JP6024298B2

JP6024298B2 - 勤怠情報管理システム、勤怠情報管理方法及び勤怠情報管理装置

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Publication number: JP6024298B2
Application number: JP2012190030A
Authority: JP
Inventors: 誠己秋定; 樹松野
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2012-08-30
Filing date: 2012-08-30
Publication date: 2016-11-16
Anticipated expiration: 2032-08-30
Also published as: JP2014048802A

Description

本発明は、勤怠情報管理システム、勤怠情報管理方法及び勤怠情報管理装置に関し、特に、スケジュールの情報に基づく勤怠管理に関する。

近年、情報の電子化が推進される傾向にあり、電子化された情報の出力に用いられるプリンタやファクシミリ及び書類の電子化に用いるスキャナ等の画像処理装置は欠かせない機器となっている。このような画像処理装置は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能なＭＦＰ（ＭｕｌｔｉＦｕｎｃｔｉｏｎＰｅｒｉｐｈｅｒａｌ：複合機）として構成されることが多い。

このような画像処理装置は、一般的な情報処理機能を有するため、画像処理機能に限らず様々な機能を付加して情報処理資源を有効活用することが行われている。そのような態様の一例として、ユーザ認証機能を応用した出退勤管理機能が提案されている（例えば、特許文献１参照）。また、出退勤管理に加えてスケジュールの管理を行う機能が提案されている（例えば、特許文献２参照）。

従来技術に係る出退勤管理機能においては、画像処理装置においてユーザ認証を行うことによりユーザの出勤や退勤を認識している。しかしながら、業務の内容によっては、外出先への直行や外出先からの直帰、並びに終日の外出等により、出勤や退勤に相当する時間に画像処理装置でのユーザ認証が行われない場合もあり得る。そのような場合、従来技術に係る出退勤管理機能においては、後から手動で勤怠情報を調整する必要があり、ユーザの操作負担となっている。

本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、出退勤管理機能におけるユーザの操作負担を軽減することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の一態様は、画像処理装置における個人認証機能を用いた勤怠情報管理システムであって、前記画像処理装置において認証された個人を識別するための個人識別情報と前記画像処理装置において打刻操作が行われた時間の情報とを関連付けて打刻情報として保存する打刻処理部と、保存された前記打刻情報に基づき、前記個人識別情報によって識別される個人の異常勤怠を判断する異常勤怠判断部と、前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報に基づき、前記異常勤怠の判断結果を修正する異常勤怠修正部と、前記個人識別情報によって識別される個人の勤怠状況を示す勤怠情報を、前記打刻情報及び前記異常勤怠の判断結果に基づいて生成して記憶媒体に格納する勤怠情報処理部と、を含み、前記勤怠情報処理部は、前記画像処理装置の動作履歴と夫々の動作において前記画像処理装置を使用した個人を識別するための個人識別情報とが関連付けられた使用履歴情報に基づき、前記打刻操作が行われた時間によって判断される勤務時間の正当性を判断した上で前記勤怠情報を記憶媒体に格納することを特徴とする。

また、本発明の他の態様は、画像処理装置における個人認証機能を用いた勤怠情報管理方法であって、前記画像処理装置において認証された個人を識別するための個人識別情報と前記画像処理装置において打刻操作が行われた時間の情報とを関連付けて打刻情報として保存し、保存された前記打刻情報に基づき、前記個人識別情報によって識別される個人の異常勤怠を判断し、前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報に基づき、前記異常勤怠の判断結果を修正し、前記個人識別情報によって識別される個人の勤怠状況を示す勤怠情報を、前記打刻情報及び前記異常勤怠の判断結果に基づいて生成し、前記画像処理装置の動作履歴と夫々の動作において前記画像処理装置を使用した個人を識別するための個人識別情報とが関連付けられた使用履歴情報に基づき、前記打刻操作が行われた時間によって判断される勤務時間の正当性を判断した上で前記勤怠情報を記憶媒体に格納することを特徴とする。

また、本発明の更に他の態様は、画像処理装置における個人認証機能を用いた勤怠情報管理装置であって、前記画像処理装置において認証された個人を識別するための個人識別情報と前記画像処理装置において打刻操作が行われた時間の情報とが関連付けられた打刻情報を取得する打刻情報取得部と、保存された前記打刻情報に基づき、前記個人識別情報によって識別される個人の異常勤怠を判断する異常勤怠判断部と、前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報に基づき、前記異常勤怠の判断結果を修正する異常勤怠修正部と、前記個人識別情報によって識別される個人の勤怠状況を示す勤怠情報を、前記打刻情報及び前記異常勤怠の判断結果に基づいて生成して記憶媒体に格納する勤怠情報処理部と、を含み、前記勤怠情報処理部は、前記画像処理装置の動作履歴と夫々の動作において前記画像処理装置を使用した個人を識別するための個人識別情報とが関連付けられた使用履歴情報に基づき、前記打刻操作が行われた時間によって判断される勤務時間の正当性を判断した上で前記勤怠情報を記憶媒体に格納することを特徴とする。

本発明によれば、出退勤管理機能におけるユーザの操作負担を軽減することができる。

本発明の実施形態に係る勤怠管理システムの運用形態を示す図である。本発明の実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を模式的に示すブロック図である。本発明の実施形態に係る画像処理装置の機能構成を示すブロック図である。本発明の実施形態に係る打刻処理の動作を示すフローチャートである。本発明の実施形態に係るスケジュール情報の例を示す図である。本発明の実施形態に係る画像処理装置の画面表示の例を示す図である。本発明の実施形態に係る打刻情報の例を示す図である。本発明の実施形態に係る勤怠管理サーバの動作を示すフローチャートである。本発明の実施形態に係る勤怠管理用情報の例を示す図である。本発明の実施形態に係る勤怠情報の例を示す図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、画像処理装置によるユーザ認証機能を用いてユーザの勤怠管理を行うと共に、スケジュール管理機能と勤怠管理機能とを連動させることで勤怠管理の利便性を向上させることが可能な勤怠管理システムを例として説明する。

図１は、本実施の形態に係る勤怠管理システムの運用形態の例を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係る勤怠管理システムは、画像処理装置１、ユーザ端末２、スケジューラサーバ３及び勤怠管理サーバ４が、インターネットやＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークを介して接続されて構成される。また、システムを利用するユーザは、近距離無線通信によって画像処理装置１と通信可能なＩＣ（ＩｎｔｅｇｒａｔｅｄＣｉｒｃｕｉｔ）カード５を携帯している。

画像処理装置１は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能なＭＦＰ（ＭｕｌｔｉＦｕｎｃｔｉｏｎＰｅｒｉｐｈｅｒａｌ：複合機）である。また、画像処理装置１はユーザ認証機能を備え、ユーザは、画像処理装置１のユーザ認証機能を用いて、出退勤管理機能における打刻処理を行う。

ユーザ端末２は、一般的なＰＣ（ＰｅｒｓｏｎａｌＣｏｍｐｕｔｅｒ）等、ユーザが使用する一般的な情報処理端末である。ユーザは、ユーザ端末２を操作することにより、スケジューラサーバ３へのスケジュール情報の登録などを行う。スケジューラサーバ３は、本実施形態に係る勤怠管理システムを利用するユーザがスケジュールの情報を登録するための機能を提供するサーバである。勤怠管理サーバ４は、画像処理装置１において打刻されたユーザの勤怠状況を勤怠情報として管理するサーバである。

ＩＣカード５は、本実施形態に係るシステムを利用するユーザが携帯しているＩＤ（ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）カードであり、夫々のユーザを特定するためのユーザ識別情報が格納されていると共に、画像処理装置１との間で近距離無線通信を行う機能を有する。

次に、本実施形態に係る勤怠管理システムに含まれる画像処理装置１、ユーザ端末２、スケジューラサーバ３及び勤怠管理サーバ４等の情報処理装置を構成するハードウェアについて説明する。図２は、本実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置は、一般的なサーバやＰＣ等と同様の構成を含む。

即ち、本実施形態に係る情報処理装置は、ＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（ＲａｎｄｏｍＡｃｃｅｓｓＭｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（ＲｅａｄＯｎｌｙＭｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（ＨａｒｄＤｉｓｋＤｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（ＬｉｑｕｉｄＣｒｙｓｔａｌＤｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。この他、画像処理装置１の場合、画像形成出力やスキャンを実行するエンジンが含まれる。

ＣＰＵ１０は演算手段であり、情報処理装置全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（ＯｐｅｒａｔｉｎｇＳｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。

Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、ユーザが情報処理装置の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボード、マウス、各種のハードボタン、タッチパネル等、ユーザが情報処理装置に情報を入力するためのユーザインタフェースである。

このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０がそれらのプログラムに従って演算を行うことによりソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る画像処理システムを構成する各機器の機能を実現する機能ブロックが構成される。

次に、本実施形態に係る画像処理装置１の機能について説明する。図３は、本実施形態に係る画像処理装置１の機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、本実施形態に係る画像処理装置１は、コントローラ１００、ＡＤＦ（ＡｕｔｏＤｏｃｕｍｅｎｎｔＦｅｅｄｅｒ：原稿自動搬送装置）１１０、スキャナユニット１２０、排紙トレイ１３０、ディスプレイパネル１４０、給紙テーブル１５０、プリントエンジン１６０、排紙トレイ１７０、ネットワークＩ／Ｆ１８０及びカードＲ／Ｗ１９０を有する。

また、コントローラ１００は、主制御部１０１、エンジン制御部１０２、入出力制御部１０３、画像処理部１０４及び操作表示制御部１０５を有する。図３に示すように、本実施形態に係る画像処理装置１は、スキャナユニット１２０、プリントエンジン１６０を有する複合機として構成されている。尚、図３においては、電気的接続を実線の矢印で示しており、用紙の流れを破線の矢印で示している。

ディスプレイパネル１４０は、画像処理装置１の状態を視覚的に表示する出力インタフェースであると共に、タッチパネルとしてユーザが画像処理装置１を直接操作し若しくは画像処理装置１に対して情報を入力する際の入力インタフェース（操作部）でもある。ネットワークＩ／Ｆ１８０は、画像処理装置１がネットワークを介して管理者用端末等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢインタフェースが用いられる。

カードＲ／Ｗ１９０は、画像処理装置１が近距離無線通信により他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、Ｗｉ−Ｆｉ（ＷｉｒｅｌｅｓｓＦｉｄｅｌｉｔｙ）、ＦｅｌｉＣａ（登録商標）等のインタフェースが用いられる。本実施形態に係るシステムを利用するユーザは、ＩＣカード５をカードＲ／Ｗ１９０に近付ける事により、ＩＣカード５に内蔵された記憶媒体に格納されているユーザ識別情報をカードＲ／Ｗ１９０を介して主制御部１０１に読み取らせる。

ユーザが本実施形態に係る画像処理装置１を使用する際、ユーザは各自携帯しているＩＣカード５をカードＲ／Ｗ１９０に近付けて内部に記憶されている情報を画像処理装置１に読み取らせることにより、画像処理装置１にログインする。これにより、画像処理装置１の動作ログをユーザを識別するためのユーザ識別情報と関連付けて保存することが可能となる。

コントローラ１００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０等の不揮発性記憶媒体に格納されたファームウェア等の制御プログラムが、ＲＡＭ２０にロードされ、それらのプログラムに従ってＣＰＵ１０が演算を行うことにより構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ１００が構成される。コントローラ１００は、画像処理装置１全体を制御する制御部として機能する。

主制御部１０１は、コントローラ１００に含まれる各部を制御する役割を担い、コントローラ１００の各部に命令を与える。エンジン制御部１０２は、プリントエンジン１６０やスキャナユニット１２０等を制御若しくは駆動する駆動手段としての役割を担う。入出力制御部１０３は、ネットワークＩ／Ｆ１８０、カードＲ／Ｗ１９０を介して入力される信号や命令を主制御部１０１に入力する。また、主制御部１０１は、入出力制御部１０３を制御し、ネットワークＩ／Ｆ１８０やカードＲ／Ｗ１９０及びネットワークを介して他の装置にアクセスする。

画像処理部１０４は、主制御部１０１の制御に従い、印刷出力すべき画像情報に基づいて描画情報を生成する。この描画情報とは、画像形成部であるプリントエンジン１６０が画像形成動作において形成すべき画像を描画するための情報である。また、画像処理部１０４は、スキャナユニット１２０から入力される撮像データを処理し、画像データを生成する。この画像データとは、スキャナ動作の結果物として画像処理装置１に格納され若しくはネットワークＩ／Ｆ１８０や近距離通信Ｉ／Ｆ１９０を介して他の機器に送信される情報である。操作表示制御部１０５は、ディスプレイパネル１４０に情報表示を行い若しくはディスプレイパネル１４０を介して入力された情報を主制御部１０１に通知する。

画像処理装置１がプリンタとして動作する場合は、まず、入出力制御部１０３がネットワークＩ／Ｆ１８０を介して印刷ジョブを受信する。入出力制御部１０３は、受信した印刷ジョブを主制御部１０１に転送する。主制御部１０１は、印刷ジョブを受信すると、画像処理部１０４を制御して印刷ジョブに含まれる文書情報若しくは画像情報に基づいて描画情報を生成する。画像処理部１０４によって描画情報が生成されると、エンジン制御部１０２は、生成された描画情報に基づき、給紙テーブル１５０から搬送される用紙に対して画像形成を実行する。プリントエンジン１６０の具体的態様としては、インクジェット方式による画像形成機構や電子写真方式による画像形成機構等を用いることが可能である。プリントエンジン１６０によって画像形成が施された文書は排紙トレイ１７０に排紙される。

画像処理装置１がスキャナとして動作する場合は、ユーザによるディスプレイパネル１４０の操作若しくはネットワークＩ／Ｆ１８０を介して外部の機器から入力されるスキャン実行指示に応じて、操作表示制御部１０５若しくは入出力制御部１０３が主制御部１０１にスキャン実行信号を転送する。主制御部１０１は、受信したスキャン実行信号に基づき、エンジン制御部１０２を制御する。エンジン制御部１０２は、ＡＤＦ１１０を駆動し、ＡＤＦ１１０にセットされた撮像対象原稿をスキャナユニット１２０に搬送する。また、エンジン制御部１０２は、スキャナユニット１２０を駆動し、ＡＤＦ１１０から搬送される原稿を撮像する。また、ＡＤＦ１１０に原稿がセットされておらず、スキャナユニット１２０に直接原稿がセットされた場合、スキャナユニット１２０は、エンジン制御部１０２の制御に従い、セットされた原稿を撮像する。即ち、スキャナユニット１２０が撮像部として動作する。

撮像動作においては、スキャナユニット１２０に含まれるＣＣＤ等の撮像素子が原稿を光学的に走査し、光学情報に基づいた撮像情報が生成される。エンジン制御部１０２は、スキャナユニット１２０が生成した撮像情報を画像処理部１０４に転送する。画像処理部１０４は、主制御部１０１の制御に従い、エンジン制御部１０２から受信した撮像情報に基づき画像情報を生成する。画像処理部１０４が生成した画像情報はＨＤＤ４０等の画像処理装置１に装着された記憶媒体に保存される。画像処理部１０４によって生成された画像情報は、ユーザの指示に応じてそのままＨＤＤ４０等に格納され若しくはネットワークＩ／Ｆ１８０、近距離通信Ｉ／Ｆ１９０を介して、入出力制御部１０３により外部の装置に送信される。

また、画像処理装置１が複写機として動作する場合は、エンジン制御部１０２がスキャナユニット１２０から受信した撮像情報若しくは画像処理部１０４が生成した画像情報に基づき、画像処理部１０４が描画情報を生成する。その描画情報に基づいてプリンタ動作の場合と同様に、エンジン制御部１０２がプリントエンジン１６０を駆動する。

このような構成において、画像処理装置１における打刻処理によって生成された打刻情報を勤怠管理サーバ４において管理する際に、スケジューラ３において管理されているスケジュールの情報を参照することが本実施形態に係る要旨の１つである。先ず、画像処理装置１における打刻処理の動作について、図４を参照して説明する。図４は、打刻処理における画像処理装置１の動作を示すフローチャートである。

打刻処理に際して、まずユーザがＩＣカード５を画像処理装置１のカードＲ／Ｗ１９０に近付ける。画像処理装置１のカードＲ／Ｗ１９０は所定間隔でポーリングを行っており、ＩＣカード５がカードＲ／Ｗ１９０に近付けられると、主制御部１０１が入出力制御部１０３及びカードＲ／Ｗ１９０を介してカードを検知する（Ｓ４０１）。

主制御部１０１は、カードを検知すると、入出力制御部１０３及びカードＲ／Ｗ１９０を介して、ＩＣカード５内部の記憶媒体に格納されている情報（以降、「カード情報」とする）を読み出して取得する（Ｓ４０１）。上述したように、カード情報にはユーザを識別するためのユーザ識別情報が含まれており、主制御部１０１は、読み出したカード情報に含まれるユーザ識別情報に基づいてユーザ認証を行う（Ｓ４０３）。

Ｓ４０３において主制御部１０１は、画像処理装置１内部に格納されているユーザ情報に基づいてユーザ認証を行う。この他、ネットワークを介してアクセス可能なサーバにおいてユーザ情報が管理されている場合、主制御部１０１は、そのサーバにアクセスすることによりユーザ認証を行っても良い。

ユーザ認証を行った主制御部１０１は、認証したユーザのユーザ識別情報に基づいてスケジューラサーバ３にアクセスし、認証したユーザのスケジュール情報を取得する（Ｓ４０４）。図５は、本実施形態に係るスケジューラサーバにおいて管理されているスケジュール情報の例を示す図である。図５に示すように、本実施形態に係るスケジュール情報においては、夫々のスケジュールの“日時”、スケジュールの予定されている“期間”、スケジュールの“詳細”及び夫々のスケジュールに基づいて勤怠状況を調整するための“調整用フラグ”が互いに関連付けられている。

図５に示す“調整用フラグ”は、夫々のスケジュールに伴って発生する勤怠上の状態を示す。例えば、図５における“ＸＸミーティング”は開始時間が“１０：００”であり、“直行”を示すフラグが付されている。また、“ＸＸ商談会”の場合、開始時間が“０９：００”であると共に期間が“０８時間”であり、一日を要するスケジュールになるため、“外出”を示すフラグが付されている。また、“ＸＸプレゼン”の場合、開始時間が“１７：００”であり、“直帰”を示すフラグが付されている。

スケジュール情報を取得した主制御部１０１は、操作表示制御部１０５を制御し、ユーザに打刻を行わせるための打刻画面をディスプレイパネル１４０に表示させる（Ｓ４０５）。図６（ａ）は、Ｓ４０５においてディスプレイパネル１４０に表示される打刻画面の例を示す図である。図６（ａ）に示すように、本実施形態に係る打刻画面においては、Ｓ４０３において認証されたユーザの社員Ｎｏ、現在日時及び時刻並びに打刻の種類である出勤、退勤を示す操作部が表示される。ユーザは、出勤時においては“出勤”と表示された部分を、退勤時においては“退勤”と表示された部分をタッチすることにより、打刻処理を行う。

ユーザが打刻画面に対して操作を行うことにより“出勤”、“退勤”のいずれかが選択されると、主制御部１０１は操作表示制御部１０５を介して操作情報を取得する。そして、主制御部１０１は、取得した操作情報に基づき、現在日時を出勤若しくは退勤の時間として取得し、そのようにして取得した情報を打刻情報として保存する（Ｓ４０６）。即ち、Ｓ４０６において、主制御部１０１が打刻処理部として機能する。

また、Ｓ４０６において、主制御部１０１は、Ｓ４０４において取得したスケジュール情報のうち当日のスケジュールとして“直行”、“外出”、“直帰”等のフラグが付されていた場合、そのフラグの情報も打刻情報として保存する。その後、主制御部１０１は、打刻処理を行ったユーザに対して当日のスケジュールを通知するため、Ｓ４０４において取得したスケジュール情報に基づいて操作表示制御部１０５を制御し、ディスプレイパネル１４０にスケジュール画面を表示させ（Ｓ４０７）、打刻処理を終了する。即ち、Ｓ４０７において、主制御部１０１がスケジュール表示処理部として機能する。

図６（ｂ）は、Ｓ４０７において表示されるスケジュール画面の例を示す図である。図６（ｂ）に示すように、スケジュール画面においては、Ｓ４０３において認証されたユーザの当日のスケジュールについて時間とスケジュール内容とが表示される。尚、図６（ｂ）に示すような１日分を示す態様の他、１週間分や１ヶ月分を表示する態様も可能である。また、図６（ｂ）に“印刷”として示すように、スケジュール画面上に当日のスケジュールの印刷出力を命令するための操作部を設けることにより、ユーザはワンタッチで当日のスケジュール情報の紙出力を得ることが可能となり、ユーザの利便性を向上することが可能である。

Ｓ４０７においては、図６（ｂ）に示すスケジュール画面の他、様々な画面を表示させることが可能である。例えば、主制御部１０１は、ネットワークを介して勤怠管理サーバ４にアクセスすることにより、Ｓ４０３において認証されたユーザの勤怠状況の情報を取得することが可能である。そして、取得した勤怠状況の情報によって判断されるユーザの勤怠状況のうち、ユーザの残業時間、即ち超過勤務が規定の時間を超えているような場合には、図６（ｃ）に示すような警告画面をディスプレイパネル１４０に表示させることが可能である。この場合、主制御部１０１が超過勤務警告処理部として機能する。

また、実際の勤怠の管理においては、交通機関の遅れ等による遅刻に際して遅延証明を提出するような手続が行われる場合がある。従って、遅延証明をスキャンすることにより生成された画像情報を打刻情報に付加することにより、勤怠状況を管理する管理者の管理負担を軽減し、情報のペーパーレス化を図ることが可能となる。

そして、標準の出勤時間が予め画像処理装置１において登録されていれば、主制御部１０１は、ユーザによって出勤の打刻が行われた時刻と予め登録された標準の出勤時間とを比較することにより、打刻したユーザが遅刻であるか否かを判断することができる。そのようにして遅刻であることを判断した場合、主制御部１０１は、図６（ｄ）に示すような画面をディスプレイパネル１４０に表示させることにより、ユーザに対して遅延証明のスキャンを促すことができる。そして、主制御部１０１は、図６（ｄ）に示すような画面が表示された状態においてスキャンが実行されて生成された画像を打刻情報と関連付けて保存することにより、遅延証明の登録に要する操作負担を軽減することができる。

また、主制御部１０１は、上述したように画像処理装置１がプリンタやスキャナとして動作する度に、動作ログの情報を取得してＨＤＤ４０等の記憶媒体に記憶させる。上述したように、本実施形態に係る画像処理装置１の動作ログは、画像処理装置１を使用したユーザのユーザ識別情報と関連付けて保存される。従って、主制御部１０１は、打刻情報と画像処理装置１の動作ログの情報とを関連付けて保存することができる。

このようにして生成された打刻情報の例を図７に示す。図７に示すように、本実施形態に係る打刻情報は、出勤時間、退勤時間、直行、直帰、外出の夫々のフラグ、画像処理装置１の使用ログの情報及び遅延証明の画像情報を含む。また、図７において年月日及びユーザＩＤが示されているように、本実施形態に係る打刻情報は、夫々のユーザ毎及び夫々の日時毎に生成されて保存される。尚、図７に示すユーザＩＤとは、図４のＳ４０３において認証されたユーザ識別情報である。

画像処理装置１は、図７に示すような打刻情報を、定期的に勤怠管理サーバ４に送信する。勤怠管理サーバ４は、画像処理装置１から受信した打刻情報を処理することにより、各ユーザの勤怠状況を記憶している勤怠情報を更新する。このような処理は、図２において説明したように、勤怠管理サーバ４を構成するＣＰＵ１０が、勤怠管理用のソフトウェア・プログラムに従って演算を行うことにより実行される。図８を参照して、打刻情報を取得した勤怠仮サーバ４の動作について説明する。図８は、本実施形態に係る勤怠管理サーバ４が打刻情報を取得した際の勤怠管理動作を示すフローチャートである。

図８に示すように、本実施形態に勤怠管理サーバ４は、画像処理装置１からネットワークを介して打刻情報を取得すると（Ｓ８０１）、打刻情報に含まれる“出勤”や“退勤”の時刻を参照すると共に、予め登録されている勤怠管理用情報に基づいて異常勤怠の有無を判断する（Ｓ８０２）。ここで言う異常勤怠とは、“遅刻”、“早退”、“欠勤”等、不正常な状態の勤怠を示す。即ち、Ｓ８０２において、勤怠管理サーバ４のＣＰＵ１０が異常勤怠判断部として機能する。

図９は、本実施形態に係る勤怠管理サーバ４において予め登録されている勤怠管理用情報の例を示す図である。図９に示すように、本実施形態に係る勤怠管理用情報においては、“遅刻”、“早退”、“外出”等の“異常勤怠種類”、夫々の異常勤怠を判断するための“条件”、夫々の異常勤怠の調整に用いられる“対応フラグ”の情報が関連付けて格納されている。即ち、図９に示す情報が、異常勤怠修正用情報として用いられる。尚、図９に示す“遅刻”、“早退”の条件としては、出勤時間と予め定められた時刻との比較結果の他、出勤時間や退勤時間の打刻が無い場合も判断可能である。

図９に示すような“条件”の情報に基づいて異常勤怠があると判断した場合（Ｓ８０２／ＹＥＳ）、勤怠管理サーバ４は、判断した異常勤怠に対応したフラグが打刻情報に含まれているか否か確認する（Ｓ８０３）。例えば、Ｓ８０２において“遅刻”があると判断した場合、勤怠管理サーバ４は、“直行”のフラグがあるか否か及び遅延証明が添付されているか否かを確認する。

Ｓ８０３の判断の結果、対応フラグがあった場合若しくは遅延証明が添付されていた場合（Ｓ８０３／ＹＥＳ）、勤怠管理サーバ４は、異常勤怠は無かったものとして、正常勤怠として処理する（Ｓ８０４）。Ｓ８０４において、勤怠管理サーバ４は、異常勤怠として判断される理由となった出勤または退勤の時間を、標準の出勤または退勤の時間に修正して勤怠情報として保存する。即ち、Ｓ８０４において、勤怠管理サーバ４のＣＰＵ１０が異常勤怠修正部として機能する。

Ｓ８０３の判断の結果、対応フラグがなかった場合（Ｓ８０３／ＮＯ）、勤怠管理サーバ４は、そのまま異常勤怠として処理する（Ｓ８０５）。Ｓ８０５において、勤怠管理サーバ４は、異常勤怠として判断される理由となった出勤または退勤の時間をそのまま勤怠情報として保存する。

Ｓ８０４、Ｓ８０５の処理は、打刻情報に基づいて“日付”、“出勤時間”、“出勤時間”、“退勤時間”、“時間外”、“異常勤怠”等を含む勤怠情報を生成してＨＤＤ４０等の記憶媒体に格納する処理である。即ち、Ｓ８０４、Ｓ８０５において、勤怠管理サーバ４のＣＰＵ１０が、勤怠情報処理部として機能する。

Ｓ８０４またはＳ８０５の処理を完了すると、勤怠管理サーバ４は、次に不正打刻の有無を確認する（Ｓ８０６）。本実施形態に係る勤怠管理サーバ４は、Ｓ８０６において、出勤また退勤の時間と、画像処理装置１の使用ログの情報のタイムスタンプとを比較し、打刻の時刻上は未だ出勤していない時間や、既に退勤しているはずの時間において画像処理装置１の使用ログがある場合に、不正打刻があるものと判断する。

Ｓ８０６において不正打刻があると判断した場合（Ｓ８０６／ＹＥＳ）、勤怠管理サーバ４は、不正であると判断した打刻時間を修正する（Ｓ８０７）。例えば、退勤時間よりも後の時間のタイムスタンプを有する画像処理装置１の使用ログがあった場合、勤怠管理サーバ４は、退勤時間を使用ログのタイムスタンプの時間に修正する。

Ｓ８０６において不正打刻がないと判断した場合（Ｓ８０６／ＮＯ）、若しくはＳ８０７の処理を終えると、勤怠管理サーバ４は、受信したすべての打刻情報について処理を完了するまでＳ８０２からの処理を繰り返し（Ｓ８０８／ＮＯ）、全ての打刻情報について処理を完了したら（Ｓ８０８／ＹＥＳ）、勤怠管理動作を終了する。

図１０は、図８に示す勤怠管理動作によって保存される勤怠情報を示す図である。図１０に示すように、本実施形態に係る勤怠情報においては、“日付”、“出勤時刻”、“退勤時刻”、“時間外”、“異常勤怠”の情報が互いに関連付けられている。また、図１０に示す情報は、本実施形態に係るシステムを利用するユーザ毎、即ち、図４のＳ４０３において認証対象となるユーザ識別情報毎に保存されて管理される。

このように、本実施形態に係る勤怠管理システムにおいては、出勤や退勤の打刻時間上は遅刻、早退、欠勤などの異常勤怠として処理される場合であっても、スケジューラサーバ３において管理されているスケジュール情報から取得された直行、直帰、外出等のフラグを参照すると共に、図９に示すような異常勤怠とそれに対応するフラグとを示す情報を参照し、勤怠状況を調整する。そのため、ユーザや管理者が手動で勤怠状況を修正する必要がなくなり、ユーザや管理者の操作負担を軽減することが可能となる。

以上説明したように、本実施形態に係る勤怠管理システムにおいては、出退勤管理機能におけるユーザの操作負担を軽減することが可能となる。

尚、上記実施形態においては、図５に示すように、スケジュール情報にも“直行”、“直帰”等のフラグ情報が含まれており、図９に示すようなスケジュール情報のフラグと異常勤怠の種類とを関連付ける情報に基づいて、異常勤怠を打ち消すように調整する場合を例として説明した。しかしながら、図５に示すように、スケジュール情報として日時や時間の情報が含まれていれば、“直行”等のフラグが含まれていなくても、何らかの事情で打刻を行うことが不可能であったことを認識することは可能である。

例えば、図５に示す“ＸＸミーティング”の場合、１０：００から１時間の予定であるため、“直行”というフラグがなかったとしても直行であることは判断可能である。従って、勤怠管理サーバ４は、図８のＳ８０３において、スケジュール情報に含まれる各スケジュールの“日時”や“期間”の情報に基づき、Ｓ８０２において判断した異常勤怠が真に異常勤怠か否かを判断しても良い。この場合、図５に示すスケジュール情報を図７に示す打刻情報に含めるようにしても良いし、勤怠管理サーバ４がスケジューラサーバ３からスケジュール情報を取得するようにしても良い。

また、スケジューラサーバ３の機能として、図５に示すような“ＸＸミーティング”、“ＸＸ商談会”等の夫々のスケジュール毎に、報告書や日報等のスケジュールの実行結果に関する情報をアップロードする機能が実装される場合がある。このような情報がアップロードされた状態は、そのユーザがそのスケジュールを予定通り実行したことを判断する要因となり得る。他方、何も情報がアップロードされていない場合には、そのユーザがそのスケジュールを予定通り実行しなかったと判断する要因となり得る。

従って、勤怠管理サーバ３は、図８のＳ８０３において、対応フラグがあった場合であっても、そのまま異常勤怠を打ち消すような処理を行わず、該当するスケジュールに対して報告書や日報等の情報がアップロードされているか否かを確認し、情報がアップロードされている場合にのみ、異常勤怠を打ち消すような処理を行うようにしても良い。これにより、異常勤怠を正常勤怠として処理する際の処理の信頼性を向上することができる。

また、上記実施形態においては、画像処理装置１が打刻時間の取得、スケジュール情報からのフラグの取得、画像処理装置１の使用ログの取得、遅延証明の画像情報の取得を行い、勤怠管理サーバ４がそれらの情報に基づいて異常勤怠の正否や不正打刻の有無等を判断する場合を例として説明した。しかしながら、これらすべての処理を画像処理装置１側で行い、勤怠管理サーバ４は単純に情報を取得、保存する処理のみを行っても良い。

また、上記実施形態においては、打刻操作の例として、ディスプレイパネル１４０に表示された図６に示すような画面において“出勤”、“退勤”のボタンを操作する場合について説明したが、これは一例であり、他の操作態様も可能である。例えば、ユーザが画像処理装置１を操作して予め出勤、退勤を指定した後に、カードＲ／Ｗ１９０にＩＣカードを読み取らせることにより、打刻時間及び打刻を行ったユーザの情報を取得するような態様も可能である。

１画像処理装置
２ユーザ端末
３スケジューラサーバ
４勤怠管理サーバ
１０ＣＰＵ
２０ＲＡＭ
３０ＲＯＭ
４０ＨＤＤ
５０Ｉ／Ｆ
６０ＬＣＤ
７０操作部
８０バス
１００コントローラ
１０１主制御部
１０２エンジン制御部
１０３入出力制御部
１０４画像処理部
１０５操作表示制御部
１１０ＡＤＦ
１２０スキャナユニット
１３０排紙トレイ
１４０ディスプレイパネル
１５０給紙テーブル
１６０プリントエンジン
１７０排紙トレイ
１８０ネットワークＩ／Ｆ
１９０カードＲ／Ｗ

特開２００４−１３３６３１号公報特開２０１１−１５９０５０号公報

Claims

画像処理装置における個人認証機能を用いた勤怠情報管理システムであって、
前記画像処理装置において認証された個人を識別するための個人識別情報と前記画像処理装置において打刻操作が行われた時間の情報とを関連付けて打刻情報として保存する打刻処理部と、
保存された前記打刻情報に基づき、前記個人識別情報によって識別される個人の異常勤怠を判断する異常勤怠判断部と、
前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報に基づき、前記異常勤怠の判断結果を修正する異常勤怠修正部と、
前記個人識別情報によって識別される個人の勤怠状況を示す勤怠情報を、前記打刻情報及び前記異常勤怠の判断結果に基づいて生成して記憶媒体に格納する勤怠情報処理部と、を含み、
前記勤怠情報処理部は、前記画像処理装置の動作履歴と夫々の動作において前記画像処理装置を使用した個人を識別するための個人識別情報とが関連付けられた使用履歴情報に基づき、前記打刻操作が行われた時間によって判断される勤務時間の正当性を判断した上で前記勤怠情報を記憶媒体に格納することを特徴とする勤怠情報管理システム。
前記打刻処理部は、前記異常勤怠の調整に係るスケジュールを示す情報を前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報から取得し、前記個人識別情報及び前記打刻操作が行われた時間の情報と関連付けて打刻情報として保存し、
前記異常勤怠修正部は、前記異常勤怠の調整に係るスケジュールを示す情報と前記異常勤怠とが関連付けられた異常勤怠修正用情報を参照し、前記打刻情報に含まれる前記異常勤怠の調整に係るスケジュールを示す情報に基づいて前記異常勤怠の判断結果を修正することを特徴とする請求項１に記載の勤怠情報管理システム。
前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報は、スケジュールの時間に関する情報を含み、
前記異常勤怠修正部は、前記スケジュールの時間に関する情報に基づいて前記異常勤怠の判断結果を修正することを特徴とする請求項１に記載の勤怠情報管理システム。
前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報に基づき、前記画像処理装置において認証された個人のスケジュールを前記打刻操作に応じて表示部に表示させるスケジュール表示処理部を含むことを特徴とする請求項１乃至３いずれか１項に記載の勤怠情報管理システム。
前記記憶媒体に格納された前記勤怠情報に基づき、前記画像処理装置において認証された個人の超過勤務が予め定められた閾値を超えている場合には表示部に警告を表示させる超過勤務警告処理部を含むことを特徴とする請求項１乃至４いずれか１項に記載の勤怠情報管理システム。
前記異常勤怠修正部は、前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報に関連付けて前記スケジュールの実行結果に関する情報が記憶されている場合に、前記異常勤怠の判断結果を修正することを特徴とする請求項１乃至５いずれか１項に記載の勤怠情報管理システム。
前記打刻処理部は、異常勤怠の修正に係る書類が前記画像処理装置においてスキャンされて生成された画像情報を、前記打刻情報と関連付けて保存し、
前記異常勤怠修正部は、前記異常勤怠の修正に係る書類の画像情報に基づいて前記異常勤怠の判断結果を修正することを特徴とする請求項１乃至６いずれか１項に記載の勤怠情報管理システム。
画像処理装置における個人認証機能を用いた勤怠情報管理方法であって、
前記画像処理装置において認証された個人を識別するための個人識別情報と前記画像処理装置において打刻操作が行われた時間の情報とを関連付けて打刻情報として保存し、
保存された前記打刻情報に基づき、前記個人識別情報によって識別される個人の異常勤怠を判断し、
前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報に基づき、前記異常勤怠の判断結果を修正し、
前記個人識別情報によって識別される個人の勤怠状況を示す勤怠情報を、前記打刻情報及び前記異常勤怠の判断結果に基づいて生成し、前記画像処理装置の動作履歴と夫々の動作において前記画像処理装置を使用した個人を識別するための個人識別情報とが関連付けられた使用履歴情報に基づき、前記打刻操作が行われた時間によって判断される勤務時間の正当性を判断した上で前記勤怠情報を記憶媒体に格納することを特徴とする勤怠情報管理方法。
画像処理装置における個人認証機能を用いた勤怠情報管理装置であって、
前記画像処理装置において認証された個人を識別するための個人識別情報と前記画像処理装置において打刻操作が行われた時間の情報とが関連付けられた打刻情報を取得する打刻情報取得部と、
保存された前記打刻情報に基づき、前記個人識別情報によって識別される個人の異常勤怠を判断する異常勤怠判断部と、
前記個人識別情報によって識別される個人のスケジュールに関する情報に基づき、前記異常勤怠の判断結果を修正する異常勤怠修正部と、
前記個人識別情報によって識別される個人の勤怠状況を示す勤怠情報を、前記打刻情報及び前記異常勤怠の判断結果に基づいて生成して記憶媒体に格納する勤怠情報処理部と、を含み、
前記勤怠情報処理部は、前記画像処理装置の動作履歴と夫々の動作において前記画像処理装置を使用した個人を識別するための個人識別情報とが関連付けられた使用履歴情報に基づき、前記打刻操作が行われた時間によって判断される勤務時間の正当性を判断した上で前記勤怠情報を記憶媒体に格納することを特徴とする勤怠情報管理装置。