JP5361093B2 - 出欠事前確認システム - Google Patents

Description

本願発明は、社内ネットワーク及び社外ネットワークを利用し、主催者が催し（会議や講義等）の開催前に参加予定者に出欠の事前確認を確実に行うことを可能にした出欠事前確認システムに関する。

催し（会議、講義等）の開催案内を事前に周知していても、催しの直前に参加予定者が忘れて遅れてくる場合や、こちらから督促を連絡しないと来ない場合、また電話してみると、催しの予定を失念しており、急遽不参加になることがある。
そこで、このような事態を解決する手段として、以下の特許文献１乃至３が公知となっている。

特許文献１は、電子会議支援システム及び方法、並びにプログラムを開示する。このシステムにおいて、電子会議の主催者は、端末を操作し、電子会議ホスト端末に開催予定の会議に関する情報を登録する。電子会議ホスト端末は、登録された予定会議の開始予定時間の所定時間前に、当該会議の開催を通知する電子メールを参加予定者の端末に送信する。各参加予定者は、受信した開催通知の返信を電子会議ホスト端末に送信する。電子会議ホスト端末は、受信した返信に基づいて参加予定者を確認すると同時に、受信した返信に基づいて参加予定者のＩＰアドレスを取得する。電子会議ホスト端末は、取得したＩＰアドレスを各参加予定者の端末に通知する。また、同文献には、参加予定者認証部が、開催通知部が通知した会議において、予定会議登録部に登録された開示時刻となっても前記開催通知への未返信端末がある場合、当該端末に返信を督促するコメントを送信することが開示されている。

特許文献２は、会議開始時刻になっても会議場所に現れない参加予定者に会議時刻となったことを通知することができると共に、呼び出される側の都合を考慮した会議招集システム、個人スケジュール管理システムを開示する。このシステムにおいて、制御装置は、会議の開催時刻となった会議参加予定者の所持する構内ＰＨＳの位置情報を構内交換機から取得し、会議参加予定者の所持する構内ＰＨＳの位置情報が会議開催予定の会議室にない場合に、会議開催時刻である旨を通知することにより、集合時間になっても集まらない人を招集する。また、このシステムにおいて、制御手段は、会議開催時刻の所定時間前に、会議参加予定者に会議開催時刻である旨を通知する。

特許文献３は、高度な通知制御を実現可能とするサーバ装置及びメッセージ通知方法を開示する。この装置は、会議室のエリアＩＤと、会議参加予定者のユーザＩＤと、会議開始時刻とを対応づけた予約情報を記憶する予約情報記憶部と、リマインダメッセージを会議参加予定者に通知者に通知する条件である通知条件を記憶する通知条件情報記憶部と、各ユーザのユーザＩＤとエリアＩＤとを対応づけたユーザエリア情報を生成するユーザエリア情報生成部と、予約情報とユーザエリア情報とに基づいて、会議開始時刻に会議室内に存在しない会議参加予定者のユーザＩＤを取得する予定履行判定部と、通知条件が満たされた場合に、開始時刻に予約対象エリア内に存在しない会議参加予定者の所持する端末に対してリマインダメッセージを通知するメッセージ通知部を備え、これによって、予約対象エリア内に存在しないユーザの所持する端末に対してメッセージを通知するようにしたものである。

特開２００２−２０７６８０号公報 特開２００４−１７９７９８号公報 特開２００８−４０７６４号公報

上述したように、上記特許文献１乃至３では、会議の開始時間若しくは開始時間の所定時間前に、参加予定者本人に対してメール若しくは電話にて督促を行うものであるが、参加予定者本人がメールを見ることができない場合や、電話に出られない場合には、督促を行っても出欠の確認ができないという問題点があった。

このため、本願発明においては、催し（会議や講座等）への出欠を主催者が確実に事前に把握することができる出欠事前確認システムを提供することを主たる課題としている。

上記課題を達成するために、本発明に係る出欠事前確認システムは、催しの主催者が入力する主催者端末と、この主催者端末とネットワークを介して接続され、利用者の個人連絡先情報を含む利用者情報が格納された個人連絡先データベース及び催しに関する諸情報が格納された催し管理データベースを具備する業務サーバと、前記ネットワークを介して前記業務サーバと接続される利用者端末と、前記ネットワークと接続可能な電話網と、該電話網を介して接続可能な前記利用者の電話端末とによって少なくとも構成される出欠事前確認システムであって、前記個人連絡先情報は、前記利用者が利用する利用者端末のＩＰアドレス、及び、前記利用者の電話端末の電話番号を含み、前記催しに関する諸情報は、催しの開催日、開催案内時刻、前記催しの参加予定者の氏名、前記参加予定者と人的又は組織的に関連のある関係者の氏名、開催案内の連絡方法、前記参加予定者の氏名および前記関係者の氏名に基づき前記個人連絡先データベースから自動取得された前記参加予定者および前記関係者が利用する前記利用者端末のＩＰアドレス、並びに、前記参加予定者の出欠予定情報とを含み、前記業務サーバは、前記催し管理データベースを参照して、催しの開催日の始業時若しくは設定された前記開催案内時刻に、前記開催案内の連絡方法に従って、前記ＩＰアドレスに基づき前記参加予定者が利用する利用者端末に対して、又は、前記参加予定者及び前記関係者が利用する利用者端末に対して動作状況を確認する機能を有する動作状況確認手段と、前記動作状況確認手段により前記利用者端末の動作状況が画面表示の可能な状態であることが確認された場合に、前記ＩＰアドレスに基づき前記参加予定者が利用する利用者端末に対して、又は、前記参加予定者及び前記関係者が利用する利用者端末に対して出欠確認画面を送信すると共に、前記参加予定者及び前記関係者が自身の利用する利用者端末から前記出欠確認画面を操作して返信した前記参加予定者の出欠予定情報を受信する機能を有する画面確認手段と、前記動作状況確認手段により前記利用者端末の動作状況が画面表示の不可能な状態であることが確認された場合若しくは前記参加予定者又は前記関係者から返信がない場合に、前記個人連絡先データベースを参照して、前記出欠確認画面が表示不可能であった利用者端末を利用する前記参加予定者及び前記関係者に対して、若しくは、返信がなかった前記参加予定者及び前記関係者に対して、前記電話番号に基づき、前記電話端末による前記参加予定者の出欠確認を自動で行う機能を有する電話確認手段とを備えることを特徴としている。

したがって、催しの開催日の始業時若しくは設定された開催案内時刻に、開催案内の連絡方法に従って、ＩＰアドレスに基づき参加予定者が利用する利用者端末に対して、又は、参加予定者及び関係者が利用する利用者端末に対して動作状況が確認され、画面表示の可能な状態であることが確認された場合に、その利用者端末に対して出欠確認画面が送信されるので、その利用者端末に出欠確認画面が強制的に表示されることとなる。これにより、参加予定者や関係者は、催しの開催日の始業時に、また、設定された開催案内時刻に催しがあることを再認識することができ、催しの出欠予定を調整・確認することが可能となる。
そして、参加予定者及び関係者が自身の利用する利用者端末から出欠確認画面を操作して返信した参加予定者の出欠予定情報を受信することで、業務サーバに参加予定者の最新の出欠予定情報を蓄積することが可能となる。

また、画面表示が不可能な状態である場合や利用者端末や関係者の利用者端末から返信が無い場合に、電話端末による出欠確認が自動で行われるので、利用者端末による出欠確認ができない場合に代わるべき確認手段が確保されており、また、参加予定者に加えて関係者に対しても参加予定者の出欠確認を行うことで、参加予定者から出欠確認情報が得られない場合でも、参加予定者の出欠確認情報を間接的に得ることが可能となり、催しの参加予定者の出欠をより確実に把握することが可能となる。

ここで、催しとは、会議や講座等、参加予定者の出欠を事前確認するのに適したイベントを指す。また、関係者とは、人的に関連のある者、例えば、親、近親者、同僚、親友等を想定しても、組織的に関連のある者、例えば、会社であれば上長やマネージャ等を想定してもよい。
また、前記社内ネットワークと前記社外ネットワークは、ファイヤウォールを介して接続されるものであり、前記電話端末は通常のプッシュフォンであっても携帯電話であっても良い。
さらに、参加予定者及び関係者が利用する利用者端末に対する動作状況が画面表示の可能な状態であるか、画面表示の不可能な状態であるかの判定は、該端末の電源が投入されているか否か、該端末がスリープの状態にあるか否かを認識することによって実行することが考えられる。

上述の構成において、前記個人連絡先データベースは、前記参加予定者および前記関係者の休暇情報を含み、前記業務サーバは、前記個人連絡先データベースから参加予定者または前記関係者の休暇情報を取得する手段を更に備え、前記動作状況確認手段は、前記参加予定者または前記関係者が前記休暇情報から休暇でないと判定された場合に、実行されるようにしてもよい。

前記画面確認手段は、具体的には、前記参加予定者または前記関係者が利用する利用者端末の動作状況が画面表示の可能な状態である場合に、前記ＩＰアドレスに基づき前記参加予定者または前記関係者の利用者端末に前記出欠確認画面を送信して表示させる手段と、前記参加予定者または前記関係者の利用する利用者端末から出欠予定情報の返信があるか否かを判定する手段と、前記出欠予定情報の返信がある場合に前記催し管理データベースの参加予定者の出欠予定情報を更新する手段とを備えるようにしてもよい。

また、前記電話確認手段は、前記参加予定者または前記関係者の利用する利用者端末の動作状況が画面表示の不可能な状態である場合若しくは前記参加予定者または前記関係者の利用する利用者端末の動作状況が画面表示の可能な状態であってもその利用者端末からの返信が無い場合に、前記個人連絡先データベースから前記参加予定者または前記関係者の電話番号を取得する手段と、取得された電話番号に基づいて自動転送装置に電話番号を転送し、前記参加予定者または前記関係者に電話連絡を行う手段とを備えるようにしてもよい。

さらに、前記開催案内の連絡方法は、前記参加予定者および前記関係者に同時に出欠確認を行う第１の方法、前記参加予定者に出欠確認を行い、前記参加予定者から返事がない場合に前記関係者に前記参加予定者の出欠確認を行う第２の方法、前記参加予定者と前記関係者に同時に出欠確認を行い、前記参加予定者及び前記関係者から返事がない場合に、他の前記関係者に連絡を行う第３の方法、参加予定者からの返事がない場合に前記関係者に連絡し、その関係者から返事がない場合に、他の前記関係者に前記参加予定者の出欠確認を行う第４の方法、前記参加予定者、前記関係者及び他の前記関係者に同時に出欠確認を行う第５の方法のいずれかとすることが考えられる。

尚、前記出欠確認画面は、出席を示すボタンと、欠席を示すボタンとを有し、前記利用者端末は、前記参加予定者または前記関係者が画面上の出席を示すボタン又は欠席を示すボタンを押すことで、出欠予定情報を送信するようにするとよい。

また、電話連絡を行う手段は、取得された電話番号に基づいて自動転送装置に電話番号を転送する手段と、自動音声により出欠確認の案内を行って出欠確認を促す手段と、参加予定者若しくは関係者が自身の電話端末を操作することで返信される出欠予定情報があるか否かを判定する手段と、参加情報の返信がある場合に前記催し管理データベースの参加予定者の出欠予定情報を更新する手段とを備えるようにするとよい。

さらに、前記業務サーバは、主催者が端末を介して設定した出欠報告時刻に、前記催し管理データベースの前記出欠予定情報を前記主催者端末に送信するようにするとよい。

本願発明によれば、催し（会議、講座等）が開催される当日の始業時または設定された開催案内時刻に参加予定者及び関係者が利用する利用者端末に出欠確認画面を強制的に表示させて出欠確認を行うと共に、利用者端末への画面表示が不可能な場合や参加予定者又は関係者から返信がない場合に電話端末による出欠確認を自動で行うことができるため、参加予定者の出欠確認を確実に行うことができる。また、参加予定者だけでなくその関係者に参加予定者の催しの開催を告知できるため、関係者が、参加予定者ができるだけ催しに参加できるように業務の調整を行うことも可能となるという効果が生じる。さらに、催しの前に、主催者に参加予定者の正確な人数を知らせることができる効果も有する。

本願発明に係る出欠事前確認システムの全体構成を示した構成図である。 催し管理データベースを示した表である。 個人連絡先データベースを示した表である。 （ａ）は業務サーバにおける最初の行程を示したフローチャート図であり、（ｂ）は主催者によって入力されるデータを示した表である。 本願発明の連絡方法を示したフローチャート図である。 本願発明の連絡方法における第１の方法（上長対応１）を示したフローチャート図である。 本願発明の連絡方法における第２の方法（上長対応２）を示したフローチャート図である。 本願発明の連絡方法における第３の方法（上長対応３）を示したフローチャート図である。 本願発明の連絡方法における第４の方法（上長対応４）を示したフローチャート図である。 本願発明の連絡方法における第５の方法（上長対応５）を示したフローチャート図である。 本願発明における出欠確認の行程を示したフローチャート図である。 本願発明の出欠確認画面の一例を示した説明図である。 業務サーバにおける主催者への出欠報告の行程を示したフローチャート図である。

以下、この発明の実施例について図面により説明する。

本願発明に係る出欠事前確認システム１０の一形態として、社員の会議への出欠を事前に確認するためのシステムとして用いた場合について説明すると、出欠事前確認システム１０は、図１に示すように、会議の主催者が入力する主催者端末１１と、該主催者端末１１と社内ネットワーク１２を介して接続され、会議に関する諸情報が格納された催し管理データベース１３及び社員の個人連絡先情報を含む社員情報が格納された社員の個人連絡先データベース１４を具備する業務サーバ１５と、前記社内ネットワーク１２を介し前記業務サーバ１５と接続される社員端末（利用者端末）１６と、前記社内ネットワーク１２と接続可能な社外ネットワーク１７と、該社外ネットワーク１７を介して接続可能な従業員の電話端末１８とによって少なくとも構成されている。
尚、前記社内ネットワーク１２と前記社外ネットワーク（電話網）１７は、ファイヤウォール１９を介して接続されることが望ましい。また、社員端末１６において、Ａ，Ａ’，Ａ”は、主催者が設定した会議への参加予定者を示し、Ｂ．Ｂ’，Ｂ”は、参加予定者の上長１を示し、Ｃ，Ｃ’，Ｃ”はさらにその上長２を示している。

ここで、催し管理データベース１３は、図２に示されるように、会議の開催日、開催時間、開催場所、会議名、会議の出欠を確認するために開催案内を表示させる時刻（開催案内時刻）、主催者端末に出欠報告をするための出欠報告時刻、参加予定者の氏名、参加予定者の所属、参加予定者が利用する社員端末１６のＩＰアドレス、参加予定者の上長１の氏名、さらにその上長２の氏名、連絡方法（上長対応）、出欠予定の情報を格納する出欠予定情報が、それぞれの会議について参加予定者毎に格納されている。

また、個人連絡先データベース１４は、図３に示されるように、社員の所属、社員の氏名、社員の役職コード、社員のメールアドレス、社員の利用する電話端末の電話番号、社員の利用する社員端末１６のＩＰアドレス、社員の休暇情報が、各社員毎に格納されている。

以上の構成の出欠事前確認システム１０において、最初に実行される行程１００において、会議の主催者は、図４（ａ）で示すように、ステップ１０１において、例えば図４（ｂ）で示すような会議の開催内容を、主催者端末１１から社内ネットワーク１２を介して業務サーバ１５の催し管理データベース１３に登録する。前記開催内容としては、図４（ｂ）で示すように、開催日、開催時間、開催場所、会議名、開催案内時刻、出欠報告時刻、参加予定者、上長対応である。この開催内容において、開催案内時刻は、開催者によって設定されるもので、会議の開催時間の所定時間前（例えば、会議の１時間前）に、上長対応で指定された連絡方法に基き出欠確認を行う時間であり、出欠報告時刻は、開催者が業務サーバ１５に格納された出欠予定情報の入手を希望する時刻である。

そして、業務サーバ１５は、ステップ１０２において、たとえば図３で示すような個人連絡先データベース１４から参加予定者氏名に基づいて、参加予定者の所属、参加予定者が利用する社員端末のＩＰアドレスを自動取得し、ステップ１０３において図２に示すような催し管理データベースを作成する。

前記業務サーバ１５は、図５で示すように、ステップ２００から開始される出欠確認行程を実行する。この出欠確認行程は、ステップ２１０において、会議の開催日であるか否かを判定する。開催日でない場合は、作業を行う必要がないため、作業を終了する（ステップ３３０）。開催日である場合は、ステップ２２０において始業時であるか否かの判定を行う。また、始業時でない場合（Ｎ）は、ステップ２３０において案内表示時刻であるか否かが判定される。この実施例では、会議（教育）の開催日の始業時及び案内表示時刻に該当者（参加予定者やその上長）に出欠確認を行うために、ステップ２２０及び２３０の判定が実施され、これらの判定に該当しない場合は作業を終了する（ステップ３３０）。

会議の開催日の始業時若しくは案内表示時刻である場合には、ステップ２４０，２６０，２８０，３００の判定において、催し管理データベース１３の上長対応が判定される。これによって、上長対応１（第１の方法）の場合は、ステップ２５０において上長対応１の処理が実行され、上長対応２（第２の方法）の場合は、ステップ２７０において上長対応２の処理が実行され、上長対応３（第３の方法）の場合は、ステップ２９０において上長対応３の処理が実行され、上長対応４（第４の方法）の場合は、ステップ３１０において上長対応４の処理が実行され、上長対応５（第５の方法）の場合は、ステップ３１０において上長対応５の処理が実行される。

ステップ２５０で示される上長対応１は、図６で示すように、参加予定者とその直属の上長（上長１）に同時に出欠確認を行うものである。即ち、ステップ２５１で参加予定者に、ステップ２５２で上長１に連絡を行う。この連絡は、例えば図１１の連絡４００から開始されるフローチャートに基づき行われる。

ステップ２５１又はステップ２５２において参加予定者（例えばＡ）又はその上長（例えばＢ）に連絡を行う場合、ステップ４０１において、個人連絡先データベース（連絡ＤＢ）から参加予定者Ａ又はその上長Ｂの休暇情報を確認する。休暇の場合（Ｙ）は、連絡する必要が生じないため、ステップ４１５から上長対応１に戻り、作業が終了する。休暇でない場合には、ステップ４０３において、催し管理データベース（管理ＤＢ）からＩＰアドレスを取得し、このＩＰアドレスに基づき、ステップ４０４において参加予定者Ａ又はその上長Ｂの社員端末１６の動作状況が確認される。
この動作状況の確認は、例えば、該当者の端末の電源が投入されているか否か、スリープ機能が稼働しているか否かを判定することによって、参加予定者Ａ又はその上長Ｂが端末画面を確認可能な状態であるか否かを確認するものである。

社員端末の動作状況の確認の結果、ステップ４０５において、画面表示が可能な状態であると判定された場合（Ｙ）には、ステップ４０６に進んで、例えば図１２で示される出欠確認画面３０を参加予定者Ａ又はその上長Ｂの社員端末１６に強制的に表示する。この出欠確認画面３０には、会議の詳細な情報が画面３３に表示されると共に、出席の連絡を行うための出席ボタン３１及び欠席の連絡を行うための欠席ボタン３２が表示され、参加予定者Ａ又はその上長Ｂは、この画面上の出席ボタン３１又は欠席ボタン３２のいずれかを押して業務サーバ１５にこの情報を送信する。

ステップ４０７では、参加予定者Ａ又はその上長Ｂから出欠の情報が入ったか否か、つまり出欠予定情報の更新の必要があるか否か（管理ＤＢの出欠予定情報に変更する必要があるか否か）が判定され、更新の必要がある場合には、ステップ４０８に進んで管理ＤＢの出欠予定情報（図３の表に示す出欠予定情報）を更新し、ステップ４１５から元のフローチャートに戻って作業が完了する。

また、前記ステップ４０７の判定において、参加予定者Ａ又はその上長Ｂからの連絡がなく、出欠予定情報の更新がない場合（Ｎ）には、ステップ４０９に進んで出欠予定情報の有無が判定される。これらの判定によって参加予定者Ａ又はその上長Ｂからの出欠予定情報の更新がなく且つ出欠予定情報もない場合には、ステップ４１０に進み、電話連絡による作業が行われる。このステップ４１０以下の電話連絡による作業は、ステップ４０５の判定において画面表示が可能でない場合（Ｎ）にも実行される。また、ステップ４０９の判定において出席予定情報がない場合（Ｎ）に、参加予定者Ａ又はその上長Ｂの社員端末１６が表示可能な場合に、出欠確認画面３０を継続して表示する場合は、ステップ４０５に進むようにしても良い。この場合、ステップ４０５の判定において、画面表示可能な場合（Ｙ）は、常にステップ４０６において画面表示を継続し、画面表示が不可能な場合（Ｎ）にのみステップ４１０に進んで電話連絡による作業を開始する。

ステップ４１０以下の電話連絡による確認作業は、前記ステップ４０５の判定において画面表示が可能でない場合（Ｎ）、又は、ステップ４０７及びステップ４０９の判定において、出欠予定情報が更新されず、さらに出欠予定情報がない場合に開始されるものであり、先ず、ステップ４１０で、連絡ＤＢから参加予定者Ａ又はその上長Ｂの電話番号が取得される。この取得された電話番号は、ステップ４１１において、社外ネットワーク（電話網）１７にある図示しない自動転送装置に転送され、そこから参加予定者Ａ又はその上長Ｂの電話機（プッシュフォン又は携帯電話）に送信される。この場合、自動音声において、例えば出席の場合は＃１、欠席の場合は＃２を押すように示唆し、その入力された情報を取得する。そして、ステップ４１２においてその電話が受信されたか否かが判定され、ステップ４１２の判定において受信が判定され（Ｙ）、さらにステップ４１３において出欠予定情報（出席か欠席かの情報）の更新が必要であるか否かが判定され、更新が必要であると判定された場合には、ステップ４１４においてステップ４０８と同様に管理ＤＢの出欠予定情報が更新され、ステップ４１５から元のフローチャートに復帰し、作業が完了する。

ステップ２７０で実行される上長対応２は、例えば図７に示すように、ステップ２７１において参加予定者Ａに図１１で示す連絡４００の連絡が行われ、この結果として参加予定者Ａから返事があった場合（Ｙ）には、作業を完了し、参加予定者Ａから返事がなかった場合（Ｎ）には、ステップ２７３に進んで参加予定者Ａの上長Ｂに図１１で示す連絡４００の連絡を行う。このように、上長対応２は、参加予定者からの連絡がない場合に、その上長に連絡を行うようにしたものである。

ステップ２９０で実行される上長対応３は、例えば図８に示すように、ステップ２９１において、例えば参加予定者Ａ’に図１０で示す連絡４００の連絡が行われ、また、ステップ２９２において、例えば参加予定者Ａ’の上長Ｂ’（上長１）に連絡４００の連絡が行われる。そして、ステップ２９３において参加予定者Ａ’から返事がなく（Ｎ）、さらにステップ２９４においてその上長Ｂ’からも返事がない場合（Ｎ）に、ステップ２９５においてさらにその上長Ｃ’（上長２）に連絡４００の連絡が行われるようにしている。このように、上長対応３は、参加予定者とその上長１に同時に連絡を行うと共に、その両方から連絡がない場合に、さらのその上長２に出欠確認を行うようにしたものである。

ステップ３１０で実行される上長対応４は、例えば図９に示すように、ステップ３１１において例えば参加予定者Ａ”に図１１で示す連絡４００の連絡が行われ、ステップ３１２の判定において参加予定者Ａ”が不在である場合（Ｙ）若しくは参加予定者Ａ”が不在ではないが参加予定者Ａ”から返事がない場合（ステップ３１３の判定）には、ステップ３１４において参加予定者Ａ”の上長Ｂ”（上長１）に連絡４００の連絡が行われ、ステップ３１５の判定において上長Ｂ”（上長１）から返事がない場合（Ｎ）には、ステップ３１６においてさらにその上長Ｃ”（上長２）に連絡を行うようにしている。このように、上長対応４は、参加予定者不在又は返事がない場合、上長１に連絡し、この上長１から返事がない場合には、さらにその上長２へ連絡するようにしたものである。

ステップ３３０で実行される上長対応５は、例えば図１０に示すように、ステップ３２１では参加予定者Ａ”に、ステップ３２２ではその上長Ｂ”（上長１）に、ステップ３２３ではさらにその上長Ｃ”（上長２）に連絡４００の連絡を行うようにしている。このように、上長対応５は、参加予定者、その上長１、さらのその上長２に同時に連絡するようにしたものである。

以上のように、出欠確認を行うことによって、図２の表の出欠報告に示されるデータが作成され、図１３で示されるように、報告作業５００が実行される。この報告作業５００では、管理ＤＢにおいて設定された出欠報告時刻になったか否かがステップ５０１にて判定され、ステップ５０１の判定において出欠報告時刻となったことが判定された場合（Ｙ）、ステップ５０２において図２の表に示される出欠予定情報が、主催者端末１１に転送される。これによって、主催者は会議の開催前に確実に参加予定者の人数を把握することが可能となる。

尚、図２の表の出欠予定情報では、上長対応１が指定された経営会議の参加予定者Ａについては、参加予定者Ａ及びその上長Ｂから参加予定者Ａが出席する旨の連絡があったことを示しており、上長対応２が指定された担当会議の参加予定者Ａについては、参加予定者Ａ本人からの連絡がなかった（null）がその上長Ｂからは参加予定者Ａの出席連絡があったことを示している。さらに、上長対応３が指定された予算会議の参加予定者Ａ’については、参加予定者Ａ’及びその上長Ｂ’からは参加予定者Ａ’の出欠連絡がなかったが、さらにその上長Ｃ’からは参加予定者Ａ’の出席連絡があったことを示している。さらにまた、上長対応４が指定された予算会議の参加予定者Ａ”についても、参加予定者Ａ”及びその上長Ｂ”からは参加予定者Ａ”の出欠連絡がなかったが、さらにその上長Ｃ”からは参加予定者Ａ’の出席連絡があったことを示している。また、上長対応５が指定された知財会議の参加予定者Ａ”については、参加予定者本人Ａ”、その上長Ｂ”及びさらにその上長Ｃ”に同時に出欠確認が行われ、参加予定者本人Ａ”のみから出席の連絡があったことを示している。

以上のように、本願発明によれば、参加予定者や上長の端末画面上に会議の出欠の確認画面が強制的に表示されるので、参加予定者や上長に会議の有無をリマインドすることができ、また、主催者に参加予定者の出席の見込みを把握させることが可能となる。
また、主催者が指定した上長対応に基づいて、所定の時間に本人及びその上長に自動的に出欠確認を行うことができるため、参加予定者本人が不在の場合でも、参加予定者本人の状況を把握している上長が会議の主催者に、参加予定者の出欠を連絡することが可能となり、主催者は参加予定者の人数確認を確実に行うことが可能となる。

尚、上述の例は、本システムを社内会議に適用した例を示したが、集会、講義等、参加予定者の出欠を事前確認するのに適した他の催し対しても同様に適用してもよい。

１０ 出欠事前確認システム
１１ 主催者端末
１２ 社内ネットワーク
１３ 催し管理データベース（管理ＤＢ）
１４ 個人連絡先データベース（連絡ＤＢ）
１５ 業務サーバ
１６ 社員端末
１７ 社外ネットワーク
１８ 電話
１９ ファイヤウォール
３０ 出欠確認画面
３１ 出席ボタン
３２ 欠席ボタン
３３ 画面

Claims (8)

1. 催しの主催者が入力する主催者端末と、この主催者端末とネットワークを介して接続され、利用者の個人連絡先情報を含む利用者情報が格納された個人連絡先データベース及び催しに関する諸情報が格納された催し管理データベースを具備する業務サーバと、前記ネットワークを介して前記業務サーバと接続される利用者端末と、前記ネットワークと接続可能な電話網と、該電話網を介して接続可能な前記利用者の電話端末とによって少なくとも構成される出欠事前確認システムであって、
   前記個人連絡先情報は、前記利用者が利用する利用者端末のＩＰアドレス、及び、前記利用者の電話端末の電話番号を含み、
   前記催しに関する諸情報は、催しの開催日、開催案内時刻、前記催しの参加予定者の氏名、前記参加予定者と人的又は組織的に関連のある関係者の氏名、開催案内の連絡方法、前記参加予定者の氏名および前記関係者の氏名に基づき前記個人連絡先データベースから自動取得された前記参加予定者および前記関係者が利用する前記利用者端末のＩＰアドレス、並びに、前記参加予定者の出欠予定情報とを含み、
   前記業務サーバは、
   前記催し管理データベースを参照して、催しの開催日の始業時若しくは設定された前記開催案内時刻に、前記開催案内の連絡方法に従って、前記ＩＰアドレスに基づき前記参加予定者が利用する利用者端末に対して、又は、前記参加予定者及び前記関係者が利用する利用者端末に対して動作状況を確認する機能を含む動作状況確認手段と、
   前記動作状況確認手段により前記利用者端末の動作状況が画面表示の可能な状態であることが確認された場合に、前記ＩＰアドレスに基づき前記参加予定者が利用する利用者端末に対して、又は、前記参加予定者及び前記関係者が利用する利用者端末に対して出欠確認画面を送信すると共に、前記参加予定者及び前記関係者が自身の利用する利用者端末から前記出欠確認画面を操作して返信した前記参加予定者の出欠予定情報を受信する機能を含む画面確認手段と、
   前記動作状況確認手段により前記利用者端末の動作状況が画面表示の不可能な状態であることが確認された場合若しくは前記参加予定者又は前記関係者が利用する利用者端末から返信がない場合に、前記個人連絡先データベースを参照して、前記出欠確認画面が表示不可能であった利用者端末を利用する前記参加予定者及び前記関係者に対して、若しくは、返信がなかった前記参加予定者及び前記関係者に対して、前記電話番号に基づき、前記電話端末による前記参加予定者の出欠確認を自動で行う機能を含む電話確認手段と
   を備えることを特徴とする出欠事前確認システム。
2. 前記個人連絡先データベースは、前記参加予定者および前記関係者の休暇情報を含み、
   前記業務サーバは、
   前記個人連絡先データベースから参加予定者または前記関係者の休暇情報を取得する手段を更に備え、
   前記動作状況確認手段は、
   前記休暇情報から前記参加予定者または前記関係者が休暇でないと判定された場合に実行されることを特徴とする請求項１記載の出欠事前確認システム。
3. 前記画面確認手段は、
   前記利用者端末の動作状況が画面表示の可能な状態である場合に、前記ＩＰアドレスに基づき該当する利用者端末に前記出欠確認画面を送信して表示させる手段と、
   前記利用者端末から出欠予定情報の返信があるか否かを判定する手段と、
   前記出欠予定情報の返信がある場合に前記催し管理データベースの参加予定者の出欠予定情報を更新する手段と
   を備えることを特徴とする請求項２記載の出欠事前確認システム。
4. 前記電話確認手段は、
   前記利用者端末の動作状況が画面表示の不可能な状態である場合若しくは前記利用者端末の動作状況が画面表示の可能な状態であってもその利用者端末からの返信が無い場合に、前記個人連絡先データベースからその利用者端末の利用者の電話番号を取得する手段と、
   取得された電話番号に基づいて自動転送装置に電話番号を転送し、前記利用者に電話連絡を行う手段と
   を備えることを特徴とする請求項１記載の出欠事前確認システム。
5. 前記開催案内の連絡方法は、
   前記参加予定者および前記関係者に同時に出欠確認を行う第１の方法、
   前記参加予定者に出欠確認を行い、前記参加予定者から返事がない場合に前記関係者に前記参加予定者の出欠確認を行う第２の方法、
   前記参加予定者と前記関係者に同時に出欠確認を行い、前記参加予定者及び前記関係者から返事がない場合に、他の前記関係者に連絡を行う第３の方法、
   参加予定者からの返事がない場合に前記関係者に連絡し、その関係者から返事がない場合に、他の前記関係者に前記参加予定者の出欠確認を行う第４の方法、
   前記参加予定者、前記関係者及び他の前記関係者に同時に出欠確認を行う第５の方法のいずれかであることを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の出欠事前確認システム。
6. 前記出欠確認画面は、出席を示すボタンと、欠席を示すボタンとを有し、
   前記利用者端末は、前記参加予定者または前記関係者が画面上の出席を示すボタン又は欠席を示すボタンを押すことで、出欠予定情報を送信するものであることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１つに記載の出欠事前確認システム。
7. 前記電話連絡を行う手段は、
   取得された電話番号に基づいて自動転送装置に電話番号を転送する手段と、
   自動音声により出欠確認の案内を行って出欠確認を促す手段と、
   前記参加予定者また前記関係者が自身の電話端末を操作することで返信される出欠予定情報があるか否かを判定する手段と、
   前記出欠予定情報の返信がある場合に前記催し管理データベースの参加予定者の出欠予定情報を更新する手段と
   を備えることを特徴とする請求項４に記載の出欠事前確認システム。
8. 前記業務サーバは、
   主催者が前記主催者端末を介して設定した出欠報告時刻に、前記催し管理データベースの前記出欠予定情報を前記主催者端末に送信することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１つに記載の出欠事前確認システム。
   

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