JP5659634B2 - 会議進行支援装置、会議進行支援システム、会議進行支援方法、プログラム - Google Patents
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Description
(1)会議システムは、議事毎にユーザが議事予定時間を設定できるようになっている。
(2)会議中、各議事の開始から終了までの時間が議事毎に計測され、会議が終了すると議事毎に議事結果時間が表示される。
(3)ユーザが議事結果時間を議事予定時間に反映してこの会議の議事予定時間を再設定する場合、会議システムは例えば議事予定時間と議事結果時間の差を表示する。
(4)ユーザは議事予定時間と議事結果時間の差を見て、会議の議事予定時間に反映させることができる。この場合、議事予定時間と議事結果時間の差が元の議事予定時間に加算され、新たな議事予定時間として設定される。
図2は、情報端末機100の概略的な使用例の一例を示す図である。情報端末機100は一台で特徴的な機能を提供できるので、必ずしもネットワークに接続されている必要はない。情報端末機100は有線又は無線でプロジェクタ13に接続されており、プロジェクタ13の映像はホワイトボードに投影されている。このようなスタンドアロン型の情報端末機100では、例えば次のような利用形態がある。
A.プロジェクタ13に接続された1台の情報端末機100(区別するため情報端末機1という)を一人以上のユーザが共通に利用する形態。
B.プロジェクタ13に接続された情報端末機1とは別の情報端末機100(区別するため情報端末機2という)が専用に会議の進行支援を行う形態。
図3は、会議システム500の概略構成図の一例を示す。図示する会議システム500は、ネットワーク16を介して接続された複数の情報端末機100を有するが、スタンドアロン型の場合、ネットワークを介した通信は必須ではない。なお、ネットワークは、LAN、WAN、インターネット、又は、これらの組み合わせで構成され、有線か無線かは問わない。
また、議事作成手段31は、同じ会議に属する議事IDには同じ会議IDを登録する。よって、会議IDから議事IDを、議事IDから会議IDを、それぞれ特定できるようになっている。
図7(a)は、進行支援メニュー14の一例を示す図である。ユーザは情報端末機100を操作して会議情報が設定された会議を指定して進行支援メニュー14を起動する。進行支援メニュー14は、議事タイトルのリスト(以下、議事リスト51という)が表示された状態とされない状態を有する。図7(a)は表示された状態である。
次に、議事インジケータ18について説明する。図9は議事インジケータ18を説明する図の一例である。この議事インジケータ18は、バッテリの形状を模式化したアイコンであり、アイコンの色分け、点滅等により議事の進捗状況を表す。議事が開始されると、議事インジケータ18は、当該議事についての議事予定時間に対する議事経過時間が色付けされた部分の表示が減ることで示される。例えば、ある議事の開始直後、図9(a)のように議事インジケータ18の全体が一色(例えばグリーン)で表示される。そして、図9(b)に示すように、時間が経過すると徐々に、グリーンの部分が小さくなりそれまでグリーンだった部分が白色になる。図9(b)の状態は、当該の議事の議事予定時間の約半分が経過したことを示す。
次に、図10を用いて会議インジケータ17について説明する。会議インジケータ17は、バーグラフ11とマーク12から成り、予定通りに会議が進行した場合の進捗状況と、実際の会議の進捗状況とを表示する。予定通りに会議が進行した場合の進捗状況は、例えば、バーグラフ11の全長に対する色分け位置などで示される。
バーグラフ11の色分けが予定通りに会議が進行した場合の経過時間割合を表すのに対し、「▲」のアイコン(マーク)は会議進捗時間を表す。なお「▲」でなく、「|」のような棒状のアイコンなどアイコンはどのような形状でもよい。
図12を用いて、会議システム500の動作について説明する。図12は、情報端末機100の全体的な動作を示すフローチャート図の一例である。
会議進捗算出処理について詳細を説明する。本実施例で使う時間を簡単に整理すると、以下のようになる。
議事経過時間=議事毎の経過時間
議事進捗時間=(進行実績があり、進行中でない議事は議事予定時間) 、進行中の議事はmin(議事経過時間,議事予定時間)、(進行実績がなければゼロ)
会議経過時間=会議が開始してからの経過時間
議事結果時間=会議管理画面に表示される議事経過時間
会議進捗時間=各議事進捗時間の合計
会議システムは同様に会議予定時間をバーグラフ11の全長に割り当て、会議予定時間に対する会議進捗時間の比率をバーグラフの全長に掛けることで、バーグラフの例えば左端からの距離により、実際の進捗状況を表示することができる。図ではバーグラフの左端からの距離にマーク12を配置している。
会議進捗時間=Σ(進捗実績があり、進行中でない議事の予定時間) + min(進行中の議事の議事経過時間,進行中の議事の議事予定時間) ・・・(1)
式(1)は進行中か進行中でないかにより、議事時間の算出方法が分けられている。進捗実績がない議事の議事進捗時間はゼロであるので式(1)には現れない。
図13は、会議結果が表示された会議管理画面の一例を示す図である。会議管理画面は図12のS70にて表示される。会議管理画面では、各議事毎の議事予定時間と共に議事結果時間が「結果」に表示される。したがって、ユーザは議事毎に、予定議事時間と議事結果時間を見て、予定に対し余裕があったか超過したかを把握できる。
議事経過時間=議事経過時間+終了時刻−開始時刻
そして、会議結果表示手段38は、着目している議事IDと同じ議事IDが進行テーブル37に登録されているか否かに基づき1つの議事の議事経過時間の算出が終了したか否かを判定する(S140)。
図16は、ユーザが会議管理画面において「結果を引き継いで新規会議作成」ボタン72を押下した場合に表示される会議管理画面の一例を示す。図16において図13と同一部の説明は省略する。図16では「超過/余裕時間」ボタン73が表示されている。超過/余裕時間ボタンは、会議経過時間が会議予定時間を超過した場合は赤色の「超過時間+超過」で、会議経過時間が会議予定時間を超過していない場合は黒色の「余裕時間+余裕」で、表示される。
まず、入力部23が「結果を引き継いで新規会議作成」ボタン72の押下を検出して、会議情報の引き継ぎを制御部21に通知する(S310)。
図18(a)は会議情報のコピーを模式的に説明する図の一例である。例えば、ユーザが会議ID=1の会議の会議管理画面で「結果を引き継いで新規会議作成」ボタン72を押下したとする。議事作成手段31は、会議ID=1のレコードをコピーすると共に、新たに重複しない会議ID=4を付して会議テーブルに登録する。
ユーザは会議管理画面を見て、次に会議を行う時は議事予定時間を変更することができる。具体的には、ユーザが「超過/余裕時間」ボタン73を押下すると、制御部21は押下されたボタンに対応する議事の議事予定時間を変更する。
上記では定例会議などで同じ議事が時や場所を変えて進行されることを想定したが、議の発表者や議事の種類に基づき、進行時間をフィードバックさせることが好ましい状況もあり得る。例えば、○○さんや質疑の議事は発表に時間がかかる傾向がある場合である。このような状況に対応するため、会議情報に発表者の氏名や議事の種類を登録しておくことができる情報端末機100について説明する。
図22は、議事テーブル36の一例を示す。図22では、「発表者」と「種類」が登録可能になっている。議事テーブル36に「発表者」と「種類」が登録されることで、会議の終了後、議事結果時間と共に氏名や議事の種類を表示することができる。
定例会議などが何回も行われると、進行された数だけ議事結果時間が得られることになるので、これら過去の複数回の議事結果時間を次回の会議予定時間に反映させることも可能になる。
図26は、ユーザが会議管理画面において「結果を引き継いで新規会議作成」ボタン72を押下した場合に表示される会議管理画面の一例を示す。図26において図16と同一部の説明は省略する。図16では「超過/余裕時間ボタン」の上側に、プルダウンメニュー71が表示されている。
図31は、会議システム500の概略的な使用例の一例を示す図である。図31において図2と同一部には同一の符号を付しその説明は省略する。図31では、4人のユーザA〜Dが会議に参加し、そのうちユーザAが発表を行っている。
{会議名、会議の状態(予定中、進行中、中断中、終了後)、予定開始時刻、予定終了時刻、議事ID、議事タイトル、議事予定時間、議事の状態(予定中、進行中、中断中)、議事表示順情報、議事経過時間、会議進捗時間、会議経過時間、現在進行中の議事の議事ID}である。
色分け位置=(議事予定時間−議事経過時間)/議事予定時間
により算出される、議事インジケータ18の高さに「色分け位置」を掛けた値が議事インジケータ18の下を基準とする色分け位置となる。
バーの色分け位置=会議経過時間/会議予定時間
を算出し、バーグラフの長さに対する基づき色分け位置を決定する。
マークの位置=会議進捗時間/会議予定時間
によりマーク12の位置を決定する。
12 マーク
13 プロジェクタ
14 進行支援メニュー
15 通信装置
16 ネットワーク
17 会議インジケータ
18 議事インジケータ
21、41制御部
22 表示部
23 入力部
24 データ格納部
31 議事作成手段
32 会議進行表示手段
33 会議進捗算出手段
34 議事移行確認手段
35 会議テーブル
36 議事テーブル
37 進行テーブル
38 会議結果表示手段
42 会議情報操作手段
43 会議情報表示手段
100 情報端末機
200 進行支援装置
500 会議システム
Claims (14)
- 会議の進行を支援する会議進行支援装置であって、
会議の議事を開始させる操作情報を取得する操作情報取得手段と、
前記操作情報を取得した場合、開始した前記議事の開始時刻及び該議事の終了時刻を、前記議事を含む会議に対応づけられた前記議事の議事予定時間に関連づけて記憶手段に登録する議事移行登録手段と、
前記開始時刻と前記終了時刻から前記議事ごとの議事結果時間を算出する結果時間算出手段と、
前記会議に対応づけられた前記議事ごとに前記議事結果時間と前記議事予定時間を比較可能に表示すると共に、前記記憶手段に記憶された前記議事予定時間を複製して新たに1つの前記会議に含まれる一連の前記議事の前記議事予定時間を生成する引き継ぎボタンを表示する会議結果表示手段と、
前記操作情報取得手段が、前記引き継ぎボタンの操作情報を取得した場合、前記記憶手段に記憶された、前記会議に属する前記議事の前記議事予定時間の複製を生成し、複製元の前記議事と関連付けて前記記憶手段に記憶させる議事情報作成手段と、を有することを特徴とする会議進行支援装置。 - 会議の進行を支援する会議進行支援装置であって、
1つ以上の議事を含む会議に対応づけて前記議事の議事予定時間を記憶する議事情報記憶手段と、
前記議事の開始時刻と終了時刻を記憶する進行情報記憶手段と、
前記議事を開始させる操作情報を取得する操作情報取得手段と、
前記操作情報取得手段が前記議事の開始操作の操作情報を取得した場合、前記進行情報記憶手段に該議事の前記開始時刻を登録し、終了した議事の前記終了時刻を登録する議事移行登録手段と、
前記開始時刻と前記終了時刻から前記議事ごとの議事結果時間を計測し議事結果情報記憶手段に記憶させる結果時間算出手段と、
前記会議に属する前記議事ごとに前記議事結果時間と前記議事予定時間を比較可能に表示すると共に、前記議事情報記憶手段に記憶された前記議事の前記議事予定時間を複製して新たに1つの前記会議に含まれる一連の前記議事の前記議事予定時間を生成する引き継ぎボタンを表示する会議結果表示手段と、
前記操作情報取得手段が、前記引き継ぎボタンの操作情報を取得した場合、前記議事情報記憶手段に記憶された、前記会議に属する前記議事の前記議事予定時間の複製を生成し、複製元の前記議事と関連付けて前記議事情報記憶手段に記憶させる議事情報作成手段と、を有することを特徴とする会議進行支援装置。 - 前記会議結果表示手段は、前記議事予定時間に対する前記議事結果時間の超過時間、又は、前記議事予定時間に対する前記議事結果時間の余裕時間を表示する、
ことを特徴とする請求項2記載の会議進行支援装置。 - 前記会議結果表示手段は、前記操作情報取得手段が前記超過時間が選択されたという操作情報を取得した場合、前記議事予定時間に前記超過時間が加算された前記議事予定時間を表示し、
前記操作情報取得手段が前記余裕時間が選択されたという操作情報を取得した場合、前記議事予定時間から前記余裕時間が減じられた前記議事予定時間を表示する、
ことを特徴とする請求項3記載の会議進行支援装置。 - 前記会議結果表示手段は、前記議事情報記憶手段にて関連づけられている複数の前記議事の前記議事結果時間を前記議事結果情報記憶手段から読み出し、
前記会議結果表示手段が表示している前記会議に属する前記議事の表示中議事予定時間から前記議事結果時間を減じた差を議事ごとに算出し、議事ごとの前記差の最大値及び最小値を前記表示中議事予定時間と共に表示する、
ことを特徴とする請求項2記載の会議進行支援装置。 - 前記議事情報作成手段は、前記操作情報取得手段が前記最大値又は前記最小値が選択されたという操作情報を取得した場合、前記表示中議事予定時間から前記最大値又は前記最小値を減じて、前記議事情報記憶手段の前記表示中議事予定時間を更新する、
ことを特徴とする請求項5記載の会議進行支援装置。 - 前記会議結果表示手段は、前記議事情報記憶手段にて関連づけられている複数の前記議事の前記議事結果時間を前記議事結果情報記憶手段から読み出し、
前記会議結果表示手段が表示している前記会議に属する前記議事の表示中議事予定時間から前記議事結果時間を減じた差を議事ごとに算出し、議事ごとの前記差の平均値を前記表示中議事予定時間と共に表示する、ことを特徴とする請求項2記載の会議進行支援装置。 - 前記操作情報取得手段が、前記平均値が選択されたという操作情報を取得した場合、前記議事情報作成手段は、前記表示中議事予定時間から前記平均値を減じて、前記議事情報記憶手段の前記表示中議事予定時間を更新する、
ことを特徴とする請求項7記載の会議進行支援装置。 - 情報端末機とネットワークを介して接続され、会議の進行を支援する会議進行支援装置であって、
1つ以上の議事を含む会議に対応づけて前記議事の議事予定時間を記憶する議事情報記憶手段と、
前記議事の開始時刻と終了時刻を記憶する進行情報記憶手段と、
前記議事を開始させる操作情報を取得する操作情報取得手段と、
前記操作情報取得手段が前記議事の開始操作の操作情報を取得した場合、前記進行情報記憶手段に該議事の前記開始時刻を登録し、終了した議事の前記終了時刻を登録する議事移行登録手段と、
前記開始時刻と前記終了時刻から前記議事ごとの議事結果時間を計測し議事結果情報記憶手段に記憶させる結果時間計測手段と、
前記会議に属する前記議事ごとの前記議事結果時間、及び、前記議事予定時間を、前記議事結果時間及び前記議事予定時間を比較可能に表示すると共に、前記議事情報記憶手段に記憶された前記議事の前記議事予定時間を複製して新たに1つの前記会議に含まれる一連の前記議事の前記議事予定時間を生成する引き継ぎボタンを表示する前記情報端末機に送信し、前記情報端末機から前記引き継ぎボタンの操作情報を取得する情報送信手段と、
前記情報端末機から、前記操作情報を取得した場合、前記議事情報記憶手段に記憶された、前記会議に属する前記議事の前記議事予定時間の複製を生成し、複製元の前記議事と関連付けて前記議事情報記憶手段に記憶させる議事情報作成手段と、
を有することを特徴とする会議進行支援装置。 - 情報端末機と会議進行支援装置がネットワークを介して接続された会議進行支援システムであって、前記会議進行支援装置は、
1つ以上の議事を含む会議に対応づけて前記議事の議事予定時間を記憶する議事情報記憶手段と、
前記議事の開始時刻と終了時刻を記憶する進行情報記憶手段と、
前記議事を開始させる操作情報を取得する操作情報取得手段と、
前記操作情報取得手段が前記議事の開始操作の操作情報を取得した場合、前記進行情報記憶手段に該議事の前記開始時刻を登録し、終了した議事の前記終了時刻を登録する議事移行登録手段と、
前記開始時刻と前記終了時刻から前記議事ごとの議事結果時間を計測する結果時間計測手段と、
前記会議に属する前記議事ごとの前記議事結果時間、及び、前記議事予定時間を、前記情報端末機に送信する情報送信手段と、
前記情報端末機から、ボタン操作情報を取得した場合、前記議事情報記憶手段に記憶された、前記会議に属する前記議事の前記議事予定時間の複製を生成し、複製元の前記議事と関連付けて前記議事情報記憶手段に記憶させる議事情報作成手段と、を有し、
前記情報端末機は、前記情報送信手段から送信された前記議事結果時間と前記議事予定時間を比較可能に表示すると共に、前記議事情報記憶手段に記憶された前記議事の前記議事予定時間を複製して新たに1つの前記会議に含まれる一連の前記議事の前記議事予定時間を生成する引き継ぎボタンを表示する会議情報表示手段と、
前記引き継ぎボタンの操作を受け付け、前記会議進行支援装置に前記引き継ぎボタンが操作された旨の前記ボタン操作情報を送信する会議情報操作手段と、
を有することを特徴とする会議進行支援システム。 - 1つ以上の議事を含む会議に対応づけて前記議事の議事予定時間を記憶する議事情報記憶手段と、
前記議事の開始時刻と終了時刻を記憶する進行情報記憶手段と、を有し、会議の進行を支援する開銀進行支援装置の会議進行支援方法であって、
操作情報取得手段が、前記議事を開始させる操作情報を取得するステップと、
議事移行登録手段が、前記操作情報取得手段が前記議事の開始操作の操作情報を取得した場合、前記進行情報記憶手段に該議事の前記開始時刻を登録し、終了した議事の前記終了時刻を登録するステップと、
結果時間算出手段が、前記開始時刻と前記終了時刻から前記議事ごとの議事結果時間を計測するステップと、
会議結果表示手段が、前記会議に属する前記議事ごとに前記議事結果時間と前記議事予定時間を比較可能に表示すると共に、前記議事情報記憶手段に記憶された前記議事の前記議事予定時間を複製して新たに1つの前記会議に含まれる一連の前記議事の前記議事予定時間を生成する引き継ぎボタンを表示するステップと、
前記引き継ぎボタンが操作された場合、議事情報作成手段が、前記議事情報記憶手段に記憶された、前記会議に属する前記議事の前記議事予定時間の複製を生成し、複製元の前記議事と関連付けて前記議事情報記憶手段に記憶させるステップと、
を有することを特徴とする会議進行支援方法。 - 1つ以上の議事を含む会議に対応づけて前記議事の議事予定時間を記憶する議事情報記憶手段と、
前記議事の開始時刻と終了時刻を記憶する進行情報記憶手段と、を有し、会議の進行を支援する装置に、
前記議事を開始させる操作情報を取得する操作情報取得ステップと、
前記操作情報取得ステップにより、前記議事の開始操作の操作情報が取得された場合、前記進行情報記憶手段に該議事の前記開始時刻を登録し、終了した議事の前記終了時刻を登録する議事移行登録ステップと、
前記開始時刻と前記終了時刻から前記議事ごとの議事結果時間を計測する結果時間算出ステップと、
前記会議に属する前記議事ごとに前記議事結果時間と前記議事予定時間を比較可能に表示すると共に、前記議事情報記憶手段に記憶された前記議事の前記議事予定時間を複製して新たに1つの前記会議に含まれる一連の前記議事の前記議事予定時間を生成する引き継ぎボタンを表示する会議結果表示ステップと、
前記引き継ぎボタンが操作された場合、前記議事情報記憶手段に記憶された、前記会議に属する前記議事の前記議事予定時間の複製を生成し、複製元の前記議事と関連付けて前記議事情報記憶手段に記憶させる議事情報作成ステップと、を実行させるプログラム。 - 1つ以上の議事を含む会議に対応づけて前記議事の議事予定時間を記憶する議事情報記憶手段と、
前記議事の開始時刻と終了時刻を記憶する進行情報記憶手段と、を有し、
情報端末機とネットワークを介して接続され、会議の進行を支援する装置に、
前記議事を開始させる操作情報を取得する操作情報取得ステップと、
前記操作情報取得ステップにより、前記議事の開始操作の操作情報が取得された場合、前記進行情報記憶手段に該議事の前記開始時刻を登録し、終了した議事の前記終了時刻を登録する議事移行登録ステップと、
前記開始時刻と前記終了時刻から前記議事ごとの議事結果時間を計測する結果時間算出ステップと、
前記会議に属する前記議事ごとの前記議事結果時間、及び、前記議事予定時間を、前記議事結果時間及び前記議事予定時間を比較可能に表示すると共に、前記議事情報記憶手段に記憶された前記議事の前記議事予定時間を複製して新たに1つの前記会議に含まれる一連の前記議事の前記議事予定時間を生成する引き継ぎボタンを表示する前記情報端末機に送信し、前記情報端末機から前記引き継ぎボタンのボタン操作情報を取得する情報送信ステップと、
前記情報端末機から、前記ボタン操作情報を取得した場合、前記議事情報記憶手段に記憶された、前記会議に属する前記議事の前記議事予定時間の複製を生成し、複製元の前記議事と関連付けて前記議事情報記憶手段に記憶させる議事情報作成ステップと、
を実行させるプログラム。 - 前記情報端末機に、
請求項13に記載の前記装置から、前記議事ごとの前記議事結果時間、及び、前記議事予定時間を受信するステップと、
前記会議に属する前記議事ごとに前記議事結果時間と前記議事予定時間を比較可能に表示すると共に、前記議事情報記憶手段に記憶された前記議事の前記議事予定時間を複製して新たに1つの前記会議に含まれる一連の前記議事の前記議事予定時間を生成する前記引き継ぎボタンを表示する会議結果表示ステップと、
前記引き継ぎボタンの操作を受け付け、前記装置に前記引き継ぎボタンの前記ボタン操作情報を送信する会議情報操作ステップと、を実行させるプログラム。
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