JP5330970B2 - 会議資料データ管理システム - Google Patents

Description

本発明は、会議資料データの管理システムに係り、特に、会議資料データに対するアクセス制御を行う会議資料データ管理システムに関する。

従来から、会議資料は電子化した上でファイルサーバ装置などに記録して管理されている。会議参加者は、ファイルサーバ装置に記録されている会議資料データにアクセスし、当該データを利用する。

このような会議資料データにアクセスする際の利便性を向上させる技術が様々提案されている。例えば、特許文献１には、会議参加者の端末に、会議中に参照（表示）された会議資料データの記録先情報を送信することで、会議参加者の会議資料データに対するアクセスを簡易にする技術が開示されている。

また、ファイルサーバ装置などが接続するネットワークに対する不正アクセスを防止する技術が様々提案されている。例えば、特許文献２には、ネットワークにアクセスするパソコンのユーザが所持するＩＤカードのデータを読み取り、この読み取りデータ（ＩＤデータ）に基づき、ネットワークに対するアクセス許可がない者によるネットワークへの不正アクセスを防止する技術が開示されている。

特開２００２−４９５９５号公報 特開２００６−２９３５０８号公報

会議資料データの情報漏洩を防止するためには、ファイルサーバ装置に記録された会議資料データに対するアクセスを、会議主催者、会議参加者など特定の者に限定する必要がある。

特許文献１に開示の技術を利用すれば、会議参加者の端末に会議資料データの記録先情報を送信するので、会議資料データに対するアクセスを会議参加者のみに制限することができる。しかし、会議参加者以外の者が、例えば、不正に会議資料データの記録先情報を見て（覗き見）、当該者が会議資料データの記録先情報を知れば、簡単に会議資料データにアクセスできるので、情報漏洩の危険がある。

また、会議参加者は、会議資料データの記録先情報を受信できる端末を所持していないといけないので、端末を忘れてしまった場合や端末の電池が切れてしまった場合には、会議資料データにアクセスすることはできない。

また、特許文献２に開示の技術では、ネットワークに対する不正アクセスを防止するだけであり、個々の会議資料データに対する不正アクセスを防止するものではない。

本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、専用端末を使用することなく、サーバ装置に記録された会議資料データに対するアクセスを簡易な操作で制限する会議資料データ管理システムを提供することを目的とする。

第１の技術手段は、会議資料データを記録する記録部と、少なくとも、会議の参加者に関連する情報、当該会議の会議資料データに対するアクセス制御用のセキュリティコードを対応付けて記録するテーブルを備えたサーバ装置と、前記サーバ装置から送信された前記セキュリティコードを受信し、前記会議の参加者が所持するＩＤカードのメモリに、前記受信した前記セキュリティコードを書き込むセキュリティコード書込装置と、前記ＩＤカードのメモリに書き込まれたセキュリティコードを読み取り、前記サーバ装置に送信し、前記サーバ装置に記録された前記会議資料データへのアクセス要求を行う端末とが接続され、前記サーバ装置は、前記端末から送信された前記セキュリティコードを受信し、当該セキュリティコードが前記テーブルに記録されている場合には、前記セキュリティコードに対応して記録されている前記会議資料データに対するアクセスを許可することを特徴とする会議資料データ管理システムである。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記サーバ装置は、前記会議資料データに対するアクセスレベルを示すアクセス権限レベルを前記会議の参加者毎又は前記会議資料データ毎に前記テーブルに記録し、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスが許可された場合であっても、前記アクセス権限レベルに基づき、さらに、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスを制御することを特徴とするものである。

第３の技術手段は、第１の技術手段において、前記サーバ装置は、ＩＰアドレス等の前記端末を識別する識別情報を前記会議の参加者毎又は前記会議資料データ毎に前記テーブルに記録し、前記端末から送信されたＩＰアドレス等の当該端末を識別する識別情報が前記テーブルに記録された識別情報と一致した場合に、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスを許可することを特徴とするものである。

第４の技術手段は、第１の技術手段において、前記サーバ装置は、前記端末から送信された前記セキュリティコードの受信時間を検知し、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスが許可された場合であっても、前記受信時間に基づき、さらに、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスを制御することを特徴とするものである。

第５の技術手段は、第４の技術手段において、前記サーバ装置は、会議開催時間を前記テーブルに記録し、前記会議開催時間内に前記端末から送信された前記セキュリティコードを受信した場合に、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスを許可することを特徴とするものである。

第６の技術手段は、第１〜第５の何れかの技術手段において、前記サーバ装置と前記端末を一体に構成することを特徴とするものである。

第７の技術手段は、第１〜第５の何れかの技術手段において、会議室の出入用扉の開閉を管理する入室管理装置に前記セキュリティコード書込装置を設け、前記セキュリティコード書込装置が前記サーバ装置から送信された前記セキュリティコードを受信すると、当該入室管理装置は前記会議室の出入用扉を開錠することを特徴とするものである。

本発明によれば、サーバ装置に記録された会議資料データに対するアクセス制御用のセキュリティコードを会議参加者などのＩＤカードに記録し、このセキュリティコードに基づき会議資料データに対するアクセスを制限するので、専用端末を必要とすることなく、簡易な操作で会議資料データに対するアクセスを制限することができる。

本発明に係る会議資料データ管理システムの概略図である。 会議資料管理サーバ装置、セキュリティコード書込読取装置、会議資料閲覧端末の機能ブロック図である。 会議資料登録テーブルの一例である。 会議に関連する情報の登録処理を説明するフロー図である。 生成したセキュリティコードを会議参加者のＩＤカードに書き込む処理を説明するフロー図である。 ＩＤカードの所有者が、セキュリティコードが書き込まれたＩＤカードを利用して、会議資料データにアクセスする処理を説明するフロー図である。 アクセス権限レベルが記録された会議資料登録テーブルの一例である。 セキュリティレベルとして会議資料閲覧端末のＩＰアドレスが記録された会議資料登録テーブルの一例である。 会議資料管理サーバ装置の他の機能ブロック図である。 入室管理装置にセキュリティコード書込読取装置を設けた場合の会議資料データ管理システムの概略図である。

図１（Ａ）は、本発明に係る会議資料データ管理システム１の概略図で、会議資料データ管理システム１は、会議資料管理サーバ装置（サーバ装置）１０、セキュリティコード書込読取装置（セキュリティコード書込装置）２０、ＰＣ等の会議資料閲覧端末Ａ３１、会議資料閲覧端末Ｂ３２から構成される。各装置（１０、２０）、端末（Ａ３１、Ｂ３２）は、例えば、ネットワークＮを介して接続しているが、ネットワークＮを介さなくても、各装置（１０、２０）、端末（Ａ３１、Ｂ３２）を相互に接続してもよい。

図１（Ｂ）は、会議参加者などが所持する記憶媒体、例えば社員証としても機能するＩＤカード４０を説明する図で、ＩＤカード４０は、各種データ記憶用のメモリ４１を有し、メモリ４１は、図示のように、ＩＤカード４０の所有者名、後述するセキュリティコード等を記憶する領域を有する。なお、所有者名の他にも、例えば、社員番号などのＩＤでもよい。

会議資料管理サーバ装置１０は、会議資料データを記録する記録部や、少なくとも、会議参加者に関連する情報と会議資料データに対するアクセス制御用のセキュリティコードとを対応付けて記録するテーブルを備え、会議資料データのアクセス制御を行う。また、会議資料管理サーバ装置１０は、セキュリティコード書込読取装置２０にセキュリティコードを送信する。

セキュリティコード書込読取装置２０は、例えば、会議室内に設けられ、会議資料管理サーバ装置１０から送信されたセキュリティコードを受信し、会議参加者が所持するＩＤカード４０に当該セキュリティコードを書き込む処理を実行する。

会議資料閲覧端末Ａ３１は、例えば、会議室内に設けられ、同端末Ｂ３２は会議室外に設けられている。会議資料閲覧端末Ａ３１等は、会議参加者が所持するＩＤカード４０に書き込まれたセキュリティコードを読み取り、会議資料管理サーバ装置１０に送信することで、会議資料管理サーバ装置１０に記録された会議資料データへのアクセス要求を行う。

会議資料管理サーバ装置１０は、会議資料閲覧端末Ａ３１等から送信されたセキュリティコードを受信し、当該セキュリティコードが前記テーブルに記録されている場合には、前記セキュリティコードに対応して記録されている会議資料データに対するアクセスを許可する。
なお、会議資料閲覧端末Ａ３１、同端末Ｂ３２は、同じ機能を備えた端末であるので、以下の説明では、両端末Ａ３１、Ｂ３２を会議資料閲覧端末３０（図２参照）として説明する。

図２は、会議資料管理サーバ装置１０、セキュリティコード書込読取装置２０、会議資料閲覧端末３０の機能ブロック図である。なお、図示はしないが各装置（１０、２０）、端末３０は、ネットワークＮを介して接続している（図１参照）。
（会議資料管理サーバ装置１０）
会議資料管理サーバ装置１０の機能ブロックについて説明する。
１０１は、ネットワークＩ／Ｆで、ネットワークＮに対するインターフェイス機能を提供し、当該ネットワークＮに接続しているセキュリティコード書込読取装置２０等の他の装置とデータ送受信を実行する。

１０２は、入力Ｉ／Ｆで、キーボード、マウス等の入力装置（図示せず）に対するインターフェイス機能を提供する。１０３は、表示Ｉ／Ｆで、液晶パネル等の表示装置（図示せず）に対するインターフェイス機能を提供する。

１０４は、各種制御情報などを記憶するＲＯＭ、ＲＡＭ等から構成されるメモリ、１０５は、ワープロソフト、表計算ソフト、プレゼン用ソフト、ブラウザ等のアプリケーションや、各種データを記録するＨＤＤである。

１１１は、会議資料データ記録部で、会議の主催者などが、ワープロソフト、プレゼン用ソフト等を使用して会議前に作成した会議資料データを記録する。なお、会議中に作成した会議資料データや会議後に作成した議事録などのデータでも記録することができる。

１１２は、会議資料データ登録部で、例えば、図３に示す会議資料登録テーブル５１に、会議の主催者などが入力Ｉ／Ｆ１０２を介して入力した、会議の名称（会議名）、会議の開催時間、会議資料データ記録部１１１に記録された会議資料データの名称、記録先情報、会議主催者、会議参加者に関連する情報を記録する。
会議主催者、会議参加者に関連する情報とは、氏名、社員番号などのＩＤ、さらには、所属先部署、役職などを意味する。会議の名称の他にも、会議室番号などを記録してもよい。

図３の会議資料登録テーブル５１には、少なくとも、会議の参加者に関連する情報、当該会議の会議資料データに対するセキュリティコード（後述）を記録すればよいが、ここでは、会議名、開催時間（予定）、会議に使用する会議資料データの名称、当該データの記録先情報、会議の主催者名、参加者名、セキュリティコードが記録されている。

１１３は、会議資料データアクセス制御部で、会議資料登録テーブル５１に記録された会議資料データに対するデータアクセスを制御する。
セキュリティコード生成部１１３ａは、会議参加者などが会議資料データに対してアクセスする際に必要なセキュリティコードを生成する。前記セキュリティコードは、会議資料データ登録部１１２によって図３の会議資料登録テーブル５１に記録される。セキュリティコードは、例えば、会議の名称、会議室番号、会議開催時間などから構成してもよい。

後述するように、セキュリティコード生成部１１３ａが生成したセキュリティコードは、会議参加者などのＩＤカード４０に書き込まれる。

１１４は、各種データ送信処理を実行するデータ送信部で、例えば、セキュリティコード生成部１１３ａが生成したセキュリティコードをセキュリティコード書込読取装置２０に送信する。
１１５は、各種データ受信処理を実行するデータ受信部で、例えば、会議資料閲覧端末３０から送信される会議資料データに対するアクセスを要求するコマンド（以下、データアクセスコマンドと記す）等を受信する。なお、データアクセスコマンドについては後述する。
１１６は、各機能ブロックを制御する制御部である。

（セキュリティコード書込読取装置２０）
セキュリティコード書込読取装置２０の機能ブロックについて説明する。
２０１は、ネットワークＩ／Ｆで、ネットワークＮに対するインターフェイス機能を提供し、当該ネットワークＮに接続している会議資料管理サーバ装置１０等の他の装置とデータ送受信を実行する。

２０２は、カードリードライタで、ＩＤカード４０のメモリ４１に記憶されているデータを読み取る処理、メモリ４１にデータを書き込む処理を実行するハードウェアである。

２０３は、データ読取部で、ＩＤカード４０のメモリ４１に記憶されている、ＩＤカード４０の所有者名などの各種データを読み取る処理を制御する。

２０４は、セキュリティコード要求コマンド生成部である。セキュリティコード要求コマンドは、データ読取部２０３が読み取ったＩＤカード４０の所有者名（会議主催者、会議参加者）に対応するセキュリティコードをセキュリティコード書込読取装置２０に送信するように会議資料管理サーバ装置１０に対して要求するコマンドであり、前記ＩＤカード４０の所有者名を含むものである。

２０５は、各種データ送信処理を実行するデータ送信部で、例えば、会議資料管理サーバ装置１０に、セキュリティコード要求コマンド生成部２０４が生成したセキュリティコード要求コマンドを送信する。

２０６は、各種データ受信処理を実行するデータ受信部で、例えば、会議資料管理サーバ装置１０から送信されたセキュリティコードを受信する処理を制御する。
２０７は、データ書込部で、ＩＤカード４０のメモリ４１に、例えば、データ受信部２０６が受信したセキュリティコードを書き込む処理を制御する。

２０８は、データを一時的に記憶するメモリで、例えば、データ読取部２０３が読み取ったＩＤカード４０のメモリ４１に記憶されているデータや、データ受信部２０６が受信したセキュリティコードを一時的に記憶する。
２０９は、各機能ブロックを制御する制御部である。

（会議資料閲覧端末３０）
会議資料閲覧端末３０の機能ブロックについて説明する。
３０１は、ネットワークＩ／Ｆで、ネットワークＮに対するインターフェイス機能を提供し、当該ネットワークＮに接続している会議資料管理サーバ装置１０等の他の装置とデータ送受信を実行する。

３０２は、入力Ｉ／Ｆで、キーボード、マウス等の入力装置（図示せず）に対するインターフェイス機能を提供する。３０３は、表示Ｉ／Ｆで、液晶パネル等の表示装置（図示せず）に対するインターフェイス機能を提供する。

３０４は、各種制御情報などを記憶するＲＯＭ、ＲＡＭ等から構成されるメモリ、３０５は、ワープロソフト、表計算ソフト、ブラウザ等のアプリケーションや、各種データを記録するＨＤＤである。

３１１は、カードリーダで、ＩＤカード４０のメモリ４１に記憶されているデータを読み取る処理を実行するハードウェアである。

３１２は、データ読取部で、ＩＤカード４０のメモリ４１に記憶されている、ＩＤカード４０の所有者名等の各種データを読み取る処理を制御する。

３１３は、データアクセス部で、会議資料管理サーバ装置１０の会議資料データ記録部１１１に記録されている会議資料データに対するアクセス処理を実行する。
データアクセスコマンド生成部３１３ａは、前記会議資料データに対するアクセスに使用する会議資料データアクセスコマンド（以下、データアクセスコマンドと記す）を生成する。

データアクセスコマンドは、会議資料管理サーバ装置１０に記録されている会議資料データに対するアクセスを同サーバ装置１０に要求するコマンドであり、データ読取部３１２が読み取ったＩＤカード４０の所有者名、セキュリティコードを含むものである。

３１４は、各種データ送信処理を実行するデータ送信部で、例えば、データアクセスコマンド生成部３１３ａが生成したデータアクセスコマンドを会議資料管理サーバ装置１０に送信する。

３１５は、各種データ受信処理を実行するデータ受信部で、例えば、データ送信部３１４が送信したデータアクセスコマンドに基づき会議資料管理サーバ装置１０が送信（応答）した会議資料データを受信する処理を制御する。

３１６は、各機能ブロックを制御する制御部である。

以下に、本発明に係る会議資料データ管理システム１で実行される会議資料データのアクセス制御の処理について図４〜図６のフロー図を用いて説明する。
図４は、会議に関連する情報の登録処理を説明するフロー図である。なお、既に、会議で使用する会議資料データが会議資料管理サーバ装置１０の会議資料データ記録部１１１に記録されているものとする。

まず、会議主催者は、会議資料管理サーバ装置１０の入力Ｉ／Ｆ１０２を介して、開催予定の会議の名称、開催時間（予定）、会議に使用する会議資料データの名称、当該データの記録先情報、会議主催者名、会議参加者名を入力する（ステップＳ１）。
ステップＳ１の入力が終了すると、会議資料データ登録部１１２は、図３の会議資料登録テーブル５１の対応する各欄に、ステップＳ１で入力された情報を記録する（ステップＳ２）。

次いで、セキュリティコード生成部１１３ａは、図３の会議資料登録テーブル５１に記録された会議主催者、会議参加者毎に、セキュリティコードを生成し、同テーブル５１に生成したセキュリティコードを記録する（ステップＳ３）。
図３の例では、会議主催者である“ＡＡＢＢ”に対応してセキュリティコード“ＤＥＶ＿ＣＯＮＦ１２２０＿ＡＡＢＢ”が記録され、会議参加者である“ＣＣＤＤ”に対応してセキュリティコード“ＤＥＶ＿ＣＯＮＦ１２２０＿ＣＣＤＤ”が記録されている。
以上で、会議に関連する情報の登録処理が終了する。

次に、図５のフロー図を用いて、生成したセキュリティコードを会議参加者のＩＤカード４０に書き込む処理を説明する。
例えば、会議参加者である“ＣＣＤＤ”が、会議室に入室し、セキュリティコード書込読取装置２０のカードリードライタ２０２に自分のＩＤカード４０を通す（ステップＳ１１）。
データ読取部２０３は、ＩＤカード４０のメモリ４１に記憶されているＩＤカード４０の所有者名（“ＣＣＤＤ”）を読み取り（ステップＳ１２）、セキュリティコード要求コマンド生成部２０４に出力する。

前記所有者名を受信したセキュリティコード要求コマンド生成部２０４は、当該所有者名を含むセキュリティコード要求コマンドを生成し（ステップＳ１３）、データ送信部２０５に出力する。なお、セキュリティコード要求コマンドに会議室番号などを含めてもよい。

前記セキュリティコード要求コマンドを受信したデータ送信部２０５は、会議資料管理サーバ装置１０に当該セキュリティコード要求コマンドを送信する（ステップＳ１４）。

会議資料管理サーバ装置１０のデータ受信部１１５は、前記セキュリティコード要求コマンドを受信し（ステップＳ１５）、会議資料データアクセス制御部１１３に出力する。

前記セキュリティコード要求コマンドを受信した会議資料データアクセス制御部１１３は、当該セキュリティコード要求コマンドから前記所有者名（“ＣＣＤＤ”）を抽出し（ステップＳ１６）、当該所有者名が図３の会議資料登録テーブル５１に記録されているか否かを検知する（ステップＳ１７）。なお、会議室番号がセキュリティコード要求コマンドに含まれている場合、この会議室番号が同テーブル５１に記録されているか検知する。

前記所有者名（“ＣＣＤＤ”）が、図３の会議資料登録テーブル５１に記録されている場合（ステップＳ１８／ＹＥＳ）、会議資料データアクセス制御部１１３は、データ送信部１１４を介してセキュリティコード書込読取装置２０に、前記所有者名（“ＣＣＤＤ”）に対応するセキュリティコード（“ＤＥＶ＿ＣＯＮＦ１２２０＿ＣＣＤＤ”）を送信する（ステップＳ１９）。

セキュリティコード書込読取装置２０のデータ受信部２０６は、前記セキュリティコードを受信し（ステップＳ２０）、データ書込部２０７に出力する。

前記セキュリティコードを受信したデータ書込部２０７は、当該セキュリティコード（“ＤＥＶ＿ＣＯＮＦ１２２０＿ＣＣＤＤ”）をＩＤカード４０のメモリ４１に書き込む（ステップＳ２１）。

なお、ステップＳ１８で、入力された所有者名が、図３の会議資料登録テーブル５１に記録されていない場合（ステップＳ１８／ＮＯ）、会議資料データアクセス制御部１１３は、データ送信部１１４を介してセキュリティコード書込読取装置２０に、ＮＧコードを送信すればよい。ＮＧコードを受信したセキュリティコード書込読取装置２０は、図示しない表示パネルに、ＩＤカード４０の所有者は会議参加者でない旨を表示する。

以上で、生成したセキュリティコードを会議参加者のＩＤカード４０に書き込む処理が終了する。

次に、図６のフロー図を用いて、ＩＤカード４０の所有者“ＣＣＤＤ”が、セキュリティコードが書き込まれたＩＤカード４０を利用して、会議資料データにアクセスする処理を説明する。

まず、ＩＤカード４０の所有者“ＣＣＤＤ”が、会議資料閲覧端末３０のカードリーダ３１１に自分のＩＤカード４０を通す（ステップＳ３１）。
データ読取部３１２は、ＩＤカード４０のメモリ４１に記憶されているＩＤカード４０の所有者名（“ＣＣＤＤ”）、セキュリティコード（“ＤＥＶ＿ＣＯＮＦ１２２０＿ＣＣＤＤ”）を読み取り（ステップＳ３２）、データアクセス部３１３に出力する。

前記セキュリティコード等を受信したデータアクセス部３１３のデータアクセスコマンド生成部３１３ａは、データ読取部３１２が読み取った所有者名、セキュリティコードを含むデータアクセスコマンドを生成し（ステップＳ３３）、データ送信部３１４に出力する。

前記データアクセスコマンドを受信したデータ送信部３１４は、会議資料管理サーバ装置１０に当該データアクセスコマンドを送信する（ステップＳ３４）。

会議資料管理サーバ装置１０のデータ受信部１１５は、前記データアクセスコマンドを受信し（ステップＳ３５）、会議資料データアクセス制御部１１３に出力する。

前記データアクセスコマンドを受信した会議資料データアクセス制御部１１３は、当該データアクセスコマンドからセキュリティコードを抽出し（ステップＳ３６）、当該セキュリティコードが、図３の会議資料登録テーブル５１に記録されているか否かを検知する（ステップＳ３７）。

セキュリティコードが、図３の会議資料登録テーブル５１に記録されている場合（ステップＳ３８／ＹＥＳ）、会議資料データアクセス制御部１１３は、セキュリティコードに対応する会議資料データ（開発会議資料、仕様書、設計図）へのアクセスを許可するアクセス許可コマンドを会議資料閲覧端末３０に送信する（ステップＳ３９）。

会議資料閲覧端末３０のデータ受信部３１５は、前記アクセス許可コマンドを受信し（ステップＳ４０）、データアクセス部３１３に出力する。会議資料閲覧端末３０は、前記セキュリティコードに対応する会議資料データへのアクセスが可能になる（ステップＳ４１）。図３の例では、ＩＤカード４０の所有者“ＣＣＤＤ”は、セキュリティコード（“ＤＥＶ＿ＣＯＮＦ１２２０＿ＣＣＤＤ”）に対応する、開発会議資料、仕様書、設計図などの会議資料データにアクセスすることができる。

つまり、会議資料管理サーバ装置１０の会議資料データアクセス制御部１１３は、アクセス許可コマンドを送信した会議資料閲覧端末３０からの前記セキュリティコードに対応する会議資料データに対するアクセスを許可する。

なお、アクセス方法としては様々な方法をとることができる。例えば、会議資料管理サーバ装置１０がＷＥＢサーバ機能を有していれば会議資料閲覧端末３０からブラウザを介して前記会議資料データにアクセス（ブラウザ表示）することもできる。また、前記アクセス許可コマンドと共に前記会議資料データを会議資料閲覧端末３０に送信してもよい。

なお、セキュリティコードが、図３の会議資料登録テーブル５１に記録されていない場合（ステップＳ３８／ＮＯ）、会議資料データアクセス制御部１１３は、データ送信部１１４を介して会議資料閲覧端末３０に、ＮＧコードを送信する。ＮＧコードを受信した会議資料閲覧端末３０は、会議資料データにアクセスできない旨を表示Ｉ／Ｆ３０３を介して表示する。

このように、社内にいるときには常に携帯している社員証などのＩＤカードに会議資料データに対するアクセス制御を行うセキュリティコードを書き込むので、社員は専用端末を所持する必要ない。そして、セキュリティコードが書き込まれたＩＤカードを用いて、会議資料閲覧端末３０から簡易な操作で会議資料データにアクセスすることができ会議参加者の利便性が向上する。また、前記ＩＤカードを所持しない者からの会議資料データに対するアクセスを拒否できる。

（実施例２）
会議資料管理サーバ装置１０は、アクセス権限レベルを会議参加者毎又は会議資料データ毎に会議資料登録テーブルに記録し、会議参加者に対する会議資料データへのアクセスが許可された場合であっても、アクセス権限レベルに基づき、さらに、会議参加者に対する会議資料データへのアクセスを制御してもよい。アクセス権限レベルとは、例えば、会議資料データの閲覧は可、編集は不可（可）、複製は不可（可）等の会議資料データに対するアクセスレベルを意味する。

図７は、アクセス権限レベルが記録された会議資料登録テーブル５２であり、ここでは、会議主催者を含めた会議参加者毎に、各会議資料データ（開発会議資料、仕様書、設計図）に対するアクセス権限レベルが記録されている。
例えば、会議参加者“ＣＣＤＤ”による会議資料データに対するアクセス要求（データアクセスコマンド）を会議資料管理サーバ装置１０の会議資料データアクセス制御部１１３が受信すると、同制御部１１３は、会議資料データについては閲覧のみを許可して、編集及び複製については許可しない。なお、会議資料データ毎にアクセス権限レベルを記録してもよい。

他にも、セキュリティコード生成部１１３ａが生成するセキュリティコードを利用してもよい。この場合、セキュリティコード生成部１１３ａは、会議資料データ、及び、会議参加者（主催者）に対応して、セキュリティコードにアクセス権限レベルを含める。例えば、図７の例では、会議資料データである“仕様書”（Ｄ：￥ｄｅｖｃｏｎｆ１２２０￥ＳＰＥＣ．ｐｄｆ）に対する会議参加者“ＣＣＤＤ”のアクセスは、閲覧のみ可能とするセキュリティコードであるＤＥＶ＿ＣＯＮＦ１２２０＿ＣＣＤＤ＿ＳＰＥＣ＿ＯＮＬＹ＿ＶＩＷ等を生成する。

そして、会議資料データアクセス制御部１１３は、前記セキュリティコードに基づき、会議資料データである“仕様書”に対する会議参加者“ＣＣＤＤ”のアクセスについては閲覧のみ可能にする。

（実施例３）
会議資料管理サーバ装置１０は、ＩＰアドレス等の会議資料閲覧端末３０を識別する識別情報を、会議参加者毎又は会議資料データ毎に会議資料登録テーブルに記録し、会議資料閲覧端末３０から送信された識別情報が会議資料登録テーブルに記録された識別情報と一致した場合に、会議参加者に対する会議資料データへのアクセスを許可してもよい。

図８は、セキュリティレベルとして会議資料閲覧端末のＩＰアドレスが記録された会議資料登録テーブル５２であり、ここでは、会議主催者を含めた会議参加者毎に、ＩＰアドレスが記録されている。
セキュリティレベルとは、例えば、会議資料データに対するアクセスを部門外秘、社外秘、無制限のように制限し、部門外秘の場合、会議に関連する部門（例えば開発部室）に配置されている会議資料閲覧端末３０からのアクセスのみを可能とし、社外秘の場合、社内に配置されている会議資料閲覧端末３０からのアクセスのみを可能とし、無制限の場合、社外ＰＣからのアクセスであっても許可するレベルを意味する。

例えば、会議参加者“ＣＣＤＤ”による会議資料データに対するアクセス要求（データアクセスコマンド）を会議資料管理サーバ装置１０の会議資料データアクセス制御部１１３が受信すると、同制御部１１３は、データアクセスコマンドに含まれる会議資料閲覧端末３０のＩＰアドレスを抽出する。そして、会議資料データアクセス制御部１１３は、このＩＰアドレスが、“１９２．１６８．２５３．１３０”又は“１９２．１６８．２５３．１３１”の場合のみ、会議参加者“ＣＣＤＤ”に対する各会議資料データ（開発会議資料、仕様書、設計図）へのアクセスを許可する。このＩＰアドレスは、前記会議に関連する部門に配置されている会議資料閲覧端末３０のＩＰアドレスであるとする。

会議資料閲覧端末３０を識別する識別情報としては、会議資料管理サーバ装置１０と会議資料閲覧端末３０との通信がＴＣＰ／ＩＰを用いて実行されている場合には、通信パケットに含まれる会議資料閲覧端末３０のＩＰアドレス又はＭＡＣアドレスを用いることが好ましい。他にも、会議資料閲覧端末３０に割り振られた識別名（ＰＣ名）等も利用することができる。

なお、役職毎にセキュリティレベルを設定してもよい。
このようにアクセス権限レベル／セキュリティレベルを制限することで、会議資料データに対するセキュリティが向上する。

（実施例４）
会議資料管理サーバ装置１０の会議資料データアクセス制御部１１３は、会議資料閲覧端末３０から送信されたセキュリティコードを含むデータアクセスコマンドの受信時間を検知し、前述したように、会議参加者に対する会議資料データへのアクセスを許可しても、前記受信時間に基づき、さらに、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスを制御してもよい。

例えば、会議開催時間内に会議資料閲覧端末３０から送信されたセキュリティコードを受信した場合にのみ、会議参加者に対する会議資料データへのアクセスを許可してもよい。この場合、図３に示した会議資料登録テーブル５１に記録されている会議開催時間を参照してアクセスを許可するか許可しないかを決定する。なお、前記受信時間の検知には、会議資料閲覧端末３０の制御部３１６に備えられている計時機能（時計機能）を利用すればよい。

他にも、会議開催時間から所定日時が経過したことを検知すると、会議資料データアクセス制御部１１３は、実施例２、実施例３で説明した、アクセス権限レベル／セキュリティレベルを下げ、会議参加者であれば自由にアクセス（編集、複製など）できるようにしてもよい。

（実施例５）
上記の実施例では、会議資料管理サーバ装置１０と会議資料閲覧端末３０は、別体であったが、会議資料管理サーバ装置１０と会議資料閲覧端末３０を一体に構成してもよく、例えば、会議資料管理サーバ装置１０に会議資料閲覧端末３０の機能ブロックを組み込み込んでもよい。

図９は、会議資料管理サーバ装置１０と会議資料閲覧端末３０を一体に構成した会議資料管理サーバ装置５０の機能ブロック図である。なお、会議資料管理サーバ装置５０とセキュリティコード書込読取装置２０をネットワークＮを介さずに直接接続してもよい。

図２に示した会議資料管理サーバ装置１０の機能ブロック、及び、同会議資料閲覧端末３０の機能ブロックと同一の機能を備えたブロックについては同一の符号を付し、その説明を省略する。

１１５’は、各種データ受信処理を実行するデータ受信部であり、図２で説明したデータ受信部１１５とは異なり、会議資料閲覧端末３０から送信されるデータアクセスコマンドの受信処理は行わない。

この場合、ＩＤカード４０の所有者“ＣＣＤＤ”が、セキュリティコードが書き込まれたＩＤカード４０を利用して、会議資料データにアクセスする処理は以下のように実行される。なお、会議資料管理サーバ装置５０がセキュリティコードを生成する処理、さらに、セキュリティコード書込読取装置２０にセキュリティコードを送信し、セキュリティコード書込読取装置２０がセキュリティコードをＩＤカード４０に書き込む処理については、図４、図５で説明した処理と同様であるのでその説明を省略する。

まず、ＩＤカード４０の所有者“ＣＣＤＤ”が、会議資料管理サーバ装置５０のカードリーダ３１１に自分のＩＤカード４０を通す。データ読取部３１２は、ＩＤカード４０のメモリ４１に記憶されているＩＤカード４０の所有者名、セキュリティコードを読み取り、データアクセス部３１３に出力する。

前記セキュリティコード等を受信したデータアクセス部３１３のデータアクセスコマンド生成部３１３ａは、データ読取部３１２が読み取った所有者名、セキュリティコードを含むデータアクセスコマンドを生成し、データアクセスコマンドを会議資料データアクセス制御部１１３に出力する。

その後、会議資料データアクセス制御部１１３は、データアクセスコマンドのセキュリティコードが、図３の会議資料登録テーブル５１に記録されているか否かを検知する。記録されている場合、会議資料データアクセス制御部１１３は、セキュリティコードに対応する会議資料データ（開発会議資料、仕様書、設計図）へのアクセスを許可するアクセス許可コマンドをデータアクセス部３１３に出力する。

以後、データアクセス部３１３は、前記セキュリティコードに対応する会議資料データへのアクセスを可能にする（アクセス許可）。

このように会議資料管理サーバ装置１０と会議資料閲覧端末３０を一体に構成することで、装置の設置スペースや装置の管理負担を削減することができる。

（実施例６）
図１で説明した会議室の出入口に、会議室の出入用扉の開閉を管理する入室管理装置を設けてもよい。入室管理装置は、出入用扉の開閉（開錠、鎖錠）を管理するものであり、セキュリティコード書込読取装置２０と同様にネットワークＩ／Ｆ２０１、カードリードライタ２０２（カードリーダのみでもよい）、データ読取部２０３、データ送信部２０５、データ受信部２０６等を有し、会議参加者が入室管理装置にＩＤカードを通すと、ＩＤカードの所有者名を読み取り、会議資料管理サーバ装置１０に対して、前記所有者名が図３の会議資料登録テーブル５１に記録されているか問い合わせる。

入室管理装置は、前記所有者名が図３の会議資料登録テーブル５１に記録されている旨の返答を会議資料管理サーバ装置１０から受信した場合には、出入用扉を開錠する。なお、前記所有者名が図３の会議資料登録テーブル５１に記録されていない旨の返答を会議資料管理サーバ装置１０から受信した場合には、出入用扉の鎖錠を継続する。

他にも、図１０に示す会議資料データ管理システム１’のように、入室管理装置６０にセキュリティコード書込読取装置２０を設け、セキュリティコード書込読取装置２０が会議資料管理サーバ装置１０から送信されたセキュリティコードを受信すると、入室管理装置６０は、会議室の出入用扉を開錠するようにしてもよい。
このようにすることで、会議室への入室管理とセキュリティコードの書き込み処理を同時に実行できるので、会議参加者の利便性が向上する。なお、ここでも、会議資料管理サーバ装置１０と会議資料閲覧端末３０を一体に構成してもよい。

（その他）
多機能型画像形成装置（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）に会議資料閲覧端末３０の機能ブロックを組み込み、会議資料閲覧端末３０の機能をＭＦＰによって実現してもよい。このようにすることで、会議資料管理サーバ装置１０から送信された会議資料データをＭＦＰによって直ちに印刷することができるので、会議参加者の利便性が向上する。
他にも、ＭＦＰに会議資料管理サーバ装置１０の機能ブロックを組み込んでもよい。

ＩＤカード４０は、非接触型のＩＤカードでもよい。この場合、ＩＤカード４０は、非接触ＩＣタグ（非接触データキャリア、ＲＦＩＤ ともいわれる）を有する。非接触ＩＣタグは、プラスチック等の基板にコイルパターンを備え、このコイルと容量素子とにより共振回路を形成して一定周波数の電波を送受信するように構成されている。この場合、セキュリティコード書込読取装置２０のカードリードライタ２０２、会議資料閲覧端末３０のカードリーダ３１１は、非接触型ＩＤカードに対応しているハードウェアを用いる。

なお、図３の会議資料登録テーブル５１等に記録されている会議資料データの記録先情報は、ファイルパスだけでなく例えばＵＲＬであってもよい。

また、図３の会議資料登録テーブル５１等では、参加者毎に異なるセキュリティコードが記録されているが参加者毎に同じであってもよい。

１，１’…会議資料データ管理システム、１０，５０…会議資料管理サーバ装置、１０１…ネットワークＩ／Ｆ、１０２…入力Ｉ／Ｆ、１０３…表示Ｉ／Ｆ、１０４…メモリ、１０５…ＨＤＤ、１１１…会議資料データ記録部、１１２…会議資料データ登録部、１１３…会議資料データアクセス制御部、１１３ａ…セキュリティコード生成部、１１４…データ送信部、１１５，１１５’…データ受信部、１１６…制御部、２０…セキュリティコード書込読取装置、２０１…ネットワークＩ／Ｆ、２０２…カードリードライタ、２０３…データ読取部、２０４…セキュリティコード要求コマンド生成部、２０５…データ送信部、２０６…データ受信部、２０７…データ書込部、２０８…メモリ、２０９…制御部、３０，３１，３２…会議資料閲覧端末，会議資料閲覧端末Ａ，会議資料閲覧端末Ｂ、３０１…ネットワークＩ／Ｆ、３０２…入力Ｉ／Ｆ、３０３…表示Ｉ／Ｆ、３０４…メモリ、３０５…ＨＤＤ、３１１…カードリーダ、３１２…データ読取部、３１３…データアクセス部、３１３ａ…データアクセスコマンド生成部、３１４…データ送信部、３１５…データ受信部、３１６…制御部、４０…ＩＤカード、４１…メモリ、５１〜５３…会議資料登録テーブル、６０…入室管理装置。

Claims (7)

1. 会議資料データを記録する記録部と、少なくとも、会議の参加者に関連する情報、当該会議の会議資料データに対するアクセス制御用のセキュリティコードを対応付けて記録するテーブルを備えたサーバ装置と、
   前記サーバ装置から送信された前記セキュリティコードを受信し、前記会議の参加者が所持するＩＤカードのメモリに、前記受信した前記セキュリティコードを書き込むセキュリティコード書込装置と、
   前記ＩＤカードのメモリに書き込まれたセキュリティコードを読み取り、前記サーバ装置に送信し、前記サーバ装置に記録された前記会議資料データへのアクセス要求を行う端末とが接続され、
   前記サーバ装置は、前記端末から送信された前記セキュリティコードを受信し、当該セキュリティコードが前記テーブルに記録されている場合には、前記セキュリティコードに対応して記録されている前記会議資料データに対するアクセスを許可することを特徴とする会議資料データ管理システム。
2. 前記サーバ装置は、前記会議資料データに対するアクセスレベルを示すアクセス権限レベルを前記会議の参加者毎又は前記会議資料データ毎に前記テーブルに記録し、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスが許可された場合であっても、前記アクセス権限レベルに基づき、さらに、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスを制御することを特徴とする請求項１に記載の会議資料データ管理システム。
3. 前記サーバ装置は、ＩＰアドレス等の前記端末を識別する識別情報を前記会議の参加者毎又は前記会議資料データ毎に前記テーブルに記録し、前記端末から送信されたＩＰアドレス等の当該端末を識別する識別情報が前記テーブルに記録された識別情報と一致した場合に、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスを許可することを特徴とする請求項１に記載の会議資料データ管理システム。
4. 前記サーバ装置は、前記端末から送信された前記セキュリティコードの受信時間を検知し、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスが許可された場合であっても、前記受信時間に基づき、さらに、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスを制御することを特徴とする請求項１に記載の会議資料データ管理システム。
5. 前記サーバ装置は、会議開催時間を前記テーブルに記録し、前記会議開催時間内に前記端末から送信された前記セキュリティコードを受信した場合に、前記会議の参加者に対する前記会議資料データへのアクセスを許可することを特徴とする請求項４に記載の会議資料データ管理システム。
6. 前記サーバ装置と前記端末を一体に構成することを特徴とする請求項１〜５の何れかに記載の会議資料データ管理システム。
7. 会議室の出入用扉の開閉を管理する入室管理装置に前記セキュリティコード書込装置を設け、前記セキュリティコード書込装置が前記サーバ装置から送信された前記セキュリティコードを受信すると、当該入室管理装置は前記会議室の出入用扉を開錠することを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載の会議資料データ管理システム。

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