JP5485831B2 - 検索用索引自動生成装置を有するファイル検索システム - Google Patents

Description

この発明は、利用者が画面から指定したキーワードやメタデータによる条件をもとに、社内ファイルサーバ中にあるファイルを探し、該当するファイルを画面に表示する社内ファイル検索システムに関する。

ファイルサーバは、その利便性や拡張性の高さから、企業にとって最も身近なファイルの保管庫となっている。また、ファイルの新規作成や社内外からの問い合わせ時など、ファイルサーバに置かれたファイルを探して参照するという作業が日常業務の中で頻繁に行われている。

近年、コスト削減を背景に、上記作業の効率化を図るべく社内ファイル検索システムの導入を検討、実施する企業が増えている。

図１１は、一般的な社内ファイル検索システムの概要を示す構成図であり、利用者が検索条件を指定するＰＣ１１０１、１１０１、・・・とファイルを保管しているファイルサーバ１１０２、１１０２、・・・と、ファイル位置情報を保管しているデータベース１１０３と、ファイルの検索を実行し、その結果をＰＣ１１０１に返す検索サーバ１１０４とから構成されている。

このような構成の社内ファイル検索システムにおいては、利用者は、ＰＣ１１０１に備えられたＷｅｂブラウザで検索サーバ１１０４へ接続し、表示されたＷｅｂページに目的のファイルを検索するためのキーワードやメタデータによる条件を指定し、検索サーバ１１０４に送信する。それを受け取った検索サーバ１１０４はデータベース１１０３に対して照会を開始する。そして、該当するファイルが見つかるとそれら各々のファイルサーバ上の位置情報を検索結果としてＰＣ１１０１へ送信する。送信された結果はＰＣ１１０１のＷｅｂブラウザ上に表示される。

初期の社内ファイル検索システムでは、検索条件を指定する方法として、利用者にファイル本文中に含まれるキーワードを直接入力させていた。しかし、この方法では利用者が探したいファイル中のキーワードを知っている必要があり、キーワードが分からず目的のファイルを取得できない問題があった。近年これを解決するため、社内ファイル検索システムの管理者が、社内でよく使われる可能性のあるキーワードやメタデータを、あらかじめ索引として分類別に表示するなどし、利用者に選択させるものもある。

尚、本発明に関する公知技術文献としては、下記の特許文献１、２及び３がある。特許文献１と特許文献２は検索結果を効率よく分類する方法に関する。また、特許文献３は指定可能な検索条件を利用者が分類構造として定義できる方法に関する。

特開平７−３１９９０５号公報 特開平９−３１９７５２号公報 特開２００９−１９９１０３号公報

ところで、従来から知られている技術を用いてファイルを検索する場合、まず、利用者に条件を直接入力させる方法では、利用者が目的のファイルを結果として得るために有効なキーワードを知っているか、もしくは考える必要がある。

また、管理者が条件をあらかじめ索引として分類別に用意する方法では、利用するユーザが社内の業務や習慣を考慮し、よく使われる条件を想定して、システムに登録する必要がある。

これら従来の技術ではユーザである利用者が有効なキーワードを試行錯誤したり、管理者が想定したキーワードやメタデータの条件を用意するのに手間がかかるという問題が生じる。また、利用者の検索技術によっては、目的のファイルにたどり着けないことや、管理者が想定した条件が実際によく使われるものと異なることで、検索精度が低下するという問題も生じる。

これらの問題に対して、特許文献１、２で開示された検索結果の分類技術は、正しい条件で検索を行った後の処理であるため、有効な解決手段とはならない。
また、特許文献３で開示された指定可能な検索条件を分類構造として利用者に定義させる技術は、管理者の手間を利用者に転嫁したものであり、抜本的な解決手段とはならない。

以上の現状に鑑み、本発明の目的は、利用者が用いたキーワードやメタデータの条件を記録し、実際に利用者が頻繁に利用する条件を判断し、検索サーバがそれらを分類構造に整形し、検索用索引として利用者へ提供することで、利用者が検索の都度、有効な条件を試行錯誤したり、管理者が分類構造を事前に用意するといった手間を省き、より高い精度で目的のファイルを取得できる社内ファイル検索システムを提供することにある。

上記目的を達成するために、本発明は、利用者が用いるＰＣと、利用者がファイルを保管するファイルサーバと、検索用索引を自動生成するファイル検索索引自動生成装置と、ファイルの位置情報を保管するデータベースと、該ファイル検索索引自動生成装置から検索用索引を取得しかつ該データベースに問い合わせてファイル検索を実行する検索サーバとを有するファイル検索システムであって、
前記ファイル検索索引自動生成装置は、
（ａ）検索で用いられたキーワードやメタデータの条件を基に、文字列式化した１又は複数の検索条件の各々を１つのレコードとして記録する検索条件記録部と、
（ｂ）前記検索条件記録部により記録された検索条件を分類構造に整形することにより検索用索引を自動生成する検索条件分類構造整形部と、を備え、
前記検索条件記録部は、
（ａ１）１回の検索毎に用いられたキーワードやメタデータを、AND又はORの条件を含む文字列式として文字列式化する第１の手段と、
（ａ２）文字列式化した検索条件が既にレコードとして記録されているか否かを照会し、同じレコードがない場合は、当該検索条件を新たなレコードとして記録する第２の手段と、
（ａ３）新たに記録したレコードの検索条件にAND又はORの条件が含まれる場合は、当該検索条件をAND又はORの条件の箇所にて分割する第３の手段と、
（ａ４）分割された各検索条件にAND又はORの条件が含まれなくなるまで、前記第２及び第３の手段の処理を繰り返す第４の手段と、を備え、
前記検索条件分類構造整形部は、
（ｂ１）前記検索条件記録部により記録された検索条件の中から対象とする検索条件を１レコードずつ取得し、取得した検索条件にORが含まれる場合は当該ORの条件を構成する２つの検索条件を並列に配置し、取得した検索条件にANDが含まれる場合は当該ANDの条件を構成する２つの検索条件を階層構成で配置することにより、索引候補とする第５の手段と、
（ｂ２）前記第５の手段で２つの検索条件を並列に配置したとき同じ階層に重複する索引候補が存在する場合はいずれかの索引候補を削除する第６の手段と、
（ｂ３）前記第５の手段で２つの検索条件を階層構成で配置したとき同じ階層に重複する索引候補が存在する場合は一方の索引候補を削除してその下の階層を他方の索引候補の下の階層にまとめる第７の手段と、
（ｂ４）検索用索引を生成するべく、対象とする検索条件の全てのレコードについて前記第５、第６及び第７の手段の処理を繰り返す第８の手段と、を備えたことを特徴とする。
また、上記ファイル検索システムにおいて、前記検索条件記録部は、文字列式化した検索条件のレコードに当該検索条件の検索回数と、当該検索条件による検索を行った利用者IDとを対応付けて記録し、
前記検索条件分類構造整形部が対象とする検索条件のレコードは、前記検索条件記録部により記録されたレコードのうち、検索条件に対応付けられた検索回数が所定数以上でありかつ利用者IDに基づく利用者数が所定数以上であるレコードである。

以上のように本発明における社内ファイル検索索引の自動生成装置によれば、次の効果がある。
利用者が用いたキーワードやメタデータの条件を記録し、実際に利用者が頻繁に利用する条件を判断し、検索サーバがそれらを分類構造に整形し、検索用索引として利用者へ提供することで、利用者が検索の都度、有効な検索条件を試行錯誤したり、管理者が分類構造を事前に用意するといった手間を省くとともに、より高い精度で目的のファイルを取得できる社内ファイル検索システムを提供することができる。

本発明による社内ファイル検索システムを概略的に示す構成図である。 本発明による検索サーバ内部のブロック構成図である。 本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置内部のブロック構成図である。 本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置で記録された条件のデータ構成図である。 本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置で条件を記録する際、条件を文字列化したときのデータ構造図である。 本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置が行う検索条件の記録処理のフローである。 本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置が行う記録された条件の利用頻度判定処理のフローである。 本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置が行う記録された条件の利用者数判定処理のフローである。 は本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置が行う記録された条件を検索用索引へ整形する処理のフローである。 は本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置で生成された索引の表示例である。 従来のファイルサーバ、検索サーバの利用を概略的に示す構成図である。

以下、実施例を示した図面を参照しつつ本発明の実施の形態を説明する。

図１は、本発明の一実施例を示すシステム構成図である。

本実施形態による社内ファイル検索システムは利用者が用いるPC１０５と、利用者が文書を保管するファイルサーバ１０４と、本発明の社内ファイル検索用索引の自動生成装置１０２とファイルの位置情報を保管するデータベース１０１を備え、データベース１０１に問い合わせてファイル検索を実行する検索サーバ１０３とから構成され、これら全てがLANに接続されて通信自在に構成されている。

利用者が用いるPC１０５は、LAN経由でファイルサーバ１０４にアクセスし、文書を保管、参照する手段を備える。このアクセスはOS搭載のネットワーク機能と、認証機能を用いる。また、検索サーバ１０３にアクセスし、文書の検索を実行するためのWebブラウザ（図示せず）を備える。

図２に示すように、社内ファイル検索システム中の検索サーバ２０１は、ファイル位置情報を前記ファイルサーバ１０４から取得するファイル探索部２０２と、ファイル位置情報をデータベース２１１に記録するファイル位置情報記録部２０３と、ファイル検索用索引の自動生成装置２１２から索引を取得する索引取得部２０４と、検索を実行させるためのGUIを利用者に提供するための検索画面送信部２０５と、利用者が入力した検索条件を受け取る検索条件受信部２０６と、この受信した条件をもとにデータベース２１１の検索クエリを作成する検索クエリ作成部２０７と、前記データベースより返される検索結果を利用者に提供する検索結果送信部２０８と、利用者からの指示により社内ファイル検索用索引の自動生成装置２１２に記録されている条件を利用者に提供するための記録条件送信部２０９と、利用者からの指示により不要な条件を社内ファイル検索用索引の自動生成装置２１２に削除させる削除条件指示部２１０とから構成される。

また、図面では図示していないが、本願発明におけるサーバ、自動生成装置にはそれぞれの結果を表示する画像表示装置（モニター等）が設けられている。

図３は検索用索引の自動生成装置の構成を示す図である。

前記検索用索引の自動生成装置３０１は、そのソフトウェアの中に、検索で用いられたキーワードやメタデータの条件を記録する検索条件記録部３０２と、記録された条件を照会する検索条件照会部３０３と、記録されている条件の利用頻度を判定する検索条件利用頻度判定部３０４と、記録されている条件の利用者数を判定する検索条件利用人数判定部３０５と、これら判定結果により得られる条件を分類構造に整形する検索条件分類構造整形部３０６と、記録されている条件を一覧化する検索条件記録一覧生成部３０７と、利用者から指定された条件を記録から削除する検索条件削除部３０８を備える。

図４は、検索用索引の自動生成装置３０１の検索条件記録部３０２に記録された条件のデータ構成を示す図である。図に示すように、文字列式化された検索条件４０１、検索回数４０２、利用者ID４０３、該当ファイル数４０４の各エリアデータから構成され、利用者がPCに備えられたWebブラウザから検索サーバにアクセスし、キーワードやメタデータの条件を指定して文書の検索を実行するとき、検索条件ごとに文字列式化された検索条件、検索回数、利用者ID、該当ファイル数の各データが１レコードとして登録される。ここで、同じ検索条件で文書の検索が実行された場合に、当該検索条件の検索回数のデータが更新される。また、当該検索を実行した利用者ＩＤが当該検索条件の利用者ＩＤデータに登録されていない場合に、利用者ＩＤのデータが更新される。例えば、レコード４０５は、社内でこれまでに、“月立”および“提案書”という条件で検索が計３回実行されたこと、この検索条件に該当するファイルがファイルサーバ中に計１０件あったことを示している。ここで、「月立」は、架空の社名の文字列を構成する一部である。

図５は、前記検索条件記録部３０２に検索条件を記録する際、条件を文字列式化したときのデータ構造の一例を示す図である。

図に示すように、文字列および論理演算子の組み合わせ５０１と条件式を意味するパラメータ５０２で構成され、文字列式中パラメータ＜0＞は文字列を含むことを意味し、＜1＞は文字列と完全に一致することを意味し、＜2＞は文字列の前方が一致することを意味し、＜3＞は文字列の後方が一致することを意味する。

また、文字列式に日付が含まれる場合、パラメータ＜11＞は日付が一致することを意味し、＜12＞は日付以降であることを意味し、＜13＞は日付以前であることを意味し、＜14＞は日付当日を含まない以降であることを意味し、＜15＞は日付当日を含まない以前であることを意味する。

さらに、文字列式に数値が含まれる場合、パラメータ＜21＞は数値が一致することを意味し、＜22＞は数値以上であることを意味し、＜23＞は数値以下であることを意味し、＜24＞は数値を超過であることを意味し、＜25＞は数値未満であることを意味する。最後に、文字列式中の"^"は、AND条件を意味し、文字列式中の"|"はOR条件を意味する。

図６は、検索用索引の自動生成装置が行う検索条件の記録処理を示すフローチャートである。利用者がPCに備えられたWebブラウザから検索サーバにアクセスし、キーワードやメタデータの条件を指定して文書の検索を実行するとき、本記録処理が実行される。

まず、利用者がWebブラウザから指定した検索条件とその利用者IDを入手する（ステップＳ６０１）。次に、入手した検索条件を図５で示した文字列式に変換する（ステップＳ６０２）。そして、検索用索引の自動生成装置３０１中の検索条件記録部３０２に記録されている検索条件を文字列式で照会し、同じものがない場合は、検索条件のレコードに今回の条件、利用者IDを追加する（ステップＳ６０３、Ｓ６０５、Ｓ６０８）。同じものがある場合は、該当する検索条件のレコードの検索回数に１を足す（ステップＳ６０４、Ｓ６０５）。さらに、該当する検索条件のレコードの利用者IDに今回の利用者が含まれない場合は、該当する検索条件のレコードの利用者IDに今回の利用者IDを追加する（ステップＳ６０６、Ｓ６０７）。最後に、検索条件中にAND、ORが含まれるかを調べ、含まれる場合は、検索条件を分割し（ステップＳ６０９、Ｓ６１０）、分割された各条件について、検索条件の記録処理（ステップＳ６０１からＳ６０８）を繰り返す（Ｓ６１１）。検索条件中にAND、ORが含まれない場合は、そのまま本記録処理を終了する。なお、処理６０８において、処理前に当該検索条件に該当するファイル数を確認し、ファイル数が「0」であった場合には、有効な検索条件とはいえないため、条件と利用者ＩＤの登録を行わないとするのでもよい。

図７は検索用索引の自動生成装置が行う検索条件の利用頻度判定処理を示すフローチャートである。

本判定処理は検索用索引の自動生成装置３０１中の検索条件利用頻度判定部３０４において実行される。なお、本社内ファイル検索システムの運用開始前に、管理者が企業規模に合わせ、検索条件を分類構造に整形するための有効回数となる検索回数および利用者数をシステムに設定しておく必要がある。

まず、本検索サーバの設定情報より管理者が設定した利用頻度の有効回数を取得する（ステップＳ７０１）。次に、検索条件記録部３０２中から、利用頻度が有効回数以上の検索条件のレコードを取得し（ステップＳ７０２）、該当する検索条件について利用者数判定処理に進む。

図８は検索用索引の自動生成装置が行う検索条件の利用者数判定処理を示すフローチャートである。

本判定処理は検索用索引の自動生成装置３０１中の検索条件利用人数判定部３０５において実行される。まず、本検索サーバの設定情報より管理者が設定した利用者数の有効数を取得する（ステップＳ８０１）。次に、検索条件記録部３０２中から、処理７０２から渡される検索条件中の１レコードを参照し、利用者IDを取得する（ステップＳ８０２）。そして、利用者IDを「,」区切りで分割し、利用者数を取得する（ステップＳ８０３）。ここで、利用者数が有効回数以上の場合は、当該検索条件を処理９０１以降の処理用に控える（ステップＳ８０４、Ｓ８０５）。未判定の検索条件がなくなるまで本処理を繰り返す（ステップＳ８０２からＳ８０５）。未判定の検索条件がなくなれば、該当する条件を検索用索引へ整形する処理へ進む。

図９は本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置が行う記録された条件を検索用索引へ整形する処理を示すフローチャートである。

本整形処理は検索用索引の自動生成装置３０１中の検索条件分類構造整形部３０６において実行される。まず、処理８０７から渡される検索条件中の１レコードを参照し、検索条件を取得する（ステップＳ９０１）。

次に検索条件にＯＲが含まれる場合は、ＯＲの条件を構成する２つの条件を並列に配置する索引候補とする（ステップＳ９０２、Ｓ９０３）。また、検索条件にＡＮＤが含まれる場合は、ＡＮＤの条件を構成する２つの条件を階層構成で配置する索引候補とする（ステップＳ９０４、９０５）。最後に、索引候補が処理９０２以降の繰り返し処理の中で索引化したものと重複しない場合は、索引候補を索引とし、重複する場合は、索引としない（ステップＳ９０６、Ｓ９０７）。未判定の検索条件がなくなるまで本処理を繰り返す（ステップＳ９０１からＳ９０７）。

本処理における整形結果は図１０で示されている。

図１０は、本発明による社内ファイル検索用索引の自動生成装置で生成された索引の一表示例である。利用者がＰＣに備えられたＷｅｂブラウザを起動して、検索サーバにアクセスし、所定の利用者ＩＤを用いてシステムにログインすると、検索用索引自動生成装置で生成された索引が記録条件送信部２０９よりＷｅｂブラウザ上に送信され、分類構造として表示される。

図１０のレコード１は、検索条件にＯＲが含まれる場合に、ＯＲの条件を構成する２つの条件を並列に配置したときの一表示例である。

また、レコード２、レコード３は、検索条件にＡＮＤが含まれる場合に、ＡＮＤの条件を構成する２つの条件を階層構成で配置したときの一表示例である。なお、分類構造の表示にあたっては、前回当該条件で検索されたときの件数を記憶しておき、検索条件の後方に（ ）付きで該当するファイル件数を表示してもよい。

なお、図１０において、「月立ソフト」、「月立ソリューションズ」は、いずれも架空の会社名である。

本発明に係る検索用索引自動生成装置は、企業体に限らず、ある目的を達成するために行動を同じくする団体内におけるファイル検索システムに利用可能である。

１０１、２１１ データベース
１０２、２１２、３０１ 検索用索引自動生成装置
１０３，２０１ 検索サーバ
１０４ ファイルサーバ
１０５ ＰＣ
２０２ ファイル探索部
２０３ ファイル位置情報記録部
２０４ 索引取得部
２０５ 検索画面送信部
２０７ 検索クエリ作成部
２０９ 記録条件送信部
２１０ 削除条件指示部
３０２ 検索条件記録部
３０３ 検索条件照会部
３０４ 検索条件利用頻度判定部
３０５ 検索条件利用頻度判定部
３０６ 検索条件分類構造整形部
３０７ 検索条件記録一覧生成部
３０８ 検索条件削除部
４０１ 検索条件（文字列式）
４０２ 検索回数
４０３ 利用者ＩＤ
４０４ 該当ファイル数
４０５ レコード
５０１ 文字列および論理演算子の組み合わせ
５０２ パラメータ

Claims (2)

1. 利用者が用いるＰＣと、利用者がファイルを保管するファイルサーバと、検索用索引を自動生成するファイル検索索引自動生成装置と、ファイルの位置情報を保管するデータベースと、該ファイル検索索引自動生成装置から検索用索引を取得しかつ該データベースに問い合わせてファイル検索を実行する検索サーバとを有するファイル検索システムであって、
   前記ファイル検索索引自動生成装置は、
   （ａ）検索で用いられたキーワードやメタデータの条件を基に、文字列式化した１又は複数の検索条件の各々を１つのレコードとして記録する検索条件記録部と、
   （ｂ）前記検索条件記録部により記録された検索条件を分類構造に整形することにより検索用索引を自動生成する検索条件分類構造整形部と、を備え、
   前記検索条件記録部は、
   （ａ１）１回の検索毎に用いられたキーワードやメタデータを、AND又はORの条件を含む文字列式として文字列式化する第１の手段と、
   （ａ２）文字列式化した検索条件が既にレコードとして記録されているか否かを照会し、同じレコードがない場合は、当該検索条件を新たなレコードとして記録する第２の手段と、
   （ａ３）新たに記録したレコードの検索条件にAND又はORの条件が含まれる場合は、当該検索条件をAND又はORの条件の箇所にて分割する第３の手段と、
   （ａ４）分割された各検索条件にAND又はORの条件が含まれなくなるまで、前記第２及び第３の手段の処理を繰り返す第４の手段と、を備え、
   前記検索条件分類構造整形部は、
   （ｂ１）前記検索条件記録部により記録された検索条件の中から対象とする検索条件を１レコードずつ取得し、取得した検索条件にORの条件が含まれる場合は当該ORの条件を構成する２つの検索条件を並列に配置し、取得した検索条件にANDの条件が含まれる場合は当該ANDの条件を構成する２つの検索条件を階層構成で配置することにより、索引候補とする第５の手段と、
   （ｂ２）前記第５の手段で２つの検索条件を並列に配置したとき同じ階層に重複する索引候補が存在する場合はいずれかの索引候補を削除する第６の手段と、
   （ｂ３）前記第５の手段で２つの検索条件を階層構成で配置したとき同じ階層に重複する索引候補が存在する場合は一方の索引候補を削除してその下の階層を他方の索引候補の下の階層にまとめる第７の手段と、
   （ｂ４）検索用索引を生成するべく、対象とする検索条件の全てのレコードについて前記第５、第６及び第７の手段の処理を繰り返す第８の手段と、を備えたことを特徴とする
   ファイル検索システム。
2. 請求項１に記載したファイル検索システムであって、
   前記検索条件記録部は、文字列式化した検索条件のレコードに当該検索条件の検索回数と、当該検索条件による検索を行った利用者IDとを対応付けて記録し、
   前記検索条件分類構造整形部が対象とする検索条件のレコードは、前記検索条件記録部により記録されたレコードのうち、検索条件に対応付けられた検索回数が所定数以上でありかつ利用者IDに基づく利用者数が所定数以上であるレコードであることを特徴とする
   ファイル検索システム。

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