JP5194928B2 - 記憶装置、及びコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、制定された規定に従って文書を記憶する記憶装置、及びコンピュータプログラムに関する。

各ユーザが作成した文書を記憶装置に登録し、複数のユーザで共有する場合がある。この場合、文書が無秩序に管理されないように、所定の規定に従って文書を管理する必要がある。例えば、官公庁業務では、作成した行政文書を記憶装置に登録する際、総務省が制定した統一規定に従う必要がある。このため、文書を作成した作成者は、文書を格納するフォルダを自由に作成し、又は各作成者が好きなフォルダに文書を格納することが禁止されている。制定された統一規定により、作成された文書が無秩序に管理されることは防止できるが、各作成者は制定された規定に従わなければならないため、業務において様々な問題が発生する。

例えば、官公庁業務で発生する文書は行政文書だけではなく、事務処理文書及び職員個人資料等の通常文書は管理規程に従う必要がない。このため、管理規程に従う必要がある行政文書と従う必要がない通常文書とを同じシステム上で管理することができない。この場合、文書を格納するフォルダを、管理規程を持たない通常用と、管理規程に基づいて管理される特定用とに分け、文書作成時に文書タイプとして通常用又は特定用のどちらかを文書に割り当てる。そして、特定用にはその属性に適合する文書のみを格納でき、適合しない文書は格納できないようにする（特許文献１参照）。これにより、特定用のフォルダには行政文書、通常用のフォルダには通常文書を格納することができる。
特開２００３−２９６１６４号公報

また、別の問題として、業務担当者は、制定された規定を理解していなければ、スムーズな作業を行えない問題がある。例えば、業務担当者が、行政文書を作成した場合、自身が作成した文書はどの分類に属し、どの記憶領域（フォルダ）に格納すべきかが分からない場合がある。このような場合、業務担当者が間違った記憶領域に格納することで、作成した行政文書が登録されない場合がある。

本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、作成した文書データを規定に関係なく記憶領域に格納することができ、さらに規定に従った記憶領域にも格納することが可能な記憶装置、及びコンピュータプログラムを提供することにある。

本願に開示する記憶装置は、文書データ記憶手段が、所定の規定に基づいて属性付けられた記憶領域を複数有しており、前記記憶領域に、該記憶領域の属性に該当する文書データを記憶して管理する記憶装置において、文書データを記憶する前記文書データ記憶手段の記憶領域の指定を第１受付手段により受け付け、文書データに係る文書情報を取得し、前記記憶領域に係る属性情報を記憶する属性情報記憶手段から、取得した文書情報に基づく属性情報を検索し、検索した属性情報に係る記憶領域の指定を第２受付手段により受け付ける前記第１受付手段が受け付けた記憶領域を関連付けて、前記第２受付手段が受け付けた記憶領域に文書データを記憶させる。

本記憶装置によれば、文書データを記憶する記憶領域を第１受付手段により指定することが可能となる。また、本記憶装置によれば、取得した文書データに係る文書情報に基づいて、記憶領域に係る属性情報を記憶する属性情報記憶手段から、属性情報を検索することが可能となる。また、本記憶装置によれば、検索した属性情報に係る記憶領域の指定を第２受付手段により受け付け、第１受付手段が受け付けた記憶領域を関連付けて、前記第２受付手段が受け付けた記憶領域に文書データを記憶させることが可能となる。

本記憶装置では、第１受付手段により文書データを記憶する記憶領域を指定することができるので、ユーザは、自身が分かり易い文書データの記憶領域を指定することができる。また、本記憶装置では、文書データ記憶手段の記憶領域は、所定の規定に基づいて属性付けられており、その属性に該当する文書データのみ記憶される。そして、取得した文書データに係る文書情報に基づいて属性情報を検索することで、文書データを記憶すべき記憶領域を検索することができる。検索した属性情報に係る記憶領域が第２受付手段により指定された記憶領域に、第１受付手段により指定された記憶領域を関連付けて、文書データを記憶することで、第１及び第２受付手段により指定された記憶領域の何れにも文書データが存在することとなる。これにより、作成した文書データを規定に関係なく記憶領域に格納することができ、さらに規定に従った記憶領域にも格納することが可能となる。

（実施形態１）
以下に、本発明に係る記憶装置について、実施形態１を示す図面に基づいて詳述する。実施形態１では、本発明に係る記憶装置を、例えば官公庁業務において作成された行政文書の電子データ（以下、文書と言う）を管理するための管理装置として用いた場合について説明する。実施形態１の管理装置は、作成された文書を、予め制定された統一規定により決められたフォルダ（記憶領域）に記憶し、管理する。

図１は、実施形態１の管理装置で文書を管理する場合について説明するための模式図である。

管理装置１は、ユーザ側領域１００及び管理側領域２００の２つの領域を有している。管理側領域２００は、予め制定された統一規定に従って、文書作成者（以下、ユーザと言う）が作成した文書を管理する領域である。管理側領域２００には、統一規定に従って、ツリー状に大分類、中分類及び小分類に分類されたフォルダ２０１，２０２，２０３が作成される。大分類フォルダ２０１は、例えば総務及び経理等の職務内容に基づいて分類されている。中分類フォルダ２０２は、大分類フォルダ２０１内に作成され、大分類フォルダ２０１に属する内容が人事又は経理等の内容にさらに分類されている。小分類フォルダ２０３は、中分類フォルダ２０２内に作成され、中分類フォルダ２０２に属する内容が給与又は異動等の内容にさらに分類されている。ユーザが作成した文書は、小分類フォルダ２０３内に格納される。

小分類フォルダ２０３内には、１又は複数の行政文書ファイル（属性情報）２０４が格納されている。小分類フォルダ２０３に格納される文書は、行政文書ファイル２０４毎に登録されている。行政文書ファイル２０４は、どのような属性の文書を登録するかを設定するための属性情報を有している。即ち、一つの行政文書ファイル２０４には、同じような内容の文書が登録される。

ユーザ側領域１００は、ユーザが文書を作成及び記憶等の操作を行う領域である。ユーザ側領域１００では、ユーザは、統一規定に関係なく、自由にフォルダ１０１，１０２，１０３を作成することができ、作成したフォルダ内に文書を格納することができる。例えば、管理側領域２００では異なる小分類フォルダ２０３に格納される文書Ｂ，Ｃを、ユーザ側領域１００では、ユーザが独自に作成した「Ａ社」フォルダ１０３内に格納することができる。

後に詳述するが、ユーザは、規定に従って行政文書ファイル２０４に文書を登録する際には、登録情報（文書情報）を入力する。登録情報は、例えば自身のアクセス権、文書名及び文書の作成日等である。管理装置１は、入力された登録情報に基づいて、文書を登録すべき行政文書ファイル２０４を選択し、ユーザが作成した文書を登録すべき行政文書ファイル２０４の候補として表示する。これにより、ユーザは、制定された規定を理解していなくても、文書を登録しなければならない行政文書ファイル２０４を把握、若しくは絞り込むことができる。ユーザが表示された行政文書ファイル２０４を選択することで、作成した文書は、選択された行政文書ファイル２０４に登録される。また、行政文書ファイル２０４を選択することで、ユーザにより作成された文書は、決められた小分類フォルダ２０３に格納される。即ち、管理装置１は、ユーザの所望のフォルダと、規定に従ったフォルダとに文書を格納して管理する。

なお、文書は、ユーザ側領域１００及び管理側領域２００内のフォルダに格納されるが、複製された２つの文書が２つのフォルダに格納されるのではなく、格納される文書は一つである。実施形態１の管理装置は、ユーザが作成した文書をユーザ側領域１００及び管理側領域２００の２つの領域において一元管理する。このように、ユーザ側領域１００及び管理側領域２００を形成することで、ユーザ側と管理者側との両者の視点からそれぞれが分かり易い文書管理が可能となる。

図２は、実施形態１の管理装置１の具体的構成を示すブロック図である。実施形態１の管理装置１は、制御部１０、Read Only Memory（ＲＯＭ）１１、Random Access Memory（ＲＡＭ）１２、メモリ部１３、操作部１４、及び表示部（表示手段）１５等を備えており、これらのハードウェア各部はバス１ａを介して相互に接続されている。

制御部１０は、Central Processing Unit（ＣＰＵ）又はMicro Processor Unit（ＭＰＵ）等を有している。そして、所定のタイミングに従って、ＲＯＭ１１又はメモリ部１３に予め記憶してある制御プログラムを適宜ＲＡＭ１２に読み出して実行すると共に、上述したハードウェア各部の動作を制御する。ＲＯＭ１１には、管理装置として動作させるために必要な種々の制御プログラムが予め格納されている。ＲＡＭ１２はStatic RAM（ＳＲＡＭ）又はフラッシュメモリなどで構成されており、制御部１０による制御プログラムの実行時に発生する種々のデータを一時的に記憶する。

操作部１４は、ユーザが管理装置を操作し、また、文書を作成するために必要な各種の操作キーを備えている。ユーザにより各操作キーが操作された場合、操作部１４は操作された操作キーに対応した制御信号を制御部１０へ送出し、制御部１０は取得した制御信号に対応した処理を実行する。表示部１５は、例えば液晶ディスプレイで構成され、制御部１０からの指示に従って、端末装置１の動作状況、操作部１４を介して入力された情報、ユーザに対して通知すべき情報などを表示する。

メモリ部１３はフラッシュメモリのような不揮発性のメモリである。メモリ部１３には、管理装置１として動作させるために必要な種々の制御プログラム、及びユーザにより作成された文書が格納されている。また、メモリ部１３には、文書管理データベース（文書管理ＤＢ）１３ａ、行政文書ファイルデータベース（行政文書ファイルＤＢ）１３ｂ、及びポイント対応テーブル１３ｃ等の様々なデータが格納されている。

図３は、文書管理ＤＢ１３ａが管理する情報の構成例を模式的に示した図である。

文書管理ＤＢ１３ａには、ユーザが作成した文書の文書名、登録された行政文書ファイル２０４及び文書を格納したユーザ側領域１００及び管理側領域２００の場所がそれぞれ対応付けられ記憶されている。上述のように、作成された文書は、ユーザ側領域１００ではユーザにより指定されたフォルダに格納される。管理側領域２００では、所定の小分類フォルダ２０３に格納され、行政文書ファイル２０４に登録される。このため、文書管理ＤＢ１３ａは、文書が登録された行政文書ファイル２０４、及び文書が格納された格納場所（フォルダのアドレス）をそれぞれリンクさせている。これにより、ユーザは、ユーザ側領域１００のフォルダに格納した文書にアクセスすることで、管理側領域２００の所定の小分類フォルダ２０３に格納された文書にもアクセスすることが可能となる。また、ユーザは、アクセスした文書が登録された行政文書ファイル２０４も把握することができる。

図４は、行政文書ファイルＤＢ１３ｂが管理する行政文書ファイル２０４を模式的に示した図である。

行政文書ファイルＤＢ１３ｂは、行政文書ファイル２０４を管理する。行政文書ファイル２０４は、例えば、大分類名、中分類名、小分類名及びファイル名等の情報を有している。小分類名は、行政文書ファイル２０４が格納された小分類フォルダ２０３の名称である。大分類名及び中分類名は、行政文書ファイル２０４が格納された小分類フォルダ２０３が格納されている大分類及び中分類名フォルダ２０１，２０２の名称である。ファイル名は、行政文書ファイル２０４、即ち自身のファイル名である。小分類フォルダ２０３には、小分類フォルダ２０３が有する行政文書ファイル２０４に該当する内容の文書が格納される。

図４の行政文書ファイル２０４からは、インデックスファイルが生成される。インデックスファイルは、行政文書ファイル２０４が有する情報（小分類名及びファイル名等）を制御部１０が検索できるようにするためのファイルである。

図５は、インデックスファイルを模式的に示した図である。

インデックスファイルは、行政文書ファイル２０４が有する情報を単語単位で抽出し、抽出した単語をタグで区切って形成されている。例えば、行政文書ファイル２０４における中分類名の「人事」は、「人」及び「人事」の２つの単語が抽出され、抽出された単語は、＜中分類＞＜/中分類＞で区切られる。これにより、制御部１０は、行政文書ファイル２０４に含まれる単語を取得することができる。以下の説明において、抽出された単語を、インデックス情報と言う。

なお、インデックスファイルは、行政文書ファイル２０４から生成したインデックス情報の他に、統計情報等に基づくインデックス情報も有している。統計情報とは、例えば、行政文書ファイル２０４が属する小分類フォルダ２０３内に格納された文書の数、小分類フォルダ２０３がユーザによりアクセスされた回数、及びアクセスされた回数のランキング等である。そして、これら統計情報等から生成されたインデックスファイルが、行政文書ファイル２０４から生成したインデックスファイルに追加される。

図６は、ポイント対応テーブル１３ｂを模式的に示した図である。

ポイント対応テーブル１３ｃには、大分類、中分類及び小分類等の各項目と、ポイント（優先値）とが対応付けられて登録されている。ポイントが設定される各項目は、行政文書ファイル２０４に含まれる項目、及び統計情報に含まれる項目等である。後に詳述するが、作成した文書を行政文書ファイル２０４に登録する際、ユーザにより登録情報が入力され、入力された登録情報に基づいて複数の行政文書ファイル２０４が選択される。そして、選択された行政文書ファイル２０４が、ユーザが作成した文書を登録すべき行政文書ファイル２０４の候補としてユーザに表示される。このとき、行政文書ファイル２０４が複数選択された場合、各行政文書ファイル２０４には優先順位が設定される。そして、ユーザには、優先順位が高い行政文書ファイル２０４がユーザに表示される。図６に示すポイントは、優先順位を設定するために用いられる。

図７は、優先順位を設定する方法について説明するための模式図である。

制御部１０は、ユーザが作成した文書を登録すべき行政文書ファイル２０４を選択するために、ユーザにより入力された登録情報に基づいて行政文書ファイル２０４を絞り込む。そして、制御部１０は、絞り込んだ行政文書ファイル２０４からインデックスファイルを生成し、入力された登録情報に含まれる各情報と一致するインデックス情報をインデックスファイルから検索する。図７では、部署名「総務課」及び文書名「平成１８年度人事」などの情報が登録情報に含まれており、各情報と一致するインデックス情報を、図４のインデックスファイルから検索した場合の優先順位を設定する方法について説明する。

登録情報の「総務課」及び「平成１８年度人事」は、「総務、平成、１８、年、年度、平成１８年度、人、人事」のように単語単位で分解される。そして、各単語と一致するインデックス情報がインデックスファイルから検索される。大分類では、インデックス情報「総務」が検索され、検索ヒット数が「１」となる。大分類は、１０ｐｔが割り当てられているため（図６参照）、大分類のポイント数は、１×１０により算出される。中分類では、インデックス情報「人」及び「人事」が検索され、検索ヒット数が「２」となる。中分類は、５０ｐｔが割り当てられているため（図６参照）、中分類のポイント数は、２×５０により算出される。ファイル名では、インデックス情報「平成」、「１８」、「年」、「年度」、「人」及び「人事」が検索され、検索ヒット数が「６」となる。ファイル名は、１００ｐｔが割り当てられているため（図６参照）、大分類のポイント数は、６×１００により算出される。

算出された項目毎のポイントは加算され、行政文書ファイル２０４の優先度ポイント（評価値）が算出される。優先度ポイントは、登録情報と行政文書ファイル２０４の情報とが合致する度合いを判断するための指標である。行政文書ファイル２０４の優先度ポイントが高いほど、文書を登録すべき行政文書ファイル２０４である確率が高くなる。優先度ポイントは、入力された登録情報に基づいて選択された全ての行政文書ファイル２０４について算出され、優先度ポイントが高い順に、優先順位を設定する。

以下に、上述した構成の管理装置１の制御部１０がＲＯＭ１１又はメモリ部１３に格納されている制御プログラムを実行することによって実現される機能について説明する。図８は、実施形態１に係る管理装置１の機能構成を示すブロック図である。

実施形態１の管理装置１は、登録情報受付部４０、行政文書ファイル取得部４１、インデックスファイル生成部４２、インデックス情報検索部４３、優先度ポイント算出部４４、優先順位設定部４５及び行政文書ファイル表示部４６等の機能を有する。管理装置１は、制御部１０がＲＯＭ１１又はメモリ部１３に格納されている制御プログラムを実行することによって、上述の各機能を有する。

登録情報受付部４０は、ユーザが文書を登録する際に操作部１４から入力した登録情報を受け付ける。登録情報は、ユーザのアクセス権、文書の作成日時及び文書のファイル名等である。行政文書ファイル取得部４１は、登録情報受付部４０が受け付けた登録情報から利用可能な行政文書ファイルを検索する。例えば、行政文書ファイル取得部４１は、ユーザのアクセス権からアクセスが許されている小分類のフォルダ２０３を検索し、検索した小分類フォルダ２０３の行政文書ファイル２０４を行政文書ファイルＤＢ１３ｂから取得する。インデックスファイル生成部４２は、取得した行政文書ファイル２０４のインデックスファイルを生成する。なお、インデックスファイルは、文書を行政文書ファイル２０４に登録する都度作成せずに、予め生成し、記憶しておいてもよい。

インデックス情報検索部４３は、生成したインデックスファイルから、登録情報受付部４０が受け付けた登録情報に含まれる情報と一致するインデックス情報を検索する。優先度ポイント算出部４４は、検索にヒットしたインデックス情報、及びポイント対応テーブル１３ｃに基づいて、各行政文書ファイル２０４の優先度ポイントを算出する。優先順位設定部４５は、算出した優先度ポイントに基づいて、各行政文書ファイル２０４に優先順位を設定する。行政文書ファイル表示部４６は、設定された優先順位の高い順に行政文書ファイルを表示部１５に表示する。

また、管理装置１は、指定フォルダ受付部（第１受付手段）４７、行政文書ファイル受付部（第２受付手段）４８及び文書記憶部（記憶制御手段）４９等の機能を有する。指定フォルダ受付部４７は、文書を格納するユーザ側領域１００のフォルダの指定を受け付ける。行政文書ファイル受付部４８は、表示部１５に表示された行政文書ファイル２０４の一覧から、選択された行政文書ファイル２０４を受け付ける。文書記憶部４９は、行政文書ファイル受付部４８が受け付けた行政文書ファイル２０４に文書を登録すると共に、指定フォルダ受付部４７が受け付けたフォルダ及び選択された行政文書ファイル２０４が属する小分類フォルダ２０３をリンクさせる。

さらに、管理装置１は、ポイント変更部５０等の機能を有している。ポイント変更部５０は、行政文書ファイル受付部４８により選択された行政文書ファイル２０４と、行政文書ファイル２０４に設定された優先順位とに基づいてポイントを変更するか否かを判定する。ポイント変更部５０は、ポイントを変更する場合、図６に示すポイント対応テーブル１３ｃを更新する。具体的には、行政文書ファイル２０４は、優先順位設定部４５により設定された優先順位の高い順に表示部１５に表示される。そして、行政文書ファイル受付部４８により優先順位が一番高い行政文書ファイル２０４が選択されなかった場合、ポイント変更部５０は、ポイントの見直しを決定する。

次に、管理装置１の動作について説明する。

図９及び図１０は、管理装置１による処理手順を示すフローチャートである。

制御部１０は、まず、ユーザにより登録処理が開始されたか否かを判定する（Ｓ１０１）。登録処理とは、ユーザが文書を行政文書ファイル２０４に登録する処理を言う。登録処理は、例えばアプリケーションを起動することで開始できる。文書の登録処理が開始されていない場合（Ｓ１０１：ＮＯ）、制御部１０は、ユーザにより作成された文書がユーザ側領域１００に存在するか否かを判定する（Ｓ１０２）。作成文書がなければ（Ｓ１０２：ＮＯ）、制御部１０は、処理をＳ１０１に戻す。作成文書がある場合（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、即ち、ユーザ側領域１００のフォルダ内に文書が格納されている場合、制御部１０は、所定期間待機する（Ｓ１０３）。そして、制御部１０は、表示部１５にユーザに登録を促す警告画面を表示する（Ｓ１０４）。

管理装置１では、ユーザが作成した文書を予め制定された規定に従ったフォルダ（小分類フォルダ２０３）内の行政文書ファイル２０４に登録する必要がある。このため、管理装置１は、作成した文書が登録されていなければ、ユーザに対して登録処理を促すメッセージ等を表示して警告又はメールによる通知を行う。これにより、作成された文書が登録されずに放置され、文書が無秩序に管理されることを防止することができる。

制御部１０は、ユーザに対して警告してから、ユーザにより登録処理が開始されたか否かを判定する（Ｓ１０５）。登録処理が開始された場合（Ｓ１０５：ＹＥＳ）、制御部１０は、処理をＳ１０８に移す。このとき、制御部１０は、警告を表示している場合には、警告画面を消去する。登録処理が開始されていない場合（Ｓ１０５：ＮＯ）、制御部１０は、警告してから所定時間経過したか否かを判定する（Ｓ１０６）。所定時間経過していない場合（Ｓ１０６：ＮＯ）、制御部１０は、処理をＳ１０５に戻す。所定時間経過した場合（Ｓ１０６：ＹＥＳ）、制御部１０は、管理者に登録されていない文書がある旨を通知する（Ｓ１０７）。通知方法は、メールで管理者に通知してもよいし、警告内容をログに記憶しておいてもよい。また、制御部１０は、登録されていない文書は、特定のフォルダに一時的に格納しておいてもよいし、文書を削除するようにしてもよい。その後、制御部１０は、処理をＳ１２３に移す。

Ｓ１０１又はＳ１０５において、登録処理がユーザにより開始された場合（Ｓ１０１、Ｓ１０５：ＹＥＳ）、制御部１０は、図１１に示す登録情報入力画面を表示部１５に表示する（Ｓ１０８）。図１１は、登録情報入力画面の一例を示す図である。登録情報入力画面には、例えばユーザのアクセス権、ユーザが属する部署名、作成した文書の文書名、作成日及び備考を入力するテキストボックスと、登録情報の入力を完了する完了ボタンとが表示される。なお、登録情報は、図１１に示した内容に限定されることなく適宜変更可能である。

制御部１０は、登録情報入力画面において登録情報が入力されたか否かを判定する（Ｓ１０９）。登録情報が入力されていない場合（Ｓ１０９：ＮＯ）、制御部１０は、登録情報が入力されるまで待機する。このとき、制御部１０は、所定時間経過しても入力されない場合は警告メッセージ等を表示するようにしてもよい。登録情報が入力された場合（Ｓ１０９：ＹＥＳ）、制御部登録情報に基づいてメモリ部１３に格納された行政文書ファイルＤＢ１３ｂから行政文書ファイルを検索する（Ｓ１１０）。制御部１０は、例えば、登録情報に含まれるユーザのアクセス権から、ユーザがアクセス可能な小分類フォルダ２０３内に作成された行政文書ファイルを検索する。このとき、制御部１０は、行政文書ファイルが検索にヒットしない場合、エラーを報知するようにしてもよい。

制御部１０は、Ｓ１１０で検索した行政文書ファイルからインデックスファイルを生成する（Ｓ１１１）。このとき、制御部１０は、行政文書ファイルから生成したインデックスファイルに、統計情報等から生成したインデックスファイルを追加するようにしてもよい。例えば、制御部１０は、行政文書ファイルが属する小分類フォルダ２０３内に格納された文書の数、小分類フォルダ２０３がユーザによりアクセスされた回数等を取得し、インデックスファイルを生成する。そして、制御部１０は、行政文書ファイルから生成したインデックスファイルに追加する。

次に、制御部１０は、Ｓ１０９において入力された登録情報に含まれる情報と一致するインデックス情報を、インデックスファイルから検索する（Ｓ１１２）。具体的には、制御部１０は、登録情報を単語単位で分解する。そして、制御部１０は、分解した各単語と一致するインデックス情報をインデックスファイルから検索する。制御部１０は、インデックス情報が検索にヒットしたか否かを判定する（Ｓ１１３）。検索にヒットしなければ（Ｓ１１３：ＮＯ）、制御部１０は、検索に失敗した旨のエラーをユーザに報知し（Ｓ１１４）、処理をＳ１２３に移す。このとき、制御部１０は、ヒットするまで複数回検索を実行するようにしてもよい。

検索にヒットした場合（Ｓ１１３：ＹＥＳ）、制御部１０は、図７で説明したように、優先度ポイントを算出し（Ｓ１１５）、算出結果に基づいて、行政文書ファイルに優先順位を設定する（Ｓ１１６）。なお、Ｓ１１０で行政文書ファイルが一つだけ検索された場合、優先度ポイントを算出する必要がないため、制御部１０は、Ｓ１１５及びＳ１１６の処理を省略することが可能である。

制御部１０は、図１２に示すファイル選択画面を表示する（Ｓ１１７）。図１２は、ファイル選択画面の一例を示す図である。ファイル選択画面には、Ｓ１１６で設定された優先順位に基づいて、行政文書ファイル２０４が選択可能に表示される。優先度ポイントが最も高い行政文書ファイル２０４が、画面一番上に表示される。即ち、ユーザが作成した文書が、制定された統一規定に従った場合、文書を登録すべき行政文書ファイル２０４であるの可能性が最も高いものが画面一番上に表示される。そして、ユーザは、カーソル２０５で行政文書ファイル２０４を選択することで、選択された行政文書ファイル２０４に文書が登録される。なお、表示された行政文書ファイル２０４が属するファイル等も一緒に表示することで、ユーザが行政文書ファイル２０４の内容をより明確に把握できるため、行政文書ファイル２０４を選択しやすくなる。

制御部１０は、ファイル選択画面から行政文書ファイル２０４が選択されたか否かを判定する（Ｓ１１８）。行政文書ファイル２０４が選択されていない場合（Ｓ１１８：ＮＯ）、制御部１０は、行政文書ファイル２０４が選択されるまで待機する。行政文書ファイル２０４が選択された場合（Ｓ１１８：ＹＥＳ）、制御部１０は、フォルダのアドレスを取得する（Ｓ１１９）。このとき、制御部１０は、ファイル選択画面において選択された行政文書ファイル２０４が属する小分類フォルダ２０３のアドレス、及びユーザが文書を格納したユーザ側領域１００のフォルダのアドレスを取得する。これにより、制御部１０は、文書を格納するユーザ側領域１００及び管理側領域２００のフォルダのアドレスを取得する。

制御部１０は、ファイル選択画面において選択された行政文書ファイル２０４に文書を登録する（Ｓ１２０）。このとき、制御部１０は、図３に示すように、文書を格納したユーザ側領域１００及び管理側領域２００のフォルダのアドレスをリンク付ける。これにより、ユーザは、ユーザ側領域１００のフォルダに格納した文書にアクセスすることで、管理側領域２００の所定のフォルダに格納された文書にアクセスすることが可能となる。

次に、制御部１０は、Ｓ１１８において選択された行政文書ファイル２０４が、ファイル選択画面で画面一番上に表示された行政文書ファイル２０４であるか否かを判定する（Ｓ１２１）。そして、画面一番上に表示された行政文書ファイル２０４が選択されていない場合（Ｓ１２１：ＮＯ）、制御部１０は、ポイントの見直し処理を実行する（Ｓ１２２）。ファイル選択画面で画面一番上に表示された行政文書ファイル２０４は、優先度ポイントが最も高い行政文書ファイル２０４であり、文書を登録すべき行政文書ファイル２０４である確率が最も高い。このため、ファイル選択画面で画面一番上に表示された行政文書ファイル２０４が選択されなかった場合、制御部１０は、優先度ポイントに問題があった可能性があると判断し、ポイントの見直し処理を実行する。

見直し処理では、制御部１０は、優先度ポイントが最も高い行政文書ファイルの項目毎にインデックス情報が検索にヒットした確率を算出する。また、制御部１０は、ユーザが選択したフォルダに属する行政文書ファイルの項目毎にインデックス情報が検索にヒットした確率を算出する。そして、制御部１０は、項目ごとに算出した確率を比較して、確率が異なる項目に設定されたポイントの見直しを行う。例えば、ユーザが選択したフォルダに属する行政文書ファイルでは、「ファイル名」の項目のみインデックス情報が検索にヒットしている場合、制御部１０は、図６のテーブルの「ファイル名」に設定されたポイントを増やす。これにより、以降の優先度ポイントの算出において、「ファイル名」の項目でインデックス情報が検索にヒットした場合、その行政文書ファイルの優先度ポイントの算出結果が高くなる。このため、ファイル選択画面において、画面一番上に表示される確率も高くなる。

Ｓ１２２の見直し処理終了後、若しくは、画面一番上に表示された行政文書ファイル２０４が選択された場合（Ｓ１２１：ＹＥＳ）、制御部１０は、ユーザにより終了操作が行われたか否かを判定する（Ｓ１２３）。終了操作が行われた場合（Ｓ１２３：ＹＥＳ）、制御部１０は、本動作を終了し、終了操作が行われていない場合（Ｓ１２３：ＮＯ）、処理をＳ１０１に戻し、Ｓ１０1以降の処理を実行する。

以上のように、実施形態１の管理装置では、ユーザが自由に文書を管理できるユーザ側領域１００と、統一規定により文書を管理する管理側領域２００との２つの領域を形成する。これにより、ユーザは、統一規定により管理する必要がある文書を、ユーザ側領域１００において自由に管理することができる。また、行政文書ファイル２０４に登録する際、登録すべき行政文書ファイル２０４の一覧がファイル選択画面として表示されるため、ユーザは、制定された規定を十分に把握できていない場合であっても、作成した文書を行政文書ファイル２０４に登録できる。

なお、実施形態１では、本発明に係る記憶装置を、一つの管理装置１内で実現しているが、複数の装置から本発明に係る記憶装置を実現するようにしてもよい。例えば、サーバ装置に文書を格納して管理し、サーバ装置とネットワークを介して接続可能な端末装置から、文書を格納するフォルダを指定するように構成してもよい。

（実施形態２）
以下に、本発明に係る記憶装置の実施形態２を示す図面に基づいて詳述する。なお、実施形態２の管理装置１は、上述した実施形態１の管理装置１と同様の構成によって実現することができるので、同様の構成については同一の符号を付して説明を省略する。

図１３は、実施形態２に係る管理装置の機能構成を示すブロック図である。

実施形態２の管理装置は、見直し通知判定部５１及び見直し通知部５２等の機能をさらに有している。見直し通知判定部５１は、定期的に、図６に示すポイントを見直す必要があるか否かを判定する。見直し通知判定部５１は、図１４に示す分類基準ファイルに基づいて、見直し通知の判定を行う。

図１４は、分類基準ファイルＤＢ１３ｄが管理する分類基準ファイルを模式的に示した図である。分類基準ファイルＤＢ１３ｄは、メモリ部１３に格納される。分類基準ファイルは、小分類フォルダ２０３毎に１又は複数作成されており、自身が属する小分類フォルダ２０３のプロパティ情報である。分類基準ファイルは、大分類名、中分類名、小分類名、ファイル名、文書の保存期間及び備考等の情報を有している。行政文書ファイル２０４は、分類基準ファイルＤＢ１３ｄに基づいて分類され各小分類フォルダ２０３に格納されている。従って、分類基準ファイルと、それに対応する行政文書ファイル２０４とは同じ小分類フォルダ２０３に格納される。

見直し通知判定部５１は、分類基準ファイルＤＢ１３ｄから分類基準ファイルを取得する。見直し通知判定部５１は、取得した分類基準ファイルに対応する行政文書ファイル２０４、及び行政文書ファイル２０４に登録された文書が有する情報と、分類基準ファイルとを対比する。文書が有する情報とは、文書の登録の際にユーザが入力した登録情報である。具体的には、見直し通知判定部５１は、分類基準ファイル及び行政文書ファイル２０４それぞれを、図５で説明したように、単語単位で分解する。そして、図７で説明したように、行政文書ファイル２０４の項目毎に算出したポイントの総ポイント（以下、インデックスポイントと言う）を算出する。算出したインデックスポイントが予め設定された閾値よりも下回った場合、見直し通知判定部５１は、文書が有する情報（登録情報）及び分類基準ファイルについても同様に行い、登録情報のインデックスポイントを算出する。そして、算出した総ポイントが閾値以下であれば、見直し通知判定部５１は、見直しが必要と判定する。見直し通知部５２は、見直し通知判定部５１がポイントの見直しが必要と判断した場合、管理者に見直す必要がある旨を通知する。

次に、管理装置１の動作について説明する。

図１５は、管理装置１による処理手順を示すフローチャートである。
制御部１０は、所定時間毎に図１５の動作を実行し、まず、分類基準ファイルＤＢ１３ｄから分類基準ファイルを取得する（Ｓ２０１）。分類基準ファイルＤＢ１３ｄには、複数の分類基準ファイルが格納されているため、制御部１０は、例えば管理番号順に分類基準ファイルを取得する。制御部１０は、抽出した分類基準ファイルに対応する行政文書ファイル２０４を取得する（Ｓ２０２）。分類基準ファイルに対応する行政文書ファイル２０４とは、Ｓ２０１で取得した分類基準ファイルと同じ小分類フォルダ２０３に格納されている行政文書ファイル２０４である。

制御部１０は、取得した分類基準ファイル及び行政文書ファイル２０４から、インデックスポイントを算出する（Ｓ２０３）。具体的には、制御部１０は、図７で説明したように、分類基準ファイル及び行政文書ファイル２０４の各情報を単語単位で分解する。制御部１０は、行政文書ファイル２０４に含まれる単語と一致する単語を、分類基準ファイルから検索する。検索した結果、制御部１０は、行政文書ファイル２０４の項目毎に検索にヒットした数及び図６に示すポイントから、行政文書ファイル２０４のインデックスポイントを算出する。

制御部１０は、算出したインデックスポイントが予め設定された閾値以下であるか否かを判定する（Ｓ２０４）。閾値以下でなければ（Ｓ２０４：ＮＯ）、制御部１０は、処理をＳ２０９に移す。閾値以下であれば（Ｓ２０４：ＹＥＳ）、制御部１０は、登録情報を取得する（Ｓ２０５）。このときの登録情報は、Ｓ２０２で取得した行政文書ファイル２０４に登録された文書の登録情報である。そして、制御部１０は、Ｓ２０３と同様に、登録情報のインデックスポイントを算出する（Ｓ２０６）。

制御部１０は、算出したインデックスポイントが予め設定された閾値以下であるか否かを判定する（Ｓ２０７）。閾値以下でなければ（Ｓ２０７：ＮＯ）、制御部１０は、処理をＳ２０９に移す。閾値以下であれば（Ｓ２０７：ＹＥＳ）、制御部１０は、図６のポイントを見直す必要がある旨を管理者に通知する（Ｓ２０８）。実施形態１で説明したように、行政文書ファイル２０４に設定された優先順位と、ユーザが選択した行政文書ファイル２０４とに応じてポイントが見直される場合がある。このため、ユーザが図１２のファイル選択画面で間違った行政文書ファイル２０４を選択した場合、図６に示すポイントは管理者が意図しないポイントに変更されるおそれがある。このため、ポイントの見直しを通知することにより、ユーザが間違った行政文書ファイル２０４の選択を継続しポイントの割合が管理者の意図しない状態になることを防ぐことができる。

制御部１０は、分類基準ファイルＤＢ１３ｄに格納される全ての分類基準ファイルについて、上述の処理が終了したか否かを判定する（Ｓ２０９）。全ての分類基準ファイルについて処理が終了していない場合（Ｓ２０９：ＮＯ）、制御部１０は、処理をＳ２０１に戻す。全ての分類基準ファイルについて処理が終了した場合（Ｓ２０９：ＹＥＳ）、制御部１０は、本動作を終了する。

このように、ポイントの見直しを通知することにより、ユーザが間違った行政文書ファイル２０４の選択を継続しポイントの割合が管理者の意図しない状態になることを防ぐことができる。

その他、具体的構成などは、適宜設計変更可能であり、発明の実施形態に記載された、作用及び効果は、本発明から生じる最も好適な作用及び効果を列挙したに過ぎず、本発明による作用及び効果は、本発明の実施形態に記載されたものに限定されるものではない。

また、本願に開示する記憶装置の検索手段は、複数の属性情報を検索するようにしてあり、検索手段が検索した複数の属性情報それぞれに係る記憶領域を複数表示させる表示手段をさらに備え、第２受付手段は、表示手段により表示された記憶領域の選択を受け付けるように構成することもできる。このような構成によれば、表示手段により表示された記憶領域の選択情報を記憶するという働きにより、検索手段による表示結果の信頼性を評価できるということ等が期待できる。

また、本願に開示する記憶装置は、検索手段が検索した属性情報から、文書情報に含まれる情報と一致又は類似する情報を抽出する情報抽出手段と、該情報抽出手段が抽出した情報に優先値を設定する優先値設定手段と、情報抽出手段が抽出した情報の数、及び優先値設定手段が設定した優先値に基づいて、属性情報の評価値を算出する算出手段と、該算出手段が、検索手段が検索した複数の属性情報のそれぞれに対して評価値を算出した際に、算出手段が算出した評価値に基づいて、検索手段が検索した複数の属性情報それぞれに、優先順位を設定する優先順位設定手段とをさらに備え、表示手段は、優先順位設定手段が設定した優先順位に基づいて、記憶領域を表示させるように構成することもできる。このような構成によれば、条件により抽出した情報を優先順位に基づいて、記憶領域を表示させるという働きにより、ユーザの選択処理を軽減する及び正しい選択へ誘導することができるということ等が期待できる。

また、本願に開示する記憶装置は、第２受付手段が選択を受け付けた結果に基づいて、優先値設定手段が設定する優先値を変更する優先値変更手段をさらに備えるように構成することもできる。このような構成によれば、第２受付手段により優先値を見直すという働きにより、意図しない誘導を自動的に軽減するということ等が期待できる。

以上の実施形態１及び２を含む実施形態に関し、更に以下の付記を開示する。

（付記１）
記憶領域に文書データを記憶させる文書データ記憶手段と、所定の規定に基づいて前記記憶領域に関連付けた属性情報を記憶させる属性情報記憶手段とを備え、前記記憶領域に、該記憶領域に関連付けられた属性情報に該当する文書データを記憶させる記憶装置であって、
文書データを記憶する記憶領域の指定を受け付ける第１受付手段と、
文書データに係る文書情報を取得する取得手段と、
該取得手段が取得した文書情報に基づいて、前記属性情報記憶手段から属性情報を検索する検索手段と、
該検索手段が検索した属性情報に係る記憶領域の指定を受け付ける第２受付手段と、
前記第１受付手段が受け付けた記憶領域を関連付けて、前記第２受付手段が受け付けた記憶領域に文書データを記憶させる記憶制御手段と
を備える記憶装置。

（付記２）
前記検索手段は、
複数の属性情報を検索するようにしてあり、
前記検索手段が検索した複数の属性情報それぞれに係る記憶領域を複数表示させる表示手段
をさらに備え、
前記第２受付手段は、
前記表示手段により表示された記憶領域の選択を受け付けるようにしてある
付記１に記載の記憶装置。

（付記３）
前記検索手段が検索した属性情報から、文書情報に含まれる情報と一致又は類似する情報を抽出する情報抽出手段と、
該情報抽出手段が抽出した情報に優先値を設定する優先値設定手段と、
前記情報抽出手段が抽出した情報の数、及び前記優先値設定手段が設定した優先値に基づいて、前記属性情報の評価値を算出する算出手段と、
該算出手段が、前記検索手段が検索した複数の属性情報のそれぞれに対して評価値を算出した際に、前記算出手段が算出した評価値に基づいて、前記検索手段が検索した複数の属性情報それぞれに、優先順位を設定する優先順位設定手段と
をさらに備え、
前記表示手段は、
前記優先順位設定手段が設定した優先順位に基づいて、記憶領域を表示させる構成としてある
付記２に記載の記憶装置。

（付記４）
前記第２受付手段が選択を受け付けた結果に基づいて、前記優先値設定手段が設定する優先値を変更する優先値変更手段
をさらに備えることを特徴とする
付記３に記載の記憶装置。

（付記５）
前記第２受付手段が指定を受け付けたか否かを判定する判定手段と、
該判定手段が受け付けていないと判定し場合、前記第２受付手段による記憶領域の指定を促す報知を行う第１報知手段と
をさらに備える付記１から４の何れか一つに記載の記憶装置。

（付記６）
記憶領域に関するキーワードを記憶するキーワード記憶手段と、
前記第２受付手段が受け付けた記憶領域に記憶された文書データから、キーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記第２受付手段が受け付けた記憶領域に関するキーワードを、前記キーワード記憶手段から取得するキーワード取得手段と、
該キーワード抽出手段が抽出したキーワード、及び前記キーワード取得手段が取得したキーワードに基づいて、前記優先値設定手段が設定する優先値の変更を促す報知を行う第２報知手段と
をさらに備える付記３から５の何れか一つに記載の記憶装置。

（付記７）
文書データの記憶領域の指定を受け付ける受付手段と、文書データを記憶する記憶領域を複数有する文書データ記憶手段と、所定の規定に基づいて前記記憶領域に関連付けた属性情報を記憶する属性情報記憶手段とを備え、前記記憶領域に、該記憶領域に関連付けられた属性情報に該当する文書データを記憶するコンピュータで実行されるコンピュータプログラムであって、
前記コンピュータを、
文書データに係る文書情報に基づいて、前記属性情報記憶手段から属性情報を検索する検索手段、及び、
該検索手段が検索した属性情報に係る記憶領域で、指定された該記憶領域に、前記受付手段が受け付けた記憶領域を関連付けて文書データを記憶させる記憶制御手段
として機能させるコンピュータプログラム。

実施形態１の管理装置で文書を管理する場合について説明するための模式図である。 実施形態１の管理装置の具体的構成を示すブロック図である。 文書管理ＤＢが管理する情報の構成例を模式的に示した図である。 行政文書ファイルＤＢが管理する行政文書ファイルを模式的に示した図である。 インデックスファイルを模式的に示した図である。 ポイント対応テーブルを模式的に示した図である。 優先順位を設定する方法について説明するための模式図である。 実施形態１に係る管理装置の機能構成を示すブロック図である。 管理装置による処理手順を示すフローチャートである。 管理装置による処理手順を示すフローチャートである。 登録情報入力画面の一例を示す図である。 ファイル選択画面の一例を示す図である。 実施形態２に係る管理装置の機能構成を示すブロック図である。 分類基準ファイルＤＢが管理する分類基準ファイルを模式的に示した図である。 管理装置による処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１ 管理装置（記憶装置）
４０ 登録情報受付部（取得手段）
４１ 行政文書ファイル取得部（検索手段）
４６ 行政文書ファイル表示部
４７ 指定フォルダ受付部（第１受付手段）
４８ 行政文書ファイル受付部（第２受付手段）
４９ 文書記憶部（記憶制御手段）
１００ ユーザ側領域
２００ 管理側領域
２０３ 小分類フォルダ
２０４ 行政文書ファイル

Claims (6)

1. ユーザ毎に設定されている第１フォルダ構造と、所定の規定に基づいて関連付けられた属性情報に基づいて設定されている第２フォルダ構造とを持つ記憶領域を備え、該記憶領域に、該記憶領域に関連付けられた属性情報に該当する文書データを記憶させる記憶装置であって、
   前記第１フォルダ構造の所定の位置に文書データを記憶する記憶領域の指定を受け付ける第１受付手段と、
   文書データに係る文書情報を取得する取得手段と、
   該取得手段が取得した文書情報に基づいて、属性情報を検索する検索手段と、
   該検索手段が検索した属性情報に係る前記第２フォルダ構造の格納先フォルダの指定を受け付ける第２受付手段と、
   前記第１受付手段が受け付けた前記第１フォルダ構造の文書データを関連付けて、前記第２受付手段が受け付けた前記格納先フォルダに文書データを記憶させる記憶制御手段と
   を備える記憶装置。
2. 前記検索手段は、
   複数の属性情報を検索するようにしてあり、
   前記検索手段が検索した複数の属性情報それぞれに係る前記第２フォルダ構造の格納先フォルダを複数表示させる表示手段
   をさらに備え、
   前記第２受付手段は、
   前記表示手段により表示された格納先フォルダの選択を受け付けるようにしてある
   請求項１に記載の記憶装置。
3. 前記検索手段が検索した属性情報から、文書情報に含まれる情報と一致又は類似する情報を抽出する情報抽出手段と、
   該情報抽出手段が抽出した情報に優先値を設定する優先値設定手段と、
   前記情報抽出手段が抽出した情報の数、及び前記優先値設定手段が設定した優先値に基づいて、前記属性情報の評価値を算出する算出手段と、
   該算出手段が、前記検索手段が検索した複数の属性情報のそれぞれに対して評価値を算出した際に、前記算出手段が算出した評価値に基づいて、前記検索手段が検索した複数の属性情報それぞれに、優先順位を設定する優先順位設定手段と
   をさらに備え、
   前記表示手段は、
   前記優先順位設定手段が設定した優先順位に基づいて、前記第２フォルダ構造の格納先フォルダを表示させる構成としてある
   ことを特徴とする請求項２に記載の記憶装置。
4. 前記第２受付手段が選択を受け付けた結果に基づいて、前記優先値設定手段が設定する優先値を変更する優先値変更手段
   をさらに備える請求項３に記載の記憶装置。
5. 前記第２フォルダ構造の格納先フォルダに関するキーワードを記憶するキーワード記憶手段と、
   前記第２受付手段が受け付けた格納先フォルダに記憶された文書データから、キーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
   前記第２受付手段が受け付けた格納先フォルダに関するキーワードを、前記キーワード記憶手段から取得するキーワード取得手段と、
   該キーワード抽出手段が抽出したキーワード、及び前記キーワード取得手段が取得したキーワードに基づいて、前記優先値設定手段が設定する優先値の変更を促す報知を行う第２報知手段と
   をさらに備える請求項３又は４に記載の記憶装置。
6. ユーザ毎に設定されている第１フォルダ構造と、所定の規定に基づいて関連付けられた属性情報に基づいて設定されている第２フォルダ構造とを持つ記憶領域を備え、該記憶領域に、該記憶領域に関連付けられた属性情報に該当する文書データを記憶するコンピュータで実行されるコンピュータプログラムであって、
   前記コンピュータを、
   文書データに係る文書情報に基づいて、属性情報を検索する検索手段、及び、
   指定された第１フォルダ構造のフォルダと、前記検索手段が検索した属性情報に係る前記第２フォルダ構造の格納先フォルダの中から指定された格納先フォルダとを関連付けて、該格納先フォルダに文書データを記憶させる記憶制御手段
   として機能させるコンピュータプログラム。

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