JP5663770B2 - 作業文書管理装置、作業文書管理システム、作業文書管理方法、及びプログラム - Google Patents
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Description
前記文書格納手段により格納された文書の中から、前記スケジュール格納手段に格納された作業スケジュールに関連する文書を選択する文書選択手段とを有し、前記印刷装置は、前記文書選択手段により選択された文書を印刷する。
図1は、作業文書管理システム1の概要を説明する図である。
図1に例示するように、本実施形態の作業文書管理システム1は、作業文書管理装置5と、印刷装置7と、ファイルサーバ8と、クライアント端末9とを有する。作業文書管理装置5には、例えば、後述する文書印刷プログラム10がインストールされており、印刷システム及び登録システムとして機能する。また、作業文書管理装置5は、文書データと、スケジュールデータと、受付データとを保持する。文書データは、作業毎に必要な文書を含む。スケジュールデータは、作業者に関連付けられた作業スケジュールデータを含む。受付データは、業務委託条件を含む。ファイルサーバ8は、作業実施後の登録文書を保存する。本例では、クライアント端末9が、通信機能を有するスキャナ(ネットワークスキャナ)である場合を具体例として説明するが、これに限定するものではなく、スキャナがUSBケーブル等で接続されたパソコン、PDA、携帯電話、又は複合機であってもよい。
図2に例示されるように、作業文書管理システム1の動作は、フェーズ1、フェーズ2、フェーズ3へと移行する。
委託業務とは、包括的に委託した業務であり、複数の作業を伴う場合が多い。なお、本実施形態において、委託業務をプロジェクトと呼ぶことがある。さらに、業務委託条件とは、委託した業務に関する要件を定義する情報である。したがって、業務委託条件は、業務に伴い発生する個々の作業についても、その要件を定義する。本例の業務委託条件は、少なくとも、商談単位をプロジェクトとしたプロジェクトの基本情報と、プロジェクトで管理すべき文書一覧とを含む。なお、プロジェクトは、プロジェクトコードで管理されており、プロジェクトコードは、プロジェクトを一意に特定する情報である。
フェーズ1を具体的に説明すると、営業担当者と委託者が商談を行い、業務を受注すると、営業担当者は、委託業務に含まれる作業内容、作業手順などを示す持出し文書、作業報告などが記載された登録文書、報告時期、持出し文書の印刷条件、及び、登録文書の読取条件を定義する。ここで、登録文書とは、作業担当者が作業文書管理システム1に登録する文書であり、これから登録すべき文書と、すでに登録された文書とが含まれうる。次に、コールセンターのオペレータは、クライアント端末9を介して、作業文書管理装置5へログインし、業務委託条件を作業文書管理装置5に登録する。業務委託条件の登録とは、コールセンターのオペレータが、プロジェクトの基本情報をプロジェクト定義マスタに登録し、ファイルサーバ8への保存先を定義すること、及び、プロジェクトで管理すべき文書一覧を文書定義マスタに登録すること、を含む。
このように、作業担当者は、プロジェクトのことをあまり意識することなく、自身が担当している作業をスケジュールに従って実施していく。仮に、作業担当者が、作業それぞれについてプロジェクトを特定し、特定されたプロジェクトの業務委託条件に従って、持ち出す文書を準備し、作業後に、業務委託条件で指定された文書の登録を行うとなると、ミスが多発する可能性がある。特に、一人の作業担当者が一日のうちに多数の作業を担当し、これらの作業の中に複数のプロジェクトが混在する場合や、作業スケジュールの変更、又は、作業担当者の変更が発生した場合などに顕著である。
図3に例示するように、文書印刷プログラム10は、スケジュール管理部100、文書登録部110、関連付部120、文書選択部130、印刷部140、印刷ログ管理部150、警告部160、及び表示部170を有する。文書印刷プログラム10は、例えば、CD-ROMなどの記録媒体を介して、作業文書管理装置5にインストールされたコンピュータプログラムである。
図5に例示するように、ステップ100(S100)において、フィールドの作業担当者は、クライアント端末9から作業文書管理装置5にログインする。
文書選択部130は、関連付部120により特定された業務委託条件に基づいて、作業担当者により選択された作業に関連する文書情報を、持出し文書DB620から取得する。
表示部170は、文書選択部130により取得された印刷形式をクライアント端末9に表示させる。
図6に例示されるように、プロジェクト管理画面は、業務委託条件を登録する画面である。プロジェクト基本情報には、プロジェクトコード、プロジェクト名、プロジェクト名ふりがな、管理元部署コード、ファイル格納先等が登録される。関連付部120は、プロジェクトコードにより作業と業務委託条件を関連付け、作業に関連する持出し文書を特定する。ファイル名出力順は、冠文字、受付番号、受付グループ、作業日、顧客コード、顧客名、文書名等が登録できる。作業文書管理システム1は、ファイル名出力順に従ってファイル名を決定する。
図7に例示されるように、資料持出し管理画面では、作業担当者のID、作業担当者名、作業日、作業担当者の作業スケジュール、及び、印刷形式が表示される。また、文書印刷画面では、印刷順序制御部144により、印刷中の作業と、印刷済みの作業と、印刷未実施の作業とを判別出来るように表示態様が変更される。これにより、作業担当者、またはオペレータは、実施予定の作業に関連する文書が全て印刷されたことを確認できる。
上記実施形態では、オペレータが、作業とプロジェクトコードとを対応付ける対応表を予め登録する形態を説明したが、これに限定されるものではなく、例えば、関連付部120は、作業依頼の作業内容に含まれる文字列などに基づいて、依頼された作業と、この作業に対応するプロジェクトとを自動的に関連付けてもよい。
5…作業文書管理装置
7…印刷装置
10…文書印刷プログラム
600…スケジュールデータベース
620…持出し文書データベース
640…印刷ログデータベース
Claims (11)
- 作業のスケジュールを格納するスケジュール格納手段と、
作業に関連して用いられる文書を格納する文書格納手段と、
前記文書格納手段により格納された文書の中から、前記スケジュール格納手段に格納さ
れた作業スケジュールに関連する文書を選択する文書選択手段と、
前記文書選択手段により選択された文書を印刷させる印刷手段と
を有し、
前記スケジュール格納手段は、作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作
業担当者に関連付けて格納し、
前記文書選択手段は、スケジュールを閲覧している作業担当者の作業スケジュールに関
連する文書を選択し、
さらに、前記文書選択手段は、作業担当者により指定された期間における作業スケジュールに関連する文書を選択し、
前記印刷手段は、前記文書選択手段により複数の作業に関連する複数の文書が選択され
た場合に、作業スケジュールの順序に従って、これらの文書のうち、印刷未実施の文書を印刷させ、
前記文書は、少なくとも、作業手順及び作業報告の一つを含む
作業文書管理装置。 - 包括的に作業に関する要件を定義する業務委託条件を、前記スケジュール格納手段により格納された作業に関連付ける関連付け手段
をさらに有し、
前記文書格納手段は、文書を、業務委託条件に関連付けて格納し、
前記文書選択手段は、前記関連付け手段により作業スケジュール上の作業それぞれに関連付けられた業務委託条件に基づいて、この業務委託条件に関連付けて格納された文書を選択する
請求項1に記載の作業文書管理装置。 - 前記業務委託条件には、文書の印刷条件が含まれており、
前記印刷手段は、前記関連付け手段により関連付けられた業務委託条件の印刷条件に従って、文書を印刷させる
請求項2に記載の作業文書管理装置。 - 前記印刷手段は、文書に関連付けられた印刷条件で、選択された文書を印刷させる
請求項1に記載の作業文書管理装置。 - 前記印刷手段は、前記文書選択手段により選択された文書の印刷処理が正常終了するまで、印刷装置による他の印刷要求の受け入れを禁止させる
請求項1に記載の作業文書管理装置。 - 前記印刷手段により文書が印刷された場合に、印刷された文書のバージョンと、作業担当者を識別する担当者識別情報とを格納する印刷ログ格納手段
をさらに有する
請求項1に記載の作業文書管理装置。 - いずれかの業務委託条件で必須とされた文書が前記文書格納手段に格納されていない場合に、この業務委託条件に関連付けられる作業に関連付けて、必須文書が不足している旨の警告を行う警告手段
をさらに有する
請求項2に記載の作業文書管理装置。 - 作業のスケジュールを格納するスケジュール格納手段と、
作業に関連して用いられる文書を格納する文書格納手段と、
前記文書格納手段により格納された文書の中から、前記スケジュール格納手段に格納された作業スケジュールに関連する文書を選択する文書選択手段と、
前記文書選択手段により選択された文書を、印刷候補の文書として表示させる表示手段と
を有し、
前記スケジュール格納手段は、作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作業担当者に関連付けて格納し、
前記文書選択手段は、スケジュールを閲覧している作業担当者の作業スケジュールに関連する文書を選択し、
さらに、前記文書選択手段は、作業担当者により指定された期間における作業スケジュールに関連する文書を選択し、
前記表示手段は、前記文書選択手段により複数の作業に関連する複数の文書が選択された場合に、作業スケジュールの順序に従って、これらの文書のうち、印刷未実施の文書を印刷候補の文書として表示させ、
前記文書は、少なくとも、作業手順及び作業報告の一つを含む
作業文書管理装置。 - 作業文書管理装置と、印刷装置とを含む作業文書管理システムであって、
前記作業文書管理装置は、
作業のスケジュールを格納するスケジュール格納手段と、
作業に関連して用いられる文書を格納する文書格納手段と、
前記文書格納手段により格納された文書の中から、前記スケジュール格納手段に格納された作業スケジュールに関連する文書を選択する文書選択手段と
を有し、
前記スケジュール格納手段は、作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作業担当者に関連付けて格納し、
前記文書選択手段は、スケジュールを閲覧している作業担当者の作業スケジュールに関連する文書を選択し、
さらに、前記文書選択手段は、作業担当者により指定された期間における作業スケジュールに関連する文書を選択し、
前記印刷手段は、前記文書選択手段により複数の作業に関連する複数の文書が選択された場合に、作業スケジュールの順序に従って、これらの文書のうち、印刷未実施の文書を印刷させ、
前記文書は、少なくとも、作業手順及び作業報告の一つを含む
作業文書管理システム。 - コンピュータが、作業のスケジュールを格納するスケジュールデータベースから、作業担当者の作業スケジュールを抽出するステップと、
コンピュータが、作業に関連して用いられる文書を格納する文書データベースから、抽出された作業スケジュールに関連する文書を選択するステップと
コンピュータが、選択された文書を印刷させるステップと
を有し、
作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作業担当者に関連付けて格納するステップと、
スケジュールを閲覧している作業担当者の作業スケジュールに関連する文書を選択するステップと、
さらに、作業担当者により指定された期間における作業スケジュールに関連する文書を選択するステップと、
複数の作業に関連する複数の文書が選択された場合に、作業スケジュールの順序に従って、これらの文書のうち、印刷未実施の文書を印刷させるステップと
を有し、
前記文書は、少なくとも、作業手順及び作業報告の一つを含む
作業文書管理方法。 - 作業のスケジュールを格納するスケジュールデータベースから、作業担当者の作業スケジュールを抽出するステップと、
作業に関連して用いられる文書を格納する文書データベースから、抽出された作業スケジュールに関連する文書を選択するステップと
選択された文書を印刷させるステップと
作業担当者それぞれが担当する作業のスケジュールを作業担当者に関連付けて格納するステップと、
スケジュールを閲覧している作業担当者の作業スケジュールに関連する文書を選択するステップと、
さらに、作業担当者により指定された期間における作業スケジュールに関連する文書を選択するステップと、
複数の作業に関連する複数の文書が選択された場合に、作業スケジュールの順序に従って、これらの文書のうち、印刷未実施の文書を印刷させるステップと
をコンピュータに実行させ、
前記文書は、少なくとも、作業手順及び作業報告の一つを含む
プログラム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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JP2011204639A JP5663770B2 (ja) | 2011-09-20 | 2011-09-20 | 作業文書管理装置、作業文書管理システム、作業文書管理方法、及びプログラム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2011204639A JP5663770B2 (ja) | 2011-09-20 | 2011-09-20 | 作業文書管理装置、作業文書管理システム、作業文書管理方法、及びプログラム |
Publications (2)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2013065250A JP2013065250A (ja) | 2013-04-11 |
JP5663770B2 true JP5663770B2 (ja) | 2015-02-04 |
Family
ID=48188675
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
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JP2011204639A Active JP5663770B2 (ja) | 2011-09-20 | 2011-09-20 | 作業文書管理装置、作業文書管理システム、作業文書管理方法、及びプログラム |
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JP2006072471A (ja) * | 2004-08-31 | 2006-03-16 | Seiko Epson Corp | 印刷システム、これに用いる情報管理装置、印刷装置、プログラム及び印刷方法 |
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2011
- 2011-09-20 JP JP2011204639A patent/JP5663770B2/ja active Active
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