JP6136558B2 - 情報処理装置、電子データ検索システム - Google Patents

Description

本発明は、保存されている電子データを検索する情報処理装置等に関する。

個人が扱う電子データ（以下、データという）の数や種類が益々増大している。データは個人が使用するＰＣ（Personal Computer）に保管することもできるが、セキュリティやアクセスのしやすさなどの観点から、ファイルサーバやＮＡＳ（Network Attached Storage）に保管することが多くなってきている。

また、複数のユーザーが共同で作業を進めるため、ファイルサーバ等に複数のユーザーがデータを保存・読み出し可能な共有フォルダが設けられる場合がある。共有フォルダに保存したデータを使用するため、各ユーザーは共有フォルダに保存されている複数のファイルから、ユーザーが指定したキーワードでファイル名やファイルの内容を検索することができる（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、ファイル名及びファイルパスを検索条件式で検索して、さらにキーワードで全文検索を行うファイル検索システムが開示されている。

しかしながら、特許文献１に記載されたファイル検索システムでは、ファイル名や全文検索結果をクライアントに送信しているだけであり、目的とするデータを効率的に検索できない場合があるという問題があった。例えば、共有フォルダに、同名のファイルや同様の内容が記載されたファイルが多数、保存されている場合に、複数の同名のファイル又は複数の同じ内容が記載されたファイルが検索条件に合致する。このため、ユーザーは、検索条件に合致したファイルでも、自分が保存したファイルがどれか分からなくなってしまう場合がある。

本発明は、上記課題に鑑み、共有フォルダにファイルを保管したユーザが目的のファイルを効率的に検索できる情報処理装置を提供することを目的とする。

本発明は、ユーザー名をフォルダ名とするフォルダの作成を検出するフォルダ監視手段と、前記フォルダ監視手段がフォルダの作成を検出した場合、前記フォルダのフォルダ名と所有者名が一致する電子データを共有フォルダから検索する検索手段と、前記検索手段が検索した電子データへのアクセス情報を前記フォルダの配下に作成するアクセス情報作成手段と、を有することを特徴とする。

共有フォルダにファイルを保管したユーザが目的のファイルを効率的に検索できる情報処理装置を提供することができる。

本実施形態のネットワークシステムの概略動作を説明する図の一例である。 文書管理装置を有するネットワークシステムの概略構成図の一例である。 文書管理装置のハードウェア構成図の一例である。 文書管理装置の機能ブロック図の一例である。 情報処理装置とアプリケーションの機能ブロック図の一例である。 データベースに登録されるデータを説明する図の一例である。 アプリケーションの動作を説明する図の一例である。 ネットワークシステムの動作手順を示すフローチャート図の一例である。 アプリケーションの動作手順を示すフローチャート図の一例である。 データベースに登録されるデータの別の一例を示す図である。 絞り込み検索について説明する図の一例である。 情報処理装置とアプリケーションの機能ブロック図の一例である。 ネットワークシステムの動作手順を示すフローチャート図の一例である。

以下、本発明を実施するための形態について図面を参照しながら説明する。

図１は、本実施形態の文書管理装置の概略動作を説明する図の一例である。
（１）文書管理装置１００にはユーザーＡＡＡが所有するファイル１が登録されている。ファイルは特許請求の範囲の電子データの一例である。
（２）ユーザーＡＡＡは自分が所有者のファイルを検索する場合、自分のユーザーＩＤ（ＡＡＡ）をフォルダ名とするフォルダを作成する。したがって、"ＡＡＡ"というフォルダ名のフォルダを作成する。なお、ＯＳ（Operating System）やそのファイルシステムによってはフォルダをディレクトリと称する場合がある。
（３）文書管理装置は、フォルダ名を所有者とするファイルを検索する。そしてこのファイルのファイルパスを作成し、ユーザが作成したフォルダの配下にショートカットとして登録する。

したがって、ユーザーＩＤをフォルダ名とするフォルダを作成することで、ユーザーは自分が所有者のファイルだけを検索できる。検索結果はショートカットとして記録されるので、ユーザーは自分のファイルに容易にアクセスすることができる。

〔構成例〕
図２は、文書管理装置１００を有するネットワークシステム５００の概略構成図の一例である。ネットワーク４００を介して文書管理装置１００と携帯端末３００及び情報処理装置２００が接続されている。ネットワーク４００は、ＬＡＮやＶＬＡＮ、又は、２つ以上のＬＡＮがルータやＬ３スイッチにより接続されたインターネットなどである。文書管理装置１００と携帯端末３００又は情報処理装置２００が１対１に接続されていてもよい。図示するように、無線ＬＡＮや携帯電話などの通信気事業者が提供する無線通信網などの無線接続を、一部又は全部に含んでいてもよい。

文書管理装置１００はネットワーク４００を介して情報処理装置２００又は携帯端末３００からファイルの登録や検索・整理の操作を受け付ける。文書管理装置１００は、ファイルサーバやＮＡＳであるが、単なるサーバやネットワーク機器など、どのように呼ばれていてもよい。

また、ＰＣ(Personal Computer)としてスタンドアロンに存在し、文書管理機能を有することも可能である。すなわち、必ずしもネットワーク４００に接続する必要はなく、ユーザーは文書管理装置１００を直接、操作することもできる。

携帯端末３００は、スマートフォン、タブレット、携帯電話、ＰＤＡ（Personal digital Digital Assistant）、ノートＰＣ、ラップトップＰＣなど、可搬型の情報処理装置である。携帯端末３００は、少なくとも通信装置のアダプタを装着することで無線通信可能である。どのようなＯＳを搭載しているかは、メーカによって様々であるが例えば iOS、Android（登録商標）、Windows（登録商標）などがある。

携帯端末３００は、無線ＬＡＮ、ＷｉＭＡＸ、ＬＴＥ（Long Term Evolution）、HSDPA、ＣＤＭＡ、ＧＳＭ（登録商標）、などの各種の規格に従った無線通信装置により、アクセスポイントや通信事業者の基地局４０１を介して文書管理装置１００と通信する。基地局４０１に接続した場合、通信事業者のサーバやゲートウェイを経由してネットワーク４００に接続される。

情報処理装置２００は、例えばデスクトップＰＣやノートＰＣである。情報処理装置２００のＯＳとしてはWindows（登録商標）、OS X（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）、Ｕｎｉｘ（登録商標）などがある。

携帯端末３００又は情報処理装置２００のいずれも、文書管理装置１００のファイルを検索・整理することができる。以下では、情報処理装置２００が文書管理装置１００と通信する場合を例に説明する。

図３は、文書管理装置１００のハードウェア構成図の一例を示す。文書管理装置１００は、コンピュータの一形態である。文書管理装置１００は、それぞれバスで相互に接続されているＣＰＵ１０１、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、記憶媒体装着部１０４、ネットワークカード１０６、入力装置１０７、及び、ＨＤＤ１０８を有する。ＣＰＵ１０１は、ＯＳやプログラムをＨＤＤ１０８から読み出して実行することで種々の機能を提供すると共に、文書管理装置１００が行う処理を統括的に制御する。

ＲＡＭ１０２はＣＰＵ１０１がプログラムを実行する際に必要なデータを一時保管する作業メモリ（主記憶メモリ）になり、ＲＯＭ１０３はＢＩＯＳ（Basic Input Output System）やＯＳを起動するためのプログラム、設定ファイル等が記憶されている。

記憶媒体装着部１０４には記憶媒体１１０が着脱可能であり、記憶媒体１１０に記録されたプログラムを読み込み、ＨＤＤ１０８に記憶させる。また、記憶媒体装着部１０４は、ＨＤＤ１０８に記憶されたデータを記憶媒体１１０に書き込むこともできる。記憶媒体１１０は例えば、ＵＳＢメモリ、ＳＤメモリカード、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等である。

入力装置１０７は、キーボードやタッチパッド（マウス）、音声入力装置などであり、文書管理装置１００の管理者の様々な操作指示を受け付ける。

ＨＤＤ１０８は、ＳＳＤ等の不揮発メモリでもよく、ＯＳ、プログラム、各種のファイルが記憶されている。ＨＤＤ１０８にはファイルが記憶されるが、ファイルは文書管理装置１００と接続された外部のＨＤＤに記憶されていてもよい。

ネットワークカード１０６は、ネットワーク４００に接続するための通信装置であり、例えば、イーサネット（登録商標）カードである。

なお、プログラムは、記憶媒体１１０に格納された状態又は不図示のサーバからダウンロードして文書管理装置１００等に配布される。プログラムの配布形態は、インストール用に圧縮されていても、実行可能状態でもよい。

情報処理装置２００と文書管理装置１００が通信するプロトコルは、インフラストラクチャーとして利用可能なプロトコルを使用すればよく、本実施形態ではどのようなプロトコルを使用してもよい。ＬＡＮでは、イーサネット（登録商標）などのネットワークカードにより、通信相手と物理的な通信レイヤーを構築し、電圧を増幅したり信号波形を成形すること等を行うと共に、通信の調停などを行っている。また、信号波形からデータを取り出しフレームに格納する。フレームはネットワークカードに一意のＭＡＣアドレスにて識別される。

また、インターネットではＴＣＰ／ＩＰで通信の確立、通信手順の制御、パケットへの分割・再構築、パケットを通信相手に到達させるルーティングなどを行っている。ＴＣＰ／ＩＰ上に、情報処理に適した各種のプロトコルが存在する。このプロトコルとしては、ＨＴＴＰ、ＦＴＰ、ＳＭＢ（Server Message Block）、ＣＩＦＳ（Common Internet File System）、ＷｅｂＤＡＶ、などがある。本実施例では、ファイル共有のアプリケーションが動作するが、ファイル共有に適したプロトコルとして、ＳＭＢやＣＩＦＳ、ＷｅｂＤＡＶといったプロトコルが知られている。

〔機能例〕
図４は、文書管理装置１００の機能ブロック図の一例を示す。文書管理装置１００は、アプリケーション１１、フォルダ１３、ＯＳ１２、及び、データベース１４を有している。アプリケーション１１は、文書管理装置１００のファイル検索の処理を行う。アプリケーション１１はＨＤＤ１０８に記憶されたプログラムと同じもの又はその一部である。

なお、フォルダ１３及びデータベース１４は文書管理装置１００の外に存在してもよい。すなわち、文書管理装置１００がネットワークを介してアクセス可能な場所にフォルダ１３及びデータベース１４が存在すればよく、物理的な場所を文書管理装置１００に制限するものではない。

データベース１４には、後述するようにファイルパス、ファイルの所有者名、ファイル更新日時、ユーザーアカウント情報、及び、ユーザーアカウント作成日時が書き込まれる。データベース１４は例えばＨＤＤ１０８に構築される。

フォルダ１３には、共有フォルダ３６とユーザー名検索用フォルダ３７が自動的に作成される。共有フォルダ３６にはユーザーがＳＭＢ接続でファイルを配置することができる。ユーザー名検索用フォルダ３７には、共有フォルダ３６内のファイルを検索する目的でユーザーが任意にフォルダを作成することができる。フォルダ１３は、例えばＨＤＤ１０８に構築される。

ＯＳ１２は、例えばWindows（登録商標）サーバ系のＯＳであり、ファイル共有に適したＳＭＢなどファイル共有に適したプロトコルをサポートしている。

図５は、情報処理装置２００とアプリケーション１１の機能ブロック図の一例を示す。情報処理装置２００はイベント要求部２１と検索要求部２２を有する。イベント要求部２１は、アプリケーション１１にファイル登録・編集・削除要求を送信する。ファイルの登録・編集の場合、イベント要求部２１はファイルをアプリケーション１１に送信する。検索要求部２２は、ユーザーＩＤをフォルダ名とするフォルダをユーザー名検索用フォルダ３７に作成することで、ユーザー名検索要求をアプリケーション１１に送信する。イベント要求部２１と検索要求部２２は、情報処理装置２００で動作するファイル管理ソフト、ブラウザ又はアプリが主な実体である。

アプリケーション１１は、要求受付部３１、イベント監視部３２、データベース更新部３３、検索部３４、及び、ショートカット作成部３５を有する。要求受付部３１は情報処理装置２００からのファイル登録・編集・削除要求及びユーザー名検索要求を受け付ける。また、共有フォルダ３６に対するファイル登録、編集、削除を行い、ユーザー名検索用フォルダにフォルダを作成する。

イベント監視部３２は、共有フォルダ３６へのファイルの作成・変更・削除、及び、ユーザー名検索用フォルダ３７へのフォルダの作成を監視する。ファイルの作成・変更・削除、又は、フォルダの作成をイベントと称する。

データベース更新部３３は、ファイルが作成された場合に、ファイルの所有者名等を取得する。詳しくは後述する。そして、取得した所有者名等をデータベース１４に書き込む。また、ファイルが編集された場合、データベース更新部３３は、データベース１４のファイル更新日時を更新する。また、データベース更新部３３は、ファイルが削除された場合はデータベース１４の１レコードを削除する。

一方、例えばユーザーが文書管理装置１００のサービスから退会した場合、データベース更新部３３は、データベース１４を更新しない。退会したユーザが、自分が所有者のファイルを削除しなかった場合、共有フォルダ３６には退会したユーザのファイルが残っているので、他のユーザは退会したユーザーが所有者のファイルを検索することができる。

検索部３４は、データベース１４の所有者名を、ユーザー名検索用フォルダ３７に作成されたフォルダのフォルダ名で検索する。ショートカット作成部３５は、検索に適合したファイルへのショートカットをユーザー名検索用フォルダ３７に作成されたフォルダの配下に作成する。ショートカットやファイルパスは、特許請求の範囲のアクセス情報の一例である。

〔データベースのデータ〕
図６（ａ）は、データベースに登録されるデータを説明する図の一例である。データベースには、「ファイルパス」「所有者名」「作成日時」「ファイル更新日時」を１つのレコードとするファイル情報が登録されている。

「ファイルパス」は共有フォルダ３６におけるファイルの保存場所を示す。「所有者名」にはファイルの所有者のユーザーＩＤが登録される。所有者とは、例えばファイルの作成者又は登録者である。「所有者名」はユーザーが文書管理装置１００にログインした際に特定されるか、又は、ファイルと共に送信される。作成日時はファイルの作成日時である。ファイル更新日時は、ファイルの最後の更新日時である。この他、ファイルにはファイルサイズなどのファイルシステムで管理可能な管理情報が含まれるので、これらをデータベースに登録してもよい。

図６（ｂ）は、ユーザー登録情報の一例を示す図である。ユーザー登録情報は、「ユーザーＩＤ」「ユーザーアカウント情報」「ユーザーアカウント作成日時」を１つのレコードとする。

「ユーザーアカウント情報」はユーザーＩＤやパスワードなど、ユーザーを認証するための情報である。特許請求の範囲のアクセス情報の一例である。「ユーザーアカウント作成日時」は文書管理装置１００がユーザーアカウント情報を登録した日時である。

ユーザーが、文書管理装置１００が提供するサービスから退会し、ユーザーアカウント情報が削除される場合がある。この場合、ユーザー登録情報から１レコードが削除される。しかし、削除されたものと同じユーザーＩＤが、別のユーザーの入会で再度、登録される場合がある。この場合、ユーザーアカウント情報とユーザーアカウント作成日時は、新しいユーザーのものに更新される。

〔具体的な動作例〕
図７は、アプリケーション１１の動作を説明する図の一例である。

文書管理装置１００には、システム起動時に共有フォルダ３６とユーザー名検索用フォルダ３７が自動的に作成される。一度作成された共有フォルダ３６とユーザー名検索用フォルダ３７は、管理者が削除しなければ保持される。

ユーザーは、情報処理装置２００から、共有フォルダ３６にファイルを登録したり、編集したり、削除したりする。また、ユーザーは、共有フォルダ３６に任意の名称のフォルダを作成することができる。図７では、共有フォルダ３６に以下のファイル又はフォルダが登録されている。
・共有フォルダ
所有者名User01：ファイル「Text.txt」
所有者名User02：ファイル「Test2.doc」
フォルダ「議事録」
・フォルダ「議事録」
所有者名User01：ファイル「Test1.doc」
所有者名User03：ファイル「Test3.doc」
イベント監視部３２は、共有フォルダ３６内のファイルの作成・削除・編集のイベントを監視して、イベントを検知するとデータベース更新部３３に通知する。データベース更新部３３は、共有フォルダ３６に配置されたファイルのファイル情報を取得し、ファイルパス、所有者名、作成日時、及び、ファイル更新日時をデータベース１４に格納しておく。

また、ユーザーは、ユーザー名検索用フォルダ３７にユーザーＩＤをフォルダ名とするフォルダを作成することができる。このユーザＩＤは、文書管理装置にログインしているユーザーＩＤの場合と、ログインしているユーザーとは別のユーザーのユーザーＩＤのどちらでもよい。

ユーザー名検索用フォルダ３７の配下にフォルダが作成された場合、検索部３４は、フォルダ名をユーザーＩＤに持つユーザーが所有者のファイルをデータベース１４から検索する。そして、ショートカット作成部３５は、検索に適合したファイルへのショートカットを、作成されたフォルダの配下に作成する。

なお、ショートカットとは、ツリー構造のファイルシステムやネットワーク上のファイルにアクセスするための情報であり、例えばファイルパスやＵＲＬである。ファイルの本体は共有フォルダ３６に保存されたまま、ショートカットだけがユーザー名検索用フォルダ３７に作成される。

図７では「User01」と「Use02」というフォルダがユーザー名検索用フォルダ３７の配下に作成されている。したがって、ショートカット作成部３５は、「User01」又は「Use02」というユーザーＩＤのユーザーを所有者とするファイルへのショートカットをフォルダ「User01」と「Use02」の配下に作成する。

「User01」が所有者のファイルは「Text.txt」と「Test1.doc」なので、「User01」フォルダの配下にこれらのファイルへのショートカットが作成される。「User02」が所有者のファイルは「Test2.doc」なので、「User02」フォルダの配下にこのファイルへのショートカットが作成される。

ここで、検索部３４は、ログインしているユーザーのユーザーアカウント作成日時とファイル更新日時を比較して、ユーザーアカウント作成日時よりファイル更新日時の方が古いファイルは検索対象としない。これにより、ユーザーが文書管理装置１００から退会したなどの理由で、ユーザーアカウント情報が削除された後に、同一ユーザーＩＤで、ユーザーアカウント情報が作成された場合でも、前の同じユーザーＩＤのユーザーが保存したファイルを検出しないようにすることができる。

例えば、User01のユーザーアカウント作成日時＝2012年1月1日
User01が所有者のファイルのファイル更新日時＝2011年1月1日
の場合、ファイル更新日時の方が古い。この場合、User01が所有者のこのファイルは、ユーザーアカウント作成前に更新されるはずがないので、検索部３４は、「User01」が所有者でもこのファイルは検索対象としない。

このように、ユーザーがユーザー名検索用フォルダ３７に作成するフォルダ名を"ユーザーID"に設定することで、検索部３４は、該"ユーザーＩＤ"のユーザーが文書管理装置に保存したファイルを抽出することができる。

〔動作手順〕
図８は、ネットワークシステム５００の動作手順を示すフローチャート図の一例である。
S1：ユーザーは情報処理装置２００を操作して、共有フォルダ３６にファイル登録要求を送信する。要求受付部３１は共有フォルダ３６へのファイル登録要求を受け付け、共有フォルダ３６にファイルを保存する。
S1.1：イベント監視部３２はファイル登録というイベントを検知する。イベント監視部３２はデータベース更新部３３に通知する。
S1.1.1：これによりデータベース更新部３３は共有フォルダ３６のファイルからファイルパス、所有者名、及び、ファイル更新日時を取得する。
S1.1.2：データベース更新部３３は、ファイルパス、所有者名、及び、ファイル更新日時をデータベース１４に登録する。
S2：次に、ユーザーは情報処理装置２００を操作して、文書管理装置（図ではフォルダ）にユーザー名検索要求を送信する。ユーザー名検索要求は、例えばユーザーＩＤのフォルダの作成要求である。ユーザーＩＤは、ユーザー名検索要求と共に文書管理装置１００に送信される。または、要求受付部３１がログイン中のユーザー名をフォルダ名として採用してもよい。要求受付部３１はユーザー名検索要求を受け付け、ユーザー名検索用フォルダ３７にフォルダを作成する。
S2.1：イベント監視部３２はフォルダ作成というイベントを検知する。イベント監視部３２はフォルダ名などを検索部３４に通知する。
S2.1.2：検索部３４は、フォルダ名（ユーザＩＤ）をキーにして、データベースからユーザーアカウント作成日時というユーザー情報を取得する。
S2.1.3：検索部３４は、フォルダ名が所有者となっているファイルをデータベース１４から検索する。この時、ユーザーアカウント作成日時以降に更新されているファイルのみを検索対象とする。
S2.1.4：ショートカット作成部３５は、フォルダ名を所有者とするファイルであり、ユーザーアカウント作成日時以降に更新されている全てのファイルへのショートカットを、S2で作成されたフォルダの配下に作成する。これにより、検索結果をショートカットとしてフォルダに作成することができる。

図９は、アプリケーション１１の動作手順を示すフローチャート図の一例である。文書管理装置１００が起動中、アプリケーション１１のイベント監視部３２はイベントを監視している（Ｓ１０）。

ユーザーがファイル作成又はファイル編集を行った場合、データベース更新部３３がファイルのファイルパス、所有者名、作成日時、及び、ファイル更新日時を取得する（Ｓ２０）。

データベース更新部３３は、ファイルパス、所有者情報、作成日時、及び、ファイル更新日時をデータベース１４のレコードに登録する（Ｓ３０）。

ユーザーがユーザー名検索用フォルダ３７にフォルダを作成した場合、検索部３４はフォルダ名とデータベース１４に登録されているファイルの所有者名が一致するファイルを検索する（Ｓ４０）。ユーザーアカウント作成日時より前に更新されているファイルは検索対象外である。

ショートカット作成部３５は、検索に適合したファイルのファイルパスをデータベースから取得する（Ｓ５０）。

ショートカット作成部３５は、ユーザー名検索用フォルダ３７に作成されたフォルダの配下に、ファイルパスを用いてショートカットを作成する（Ｓ６０）。

ユーザーがファイルを削除した場合、データベース更新部３３はデータベースの１レコードを削除する（Ｓ３０）。

以上のような処理により、ユーザーは自分が所有者のファイルだけを効率的に検索できる。また、退会したユーザーがファイルを残していれば、他のユーザがそれを検索することができる。一方、新しく入会したユーザーに、退会したユーザーと同じユーザーＩＤが付与されても検索対象から除外できる。

〔ファイル情報の変形例〕
図１０は、データベース１４に登録されるファイル情報の別の一例を示す図である。図６（ａ）と比べると、「全文」というフィールドが追加されている。全文は、ファイルの全文の内容（例えばテキストデータ）である。

文書管理装置１００は、共有フォルダ３６のファイルであっても、所有者でないユーザーがファイルにアクセスすることを制限するアクセス制限が可能である。しかし、全文が登録されていると、全文検索可能なので、任意のユーザーが共有フォルダ３６に保存したファイルを他のユーザーが検索可能になる。

したがって、文書管理装置１００のユーザーは、全文に含まれていると予想されるキーワード（例えば、議事録の議題、商品名、日時など）をフォルダ名にして、フォルダを作成することで、他のユーザーのファイルを検索することができる。

〔絞り込み検索〕
ユーザー名でファイルの所有者を検索した検索結果に対し、ユーザーは絞り込み検索することができる。

図１１は、絞り込み検索について説明する図の一例である。フォルダ「USER01」の配下にファイル「Test1.doc」と「Text.txt」へのショートカットが作成されている。これらのファイルを絞り込み検索するユーザーは、フォルダ「USER01」に新たにフォルダを作成する。例えば、ユーザーが、2012年1月1日よりも後に更新されたファイルを絞り込む場合、新たに作成するフォルダの名称を「＞ 2012.01.01」などのように設定する。「＞」は「より後」を意味する記号（コマンド）である。

ユーザーが「＞ 2012.01.01」というフォルダを作成すると、イベント監視部３２がイベントを検出して、検索部３４は、同じフォルダ「USER01」に存在するファイルのうち、2012年1月1日よりも後に更新されたファイルを絞り込む。そして、絞り込んだファイルへのショートカットを「＞ 2012.01.01」というフォルダの配下に作成する。ファイル「Test1.doc」と「Text.txt」のうち、2012年1月1日よりも後に更新されたファイルは「Text.txt」なので、このファイルに対するショートカットが作成される。

なお、記号を「＜」とすれば2012年1月1日よりも前に更新されたファイルを絞り込むことができ、「＝」とすれば2012年1月1日に更新されたファイルを絞り込むことができる。

ファイル更新日時に限られず、データベース１４の各フィールドを検索対象とすることができる。また、データベースに全文が登録されている場合、全文を検索対象として絞り込み検索することができる。

以上説明したように、本実施例のネットワークシステム５００は、フォルダのイベントを監視し、ファイルの作成・変更時にファイルからファイル情報を取得しておくことで、各ユーザのファイルのファイル情報をデータベースに登録しておくことができる。ユーザーはユーザー名検索用フォルダにユーザーＩＤをフォルダ名とするフォルダを作成することで、各ユーザが所有者のファイルを効率的に検索することができる。

実施例１では、情報処理装置２００がネットワークを介して文書管理装置１００に検索要求するクライアント・サーバ型のネットワークシステムについて説明したが、本実施例では、文書管理装置１００の機能の一部を情報処理装置２００が有するネットワークシステムについて説明する。システム構成図は図２と同様である。

図１２は情報処理装置２００とアプリケーション１１の機能ブロック図の一例を示す。情報処理装置２００は、文書管理装置１００が有していたユーザー名検索用フォルダ３７、及び、ショートカット作成部３５を有する。情報処理装置２００のイベント要求部２１、並びに、文書管理装置１００のイベント監視部３２及びデータベース更新部３３については実施例１と同様である。

ユーザーは情報処理装置２００を操作してユーザー名検索用フォルダ３７に所有者をフォルダ名とするフォルダを作成する。検索要求部２２はフォルダ名を取得してユーザー名検索要求と共にアプリケーション１１に送信する。また、ショートカット作成部３５は、アプリケーション１１から受信したファイルパスに基づき、ユーザー名検索用フォルダ３７のユーザーが作成したフォルダにファイルへのショートカットを作成する。

また、アプリケーション１１の検索部３４は、情報処理装置２００から受信したフォルダ名でデータベース１４を検索し、フォルダ名を所有者とするファイルのファイルパスを特定する。要求受付部３１はこのファイルパスを情報処理装置２００に送信する。

本実施例によれば、情報処理装置側でユーザー名検索用フォルダ３７を有するので、各ユーザが個別にユーザー名検索用フォルダ３７を使用できる。

図１３、ネットワークシステム５００の動作手順を示すフローチャート図の一例である。ステップS1〜S1.1.2までの処理は実施例１と同様である。
S2：ユーザーは情報処理装置２００を操作して、情報処理装置２００のユーザー名検索用フォルダ３７にユーザー名をフォルダ名とするフォルダを作成する。
S3：検索要求部２２は、フォルダ名を取得してユーザー名検索要求と共にアプリケーション１１に送信する。
S4：検索部３４はデータベース１４から、ユーザーのユーザーアカウント作成日時を取得する。
S5：また、検索部３４は、フォルダ名が所有者となっているファイルのファイルパスをデータベース１４から読み出す。この時、ユーザーアカウント作成日時より後に更新されているファイルのみを検索対象とする。
S6：検索部３４はファイルパスを情報処理装置２００に送信する。
S7：情報処理装置２００のショートカット作成部３５は、S2で作成したフォルダの配下に、ファイルパスに基づきショートカットを作成する。このショートカットは文書管理装置１００のフォルダを示すので、ショートカットはＵＲＬ又はＩＰアドレスに、共有フォルダ３６のツリー構造を加えたものとなる。

したがって、本実施例によれば、文書管理装置１００の一部の機能を情報処理装置２００が有していても同様にフォルダ名でデータベース１４を検索することができる。

なお、実施例１，２は本発明の範囲を限定するものではなく、イベント監視部、検索部、ショートカット作成部、データベース更新部の1つ以上が文書管理装置以外の別の装置に配置されていてもよい。また、フォルダ１３とデータベース１４とが、これら各機能と共に別の装置に配置されていてもよい。また、ネットワークシステム５００を構成する文書管理装置は複数台でもよい。

本実施形態で説明する情報処理装置と文書管理装置とが接続されたシステム構成は一例であり、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもない。

１１ アプリケーション
１２ ＯＳ
１３ フォルダ
１４ データベース
３２ イベント監視部
３３ データベース更新部
３４ 検索部
３５ ショートカット作成部
１００ 文書管理装置

特開２０１１−０６５５４６号公報

Claims (6)

1. ユーザー名をフォルダ名とするフォルダの作成を検出するフォルダ監視手段と、
   前記フォルダ監視手段がフォルダの作成を検出した場合、前記フォルダのフォルダ名と所有者名が一致する電子データを共有フォルダから検索する検索手段と、
   前記検索手段が検索した電子データへのアクセス情報を前記フォルダの配下に作成するアクセス情報作成手段と、
   を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記検索手段は、前記ユーザー名のユーザのアカウント作成日時よりも更新日時の方が古い電子データを、前記フォルダのフォルダ名と電子データの所有者名が一致しても検索対象から除外する、
   ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記フォルダ監視手段は、前記共有フォルダに対する電子データの作成又は編集を検出し、
   電子データの作成が検出された場合、電子データの所有者名、更新日時、及び、データパスを取得してデータ記憶部に登録し、
   電子データの編集が検出された場合、前記データ記憶部に登録されている更新された電子データの更新日時を更新するファイル情報登録手段を有し、
   前記検索手段は前記データ記憶部から電子データを検索する、
   ことを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 前記共有フォルダにアクセスするユーザを認証するための認証情報が認証情報記憶部から削除された場合、
   前記フォルダ監視手段は、認証情報が削除されたユーザーの電子データの所有者名、更新日時、及び、データパスを前記データ記憶部から削除せず、
   前記検索手段は、認証情報が削除されたユーザーの電子データを含めて前記データ記憶部から電子データを検索する、
   ことを特徴とする請求項３記載の情報処理装置。
5. 前記ファイル情報登録手段は、電子データの作成が検出された場合、電子データの全文を前記データ記憶部に登録し、
   前記検索手段は、全文から前記フォルダのフォルダ名を含む電子データを検索する、
   ことを特徴とする請求項３又は４項記載の情報処理装置。
6. ファイル記憶装置と情報処理装置とがネットワークを介して通信可能な電子データ検索システムであって、
   ユーザー名をフォルダ名とするフォルダの作成を検出するフォルダ監視手段と、
   前記フォルダ監視手段がフォルダの作成を検出した場合、前記フォルダのフォルダ名と所有者名が一致する電子データを共有フォルダから検索する検索手段と、
   前記検索手段が検索した電子データへのアクセス情報を前記フォルダの配下に作成するアクセス情報作成手段と、
   を有することを特徴とする電子データ検索システム。

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