JP5958173B2 - 通信システムおよび通信方法 - Google Patents

Description

本発明は、通信システムおよび通信方法に関する。

従来、遠隔地にいる相手とコミュニケーションを図る場合、電話やＦＡＸ（Facsimile）の他、インターネット利用の普及によって、電子メール、チャット、ボイスメール、Ｗｅｂ会議システム、それらの機能を統合したユニファイドコミュニケーション、ＳＮＳ（Social Networking Service）が登場し、より気軽にコミュニケーションが取れるようになってきた。

メールやボイスメールは、相手の状況を気にする必要のないコミュニケーションツールであるが、時間がかかる上、相手の回答が迅速に知りたい場合や相手と議論をする場合には適さない。一方、リアルタイムに双方向のコミュニケーションが取れる電話やＷｅｂ会議システムは、相手と自分の予定を合わせたスケジュール調整が必要である。

そこで、グループウェアやインスタントメッセージには、自分の状態（オンライン・オフライン等）を相手に知らせ、それを見た相手が必要に応じてコミュニケーションツールを使い分けるプレゼンス機能や、相手の映像から状況を伝える方法が一般的に知られている。

例えば、特許文献１には、遠隔地にいる通信相手、特に時々連絡を取ったりするようなあまり親密ではない通信相手に対して、プライバシーを考慮して、状況が確認できる程度の解像度の画像により通信相手の状況確認をする方法が開示されている。

しかしながら、従来のプレゼンス機能は、相手がどのような状態（「在席中」「取り込み中」「外出中」など）であるかを表示するが、数種類のアイコンによって相手の状況（状態）が表現される。このため、実際の相手の状況が表現されていなかったり、また実際の状況に追随していない場合もあった。例えば、手が空いたにもかかわらず「取り込み中」状態を戻し忘れた場合などが考えられる。

また、特許文献１のように映像を使って相手の状況を確認する方法では、実際の相手の状況は目視できても、そこから手が空いているのか手が離せないのかの区別がつかず、見誤ってしまうことも多い。例えば、仕事の納期の間際で手が離せないのに、そのことが読み取れない場合などが考えられる。

その結果、不適切なタイミングで連絡をしてしまったり、あるいは、連絡できるタイミングを逸してしまう、いわゆる通信の機会損失を招いてしまい、適切なタイミングで通信相手とコンタクトが取れないという問題があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、通信を所望する相手の状況把握の精度を向上させる通信システムおよび通信方法を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、利用者のスケジュール情報と、利用者の作業の進捗状況を示す進捗情報と、利用者の状態と通信手段による通信に利用者が対応可能か否かを表す可否状態とを対応付けた可否情報とを、利用者ごとに記憶する記憶手段と、通信対象の利用者を表す対象者に対する可否状態の出力要求を受け付ける入力受付手段と、前記出力要求を受け付けた場合、前記記憶手段から、前記対象者のスケジュール情報を取得する第１取得手段と、取得した前記スケジュール情報から、前記対象者の状態を決定する状態決定手段と、前記記憶手段から、前記対象者の状態に対応する可否情報を取得する第２取得手段と、前記対象者の進捗情報に基づいて、取得した前記可否情報を修正する修正手段と、修正された可否情報に基き、可否状態を出力する出力制御手段と、を備えることを特徴とする。

また、本発明は、通信システムにおいて実行される通信方法において、前記通信システムは、利用者のスケジュール情報と、利用者の作業の進捗状況を示す進捗情報と、利用者の状態と通信手段による通信に利用者が対応可能か否かを表す可否状態とを対応付けた可否情報とを、利用者ごとに記憶する記憶手段を備え、通信対象の利用者を表わす対象者に対する可否状態の出力要求を受け付ける入力受付ステップと、前記出力要求を受け付けた場合、前記記憶手段から、前記対象者のスケジュール情報を取得する第１取得ステップと、取得した前記スケジュール情報から、前記対象者の状態を決定する状態決定ステップと、前記記憶手段から、前記対象者の状態に対応する可否情報を取得する第２取得ステップと、前記対象者の進捗情報に基づいて、取得した前記可否情報を修正する修正ステップと、修正された前記可否情報に基き、可否状態を出力する出力制御ステップと、を含むことを特徴とする。

本発明によれば、通信を所望する相手の状況把握の精度を向上させることができるという効果を奏する。

図１は、実施の形態にかかる対人通信システムの構成を示すブロック図である。 図２は、実施の形態におけるプレゼンス情報の一例を示す図である。 図３は、本実施の形態におけるスケジュール情報の一例を示す図である。 図４は、スケジュール情報の登録画面の一例を示す図である。 図５は、実施の形態における設備情報の一例を示す図である。 図６は、実施の形態における進捗情報の一例を示す図である。 図７は、実施の形態における追加プレゼンス情報の一例を示す図である。 図８−１は、理光太郎のプレゼンスの表示例を示す図である。 図８−２は、理光太郎のプレゼンスの表示例を示す図である。 図８−３は、理光太郎のプレゼンスの表示例を示す図である。 図９−１は、理光次郎のプレゼンスの表示例を示す図である。 図９−２は、理光次郎のプレゼンスの表示例を示す図である。 図９−３は、理光次郎のプレゼンスの表示例を示す図である。 図１０は、実施の形態における更新された場合の進捗情報の一例を示す図である。 図１１−１は、理光三郎のプレゼンスの表示例を示す図である。 図１１−２は、理光三郎のプレゼンスの表示例を示す図である。 図１１−３は、理光三郎のプレゼンスの表示例を示す図である。 図１２は、実施の形態の対人通信システムにおけるプレゼンス表示処理の流れを示すフローチャートである。 図１３は、実施の形態の対人通信システムにおけるステータス決定処理の流れを示すフローチャートである。 図１４は、実施の形態の対人通信システムにおける在席して作業中のステータス決定処理の流れを示すフローチャートである。 図１５は、実施の形態の対人通信システムにおける会議中のステータス決定処理の流れを示すフローチャートである。 図１６は、実施の形態の対人通信システムにおける多忙度の反映処理の流れを示すフローチャートである。 図１７は、実施の形態の対人通信システムにおける設備状況の反映処理の流れを示すフローチャートである。

以下に添付図面を参照して、対人通信システムおよび対人通信方法の実施の形態を詳細に説明する。本実施の形態の対人通信システムでは、利用者が所望する通信対象の利用者を表わす対象者の状態をプレゼンスとして表示するシステムであり、本実施の形態では、対象者のスケジュール（予定）や作業の進捗状況等の情報を複合的に用いて、対象者の状態を表示する。

図１は、実施の形態にかかる対人通信システムの構成を示すブロック図である。図１に示すように、本実施の形態の対人通信システム１００は、情報処理装置１１０と記憶装置１４０とから構成されている。記憶装置１４０は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１４１を備えている。情報処理装置１１０は、入力部１１１と、表示部１１２と、入力受付部１２１と、表示制御部１２２と、送受信部１２３と、スケジュール情報取得部１２４と、ステータス決定部１２５と、プレゼンス取得部１２６と、情報管理部１２７と、修正部１２８とを主に備えている。

なお、以下の対人通信システム１００では、記憶装置１４０と一つの情報処理装置１１０が接続されている構成となっている例を示すが、これに限定されることはなく、複数の情報処理装置１１０が記憶装置１４０に接続された構成としてもよい。また、以下の対人通信システム１００では、記憶装置１４０と情報処理装置１１０とを別個の装置として構成した例を示すが、これに限定されることなく、情報処理装置の内部に記憶装置に相当する記憶部を設けてもよい。

ＨＤＤ１４１は、種々のデータを保存する記憶媒体であり、本実施の形態では、プレゼンス情報、スケジュール情報、設備情報、および進捗情報を記憶している。

プレゼンス情報は、利用者の状態（ステータス）と、複数の通信手段それぞれによる通信に利用者が対応可能か否かを表わす可否状態（プレゼンス）とが対応付けられており、利用者ごとに記憶されている。図２は、本実施の形態におけるプレゼンス情報の一例を示す図である。

本実施の形態の「プレゼンス」とは、図２に示すように、複数の通信手段の可否状態を「○」、「△」、「×」で示したものである。なお、既存のプレゼンス機能においてプレゼンスと呼ばれる「○○中」などの利用者の状態は、本実施の形態では「ステータス」と呼ぶものとする。そして、最終的に本実施の形態の対人通信システム１００の利用者に表示（提示）するのはプレゼンス（可否状態）であり、ステータス（利用者の状態）ではない。

図２に示すプレゼンス情報のステータス（利用者の状態）には、自席で作業を行っている旨の「作業中（在席）」、自席で作業を行っており、かつ自席を離れるまでの時間がおおよそ２０分くらいである旨を示す「作業中（在席・離席２０分前）」、会議に参加者として出席している旨の「会議中（参加者）」、会議に重要な役割を担う者として出席している旨の「会議中（重要担当者）」、研修に参加している旨の「研修中」、移動している旨の「移動中」、休憩している旨の「休憩中」、休暇を取得している旨の「休暇」がある。

このステータスは、後述するスケジュール情報の内容に基づいて決定されることを想定している。なお、図２において示しているステータスの種類はあくまでも一例であり、これに限定されることなく、ステータスを提示する人物自身が自由に定めてもよい。

また、図２に示すプレゼンス情報における通信手段には、双方向のやりとりが可能な「ビデオ会議」、「電話」、「チャット」がある。また、非常に多忙な状況で、いずれの双方向通信手段も使用できない場合を考慮して、「メール」（電子メール）も通信手段として加えている。メールは、片方向の通信手段であるが、情報だけでも伝えておきたい場合において、確認タイミングがわかることで利用者（メールの送信者側）にとって有益である。

さらに、プレゼンスにおける「○」、「△」、および「×」は、複数の通信手段の可否状態のレベルを示している。具体的には、「○」は、対応可能（メールの場合は「確認可能」）である旨を示している。「△」は、１０分程度なら対応可能（メールの場合は「当日中確認可能」）である旨を示している。また、「×」は、対応不可（メールの場合は「確認不可」）である旨を示している。なお、上記以外の通信手段に関する情報が蓄積されていてもよい。

スケジュール情報は、利用者の予定を登録したものであり、利用者ごとに記憶されている。図３は、本実施の形態におけるスケジュール情報の一例を示す図である。図３に示すスケジュール情報の例では、「理光太郎」、「理光次郎」、および「理光三郎」という３名の人物のある一日のスケジュール（予定）が蓄積されている。図３では、一般的なスケジューラによって管理される情報が格納されていることを想定しており、スケジュールの時刻や場所、詳細な内容などの情報を併せて保有している。スケジュール情報における情報の粒度については、図３に示すよりも詳細な内容が保有されてもよい。

具体的には、図３を参照すると、予定の時刻（例えば「０８：００」「０９：００」など）が登録され、各人の該時刻に対応する予定（例えば「作業」「○○報告会」など）と、場所（例えば「○○事業所１号館３Ｆ 居室内自席」「○○事業所１号館１０Ｆ 役員会議室Ａ」など）と、内容（例えば「コーディング」「参加のみ」など）とが対応付けられて登録されている。

このスケジュール情報は、利用者により入力された予定を登録するものであり、以下にスケジュールを登録する際の一例を示す。図４は、スケジュール情報の登録画面の一例を示す図である。

まず、図４に示す登録画面からスケジュールを登録する場合、予定の「開始日時」および「終了日時」をプルダウンメニューから選択する。そして、「予定」や「場所」については予め登録されている一覧からプルダウンメニューで選択ができる他、自由に指定できるようになっている。次に、「利用設備」については、登録された設備を選択できるが、各通信手段の設備の有無については、後述の設備情報に記憶されている。さらに、予定の「内容」については自由入力が可能だが、「オプション」の項目でスケジュールの属性をチェックボックスで入力できる。そして、「承認依頼」や「個人１日の色」を選択したのち、登録画面の左上に表示されている「ＯＫ」ボタンを選択すると登録が完了する。

また、図４に示す登録画面では存在しないが、例えばこのようなチェックボックスで、会議における自分の役割（重要度）や、未登録の場所についての設備の情報を入力することで、スケジュール情報に反映されるようにしてもよい。また、スケジュール情報は、ある時点でのスケジュールを示すものであり、内容等は随時更新されることを想定している。スケジュール情報の更新については後述する。

設備情報は、複数の通信手段それぞれにおいて利用する設備の有無を、スケジュール情報に登録された場所ごとに登録したものである。図５は、本実施の形態における設備情報の一例を示す図である。図５に示すように、設備情報には、スケジュール情報に登録された場所（例えば「○○事業所居室内自席」「△△事業所研修室」など）と、各通信手段（例えば「ビデオ会議システム」「電話」など）の設備の有無が対応付けられている。

進捗情報は、利用者の作業の進捗状況を登録したものであり、利用者ごとに記憶されている。図６は、本実施の形態における進捗情報の一例を示す図である。図６に示す進捗情報では、一般的なＴｏＤｏリスト（現在やるべきとこを書き出したもの）を想定している。

図６に示すように、タスク（作業）はまずプロジェクト開始時に計画を作成し、その時点で着手時期、対応完了時期も決めておく。そのため、プロジェクト開始前の段階ではすべて「未着手」であるが、日を追うごとに「着手」、「済」へと推移していき、プロジェクト終了時にはすべて「済」になっている状態になる。実績についても同様に管理し、計画値に追随するように進めていくことを想定している。

また、図６の進捗情報では、作業の進捗の度合いを示す情報として、「進捗度」を示している。ここでは、進捗度が１００％より小さければ作業が遅れており、逆に、進捗度が１００％より大きければ作業は進んでいることを表している。

進捗度の算出方法としては、例えば、「ある時点で終了しているタスク数／ある時点で終了を計画していたタスク数」で導いてもよい。具体的な例を示すと、理光太郎の場合、現時点で「タスクＡ」が終わっていることを計画していたとすると、進捗度は、
タスクＡ／タスクＡ＝１／１＝１００％
である。

一方、理光次郎の場合、現時点で計画では「タスクＤ」と「タスクＥ」が終わっていることを想定していたとすると、
タスクＤ／（タスクＤ＋タスクＥ）＝１／２＝５０％
である。

同様に、理光三郎の場合、現時点で計画では「タスクＧ」のみが終わっていることを想定していたとすると、
（タスクＧ＋タスクＨ）／タスクＧ＝２／１＝２００％
となる。

そして、進捗情報も、ある時点での計画値および実績値を示すものであり、内容は随時更新されることを想定している。進捗情報の更新については、後述する。なお、進捗情報は、図６以外の方法で進捗情報が表されていても良く、また上記の算出方法以外の方法で進捗度が計算されても良い。

入力部１１１は、利用者が操作して、各種入力を行うものであり、本実施の形態では、通信を開始したい利用者が、対象者（通信対象の利用者）のプレゼンスの表示要求の入力を行う。表示部１１２は、文字や画像を表示するディスプレイ装置であり、登録画面やプレゼンス等を表示するものである。送受信部１２３は、電子メールや各種データの送受信を行うものである。

入力受付部１２１は、利用者により、対象者（通信対象の利用者）に対するプレゼンス（可否状態）の表示要求を受け付けるものである。具体的には、例えば、入力受付部１２１は、利用者により、入力部１１１から対象者の名前とプレゼンスの表示要求の入力を受け付ける。

また、入力受付部１２１は、スケジュール情報が更新される場合、利用者により予定が変更された旨と、変更内容の入力を受け付ける。また、入力受付部１２１は、進捗情報が更新される場合、利用者により進捗状況が変化した旨と、進捗内容の入力を受け付ける。

スケジュール情報取得部１２４は、入力受付部１２１により表示要求を受け付けた場合、記憶装置１４０に記憶されているスケジュール情報から、入力を受け付けた対象者のスケジュール情報を取得するものである。具体的には、例えば対象者である理光太郎のプレゼンスの表示要求を受け付けた場合、図３のスケジュール情報から、理光太郎のスケジュール情報を取得する。

ステータス決定部１２５は、スケジュール情報取得部１２４により取得された対象者のスケジュール情報から、表示要求を受け付けた時の対象者のステータス（状態）を決定するものである。具体的には、例えば、プレゼンスの表示要求を受け付けて理光太郎（対象者）のスケジュール情報が取得され、表示要求を受け付けた時刻が１１：１０であった場合、理光太郎のスケジュール情報を参照すると、「○○事業所１号館１０Ｆ 役員会議室Ａ」において、「○○報告会」に参加者として参加しているため（内容の「参加のみ」参照）、「会議中（参加者）」であるというステータスが決定できる。

プレゼンス取得部１２６は、記憶装置１４０に記憶されている対象者のプレゼンス情報を参照し、ステータス決定部１２５により決定された対象者のステータス（状態）に対応するプレゼンス（可否状態）を取得するものである。具体的には、例えば、ステータス決定部１２５により決定された理光太郎（対象者）のステータスが「会議中（参加者）」であった場合、図２のプレゼンス情報を参照すると、理光太郎は、「ビデオ会議」は「×」であって、「電話」、「チャット」、および「メール」は、「△」であるというプレゼンスが取得できる。

情報管理部１２７は、対象者のプレゼンス情報におけるプレゼンス（可否状態）を、表示要求の受け付け時に記憶されている対象者のスケジュール情報および進捗情報の少なくとも一方に対応させて変化させた追加プレゼンス情報を生成し、記憶装置１４０のＨＤＤ１４１に記憶する。

図７は、本実施の形態における追加プレゼンス情報の一例を示す図である。図７に示す追加プレゼンス情報は、図２のプレゼンス情報における各ステータス（利用者の状態）に対応する通信手段のプレゼンス（可否状態）が、図３のスケジュール情報や図６の進捗情報によって変化したものである。つまり、ベース（基礎）となるプレゼンス情報は図２に示すような情報であるが、図３のスケジュール情報や図６の進捗情報の内容に従って動的にさらに適切なプレゼンスへ変化することを表している。なお、図２のプレゼンス情報は、ベースとなる情報であるため、図７のようなプレゼンスの変化によって更新されることはない。

例えば、情報管理部１２７は、後述の修正部１２８により対象者が自席にいる旨の在席中であると判断された場合、進捗情報における進捗度が第１閾値未満であった場合に対象者の多忙の度合いを示す多忙度が高いと判断し、進捗度が第１閾値より大きい第２閾値以上であった場合に対象者の多忙度が低いと判断し、対象者のプレゼンス情報におけるプレゼンスを、多忙度の高低に対応させて変化させた追加プレゼンス情報を生成する。

ここで、進捗情報の進捗度に基づいて、多忙度を判断する方法の一例について説明する。例えば、図６の進捗情報における進捗度と多忙度は以下のような関係とする。
進捗度＜８０％ ：多忙度が高い
８０％≦進捗度＜１２０％ ：多忙度が中（通常）
１２０％≦進捗度 ：多忙度が低い
なお、上述の「８０％」が第１閾値に相当し、８０％より大きい「１２０％」が第２閾値に相当する。また、上記以外の方法で多忙度を判断してもよい。

具体的には、図７に示すように、Ｎｏ.１−２、Ｎｏ.１−３のケースでは、進捗情報の進捗度の変化に対応させてプレゼンス情報を変化させた例である。図６の進捗情報の進捗度から多忙度が高いと判断できる場合、通常であれば対応できるビデオ会議、電話、チャットのプレゼンスが不可「×」となっている（Ｎｏ.１−２参照）。一方、進捗情報の進捗度から多忙度が低いと判断できる場合、通常は短時間であれば対応可能としているビデオ会議について、短時間であればという制約が取れて、プレゼンスが対応可能「○」となっている（Ｎｏ.１−３参照）。

また、情報管理部１２７は、対象者のプレゼンス情報におけるプレゼンス（可否状態）を、修正部１２８により特定された対象者の居場所の設備の有無に対応させて変化させた追加プレゼンス情報を生成する。なお、設備の有無は設備情報（図５）によって把握することができる。

具体的には、図７に示すように、Ｎｏ.１−１のケースでは、時間の経過に伴い、スケジュール情報の予定や場所が変化した場合、その変化に対応させてプレゼンス情報を変化させた例である。図３のスケジュール情報を参照すると、理光次郎は１７:００から「△△事業所４Ｆ サテライトオフィスブース３」において、「資料作成」の「作業中」であり、ステータスが「作業中（△△事業所）」であることがわかる。この場合、「作業中」のステータスであるが、図５の設備情報を参照すると、△△事業所のサテライトオフィスにはビデオ会議システムがないため、必然的にビデオ会議のプレゼンスが不可「×」となっている。

また、情報管理部１２７は、利用者の予定が変更された場合にスケジュール情報を更新し、進捗状況が変化した場合に前記進捗情報を更新する。具体的には、情報管理部１２７は、入力受付部１２１が利用者により予定が変更された旨と、変更内容の入力を受け付けた場合、当該変更内容に従ってスケジュール情報を更新する。また、情報管理部１２７は、入力受付部１２１が利用者により進捗状況が変化した旨と、進捗内容の入力を受け付けた場合、当該進捗内容に従って進捗情報を更新する。

修正部１２８は、入力受付部１２１によるプレゼンスの表示要求の受け付け時に記憶されている対象者のスケジュール情報および進捗情報の少なくとも一方に基づいて生成された追加プレゼンス情報を参照して、プレゼンス取得部１２６により取得されたプレゼンス（可否状態）を修正するものである。

修正部１２８は、まず、図３のスケジュール情報から、プレゼンスの表示要求の受け付け時における対象者の居場所を判断し、対象者が自席にいる旨の在席中であるか否かを判断する。なお、修正部１２８は、図３のスケジュール情報の場所を参照することにより、利用者が在席中か否かを判断できる。

次に、修正部１２８は、対象者が在席中であった場合、情報管理部１２７により生成された追加プレゼンス情報を参照して、プレゼンス取得部１２６により取得されたプレゼンスを、判断した多忙度の高低に対応するプレゼンスに修正する。

また、修正部１２８は、対象者が在席中でなかった場合、プレゼンスの表示要求の受け付け時に記憶されているスケジュール情報から対象者の居場所を特定する。そして、修正部１２８は、追加プレゼンス情報を参照して、プレゼンス取得部１２６により取得されたプレゼンスを、特定した居場所の設備の有無に対応するプレゼンスに修正する。

表示制御部１２２は、修正部１２８により修正された対象者のプレゼンスを表示部１１２に表示するものである。以下においてプレゼンスの表示例について説明する。

図８−１〜８−３は、理光太郎のプレゼンスの表示例を示す図である。図３のスケジュール情報を参照すると、２０１×年××月××日（２０１×／××／××）の理光太郎は、午前中、自席で作業を行った後、「○○報告会」に参加者として出席している（「作業中（在席）」→「会議中（参加者）」）。午後は、１６時まで自席で作業を行い、その後レビュー（自身がレビュイとして参加）という予定になっている（「作業中（在席）」→「会議中（重要担当者）」）。また、図６の進捗情報を参照すると、作業の進捗状況はほぼ計画通りである。

１０:２１の時点では自席で作業をしており、作業遅れもないことから、ごく通常の状態で業務にあたっていることが予想される。そのため、いずれの通信手段のプレゼンスも対応可能である「○」と表示されている。ただし、遅れはないが、余裕があるわけでもないため、長時間のビデオ会議が急遽割り込むことは難しいという意味で、ビデオ会議のプレゼンスは短時間なら対応可能である「△」と表示されている（図８−１参照）。

１０:４１になると、１１時からの会議の２０分前となるため、準備や後片付けに時間を要するビデオ会議のプレゼンスは対応不可である「×」、電話やチャットのプレゼンスは短時間なら可能である「△」、メールのプレゼンスは確認可能である「○」という状況に変わる（図８−２参照）。

そして、夕方の１７:０３になると、自身がレビュイのレビュー中であるため、ビデオ会議、電話、チャットのプレゼンスはすべて対応不可である「×」で、かろうじてメールはあとからチェックができるため、メールのプレゼンスは当日中確認可能である「△」という状況に変わる（図８−３参照）。

図９−１〜９−３は、理光次郎のプレゼンスの表示例を示す図である。図３のスケジュール情報を参照すると、２０１×年××月××日の理光次郎は、午前中は、自席で作業を行っている（「作業中（在席）」）。午後は、１５時から外出先で研修を受ける予定になっている（「移動中」→「研修中」）。ただし、作業は遅れており、加えて研修で時間が割かれるため、それまでに大幅なリカバリが求められている状況である。そして、研修後は、帰社すると時間効率が悪いため、研修先のサテライトオフィスで作業をして、そのまま直帰という予定になっている（「作業中（△△事業所）」）。なお、研修後の時点では、午前中の作業の結果、進捗状況に余裕ができたことを想定している。

まず始業早々の９:１１の段階で、自席で作業をしている状況だが、遅れを挽回するために非常に多忙な状況なため、メール以外の通信手段（ビデオ会議、電話、チャット）のプレゼンスは対応不可である「×」と表示されている。そして、メールのプレゼンスも、当日中確認可能である「△」と表示されている（図９−１参照）。

午後になり１３:２０の時点では、外出先への移動中の状態になり、電話、メールのプレゼンスが短時間なら対応可能（メールの場合は当日中確認可能）である「△」と表示されており、ビデオ会議、チャットのプレゼンスは対応不可である「×」と表示されている（図９−２参照）。

そして、図１０に示すように、午後になり、午前中の作業によって進捗度が１００％まで向上したことから、多忙度は中（通常）となっている。そのため、研修後の１７:３７の時点では、電話、チャット、メールいずれのプレゼンスも対応可能（メールの場合は確認可能）である「○」と表示されている。ただし、外出先にビデオ会議システムがなかったため、ビデオ会議のプレゼンスは対応不可である「×」と表示されている（図９−３参照）。

図１１−１〜１１−３は、理光三郎のプレゼンスの表示例を示す図である。図３のスケジュール情報を参照すると、２０１×年××月××日の理光三郎は、午前中は自席で作業をして、午後は休暇を取る予定になっている（「作業中（在席）」→「休暇」）。また、作業は先行して進められており、進捗状況には余裕がある状態である。

９:５１では、自席で作業中であるが、進捗状況に余裕があるため、全ての通信手段のプレゼンスが対応可能（メールの場合は確認可能）である「○」と表示されている（図１１−１参照）。

１１:４５になり、まもなく終業となることから、ビデオ会議のプレゼンスは対応不可である「×」と表示され、電話、チャットのプレゼンスは短時間であれば対応可能である「△」と表示され、メールのプレゼンスは確認可能である「○」と表示されている（図１１−２参照）。

そして、すでに休暇に入っている１２:０５の時点では、すべての通信手段のプレゼンスが対応不可（メールの場合は確認不可）である「×」と表示される（図１１−３参照）。

次に、本実施の形態の対人通信システム１００によるプレゼンス表示処理について説明する。図１２は、本実施の形態の対人通信システムにおけるプレゼンス表示処理の流れを示すフローチャートである。

まず、入力受付部１２１は、利用者により、対象者におけるプレゼンスの表示要求を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ１１）。表示要求を受け付けていない場合（ステップＳ１１：Ｎｏ）、受け付けるまで待機する。

一方、表示要求を受け付けた場合（ステップＳ１１：Ｙｅｓ）、スケジュール情報取得部１２４は、対象者のスケジュール情報（図３）を取得する（ステップＳ１２）。次に、ステータス決定部１２５は、取得されたスケジュール情報から、対象者のステータスを決定するステータス決定処理を実行する（ステップＳ１３）。

そして、プレゼンス取得部１２６は、プレゼンス情報（図２）を参照して、決定された対象者のステータスに対応するプレゼンスを取得する（ステップＳ１４）。次に、修正部１２８は、対象者の進捗情報（図６）を取得する（ステップＳ１５）。

そして、修正部１２８は、対象者のスケジュール情報から、対象者が「在席中」であるか否かを判断する（ステップＳ１６）。対象者が「在席中」である場合（ステップＳ１６：Ｙｅｓ）、多忙度の反映処理を実行して（ステップＳ１７）、修正部１２８は取得されたプレゼンスを修正する。

一方、対象者が「在席中」でなかった場合（ステップＳ１６：Ｎｏ）、設備状況の反映処理を実行して（ステップＳ１８）、修正部１２８は取得されたプレゼンスを修正する。そして、表示制御部１２２は、修正部１２８により修正されたプレゼンスを表示部１１２に表示する（ステップＳ１９）。

次に、図１２のステップＳ１３におけるステータス決定処理について説明する。図１３は、本実施の形態の対人通信システムにおけるステータス決定処理の流れを示すフローチャートである。ステータス決定処理では、ステータス決定部１２５が、対象者のスケジュール情報から対象者の状態を判断し、適切なステータスを決定する。

まず、ステータス決定部１２５は、スケジュール情報を参照して、対象者の状態が休暇か否かを判断する（ステップＳ３１）。休暇であった場合（ステップＳ３１：Ｙｅｓ）、ステータス決定部１２５は、ステータスを「休暇」とする（ステップＳ３２）。

一方、休暇でなかった場合（ステップＳ３１：Ｎｏ）、ステータス決定部１２５は、対象者の状態が休憩中か否かを判断する（ステップＳ３３）。休憩中であった場合（ステップＳ３３：Ｙｅｓ）、ステータス決定部１２５は、ステータスを「休憩中」とする（ステップＳ３４）。

一方、休憩中でなかった場合（ステップＳ３３：Ｎｏ）、ステータス決定部１２５は、対象者の状態が研修中か否かを判断する（ステップＳ３５）。研修中であった場合（ステップＳ３５：Ｙｅｓ）、ステータス決定部１２５は、ステータスを「研修中」とする（ステップＳ３６）。

一方、研修中でなかった場合（ステップＳ３５：Ｎｏ）、ステータス決定部１２５は、対象者の状態が移動中か否かを判断する（ステップＳ３７）。移動中であった場合（ステップＳ３７：Ｙｅｓ）、ステータス決定部１２５は、ステータスを「移動中」とする（ステップＳ３８）。

「移動中」のステータスについては、その人物が在籍している事業所と、スケジュール情報の会議場所とから移動時間を推定することで、移動中か否かを判断してもよい。例えば、理光太郎が１６:００から△△レビューに出席するが、○○事業所から△△事業所への移動に１時間の時間を要する場合に、１５:００の時点では移動中というステータスが決定される。

ステップＳ３７に戻って、一方、移動中でなかった場合（ステップＳ３７：Ｎｏ）、ステータス決定部１２５は、対象者の状態が会議中か否かを判断する（ステップＳ３９）。会議中でなかった場合（ステップＳ３９：Ｎｏ）、ステータス決定部１２５は、在席して作業中のステータス決定処理を実行する（ステップＳ４０）。一方、会議中であった場合（ステップＳ３９：Ｙｅｓ）、ステータス決定部１２５は、会議中のステータス決定処理を実行する（ステップＳ４１）。

次に、図１３のステップＳ４０における在席して作業中のステータス決定処理について説明する。図１４は、本実施の形態の対人通信システムにおける在席して作業中のステータス決定処理の流れを示すフローチャートである。

まず、ステータス決定部１２５は、対象者のスケジュール情報を参照して、離籍まで２０分以上あるか否かを判断する（ステップＳ５１）。２０分以上ある場合（ステップＳ５１：Ｙｅｓ）、ステータス決定部１２５は、ステータスを「作業中（在席）」とする（ステップＳ５２）。一方、２０分以上ない場合（ステップＳ５１：Ｎｏ）、ステータス決定部１２５は、ステータスを「作業中（在席・離席２０分前）」とする（ステップＳ５３）。

ここで、本実施の形態の対人通信システム１００では、２０分を閾値として、２０分以上あるかどうかを判断し、作業中か、作業中であるが離席２０分前かを判断しているが、この閾値は個人ごとに変更できるように構成してもよい。

上述したように、スケジュール情報から移動時間を推定することができる場合には、離席まで２０分以上あるかどうかについても、その移動時間が考慮される。例えば、１４:３０の時点で理光太郎さんのステータスは「作業中」であるが、１４:４５の時点での理光太郎さんのステータスは、「作業中（離席２０分前）」となる。

次に、図１３のステップＳ４１における会議中のステータス決定処理について説明する。図１５は、本実施の形態の対人通信システムにおける会議中のステータス決定処理の流れを示すフローチャートである。

まず、ステータス決定部１２５は、対象者のスケジュール情報を参照して、対象者が会議において重要な役割か否かを判断する（ステップＳ６１）。ここで、本実施の形態の対人通信システム１００は、スケジュール情報に基づいて対象者が重要な役割か否かを判断しているが、それ以外の情報を判断材料にしてもよい。

対象者が重要な役割である場合（ステップＳ６１：Ｙｅｓ）、ステータス決定部１２５は、ステータスを「会議中（重要担当者）」とする（ステップＳ６２）。一方、対象者が重要な役割でない場合（ステップＳ６１：Ｎｏ）、ステータス決定部１２５は、ステータスを「会議中（参加者）」とする（ステップＳ６３）。

次に、図１２のステップＳ１７における多忙度の反映処理について説明する。図１６は、本実施の形態の対人通信システムにおける多忙度の反映処理の流れを示すフローチャートである。

まず、情報管理部１２７は、対象者の多忙度が高いか否かを判断する（ステップＳ７１）。多忙度が高い場合（ステップＳ７１：Ｙｅｓ）、情報管理部１２７は、可否状態のレベルを下げた追加プレゼンス情報を生成する（ステップＳ７２）。

可否状態のレベルの下げ方については、多忙度が高い場合に対応するプレゼンスに修正する。図７に示す追加プレゼンス情報では、多忙度が高い場合、リアルタイムで行う双方向通信（ビデオ会議、電話、チャット）が対応不可である「×」となり、片方向の通信（メール）は当日中には確認可能である「△」となるという変移を想定しているが、それ以外の可否状態のレベルの下げ方をしてもよい。

一方、ステップＳ７１において、多忙度が高くない場合（ステップＳ７１：Ｎｏ）、情報管理部１２７は、対象者の多忙度が低いか否かを判断する（ステップＳ７３）。多忙度が低い場合（ステップＳ７３：Ｙｅｓ）、情報管理部１２７は、可否状態のレベルを上げた追加プレゼンス情報を生成する（ステップＳ７４）。一方、多忙度が低くない場合（ステップＳ７３：Ｎｏ）、情報管理部１２７は、追加プレゼンス情報を生成しない。

可否状態のレベルの上げ方については、多忙度が低い場合に対応するプレゼンスに修正する。図７に示す追加プレゼンス情報では、多忙度が低い場合、長時間の確保ができなかったためビデオ会議が短時間なら対応可能である「△」となっていたが、時間に余裕ができたため時間の制約なしにやりとりが可能になり対応可能である「○」となるという変移を想定しているが、それ以外の上げ方をしてもよい。

そして、修正部１２８は、生成された追加プレゼンス情報を参照して、プレゼンスにおける可否状態のレベルを修正する（ステップＳ７５）。なお、情報管理部１２７が追加プレゼンス情報を生成しなかった場合は、修正部１２８はプレゼンスの修正は行わない。

次に、図１２のステップＳ１８における設備状況の反映処理について説明する。図１７は、本実施の形態の対人通信システムにおける設備状況の反映処理の流れを示すフローチャートである。この設備状況の反映処理では、対象者の居場所で各通信手段を利用するための設備が整っているかどうかを確認してプレゼンスに反映する。設備が整っているかどうかは、スケジュール情報に登録されている場所と、設備情報における設備の有無から判断できる。

まず、修正部１２８は、対象者の居場所をスケジュール情報から特定すると（ステップＳ８１）、情報管理部１２７は、対象者の居場所の設備の有無に対応させた追加プレゼンス情報を生成していく。

具体的には、情報管理部１２７は、対象者の居場所にビデオ会議システムがあるか否かを判断する（ステップＳ８２）。ビデオ会議システムがない場合（ステップＳ８２：Ｎｏ）、情報管理部１２７は、ビデオ会議の可否状態を対応不可である「×」にした追加プレゼンス情報を生成する（ステップＳ８３）。ビデオ会議システムがある場合（ステップＳ８２：Ｙｅｓ）、ビデオ会議の可否状態をそのままにした追加プレゼンス情報を生成する。

次に、情報管理部１２７は、対象者の居場所に電話があるか否かを判断する（ステップＳ８４）。電話がない場合（ステップＳ８４：Ｎｏ）、追加プレゼンス情報における電話の可否状態を対応不可である「×」にする（ステップＳ８５）。電話がある場合（ステップＳ８４：Ｙｅｓ）、電話の可否状態はそのままにする。

次に、情報管理部１２７は、対象者の居場所にチャットシステムがあるか否かを判断する（ステップＳ８６）。チャットシステムがない場合（ステップＳ８６：Ｎｏ）、追加プレゼンス情報におけるチャットの可否状態を対応不可である「×」にする（ステップＳ８７）。チャットシステムがある場合（ステップＳ８６：Ｙｅｓ）、チャットの可否状態はそのままにする。

そして、修正部１２８は、生成された追加プレゼンス情報を参照して、プレゼンスにおける可否状態のレベルを修正する（ステップＳ８８）。なお、追加プレゼンス情報が生成されなかった場合は、プレゼンスの修正は行わない。

このように、本実施の形態の対人通信システムは、利用者から対象者のプレゼンスの表示要求を受け付けると、対象者のスケジュール情報と、対象者の進捗情報とから対象者の状態を決定し、決定した対象者の状態に対応するプレゼンスを取得する。そして、表示要求の受け付け時に記憶されている対象者のスケジュール情報および進捗情報の少なくとも一方に対応させて変化させた追加プレゼンス情報を生成し、生成した追加プレゼンス情報により、取得したプレゼンスを修正して表示する。このように複合的な情報を用いて対象者のプレゼンスを表示することで、対象者の状況把握の精度を向上させることができる。

１００ 対人通信システム
１１０ 情報処理装置
１１１ 入力部
１１２ 表示部
１２１ 入力受付部
１２２ 表示制御部
１２３ 送受信部
１２４ スケジュール情報取得部
１２５ ステータス決定部
１２６ プレゼンス取得部
１２７ 情報管理部
１２８ 修正部
１４０ 記憶装置
１４１ ＨＤＤ

特開２００３−２３０１１６号公報

Claims (9)

1. 利用者のスケジュール情報と、利用者の作業の進捗状況を示す進捗情報と、利用者の状態と通信手段による通信に利用者が対応可能か否かを表す可否状態とを対応付けた可否情報とを、利用者ごとに記憶する記憶手段と、
   通信対象の利用者を表す対象者に対する可否状態の出力要求を受け付ける入力受付手段と、
   前記出力要求を受け付けた場合、前記記憶手段から、前記対象者のスケジュール情報を取得する第１取得手段と、
   取得した前記スケジュール情報から、前記対象者の状態を決定する状態決定手段と、
   前記記憶手段から、前記対象者の状態に対応する可否情報を取得する第２取得手段と、
   前記対象者の進捗情報に基づいて、取得した前記可否情報を修正する修正手段と、
   修正された可否情報に基き、可否状態を出力する出力制御手段と、
   を備えることを特徴とする通信システム。
2. 前記対象者の前記可否情報における前記可否状態を、前記対象者の前記進捗情報に対応させて変化させた追加可否情報を生成する管理手段をさらに備え、
   前記修正手段は、前記追加可否情報を参照して、取得した前記可否情報を修正することを特徴とする請求項１に記載の通信システム。
3. 前記修正手段は、前記対象者が自席にいる旨の在席中か否かを判断し、
   前記管理手段は、前記対象者が前記在席中であった場合、前記進捗情報から利用者の多忙の度合いを示す多忙度を判断し、前記対象者の前記可否情報における前記可否状態を、前記多忙度に対応させて変化させた前記追加可否情報を生成し、
   前記修正手段は、前記追加可否情報を参照し、取得した前記可否情報を、前記多忙度に対応する可否情報に修正することを特徴とする請求項２に記載の通信システム。
4. 前記管理手段は、前記対象者が前記在席中であった場合、前記進捗情報における作業の進捗の度合いを示す進捗度が第１閾値未満であった場合に前記対象者の前記多忙度が高いと判断し、前記進捗度が前記第１閾値より大きい第２閾値以上であった場合に前記対象者の前記多忙度が低いと判断し、前記対象者の前記可否情報における前記可否状態を、前記多忙度の高低に対応させて変化させた前記追加可否情報を生成し、
   前記修正手段は、前記追加可否情報を参照し、取得した前記可否情報を、前記多忙度の高低に対応する前記可否情報に修正することを特徴とする請求項３に記載の通信システム。
5. 前記記憶手段は、さらに、前記通信手段において利用する設備の有無を、前記スケジュール情報に登録された場所ごとに登録した設備情報を記憶し、
   前記修正手段は、前記対象者が自席にいる旨の在席中か否かを判断し、前記在席中でなかった場合、前記出力要求の受け付け時に記憶されている前記スケジュール情報から前記対象者の居場所を特定し、
   前記管理手段は、前記対象者の前記可否情報における前記可否状態を、特定された居場所の設備の有無に対応させて変化させた前記追加可否情報を生成し、
   修正手段は、前記追加可否情報を参照し、取得した前記可否情報を、特定した居場所における設備の有無に対応する前記可否情報に修正することを特徴とする請求項２に記載の通信システム。
6. 前記管理手段は、利用者の予定が変更された場合に前記スケジュール情報を更新し、前記進捗状況が変化した場合に前記進捗情報を更新することを特徴とする請求項２〜５のいずれか一つに記載の通信システム。
7. 前記通信手段は、ビデオ会議、電話、チャット、および電子メールのいずれか１つを含むことを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の通信システム。
8. 前記利用者の状態は、作業を行っている旨の作業中、会議に出席している旨の会議中、研修に参加している旨の研修中、移動している旨の移動中、休憩している旨の休憩中、および休暇を含むことを特徴とする請求項１〜７のいずれか一つに記載の通信システム。
9. 通信システムにおいて実行される通信方法において、
   前記通信システムは、
   利用者のスケジュール情報と、利用者の作業の進捗状況を示す進捗情報と、利用者の状態と通信手段による通信に利用者が対応可能か否かを表す可否状態とを対応付けた可否情報とを、利用者ごとに記憶する記憶手段を備え、
   通信対象の利用者を表わす対象者に対する可否状態の出力要求を受け付ける入力受付ステップと、
   前記出力要求を受け付けた場合、前記記憶手段から、前記対象者のスケジュール情報を取得する第１取得ステップと、
   取得した前記スケジュール情報から、前記対象者の状態を決定する状態決定ステップと、
   前記記憶手段から、前記対象者の状態に対応する可否情報を取得する第２取得ステップと、
   前記対象者の進捗情報に基づいて、取得した前記可否情報を修正する修正ステップと、
   修正された前記可否情報に基き、可否状態を出力する出力制御ステップと、
   を含むことを特徴とする通信方法。

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