JP6171703B2

JP6171703B2 - 文書管理装置及び文書管理プログラム

Info

Publication number: JP6171703B2
Application number: JP2013164052A
Authority: JP
Inventors: 早川　博; 博早川
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2013-08-07
Filing date: 2013-08-07
Publication date: 2017-08-02
Anticipated expiration: 2033-08-07
Also published as: JP2015032293A

Description

本発明は文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。

製品の仕様書に基づいて当該製品のマニュアルを作成するというように或る前提文書を参照して他の文書を作成する場合に、成果物が妥当であることを担保する目的でワークフローシステムが利用されている。当該システムで実施されるワークフローは人によって定義される。例えば、仕様書を前提文書として指定した上でマニュアル作成のフェーズが実施されるワークフローが定義され、これによって仕様書の内容がマニュアルに反映されることが担保される。

ここで、前提文書と成果物の文書との間の参照関係には、成果物で直接に前提文書を参照する場合だけでなく、前提文書と成果物との間に複数階層の参照関係が存在する、つまり成果物が前提文書を間接に参照する場合もある。ワークフロー作成者は前提文書と成果物との組み合わせごとにそれらの間の参照関係を正しく把握した上でワークフローを定義する必要がある。

ちなみに、製品の開発とそのマニュアル作成を並行して進める場合、仕様書が更新されるごとにマニュアルを修正する作業が発生する。その際、ワークフローシステムでは作業者はその都度、ワークフローを実施して仕様書の更新内容をマニュアルに反映させる。

なお、下記特許文献１は、参照先文書の部分要素がそのまま参照元文書に記載されるという参照の形態において、参照関係を示す情報を文書内に保持し、参照されている文書の更新に合わせて参照元文書を自動更新する技術を開示しているものの、適用可能な文書の種類は限定される。

特開２００９−２７１６８１号公報

本発明は、参照先文書の更新に伴う参照元文書での対応について、参照先文書と参照元文書との組ごとに人が参照関係を把握して人手で対応の手順を定義したり作業を実施したりすることによる対応漏れが防止される文書管理装置を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、請求項１に係る発明は、文書間の参照関係を表す参照情報を格納した参照情報格納手段と、前記文書の更新に対する対応に関して当該文書を直接又は間接に参照する参照元文書についての作業者の対応状況を格納する対応状況格納手段と、前記文書の更新情報を取得する更新情報取得手段と、前記参照情報格納手段に格納された前記参照情報に基づいて、更新された文書に関する前記参照元文書を特定する参照元文書特定手段と、当該参照元文書について前記対応状況として未対応であることを示す初期状態を前記対応状況格納手段に登録する登録手段と、を備えることを特徴とする文書管理装置である。

請求項２に係る発明は、前記更新情報取得手段により取得された前記更新情報を格納する更新情報格納手段と、作業者により指定された前記参照元文書に関する前記対応状況が前記初期状態である参照元文書について、対応する前記更新情報を前記更新情報格納手段から取り出して当該作業者に提示する更新情報提示手段と、をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置である。

請求項３に係る発明は、前記参照元文書特定手段が、前記作業者により指定された前記文書に関する前記参照元文書を前記参照情報に基づいて特定し、当該参照元文書についての前記対応状況を当該作業者に提示する対応状況提示手段を備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書管理装置である。

請求項４に係る発明は、前記更新情報取得手段により取得された前記更新情報を予め定めた関係でまとめた更新群を格納する更新群格納手段をさらに備え、前記対応状況格納手段は、前記更新情報に関係する前記更新された文書を直接又は間接に参照する前記参照元文書の前記対応状況として、当該更新情報が属する前記更新群が表す更新への当該参照元文書での前記対応を包括した状況を格納すること、を特徴とする請求項１から請求項３のいずれか１つに記載の文書管理装置である。

請求項５に係る発明は、文書間の参照関係を表す参照情報を格納した参照情報格納手段、前記文書の更新に対する対応に関して当該文書を直接又は間接に参照する参照元文書についての作業者の対応状況を格納する対応状況格納手段、及び、前記文書の更新情報を取得する更新情報取得手段と、前記参照情報格納手段に格納された前記参照情報に基づいて、更新された文書に関する前記参照元文書を特定する参照元文書特定手段と、当該参照元文書について前記対応状況として未対応であることを示す初期状態を前記対応状況格納手段に登録する登録手段、としてコンピュータを機能させることを特徴とする文書管理プログラムである。

請求項１及び５に記載の発明によれば、参照先文書の更新に伴う参照元文書への対応漏れが防止される。

請求項２に記載の発明によれば、作業者が参照元文書の更新対応を行うことが容易となる。

請求項３に記載の発明によれば、作業者が或る文書の更新に対する参照元文書の対応状況を確認できる。

請求項４に記載の発明によれば、文書の個々の更新への対応ごとに対応状況を登録する場合より、対応状況を登録する作業者の手間が低減される。

本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムのハードウェア構成の概要について説明するための図である。図１に示したサーバの機能的構成の一例について説明するための図である。参照情報の一例を説明する模式図である。参照情報格納部に格納される参照情報の一例を説明する模式図である。新規の文書又は更新した文書の登録、及び参照情報の記録に関する概略の処理を示すフロー図である。履歴情報の抽出及び対応状況の初期状態の設定に関する概略の処理を示すフロー図である。履歴情報の抽出及び対応状況の初期状態の設定の処理前における更新履歴格納部及び対応状況格納部の登録内容の一例を示す模式図である。履歴情報の抽出及び対応状況の初期状態の設定の処理後における更新履歴格納部及び対応状況格納部の登録内容の一例を示す模式図である。対応状況の確認及び入力に関する概略の処理を示すフロー図である。対応状況確認部をユーザが関心を有する文書の対応状況を検索し提示する構成とした場合の対応状況の確認に関する概略の処理を示すフロー図である。図８に示す更新履歴テーブル及び対応状況テーブルの状態に対するユーザの対応後における更新履歴格納部及び対応状況格納部の登録内容を示す模式図である。図１１に示す更新履歴テーブル及び対応状況テーブルの状態に対するユーザの対応後における更新履歴格納部及び対応状況格納部の登録内容を示す模式図である。第２の実施形態に係る文書管理システムのサーバの機能的構成の一例について説明するための図である。

以下、本発明の実施の形態（以下実施形態という）について、図面に基づいて説明する。なお、図面については、同一又は同等の要素には同一の符号を付し、重複する説明は省略する。

［第１の実施形態］
図１は、本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムのハードウェア構成の概要について説明するための図である。図１に示すように、文書管理システム２は、ネットワーク４（例えば、インターネット）を介して接続されたサーバ６及び端末８を有する。なお、図１においては、文書管理システム２は、１つの端末８のみを有しているが、その他複数の端末８を有してもよい。

サーバ６は制御部１０、記憶部１２、通信部１４を含む。制御部１０は例えばＣＰＵ等であって、記憶部１２に格納されたプログラムに従って動作する。記憶部１２は例えば、ハードディスクやＲＯＭやＲＡＭ等の情報記録媒体で構成され、制御部１０によって実行されるプログラムを保持する情報記録媒体である。また、記憶部１２は制御部１０のワークメモリとしても動作する。

通信部１４はネットワークインターフェースであって、制御部１０からの指示に応じて、ネットワーク４を介して、情報を送受信する。なお、制御部１０、記憶部１２、通信部１４はそれぞれバス１６を介して接続される。

また、端末８は制御部２０、記憶部２２、通信部２４、表示部２６、操作部２８を含む。同様に、各部２０，２２，２４，２６，２８はバス３０を介して接続される。上述したサーバ６と同様に、制御部２０は例えばＣＰＵであって、記憶部２２に格納されたプログラムに従って動作する。記憶部２２は例えば、ハードディスクやＲＯＭやＲＡＭ等の情報記録媒体で構成され、制御部２０によって実行されるプログラムを保持する情報記録媒体である。また、記憶部２２は制御部２０のワークメモリとしても動作する。

操作部２８は例えば、キーボード、マウス、ボタン等のインターフェースで構成され、文書管理システム２のユーザの指示操作に応じて、当該指示操作の内容を制御部２０に出力する。表示部２６は例えば、液晶ディスプレイ、ＣＲＴディスプレイ、または有機ＥＬディスプレイ等であって、制御部２０からの指示に従い情報を表示する。

なお、上記制御部１０及び２０で処理されるプログラムは、例えば、ネットワークを介して、ダウンロードされて提供されてもよいし、または、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータで読み取り可能な各種の情報記録媒体によって提供されてもよい。なお、上記サーバ６や端末８の構成は一例であってこれに限定されるものではない。

図２は、図１に示したサーバの機能的構成の一例について説明するための図である。図２に示すように、サーバ６は、参照情報入力部５０、文書登録部５２、更新履歴収集／入力部５４、対応状況入力部５６、対応状況確認部５８、参照情報格納部６０、文書格納部６２、更新履歴格納部６４、対応状況格納部６６を含む。ここで図１に示すサーバ６の構成のうち、制御部１０が参照情報入力部５０、文書登録部５２、更新履歴収集／入力部５４、対応状況入力部５６及び対応状況確認部５８として機能し、記憶部１２が参照情報格納部６０、文書格納部６２、更新履歴格納部６４、対応状況格納部６６として機能する。また、参照情報入力部５０、文書登録部５２、対応状況入力部５６、対応状況確認部５８は図１に示した通信部１４、ネットワーク４を介して端末８（８Ａ及び８Ｂ）と通信可能に接続される。なお、図２における端末８Ａ，８Ｂとサーバ６との関係に関し、端末８Ａではユーザが例えば、文書を新規登録したり、文書の参照関係を定義したりし、一方、端末８Ｂではユーザが例えば、更新された文書の参照元文書に関し更新への対応作業を行うことを想定している。

参照情報入力部５０は、例えばユーザにより入力される、文書間の参照関係を表す参照情報を受け付けて、参照情報格納部６０に登録する。例えば、端末８Ａにてユーザは文書の登録／更新を行った際に、当該文書の参照先を参照情報入力部５０に入力する。

文書登録部５２は、例えばユーザにより入力される文書データを受け付けて、文書格納部６２に格納する。例えば、端末８Ａにてユーザは文書の登録／更新を行った際に、当該文書を文書登録部５２に入力し、端末８Ｂにてユーザは参照先文書の更新への対応として参照元文書を修正した際に、修正後の参照元文書を文書登録部５２に入力する。

更新履歴収集／入力部５４は、文書の更新情報である更新履歴情報を取得し、更新履歴格納部６４に格納する。例えば、文書の作成／更新者が更新履歴をその文書に添付する履歴ファイルや文書本体内に記録する場合には、更新履歴収集／入力部５４はその記録から更新履歴情報を抽出する。また文書作成ソフトウェアには更新履歴を記録する機能を備えたものもあり、更新履歴収集／入力部５４はその記録データから更新履歴情報を抽出してもよい。本実施形態では更新履歴収集／入力部５４は１つの修正項目に対し１つの更新履歴情報を記録する。

また、更新履歴収集／入力部５４は文書について更新がなされたことを更新履歴情報によって検出すると、その更新された文書を参照する文書（参照元文書）を参照情報格納部６０に登録されている参照情報に基づいて特定し、当該参照元文書について、検出した更新への対応状況を示すエントリを生成し対応状況格納部６６に登録する。具体的には、更新履歴収集／入力部５４は当該対応状況の初期状態として、検出した更新へ未対応であることを示す内容を登録する。例えば、本実施形態では当該初期状態として、ユーザの注意を喚起する状態「要確認」を設定する。

対応状況入力部５６は、例えばユーザから、更新された文書の参照元文書についての対応状況を入力され、対応状況格納部６６に格納する。例えば、端末８Ｂにてユーザは参照先文書の更新への対応として参照元文書の修正を行った際に、対応状況として「修正完了」を対応状況入力部５６に入力する。ユーザは更新履歴格納部６４を参照し、参照先文書の更新に対し参照元文書での対応が不要である判断した場合には、対応状況として例えば「修正不要」を対応状況入力部５６に入力する。

対応状況確認部５８は、例えばユーザの要求に応じて、対応状況格納部６６から対応状況を読み出し、ユーザに提示する。

また、対応状況確認部５８は、ユーザにより指定された参照元文書について対応状況格納部６６から対応状況を読み出し、当該対応状況が初期状態「要確認」である更新について、対応する更新情報を更新履歴格納部６４から取り出して当該ユーザに提示する。

参照情報格納部６０は、ユーザが入力する文書間の参照情報を格納する。図３、図４は参照情報の一例を説明する模式図である。図３は文書「仕様書Ａ」、「仕様書Ｂ」、「仕様書Ｘ」、「マニュアルＡ」、「マニュアルＢ」間の参照関係をそれら文書間の矢印で表しており、矢印の始点側が参照元文書（参照文書）であり、終点側が参照先文書（被参照文書）である。

参照情報格納部６０は図３に示す参照関係を例えば図４に示す参照情報テーブルの形式で格納する。図４に示す例では、被参照文書ごとにエントリが作成され、当該各エントリには被参照文書を直接に参照する全ての参照文書が示される。ちなみに、図４の例ではエントリは直接の参照関係ごとに作成されるので、例えば、仕様書ＡとマニュアルＢとの間の仕様書Ｂを介した間接の参照関係は２つのエントリに分けて定義される。

文書格納部６２は、ユーザが登録する文書を格納する。なお、本実施形態では当該文書に更新履歴情報が付随しており、上述したようにこれを更新履歴収集／入力部５４が抽出し更新履歴格納部６４に格納する。

更新履歴格納部６４は更新履歴情報を例えば図１１に示す更新履歴テーブル７０ｃの形式で格納する。本実施形態では１つの修正項目に対し１つの更新履歴情報のエントリが記録される。図１１に示す例では、各エントリは更新された文書を示す情報、更新日時、更新内容を含み、履歴ＩＤを付される。

対応状況格納部６６は、更新された文書の参照元文書についての対応状況を格納する。対応状況格納部６６は対応状況を例えば図１１に示す対応状況テーブル７２ｃの形式で格納する。

図１１に示す例では、対応状況テーブルの各エントリは参照先履歴ＩＤ、参照元文書を示す情報、対応状況を含む。参照先履歴ＩＤは更新履歴テーブルの履歴ＩＤを指しており、これにより対応状況テーブルの各エントリにおける更新された文書及び更新内容は上述の更新履歴テーブルのエントリと対応付けられる。例えば、参照先履歴ＩＤが“０１”であるエントリは、仕様書Ａにおける更新内容「ＡＡＡをＢＢＢに修正」についての対応状況を表す。

図１１に示す対応状況テーブルのエントリは、更新された文書を直接に参照する参照元文書と、間接に参照する参照元文書との両方について作成される。例えば、図１１の対応状況テーブル７２ｃの１行目のエントリの文書欄の値「マニュアルＡ」は仕様書Ａを直接に参照するマニュアルＡを表している。一方、３行目のエントリの文書欄の値「仕様書Ｂ−マニュアルＢ」は仕様書Ｂを介して仕様書Ａを間接に参照するマニュアルＢを表している。

また、図１１の対応状況テーブルには対応状況の例として「要確認」、「修正不要」、「修正完了」が示されている。

次に処理フロー図及び具体例を用いて文書管理システム２の動作例を説明する。図５は新規の文書又は更新した文書の登録、及び参照情報の記録に関する概略の処理を示すフロー図である。まず、制御部１０は例えば、端末８からユーザにより指示される文書登録種別に応じて処理を選択する（Ｓ１００）。本実施形態では当該種別として、文書格納部６２に未登録の新規の文書を登録する「新規登録」、文書格納部６２に既登録の文書を更新する「更新」、及び文書登録はせず文書格納部６２に既登録の文書間に参照関係を定義する「文書登録なし」が設けられている。

処理Ｓ１００にて「新規登録」の場合、文書登録部５２が文書識別子を発行し（Ｓ１０２）、ユーザが端末８から新規文書登録を行う（Ｓ１０４）。一方、処理Ｓ１００にて「更新」の場合はユーザが端末８から更新文書の文書識別子を指定し（Ｓ１１０）、更新文書登録を行う（Ｓ１１２）。処理Ｓ１０４，Ｓ１１２で登録される文書は文書格納部６２に格納される。なお、次に行う参照情報の記録の処理では、これら文書は参照元文書として扱われる。処理Ｓ１００にて「文書登録なし」の場合はユーザが端末８から参照元文書の識別子を指定する（Ｓ１２０）。

この段階で「新規登録」、「更新」、「文書登録なし」のいずれの場合についても参照元文書の識別子が特定されている。この状態にて、さらにユーザが参照先文書の識別子を指定すると（Ｓ１３０）、参照関係が定義される。ここで、処理Ｓ１０４，Ｓ１１２で登録された文書は参照元文書とみなしているが、実際には参照先文書が存在しない場合がある。その場合には処理Ｓ１３０にてユーザは識別子を入力せず、参照関係は定義されない。

参照情報入力部５０は参照関係が定義された場合には、当該参照関係を表す参照情報が参照情報格納部６０に格納済みであるか調べ（Ｓ１３２）、格納済みでなければ当該参照情報を参照情報格納部６０に登録する（Ｓ１３４）。一方、格納済みであれば処理Ｓ１３４をスキップする。ちなみに、「新規登録」の場合には、処理Ｓ１０２で発行された文書識別子に係る参照情報は参照情報格納部６０には格納されていないので、処理Ｓ１３４は基本的に実行される。

図６は履歴情報の抽出及び対応状況の初期状態の設定に関する概略の処理を示すフロー図である。図６の処理は図５の処理で「新規登録」、「更新」であった場合に行われる。

上述したように本実施形態では処理Ｓ１０４，Ｓ１１２で登録された文書に付随して更新履歴も文書格納部６２に登録される。例えば、ユーザは新規登録文書、更新文書について更新履歴を格納した履歴ファイルを作成して文書格納部６２に登録する（Ｓ２００）。そして、更新履歴収集／入力部５４は文書格納部６２から更新履歴情報を収集して（Ｓ２０２）、更新履歴格納部６４に登録する（Ｓ２０４）。

次に、更新履歴収集／入力部５４は対応状況の初期状態の設定を行う。更新履歴収集／入力部５４は参照情報格納部６０に格納された参照情報に基づいて、新規登録文書、更新文書を参照先文書とする参照元文書の文書識別子を取得する（Ｓ２０６）。そして、新規登録文書及び更新文書について処理Ｓ２０４で登録した各更新履歴情報に対する各参照元文書の対応状況を「要確認」としたエントリを生成して対応状況格納部６６に登録する（Ｓ２０８）。

図７、図８は図３、図４に示す参照情報の例に対応して、図６を用いて説明した履歴情報の抽出及び対応状況の初期状態の設定の処理例を示す図である。図７は履歴情報の抽出及び対応状況の初期状態の設定の処理前における更新履歴格納部６４及び対応状況格納部６６の登録内容を示しており、図８は仕様書Ａが更新された場合における当該処理後の更新履歴格納部６４及び対応状況格納部６６の登録内容を示している。

仕様書Ａの更新前においては図７に示すように、更新履歴格納部６４に格納される更新履歴テーブル７０ａには更新履歴のエントリはなにも登録されておらず、それに伴い、対応状況格納部６６に格納される対応状況テーブル７２ａにもエントリは登録されていない。

この状態で、仕様書Ａに関し「ＡＡＡをＢＢＢに修正」する更新が記録された履歴ファイルが文書格納部６２に登録されると（Ｓ２００）、更新履歴収集／入力部５４は更新履歴を抽出し（Ｓ２０２）、図８に示すように当該更新を表し履歴ＩＤ“０１”を付したエントリを更新履歴格納部６４に登録する（Ｓ２０４）。

次に、更新履歴収集／入力部５４は参照情報格納部６０の参照情報テーブルを参照して、それぞれ仕様書Ａを直接参照するマニュアルＡ及び仕様書Ｂと、仕様書Ａを間接に参照するマニュアルＢとについてそれぞれ、対応状況として初期状態である「要確認」が設定されたエントリを生成し対応状況テーブル７２ｂに登録する。

図９は対応状況の確認及び入力に関する概略の処理を示すフロー図である。例えば、ユーザは端末８からサーバ６にアクセスして対応状況確認部５８により、対応状況が「要確認」の文書があるかどうかを調べる。対応状況確認部５８は対応状況テーブルの中に、対応状況が「要確認」であるもの（要確認項目）があるかを調べ（Ｓ３００）、要確認項目が存在する場合には、対応状況確認部５８は要確認項目の参照先履歴ＩＤをキーにして更新履歴テーブルを検索し、対応する更新履歴情報をユーザに提示する（Ｓ３０２）。

ユーザは対応状況テーブルに対応状況として「要確認」が登録されている文書について、参照先文書の更新に未対応であることを把握する。そして、参照先文書の更新に対応した修正を行ったり、修正が不要であることを確認した場合にはユーザは例えば端末８から対応状況を入力する（Ｓ３０４）。対応状況入力部５６は、更新された文書の参照元文書についてユーザから入力された対応状況を対応状況テーブル７２に反映し対応状況格納部６６に格納する（Ｓ３０６）。

なお、対応状況テーブルの中に対応状況が「要確認」であるものがあるかを調べた結果（Ｓ３００）、それが存在しなかった場合には処理Ｓ３０２〜Ｓ３０６は省略される。

対応状況確認部５８はユーザが関心を有する文書の対応状況を検索し提示する構成としてもよい。図１０は当該構成における対応状況確認部５８の対応状況の確認に関する概略の処理を示すフロー図である。ユーザは端末８から対応状況確認部５８に例えば、自分が担当する文書の文書識別子を指定した要求を送り対応状況の確認を求める（Ｓ４００）。対応状況確認部５８は対応状況テーブルの中に、ユーザにより指定された文書を参照元文書とし対応状況が「要確認」であるもの（要確認項目）があるかを調べる（Ｓ４０２）。要確認項目が存在する場合には、対応状況確認部５８は要確認項目の参照先履歴ＩＤをキーにして更新履歴テーブルを検索し、要確認項目の更新履歴（要確認更新履歴）を取得し（Ｓ４０４）、取得した要確認更新履歴をユーザに提示する（Ｓ４０６）。提示を受けたユーザは図９に示す場合と同様、対応状況の入力を行い、対応状況格納部６６に対応状況を反映させる（Ｓ３０４，Ｓ３０６）。

一方、処理Ｓ４０２にてユーザが指定する文書について要確認項目が存在しない場合は、対応状況確認部５８は例えば、対応済みである旨をユーザに示す（Ｓ４０８）。

図１１、図１２は図８に示す更新履歴テーブル及び対応状況テーブルの状態に対するユーザの対応例を示す図である。図１１は図８の状態への対応後における更新履歴格納部６４及び対応状況格納部６６の登録内容を示しており、図１２は図１１の状態への対応後における更新履歴格納部６４及び対応状況格納部６６の登録内容を示している。これらの図を用いてユーザによる対応とその際の文書管理システム２の動作を説明する。

図８の状態にてユーザが対応状況を確認すると、サーバ６は「マニュアルＡ」、「仕様書Ｂ」、「マニュアルＢ」の対応状況が「要確認」であること、及びそれに対応する「仕様書Ａ」の更新履歴情報をユーザに提示する（Ｓ３０２）。

これに対して、ユーザは「マニュアルＡ」と「マニュアルＢ」とについては修正が不要であることを確認した。一方、「仕様書Ｂ」については必要な修正を完了し、修正後の「仕様書Ｂ」及び更新履歴ファイルを文書格納部６２に登録した（Ｓ２００）。ユーザはこれらの対応状況として、「マニュアルＡ」、「マニュアルＢ」については「修正不要」、また「仕様書Ｂ」については「修正完了」をサーバ６に入力し（Ｓ３０４）、対応状況入力部５６は図８の対応状況テーブル７２ｂにて対応状況を「要確認」に初期設定した項目について、ユーザが入力した対応状況を反映する（Ｓ３０６）。図１１の対応状況テーブル７２ｃの１〜３行目のエントリはその反映後の状態を示している。

ここで、「仕様書Ｂ」が更新されたため、更新履歴収集／入力部５４は「仕様書Ｂ」の更新履歴ファイルから「ＸＸＸをＹＹＹに修正」を更新内容とする更新履歴情報を抽出して更新履歴テーブル７０ｃに登録する（Ｓ２０２，Ｓ２０４）。図１１の更新履歴テーブル７０ｃの２行目のエントリは「仕様書Ｂ」の更新に対応して追加されたものである。

更新履歴収集／入力部５４は更新履歴テーブル７０ｃにエントリを追加すると共に、「仕様書Ｂ」を参照先文書とする「マニュアルＢ」について対応状況を「要確認」としたエントリを生成して対応状況テーブル７２ｃに登録する（Ｓ２０６，Ｓ２０８）。図１１の対応状況テーブル７２ｃの４行目のエントリがその追加されたものである。

この状態にてユーザが対応状況を確認すると、「マニュアルＢ」の対応状況が「要確認」であること、及びそれに対応する「仕様書Ｂ」の更新履歴情報がユーザに提示される（Ｓ３０２）。これに対して、ユーザは「マニュアルＢ」を修正し、修正後の「マニュアルＢ」及び更新履歴ファイルを文書格納部６２に登録すると共に（Ｓ２００）、対応状況として「修正完了」をサーバ６に入力する（Ｓ３０４）。対応状況入力部５６は「マニュアルＢ」の対応状況にユーザの入力内容を反映する（Ｓ３０６）。図１２の対応状況テーブル７２ｄのその反映後の状態を示している。また、更新履歴収集／入力部５４は「マニュアルＢ」の更新履歴ファイルから「ＩＩＩをＪＪＪに修正」を更新内容とする更新履歴情報を抽出して更新履歴テーブル７０ｄに登録する（Ｓ２０２，Ｓ２０４）。

上述の文書管理システム２では、或る文書を作成、更新した際に、ユーザがその作成・更新に際し参照した文書を参照先文書とする参照情報を参照情報格納部６０に登録することで、文書間の参照関係を表す参照情報は参照情報格納部６０に集積される。そして、更新履歴収集／入力部５４が参照情報格納部６０に格納された参照情報に基づいて、更新された文書を直接又は間接に参照する参照元文書を特定し、当該参照元文書について対応状況として未対応であることを示す初期状態を対応状況格納部６６に登録する。

ここで、図３、図４に示すような一元管理された参照情報がないとした場合、ユーザが或る文書を更新する際に、その更新が他のどの文書に影響を与えるか、つまり更新した文書を参照先文書とする参照元文書が何であるかを把握することは、ユーザが或る文書を作成、更新した際に、その作成・更新に際し参照した文書を参照先文書とする参照情報を定義すること程には容易ではなく、その把握には漏れが生じ易い。特にそのおそれは更新した文書を間接に参照する文書について大きい。この点、文書管理システム２では、文書の更新に際しユーザは更新する文書の参照元文書を意識する必要がない。

また、参照先文書を更新したユーザが例えば、参照元文書の担当ユーザに更新を知らせるための対処をしなくても、対応状況格納部６６の登録内容から参照元文書の担当ユーザは参照先文書での更新の発生を把握する。

よって、文書管理システム２では更新への対応漏れが防止される。

さらに、文書管理システム２では対応状況確認部５８が、ユーザにより指定された参照元文書について対応状況格納部６６から対応状況を読み出し、当該対応状況が初期状態「要確認」である更新について、対応する更新情報を更新履歴格納部６４から取り出して当該ユーザに提示するので、ユーザが更新への対応を行うことが容易となる。

［第２の実施形態］
本発明の第２の実施形態に係る文書管理システム２Ｂは上述した第１の実施形態の文書管理システム２と類似点を有している。そこで、第２の実施形態の文書管理システムについて、第１の実施形態と共通の構成要素には同一の符号を付して第１の実施形態の説明を援用し、以下の説明では専ら第１の実施形態との相違点を説明する。

図１３は文書管理システム２Ｂのサーバ６の機能的構成の一例について説明するための図である。当該構成では、対応状況確認部５８は、対応状況確認部５８の機能に加え、参照情報格納部６０に格納された参照情報を利用する機能を備えている。

対応状況確認部５８はユーザにより文書を指定され、当該文書に関する参照元文書を参照情報格納部６０に格納された参照情報に基づいて特定し、当該参照元文書についての対応状況をユーザに提示する。

この対応状況確認部５８によれば、ユーザにより指定された文書の全更新履歴に対し、それに対応付けられた参照元文書の対応状況が確認される。対応状況が例えば、全て「修正不要」か「修正完了」であれば、ユーザ指定文書の修正が、それを参照する後工程の文書に反映されており対応漏れがないことが確認される。

［第３の実施形態］
本発明の第３の実施形態に係る文書管理システム２Ｃは上述した第１の実施形態の文書管理システム２と類似点を有している。そこで、第３の実施形態の文書管理システムについて、第１の実施形態と共通の構成要素には同一の符号を付して第１の実施形態の説明を援用し、以下の説明では専ら第１の実施形態との相違点を説明する。

文書管理システム２Ｃは更新履歴をグルーピングして、グループごとに参照元文書の対応状況を管理する。そのために、文書管理システム２Ｃの更新履歴格納部６４Ｃは更新履歴収集／入力部５４により取得された更新履歴情報を予め定めた関係でまとめたグループ（更新群）として格納する。また、文書管理システム２Ｃの対応状況格納部６６Ｃは、更新履歴情報に関係する更新された文書を直接又は間接に参照する参照元文書の対応状況として、当該更新情報が属する更新群が表す更新への当該参照元文書での前記対応を包括した状況を格納する。

例えば、更新履歴収集／入力部５４Ｃは、日付ごとに更新情報をまとめて更新群を定義し、更新履歴格納部６４Ｃに格納する。ユーザは或る日付の更新群の全ての更新情報に対応したら、対応状況格納部６６Ｃの対応状況を「要確認」から「修正完了」、「修正不要」といった状態に書き換える。この文書管理システム２Ｃによれば、ユーザ更新履歴を１件ずつ管理する構成に比較して、ユーザが対応状況を更新する手間が低減される。

２，２Ｂ，２Ｃ文書管理システム、４ネットワーク、６サーバ、８，８Ａ，８Ｂ端末、１０，２０制御部、１２，２２記憶部、１４，２４通信部、１６，３０バス、２６表示部、２８操作部、５０参照情報入力部、５２文書登録部、５４更新履歴収集／入力部、５６対応状況入力部、５８対応状況確認部、６０参照情報格納部、６２文書格納部、６４，６４Ｃ更新履歴格納部、６６，６６Ｃ対応状況格納部。

Claims

文書間の参照関係を表す参照情報を格納した参照情報格納手段と、
前記文書の更新に対する対応に関して当該文書を直接又は間接に参照する参照元文書についての作業者の対応状況を格納する対応状況格納手段と、
前記文書の更新情報を取得する更新情報取得手段と、
前記参照情報格納手段に格納された前記参照情報に基づいて、更新された文書に関する前記参照元文書を特定する参照元文書特定手段と、
当該参照元文書について前記対応状況として未対応であることを示す初期状態を前記対応状況格納手段に登録する登録手段と、
前記更新された文書の前記参照元文書について前記作業者から入力される前記対応状況を前記対応状況格納手段に格納する対応状況入力手段と、
前記更新情報取得手段により取得された前記更新情報を予め定めた関係でまとめた更新群を格納する更新群格納手段と、を備え、
前記対応状況格納手段は、前記更新情報に関係する前記更新された文書を直接又は間接に参照する前記参照元文書の前記対応状況として、当該更新情報が属する前記更新群が表す更新への当該参照元文書での前記対応を包括した、前記更新群ごとの対応状況を格納し、
前記対応状況入力手段は、前記更新群について、前記作業者から入力される前記更新群ごとの対応状況を前記対応状況格納手段に反映すること、
を特徴とする文書管理装置。
前記更新情報取得手段により取得された前記更新情報を格納する更新情報格納手段と、
作業者により指定された前記参照元文書に関する前記対応状況が前記初期状態である参照元文書について、対応する前記更新情報を前記更新情報格納手段から取り出して当該作業者に提示する更新情報提示手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
前記参照元文書特定手段は、前記作業者により指定された前記文書に関する前記参照元文書を前記参照情報に基づいて特定し、当該参照元文書についての前記対応状況を当該作業者に提示する対応状況提示手段を備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書管理装置。
文書間の参照関係を表す参照情報を格納した参照情報格納手段、
前記文書の更新に対する対応に関して当該文書を直接又は間接に参照する参照元文書についての作業者の対応状況を格納する対応状況格納手段、
前記文書の更新情報を取得する更新情報取得手段、
前記参照情報格納手段に格納された前記参照情報に基づいて、更新された文書に関する前記参照元文書を特定する参照元文書特定手段、
当該参照元文書について前記対応状況として未対応であることを示す初期状態を前記対応状況格納手段に登録する登録手段、
前記更新された文書の前記参照元文書について前記作業者から入力される前記対応状況を前記対応状況格納手段に格納する対応状況入力手段、及び、
前記更新情報取得手段により取得された前記更新情報を予め定めた関係でまとめた更新群を格納する更新群格納手段、
としてコンピュータを機能させ、
前記対応状況格納手段は、前記更新情報に関係する前記更新された文書を直接又は間接に参照する前記参照元文書の前記対応状況として、当該更新情報が属する前記更新群が表す更新への当該参照元文書での前記対応を包括した、前記更新群ごとの対応状況を格納し、
前記対応状況入力手段は、前記更新群について、前記作業者から入力される前記更新群ごとの対応状況を前記対応状況格納手段に反映すること、
を特徴とする文書管理プログラム。