JP5960277B2 - メッセージ一元管理システム - Google Patents
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Description
少なくともフォーマットの異なる複数種類のメッセージ情報を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された第1フォーマットのメッセージ情報を第2フォーマットに変換する変換手段と、
前記変換手段により変換されたメッセージ情報の内容を解析し、当該メッセージ情報に対する次の応答処理として、アクションメッセージ情報を生成する解析手段と、
前記解析手段により生成された前記アクションメッセージ情報を送信する送信手段と、
を備え、
前記解析手段は、前記第2フォーマットのメッセージ情報の内容の解析が可能であるとともに、前記第2フォーマットの前記アクションメッセージ情報の生成が可能であり、
前記変換手段は、前記解析手段により生成された前記第2フォーマットによる前記アクションメッセージ情報を第3フォーマットに変換が可能に構成され、
前記送信手段は、前記第3フォーマットに変換された前記アクションメッセージ情報を送信することを特徴としている。
この特徴によれば、記憶手段は、メールやチャットなどの表示形態の異なる複数種類のメッセージ情報を記憶し、変換手段は、記憶手段に記憶されたメッセージ情報のフォーマットを変換し、解析手段は、変換手段により変換されたメッセージ情報の内容を解析し、当該メッセージ情報に対する次の応答処理として、アクションメッセージ情報を生成し、送信手段は、前記解析手段により生成された前記アクションメッセージ情報を送信することができる。これにより、例えば、表示形態の異なる複数種類としてメールによるメッセージ情報とチャットによるメッセージ情報とがある場合にも、これらのメッセージ情報の内容を解析し、当該メッセージ情報に対する次の応答処理として、アクションメッセージ情報を生成して送信することで、別々のサーバやアプリケーションで送受信されるメッセージ情報に対して、適切な応答処理を行わせることができる。次の応答処理のアクションメッセージ情報としては、例えば、質問メッセージを受信した場合にその内容に対応する担当者を選択し、担当者宛てに対応するようにメッセージを送信することや、受信したメールのメッセージ情報に対し、対応する宛先へチャットメッセージを出力することなどがある。また、変換手段は、前記解析手段により生成されたアクションメッセージ情報を、対応する種類のフォーマットに変換することができる。
また、本発明のメッセージ一元管理システムは、
前記記憶手段に記憶されたメッセージ情報をフォーマットの種類に関わらず、当該メッセージ情報に含まれるキーワードごとにアイコンを表示させるアイコン表示制御手段と、
前記アイコンが選択されたときに当該アイコンのキーワードを有するメッセージ情報を前記フォーマットの種類ごとに表示させるメッセージ情報表示制御手段と、
を備えることを特徴としている。
前記解析手段は、前記次の応答処理を生成する際に、解析したメッセージ情報と異なる種類のメッセージ情報を作成することを特徴としている。
この特徴によれば、解析手段は、前記次の応答処理を生成する際に、解析したメッセージ情報と異なる種類のメッセージ情報を作成することができるので、例えば、受信したメールのメッセージ情報に対し、対応する宛先や担当者へチャットメッセージを出力することができる。
前記解析手段は、前記アクションメッセージ情報を、解析した前記メッセージ情報の内容に基づいて、予め定められた担当者のうちいずれかを選択し、選択された担当者を宛先とし、
前記変換手段は、前記担当者の宛先に対応するフォーマットに前記アクションメッセージ情報を変換することを特徴としている。
この特徴によれば、解析手段は、アクションメッセージ情報を、解析した前記メッセージ情報の内容に基づいて、予め定められた担当者のうちいずれかを選択し、選択された担当者を宛先とすることができるので、例えば、質問メッセージを受信した場合にその内容に対応する担当者を選択し、担当者宛てに対応するようにアクションメッセージ情報を送信することができる。
前記解析手段は、前記アクションメッセージ情報の送信後に、前記メッセージ情報に対して新たなメッセージ情報が送受信されない場合、所定の時間ごとに前記メッセージ情報の内容を解析し、前記アクションメッセージ情報と異なるアクションメッセージ情報を生成し、
前記変換手段は、前記アクションメッセージ情報と異なるアクションメッセージ情報が生成されたときに、前記第3フォーマットと異なるフォーマットに変換可能であることを特徴としている。
この特徴によれば、解析手段は、前記アクションメッセージ情報の送信後に、前記メッセージ情報に対して新たなメッセージ情報が送受信されない場合、所定の時間ごとに前記メッセージ情報の内容を解析し、前記アクションメッセージ情報と異なるアクションメッセージ情報を生成することができるので、例えば、質問メッセージを受信後所定時間経過しても、質問メッセージに対応する応答メッセージが送信されていない場合などに、応答メッセージを送信するような注意喚起メッセージを出力したり、さらにそれでも対応が完了しない場合は、異なる担当者へ注意喚起メッセージを出力したりすることができる。
前記解析手段は、前記次の応答処理を生成する際に、複数のメッセージ情報の内容、メッセージ情報の送受信日時の少なくともいずれかに基づいて前記解析を行い、
前記変換手段は、前記第3フォーマットを、前記解析に基づいて決定することを特徴としている。
この特徴によれば、解析手段は、前記アクションメッセージ情報を生成する際に、前記記憶手段に記憶されている複数のメッセージ情報の内容、メッセージ情報の送受信日時の少なくともいずれかに基づいて前記解析を行うので、例えば、メール数とチャット数、対応タイミング(顧客を待たせた時間)などを分析し、一定の閾値を超えると、注意喚起するメッセージを出力することができる。
図3において、左端には、前画面(ここでは図2に示す画面)に戻る矢印ボタンがある。クリックすると前画面に遷移する。その右の文字列(例では「総合受付」)は、前述したキーワードを示し、このキーワードに従って分類分け(カテゴライズ)している。キーワードとしては、メッセージ情報中の件名や本文内の意味内容から抽出してもよいし、メッセージ情報の差出/宛先アドレス情報をキーワードとしてもよい。キーワードに従って分類することで、メール一元管理サーバ1のデータベースで一元管理されているこのキーワードを有するメールが閲覧できるようになっている。例えば、多くの企業や組織では、個人のアドレス以外に、info@company.comのような代表メールアドレスが存在することが多く、代表メールアドレスに届いたメールは、1台または複数台のクライアントPC4やスマートフォン5の端末で受信、送信するよう設定できるが、複数箇所に同じメールが散在することになり、各端末での返信等の処理をしてしまうと、一元管理ができなくなるおそれがあるが、「代表メールアドレス(もしくは宛先表示名)」をキーワードとして分類し、代表メールアドレスに対応するアイコンを選択することで、代表メールアドレスに到着したメッセージ情報が閲覧できるようになっている。文字列「総合受付」の右の「レ」点は、クリック可能であり、クリックすると、この例の場合「総合受付」以外のキーワードを有するカテゴリが選択でき、他のキーワードを有するカテゴリに切り替えることができる。他のキーワードを有するカテゴリの切り替えは、図2に示すダッシュボード画面41Aの他のアイコンを選択することでも遷移できる。また、図3の上部中ほどには、このシステムにログインしたユーザの名前とメールアドレスが表示される。図3の画面右側の+記号ボタンは、新規にメールを発信するための新規作成画面に遷移する。図3の吹き出しマークボタン33Aは、当該キーワードに関するチャットメッセージによる企業内・組織内コミュニケーションのためのチャットルームに移動できる。この吹き出しマークボタン33Aにより、メールとチャットとを関連させて表示させることができる。図3に示すように、吹き出しに色がついて数字が表示されている場合は、未読メッセージが数字の件数分(24件)あることを示している。ゴミ箱マークボタンは、開いているメッセージを削除する場合に押下する。
画面左側ペインにはメッセージ情報の一覧が表示されている。この場合メッセージ情報は、送受信したメールのメッセージ、および、企業内で情報を更新して履歴とした一連のメールのメッセージやチャットメッセージが含まれ、更にメッセージ情報のキーワードに基づいて細分類して表示している。ここでの細分類分けされたカテゴリを以下、チケットとよび、チケットごとに複数のメッセージ情報を履歴として関連して表示が可能となっている。例えば、図3においては、「総合受付」のキーワードで分類されたメッセージが、さらに件名をキーワードにして細分類され、細分類後のカテゴリをチケットとし、ここでは、チケット32Aが選択された場合を示している。また、チケットごとに、担当者を割り当てておくことができる。チケットのリストは、標準では更新日時順の降順(上側が最新、下側がより古い)で表示されるが、この画面左側ペインの上部にコンボボックスを設けておき、並べ替えるようにしてもよい。チケットの一覧の最小単位は1メッセージ情報であり、横長の短冊状の矩形領域がチケットとして表示される。マウスでチケット32Aを選択すると、このチケット32Aの背景色が変更され、画面右側領域にそのチケットに対応するキーワードを含むメッセージ情報の内容が履歴つきで表示される。チケット32Aは、上から、
(1行目)□・ステータス・メールの件名・チャットアイコン
(2行目)添付ファイルのアイコン・本文の冒頭・当該チケットの履歴の最大値
(3行目)・差出人名またはメールアドレス・メールの送信時刻または受信時刻
が表示される。
マウスでチケット32Aが選択されると、画面右側ペインにそのチケットの内容が履歴つきで表示される。画面右側ペインは上から
(1行目)鍵のアイコン・ステータス・チケット番号
(2行目)メールの件名
(3行目)担当者名・添付ファイル名
が表示される。
(1行目)履歴番号・この履歴のステータス・この履歴の更新日時
(2行目)この履歴の件名
(3行目)この履歴の差出人
(4行目)この履歴の宛先
(5行目)この履歴の本文
が表示される。
(2行目)件名
(3行目)本文の冒頭部分
が表示される。
2 チャット管理サーバ
3 動画・音声通話サーバ
4、8 クライアントPC
5、9 スマートフォン
6、7 メールサーバ
11 処理部
12 メッセージフォーマット変換モジュールT
13 メッセージ解析エンジンモジュールE
14 汎用データベースDB-X
15 生成部
16 メッセージ仕分けサーバ
Claims (4)
- 少なくともフォーマットの異なる複数種類のメッセージ情報を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された第1フォーマットのメッセージ情報を第2フォーマットに変換する変換手段と、
前記変換手段により変換されたメッセージ情報の内容を解析し、当該メッセージ情報に対する次の応答処理として、アクションメッセージ情報を生成する解析手段と、
前記解析手段により生成された前記アクションメッセージ情報を送信する送信手段と、
を備え、
前記解析手段は、前記第2フォーマットのメッセージ情報の内容の解析が可能であるとともに、前記第2フォーマットの前記アクションメッセージ情報の生成が可能であり、
前記変換手段は、前記解析手段により生成された前記第2フォーマットによる前記アクションメッセージ情報を第3フォーマットに変換が可能に構成され、
前記送信手段は、前記第3フォーマットに変換された前記アクションメッセージ情報を送信することを特徴とするメッセージ一元管理システム。 - 前記記憶手段に記憶されたメッセージ情報をフォーマットの種類に関わらず、当該メッセージ情報に含まれるキーワードごとにアイコンを表示させるアイコン表示制御手段と、
前記アイコンが選択されたときに当該アイコンのキーワードを有するメッセージ情報を前記フォーマットの種類ごとに表示させるメッセージ情報表示制御手段と、
を備えることを特徴とする請求項1に記載のメッセージ一元管理システム。 - 前記解析手段は、前記アクションメッセージ情報の送信後に、前記メッセージ情報に対して新たなメッセージ情報が送受信されない場合、所定の時間ごとに前記メッセージ情報の内容を解析し、前記アクションメッセージ情報と異なるアクションメッセージ情報を生成し、
前記変換手段は、前記アクションメッセージ情報と異なるアクションメッセージ情報が生成されたときに、前記第3フォーマットと異なるフォーマットに変換可能であることを特徴とする請求項1または2に記載のメッセージ一元管理システム。 - 前記解析手段は、前記アクションメッセージ情報を生成する際に、前記記憶手段に記憶されている複数のメッセージ情報の内容、メッセージ情報の送受信日時の少なくともいずれかに基づいて前記解析を行い、
前記変換手段は、前記第3フォーマットを、前記解析に基づいて決定することを特徴とする請求項1ないし3のいずれか一項に記載のメッセージ一元管理システム。
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