JP5766730B2 - 帳票データ管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、帳票類を取引先に送る際の郵便料金や印刷料金を大幅に削減することができると共に、ｅ−文書法に対応した公式文書を生成することができ、さらには、国税徴収法で定める法定期間内にいつでも帳票類を参照することができる帳票データ管理方法に関する。

近年、ビジネスその他の用途において、請求書や納品書等の帳票類を電子化し、その電子化した帳票類をサーバにアップしクラウド化することで、帳票類を取引先に送る際の郵便料金や印刷料金を大幅に削減することができる帳票データ管理システムが知られている（例えば、非特許文献１）。

「おまか請求」、株式会社フォーバルテレコム［ｏｎｌｉｎｅ］［平成２４年１２月６日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：http://www.omakaseikyu.com/＞

しかしながら、上記帳票データ管理システムは、郵便料金や印刷料金を大幅に削減することができるものの、ｅ−文書法に対応した公式文書を生成することができないという問題があった。すなわち、上記帳票データ管理システムは、請求書を印刷することもでき、その印刷にあたっては、ＰＤＦファイルを、顧客（ユーザ）又は取引先（エンドユーザ）にダウンロードさせるようにしている。しかしながら、当該帳票データ管理システムは、ＰＤＦファイルを何度でも生成できるようにしているため、顧客（ユーザ）又は取引先（エンドユーザ）が請求書毎の明細書を画面で確認し、ＰＤＦファイルのダウンロードを選択した際、リアルタイムにＰＤＦファイルを生成する仕組みとなっており、ｅ−文書法に対応した公式文書を生成することができないという問題があった。

そこで本発明は、上記問題に鑑み、帳票類を取引先に送る際の郵便料金や印刷料金を大幅に削減することができると共に、ｅ−文書法に対応した公式文書を生成することができ、さらには、国税徴収法で定める法定期間内にいつでも帳票類を参照することができる帳票データ管理方法を提供することを目的としている。

上記課題を解決するための手段は、以下の手段によって達成される。なお、括弧内は、後述する実施形態の参照符号を付したものであるが、本発明はこれに限定されるものではない。

請求項１に係る帳票データ管理方法は、顧客端末（２）と取引先端末（３）と帳票データ管理サーバ（１）とタイムスタンプ局（５）と管理者端末（４）とがネットワーク（Ｎ）を介して接続されてなる帳票データ管理方法であって、
顧客が前記顧客端末（２）を用いて前記帳票データ管理サーバ（１）に帳票データをアップロードするステップ（ステップＳ２）と、
前記アップロードされた帳票データを第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）として前記帳票データ管理サーバ（１）にて生成するステップ（ステップＳ７）と、
前記第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）に前記タイムスタンプ局（５）より入手したタイムスタンプを前記帳票データ管理サーバ（１）にて付与するステップ（ステップＳ８）と、
タイムスタンプを付与した第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）が前記帳票データ管理サーバ（１）にて生成されたことを、前記帳票データ管理サーバ（１）より前記顧客の取引先が使用する前記取引先端末（３）に通知するステップ（ステップＳ１１）と、
前記顧客が前記顧客端末及び／又は前記取引先が前記取引先端末（３）を用いて前記帳票データ管理サーバ（１）にて生成されたタイムスタンプが付与された第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）を参照するステップ（ステップＳ１５）と、
前記帳票データ管理サーバ（１）にて、印刷を所望する取引先に郵送する前記タイムスタンプが付与された複数の第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）を、当該第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）の枚数に対応するグラム数に応じた郵便基準毎に分類するステップ（ステップＳ２１）と、
前記郵便基準毎に分類された複数の第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）を、分類毎に結合するステップ（ステップＳ２２）と、
前記分類毎に結合されたファイルを管理者が前記管理者端末（４）を用いてダウンロードするステップ（ステップＳ２７）とを含むことを特徴としている。

また、請求項２に係る帳票データ管理方法は、上記請求項１に記載の帳票データ管理方法において、前記顧客が前記顧客端末（２）を用いて前記帳票データ管理サーバ（１）に、タイムスタンプを付与した第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）が前記帳票データ管理サーバ（１）にて生成されたことを前記帳票データ管理サーバ（１）より前記顧客の取引先が使用する前記取引先端末（３）に通知する日時を設定するステップ（ステップＳ２）とをさらに含んでなることを特徴としている。

さらに、請求項３に係る帳票データ管理方法は、上記請求項１又は２に記載の帳票データ管理方法において、前記顧客が前記顧客端末（２）を用いて前記帳票データ管理サーバ（１）に、前記顧客の取引先が使用する前記取引先端末（３）を用いて、前記帳票データ管理サーバ（１）にアップロードされた帳票データを受領したか否かを設定するステップ（ステップＳ２）とをさらに含んでなることを特徴としている。

一方、請求項４に係る帳票データ管理方法は、上記請求項１〜３の何れか１項に記載の帳票データ管理方法において、前記帳票データ管理サーバ（１）にて前記アップロードされた帳票データを前記第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）として生成すると共に、該第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）に関連付けられた第２フォーマットファイル（ＣＳＶファイル）を生成するステップ（ステップＳ７）と、
前記タイムスタンプが付与された第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）及び前記第２フォーマットファイル（ＣＳＶファイル）を前記帳票データ管理サーバ（１）に保存するステップ（ステップＳ７）と、
前記顧客端末（２）及び／又は前記取引先端末（３）を用いて前記帳票データ管理サーバ（１）に保存されている帳票内容を検索するステップと、
前記帳票データ管理サーバ（１）に保存されている帳票内容が検索されると、前記第２フォーマットファイル（ＣＳＶファイル）内を前記帳票データ管理サーバ（１）にて検索するステップとをさらに含んでなることを特徴としている。

また、請求項５に係る帳票データ管理方法は、上記請求項１に記載の帳票データ管理方法において、前記タイムスタンプが付与された第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）に、前記顧客の取引先に応じた郵便用バーコード並びに当該取引先に当該第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）を印刷して郵送する際用いられる管理用バーコードが付与されるステップ（ステップＳ６）とをさらに含んでなることを特徴としている。

次に、本発明の効果について、図面の参照符号を付して説明する。なお、括弧内は、後述する実施形態の参照符号を付したものであるが、本発明はこれに限定されるものではない。

請求項１に係る発明によれば、顧客が顧客端末（２）を用いて帳票データを帳票データ管理サーバ（１）にアップロードすれば、タイムスタンプが付与された第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）が生成され、そして、取引先は、その第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）を、取引先端末（３）を用いて参照することができ、さらには、顧客も、その第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）を、顧客端末（２）を用いて参照することができる。それゆえ、本発明によれば、帳票類を取引先に送る際の郵便料金や印刷料金を大幅に削減することができると共に、ｅ−文書法に対応した公式文書を生成することができ、さらには、国税徴収法で定める法定期間内にいつでも帳票類を参照することができる。
また本発明によれば、帳票データ管理サーバ（１）にて、印刷を所望する取引先に郵送するタイムスタンプが付与された第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）の枚数に対応するグラム数に応じた郵便基準毎に分類し、その分類毎に当該第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）を結合し、その結合したファイルを管理者端末（４）にてダウンロードすることができるため、郵送料金毎にファイルを分ける必要がなくなり、郵送作業を効率的に行うことができる。

また、請求項２に係る発明によれば、顧客が顧客端末（２）を用いて、当該顧客の取引際に上記タイムスタンプが付与された第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）を公開する日時を設定することができるため、顧客が所望するタイミングで取引先に帳票内容を開示することができる。

そして、請求項３に係る発明によれば、顧客が顧客端末（２）を用いて帳票データ管理サーバ（１）に、当該顧客の取引先が使用する取引先端末（３）を用いて、当該帳票データ管理サーバ（１）にアップロードされた帳票データを受領したか否かを設定することができるため、例えば、納品書を取引先に送る際、納品時に納品書と受領書、そして返信用切手付き封筒を同封していたもの削減することができる。

一方、請求項４に係る発明によれば、顧客端末（２）及び／又は取引先端末（３）を用いて帳票データ管理サーバ（１）に保存されている帳票内容を検索する際、タイムスタンプが付与された第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）に関連付けられた第２フォーマットファイル（ＣＳＶファイル）を用いて検索しているため、検索速度が向上することとなる。

さらに、請求項５に係る発明によれば、この第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）には、顧客の取引先に応じた郵便局用カスタマーバーコード並びに当該取引先に上記第１フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）を印刷して郵送する際用いられる管理用バーコードが付与されているため、郵送管理を効率的に行うことができる。それゆえ、郵送作業をさらに効率的に行うことができる。

本発明に係る帳票データ管理方法に関する帳票データ管理システムの一実施形態を示す全体図である。 本実施形態に係る帳票データ管理サーバの概念ブロック図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、顧客が顧客端末を用いて取引先を検索する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、顧客が顧客端末を用いて取引先を登録する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、顧客が顧客端末を用いて帳票フォーマットを選択する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、顧客が顧客端末を用いて帳票データをアップロードする画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、顧客が顧客端末を用いて帳票データを当該顧客の取引先に公開する日時等を設定する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、顧客が顧客端末を用いて帳票データを発行するよう指示する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、顧客が顧客端末を用いて帳票データを検索する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、顧客が顧客端末を用いてお知らせ情報を登録する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、取引先が取引先端末を用いて帳票データのうち請求書を検索する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、取引先が取引先端末を用いて帳票データのうち納品書を検索する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、管理者が管理者端末を用いて管理者を検索する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、管理者が管理者端末を用いて管理者を登録する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、管理者が管理者端末を用いて顧客を検索する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、管理者が管理者端末を用いて顧客を登録する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、管理者が管理者端末を用いて帳票データを検索する画面例を示す図である。 同実施形態に係る帳票データ管理システムを用いて、管理者が管理者端末を用いて印刷データをダウンロードする画面例を示す図である。 本実施形態に係る郵便用紙重量管理テーブルを示す図である。 本実施形態に係るＰＤＦ管理情報テーブルを示す図である。 本実施形態に係るＰＤＦ管理情報テーブルを郵便グラム単位及び郵便番号でソートした際のテーブルを示す図である。 顧客及び取引先が帳票データ管理サーバにログインし、同実施形態に係る帳票データ管理システムの使用例を説明するフローチャート図である。 帳票データ管理サーバの管理者が、郵送を希望した取引先にＰＤＦファイルを印刷して郵送する際の同実施形態に係る帳票データ管理システムの使用例を説明するフローチャート図である。

以下、本発明に係る帳票データ管理方法に関する帳票データ管理システムの一実施形態について、図１〜図２３を参照して具体的に説明する。帳票データ管理システムは、図１に示すように、帳票データ管理サーバ１と、顧客が使用する顧客端末２と、当該顧客の取引先が使用する取引先端末３と、当該帳票データ管理サーバ１の管理者が使用する管理者端末４と、タイムスタンプ局５とがネットワークＮを介して接続されている。この顧客端末２，取引先端末３，管理者端末４は、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）やｉｐｈｏｎｅ（登録商標）等のスマートフォンや携帯電話、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｃｅ）等で構成されてなるものである。なお、本実施形態においては、説明の都合上、顧客端末２と取引先端末３と管理者端末４とを１つだけ用いる例を示しているが、勿論、複数用いても良い。

一方、帳票データ管理サーバ１は、図２に示すように、ＣＰＵ等からなる中央制御部１０と、取引先情報取得生成部１１と、取引先情報データベース１２と、帳票情報取得生成部１３と、帳票フォーマットデータベース１４と、帳票データベース１５と、顧客帳票データ検索取得部１６と、お知らせ情報取得生成部１７と、取引先帳票データ検索取得部１８と、管理者情報取得生成部１９と、管理者情報データベース２０と、顧客情報取得生成部２１と、顧客情報データベース２２と、管理者帳票データ検索取得部２３と、印刷データ検索取得生成部２４と、郵便用紙重量管理テーブル２５と、ＰＤＦ管理情報テーブル２６と、Ｗｅｂページ（図３〜図１８に示す画面Ｐ１〜画面Ｐ１６）を生成するためのプログラムが格納されている画面プログラム２７と、無線ＬＡＮ，有線ＬＡＮ，ダイヤルアップ等の通信手段でネットワークＮに接続が可能な通信部２８とで構成されている。

取引先情報取得生成部１１は、図１に示す顧客端末２を用いて顧客が入力した取引先情報を取得生成するものである。具体的には、顧客が顧客端末２を用いて専用のＵＲＬにアクセスすると、ログイン画面（図示せず）が顧客端末２に表示され、この表示内容に基づき顧客が顧客端末２を用いてＩＤ及びパスワードを用いてログインし、メニューボタンの「取引先管理」（図３に示すＭＥ１参照）を選択（クリック）すると、図３に示す画面Ｐ１が顧客端末２に表示される。そして、「新規登録」（Ｐ１ａ参照）を選択（クリック）すると、図４に示す画面Ｐ２が顧客端末２に表示され、顧客が顧客端末２を用いて取引先の取引先コード，会社名，所属部署，担当者名，住所，電話番号，ＦＡＸ番号，メールアドレス，ＩＤ，パスワード，印刷紙郵送の有無（Ｐ２ａ参照）を入力し、「登録」（Ｐ２ｂ参照）を選択（クリック）すると、取引先情報取得生成部１１は、この内容を取得する。そして、この取得された内容が、中央制御部１０を介して取引先情報データベース１２に格納される。なお、本実施形態においては、明示していないが、印刷紙を郵送する際の、送付先情報及び差出人情報を入力することもできる。

一方、顧客が顧客端末２（図１参照）を用いて、図３に示す画面Ｐ１に表示される「一括登録」（Ｐ１ｂ参照）を選択（クリック）すると、顧客が顧客端末２を用いて予め入力しておいたファイル（例えば、ＸＬＳファイル）をアップロードすることが可能となる。これにより、当該ファイルがアップロードされると、取引先情報取得生成部１１は、その内容を取得し、中央制御部１０を介して取引先情報データベース１２に格納する。また、既に登録されている取引先の登録内容を編集する場合は、顧客が顧客端末２を用いてフリーワード，取引先コードのいずれかを入力し、「検索」を選択（クリック）すると（Ｐ１ｃ参照）、中央制御部１０が、その入力した内容が取引先情報データベース１２内に格納されているか否かを検索し、その検索結果を顧客端末２に表示する（Ｐ１ｄ参照）。これにより、顧客が顧客端末２を用いて、編集したい取引先名を選定し、「編集」（Ｐ１ｅ参照）を選択（クリック）すると、図４に示す画面Ｐ２が顧客端末２に表示される。そして、顧客端末２を用いて顧客が編集したい内容を入力し、「登録」（Ｐ２ｂ参照）を選択（クリック）すると、取引先情報取得生成部１１は、この編集内容を取得し、この取得された内容が、中央制御部１０を介して取引先情報データベース１２に格納されることとなる。

他方、帳票情報取得生成部１３は、図１に示す顧客端末２を用いて顧客が会計ソフトを用いて生成した請求書，納品書等の帳票類に関する帳票情報を取得生成するものである。具体的には、顧客が顧客端末２に表示されたメニューボタンの「帳票データ登録」（図５に示すＭＥ２参照）を選択（クリック）すると、図５に示す画面Ｐ３が顧客端末２に表示される。すなわち、帳票フォーマットデータベース１４に予め格納されている顧客に応じたタイプ別の帳票フォーマット（請求書、納品書、支払い通知書等）が顧客端末２に表示され、帳票フォーマットが選択できるようになる（Ｐ３ａ参照）。そして、顧客が顧客端末２を用いて帳票フォーマットを選択（クリック）し、「次へ」（Ｐ３ｂ参照）を選択（クリック）すると、帳票情報取得生成部１３はその内容を取得し、次いで、中央制御部１０は、顧客端末２に図６に示す画面Ｐ４を送信する。これにより、顧客端末２には、顧客が選択した帳票フォーマットが表示され（Ｐ４ａ参照）、顧客が予め会計ソフトを用いて作成しておいたファイルをアップロードできるようになる（Ｐ４ｂ参照）。そして、顧客が顧客端末２を用いて「ファイルを選択」を選択（クリック）し（Ｐ４ｂ参照）、会計ソフトを用いて作成しておいたファイルをアップロードし、さらに、「次へ」（Ｐ４ｃ参照）を選択（クリック）すると、帳票情報取得生成部１３は、その情報を取得する。なお、顧客が「戻る」（Ｐ４ｄ参照）を選択（クリック）した場合は、顧客端末２に図５に示す画面Ｐ３が表示されることとなる。

一方、中央制御部１０は、帳票情報取得生成部１３が上記帳票情報を取得すると、図７に示す画面Ｐ５を顧客端末２に送信する。これにより、顧客端末２には、顧客が選択した帳票フォーマットで処理するアップロードされた帳票データの件数が表示され（Ｐ５ａ参照）、顧客の取引先に当該帳票データを公開する日時を設定することが可能となる（Ｐ５ｂ参照）。さらには、帳票データが納品書であった場合、当該取引先が納品書を受領したか否かを設定することが可能となる（Ｐ５ｃ参照）。これにより、顧客が顧客端末２を用いて、顧客の取引先に当該帳票データを公開する日時を設定する（Ｐ５ｂ参照）と共に、受領確認を設定（Ｐ５ｃ参照）し、「次へ」（Ｐ５ｄ参照）を選択（クリック）すると、帳票情報取得生成部１３は、その情報を取得する。なお、顧客が「戻る」（Ｐ５ｅ参照）を選択（クリック）した場合は、顧客端末２に図６に示す画面Ｐ４が表示されることとなる。

そして、中央制御部１０は、公開日時等の情報を帳票情報取得生成部１３が取得すると、図８に示す画面Ｐ６を顧客端末２に送信する。これにより、顧客端末２には、顧客が選択した帳票フォーマットで処理するアップロードされた帳票データの件数並びに取引先に公開する公開日時が表示される（Ｐ６ａ参照）。そして、この内容に問題がなければ、顧客は顧客端末２を用いて「発行」（Ｐ６ｂ参照）を選択（クリック）する。これにより、帳票情報取得生成部１３は、図５〜図７に示す画面Ｐ３〜Ｐ５にて顧客が顧客端末２を用いて入力した情報を帳票データベース１５内に格納し、そして、その格納した情報に基づき、タイムスタンプ局５（図１参照）より入手したタイムスタンプを付与したＰＤＦファイル並びにこのＰＤＦファイルに関連付けられたＣＳＶファイルを生成し、帳票データベース１５内に格納する。なお、内容に問題があり、顧客が「戻る」（Ｐ６ｃ参照）を選択（クリック）した場合は、顧客端末２に図７に示す画面Ｐ５が表示されることとなる。なおまた、帳票情報取得生成部１３は、後述するように、タイムスタンプ局５（図１参照）より入手したタイムスタンプを付与したＰＤＦファイルに、顧客の取引先に応じた郵便局用カスタマーバーコード並びに当該ＰＤＦファイルを印刷する印刷工程で用いられる管理用バーコード（自動封入機用のバーコード及び手封入時のバーコード）を付与することもできる。

ところで、上記のようにＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルが生成された際、中央制御部１０は、顧客が設定した日時以降に、取引先情報データベース１２に格納されているメールアドレスに通知メールを取引先が使用する取引先端末３に送信する。そしてこれにより、取引先が取引先端末３を用いて専用のＵＲＬにアクセスし、図４に示す画面Ｐ２にて顧客が顧客端末２を用いて登録したＩＤ及びパスワードを用いてログインし、上記生成されたＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルを参照することとなる。なお、このように、取引先に公開する日時を設定できるようにすれば、顧客が所望するタイミングで取引先に帳票内容を開示することができる。

一方、顧客帳票データ検索取得部１６は、図１に示す顧客端末２を用いて顧客が帳票データベース１５内に格納されている帳票データを検索する際、その検索内容を取得するものである。具体的には、顧客が顧客端末２に表示されたメニューボタンの「帳票データ管理」（図９に示すＭＥ３参照）を選択（クリック）し、さらに、「請求書」，「納品書」，「支払い通知書」のうち、「請求書」を選択（クリック）すると、図９に示す画面Ｐ７が顧客端末２に表示される。これにより、顧客が顧客端末２を用いて、フリーワード，請求年月日，請求金額，取引先コード，取引先名，ステータス，印刷紙郵便指定のいずれかを入力あるいは選択（クリック）し、「検索」を選択（クリック）すると（Ｐ７ａ参照）、顧客帳票データ検索取得部１６は、その内容を取得する。そして、その取得された内容に基づき、中央制御部１０が、その内容が帳票データベース１５内に格納されているか否かを検索し、その検索結果を顧客端末２に表示する（Ｐ７ｂ参照）。検索結果としては、請求年月日，金額，取引先名が表示される「帳票データ情報」、タイムスタンプを付与したＰＤＦファイルを、印刷を所望する取引先（図４に示す画面Ｐ２にて、顧客が顧客端末２を用いて印刷紙郵送「有り」（Ｐ２ａ参照）と選択した取引先）に当該ファイルを印刷発送した日を示す「発送ステータス」、取引先が取引先端末３（図１参照）を用いて、生成されたＰＤＦファイルあるいはＣＳＶファイルを閲覧又はダウンロードしたかを示す「処理ステータス」、並びに、上記生成されたＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルをダウンロード可能であることを示す「ダウンロード」が表示される。なお、この検索にあたっては、中央制御部１０は、帳票データベース１５に格納されているＰＤＦファイルに関連付けられたＣＳＶファイルを用いて検索している。このようにすれば、検索速度を向上させることができる。

他方、お知らせ情報取得生成部１７は、図１に示す取引先端末３を用いて上記顧客の取引先が専用のＵＲＬにアクセスし、図４に示す画面Ｐ２にて顧客が顧客端末２を用いて登録したＩＤ及びパスワードを用いてログインした際、取引先端末３に表示されるＷｅｂページのＴＯＰページに表示される内容を、顧客が顧客端末２（図１参照）を用いて顧客が入力した内容を取得生成するものである。具体的には、顧客が顧客端末２に表示されたメニューボタンの「お知らせ情報登録」（図１０に示すＭＥ４参照）を選択（クリック）すると、図１０に示す画面Ｐ８が顧客端末２に表示される。これにより、顧客が顧客端末２を用いて、顧客が取引先に知らせたい当該顧客の情報を入力あるいはその情報が記載されているファイルをアップロードし（Ｐ８ａ参照）、「更新」（Ｐ８ｂ参照）を選択（クリック）すると、お知らせ情報取得生成部１７は、その内容を取得する。そして、お知らせ情報取得生成部１７は、取引先が取引先端末３を用いてログインした際、取引先端末３に表示されるＷｅｂページのＴＯＰページに当該入力されたお知らせ内容が表示されるようにする。

一方、取引先帳票データ検索取得部１８は、図１に示す取引先端末３を用いて取引先が帳票データベース１５内に格納されている帳票データを検索する際、その検索内容を取得するものである。具体的には、取引先が取引先端末３に表示されたメニューボタンの「帳票データ検索」（図１１に示すＭＥ１０参照）を選択（クリック）し、さらに、「請求書」，「納品書」，「支払い通知書」のうち、「請求書」を選択（クリック）すると、図１１に示す画面Ｐ９が取引先端末３に表示される。これにより、取引先が取引先端末３を用いて、フリーワード，請求年月日，金額のいずれかを入力し、「検索」を選択（クリック）すると（Ｐ９ａ参照）、取引先帳票データ検索取得部１８は、その内容を取得する。そして、その取得された内容に基づき、中央制御部１０が、その内容が帳票データベース１５内に格納されているか否かを検索し、その検索結果を取引先端末３に表示する（Ｐ９ｂ参照）。検索結果としては、請求年月日，金額が表示される「帳票データ情報」、図８に示す画面Ｐ６にて「発行」（Ｐ６ｂ参照）が選択（クリック）されたことによって生成されたＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルが生成されたことを取引先端末３にメールで通知したか否かを示す「通知」、顧客がアップロードした帳票内容を閲覧可能であることを示す「閲覧」、上記ＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルをダウンロード可能であることを示す「ダウンロード」、当該ＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルをダウンロードしたか否かを示す「ＤＬ」が表示される。なお、閲覧やダウンロードが実行された場合は、その内容が帳票データベース１５内に格納されることとなる。

さらに、取引先が取引先端末３に表示されたメニューボタンの「帳票データ検索」（図１２に示すＭＥ１０参照）を選択（クリック）し、さらに、「請求書」，「納品書」，「支払い通知書」のうち、「納品書」を選択（クリック）すると、図１２に示す画面Ｐ１０が取引先端末３に表示される。これにより、取引先が取引先端末３を用いて、フリーワード，請求年月日，金額のいずれかを入力し、「検索」を選択（クリック）すると（Ｐ１０ａ参照）、取引先帳票データ検索取得部１８は、その内容を取得する。そして、その取得された内容に基づき、中央制御部１０が、その内容が帳票データベース１５内に格納されているか否かを検索し、その検索結果を取引先端末３に表示する（Ｐ１０ｂ参照）。検索結果としては、請求年月日，金額が表示される「帳票データ情報」、図８に示す画面Ｐ６にて「発行」（Ｐ６ｂ参照）が選択（クリック）されたことによって生成されたＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルが生成されたことを取引先端末３にメールで通知したか否かを示す「通知」、図７に示す画面Ｐ５にて「受領確認」に「有り」を選択（クリック）（Ｐ５ｃ参照）した場合に「受領」を選択（クリック）すると共に受領日を入力あるいは選択（クリック）可能であることを示し、さらに、上記ＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルをダウンロード可能であること示す「ダウンロード」、上記「受領」を選択（クリック）したか否かを示す「受領」、当該ＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルをダウンロードしたか否かを示す「ＤＬ」が表示される。なお、「受領」を選択（クリック）し、受領日を入力あるいは選択（クリック）した場合は、受領に示されている「受領未」が、「受領済」となり、受領日が表示されることとなる。また、ダウンロード（受領を含む）が実行された場合は、その内容が帳票データベース１５内に格納される。このように、受領したか否かを設定できるようにすれば、納品時に納品書と受領書、そして返信用切手付き封筒を同封していたもの削減することができる。

ところで、この検索にあたっては、中央制御部１０は、帳票データベース１５に格納されているＰＤＦファイルに関連付けられたＣＳＶファイルを用いて検索している。このようにすれば、検索速度を向上させることができる。

管理者情報取得生成部１９は、図１に示す管理者端末４を用いて管理者が入力した管理者情報を取得生成するものである。具体的には、管理者が管理者端末４を用いて専用のＵＲＬにアクセスすると、ログイン画面（図示せず）が管理者端末４に表示され、この表示内容に基づき管理者が管理者端末４を用いてＩＤ及びパスワードを用いてログインし、メニューボタンの「管理者情報」（図１３に示すＭＥ２０参照）を選択（クリック）すると、図１３に示す画面Ｐ１１が管理者端末４に表示される。そして、「新規登録」（Ｐ１１ａ参照）を選択（クリック）すると、図１４に示す画面Ｐ１２が管理者端末４に表示され、管理者が管理者端末４を用いて管理者の管理者ＩＤ，メールアドレス，パスワード（Ｐ１２ａ参照）を入力し、「更新」（Ｐ１２ｂ参照）を選択（クリック）すると、管理者情報取得生成部１９は、この内容を取得する。そして、この取得された内容が、中央制御部１０を介して管理者情報データベース２０に格納されることとなる。

一方、既に登録されている管理者の登録内容を編集する場合は、管理者が管理者端末４を用いて管理者ＩＤ，フリーワードのいずれかを入力し、「検索」を選択（クリック）すると（Ｐ１１ｂ参照）、中央制御部１０が、その入力した内容が管理者情報データベース２０内に格納されているか否かを検索し、その検索結果を管理者端末４に表示する（Ｐ１１ｃ参照）。これにより、管理者が管理者端末４を用いて、編集したい管理者名を選定し、「編集」（Ｐ１１ｄ参照）を選択（クリック）すると、図１４に示す画面Ｐ１２が管理者端末４に表示される。そして、管理者端末４を用いて管理者が編集したい内容を入力し、「更新」（Ｐ１２ｂ参照）を選択（クリック）すると、管理者情報取得生成部１９は、この編集内容を取得し、この取得された内容が、中央制御部１０を介して管理者情報データベース２０に格納されることとなる。

顧客情報取得生成部２１は、図１に示す管理者端末４を用いて管理者が入力した顧客情報を取得生成するものである。具体的には、管理者が管理者端末４を用いてメニューボタンの「顧客管理」（図１５に示すＭＥ２１参照）を選択（クリック）すると、図１５に示す画面Ｐ１３が管理者端末４に表示される。そして、「新規登録」（Ｐ１３ａ参照）を選択（クリック）すると、図１６に示す画面Ｐ１４が管理者端末４に表示され、管理者が管理者端末４を用いて顧客の顧客コード，会社名，所属部署，担当者名，住所，電話番号，ＦＡＸ番号，メールアドレス，ＩＤ，パスワードを入力し、ロゴ画像（図３〜図１２に示す画面Ｐ１〜Ｐ１０の図示右上に示されている顧客ロゴマーク）をアップロード（「ファイルを選択」を選択（クリック））し（Ｐ１４ａ参照）、「登録」（Ｐ１４ｂ参照）を選択（クリック）すると、顧客情報取得生成部２１は、この内容を取得する。そして、この取得された内容が、中央制御部１０を介して顧客情報データベース２２に格納されることとなる。なお、この登録されたＩＤ及びパスワードを用いて、顧客は顧客端末２を用いて専用のＵＲＬにアクセスし帳票データ管理サーバ１にログインする。

一方、既に登録されている顧客の登録内容を編集する場合は、管理者が管理者端末４を用いてフリーワード，顧客コードのいずれかを入力し「検索」を選択（クリック）すると（Ｐ１３ｂ参照）、中央制御部１０が、その入力した内容が顧客情報データベース２２内に格納されているか否かを検索し、その検索結果を管理者端末４に表示する（Ｐ１３ｃ参照）。これにより、管理者が管理者端末４を用いて、編集したい顧客名を選定し、「編集」（Ｐ１３ｄ参照）を選択（クリック）すると、図１６に示す画面Ｐ１４が管理者端末４に表示される。そして、管理者端末４を用いて管理者が編集したい内容を入力し、「登録」（Ｐ１４ｂ参照）を選択（クリック）すると、顧客情報取得生成部２１は、この編集内容を取得し、この取得された内容が、中央制御部１０を介して顧客情報データベース２２に格納されることとなる。

管理者帳票データ検索取得部２３は、図１に示す管理者端末４を用いて管理者が帳票データベース１５内に格納されている帳票データを検索する際、その検索内容を取得するものである。具体的には、管理者が管理者端末４に表示されたメニューボタンの「帳票データ管理」（図１７に示すＭＥ２２参照）を選択（クリック）すると、図１７に示す画面Ｐ１５が管理者端末４に表示される。これにより、管理者が管理者端末４を用いて、フリーワード，顧客コード，公開年月日，金額，取引先コード，顧客名，取引先名，ステータスのいずれかを入力あるいは選択（クリック）し、「検索」を選択（クリック）すると（Ｐ１５ａ参照）、管理者帳票データ検索取得部２３は、その内容を取得する。そして、その取得された内容に基づき、中央制御部１０が、その内容が帳票データベース１５内に格納されているか否かを検索し、その検索結果を管理者端末４に表示する（Ｐ１５ｂ参照）。検索結果としては、請求年月日，金額，取引先名が表示される「帳票データ情報」、図８に示す画面Ｐ６にて「発行」（Ｐ６ｂ参照）が選択（クリック）されたことによって生成されたＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルが生成されたＰＤＦファイルあるいはＣＳＶファイル取引先が取引先端末３を用いて閲覧又はダウンロードしたかを示す「ステータス」、並びに、当該生成されたＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルをダウンロード、あるいは、帳票内容を閲覧可能であることを示す「ダウンロード／閲覧」が表示される。なお、この検索にあたっては、中央制御部１０は、帳票データベース１５に格納されているＰＤＦファイルに関連付けられたＣＳＶファイルを用いて検索している。このようにすれば、検索速度を向上させることができる。

印刷データ検索取得生成部２４は、図４に示す画面Ｐ２にて顧客が顧客端末２を用いて、印刷紙郵送「有り」と選択した取引先に対し、帳票データを印刷するために帳票データが格納されている帳票データベース１５内から印刷する帳票データを選択し、印刷データを生成するためのものである。具体的には、図１に示す管理者端末４を用いて管理者が、帳票データを印刷する際、管理者端末４に表示されたメニューボタンの「印刷データＤＬ」（図１８に示すＭＥ２３参照）を選択（クリック）すると、図１８に示す画面Ｐ１６が管理者端末４に表示される。これにより、管理者が管理者端末４を用いて、フリーワード，顧客コード，郵便番号，帳票分類，処理日のいずれかを入力あるいは選択（クリック）し、「検索」を選択（クリック）すると（Ｐ１６ａ参照）、印刷データ検索取得生成部２４は、その内容を取得する。そして、その取得された内容に基づき、中央制御部１０が、その取得した内容が帳票データベース１５内に格納されているか否かを検索し、その検索結果を管理者端末４に表示する（Ｐ１６ｂ参照）。検索結果としては、「取引先名」，請求書や納品書等の「帳票分類」、図８に示す画面Ｐ６にて「発行」（Ｐ６ｂ参照）が選択（クリック）されたことによってＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルを生成した「処理日」、図８に示す画面Ｐ６にて「発行」（Ｐ６ｂ参照）が選択（クリック）されたことによって生成されたＰＤＦファイルの「ＰＤＦページ数」，郵便局用カスタマーバーコードの有無が表示される「カスタマーバーコード」（Ｐ１６ｃ参照）と、さらに、検索結果のトータルとして、ＰＤＦファイルの「ＰＤＦページ数」及び検索でヒットした「取引先数」が表示される（Ｐ１６ｄ参照）。そして、管理者が検索結果に基づき、管理者端末４を用いて、ダウンロードしたいものを「選択」あるいは「一括選択」（Ｐ１６ｃ参照）し、「ダウンロード」（Ｐ１６ｅ参照）を選択（クリック）すると、印刷データが管理者端末４にダウンロードされることとなる。なお、この印刷データの生成方法の詳細については、後述することとする。

一方、この印刷データの生成に関連するテーブルとして、郵便用紙重量管理テーブル２５及びＰＤＦ管理情報テーブル２６がある。この郵便用紙重量管理テーブル２５には、図１９に示すテーブルが格納されている。すなわち、このテーブルには、ＴＢＬ１にて示すグループＩＤ「１」〜「３」に対応するＴＢＬ２にて示す顧客コード「ｘ１」、ＴＢＬ３にて示すグラム単位「２５，５０，５１」、ＴＢＬ４にて示す封入枚数「１」、ＴＢＬ５にて示す容量「４０，８０，１０００」が格納されている。そして、ＰＤＦ管理情報テーブル２６には、図２０及び図２１に示すテーブルが格納されている。すなわち、ＴＢＬ１０にて示す管理番号「１」〜「１３」に対応するＴＢＬ１１にて示す顧客コード、ＴＢＬ１２にて示すグループＩＤ、ＴＢＬ１３にて示す郵便番号、ＴＢＬ１４にて示すページ数、ＴＢＬ１５にて示すＰＤＦファイル名、ＴＢＬ１６にて示すＣＳＶファイル名、ＴＢＬ１７にて示す処理日、ＴＢＬ１８にて示すバーコード有無、ＴＢＬ１９にて示す通番シーケンス、ＴＢＬ２０にて示す処理フラグ、ＴＢＬ２１にて示す印刷フラグが格納されている。なお、この郵便用紙重量管理テーブル２５及びＰＤＦ管理情報テーブル２６についての詳細な説明は後述することとする。

＜帳票データ管理システム使用例＞
ここで、上記説明した帳票データ管理システムの使用例を図２２及び図２３のフローチャート図を参照して説明する。

まず、図２２を参照して、顧客及び取引先が帳票データ管理サーバ１にログインし、当該帳票データ管理システムを使用する例を説明する。

顧客が図１に示す顧客端末２を用いてネットワークＮを介して帳票データ管理サーバ１に接続すると、図２示す中央制御部１０は、画面プログラム２７より、ログイン画面を示す画面（図示せず）を読み出し、その読み出した画面を顧客端末２に送信する。これにより、顧客は、顧客端末２に送信されてきた画面に基づき、図１６に示す画面Ｐ１４にて管理者が管理者端末４を用いて登録したＩＤ及びパスワードを入力して、帳票データ管理サーバ１にログインする（ステップＳ１）。

次いで、顧客が顧客端末２を用いて、顧客端末２に表示されたメニューボタンの「帳票データ登録」（図５に示すＭＥ２参照）を選択（クリック）すると、中央制御部１０は、画面プログラム２７より、図５に示す画面Ｐ３を読み出し、その読み出した画面を顧客端末２に送信する。この際、中央制御部１０は、帳票フォーマットデータベース１４に予め格納されている顧客に応じたタイプ別の帳票フォーマット（請求書、納品書、支払い通知書等）も顧客端末２に送信する。これにより、顧客は、顧客端末２に送信されてきた画面に基づき、帳票フォーマットを選択（クリック）（図５に示すＰ３ａ参照）し、「次へ」（図５に示すＰ３ｂ参照）を選択（クリック）すると、帳票情報取得生成部１３はその情報を取得する。そして、中央制御部１０は、画面プログラム２７より、図６に示す画面Ｐ４を読み出し、その画面Ｐ４に帳票情報取得生成部１３にて取得した内容を組み込み顧客端末２に送信する。これにより、顧客は、顧客端末２を用いて、顧客が予め会計ソフトを用いて作成しておいたファイルをアップロードするために、「ファイルを選択」を選択（クリック）（Ｐ４ｂ参照）し、「次へ」（Ｐ４ｃ参照）を選択（クリック）すると、帳票情報取得生成部１３は、その情報を取得する。そして、中央制御部１０は、画面プログラム２７より、図７に示す画面Ｐ５を読み出し、その画面Ｐ５に帳票情報取得生成部１３にて取得した内容を組み込み顧客端末２に送信する。これにより、顧客は、顧客端末２を用いて、顧客の取引先に当該帳票データを公開する日時を設定する（図７に示すＰ５ｂ参照）と共に、受領確認「有り」「無し」を設定し（Ｐ５ｃ参照）、「次へ」（Ｐ５ｄ参照）を選択（クリック）すると、帳票情報取得生成部１３は、その情報を取得する。そして、中央制御部１０は、画面プログラム２７より、図８に示す画面Ｐ６を読み出し、その画面Ｐ６に帳票情報取得生成部１３にて取得した内容を組み込み顧客端末２に送信する。これにより、顧客は、顧客端末２を用いて、「発行」（Ｐ６ｂ参照）を選択（クリック）する（ステップＳ２）。

そして、この「発行」（Ｐ６ｂ参照）が選択（クリック）されると、帳票情報取得生成部１３は、画面Ｐ３〜Ｐ５にして取得した情報を、中央制御部１０を介して帳票データベース１５内に格納する（ステップＳ３）。

次いで、中央制御部１０は、ＰＤＦ管理情報テーブル２６に格納されているテーブル（図２０及び図２１参照）を読み出し、そのテーブル内のＴＢＬ１０〜ＴＢＬ２０に、帳票データベース１５内に既に格納されているデータをそれぞれ格納する。すなわち、ＴＢＬ１１には、顧客コードを格納し、ＴＢＬ１５には、後述するステップＳ７にて出力されるＰＤＦファイルのファイル名が格納され、ＴＢＬ１６には、後述するステップＳ７にて出力されるＣＳＶファイルのファイル名が格納される。そして、ＴＢＬ１７には、ＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルを生成した処理日が格納される。そしてさらに、ＴＢＬ１４には、ＴＢＬ１５に格納されているＰＤＦファイルのページ数が格納され、ＴＢＬ１３には、ＴＢＬ１５に格納されているＰＤＦファイルを印刷して送る取引先の郵便番号が格納される。また、ＴＢＬ１２には、郵便用紙重量管理テーブル２５に格納されているテーブルを用いて振り分けたグループＩＤが格納される。すなわち、ＰＤＦ管理情報テーブル２６のＴＢＬ１０に格納されている管理番号「１」に対応するＴＢＬ１４に格納されているページ数は「３」であるため、郵便用紙重量管理テーブル２５のＴＢＬ５に格納されている容量「４０」より少ない値であるため、ＴＢＬ１２に格納されるグループＩＤは「１」となる。そして、ＰＤＦ管理情報テーブル２６のＴＢＬ１０に格納されている管理番号「７」に対応するＴＢＬ１４に格納されているページ数は「７６」であるため、郵便用紙重量管理テーブル２５のＴＢＬ５に格納されている容量「４０」より大きく「８０」より少ない値であるため、ＴＢＬ１２に格納されるグループＩＤは「２」となる。そしてさらに、ＰＤＦ管理情報テーブル２６のＴＢＬ１０に格納されている管理番号「１０」に対応するＴＢＬ１４に格納されているページ数は「１２０」であるため、郵便用紙重量管理テーブル２５のＴＢＬ５に格納されている容量「８０」より大きく「１０００」より少ない値であるため、ＴＢＬ１２に格納されるグループＩＤは「３」となる。このようにして、ＴＢＬ１２には、郵便用紙重量管理テーブル２５に格納されているテーブルを用いて振り分けたグループＩＤが格納されることとなる。また、ＴＢＬ１８には、後述するステップＳ５にて生成される郵便局用カスタマーバーコードの有無が格納される。またさらに、ＴＢＬ１９には、後述する印刷工程にてＰＤＦファイルを印刷する際の通し番号が格納される。そしてさらに、ＴＢＬ２０には、後述するステップＳ７にてＰＤＦファイル，ＣＳＶファイルが生成されたか否かの処理フラグが格納され、ＴＢＬ２１には、図４に示す画面Ｐ２にて顧客が顧客端末２を用いて、印刷紙郵送「有り」と選択されているか否かの有無が格納される（ステップＳ４）。なお、郵便用紙重量管理テーブル２５のＴＢＬ５に格納されている容量「４０，８０，１０００」に関しては、印刷する用紙や使用する封筒の種類によって重量が変化するため、管理者によって任意に変更することが可能である。

続いて、帳票情報取得生成部１３は、顧客の取引先に応じた郵便局用カスタマーバーコード並びに後述するステップＳ７にて生成されるＰＤＦファイルを印刷する印刷工程で用いられる自動封入機用のバーコード及び手封入時の管理用バーコードを生成する（ステップＳ５）。なお、ＰＤＦ管理情報テーブル２６に格納されているＴＢＬ１３の郵便番号に対応した郵便局用カスタマーバーコードが生成された場合は、ＰＤＦ管理情報テーブル２６のＴＢＬ１８に「有」が格納され、ＰＤＦ管理情報テーブル２６に格納されているＴＢＬ１３の郵便番号に対応した郵便局用カスタマーバーコードが存在せず、生成されなかった場合は、ＰＤＦ管理情報テーブル２６のＴＢＬ１８に「無」が格納される。また、この生成情報は、帳票データベース１５にも格納される。

次いで、帳票情報取得生成部１３は、帳票データベース１５内に格納されている帳票データに関する内容を読み出し、図５にて示す画面Ｐ３にて選択（クリック）された帳票フォーマットに従い帳票データを生成し、その帳票データ内にステップＳ５にて生成された顧客の取引先に応じた郵便局用カスタマーバーコード並びに管理用バーコード（自動封入機用のバーコード及び手封入時のバーコード）を組み込み、そのバーコードを組み込んだ帳票データを帳票データベース１５内に格納する（ステップＳ６）。

次いで、帳票情報取得生成部１３は、そのバーコードを組み込んだ帳票データに基づきＰＤＦファイル及びＣＳＶファイルを生成し、帳票データベース１５内に格納する（ステップＳ７）。なお、この際、ＰＤＦ管理情報テーブル２６のＴＢＬ１４に、ＰＤＦファイルのページ数、ＴＢＬ１５に、ＰＤＦファイル名、ＴＢＬ１６に、ＣＳＶファイル名、ＴＢＬ１７に、処理日が格納され、ＴＢＬ１２に、郵便用紙重量管理テーブル２５に格納されているテーブルを用いて、ＴＢＬ１４に格納されたＰＤＦファイルのページ数に基づき振り分けたグループＩＤが格納される。

次いで、帳票情報取得生成部１３は、タイムスタンプ局５より、タイムスタンプを入手し、上記ステップＳ７にて生成したＰＤＦファイルにタイムスタンプを付与し、帳票データベース１５内に格納する（ステップＳ８）。

次いで、中央制御部１０は、上記ステップＳ４〜ステップＳ８の帳票作成が正常に完了したか否かを確認し（ステップＳ９）、正常に完了していなければ（ステップＳ９：ＮＧ）、管理者が使用する管理者端末４（図１参照）及び顧客が使用する顧客端末２（図１参照）にエラー報告のメールを送信する（ステップＳ１０）。なお、この際、ＰＤＦ管理情報テーブル２６のＴＢＬ２０に処理ＯＫ，ＮＧが格納される。

一方、正常に完了していれば（ステップＳ９：ＯＫ）、取引先が使用する取引先端末３に完了メールを送信する（ステップＳ１１）。なお、このメールは、顧客が顧客端末２を用いて、当該顧客の取引先に帳票データを公開する日時を設定した日時以降に送信されるものである。

この完了メールが、取引先端末３に正常に送信できなければ（ステップＳ１１：ＮＧ）、中央制御部１０は、帳票データベース１５内にエラーメールを格納し（ステップＳ１２）、顧客端末２（図１参照）に、エラー返信ありとのメールを通知する（ステップＳ１３）。

一方、完了メールが、取引先端末３に正常に送信できれば（ステップＳ１１：ＯＫ）、取引先は、取引先端末３を用いてネットワークＮを介して帳票データ管理サーバ１に接続する。これにより、中央制御部１０は、画面プログラム２７より、ログイン画面を示す画面（図示せず）を読み出し、その読み出した画面を取引先端末３に送信する。これにより、取引先は、取引先端末３に送信されてきた画面に基づき、図４に示す画面Ｐ２にて顧客が顧客端末２を用いて登録したＩＤ及びパスワードを入力して、帳票データ管理サーバ１にログインする（ステップＳ１４）。

次いで、当該取引先は、取引先端末３に表示されたメニューボタンの「帳票データ検索」（図１１及び図１２に示すＭＥ１０参照）を選択（クリック）し、さらに、「請求書」，「納品書」，「支払い通知書」のいずれかを選択（クリック）すると、中央制御部１０は、画面プログラム２７より、図１１に示す画面Ｐ９又は図１２に示す画面Ｐ１０を読み出し、その読み出した画面を取引先端末３に送信する。これにより、取引先は、取引先端末３を用いて、フリーワード，請求年月日，金額のいずれかを入力し、「検索」を選択（クリック）する（Ｐ９ａ参照）と、この検索内容が帳票データ管理サーバ１に送信される（ステップＳ１５）。

この検索内容が、帳票データ管理サーバ１に送信されると、取引先帳票データ検索取得部１８は、その内容を取得する。そして、その取得された内容に基づき、中央制御部１０が、その内容が帳票データベース１５内に格納されているか否かを検索し、その検索結果（Ｐ９ｂ参照）を取引先端末３に送信する（ステップＳ１６）。これにより、取引先は、帳票データを参照（図１１の画面Ｐ９又は図１２の画面Ｐ１０に示すように、閲覧、ＰＤＦファイル又はＣＳＶファイルのダウンロード、納品書にあっては、受領）することができることとなる（ステップＳ１６）。

一方、顧客が、顧客端末２に表示されたメニューボタンの「帳票データ管理」（図９に示すＭＥ３参照）を選択（クリック）し、さらに、「請求書」，「納品書」，「支払い通知書」のいずれかを選択（クリック）すると、中央制御部１０は、画面プログラム２７より、図９に示す画面Ｐ７を読み出し、その読み出した画面を顧客端末２に送信する。これにより、顧客は、顧客端末２を用いて、フリーワード，請求年月日，請求金額，取引先コード，取引先名，ステータス，印刷紙郵便指定のいずれかを入力あるいは選択（クリック）し、検索」を選択（クリック）する（Ｐ７ａ参照）と、この検索内容が帳票データ管理サーバ１に送信される。

この検索内容が、帳票データ管理サーバ１に送信されると、顧客帳票データ検索取得部１６は、その内容を取得する。そして、その取得された内容に基づき、中央制御部１０が、その内容が帳票データベース１５内に格納されているか否かを検索し、その検索結果（Ｐ７ｂ参照）を取引先端末３に送信する（ステップＳ１７）。これにより、顧客は、帳票データを参照（図９の画面Ｐ７に示すように、ＰＤＦファイル又はＣＳＶファイルのダウンロード）することができることとなる（ステップＳ１８）。

次に、図２３を参照して、上記生成されたＰＤＦファイルを帳票データ管理サーバ１の管理者が、郵送を希望した取引先に印刷して郵送する工程を説明する。

印刷データ検索取得生成部２４は、図２０及び図２１に示すＰＤＦ管理情報テーブル２６に格納されているテーブルのＴＢＬ２１に格納されている印刷フラグを確認し、「有」と格納されているデータを抽出し（ステップＳ２０）、ＴＢＬ１２に格納されているグループＩＤ及びＴＢＬ１３に格納されている郵便番号を分類（ソート）し、図２１に示すＰＤＦ管理情報テーブル２６のようにデータを並び替える（ステップＳ２１）。なお、この際、ＰＤＦ管理情報テーブル２６のＴＢＬ１９に、グループＩＤ毎に通し番号が割り振られ、格納される。

次いで、印刷データ検索取得生成部２４は、図２１に示すＰＤＦ管理情報テーブル２６のように並び替えたグループＩＤ毎に、ＴＢＬ１５に格納されているＰＤＦファイル名に対応したＰＤＦファイルを結合し（ステップＳ２２）、ＴＢＬ１６に格納されているＣＳＶファイル名に対応したＣＳＶファイルを結合する（ステップＳ２３）。すなわち、例えば、グループＩＤ「１」が共通しているａａ１．ｐｄｆ、ａａ６．ｐｄｆ、ａａ１３．ｐｄｆを結合し、ａａ１．ｃｓｖ、ａａ６．ｃｓｖ、ａａ１３．ｃｓｖを結合するということである。なお、ＴＢＬ１８に格納されている郵便局用カスタマーバーコードの「有」と「無」に関しては、印刷データ検索取得生成部２４は、上記ステップＳ２０にて分けて分類され、ステップＳ２１，ステップＳ２２にてグループＩＤ毎に「有」と「無」に分けてファイルが結合される。すなわち、グループＩＤ「２」で郵便局用カスタマーバーコードの「有」のものであるａａ３．ｐｄｆ、ａａ５．ｐｄｆ、ａａ７．ｐｄｆ、ａａ９．ｐｄｆが結合され、ａａ３．ｃｓｖ、ａａ５．ｃｓｖ、ａａ７．ｃｓｖ、ａａ９．ｃｓｖが結合され、グループＩＤ「２」で郵便局用カスタマーバーコードの「無」のものであるａａ１１．ｐｄｆ、ａａ１１．ｃｓｖはファイルが一つであるため、結合はされずそのままとなる。もし、ファイルが複数あれば、言うまでもないが、ファイルが結合されることとなる。このようにすれば、郵便局用カスタマーバーコードが有るもの無いものを、自動で選別することができるため、郵送作業を効率的に行うことができる。

次いで、印刷データ検索取得生成部２４は、結合したＰＤＦファイル、ＣＳＶファイルをＺＩＰ化、すなわち、データを圧縮し、その圧縮したデータを帳票データベース１５内に格納する（ステップ２４）。なお言うまでもないが、帳票データベース１５内には、圧縮される前のデータ（ＰＤＦファイル、ＣＳＶファイル）もそのまま格納されている。

次いで、管理者は、図１に示す管理者端末４を用いてネットワークＮを介して帳票データ管理サーバ１に接続すると、図２に示す中央制御部１０は、画面プログラム２７より、ログイン画面を示す画面（図示せず）を読み出し、その読み出した画面を管理者端末４に送信する。これにより、管理者は、管理者端末４に送信されてきた画面に基づき、図２に示す管理者情報データベース２０内に格納されているＩＤ及びパスワードを入力して、帳票データ管理サーバ１にログインする（ステップＳ２５）。

次いで、管理者が管理者端末４を用いて、管理者端末４に表示されたメニューボタンの「印刷データＤＬ」（図１８に示すＭＥ２３参照）を選択（クリック）すると、中央制御部１０は、画面プログラム２７より、図１８に示す画面Ｐ１６を読み出し、その読み出した画面を管理者端末４に送信する。これにより、管理者が管理者端末４を用いて、フリーワード，顧客コード，郵便番号，帳票分類，処理日のいずれかを入力あるいは選択（クリック）し、「検索」を選択（クリック）すると（Ｐ１６ａ参照）、この検索内容が帳票データ管理サーバ１に送信される。そして、この検索内容が帳票データ管理サーバ１に送信されると、印刷データ検索取得生成部２４は、その内容を取得し、その取得された内容に基づき、中央制御部１０は、その取得した内容が帳票データベース１５内に格納されているか否かを検索し、その検索結果を管理者端末４に送信する。

この検索結果を受けて、管理者は、管理者端末４を用いて、ダウンロードしたいものを「選択」あるいは「一括選択」（Ｐ１６ｃ参照）し、「ダウンロード」（Ｐ１６ｅ参照）を選択（クリック）すると、この内容が帳票データ管理サーバ１に送信される（ステップＳ２６）。そして、中央制御部１０は、上記選択された「ダウンロード」に対応した上記ステップＳ２４にて圧縮したデータを管理者端末４に送信し、管理者端末４は、当該データのダウンロードを受領する（ステップＳ２７）。これにより、管理者は、そのダウンロードしたデータを印刷し、郵送を希望する取引先に郵送手配をすることとなる。なお、上記帳票データベース１５内の検索にあたっては、圧縮したデータそのものを検索するのではなく、圧縮される前のデータを検索するものである。

しかして、このように、ＰＤＦファイルの枚数に対応するグラム数に応じた郵便基準毎に分類し、その分類毎にＰＤＦファイルを結合し、その結合したファイルを管理者端末４にてダウンロードするようにすれば、郵送料金毎にファイルを分ける必要がなくなるため、郵送作業を効率的に行うことができる。

また、このＰＤＦファイルには、顧客の取引先に応じた郵便局用カスタマーバーコード並びにＰＤＦファイルを印刷する印刷工程で用いられる管理用バーコード、すなわち、自動封入機用のバーコード及び手封入時のバーコードが組み込まれているため、郵送管理を効率的に行うことができる。それゆえ、郵送作業をさらに効率的に行うことができる。

以上説明した本実施形態によれば、顧客が顧客端末２を用いて帳票データを帳票データ管理サーバ１にアップロードすれば、タイムスタンプ付きのＰＤＦファイルが生成され、そして、取引先は、そのＰＤＦファイルを、取引先端末３を用いて参照することができ、さらには、顧客も、そのＰＤＦファイルを、顧客端末２を用いて参照することができる。それゆえ、本実施形態によれば、帳票類を取引先に送る際の郵便料金や印刷料金を大幅に削減することができると共に、ｅ−文書法に対応した公式文書を生成することができ、さらには、国税徴収法で定める法定期間内にいつでも帳票類を参照することができる。

なお、本実施形態において、帳票データ管理サーバ１を一台で構築する例を示したが、勿論、処理を分散させ複数台で構築しても良い。

また、本実施形態において説明した、帳票データ管理システム及び使用例並びに画面例はあくまで一例であり、これに限定されるものではない。例えば、図３〜図１２に示す画面Ｐ１〜Ｐ１０に「パスワード変更」「ログアウト」「お問い合わせ」のメニューボタンを設けても良く、図１３〜図１８に示す画面Ｐ１１〜Ｐ１６に「ログアウト」や、印刷枚数や郵送の有無を確認できる「実績データ検索」メニューボタンを設けても良い。

１ 帳票データ管理サーバ
２ 顧客端末
３ 取引先端末
４ 管理者端末
５ タイムスタンプ局
Ｎ ネットワーク

Claims (5)

1. 顧客端末と取引先端末と帳票データ管理サーバとタイムスタンプ局と管理者端末とがネットワークを介して接続されてなる帳票データ管理方法であって、
   顧客が前記顧客端末を用いて前記帳票データ管理サーバに帳票データをアップロードするステップと、
   前記アップロードされた帳票データを第１フォーマットファイルとして前記帳票データ管理サーバにて生成するステップと、
   前記第１フォーマットファイルに前記タイムスタンプ局より入手したタイムスタンプを前記帳票データ管理サーバにて付与するステップと、
   タイムスタンプを付与した第１フォーマットファイルが前記帳票データ管理サーバにて生成されたことを、前記帳票データ管理サーバより前記顧客の取引先が使用する前記取引先端末に通知するステップと、
   前記顧客が前記顧客端末及び／又は前記取引先が前記取引先端末を用いて前記帳票データ管理サーバにて生成されたタイムスタンプが付与された第１フォーマットファイルを参照するステップと、
   前記帳票データ管理サーバにて、印刷を所望する取引先に郵送する前記タイムスタンプが付与された複数の第１フォーマットファイルを、当該第１フォーマットファイルの枚数に対応するグラム数に応じた郵便基準毎に分類するステップと、
   前記郵便基準毎に分類された複数の第１フォーマットファイルを、分類毎に結合するステップと、
   前記分類毎に結合されたファイルを管理者が前記管理者端末を用いてダウンロードするステップとを含むことを特徴とする帳票データ管理方法。
2. 前記顧客が前記顧客端末を用いて前記帳票データ管理サーバに、タイムスタンプを付与した第１フォーマットファイルが前記帳票データ管理サーバにて生成されたことを前記帳票データ管理サーバより前記顧客の取引先が使用する前記取引先端末に通知する日時を設定するステップとをさらに含んでなる請求項１に記載の帳票データ管理方法。
3. 前記顧客が前記顧客端末を用いて前記帳票データ管理サーバに、前記顧客の取引先が使用する前記取引先端末を用いて、前記帳票データ管理サーバにアップロードされた帳票データを受領したか否かを設定するステップとをさらに含んでなる請求項１又は２に記載の帳票データ管理方法。
4. 前記帳票データ管理サーバにて前記アップロードされた帳票データを前記第１フォーマットファイルとして生成すると共に、該第１フォーマットファイルに関連付けられた第２フォーマットファイルを生成するステップと、
   前記タイムスタンプが付与された第１フォーマットファイル及び前記第２フォーマットファイルを前記帳票データ管理サーバに保存するステップと、
   前記顧客端末及び／又は前記取引先端末を用いて前記帳票データ管理サーバに保存されている帳票内容を検索するステップと、
   前記帳票データ管理サーバに保存されている帳票内容が検索されると、前記第２フォーマットファイル内を前記帳票データ管理サーバにて検索するステップとをさらに含んでなる請求項１〜３の何れか１項に記載の帳票データ管理方法。
5. 前記タイムスタンプが付与された第１フォーマットファイルに、前記顧客の取引先に応じた郵便用バーコード並びに当該取引先に当該第１フォーマットファイルを印刷して郵送する際用いられる管理用バーコードが付与されるステップとをさらに含んでなる請求項１に記載の帳票データ管理方法。

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