JP5129589B2 - 自動書庫システム及び文書管理装置 - Google Patents
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Description
(実施の形態1)
本実施の形態1に係る自動書庫システムでは、紙文書である領収書を自動書庫で保存すると共に、その領収書をスキャナで読み取って作成した画像データを記憶装置に記憶し、取引証票を二重に保存する。これにより、万一記憶装置の故障又は作業者の操作ミスにより画像データが失われてしまった場合でも、自動書庫に領収書が保存されているため法令を遵守することが可能である。また、電子データでの保存が可能な3万円未満の領収書については、紙文書の保存期間を1年間とし、その保存期限を過ぎた領収書は廃棄することとしている。これにより、金額が3万円未満の領収書については、比較的その領収書が必要になることが多い当初の1年間だけ紙文書と電子データで二重に保存されるため、自動書庫のスペース及び保管コストを抑えることが可能となると共に、保存すべき領収書が完全に失われてしまうことを防止し、確実な法令の遵守を達成することができる。
次に、本実施の形態1に係る自動書庫システムの動作について説明する。
新規に領収書を登録するときには、まず経理処理を申請する社員が経理処理申請書を作成し、経理担当者に経理処理の申請を行なう。経理担当者は、申請された経理処理を完了した後、出納ステーション26にて経理処理申請書に記載された各情報をデータベースへ登録し、また経理処理申請書を自動書庫に入庫する作業を行なう。具体的には、まず経理担当者は、出納ステーション26に設置されたスキャナを用いて経理処理申請書を画像化する。画像データのフォーマットはJPEG、GIF、BMP等である。画像データはスキャナに接続された端末装置から文書管理装置へと送信される。文書管理装置は、受け付けた画像データに対して画像データIDを付与し、この画像データIDをファイル名として画像データをハードディスク31dに記憶する。次に経理担当者は、出納ステーション26の端末装置を操作して、データベースへの新規レコードの登録作業を行なう。端末装置は、新規レコード登録要求を受け付けると、新規登録画面をディスプレイに表示する。この新規登録画面では、経理処理申請書の各情報を入力することが可能であり、経理担当者は、領収書の発行日、申請番号、行番号、借方情報、貸方情報、摘要、現物有無区分、画像データ有無区分、及び入力情報を入力する。端末装置は、このようにして入力された各情報を文書管理装置3へ送信し、文書管理装置3は領収書データベースDB21に新規レコードとして上記情報及び先ほどの画像データIDを登録する。また、文書管理装置3は、受け付けた申請番号に対応するICタグIDを発行する。また文書管理装置3は、自動書庫の制御装置28に対して、コンテナの出庫指示を行なう。制御装置28は、この出庫指示に応じて、コンテナデータベースDB11からコンテナ区分が「通常」のコンテナを1つ選択して書庫21から出庫させ、出納ステーション26へと搬送させる。このとき、制御装置28は、コンテナデータベースDB11の出庫したコンテナのレコードにおける位置情報を“null”に変更し、ロケーションデータベースDB12の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」に変更する。また、制御装置28は、出庫したコンテナのコンテナIDを文書管理装置3へと通知する。文書管理装置3は、先ほど発行したICタグIDと、申請番号と、受け付けたコンテナIDとをICタグデータベースDB22に登録し、画像データIDと、申請番号と、行番号とを画像データベースDB23に登録する。そして、文書管理装置3は、ICタグIDのデータを端末装置へ送信し、端末装置はこのICタグIDを記録したICタグをICタグ発行装置に発行させる。経理担当者は、ICタグ発行装置によって発行されたICタグを経理処理申請書に貼付し、自動書庫から出庫されたコンテナ5に当該経理処理申請書を積み込む。そして、経理処理担当者は、端末装置を操作して経理処理申請書の入庫を指示し、この指示情報が制御装置28に送信される。制御装置28は、ロケーションデータベースDB12を参照して書庫21の1つの空き位置を選択し、その空き位置に入庫するように搬送装置23及び24、スタッカクレーン22を制御する。そして、制御装置28は、コンテナデータベースDB11の当該コンテナのレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースDB12の当該位置のレコードの占有状況情報を更新する。
領収書を出庫するときには、経理担当者は出納ステーション26の端末装置を操作して、目的の領収書に関する情報を領収書データベースDB21から検索する。この検索は、経理処理申請書の申請番号又は発行日等を検索キーとして行なわれる。検索されたデータは、端末装置のディスプレイ装置に表示される。また、対応する画像データをディスプレイ装置に表示することもできる。検索の結果、経理担当者は目的の領収書の現物の有無、画像データの有無をディスプレイ装置の表示によって確認することができる。目的の領収書の現物が書庫に格納されている場合には、経理担当者は当該経理処理申請書の出庫指示を端末装置に対して入力することができる。出庫指示のデータは、端末装置から文書管理装置3へ送信され、文書管理装置3は、ICタグデータベースDB22から当該経理処理申請書が収容されているコンテナのコンテナIDを読み出し、そのコンテナIDを含む出庫指示データを制御装置28へ送信する。制御装置28は、コンテナデータベースDB11から、出庫指示データに含まれるコンテナIDに対応するコンテナ格納位置の情報を取得し、当該位置のコンテナを出庫するようにスタッカクレーン22、搬送装置23、24を制御する。また、制御装置28は、コンテナデータベースDB11の出庫したコンテナのレコードにおける位置情報を“null”に変更し、ロケーションデータベースDB12の前記コンテナが収容されていた位置に対応する占有状況を、「入庫中」から「空き」へ変更する。出納ステーション26までコンテナが搬送されると、経理担当者はこのコンテナから目的の経理処理申請書を取り出す。出庫の確認として、ICタグリーダで経理処理申請書のICタグから情報を読み出し、端末装置が読み出されたICタグIDを文書管理装置3に送信する。文書管理装置は、ICタグデータベースDB22から当該ICタグIDを含むレコードのコンテナIDを“null”に変更する。そして、経理担当者は、端末装置を操作してコンテナの入庫を指示し、この指示情報が制御装置28に送信される。制御装置28は、ロケーションデータベースDB12を参照して書庫21の1つの空き位置を選択し、その空き位置にコンテナを入庫するように搬送装置23及び24、スタッカクレーン22を制御する。そして、制御装置28は、コンテナデータベースDB11の当該コンテナのレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースDB12の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」から「入庫中」に更新する。
経理担当者が持ち出した領収書を入庫する場合には、経理担当者は出納ステーション26のICタグリーダで経理処理申請書のICタグから情報を読み出す。読み出されたICタグIDを含む入庫要求が端末装置から文書管理装置3へと送信される。文書管理装置は、入庫要求を受け付けると、コンテナの出庫指示データを制御装置28へと送信する。制御装置28は、出庫指示データを受け付けると、コンテナデータベースDB11からコンテナ区分が「通常」のコンテナを1つ選択して書庫21から出庫させ、搬送装置23、24に出納ステーション26まで搬送させる。また、制御装置28は、当該コンテナのコンテナIDを文書管理装置3へと通知する。文書管理装置3は、ICタグデータベースDB22の先ほど受信したICタグIDを含むレコードのコンテナID情報を、受け付けたコンテナIDへと変更する。経理担当者は、自動書庫から出庫されたコンテナ5に当該経理処理申請書を積み込み、端末装置を操作して経理処理申請書の入庫を指示し、この指示情報が制御装置28に送信される。制御装置28は、ロケーションデータベースDB12を参照して書庫21の1つの空き位置を選択し、その空き位置に入庫するように搬送装置23及び24、スタッカクレーン22を制御する。そして、制御装置28は、コンテナデータベースDB11の当該コンテナのレコードの位置情報を入庫した位置情報に更新し、収容状況情報が「空」であれば「収容中」に更新する。また制御装置28は、ロケーションデータベースDB12の当該位置のレコードの占有状況情報も更新する。
書庫21における経理処理申請書の収容数を抑制するため、企業内で取り決めた保存期限又は法定の保存期限を超過している経理処理申請書は廃棄することが望ましい。このため、本実施の形態1においては、法定の保存期間が定められていない金額が3万円未満の領収書については、経理処理申請書の原紙を1年間保存し、それ以降は画像データのみで保存し、法定の保存期限が定められている金額が3万円以上の領収書については、経理処理申請書の原紙を画像データと共に法定保存期間である7年間保存する。
本実施の形態1に係る自動書庫システム1は、上記の第1廃棄文書収集動作、第2廃棄文書収集動作、及び査察用文書収集動作によってそれぞれ収集された第1廃棄文書、第2廃棄文書、及び査察用文書を出庫する収集文書出庫動作を行うことが可能となっている。図14Aは、本実施の形態1に係る収集文書出庫動作における文書管理装置の出庫指示受付処理の流れを示すフローチャートであり、図14Bは、本実施の形態1に係る収集文書出庫動作における制御装置28の文書収集用コンテナ出納処理の流れを示すフローチャートである。また、図14Cは、本実施の形態1に係る収集文書出庫動作における文書管理装置のデータベース更新処理の流れを示すフローチャートである。
本実施の形態2に係る自動書庫システム201は、仕分け装置227によって廃棄用コンテナに収集された経理処理申請書に、廃棄すべきでないものが含まれていないかどうかをチェックすることができる。本実施の形態2に係る自動書庫システム201のその他の構成は、実施の形態1に係る自動書庫システム1の構成と同様であるので、統一構成要素につては同一符号を付し、その説明を省略する。
本実施の形態2に係る自動書庫システム2のその他の動作は、実施の形態1に係る自動書庫システム1の動作と同様であるので、その説明を省略する。
上記の各実施の形態においては、ICタグにICタグIDのみが記憶されており、文書管理装置3にて収集条件に合致する経理処理申請書を特定し、これらの経理処理申請書に対応するICタグIDを含む仕分け指示データを文書管理装置3が制御装置28へ送信し、制御装置28がこれらのICタグIDを含む制御データを生成して仕分け装置27,227へ送信し、仕分け装置27,227では、コンテナに収容されている経理処理申請書のICタグからICタグIDを読み取って、与えられた制御データに含まれるICタグIDと合致するか否かを判定することにより、収集条件に合致する経理処理申請書と、収集条件に合致しない経理処理申請書とを仕分ける構成としたが、本発明はこれに限定されるものではない。他の実施の形態の自動書庫システムとして、ICタグに、申請番号、勘定科目、発行日、相手先、金額の情報を記憶させておき、仕分け装置に経理処理申請書の収集条件を与え、仕分け装置がICタグから読み取った情報に基づいて経理処理申請書が収集条件に合致するか否かを判定し、収集条件に合致する経理処理申請書と収集条件に合致しない経理処理申請書とを仕分ける構成とすることもできる。例えば、社内条件の廃棄対象の経理処理申請書を収集する場合には、文書管理装置3から制御装置28を介して仕分け装置へ第1廃棄文書の収集を指示し、この指示を受けた仕分け装置がICタグから読み出した発行日に基づいて起算日を算出し、ICタグから読み出した金額及び算出した起算日に基づいて、収集条件である「金額が3万円未満であり、且つ、起算日から1年以上経過していること」を満たすか否かを判定する。
2 自動書庫
21 書庫
22 スタッカクレーン
23,24,25 搬送装置
26 出納ステーション
27 仕分け装置
27d ICタグリーダ
27e 分類部
27f 制御部
28 制御装置
28a CPU
28b ROM
28c RAM
28d ハードディスク
28e 通信インタフェース
3 文書管理装置
31a CPU
31b ROM
31c RAM
31d ハードディスク
31g 通信インタフェース
31j 画像データ
32 画像表示部
33 入力部
DB11 コンテナデータベース
DB12 ロケーションデータベース
DB21 領収書データベース
DB22 ICタグデータベース
DB23 画像データベース
Claims (12)
- 法定保存期限が定められた取引証票を収容するための自動書庫システムであって、
取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、
取引証票を特定するための取引証票特定情報を少なくとも記憶するICタグが取り付けられた取引証票を収容するためのコンテナと、
前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫と、
前記書庫に対してコンテナを出し入れする搬送部と、
前記搬送部によって前記書庫から搬送されたコンテナに収容されている取引証票のICタグから情報を読み出すICタグリーダと、
前記ICタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、法定保存期限より短い設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致するものであるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段による判定結果にしたがって、前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分け、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け部と、
取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報とを対応づけて記憶している証票情報記憶部と、
前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果に応じて、前記証票情報記憶部に記憶されている取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を更新する情報更新手段と
を備える自動書庫システム。 - 前記証票情報記憶部には、取引証票特定情報に対応づけられて設定保存期限に関する情報が記憶されており、
前記証票情報記憶部に記憶されている設定保存期限に関する情報に基づいて、各取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定し、前記証票情報記憶部から前記廃棄条件に合致する取引証票を特定する取引証票特定情報を検索する検索手段をさらに備え、
前記判定手段は、前記ICタグリーダによって読み出された取引証票特定情報が、前記検索手段によって検索された取引証票特定情報に合致するか否かを判定することにより、前記ICタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、前記廃棄条件に合致するものであるか否かを判定するように構成されている請求項1に記載の自動書庫システム。 - 前記証票情報記憶部には、前記設定保存期限に関する情報として、その取引証票が発行された発行日が記憶されており、
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、その取引証票の設定保存期限を算出し、算出された設定保存期限と現在の日付とを比較して、設定保存期限が過ぎているか否かを判定することによって、その取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定するように構成されている請求項2に記載の自動書庫システム。 - 前記取引証票は領収書であり、
前記証票情報記憶部には、その領収書の金額がさらに記憶されており、
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された金額及び発行日に基づいて、所定金額未満であり、且つ設定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されている請求項3に記載の自動書庫システム。 - 前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、法定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されている請求項3に記載の自動書庫システム。
- 前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日から保存期限の起算日を求め、前記起算日から保存期間後の保存期限を算出するように構成されている請求項4又は5に記載の自動書庫システム。
- 前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、
前記生成手段によって生成された仕分け指示データに含まれるコンテナ特定情報によって特定されるコンテナを前記書庫から出庫するように前記搬送部を制御し、且つ、前記搬送部によって出庫されたコンテナに収容されている取引証票の仕分け処理を実行するように前記仕分け部を制御する制御部とをさらに備える請求項2乃至6の何れかに記載の自動書庫システム。 - 前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成する仕分け結果情報生成手段をさらに備え、
前記情報更新手段は、前記仕分け結果情報生成手段によって生成された仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更するように構成されている請求項1乃至7の何れかに記載の自動書庫システム。 - 前記ICタグリーダは、前記仕分け部による取引証票の仕分け処理の後に、廃棄対象収集コンテナに収容されている取引証票のICタグから情報を読み出し、
前記ICタグリーダによって読み出された情報に基づいて、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票が、設定保存期限を過ぎているものであるか否かを判定することにより、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票に、設定保存期限を過ぎていないものが含まれているか否かを確認する確認手段をさらに備える請求項1乃至8の何れかに記載の自動書庫システム。 - 取引証票が廃棄される際に、廃棄される取引証票を特定する取引証票特定情報の入力を受け付ける入力受付手段をさらに備え、
前記情報更新手段は、前記入力受付手段によって取引証票特定情報の入力が受け付けられたときに、前記画像記憶部に記憶されたその取引証票の画像を残して、入力された取引証票特定情報及び当該取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から消去するように構成されている、請求項1乃至9の何れかに記載の自動書庫システム。 - 法定保存期限が定められた取引証票を収容するためのコンテナと、前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫とを備える自動書庫に収容された取引証票を管理するための文書管理装置であって、
取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報と、前記法定保存期限より短い設定保存期限に関する情報とを対応づけて記憶する証票情報記憶部と、
取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、
前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容している取引証票に、設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致する取引証票が含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、
前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分けて、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け処理を前記自動書庫へ指示するために、前記生成手段によって生成された仕分け指示データを前記自動書庫へ送信する送信手段と、
前記自動書庫が前記仕分け処理を実行した後に、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成したときに、前記自動書庫から前記仕分け結果情報を受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更する情報更新手段と
を備える文書管理装置。 - 前記生成手段は、前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成するように構成されている請求項11に記載の文書管理装置。
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