書管理サーバにおいて、条件設定部が決定した語句が含まれる文書を格納部から抽出部が抽出し、スレッド管理部は時系列順で隣接する文書間でその語句同士をリンクし、そのリンクの連鎖によって文書間のコンテキストの存在を認識し、出力部はコンテキストの分類を検索条件として格納部から文書を検索し、その結果を通信部経由でユーザーの画面に提示するようにした文書管理装置を提案している。

特開２００４−０７８５１２

上述した特許文献１の文書管理装置では、特定の語句を基準にして関連する文書を自動的に抽出し、抽出した文書のうち、時系列順で隣接する組み合わせをリンクで関連付けることにより、文書間の関連の管理を容易に行うことができる。

ところが、特許文献１の文書管理装置では、文書対文書の関連を共通語句によって自動的に関連付けている。そのため、実際には存在しない関連や、ユーザーにとって本来意味のない関連まで生成されてしまい、検索の妨げになる可能性があるという問題があった。

本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであり、上記問題点を解決することができる文書管理装置、文書管理システム及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明の文書管理装置は、登録兼検索画面を表示する表示部を有したクライアント端末との通信を行う装置側通信モジュールと、複数のテーマを管理するテーマ管理部と、文書と１つの前記テーマとの関連付け指示に基づき、前記文書の登録日を示すタイムスタンプを前記文書に付加し、前記テーマ管理部で管理されている前記テーマとの関連付けを行う関連データ管理部と、該関連データ管理部によって関連付けされた前記文書を管理する文書管理部とを備え、前記文書管理部は、前記登録兼検索画面に対し、前記テーマに関連付けされた文書を、それぞれのテーマ毎に時系列で表示させ、前記関連データ管理部は、前記文書と２つ以上の前記テーマとの前記関連付け指示に基づき、前記テーマ毎に前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマ毎に関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせることを特徴とする。
また、前記関連データ管理部は、前記文書が前記テーマと関連付けられた状態で、前記文書と前記テーマとは異なる他のテーマとの前記関連付け指示に基づき、前記他のテーマ毎と前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマと前記他のテーマとに関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせることを特徴とする。
また、前記関連データ管理部は、前記クライアント端末からの指示に基づき、前記タイムスタンプの日時を変更することを特徴とする。
また、前記関連データ管理部は、前記クライアント端末からの指示に基づき、前記文書の位置付けを表すタイプ情報を管理することを特徴とする。
また、前記関連データ管理部は、前記クライアント端末からの指示に基づき、前記テーマ管理部が管理する複数のテーマを共有するかどうかを管理することを特徴とする。
また、前記関連データ管理部は、前記クライアント端末からの指示に基づき、前記タイムスタンプの指定期間を管理し、前記文書管理部は、前記登録兼検索画面に対し、前記タイムスタンプの指定期間に該当する文書を表示させることを特徴とする。
本発明の文書管理システムは、文書を登録するクライアント端末と、前記文書を管理する文書管理装置とを備え、前記クライアント端末は、前記文書管理装置との通信を行う端末側通信モジュールと、文書の登録及び文書の検索に関わる登録兼検索画面を表示する表示部と、文書検索の起点となる複数のテーマの入力と、前記文書と前記テーマとの関係を指示する操作部とを備え、前記文書管理装置は、前記クライアント端末との通信を行う装置側通信モジュールと、複数のテーマを管理するテーマ管理部と、前記文書と１つの前記テーマとの関連付け指示に基づき、前記文書の登録日を示すタイムスタンプを前記文書に付加し、前記テーマ管理部で管理されている前記テーマとの関連付けを行う関連データ管理部と、該関連データ管理部によって関連付けされた前記文書を管理する文書管理部とを備え、前記文書管理部は、前記登録兼検索画面に対し、前記テーマに関連付けされた文書を、それぞれのテーマ毎に時系列で表示させ、前記関連データ管理部は、前記文書と２つ以上の前記テーマとの前記関連付け指示に基づき、前記テーマ毎に前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマ毎に関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせることを特徴とする。
また、前記関連データ管理部は、前記文書が前記テーマと関連付けられた状態で、前記文書と前記テーマとは異なる他のテーマとの前記関連付け指示に基づき、前記他のテーマ毎と前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマと前記他のテーマとに関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせることを特徴とする。
また、前記表示部は、前記登録兼検索画面に前記文書を示すアイコンと前記テーマを示すフォルダーとを表示し、前記関連データ管理部は、前記関連付け指示として前記アイコンが前記フォルダーにドラッグ＆ドロップされると、前記アイコンに対応する前記文書と前記フォルダーに対応する前記テーマとの関連付けを行うことを特徴とする。
本発明の文書管理プログラムは、装置側通信モジュールにより登録兼検索画面を表示する表示部を有したクライアント端末との通信を行う工程と、テーマ管理部により複数のテーマを管理する工程と、関連データ管理部により、文書と１つの前記テーマとの関連付け指示に基づき、前記文書の登録日を示すタイムスタンプを前記文書に付加し、前記テーマ管理部で管理されている前記テーマとの関連付けを行う工程と、文書管理部により、前記関連データ管理部によって関連付けされた前記文書を管理する工程とを文書管理装置を制御するコンピューターに実行させ、前記文書管理部は、前記登録兼検索画面に対し、前記テーマに関連付けされた文書を、それぞれのテーマ毎に時系列で表示させ、前記関連データ管理部は、前記文書と２つ以上の前記テーマとの前記関連付け指示に基づき、前記テーマ毎に前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマ毎に関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせることを特徴とする。
また、前記関連データ管理部は、前記文書が前記テーマと関連付けられた状態で、前記文書と前記テーマとは異なる他のテーマとの前記関連付け指示に基づき、前記他のテーマ毎と前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマと前記他のテーマとに関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせることを特徴とする。
本発明の文書管理装置、文書管理システム及び文書管理プログラムでは、装置側通信モジュールにより登録兼検索画面を表示する表示部を有したクライアント端末との通信が行われ、テーマ管理部により複数のテーマが管理され、関連データ管理部により文書とテーマとの関連付け指示に基づき、文書の登録日を示すタイムスタンプが文書に付加され、テーマ管理部で管理されているテーマとの関連付けが行われ、さらに、文書管理部により登録兼検索画面に対し、テーマに関連付けされた文書が、それぞれのテーマ毎に時系列で表示される。

本発明の文書管理装置、文書管理システム及び文書管理プログラムによれば、テーマに関連付けされた文書が、それぞれのテーマ毎に時系列で表示されるので、文書の検索を容易かつ確実に行うことができる。

本発明の文書管理システムの一実施形を説明するための図である。 図１の文書管理装置の構成を説明するための図である。 図１の文書管理装置での文書管理について説明するための図である。 図１の文書管理装置の文書管理部による文書管理情報を説明するための図である。 図１のクライアント端末の構成を説明するための図である。 図１の文書管理装置での文書管理について説明するためのフローチャートである。

以下、本発明の文書管理システムの一実施形態を、図１〜図６を参照しながら説明する。まず、図１に示すように、文書管理システムは、文書管理装置１００とクライアント端末２００を備えている。文書管理装置１００とクライアント端末２００は、たとえば社内ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）３００を介して接続されている。なお、以下に説明する文書とは、メモ帳、メール、カレンダー項目なども含む。

文書管理装置１００は、たとえばクライアント端末２００から社内ＬＡＮ３００を介して送信された文書を管理する。文書管理装置１００は、詳細は後述するが、文書を管理する際、それぞれの文書を特定のテーマ（後述のテーマ１、２）に関連付ける。また、文書管理装置１００は、それぞれの文書を複数のテーマ（後述のテーマ１、２）に関連付けることができる。なお、文書のテーマ（後述のテーマ１、２）の関連付けは、クライアント端末２００からの関連付け指示に基づいて行われる。

また、テーマ（後述のテーマ１、２）に関連付けられた文書は、時系列で表示される。これにより、ユーザーは、過去に作成した関連文書を容易に検索することができる。また、複数のテーマ（後述のテーマ１、２）に関連付けられた文書は、それぞれのテーマ（後述のテーマ１、２）毎に時系列で表示される。これにより、ユーザーは、それぞれのテーマ（後述のテーマ１、２）毎に、過去に作成した関連文書を容易に検索することができる。

つまり、それぞれのテーマ（後述のテーマ１、２）毎に、過去に作成した関連文書が時系列で表示されることで、文書の追跡する起点（後述のテーマ１、２）を複数持つことができる。このため、文書間の関連を基準とした検索の網羅性を高めることができる。言い換えれば、文書と文書の間の直接的な関連ではなく、文書とテーマ（後述のテーマ１、２）の関連を管理するため、関連情報の管理が煩雑になりにくい。また、ユーザーにとっても、特定のテーマ（後述のテーマ１、２）を軸にして関連の追跡ができるため、操作が直感的となる。また、検索時に、関連の弱い文書が大量に表示される状況を避けることができる。

クライアント端末２００は、社内ＬＡＮ３００を介して文書管理装置１００に文書を登録する。文書を登録する際は、文書をテーマ（後述のテーマ１、２）に関連付けることができる。なお、クライアント端末２００による、文書管理装置１００に対する文書の登録と、文書を登録する際のテーマ（後述のテーマ１、２）に対する関連付けに際しては、これらをサポートするブラウザーや専用アプリケーションを用いて行うことができる。また、文書管理装置１００に対する文書の登録と、文書を登録する際のテーマ（後述のテーマ１、２）に対する関連付けに際しては、クライアント端末２００に限らず、スマートフォン端末やタブレット端末などの携帯端末によっても行うことができる。

次に、図２〜図４を参照し、文書管理装置１００の構成について説明する。文書管理装置１００の制御部１１０には、ＲＯＭ１１１、ＲＡＭ１１２、通信モジュール１１３、入力制御部１１４、ユーザー管理部１１５、文書管理部１１６、関連データ管理部１１７、テーマ管理部１１８、システム制御部１１９が設けられている。また、これらは、データバス１２０を介して接続されている。

ＲＯＭ１１１には、各部の動作チェックなどを行う制御プログラムなどが記憶されている。ＲＡＭ１１２は、プログラムを実行するためのワークメモリである。通信モジュール１１３は、社内ＬＡＮ３００を介し、クライアント端末２００との通信を行う。すなわち、通信モジュール１１３は、クライアント端末２００からの文書を受信したり、クライアント端末２００へ登録している文書を送信したりする。

入力制御部１１４は、クライアント端末２００側での入力操作を制御する。すなわち、たとえばクライアント端末２００側での上述したブラウザー上の操作は、入力制御部１１４において処理される。ここでの処理は、たとえば文書の登録指示や、特定のテーマ（後述のテーマ１、２）に対する文書の関連付け指示や、複数のテーマ（後述のテーマ１、２）に対する文書の関連付け指示などである。文書の登録指示は、入出力制御部１１４からシステム制御部１１９に送られる。文書の関連付け指示は、入力制御部１１４から関連データ管理部１１７に送られる。また、入力制御部１１４は、文書又はテーマ（後述のテーマ１、２）に追加又は変更が発生するような操作が行われた場合、入力制御部１１４から文書管理部１１６やテーマ管理部１１８に対して指示が送られる。

ユーザー管理部１１５は、文書管理装置１００を使用するユーザーに関するデータを管理する。文書管理部１１６は、クライアント端末２００からの文書データを文書データベース１３０に登録して管理する。また、文書管理部１１６は、クライアント端末２００からの登録又は検索の指示があると、たとえば図３に示すような登録兼検索画面１５０Ａを提供する。また、文書管理部１１６は、文書データを文書データベース１３０に登録する際、たとえば図４に示すような文書管理情報１４０を生成する。

ここで、文書管理情報１４０には、登録番号１４０ａ、種別１４０ｂ、タイムスタンプ１４０ｃ、タイプ情報１４０ｄ、テーマ内容１４０ｅが設けられている。登録番号１４０ａは、登録された文書を特定するための番号である。種別１４０ｂは、登録される文書の種類を示すものであり、文書、メモ帳、メール、カレンダー項目などとなっている。

タイムスタンプ１４０ｃは、基本的に文書が登録された日付を示している。なお、タイムスタンプ１４０ｃは、クライアント端末２００からの指示により、適宜変更することも可能である。タイプ情報１４０ｄは、登録した文書の位置付けを表すものであり、たとえば素案、連絡事項、機密、仕様変更、予定などとすることができる。なお、これらのタイプ情報１４０ｄは、クライアント端末２００によって文書を登録する際に、追加することができる。

関連データ管理部１１７は、テーマ１、２に対する関連付け指示に基づき、テーマ１、２毎に文書とタイムスタンプとの関連付けを行う。詳細には、関連付けは次のようにして行われる。すなわち、クライアント端末２００側に表示される図３の登録兼検索画面１５０Ａには、テーマ１に該当するフォルダー１５０と、テーマ２に該当するフォルダー１５１が表示されている。なお、これらのフォルダー１５０、１５１は、クライアント端末２００側でのテーマ１、２の追加などに応じて表示される。図３では、テーマ１、２の２つのみが示されているが、テーマは３つ以上あってもよい。

ここで、たとえば最初に文書を登録する際、クライアント端末２００側に表示される登録兼検索画面１５０Ａにおいて、ユーザーがたとえば文書を表現するアイコン１６０をテーマ１に該当するフォルダー１５０又はテーマ２に該当するフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップする。

これにより、関連データ管理部１１７は、アイコン１６０に対応する文書を、テーマ１又はテーマ２に関連付ける。
なお、図３に示す文書を表現するアイコン１６０は、テーマ１に該当するフォルダー１５０にドラッグ＆ドロップされてテーマ１に関連付けされたものである。また、図３に示すメモ帳を表現するアイコン１６１、メールを表現するアイコン１６２、スキャン文書を表現するアイコン１６３も同様にテーマ１に該当するフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップされたものである。従って、アイコン１６１に対応するメモ帳、アイコン１６２に対応するメール、アイコン１６３に対応するスキャン文書は、テーマ１に関連付けられている。

また、テーマ２における、文書を表現するアイコン１６４、カレンダー項目を表現するアイコン１６５も同様に、テーマ２に該当するフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップされたものである。従って、アイコン１６４に対応する文書、アイコン１６５に対応するカレンダー項目は、テーマ２に関連付けられている。
なお、テーマ２における、メモ帳を表現するアイコン１６１は、テーマ１に関連付けされたメモ帳を表現するアイコン１６１がテーマ２のフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップされたことで、アイコン１６１に対応するメモ帳はテーマ２にも関連付けされている。このように、アイコン１６０〜１６５を、テーマ１に該当するフォルダー１５０、テーマ２に該当するフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップすることで、関連データ管理部１１７によりそれぞれのテーマ１、２に対する関連付けが行われる。

また、たとえばメモ帳を表現するアイコン１６１のように、それぞれのテーマ１、２に対する関連付けが行われる際、それぞれのアイコン１６１にリンク情報（テーマ間リンク）を付加してもよい。この場合、たとえばテーマ１でメモ帳を表現するアイコン１６１をクリックしたとき、テーマ２に関連付けされたメモ帳を表現するアイコン１６１を点滅などによって表示させることができ、複数のテーマ１、２に跨っての文書検索が容易となる。

なお、図３では、テーマ１とテーマ２に関連付けされたそれぞれのアイコン１６０〜１６５が時系列に配置されている。この時系列の配置は、上述したタイムスタンプ１４０ｃに基づいて行われるものである。また、それぞれのアイコン１６０〜１６５には、上述した種別１４０ｂやタイプ情報１４０ｄが表示されてもよい。これにより、それぞれのアイコン１６０〜１６５を介してそれぞれの種別１４０ｂやタイプ情報１４０ｄの確認が容易となる。

また、関連データ管理部１１７は、クライアント端末２００からの指示に基づき、タイムスタンプ１４０ｃの日時を変更する。これにより、時系列に表示される文書の位置の変更が容易となる。なお、文書の時系列表示においては、昇順であってもよいし降順であってもよい。いずれにしても、クライアント端末２００側での指示に基づき、文書の時系列表示が行われる。

また、関連データ管理部１１７は、クライアント端末２００からの指示に基づき、タイムスタンプ１４０ｃの指定期間を特定する。これにより、上述した登録兼検索画面１５０Ａには、タイムスタンプ１４０ｃの指定期間に該当するアイコン１６０〜１６５が表示されることから、検索すべき文書の数がタイムスタンプ１４０ｃの指定期間に応じて制限される。なお、期間の指定においては、たとえば上述した登録兼検索画面１５０Ａに期間を任意に指定できるスライド摘みなどを表示させてもよい。これにより、そのスライド摘みによって期間が任意に指定されることができる。

また、関連データ管理部１１７は、クライアント端末２００からの指示に基づき、テーマ１、２を共有するかどうかを判断する。これにより、共有するテーマ１、２に対してのみ他のユーザーによる文書の関連付けを行うことができる。

テーマ管理部１１８は、クライアント端末２００側で作成されたテーマ１、２に関するデータを管理するものであり、たとえば図４に示すように、各データのテーマ１、テーマ２などとすることができる。当然、テーマ１、２は３つ以上あってもよい。ただし、それぞれのテーマ１、２は、文書の検索の際の追跡する起点となるため、同じ内容とならないようにする必要がある。また、テーマ管理部１１８は、クライアント端末２００からの指示に基づき、テーマ１、２の変更を行うことができる。

次に、図５を参照し、クライアント端末２００の構成について説明する。クライアント端末２００の制御部２１０には、ＲＯＭ２１１、ＲＡＭ２１２、メモリー２１３、通信モジュール２１４、表示制御部２１５、操作制御部２１６が設けられている。また、これらは、データバス２１８を介して接続されている。

ＲＯＭ２１１には、各部の動作チェックなどを行う制御プログラムなどが記憶されている。ＲＡＭ２１２は、プログラムを実行するためのワークメモリである。メモリー２１３には、クライアント端末２００側で作成した文書や、文書管理装置１００側から受信した文書などが記憶される。

通信モジュール２１４は、社内ＬＡＮ３００を介し、文書管理装置１００との通信を行う。すなわち、通信モジュール２１４は、文書管理装置１００へ作成した文書を送信したり、文書管理装置１００側に登録されている文書を受信したりする。

表示制御部２１５は、表示部２２０の表示動作を制御する。すなわち、表示制御部２１５は、たとえば文書管理装置１００に対する文書の登録と、文書を登録する際のテーマ１、２に対する関連付けをサポートするブラウザーを表示部２２０に表示させる。このブラウザーでは、たとえば図３に示した登録兼検索画面１５０Ａが表示される。

操作制御部２１６は、キーボードやマウスなどで構成されている操作部２２１による操作を制御する。すなわち、操作部２２１により、たとえば図３に示した文書を表現するアイコン１６０をテーマ１に該当するフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップすると、操作制御部２１６は文書を表現するアイコン１６０のテーマ１のフォルダー１５１に対するドラッグ＆ドロップを制御する。また、操作部２２１により、たとえば図３に示した文書を表現するアイコン１６０をテーマ２のフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップすると、操作制御部２１６は文書を表現するアイコン１６０のテーマ２のフォルダー１５１に対するドラッグ＆ドロップを制御する。

次に、図６を参照し、文書管理装置１００による文書管理について説明する。なお、以下の説明においては、テーマ管理部１１８には、既に複数のテーマ１、２が管理されているものとする。

まず、システム制御部１１９は、クライアント端末２００からの文書の登録指示の有無を判断する（ステップＳ１０）。ここでの文書の登録指示は、たとえば図３に示した登録兼検索画面１５０Ａにおいて、たとえば文書を表現するアイコン１６０がテーマ１のフォルダー１５０又はテーマ２のフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップされたかどうかで判断される。

そして、システム制御部１１９は、テーマ１のフォルダー１５０又はテーマ２のフォルダー１５１へのたとえば文書を表現するアイコン１６０のドラッグ＆ドロップがなければ、登録指示待ちとなる（ステップＳ１０：Ｎｏ）。これに対し、システム制御部１１９は、テーマ１のフォルダー１５０又はテーマ２のフォルダー１５１へのたとえば文書を表現するアイコン１６０のドラッグ＆ドロップがあれば、文書の登録指示有りと判断する（ステップＳ１０：Ｙｅｓ）。

次いで、システム制御部１１９により文書の登録指示有りが判断されると、関連データ管理部１１７は文書とテーマとの関連付け指示を確認する（ステップＳ１１）。すなわち、たとえば文書を表現するアイコン１６０がテーマ１のフォルダー１５０にドラッグ＆ドロップされると、テーマ１に対しての文書を表現するアイコン１６０の関連付け指示が確認される。また、たとえば文書を表現するアイコン１６０がテーマ２のフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップされると、テーマ２に対してのアイコン１６０に対応する文書の関連付け指示が確認される。

また、関連データ管理部１１７は、テーマ間での関連付け指示の有無を判断する（ステップＳ１２）。すなわち、たとえば文書を表現するアイコン１６０がテーマ１のフォルダー１５０又はテーマ２のフォルダー１５１のいずれか一方にドラッグ＆ドロップされると、テーマ間での関連付け指示が無いと判断する（ステップＳ１２：Ｎｏ）。これに対し、たとえば文書を表現するアイコン１６０がテーマ１のフォルダー１５０及びテーマ２のフォルダー１５１の両方にドラッグ＆ドロップされると、テーマ１、２間での関連付け指示が有ると判断する（ステップＳ１２：Ｙｅｓ）。

次いで、関連データ管理部１１７は、テーマ１、２間での関連付け指示が無いと判断した場合、テーマ１又は２に対し文書とタイムスタンプとを関連付ける（ステップＳ１３）。すなわち、たとえば文書を表現するアイコン１６０がテーマ１のフォルダー１５０にドラッグ＆ドロップされた場合、テーマ１に対し文書と登録時の日時を示すタイムスタンプとを関連付ける。また、関連データ管理部１１７は、たとえば文書を表現するアイコン１６０がテーマ２のフォルダー１５１にドラッグ＆ドロップされた場合、テーマ２に対し文書と登録時の日時を示すタイムスタンプとを関連付ける。

また、関連データ管理部１１７は、テーマ１、２間での関連付け指示が有ると判断した場合、テーマ１、２毎に、文書とタイムスタンプとを関連付ける（ステップＳ１４）。すなわち、たとえば文書を表現するアイコン１６０がテーマ１のフォルダー１５０及びテーマ２のフォルダー１５１の両方にドラッグ＆ドロップされた場合、テーマ１及びテーマ２に対し文書と登録時の日時を示すタイムスタンプとを関連付ける。

なお、テーマ１、２間での関連付けにおいては、文書の登録時に限らず、文書が登録された後でも実行できる。すなわち、図３の登録兼検索画面１５０Ａのように、たとえばアイコン１６０に対応する文書がテーマ１に関連付けされている状態で、そのアイコン１６０がテーマ２のフォルダー１５１のドラッグ＆ドロップされると、関連データ管理部１１７はテーマ間での関連付け指示が有ると判断し、上述したようにアイコン１６０をテーマ２に関連付ける。

次いで、システム制御部１１９は、クライアント端末２００からの検索の要求の有無を判断する（ステップＳ１５）。システム制御部１１９は、クライアント端末２００からの検索の要求が無いと判断すると、検索の要求待ちとなる（ステップＳ１５：Ｎｏ）。これに対し、システム制御部１１９は、クライアント端末２００からの検索の要求が有ると判断すると（ステップＳ１５：Ｙｅｓ）、文書管理部１１６に対し、文書をテーマ１、２毎に時系列で表示させる（ステップＳ１６）。この場合、文書管理部１１６は、図３に示した登録兼検索画面１５０Ａのように、テーマ１、テーマ２毎に文書を表現するアイコン１６０〜１６５を時系列で表示させる。

このように、本実施形態では、装置側通信モジュール（通信モジュール１１３）により登録兼検索画面１５０Ａを表示する表示部２２０を有したクライアント端末２００との通信が行われ、テーマ管理部１１８により複数のテーマ１、２が管理され、関連データ管理部１１７により登録された文書の登録日を示すタイムスタンプ１４０ｃが管理され、関連データ管理部１１７により文書とテーマ１、２との関連付け指示に基づき、文書の登録日を示すタイムスタンプ１４０ｃが文書に付加され、テーマ管理部１１８で管理されているテーマ１、２との関連付けが行われ、さらに、文書管理部１１６により登録兼検索画面１５０Ａに対し、テーマ１、２に関連付けされた文書が、それぞれのテーマ１、２毎に時系列で表示されるので、テーマ１、２毎にテーマ１、２に関連付けされた文書のみを時系列で表示させることができ、文書の検索を容易かつ確実に行うことができる。

また、本実施形態では、文書管理部１１６により、テーマ１、２間での関連付け指示に基づき、テーマ１、２毎に文書とタイムスタンプとの関連付けが行われるので、たとえば既に登録済みの文書であってもテーマ１、２間での関連付けを容易に行うことができる。

また、本実施形態では、関連データ管理部１１７により、クライアント端末２００からの指示に基づき、タイムスタンプの日時が変更されるので、時系列に表示される文書の位置の変更を容易に行うことができる。

また、本実施形態では、関連データ管理部１１７により、クライアント端末２００からの指示に基づき、文書の位置付けを表すタイプ情報１４０ｄ（素案、連絡事項、機密、仕様変更、予定など）を管理するので、たとえば図３に示した登録兼検索画面１５０Ａの文書を表現するアイコン１６０〜１６５に、そのタイプ情報１４０ｄを表示させることができる。

また、本実施形態では、関連データ管理部１１７により、クライアント端末２００からの指示に基づき、テーマ１、２を共有するかどうかを管理しているため、共有するテーマ１、２に対してのみ他のユーザーによる文書の関連付けを行うことができる。

また、本実施形態では、関連データ管理部１１７により、クライアント端末２００からの指示に基づき、タイムスタンプの指定期間が管理され、文書管理部１１６により、登録兼検索画面１５０Ａに対し、タイムスタンプの指定期間に該当する文書が表示されるので、検索すべき文書の数をタイムスタンプの指定期間に応じて制限することができる。

１、２ テーマ
１００ 文書管理装置
１１０ 制御部
１１１ ＲＯＭ
１１２ ＲＡＭ
１１３ 通信モジュール
１１４ 入力制御部
１１５ ユーザー管理部
１１６ 文書管理部
１１７ 関連データ管理部
１１８ テーマ管理部
１１９ システム制御部
１２０ データバス
１３０ 文書データベース
１４０ 文書管理情報
１４０ａ 登録番号
１４０ｂ 種別
１４０ｃ タイムスタンプ
１４０ｄ タイプ情報
１４０ｅ テーマ内容
１５０Ａ 登録兼検索画面
１５０ フォルダー
１５１ フォルダー
１６０〜１６５ アイコン
２００ クライアント端末
２１０ 制御部
２１１ ＲＯＭ
２１２ ＲＡＭ
２１３ メモリー
２１４ 通信モジュール
２１５ 表示制御部
２１６ 操作制御部
２１８ データバス
２２０ 表示部
２２１ 操作部
３００ 社内ＬＡＮ

Claims (11)

1. 登録兼検索画面を表示する表示部を有したクライアント端末との通信を行う装置側通信モジュールと、
   複数のテーマを管理するテーマ管理部と、
   文書と１つの前記テーマとの関連付け指示に基づき、前記文書の登録日を示すタイムスタンプを前記文書に付加し、前記テーマ管理部で管理されている前記テーマとの関連付けを行う関連データ管理部と、
   該関連データ管理部によって関連付けされた前記文書を管理する文書管理部とを備え、
   前記文書管理部は、前記登録兼検索画面に対し、前記テーマに関連付けされた文書を、それぞれのテーマ毎に時系列で表示させ、
   前記関連データ管理部は、前記文書と２つ以上の前記テーマとの前記関連付け指示に基づき、前記テーマ毎に前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマ毎に関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせる
   ことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記関連データ管理部は、前記文書が前記テーマと関連付けられた状態で、前記文書と前記テーマとは異なる他のテーマとの前記関連付け指示に基づき、前記他のテーマ毎と前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマと前記他のテーマとに関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記関連データ管理部は、前記クライアント端末からの指示に基づき、前記タイムスタンプの日時を変更することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
4. 前記関連データ管理部は、前記クライアント端末からの指示に基づき、前記文書の位置付けを表すタイプ情報を管理することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置。
5. 前記関連データ管理部は、前記クライアント端末からの指示に基づき、前記テーマ管理部が管理する複数のテーマを共有するかどうかを管理することを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理装置。
6. 前記関連データ管理部は、前記クライアント端末からの指示に基づき、前記タイムスタンプの指定期間を管理し、
   前記文書管理部は、前記登録兼検索画面に対し、前記タイムスタンプの指定期間に該当する文書を表示させる
   ことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置。
7. 文書を登録するクライアント端末と、前記文書を管理する文書管理装置とを備え、
   前記クライアント端末は、
   前記文書管理装置との通信を行う端末側通信モジュールと、
   文書の登録及び文書の検索に関わる登録兼検索画面を表示する表示部と、
   文書検索の起点となる複数のテーマの入力と、前記文書と前記テーマとの関係を指示する操作部とを備え、
   前記文書管理装置は、
   前記クライアント端末との通信を行う装置側通信モジュールと、
   複数のテーマを管理するテーマ管理部と、
   前記文書と１つの前記テーマとの関連付け指示に基づき、前記文書の登録日を示すタイムスタンプを前記文書に付加し、前記テーマ管理部で管理されている前記テーマとの関連付けを行う関連データ管理部と、
   該関連データ管理部によって関連付けされた前記文書を管理する文書管理部とを備え、
   前記文書管理部は、前記登録兼検索画面に対し、前記テーマに関連付けされた文書を、それぞれのテーマ毎に時系列で表示させ、
   前記関連データ管理部は、前記文書と２つ以上の前記テーマとの前記関連付け指示に基づき、前記テーマ毎に前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマ毎に関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせる
   ことを特徴とする文書管理システム。
8. 前記関連データ管理部は、前記文書が前記テーマと関連付けられた状態で、前記文書と前記テーマとは異なる他のテーマとの前記関連付け指示に基づき、前記他のテーマ毎と前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマと前記他のテーマとに関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせることを特徴とする請求項７に記載の文書管理システム。
9. 前記表示部は、前記登録兼検索画面に前記文書を示すアイコンと前記テーマを示すフォルダーとを表示し、
   前記関連データ管理部は、前記関連付け指示として前記アイコンが前記フォルダーにドラッグ＆ドロップされると、前記アイコンに対応する前記文書と前記フォルダーに対応する前記テーマとの関連付けを行うことを特徴とする請求項７又は８に記載の文書管理システム。
10. 装置側通信モジュールにより登録兼検索画面を表示する表示部を有したクライアント端末との通信を行う工程と、
    テーマ管理部により複数のテーマを管理する工程と、
    関連データ管理部により、文書と１つの前記テーマとの関連付け指示に基づき、前記文書の登録日を示すタイムスタンプを前記文書に付加し、前記テーマ管理部で管理されている前記テーマとの関連付けを行う工程と、
    文書管理部により、前記関連データ管理部によって関連付けされた前記文書を管理する工程とを文書管理装置を制御するコンピューターに実行させ、
    前記文書管理部は、前記登録兼検索画面に対し、前記テーマに関連付けされた文書を、それぞれのテーマ毎に時系列で表示させ、
    前記関連データ管理部は、前記文書と２つ以上の前記テーマとの前記関連付け指示に基づき、前記テーマ毎に前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマ毎に関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせる
    ことを特徴とする文書管理プログラム。
11. 前記関連データ管理部は、前記文書が前記テーマと関連付けられた状態で、前記文書と前記テーマとは異なる他のテーマとの前記関連付け指示に基づき、前記他のテーマ毎と前記文書と前記タイムスタンプとの関連付けを行い、前記テーマと前記他のテーマとに関連付けられた前記文書を前記登録兼検索画面において互いにリンクさせることを特徴とする請求項１０に記載の文書管理プログラム。

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