JP6102900B2 - 依頼業務管理システム、依頼業務管理装置、依頼業務管理方法および依頼業務管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、依頼業務管理システム、依頼業務管理装置、依頼業務管理方法および依頼業務管理プログラムに関する。

企業の担当者等が他者に何らかの業務を紙媒体の依頼書に基づいて依頼し、その依頼が受け入れられたか否かの状況（ステータス）を管理する場面が多々存在する。

例えば、アパートやマンション等を管理する事業者の担当者は、物件への入退去に伴うガス・電気・水道等の開閉栓の依頼書をファクス（ＦＡＸ）等により外部業者に送付し、「回答待ち」のステータスとする。そして、外部業者から開閉栓の実施予定日等を記入（追記）した依頼書の返送を待って、依頼が受け入れられたことを確認し、「回答済」のステータスとしている。

なお、一つの依頼書に複数の依頼案件が含まれることも多く、外部業者からの１回の応答に全ての依頼案件についての実施予定日等が記載されていないこともあり、応答が複数回にわたる場合も多い。この場合、担当者は、応答の都度に元の依頼書との対応を確認することとなる。

一方、特許文献１には、取得した画像情報に含まれる識別情報に応じ、画像情報を識別して出力する技術が開示されている。

上述したように、従来の依頼業務では、依頼書の保管スペースが必要になるとともに、元の依頼書と記入されて返送されてきた依頼書との対応付けが煩雑で、ステータス管理の効率が悪いという問題があった。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、依頼書の保管スペースを不要にするとともに、ステータス管理を効率的に行えるようにすることにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、依頼書フォーマットとユーザ入力情報とに基づき、依頼内容情報を埋め込んだコード画像を含む依頼書のデータを作成する依頼書作成手段と、前記依頼書の画像を指定された宛先に送信する画像送信手段と、前記画像送信手段により送信された前記依頼書の画像を含む画像ファイルを、記憶領域上の、前記依頼書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第１のステータスを付与して登録する第１の画像登録手段と、前記依頼書に追記された応答文書の画像を受信する画像受信手段と、前記画像受信手段により受信された前記応答文書の画像を含む画像ファイルを、前記記憶領域上の、前記応答文書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第２のステータスを付与して登録する第２の画像登録手段とを備える。

本発明にあっては、依頼書の保管スペースを不要にするとともに、ステータス管理を効率的に行うことができる。

本発明の一実施形態にかかるシステムの構成例を示す図である。 各種情報のデータ構造例を示す図である。 端末装置等のハードウェア構成例を示す図である。 複合機のハードウェア構成例を示す図である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その１）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その２）である。 依頼書の例を示す図である。 ２次元コードに含まれる情報の例を示す図である。 ＦＡＸ送信済の依頼書の画像ファイルをフォルダに登録する例を示す図である。 ＦＡＸ受信した依頼書の画像ファイルをフォルダに登録する例を示す図である。 依頼書管理サーバのフォルダ階層の画面例を示す図（その１）である。 依頼書管理サーバのフォルダ階層の画面例を示す図（その２）である。

以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。なお、ガス・電気・水道等の開閉栓を外部業者に依頼してステータスを管理する業務を例に説明するが、他の業務についても適用できることは言うまでもない。

＜構成＞
図１は本発明の一実施形態にかかるシステムの構成例を示す図である。図１において、開閉栓管理事業者Ｉの管理下には、複数の端末装置２と、開閉栓管理システム（基幹システム）３と、ファイルサーバ４と、複合機（ＭＦＰ）５と、配信サーバ６と、依頼書管理サーバ（文書管理システム）７とが設けられている。これらの装置等は、ＬＡＮ（Local Area Network）・ＷＡＮ（Wide Area Network）等のネットワーク１により相互にデータ通信が行えるようになっている。また、開閉栓実施業者ＩＩの管理下にはＦＡＸ装置９が設けられ、公衆電話回線網等のネットワーク８を介して開閉栓管理事業者Ｉの複合機５とＦＡＸ送受信が行えるようになっている。なお、管理下とは、各装置の物理的な設置場所や所有の有無を問わず、所望の情報処理を行う上での権限を有しているという意味である。

開閉栓管理事業者Ｉの端末装置２は、開閉栓の管理業務を行う担当者が操作する情報処理装置であり、２次元コード生成プラグイン２２が適用された依頼書作成・閲覧アプリ（アプリケーションプログラム）２１と、ＰＣ−ＦＡＸドライバ２３と、文書閲覧・更新アプリ２４とが利用可能になっている。２次元コード生成プラグイン２２は、依頼書作成・閲覧アプリ２１による依頼書の作成時に、依頼書に設定された情報（ファイル名等）と依頼書の所定の位置に入力された情報とに基づいて２次元コードを生成し、依頼書中に付加する。

ＰＣ−ＦＡＸドライバ２３は、依頼書作成・閲覧アプリ２１で開いている依頼書について、宛先等の設定を行わせ、複合機５からＦＡＸ送信する。文書閲覧・更新アプリ２４は、依頼書管理サーバ７の文書情報７１のフォルダ階層およびファイル内容（ＦＡＸ送受信画像、プロパティ等）を閲覧可能とする。

開閉栓管理システム３は、開閉栓の対象となる物件や開閉栓を実施する開閉栓実施業者の情報を管理するものであり、物件情報３１と業者情報３２とを保持している。ファイルサーバ４は、業務に必要な文書雛形（文書フォーマット）や作成された依頼書等を保持するものであり、依頼書フォーマットファイル４１と依頼書ファイル４２とを保持している。なお、開閉栓管理システム３とファイルサーバ４は一体のものとして構成されていてもよい。

複合機５は、ＦＡＸ送受信部５１と文書配信部５２とを備えている。ＦＡＸ送受信部５１は、ＰＣ−ＦＡＸとして、端末装置２等から受信した電子文書のＦＡＸ送信を行う。文書配信部５２は、ＦＡＸ送受信部５１により受信したＦＡＸ画像を所定のフォルダ（複合機５内部またはアクセス可能な任意の記憶領域）に配信する。

配信サーバ６は、複合機５の文書配信部５２が画像ファイルを配信する所定のフォルダを監視し、そのフォルダにファイルが投入された場合に、所定の処理を行うものである。配信サーバ６は、フォルダ監視部６１と２次元コード解析部６２と文書登録部６３とを備えている。フォルダ監視部６１は、予め設定されたフォルダにファイルが投入されたことを監視する。２次元コード解析部６２は、投入されたファイルの文書上の所定位置に付されることが予定されている２次元コードの解析（埋め込まれた情報の解析・抽出）を行う。文書登録部６３は、フォルダに投入されたファイルにつき、２次元コードの抽出結果（２次元コードが認識されなかった場合を含む）に従い、依頼書管理サーバ７上のフォルダに登録する。なお、配信サーバ６は複合機５と一体に構成してもよい。

依頼書管理サーバ７は、ＦＡＸにより送受信される依頼書の画像を含む画像ファイルを管理情報とともに管理するものであり、文書情報７１を保持している。

開閉栓実施業者ＩＩのＦＡＸ装置９は、紙媒体によるＦＡＸ送受信を行うもの（紙媒体をスキャンして送信するとともに、受信した内容を紙出力）を想定している。

図２は各種情報のデータ構造例を示す図であり、物件情報３１、業者情報３２、依頼書フォーマットファイル４１、依頼書ファイル４２、文書情報７１の例を示している。なお、保持するデータ項目は図示の例に限らない。

物件情報３１は、「物件名」「物件番号」「物件住所」「部屋番号」「種別毎業者番号」「電気開閉栓予定日」「ガス開閉栓予定日」「水道開閉栓予定日」等の項目を有している。「物件名」は、アパート名、マンション名等の物件の名称である。「物件番号」は、物件を特定する情報である。「物件住所」は、物件の住所である。「部屋番号」は、物件に属する部屋を特定する情報である。「種別毎業者番号」は、物件のガス・電気・水道等の種別毎に担当する開閉栓実施業者を特定する情報（複数可）である。「電気開閉栓予定日」は、電気の開閉栓予定日（開栓予定日、閉栓予定日）である。「ガス開閉栓予定日」は、ガスの開閉栓予定日である。「水道開閉栓予定日」は、水道の開閉栓予定日である。

なお、本実施形態では開閉栓実施業者から予定日の回答があるまで管理することとしているが、更に「電気開閉栓実施日（開栓実施日、閉栓実施日）」「ガス開閉栓実施日」「水道開閉栓実施日」を設け、開閉栓実施業者から開閉栓の実施完了の報告を受けて「電気開閉栓実施日」「ガス開閉栓実施日」「水道開閉栓実施日」を記録するようにしてもよい。

業者情報３２は、「業者名（法人名）」「業者番号」「担当部署」「担当者名」「ＴＥＬ番号」「ＦＡＸ番号」等の項目を有している。「業者名（法人名）」は、開閉栓実施業者の名称である。「業者番号」は、開閉栓実施業者を特定する情報である。「担当部署」は、開閉栓実施業者の依頼を受け付ける担当部署の名称である。「担当者名」は、開閉栓実施業者の依頼を受け付ける担当者名である。「ＴＥＬ番号」は、開閉栓実施業者の依頼を受け付ける担当部署または担当者の電話番号である。「ＦＡＸ番号」は、開閉栓実施業者の依頼を受け付ける担当部署または担当者のＦＡＸ番号である。

依頼書フォーマットファイル４１および依頼書ファイル４２は、「ファイル名」「文書データ」等の項目を有している。「ファイル名」は、ファイルの名称である。「文書データ」は、文書内容を記述したデータである。依頼書フォーマットファイル４１および依頼書ファイル４２は、例えば、ＭＳ−ＥＸＣＥＬ（登録商標）等の形式で作成される。

文書情報７１は、「プロパティ」と「画像データ」とを含んでいる。「プロパティ」には、「ファイル名」「アイコン」「セクション数」「種別」「ステータス」「送信日時」「返信日時」「更新日時」「担当者」「備考」等が含まれている。「ファイル名」は、ファイルの名称である。「アイコン」は、表示上のシンボルである。本実施形態では、送信した依頼書の画像データだけである場合は１枚の紙の図柄で、返信された依頼書の画像データが合体（バインド）された場合は複数枚の紙の図柄を想定している。「セクション数」は、画像データの分割数である。送信した依頼書の画像データだけである場合は１となり、返信された依頼書の画像データが合体される毎に１加算される。

「種別」は、開閉栓の対象となる種類（ガス・電気・水道等）である。「ステータス」は、依頼の状態であり、依頼書をＦＡＸ送信したときは「回答待ち」、回答が追記された依頼書をＦＡＸ受信することで「回答済」となる。「送信日時」は、依頼書をＦＡＸ送信した日時である。「返信日時」は、追記された依頼書をＦＡＸ受信した日時である。「更新日時」は、画像データの結合等の最終更新の日時である。「担当者」は、依頼書の発行側の担当者の名前である。「備考」は、付加的な情報である。

図３は端末装置２等（端末装置２、開閉栓管理システム３、ファイルサーバ４、配信サーバ６、依頼書管理サーバ７）のハードウェア構成例を示す図である。図３において、端末装置２等は、バス２０７を介して相互に接続されたＣＰＵ（Central Processing Unit）２０１、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）２０４、接続Ｉ／Ｆ（Interface）２０５、通信Ｉ／Ｆ２０６を備えている。ＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０２をワークエリアとしてＲＯＭ２０３またはＨＤＤ２０４等に格納されたプログラムを実行することで、文書閲覧・更新アプリ２４の動作を統括的に制御する。接続Ｉ／Ｆ２０５は、端末装置２等に接続される機器とのインタフェースである。通信Ｉ／Ｆ２０６は、ネットワーク１（図１）を介して他の情報処理装置と通信を行うためのインタフェースである。

図４は複合機５のハードウェア構成例を示す図である。図４において、複合機５は、コピー機能、スキャナ機能、ファクス機能、プリンタ機能等の各種の機能を実現可能な本体５１０と、ユーザの操作を受け付ける操作部５２０とを備える。本体５１０と操作部５２０は、専用の通信路５３０を介して相互に通信可能に接続されている。通信路５３０は、例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）規格のものを用いることもできるが、有線か無線かを問わず任意の規格のものであってよい。なお、本体５１０は、操作部５２０で受け付けた操作に応じた動作を行うことができる。また、本体５１０は、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）等の外部装置とも通信可能であり、外部装置から受信した指示に応じた動作を行うこともできる。

本体５１０は、ＣＰＵ５１１と、ＲＯＭ５１２と、ＲＡＭ５１３と、ＨＤＤ５１４と、通信Ｉ／Ｆ５１５と、接続Ｉ／Ｆ５１６と、エンジン部５１７とを備え、これらがシステムバス５１８を介して相互に接続されている。

ＣＰＵ５１１は、本体５１０の動作を統括的に制御する。ＣＰＵ５１１は、ＲＡＭ５１３をワークエリア（作業領域）としてＲＯＭ５１２またはＨＤＤ５１４等に格納されたプログラムを実行することで、本体５１０全体の動作を制御し、上述したコピー機能、スキャナ機能、ＦＡＸ機能、プリンタ機能等の各種機能を実現する。通信Ｉ／Ｆ５１５は、ネットワーク１と接続するためのインタフェースである。接続Ｉ／Ｆ５１６は、通信路５３０を介して操作部５２０と通信するためのインタフェースである。エンジン部５１７は、コピー機能、スキャナ機能、ＦＡＸ機能、および、プリンタ機能を実現させるための、汎用的な情報処理および通信以外の処理を行うハードウェアである。例えば、原稿の画像をスキャンして読み取るスキャナ（画像読取部）、用紙等のシート材への印刷を行うプロッタ（画像形成部）、ＦＡＸ通信を行うＦＡＸ部等を備えている。ＦＡＸ部は公衆電話回線等のネットワーク８に接続される。更に、印刷済みシート材を仕分けるフィニッシャや、原稿を自動給送するＡＤＦ（Auto Document Feeder：自動原稿給送装置）のような特定のオプションを備えることもできる。

操作部５２０は、ＣＰＵ５２１と、ＲＯＭ５２２と、ＲＡＭ５２３と、フラッシュメモリ５２４と、通信Ｉ／Ｆ５２５と、接続Ｉ／Ｆ５２６と、操作パネル５２７と、外部接続Ｉ／Ｆ５２８とを備え、これらがシステムバス５２９を介して相互に接続されている。ＣＰＵ５２１は、操作部５２０の動作を統括的に制御する。ＣＰＵ５２１は、ＲＡＭ５２３をワークエリアとしてＲＯＭ５２２またはフラッシュメモリ５２４等に格納されたプログラムを実行することで、操作部５２０全体の動作を制御し、ユーザから受け付けた入力に応じた情報（画像）の表示などの各種機能を実現する。通信Ｉ／Ｆ５２５は、ネットワーク１と接続するためのインタフェースである。接続Ｉ／Ｆ５２６は、通信路５３０を介して本体５１０と通信するためのインタフェースである。操作パネル５２７は、ユーザの操作に応じた各種の入力を受け付けるとともに、各種の情報（例えば、受け付けた操作に応じた情報、複合機５の動作状況を示す情報、設定状態などを示す情報等）を表示する。更に、これに加え、またはこれに代えて、ハードウェアキー等の操作部やランプ等の表示部を設けることもできる。外部接続Ｉ／Ｆ５２８は、ＩＣカードリーダ等の機器と接続するためのインタフェースである。

＜動作＞
図５および図６は上記の実施形態の処理例を示すシーケンス図である。図５において、開閉栓管理事業者Ｉの担当者が依頼書を作成する場合、端末装置２に対して物件情報および業者情報の参照を指示する操作（物件の検索条件の入力を伴う）を行うと（ステップＳ１０１）、端末装置２は開閉栓管理システム３に対して情報取得要求を行う（ステップＳ１０２）。これを受け、開閉栓管理システム３は、物件情報３１および業者情報３２を参照し、該当する物件情報および業者情報を応答する（ステップＳ１０３）。

次に、担当者が端末装置２に対してフォーマット取得指示（依頼種別の指定を伴う）を行うと（ステップＳ１０４）、端末装置２はファイルサーバ４に対してファイル取得要求を行う（ステップＳ１０５）。これを受け、ファイルサーバ４は、依頼書フォーマットファイル４１を参照し、指定された依頼書フォーマットファイルを応答する（ステップＳ１０６）。

担当者は依頼書フォーマットファイルを依頼書作成・閲覧アプリ２１により開き、先に参照した物件情報および業者情報を参考にして、所定の項目を入力する（ステップＳ１０７）。担当者は、一通りの入力を終え、コード生成指示を行うと（ステップＳ１０８）、２次元コード生成プラグイン２２が２次元コード（コード画像）の生成を行い、依頼書中に配置する（ステップＳ１０９）。２次元コード生成プラグイン２２は、予め依頼書フォーマット毎に２次元コードに埋め込む情報の参照位置（表形式アプリであればセル位置等）が設定されており、現在時刻（関数Ｎｏｗ（）等により取得）等も用いて２次元コードを生成する。

図７は依頼書の例を示す図であり、「ガス開始依頼」の依頼書の例である。図示の依頼書では、依頼先の開閉栓実施業者の情報（左上欄）、依頼元の開閉栓管理業者の情報（右上欄）、開閉栓の対象となる物件、部屋番号等の情報（中段）、および、２次元コード（左下欄）が含まれている。開閉栓の対象となる物件、部屋番号は複数につき記載できる形式となっており、依頼書を受信した開閉栓実施業者は、部屋番号毎に回答欄（中段）に「実施予定日」を記入し、確認者欄（右下欄）に担当者の署名等をした後に返信することになる。

図８は２次元コードに含まれる情報の例を示す図であり、「対象種別（「電気」「ガス」「水道」・・）」「業者名」「依頼種別（「電気開始」「ガス開始」・・）」「作成日」「作成日時」「担当者名」「依頼書」等が含まれている。

その後、図５に戻り、担当者が依頼書の保存を指示すると（ステップＳ１１０）、端末装置２は開閉栓管理システム３に対して依頼書ファイルの保存を要求し（ステップＳ１１１）、ファイルサーバ４は、依頼書ファイル４２として依頼書ファイルを保存し、正常に保存が行われるとその旨（ＯＫ）を応答する（ステップＳ１１２）。

その後、依頼書を作成したのと同じ担当者、または役割が分担されている場合は異なる担当者が、端末装置２に対して依頼書の取得を指示する操作を行うと（ステップＳ１１３）、端末装置２はファイルサーバ４に対して依頼書ファイルの取得要求を行う（ステップＳ１１４）。これを受け、ファイルサーバ４は、依頼書ファイル４２を参照し、依頼書ファイルを応答する（ステップＳ１１５）。

担当者は、依頼書を依頼書作成・閲覧アプリ２１等により閲覧した上で開閉栓実施業者にＦＡＸ送信していいと判断した場合、ＰＣ−ＦＡＸドライバ２３の提供する設定画面により送信設定を行い（ステップＳ１１６）、送信指示を行う（ステップＳ１１７）。これにより、端末装置２は複合機５に対して依頼書ファイルのＦＡＸ送信要求を行い（ステップＳ１１８）、複合機５は、ＦＡＸ送受信部５１により、宛先に指定された開閉栓実施業者ＩＩのＦＡＸ装置９に依頼書画像を送信する（ステップＳ１１９）。ＦＡＸ装置９では用紙への印刷が行われ（ステップＳ１２０）、依頼書の確認および追記等が行われる。

一方、複合機５は、文書配信部５２により、ＦＡＸ送信した依頼書の画像を含む画像ファイルをＦＡＸ送信日時等の付加情報とともに、予め設定された所定の記憶領域のフォルダに配信する（ステップＳ１２１）。配信先のフォルダは、複合機５の内部の記憶領域上でもよいし、ネットワーク上でアクセス可能な任意の記憶領域上でもよい。

配信サーバ６のフォルダ監視部６１は複合機５の文書配信部５２の配信先のフォルダを監視しており（ステップＳ１２２）、新たな画像ファイルの投入が検出されると付加情報とともに取得する（ステップＳ１２３）。そして、２次元コード解析部６２により依頼書の画像上の所定位置に存在することが予定される２次元コードを解析し（ステップＳ１２４）、埋め込まれた情報を抽出する。そして、配信サーバ６は、文書登録部６３により、２次元コードの抽出結果（２次元コードが認識されなかった場合を含む）と付加情報に従って画像ファイルのプロパティを設定し、依頼書管理サーバ７上の所定のフォルダに登録する（ステップＳ１２５）。

図９はＦＡＸ送信済の依頼書の画像ファイルをフォルダに登録する例を示す図である。図示の例では、付加情報の送信日時と２次元コードの抽出結果から画像ファイルのプロパティが設定されるが、ＦＡＸ送信の画像ファイルのみであるため、アイコンは１つの画像であることを示す「icon1」が設定され、セクション数は「１」が設定され、ステータスは「回答待ち」が設定される。そして、予め作成されている「処理前」フォルダの下位の種別毎の「ガス」フォルダの下位の該当する担当者名の「佐藤」フォルダに画像ファイルが登録される。なお、「処理前」フォルダの下位に該当するフォルダが存在しない場合には、新たにフォルダを作成した上で画像ファイルの登録を行う。画像ファイルから２次元コードが認識されなかった場合は、所定のフォルダに画像ファイルを登録する。

次に、図６において、依頼書のＦＡＸ受信を行った開閉栓実施業者ＩＩ側では、依頼書の確認および追記等を行った上で、ＦＡＸ装置９に送信設定を行い（ステップＳ１２６）、送信指示を行う（ステップＳ１２７）。これにより、ＦＡＸ装置９は開閉栓管理事業者Ｉの複合機５に追記された依頼書画像を送信する（ステップＳ１２８）。

複合機５は、文書配信部５２により、ＦＡＸ受信した追記済の依頼書の画像ファイルをＦＡＸ受信日時等の付加情報とともに、予め設定された所定の記憶領域のフォルダに配信する（ステップＳ１２９）。

配信サーバ６のフォルダ監視部６１は複合機５の文書配信部５２の配信先のフォルダを監視しており（ステップＳ１３０）、新たな画像ファイルの投入が検出されると付加情報とともに取得する（ステップＳ１３１）。そして、２次元コード解析部６２により依頼書の画像上の所定位置に存在することが予定される２次元コードを解析し（ステップＳ１３２）、埋め込まれた情報を抽出する。そして、配信サーバ６は、文書登録部６３により、２次元コードの抽出結果（２次元コードが認識されなかった場合を含む）と付加情報に従って画像ファイルのプロパティを設定し、依頼書管理サーバ７上の所定のフォルダに登録する（ステップＳ１３３）。なお、ＦＡＸ受信である場合、フォルダに同一の依頼書についての画像ファイルが既に存在する場合（プロパティから判定）、２つの画像ファイルを結合し、ステータスが「回答待ち」である場合は「回答済」にする。なお、ＦＡＸ受信された依頼書の回答欄への追記の有無を画像処理により判定し、何も記載されていない場合はステータスを「回答待ち」のままとすることができる。

図１０はＦＡＸ受信した依頼書の画像ファイルをフォルダに登録する例を示す図である。図示の例では、付加情報の受信日時と２次元コードの抽出結果から画像ファイルのプロパティが設定されるが、ＦＡＸ受信であるため、既に該当する「佐藤」フォルダに存在するＦＡＸ送信時の画像ファイルと結合し、アイコンは複数の画像であることを示す「icon2」が設定され、セクション数は「２」が設定され、ステータスは「回答済」が設定される。そして、同じ「処理前」フォルダの下位の種別毎の「ガス」フォルダの下位の該当する担当者名の「佐藤」フォルダに画像ファイルが登録される。

その後、図６に戻り、依頼書を作成・ＦＡＸ送信したのと同じ担当者、または役割が分担されている場合は異なる担当者が、端末装置２に対して依頼書の参照を指示する操作を行うと（ステップＳ１３４）、端末装置２は依頼書管理サーバ７に対して情報取得要求を行う（ステップＳ１３５）。これを受け、依頼書管理サーバ７は、文書情報７１を参照し、フォルダおよび画像ファイルの情報を応答する（ステップＳ１３６）。

図１１は依頼書管理サーバ７のフォルダ階層の画面例を示す図であり、「処理前」フォルダ→「ガス」フォルダの下の「佐藤」フォルダが選択された状態を示している。図示の例では、依頼書をＦＡＸ送信した直後の、ＦＡＸ送信した画像ファイルのみが登録されている状態を示しており、アイコンは１つの画像であることを示すものとなっており、セクション数も「１」となっており、ステータスは「回答待ち」となっている。図１２はＦＡＸ送信した依頼書に対して回答の依頼書がＦＡＸ受信された後の状態を示しており、アイコンは複数の画像であることを示すものとなっており、セクション数は「２」となっており、ステータスは「回答済」となっている。また、図１１および図１２の画面から画像ファイルを指定することで、画像イメージ（依頼書の画像）を画面表示させることができる。

図６に戻り、担当者が端末装置２に対して物件情報の参照を指示する操作（物件の検索条件の入力を伴う）を行うと（ステップＳ１３７）、端末装置２は開閉栓管理システム３に対して情報取得要求を行う（ステップＳ１３８）。これを受け、開閉栓管理システム３は、物件情報３１を参照し、該当する物件情報を応答する（ステップＳ１３９）。

担当者は、開閉栓実施業者から送信された依頼書の回答を見た上で、開閉栓管理システム３上の物件情報の開閉栓予定日の更新指示を行うと（ステップＳ１４０）、端末装置２は開閉栓管理システム３に対して情報取得要求を行う（ステップＳ１４１）。これを受け、開閉栓管理システム３は、情報更新を行い、正常に更新が行われるとその旨（ＯＫ）を応答する（ステップＳ１４２）。

次いで、担当者が端末装置２に対して蓄積された依頼書の画像ファイルについて更新を指示する操作を行うと（ステップＳ１４３）、端末装置２は依頼書管理サーバ７に対して情報更新要求を行う（ステップＳ１４４）。これを受け、依頼書管理サーバ７は情報更新を行い、正常に更新が行われるとその旨（ＯＫ）を応答する（ステップＳ１４５）。具体的には、一の依頼書に含まれる全ての開閉栓依頼（部屋番号単位）について開閉栓実施業者からの回答が得られて開閉栓管理システム３に反映が済んだ場合には、該当する画像ファイルを「処理済」フォルダに移動する操作を行う。

＜拡張例＞
上述した実施形態では、開閉栓実施業者からの回答を開閉栓管理システム３に反映する操作と、その後の画像ファイルの「処理済」フォルダへの移動とを、担当者の操作によるものとしていたが、これらの処理についても自動化を行うことができる。

例えば、依頼書の回答欄への追記を文字認識するか、認識精度を考慮してマークシート形式のものとすることで、ＦＡＸ受信した依頼書の画像から回答欄の情報を抽出し、抽出結果に従って開閉栓管理システム３に対して自動的に更新を行い、処理済の画像ファイルを「処理済」フォルダに自動的に移動することができる。

更に、開閉栓管理システム３において開閉栓の完了についても管理し、開閉栓実施業者から完了日を追記した依頼書の返送を行わせ、上述した自動的な更新を適用することもできる。

また、開閉栓管理システム３において閉開栓の作業希望日を管理し、その作業希望日から所定期間前までに開閉栓の予定日や完了日の設定がない場合にはオペレータにアラートを発生するようにすることもできる。

＜総括＞
以上説明したように、本実施形態によれば、依頼書の保管スペースを不要にするとともに、ステータス管理を効率的に行うことができる。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

＜実施形態の用語と請求項の用語の対応＞
依頼書作成・閲覧アプリ２１は、「依頼書作成手段」の一例である。ＦＡＸ送受信部５１は、「画像送信手段」の一例である。文書登録部６３は、「第１の画像登録手段」の一例である。ＦＡＸ送受信部５１は、「画像受信手段」の一例である。文書登録部６３は、「第２の画像登録手段」の一例である。文書登録部６３は、「結合手段」の一例である。文書登録部６３は、「付与手段」の一例である。

Ｉ 開閉栓管理事業者
ＩＩ 開閉栓実施業者
１ ネットワーク
２ 端末装置
２１ 依頼書作成・閲覧アプリ
２２ ２次元コード生成プラグイン
２３ ＰＣ−ＦＡＸドライバ
２４ 文書閲覧・更新アプリ
３ 開閉栓管理システム
３１ 物件情報
３２ 業者情報
４ ファイルサーバ
４１ 依頼書フォーマットファイル
４２ 依頼書ファイル
５ 複合機
５１ ＦＡＸ送受信部
５２ 文書配信部
６ 配信サーバ
６１ フォルダ監視部
６２ ２次元コード解析部
６３ 文書登録部
７ 依頼書管理サーバ
７１ 文書情報
８ ネットワーク
９ ＦＡＸ装置

特開２００９−６５７２号公報

Claims (7)

1. 依頼書フォーマットとユーザ入力情報とに基づき、依頼内容情報を埋め込んだコード画像を含む依頼書のデータを作成する依頼書作成手段と、
   前記依頼書の画像を指定された宛先に送信する画像送信手段と、
   前記画像送信手段により送信された前記依頼書の画像を含む画像ファイルを、記憶領域上の、前記依頼書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第１のステータスを付与して登録する第１の画像登録手段と、
   前記依頼書に追記された応答文書の画像を受信する画像受信手段と、
   前記画像受信手段により受信された前記応答文書の画像を含む画像ファイルを、前記記憶領域上の、前記応答文書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第２のステータスを付与して登録する第２の画像登録手段と
   を備えたことを特徴とする依頼業務管理システム。
2. 請求項１に記載の依頼業務管理システムにおいて、
   前記第２の画像登録手段が前記応答文書の画像を含む画像ファイルをフォルダに登録する際に、当該フォルダに前記コード画像の前記依頼内容情報が同一の画像ファイルが既に存在する場合、２つの画像ファイルを結合する結合手段
   を備えたことを特徴とする依頼業務管理システム。
3. 請求項２に記載の依頼業務管理システムにおいて、
   前記第１の画像登録手段が前記依頼書の画像を含む画像ファイルをフォルダに登録する際に、当該画像ファイルのプロパティに前記第１のステータスとしての「回答待ち」のステータスを設定し、前記第２の画像登録手段が前記応答文書の画像を含む画像ファイルをフォルダに登録する際に、結合した画像ファイルのプロパティに前記第２のステータスとしての「回答済」のステータスを設定する
   ことを特徴とする依頼業務管理システム。
4. 請求項２に記載の依頼業務管理システムにおいて、
   前記第１の画像登録手段が前記依頼書の画像を含む画像ファイルをフォルダに登録する際に、当該画像ファイルのプロパティに前記第１のステータスとしての「回答待ち」のステータスを設定し、前記第２の画像登録手段が前記応答文書の画像を含む画像ファイルをフォルダに登録する際に、当該応答文書の画像の所定の回答欄に追記がある場合、結合した画像ファイルのプロパティに前記第２のステータスとしての「回答済」のステータスを設定し、前記回答欄に追記がない場合、結合した画像ファイルのプロパティに「回答待ち」のステータスを設定する
   ことを特徴とする依頼業務管理システム。
5. 依頼書フォーマットとユーザ入力情報とに基づき作成された、依頼内容情報を埋め込んだコード画像を含む依頼書のデータに基づき、前記依頼書の画像を指定された宛先に送信する画像送信手段と、
   前記画像送信手段により送信された前記依頼書の画像を含む画像ファイルを、記憶領域上の、前記依頼書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第１のステータスを付与して登録する第１の画像登録手段と、
   前記依頼書に追記された応答文書の画像を受信する画像受信手段と、
   前記画像受信手段により受信された前記応答文書の画像を含む画像ファイルを、前記記憶領域上の、前記応答文書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第２のステータスを付与して登録する第２の画像登録手段と
   を備えたことを特徴とする依頼業務管理装置。
6. 依頼書フォーマットとユーザ入力情報とに基づき、依頼内容情報を埋め込んだコード画像を含む依頼書のデータを作成する依頼書作成工程と、
   前記依頼書の画像を指定された宛先に送信する画像送信工程と、
   前記画像送信工程により送信された前記依頼書の画像を含む画像ファイルを、記憶領域上の、前記依頼書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第１のステータスを付与して登録する第１の画像登録工程と、
   前記依頼書に追記された応答文書の画像を受信する画像受信工程と、
   前記画像受信工程により受信された前記応答文書の画像を含む画像ファイルを、前記記憶領域上の、前記応答文書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第２のステータスを付与して登録する第２の画像登録工程と
   を備えたことを特徴とする依頼業務管理方法。
7. コンピュータを、
   依頼書フォーマットとユーザ入力情報とに基づき、依頼内容情報を埋め込んだコード画像を含む依頼書のデータを作成する依頼書作成手段、
   前記依頼書の画像を指定された宛先に送信する画像送信手段、
   前記画像送信手段により送信された前記依頼書の画像を含む画像ファイルを、記憶領域上の、前記依頼書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第１のステータスを付与して登録する第１の画像登録手段、
   前記依頼書に追記された応答文書の画像を受信する画像受信手段、
   前記画像受信手段により受信された前記応答文書の画像を含む画像ファイルを、前記記憶領域上の、前記応答文書に含まれる前記コード画像の前記依頼内容情報に対応するフォルダに第２のステータスを付与して登録する第２の画像登録手段
   として機能させる依頼業務管理プログラム。