JP5663771B2 - 作業文書管理装置、作業文書管理システム、作業文書管理方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、作業文書管理装置に関する。

例えば、特許文献１には、業務フローの管理に用いられる業務支援システムであって、文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する制御情報記憶手段と、業務識別コードおよび該業務識別コードに対応する業務フローのアクションの順番に従って発生する文書の文書識別コードを記憶する文書識別コード関連記憶手段と、業務フローに従って生成された文書に制御情報を付す制御情報付加手段と、業務識別コード、該文書の文書識別コード、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報および該文書の文書リンクを前記制御情報記憶手段に格納する第１の業務制御手段と、該業務フローの次のアクションにおける業務識別コード、該アクションで生成されるべき文書の文書識別コードおよび該文書の制御情報を前記制御情報記憶手段に格納する第２の業務制御手段と、前記第１の業務制御手段によって文書リンクが格納された文書の文書識別コードを業務識別コードに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第３の業務制御手段と、前記制御情報付加手段によって付加された制御情報の視覚化された画像を付した文書を印刷する印刷手段と、前記制御情報の画像が付された文書を入力する文書入力手段と、前記文書入力手段によって入力された文書を記憶する文書記憶手段と、前記文書入力手段によって入力された文書から制御情報を読み取る制御情報読取手段と、前記制御情報読取手段によって読み取られた制御情報に対応する前記制御情報記憶手段内に記憶されている文書識別コードを抽出する文書識別コード抽出手段と、前記文書記憶手段によって記憶された文書のリンクを、前記制御情報記憶手段内の前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードに対応する文書リンクに記憶する第４の業務制御手段と、前記文書識別コード抽出手段によって抽出された文書識別コードを業務フローに対応させて前記文書識別コード関連記憶手段に格納する第５の業務制御手段と、前記制御情報記憶手段内の文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示する現状表示手段を具備することを特徴とする業務支援システムが開示されている。

特開２００７−２００１３６

作業毎に必要な文書を登録する作業文書管理装置を提供することを目的とする。

本発明に係る作業文書管理装置は、作業のスケジュールを格納するスケジュール格納手段と、既定の文書群の中から、前記スケジュール格納手段に格納された作業スケジュールに関連付けられた文書を選択する文書選択手段と、前記文書選択手段により選択された文書の登録を受け付ける登録受付手段とを有する。

好適には、前記登録受付手段は、スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた文書の登録を促す表示を行って、文書の登録を受け付ける。

好適には、前記スケジュール格納手段は、作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作業担当者に関連付けて格納し、前記文書選択手段は、スケジュールを閲覧している作業担当者の作業スケジュールに関連する文書を選択する。

好適には、前記文書選択手段は、過去の期間における作業スケジュールに関連付けられた文書のうち、未登録の文書を選択する。

好適には、少なくとも、作業の終了後に登録すべき文書を定義する業務委託条件を、前記スケジュール格納手段により格納された作業に関連付ける関連付け手段をさらに有し、前記文書選択手段は、前記関連付け手段により作業スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた業務委託条件に基づいて、文書を選択する。

好適には、前記業務委託条件は、さらに、登録すべき文書の読取条件を定義し、前記登録受付手段は、前記関連付け手段により作業スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた業務委託条件の読取条件に従って、画像読取装置に文書を読み取らせる。

好適には、前記業務委託条件は、さらに、ファイル名を決定する命名ルールを定義し、 前記登録受付手段は、前記関連付け手段により作業スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた業務委託条件の命名ルールに従って、登録された文書のファイル名を決定する。

好適には、前記登録受付手段は、前記業務委託条件に関連付けられた保存先に、登録された文書を保存させる。

好適には、前記登録受付手段により受け付けられた文書を、業務委託条件毎に仕分けて出力する文書出力手段をさらに有する。

本発明に係る作業文書管理システムは、作業文書管理装置と、画像読取装置とを含む作業文書管理システムであって、前記作業文書管理装置は、作業のスケジュールを格納するスケジュール格納手段と、既定の文書群の中から、前記スケジュール格納手段に格納された作業スケジュールに関連付けられた文書を選択する文書選択手段と、前記文書選択手段により選択された文書の登録を受け付ける登録受付手段とを有し、前記画像読取装置は、前記文書選択手段によりいずれかの文書が選択された場合に、読取位置にセットされた文書を、当該選択された文書の画像データとして読み取る。

本発明に係る作業文書管理方法は、コンピュータが、作業のスケジュールを格納するスケジュールデータベースから、作業担当者の作業スケジュールを抽出するステップと、コンピュータが、既定の文書群の中から、抽出された作業スケジュールに関連する文書を選択するステップとコンピュータが、選択された文書の登録を受け付けるステップとを有する。

本発明に係るプログラムは、作業のスケジュールを格納するスケジュールデータベースから、作業担当者の作業スケジュールを抽出するステップと、既定の文書群の中から、抽出された作業スケジュールに関連する文書を選択するステップと、選択された文書の登録を受け付けるステップと、をコンピュータに実行させる。

本発明によれば、作業毎に必要な文書を簡便に間違いなく登録することができる。

作業文書管理システム１の概要を説明する図である。 作業文書管理システム１の動作を説明する図である。 文書印刷プログラム１０の構成を説明する図である。 印刷部１４０の構成を説明する図である。 文書登録プログラム２０の構成を説明する図である。 文書印刷処理Ｓ１０を説明するフローチャートである。 文書登録処理Ｓ２０を説明するフローチャートである。 文書報告処理Ｓ３０を説明するフローチャートである。 業務委託条件の基本情報を登録するプロジェクト管理画面を例示する図である。 資料持出し管理画面を例示する図である。 作業選択画面（作業選択）を例示する図である。 文書登録画面（資料種別選択）を例示する図である。 文書登録画面（スキャン実行）を例示する図である。 作業文書管理画面を例示する図である。 作業文書登録状況画面を例示する図である。

以下、本発明の実施形態を、図面を参照して説明する。
図１は、作業文書管理システム１の概要を説明する図である。
図１に例示するように、本実施形態の作業文書管理システム１は、作業文書管理装置５と、印刷装置７と、ファイルサーバ８と、クライアント端末９とを有する。作業文書管理装置５には、例えば、後述する文書印刷プログラム１０と文書登録プログラム２０とがインストールされており、印刷システム及び登録システムとして機能する。また、作業文書管理装置５は、文書データと、スケジュールデータと、受付データとを保持する。文書データは、作業毎に必要な文書を含む。スケジュールデータは、作業担当者に関連付けられた作業スケジュールデータを含む。受付データは、業務委託条件を含む。ファイルサーバ８は、作業実施後の登録文書を保存する。本例では、クライアント端末９が、通信機能を有するスキャナ（ネットワークスキャナ）である場合を具体例として説明するが、これに限定するものではなく、スキャナがＵＳＢケーブル等で接続されたパソコン、ＰＤＡ、携帯電話、又は複合機であってもよい。

図２は、作業文書管理システム１の動作を説明する図である。
図２に例示されるように、作業文書管理システム１の動作は、フェーズ1、フェーズ２、フェーズ３へと移行する。

フェーズ１において、営業担当者は、委託者との商談により、業務の委託を受注する。営業担当者は、委託業務を実行するための条件として、業務委託条件を定義する。コールセンターのオペレータは、業務委託条件を作業文書管理装置５に登録する。
委託業務とは、包括的に委託した業務であり、複数の作業を伴う場合が多い。なお、本実施形態において、委託業務をプロジェクトと呼ぶことがある。さらに、業務委託条件とは、委託した業務に関する要件を定義する情報である。したがって、業務委託条件は、業務に伴い発生する個々の作業についても、その要件を定義する。本例の業務委託条件は、少なくとも、商談単位をプロジェクトとしたプロジェクトの基本情報と、プロジェクトで管理すべき文書一覧とを含む。なお、プロジェクトは、プロジェクトコードで管理されており、プロジェクトコードは、プロジェクトを一意に特定する情報である。
フェーズ１を具体的に説明すると、営業担当者と委託者が商談を行い、業務を受注すると、営業担当者は、委託業務に含まれる作業内容、作業手順などを示す持出し文書、作業報告などが記載された登録文書、報告時期、持出し文書の印刷条件、及び、登録文書の読取条件を定義する。ここで、登録文書とは、作業担当者が作業文書管理システム１に登録する文書であり、これから登録すべき文書と、すでに登録された文書とが含まれうる。次に、コールセンターのオペレータは、クライアント端末９を介して、作業文書管理装置５へログインし、業務委託条件を作業文書管理装置５に登録する。業務委託条件の登録とは、コールセンターのオペレータが、プロジェクトの基本情報をプロジェクト定義マスタに登録し、ファイルサーバ８への保存先を定義すること、及び、プロジェクトで管理すべき文書一覧を文書定義マスタに登録すること、を含む。

フェーズ２において、エンドユーザーからの作業依頼をコールセンターで受けると、オペレータは、クライアント端末９を介して、作業文書管理装置５へログインし、作業スケジュールデータを作成し、スケジュールＤＢ６００に登録する。作業スケジュールデータは、作業内容の少なくとも一部と、作業が行われる日時とを示す情報とを含む。作業スケジュールの登録後は、フィールドにおいて、作業担当者が作業スケジュールデータを確定し、作業準備を行う。

フェーズ３において、作業終了後、フィールドの作業担当者は、エンドユーザーのサイン入りの登録文書を持ち帰り、クライアント端末９を介して作業文書管理装置５へログインし、登録文書をファイルサーバ８に登録する。コールセンターのオペレータは、プロジェクト毎に定められた期間に従い、集約された登録文書を委託者に提出する。
このように、作業担当者は、プロジェクトのことをあまり意識することなく、自身が担当している作業をスケジュールに従って実施していく。仮に、作業担当者が、作業それぞれについてプロジェクトを特定し、特定されたプロジェクトの業務委託条件に従って、持ち出す文書を準備し、作業後に、業務委託条件で指定された文書の登録を行うとなると、ミスが多発する可能性がある。特に、一人の作業担当者が一日のうちに多数の作業を担当し、これらの作業の中に複数のプロジェクトが混在する場合や、作業スケジュールの変更、又は、作業担当者の変更が発生した場合などに顕著である。

図３は、文書印刷プログラム１０の構成を説明する図である。
図３に例示するように、文書印刷プログラム１０は、スケジュール管理部１００、文書登録部１１０、関連付部１２０、文書選択部１３０、印刷部１４０、印刷ログ管理部１５０、警告部１６０、及び表示部１７０を有する。文書印刷プログラム１０は、例えば、CD-ROMなどの記録媒体を介して、作業文書管理装置５にインストールされたコンピュータプログラムである。

スケジュール管理部１００は、各作業担当者が担当する作業スケジュールを、作業担当者に関連付けてスケジュールＤＢ６００に格納する。具体的には、スケジュール管理部１００は、作業文書管理装置５にログインした各作業担当者のログインＩＤと、予め指定された期間とに対応する作業スケジュールをスケジュールＤＢ６００から抽出する。さらに、スケジュール管理部１００は、コールセンターのオペレータによる作業スケジュールデータの登録や、フィールドの各作業担当者による作業スケジュールデータの確定、また、両者による作業スケジュールデータの変更をスケジュールＤＢ６００に反映させる。

文書登録部１１０は、作業に関連して用いられる文書を、持出し文書ＤＢ６２０へ格納する。具体的には、文書登録部１１０は、作業毎に管理すべき文書一覧を、持出し文書ＤＢ６２０で管理される文書定義マスタに登録する。文書定義は、文書種別、登録元種別、登録条件、印刷条件、及び読取条件を含む。また、文書定義マスタは、業務委託条件に含まれる。

関連付部１２０は、作業スケジュールの作業を、プロジェクト（すなわち、業務委託条件）に関連付ける。具体的には、関連付部１２０は、オペレータにより予め登録された対応表（プロジェクトと作業の対応表）を参照して、作業担当者が実施予定の作業に対応するプロジェクトコードを特定し、特定されたプロジェクトコードに基づいて、業務委託条件（持出し文書リスト、印刷条件等）を特定する。

文書選択部１３０は、関連付部１２０により関連付けられた業務委託条件に基づいて、持出し文書ＤＢ６２０に格納された文書を選択する。具体的には、文書選択部１３０は、持出し文書ＤＢ６２０に登録されている持出し文書の中から、スケジュールを閲覧している作業担当者の、作業スケジュールに関連する文書を選択する。より具体的には、文書選択部１３０は、作業担当者により、指定された期間における作業スケジュールに関連する文書を選択する。

印刷部１４０は、関連付部１２０により関連付けられた、業務委託条件に基づいた文書毎の印刷条件に従って、文書選択部１３０により選択された文書を印刷させる。具体的には、印刷部１４０は、図４に例示するように、印刷条件設定部１４２と、印刷順序制御部１４４とから構成される。印刷条件設定部１４２は、関連付部１２０により関連付けられた、文書毎の印刷条件に基づいて、持出し文書の印刷条件を設定する。印刷順序制御部１４４は、印刷未実施の作業スケジュールの中で、一番早い作業スケジュールがデフォルトで選択されるように、作業スケジュールを並び変える。また、印刷順序制御部１４４は、スケジュールを閲覧する作業担当者によって選択された文書の印刷が正常終了するまで印刷装置による他の印刷要求の受け入れを禁止させる。具体的には、印刷順序制御部１４４は、対象の文書の印刷が正常終了すると、印刷済みであることを記録する。印刷順序制御部１４４は、印刷済みの記録がされると、他の印刷候補の文書の印刷を可能にする。これにより、印刷順序制御部１４４は、別の作業文書が混在することを防止する。

印刷ログ管理部１５０は、印刷部１４０により印刷された文書のバージョンと、作業担当者を識別する担当者識別情報とを印刷ログＤＢ６４０に格納する。これにより、コールセンターでは、作業員が間違いなく最新の文書を持参したことが確認できる。

警告部１６０は、業務委託条件で必須とされた文書（具体的には、文書定義マスタで定義された文書）が持出し文書ＤＢ６２０に登録されていない場合、この業務委託条件に関連付けられる作業に関連付けて、持出し文書が不足していることを警告する。具体的には、警告部１６０は、作業に関連する持出し文書が不足していることを示す警告メッセージを作成する。

表示部１７０は、文書選択部１３０により選択された文書を、印刷候補の文書としてクライアント端末９に表示させる。また、表示部１７０は、警告部１６０で発生した警告をクライアント端末９に表示させる。

図５は、文書登録プログラム２０の構成を説明する図である。
図５に例示するように、文書登録プログラム２０は、スケジュール抽出部２００、文書選択部２１０、文書登録部２２０、関連付部２３０、及び文書出力部２４０で構成されている。
文書登録プログラム２０は、例えば、CD-ROMなどの記録媒体を介して、作業文書管理装置５にインストールされたコンピュータプログラムである。

スケジュール抽出部２００は、作業担当者が担当する作業スケジュールを抽出する。具体的には、スケジュール抽出部２００は、作業担当者のログインＩＤと、予め指定された期間（例えばログイン当日）とに対応する作業スケジュールを、スケジュールＤＢ６００から抽出する。

文書選択部２１０は、スケジュール抽出部２００により抽出された作業スケジュールに関連する登録文書を選択する。具体的には、文書選択部２１０は、関連付部２３０により作業スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた業務委託条件に基づいて、登録文書ＤＢ６６０に登録すべき登録文書を選択する。また、文書選択部２１０は、過去の期間における作業スケジュールに関連する登録文書のうち、未登録の登録文書を選択する。

文書登録部２２０は、文書選択部２１０により選択された登録文書の登録を促す表示を行って、登録文書を登録する。
具体的には、文書登録部２２０は、文書選択部２１０に選択された登録文書について、この登録文書に対応する業務委託条件に基づいて、登録文書の読取形式を決定し、決定された読取形式を画像読取装置又はクライアント端末９に配信する。また、文書登録部２２０は、登録文書に対応する業務委託条件に基づいて、登録文書のファイル名を命名し、ファイルサーバ８内の指定される保存先に、登録文書を保存させる。

関連付部２３０は、スケジュール抽出部２００に抽出された作業スケジュールの作業を、業務委託条件に関連付ける。具体的には、関連付部２３０は、作業スケジュール上の作業それぞれに対応するプロジェクトを特定し、特定されたプロジェクトの業務委託条件を特定する。より具体的には、関連付部２３０は、予め登録された対応表（すなわち、作業とプロジェクトコードとの対応関係を表す表）を参照して、抽出された作業スケジュールにある各作業に対応するプロジェクトコードを特定し、特定されたプロジェクトコードに対応する業務委託条件を特定する。これにより、作業と業務委託条件が互いに関連付けられる。

文書出力部２４０は、文書登録部２２０により受け付けられた文書を、業務委託条件毎に仕分けて出力する。具体的には、文書出力部２４０は、プロジェクト毎に定められた期間に従い登録文書を集約する。また、文書出力部２４０は、集約された登録文書のファイル名を、業務委託条件を基に決定し、一つのフォルダにプロジェクト毎にまとめて、ファイルサーバ８に保存させる。

図６は、フェーズ２の作業準備の処理である印刷処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
図６に例示するように、ステップ１００（Ｓ１００）において、フィールドの作業担当者は、クライアント端末９から作業文書管理装置５にログインする。

ステップ１０５（Ｓ１０５）において、表示部１７０は、ログイン者の作業期間(作業日)のスケジュール一覧を表示する。具体的には、スケジュール管理部１００は、作業担当者のログインＩＤに基づいて、作業担当者の作業スケジュールデータをスケジュールＤＢ６００から抽出する。印刷順序制御部１４４は、抽出された作業スケジュールデータのうち、印刷未実施の作業スケジュールをスケジュール順に並べる。表示部１７０は、並べ替えられた作業スケジュールをクライアント端末９に表示させる。

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、作業担当者は、表示部１７０によりクライアント端末９に表示された作業スケジュールのうち、今後実施する作業の作業スケジュールを選択する。

ステップ１１５（Ｓ１１５）において、関連付部１２０は、スケジュールデータの作業に対応するプロジェクトコードを特定し、特定されたプロジェクトコードに関連付けられた業務委託条件を特定する。
文書選択部１３０は、関連付部１２０により特定された業務委託条件に基づいて、作業担当者により選択された作業に関連する文書情報を、持出し文書ＤＢ６２０から取得する。

ステップ１２０（Ｓ１２０）において、表示部１７０は、関連付部１２０により関連付けられた文書のリスト（業務委託条件に含まれる持出し文書のリスト）をクライアント端末９に印刷候補として表示させる。

ステップ１２５（Ｓ１２５）において、文書選択部１３０は、作業担当者により印刷候補の中から選択された文書の印刷形式を、持出し文書ＤＢ６２０から取得する。
表示部１７０は、文書選択部１３０により取得された印刷形式をクライアント端末９に表示させる。

ステップ１３０（Ｓ１３０）において、印刷部１４０は、表示部１７０により表示された印刷形式に従い、文書選択部１３０により選択された文書を印刷装置７に印刷させる。

ステップ１３５（Ｓ１３５）において、印刷装置７が印刷を正常終了した場合、印刷順序制御部１４４は、印刷した文書が印刷済みであることを記録し、文書印刷処理（Ｓ１０）は、Ｓ１４５に移行する。印刷装置７が印刷を正常終了できなかった場合、文書印刷処理（Ｓ１０）は、Ｓ１４０に移行する。

ステップ１４０（Ｓ１４０）において、警告部１６０は、印刷が異常終了したことを通知する警告メッセージを作成し、表示部１７０は、警告部１６０により作成された警告メッセージを、クライアント端末９に表示させる。その後、文書印刷処理（Ｓ１０）は、Ｓ１２５へ移行し、同一文書の印刷処理を再試行する。

ステップ１４５（Ｓ１４５）において、印刷ログ管理部１５０は、印刷した文書のバージョンと、作業担当者を識別する担当者情報とを印刷ログＤＢ６４０に格納する。

ステップ１５０（Ｓ１５０）において、作業担当者により、選択された作業スケジュールに関連する作業の持出し文書が全て印刷されると、印刷順序制御部１４４は、印刷済みであることを記録する。その後、文書印刷処理（Ｓ１０）は、Ｓ１５５へ移行する。選択した作業スケジュールに関連する作業の持出し文書を全て印刷し終えていない場合は、文書印刷処理（Ｓ１０）は、Ｓ１２０へ移行し、選択した作業スケジュールに関連する持出し文書を、全て印刷し終えるまで印刷処理を繰り返す。

ステップ１５５（Ｓ１５５）において、文書印刷プログラム１０は、表示部１７０により表示された、作業担当者の当日、または指定された期間の全ての作業に必要な文書を全て印刷し終えた場合に、対象の作業が印刷済みであることを、資料持出し管理画面（図１０）に表示し、終了する。全作業に必要な文書をすべて印刷し終えていない場合は、文書印刷処理（Ｓ１０）は、Ｓ１１０へ移行する。作業担当者は、次の印刷未実施の作業スケジュールを選択し、印刷処理を実施する。文書印刷処理（Ｓ１０）は、表示部１７０により表示されたスケジュール一覧の全ての作業についての印刷処理が完了するまで印刷処理を繰り返す。

図７は、フェーズ３の文書登録処理（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。
図７に例示するように、ステップ２００（Ｓ２００）において、作業担当者は、クライアント端末９を操作して、作業文書管理装置５にログインする。

ステップ２０５（Ｓ２０５）において、スケジュール抽出部２００は、作業担当者のログインＩＤに基づいて、作業担当者に関連付けられた作業スケジュールをスケジュールＤＢ６００から抽出する。具体的には、スケジュール抽出部２００は、ログインＩＤと、予め指定された期間（例えばログイン当日までの期間）とに対応する作業スケジュールを、スケジュールＤＢ６００から抽出する。

ステップ２１０（Ｓ２１０）において、スケジュール抽出部２００は、抽出された作業スケジュール（すなわち、過去の作業スケジュール）をクライアント端末９に表示させる。その際に、スケジュール抽出部２００は、作業スケジュールを日付及び作業毎に一覧表示させる。

ステップ２１５（Ｓ２１５）において、作業担当者が、一覧表示された作業スケジュールの中から、いずれかの作業スケジュールを選択すると、関連付部２３０は、予め登録された対応表（プロジェクトと作業の対応関係を示す表）を参照して、選択された作業スケジュールの作業に対応するプロジェクトを特定し、特定されたプロジェクトのプロジェクトコードを文書選択部２１０に出力する。

ステップ２２０（Ｓ２２０）において、文書選択部２１０は、関連付部２３０から入力されたプロジェクトコードに基づいて、このプロジェクトの業務委託条件で指定された登録文書を選択する。さらに、文書選択部２１０は、選択された登録文書の中から、既に登録されている文書を除外して、登録文書リストを作成し、作成された登録文書リストを、登録すべき文書のリストとしてクライアント端末９に一覧表示させる。

ステップ２２５（Ｓ２２５）において、作業担当者が、一覧表示された登録文書リストの中から、いずれかの登録文書を選択すると、文書登録部２２０は、選択された登録文書に対応する業務委託条件に基づいて、登録文書の読取形式を決定し、決定された読取形式をクライアント端末９に配信する。配信された読取形式は、クライアント端末９に表示されると共に、文書の読み取りを行う読取装置（本例では、ネットワークスキャナ）の読取条件として設定される。
なお、作業担当者は、業務委託条件に基づいて設定された読取形式を変更することもできる。

ステップ２３０（Ｓ２３０）において、スキャナ（すなわち、クライアント端末９）は、設定された読取条件に従って、作業担当者がセットした文書を読み取り、読み取られた登録文書を作業文書管理装置５に送信する。作業文書管理装置５（文書登録プログラム２０）の文書登録部２２０は、クライアント端末９から、登録文書のデータファイルを受信する。

ステップ２３５（Ｓ２３５）において、文書登録部２２０は、クライアント端末９から受信した登録文書のデータファイルに、業務委託条件で指定された命名ルールに従ってファイル名を付け、ファイル名が付けられた登録文書のデータファイルを、プロジェクト毎に定められた保存先に保存する。なお、業務委託条件で指定される命名ルールは、登録文書毎に定義されているため、プロジェクト毎にファイル名の統一化や標準化が実現される。

ステップ２４０（Ｓ２４０）において、文書登録部２２０は、登録文書リストの全文書が登録されたか否かを判断する。
文書登録処理（Ｓ２０）は、Ｓ２２０で表示された登録文書リストの全文書が登録されていないと判断された場合に、Ｓ２２０に戻って、次の登録文書の登録を受け付け、登録文書リストの全文書が登録されたと判断された場合に、Ｓ２４５に移行する。

ステップ２４５（Ｓ２４５）において、文書選択部２１０は、Ｓ２１０でリスト表示された全作業スケジュールについて、登録文書の登録作業が完了したか否かを判断する。
文書登録処理（Ｓ２０）は、リスト表示された作業スケジュールのいずれかについて、登録文書の登録作業が完了していないと判断された場合に、Ｓ２１０に戻って、他の作業スケジュールに関する処理を続行し、リスト表示された全作業スケジュールについて、登録文書の登録作業が完了したと判断された場合に、Ｓ２５０に移行する。

ステップ２５０（Ｓ２５０）において、文書登録部２２０は、作業担当者が担当した作業スケジュールに関連する登録文書がすべて登録された旨をコールセンターに通知する。

図８は、フェーズ３の文書報告処理（Ｓ３０）を説明するフローチャートである。
ステップ３００（Ｓ３００）において、文書出力部２４０は、各プロジェクトについて指定された報告書の提出日が到来しているか否かを判断する。
文書報告処理（Ｓ３０）は、いずれかのプロジェクトについて報告書の提出日が到来している場合に、Ｓ３０５に移行し、いずれのプロジェクトについても報告書の提出日が到来していない場合に、提出日が到来するまで待機する。ここで、報告書の提出日とは、報告書の提出基準時の一例であり、例えば、業務委託条件に定められている。

ステップ３０５（Ｓ３０５）において、文書出力部２４０は、提出日が到来したプロジェクトのプロジェクトコードに基づいて、登録文書ＤＢ６６０に登録されている登録文書を抽出する。

ステップ３１０（Ｓ３１０）において、文書出力部２４０は、業務委託条件で指定された出力形式で、抽出された登録文書を出力する。ここで、出力形式とは、例えば、ハードディスク（HDD）、フラッシュメモリー、又は光ディスクなどの記録媒体に対するデータファイルの書込み、及び、そのデータファイルに対する圧縮又は暗号化の要否、あるいは、紙などへの印刷条件（カラー、解像度、用紙サイズ）などである。
本例の文書出力部２４０は、各プロジェクトの業務委託条件で指定された印刷条件で、抽出された登録文書群を印刷装置７で印刷させる。

図９は、業務委託条件の基本情報を登録するプロジェクト管理画面を例示する図である。
図９に例示されるように、プロジェクト管理画面は、業務委託条件を登録する画面である。プロジェクト基本情報には、プロジェクトコード、プロジェクト名、プロジェクト名ふりがな、管理元部署コード、ファイル格納先等が登録される。関連付部１２０は、プロジェクトコードにより作業と業務委託条件を関連付け、作業に関連する持出し文書を特定する。ファイル名出力順は、冠文字、受付番号、受付グループ、作業日、顧客コード、顧客名、文書名等が登録できる。作業文書管理システム１は、ファイル名出力順に従ってファイル名を決定する。

図１０は、資料持出し管理画面を例示する図である。
図１０に例示されるように、資料持出し管理画面では、作業担当者のＩＤ、作業担当者名、作業日、作業担当者の作業スケジュール、及び、印刷形式が表示される。また、文書印刷画面では、印刷順序制御部１４４により、印刷中の作業と、印刷済みの作業と、印刷未実施の作業とを判別出来るように表示態様が変更される。これにより、作業担当者、またはオペレータは、実施予定の作業に関連する文書が全て印刷されたことを確認できる。

図１１は、作業選択画面（作業選択）を例示する図である。
図１１に示すように、Ｓ２１０において、スケジュール抽出部２００は、抽出された作業スケジュール（すなわち、過去の作業スケジュール）をクライアント端末９に表示させる。その際に、作業スケジュールを日付及び作業毎に一覧表示させる。

図１２は、文書登録画面（資料種別選択）を例示する図である。
図１２に示すように、Ｓ２２０において、文書選択部２１０は、選択された登録文書の中から、既に登録されている文書を除外して、登録文書リストを作成し、作成された登録文書リストを、登録すべき文書のリストとしてクライアント端末９に一覧表示したものである。

図１３は、文書登録画面（スキャン実行）を例示する図である。
図１３に示すように、Ｓ２２５において、文書登録部２２０は、選択された登録文書に対応する業務委託条件に基づいて、登録文書の読取形式を決定し、決定した読取形式をクライアント端末９に表示したものである。作業担当者は、業務委託条件に基づいて設定された読取形式を変更することもできる。

図１４は、作業文書管理画面を例示する図である。
図１５は、作業文書登録状況画面を例示する図である。
図１４及び図１５に示すように、登録文書抽出時において、抽出された登録文書は、文書検索として、作業管理番号、受付期間、又は、作業期間などを切り口にさらに絞り込まれてもよい。また、登録文書抽出実行時において、プロジェクトごとの登録文書の項目や枚数、作業担当者、及び作業状況などが表示可能である。

以上説明したように、本実施形態の作業文書管理装置５は、作業スケジュールにある各作業に対応するプロジェクトコードを特定し、特定されたプロジェクトコードに対応する業務委託条件を特定することにより、作業毎のプロジェクトにおける登録文書を簡単に間違えなく登録することができる。また、作業文書管理装置５は、選択された登録文書に対応する業務委託条件に基づいて、登録文書のファイル名の更新及び名前付けがプロジェクト毎に指定される。さらに、作業文書管理装置５は、業務委託条件に基づいて、登録文書の読取形式を決定することで文書出力時はプロジェクト毎に適当な出力形式で出力されるため、登録文書のフォーマットや品質が統一化できる。また、作業文書管理装置５は、関連付部２３０により、業務委託条件と作業が関連付けられるため、複数のプロジェクト作業、複数の作業がある場合により有効である。

次に、上記実施形態の変形例を説明する。
上記実施形態では、オペレータが、作業とプロジェクトコードとを対応付ける対応表を予め登録する形態を説明したが、これに限定されるものではなく、例えば、関連付部１２０又は２３０は、作業依頼の作業内容に含まれる文字列などに基づいて、依頼された作業と、この作業に対応するプロジェクトとを自動的に関連付けてもよい。

１…作業文書管理システム
５…作業文書管理装置
７…印刷装置
８…ファイルサーバ
９…クライアント端末
１０…文書印刷プログラム
２０…文書登録プログラム
６００…スケジュールデータベース
６２０…持出し文書データベース
６４０…印刷ログデータベース
６６０…登録文書データベース

Claims (10)

1. 作業のスケジュールを格納するスケジュール格納手段と、
   既定の文書群の中から、前記スケジュール格納手段に格納された作業スケジュールに関連付けられた文書を選択する文書選択手段と、
   前記文書選択手段により選択された文書の登録を前記作業の報告書として受け付ける登録受付手段と
   を有し、
   前記スケジュール格納手段は、作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作業担当者に関連付けて格納し、
   前記文書選択手段は、スケジュールを閲覧している作業担当者の、過去の期間における作業スケジュールに関連付けられた文書のうち、未登録の文書を選択する
   作業文書管理装置。
2. 前記登録受付手段は、スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた文書の登録を促す表示を行って、文書の登録を受け付ける
   請求項１に記載の作業文書管理装置。
3. 少なくとも、作業の終了後に登録すべき文書を定義する業務委託条件を、前記スケジュール格納手段により格納された作業に関連付ける関連付け手段をさらに有し、
   前記文書選択手段は、前記関連付け手段により作業スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた業務委託条件に基づいて、文書を選択する
   請求項１に記載の作業文書管理装置。
4. 前記業務委託条件は、さらに、登録すべき文書の読取条件を定義し、
   前記登録受付手段は、前記関連付け手段により作業スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた業務委託条件の読取条件に従って、画像読取装置に文書を読み取らせる
   請求項３に記載の作業文書管理装置。
5. 前記業務委託条件は、さらに、ファイル名を決定する命名ルールを定義し、
   前記登録受付手段は、前記関連付け手段により作業スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた業務委託条件の命名ルールに従って、登録された文書のファイル名を決定する
   請求項４に記載の作業文書管理装置。
6. 前記登録受付手段は、前記業務委託条件に関連付けられた保存先に、登録された文書を保存させる
   請求項５に記載の作業文書管理装置。
7. 前記登録受付手段により受け付けられた文書を、業務委託条件毎に仕分けて出力する文書出力手段をさらに有する
   請求項５に記載の作業文書管理装置。
8. 作業文書管理装置と、画像読取装置とを含む作業文書管理システムであって、
   前記作業文書管理装置は、
   作業のスケジュールを格納するスケジュール格納手段と、
   既定の文書群の中から、前記スケジュール格納手段に格納された作業スケジュールに関連付けられた文書を選択する文書選択手段と、
   前記文書選択手段により選択された文書の登録を前記作業の報告書として受け付ける登録受付手段と
   を有し、
   前記スケジュール格納手段は、作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作業担当者に関連付けて格納し、
   前記文書選択手段は、スケジュールを閲覧している作業担当者の、過去の期間における作業スケジュールに関連付けられた文書のうち、未登録の文書を選択し、
   前記画像読取装置は、前記文書選択手段によりいずれかの文書が選択された場合に、読取位置にセットされた文書を、当該選択された文書の画像データとして読み取る
   作業文書管理システム。
9. コンピュータが、作業のスケジュールを格納するスケジュールデータベースから、作業担当者の作業スケジュールを抽出するステップと、
   コンピュータが、既定の文書群の中から、抽出された作業スケジュールに関連する文書を選択するステップと、
   コンピュータが、選択された文書の登録を前記作業の報告書として受け付けるステップと、
   コンピュータが、作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作業担当者に関連付けて格納するステップと、
   コンピュータが、スケジュールを閲覧している作業担当者の、過去の期間における作業スケジュールに関連付けられた文書のうち、未登録の文書を選択するステップと
   を有する作業文書管理方法。
10. 作業のスケジュールを格納するスケジュールデータベースから、作業担当者の作業スケジュールを抽出するステップと、
    既定の文書群の中から、抽出された作業スケジュールに関連する文書を選択するステップと、
    選択された文書の登録を前記作業の報告書として受け付けるステップと、
    作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作業担当者に関連付けて格納するステップと、
    スケジュールを閲覧している作業担当者の、過去の期間における作業スケジュールに関連付けられた文書のうち、未登録の文書を選択するステップと
    をコンピュータに実行させるプログラム。

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