JP5237893B2 - 文書管理装置及び文書管理方法 - Google Patents
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Description
図1は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を模式的に示す模式図である。図中1は、文書管理装置であり、インターネット等の有線又は無線の通信網Nを介して認証装置2及び通信端末装置3に接続されている。
RAM13は、制御部11の演算処理を実行する際に生ずる各種データを一時記憶するDRAM、SRAM等の揮発性メモリである。
通信部14は、認証装置2及び通信端末装置3との間で文字データ、電子署名データ、電子証明書データ等の各種情報を送受信するインタフェースであり、通信部14による各種情報の送受信は制御部11によって制御される。
記憶部15は、コンピュータを、文書管理装置1として機能させるためのコンピュータプログラム41を記憶するハードディスク、不揮発性半導体メモリ等である。また、記憶部15は、文書管理に用いる書式画像・定義体DB(Data Base)15a、入力情報DB15b、文書画像DB15cを記憶する。各種データベースの詳細は後述する。なお、コンピュータプログラム41は、制御部11が図示しない外部記憶装置の動作を制御することによって、該コンピュータプログラム41をコンピュータ読み取り可能に記録したCD(Compact Disc)−ROM、DVD(Digital Versatile Disc)−ROM、BD(Blu-ray Disc)等の記録媒体4から、コンピュータプログラム41を読み出し、記憶部15に記憶させる。また、言うまでもなく、光ディスク及び光ディスクドライブは、記録媒体4及び外部記憶装置の一例であり、フレキシブルディスク、磁気光ディスク、外付けハードディスク、半導体メモリ等にコンピュータプログラム41をコンピュータ読み取り可能に記録し、前記外部記憶装置にて読み出すように構成しても良い。また、通信網Nに接続されている図示しない外部コンピュータから本発明に係るコンピュータプログラム41をダウンロードするようにしても良い。
入力装置16は、文書管理装置1を操作するためのキーボード16a、スキャナ16b、及びマイクロフィルムリーダ16c等を含む。スキャナ16bは、紙、写真等のシート状媒体に対して光を照射し、反射光を受光素子にて受光することによって、前記シート状媒体から、文字、図形、線図、写真等を読み取り、読み取って得た画像データを制御部11に与える装置である。マイクロフィルムリーダ16cは、マイクロフィルムの画像を拡大投影する投影レンズと、投影された画像を読み取るラインセンサ等の画像読取部とを備え、読み取って得た画像データを制御部11に与える。なおマイクロフィルムは、法的な証拠能力を有し、ISO規格化されている。
出力装置17は、液晶ディスプレイ、有機ELディスプレイ、CRT等の表示部17a、プリンタ17b、マイクロフィルムライタ17cを含む。マイクロフィルムライタ17cは、ロール型のマイクロフィルムを送るフィルム送り機構と、撮影レンズにて、画像をマイクロフィルムに撮影するマイクロフィルムカメラとを備え、制御部11によって与えられた各種文書画像データに係る文書画像をマイクロフィルムに書き込む装置である。
また、認証装置2は、ある日時に特定のデータが存在していたことを証明する時刻認証データを発行する機能を有する。
図3(a)は、書式画像・定義体DB15aのレコードレイアウトの一例を概念的に示す説明図である。書式画像・定義体DB15aの表(ファイル)は、複数の列(フィールド)、例えば「書式画像ID」列、「名称」列、「書式画像データ」列、「入力画面定義体」列等から構成されており、各行(レコード)は、各列に対応した情報を有する。
「書式画像ID」列は、複数の異なる書式画像に固有の情報を格納する。書式画像は、文字データが入力されるべき項目を含む申込書のような書面の画像である。「名称」列は、書式画像IDに対応する書式画像の名称を格納する。「書式画像データ」列は、書式画像IDに対応する書式画像の画像データを格納する(図4参照)。該画像データのデータ形式は、例えばjpgファイルであるが、特に限定されない。「入力画面定義体」列は、書式画像の項目に入力されるべき文字データ等を受け付けるためのテキスト入力フィールド等を項目上に重畳させて表示し、文字データ等を受け付けるための入力画面定義体6(図5参照)を格納する。書式画像データ51及び入力画面定義体の詳細は後述する。
「入力情報ID」列は、書式画像の項目に入力されるべき文字データ等に固有の情報を格納する。「文書画像ID」は、後述の文書画像データ52,53に固有の情報を格納する(図7,図9参照)。「文字データ」列は、書式画像に入力された各種文字データを格納する。
文書管理装置1の制御部11は、外部の通信端末装置3からの要求に応じて、記憶部15の書式画像・定義体DB15aから、対応する書式画像データ51及び入力画面定義体6を読み出す(ステップS11)。そして、制御部11は、読み出された書式画像データ51及び入力画面定義体6を要求元の通信端末装置3へ通信部14を介して送信し、通信端末装置3の表示部に書式画像及びテキスト入力フィールドを表示させる(ステップS12)。
通信端末装置3は、キーボードにて書式画像に表された各項目に入力されるべき文字データを受け付ける。そして、通信端末装置3は、入力された文字データに基づいて電子署名データを算出し、前記文字データと、電子署名データと、利用者の電子証明書とを文書管理装置1へ送信する。また、通信端末装置3は、認証装置2から発行される時刻認証データを文書管理装置1へ送信する。以下、書式画像の各項目に文字データの入力を行った利用者を申請者という。なお、電子署名データは、通信端末装置3が、所定のハッシュ関数を用いて、入力された前記文字データのハッシュ値を算出し、算出されたハッシュ値を、申請者の秘密鍵を用いて暗号化することによって得られる。また、前記電子証明書には、申請者の氏名、住所等の書誌的情報、公開鍵などが含まれる。
図7(a)は、文書画像データ52の外観を模式的に示している。書式画像の適宜箇所、例えば名前の項目名の近傍に、電子署名の二次元バーコード52aが重畳されている。また、書式画像の下部に、文字データの二次元バーコード52bが表示されている。
図7(b)は、電子署名の二次元バーコード52aの周囲に氏名等を配した電子印を模式的に示している。電子印は、正方形の外枠52gを含み、外枠52gの略中央部には、電子署名の二次元バーコード52aが配されている。また、該二次元バーコード52aの左側には、「申請印」の文字列52cが配されている。更に、電子署名の二次元バーコード52aの右側には、申請者の氏名又は名称を示した「○○太郎」の文字列52dが配されている。更にまた、電子署名の二次元バーコード52aの下側には、申請者の役職を示した「○○部長」の文字列52eが配され、電子署名の二次元バーコード52aの上側には、申請日を示した「平成17年4月1日」の文字列52fが配されている。
制御部11は、外部の通信端末装置3からの文書画像の承認又は閲覧の要求に応じて、記憶部15の入力情報DB15b及び文書画像DB15cから、対応する文書画像データ52及び文字データを読み出す(ステップS31)。以下、文書画像の承認又は閲覧の要求を行っている利用者を、総称して承認者という。
承認者の通信端末装置3は、該承認者が承認又は閲覧したことを証明するための電子署名データを作成し、作成された電子署名データ及び電子証明書を文書管理装置1へ送信する。
また、文字データをデジタルデータとして記憶部15が記憶しているため、検索、各種統計処理等、デジタルデータとしての利便性を確保することができる。必要に応じて、文書画像データの二次元バーコードを参照することによって、記憶部15が記憶している文字データの真正性を確保することができる。
更に、文字データの二次元バーコード52bを復号し、別途記憶してある文字データと照合することによって、記憶部15が記憶する文字データの真正性が確認することができる。
更にまた、文書の申請、承認、回覧等の経過を保存することができる。
更にまた、電子印に電子署名データ作成者に係る氏名又は名称が画像として表示されるため、見読性が向上する。
11 制御部
14 通信部
15 記憶部
15a 書式画像・定義体DB
15b 入力情報DB
15c 文書画像DB
16 入力装置
17 出力装置
51 書式画像データ
52,53 文書画像データ
52a、52b、53a 二次元バーコード
N 通信網
Claims (5)
- 文字データが入力されるべき項目を含む書式画像データ及び入力されるべき文字データを記憶する手段を備えた文書管理装置において、
前記項目に入力されるべき文字データ及び該文字データに基づいて算出された電子署名データを取得する取得手段と、
該取得手段にて取得された電子署名データを含む二次元バーコードデータを生成する手段と、
前記取得手段にて取得された文字データを含む二次元バーコードデータを生成する手段と、
生成された各二次元バーコードデータ及び前記書式画像データに基づいて、該書式画像データに係る書式画像に各二次元バーコードを重畳させた文書画像データを生成する生成手段と、
生成された文書画像データ及び取得された文字データを記憶する記憶手段と
を備えることを特徴とする文書管理装置。 - 前記記憶手段が記憶している文書画像データに含まれる文字データの二次元バーコードに基づいて、文字データを復号する手段と、
復号された文字データ、及び前記記憶手段が記憶している文字データを照合する手段と
を備えることを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 他の電子署名データを取得する手段を備え、
前記生成手段は、
前記記憶手段が記憶している文書画像データに係る文書画像に、取得された他の電子署名データの二次元バーコードを重畳させた文書画像データを生成する手段を備える
ことを特徴とする請求項1又は請求項2に記載の文書管理装置。 - 前記電子署名データを作成した作成者に係る氏名又は名称を含む電子証明書データを取得する手段を備え、
前記生成手段は、
取得された電子証明書データに含まれる氏名又は名称を、前記電子署名データの二次元バーコードの周囲に重畳させた文書画像データを生成するようにしてある
ことを特徴とする請求項1乃至請求項3のいずれか一つに記載の文書管理装置。 - 文字データが入力されるべき項目を含む書式画像データ及び入力されるべき文字データを記憶する文書管理方法において、
前記項目に入力されるべき文字データ及び該文字データに基づいて算出された電子署名データを取得するステップと、
取得された電子署名データを含む二次元バーコードデータを生成するステップと、
取得された文字データを含む二次元バーコードデータを生成するステップと、
生成された各二次元バーコードデータ及び前記書式画像データに基づいて、該書式画像データに係る書式画像に各二次元バーコードを重畳させた文書画像データを生成するステップと、
生成された文書画像データ及び取得された文字データを記憶するステップと
を備えることを特徴とする文書管理方法。
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