JP5073585B2

JP5073585B2 - 業務管理システムおよび業務管理プログラム

Info

Publication number: JP5073585B2
Application number: JP2008144733A
Authority: JP
Inventors: 淳之介阿部
Original assignee: Ｓｋｙ株式会社
Priority date: 2008-06-02
Filing date: 2008-06-02
Publication date: 2012-11-14
Anticipated expiration: 2028-06-02
Also published as: JP2009294700A

Description

本発明は、業務管理技術に関し、特に的確な業務の開始時期を通知する業務管理技術に関する。

学校や企業では、定型業務や特定のイベントに関連して特定の時期に発生する業務があり、これらを的確に遂行することが求められている。そのため、例えば、特許文献１の技術では、定型業務をそれぞれの部署・課が担当する業務内容および所属社員を職務分掌・業務分掌・職務分担表データとして記録および編集する手段と、個人識別入力手段と、定型業務に関する指示内容の詳細項目を記録する手段、それぞれの業務に対する進捗報告を記録する手段、及び進捗報告に対して業務の完了を承認し記録する手段、期限が過ぎた業務に対して自動的に督促を送信する手段、個人が担当する全業務の詳細項目を一覧表形式で表示する手段とを備えている。

この技術では、指示者が定型業務の指示を入力する際、その業務を行うべき部署及び所属人員が分掌データによって確認できるので、組織及び人材を有効に活用した指示が出せると共に、定期的に実行が必要な業務の指示を漏らすことなく出すことができる。又、遅延業務に対しては、自動又は手動で督促状を送ることができるので、次の指示を出す時期を逃さず、業務運用の効率が向上する。

特開２００２−００７６５２号公報（段落番号０００６−００１２）

しかしながら、特許文献１の技術では、遅延業務に対して督促状を送付することができるものの、事前に業務遂行に必要な期間を担当者に対して通知することはできない。

また、特に学校においては、各人の分掌が年度毎に変更され、分掌に係る業務の引継ぎが十分行われていないという実情がある。このような状況下では、各分掌担当者は、業務を行うべき時期を的確に把握できず、業務に支障を来たす場合がある。

本発明の課題は、上記実状に鑑み、業務の引継ぎを行う必要がなく、業務を行うべき時期を的確に通知する技術を提供することである。

前記課題を解決するために、本発明の業務管理システムは、端末におけるファイルに対する操作および当該操作の操作者を表す操作ログ情報を保存する操作ログ情報保存部を備え、前記操作ログ情報に基づき所定期間の業務を管理する業務管理システムであって、前記操作ログ情報保存部から前期間における前記ファイルに対する特定操作を表す操作ログ情報である特定操作ログ情報を取得し、当該特定操作ログ情報に基づき、前記前期間における管理対象となる業務の担当者である前担当者を特定するとともに、前記管理対象となる業務に関する情報として、少なくとも前記前担当者を特定する情報を含む管理対象情報を特定する管理対象情報特定部と、前記管理対象情報に基づき前記操作ログ情報保存部から前記管理対象となる業務に係る管理対象操作ログ情報を取得すると共に、当該管理対象操作ログ情報に基づき当該業務の難易度を算出し、当該難易度に応じた時期を決定する時期決定部と前記時期に基づき制御を行う制御部と、を備えている。

本構成によれば、管理対象となる業務に係る情報を登録する必要がなく、管理コストの増大を招くことがない。さらに、業務の難易度に基づいた時期が決定されるため、決定される時期は業務に応じたものとなる。さらに、その時期に応じた制御が行われるため、的確に業務を管理することができる。

通常、学校や企業では、特定業務を分担し、持ち回りにより遂行しており、そのため、前期間の担当者と現期間の担当者が異なることが多く見られる。このような場合には、業務の難易度は、業務の内容と担当者との関係により決定されるものであるため、前期間の操作ログ情報に基づき難易度を算出したとしても、その難易度が現期間の担当者にそのまま適用できるとは限らない。そのため、本発明の業務管理システムの好適な実施形態の一つでは、業務と当該業務の担当者である業務担当ユーザとを関連付けて業務情報として記録する業務情報記録部と、前記業務情報に基づき前記管理対象となる業務の前期間における担当者である前担当者と現期間における担当者である現担当者とを特定すると共に、当該前担当者の属性情報及び当該現担当者の属性情報を取得する属性情報取得部をさらに備え、前記時期決定部は、さらに前記前担当者の属性情報および前記現担当者の属性情報に基づき前記時期を決定する。

本構成によれば、前期間の担当者と現期間の担当者の属性情報に基づき、上述の方法により決定された時期の補正を行うことができる。属性情報としては、習熟度等の業務に対する実行能力を表す情報等を用いることができ、前期間の担当者の習熟度が現期間の担当者の習熟度よりも高い場合には時期を早める、逆に前期間の担当者の習熟度が現期間の担当者の習熟度よりも低い場合には時期を遅らせる等とすることができ、個々の担当者の属性情報に基づいて、的確な時期を決定することができる。なお、属性情報は操作ログ情報に基づき決定するよう構成すると、管理コストの増大を招くことなく属性情報を管理できるため、好適である。

上述した本発明による業務管理システムの技術的特徴は、同様の業務管理プログラムにも適用可能である。例えば、端末におけるファイルに対する操作および当該操作の操作者を表す操作ログ情報を保存する操作ログ情報保存部を備え、当該操作ログ情報に基づき業務を管理する業務管理システムのための業務管理プログラムであって、
前記操作ログ情報から前期間における前記ファイルに対する特定操作を表す操作ログ情報である特定操作ログ情報を取得し、当該特定操作ログ情報に基づき、前記前期間における管理対象となる業務の担当者である前担当者を特定するとともに、前記管理対象となる業務に関する情報として、少なくとも前記前担当者を特定する情報を含む管理対象情報を特定する管理対象情報特定機能と、前記管理対象情報に基づき前記操作ログ情報保存部から管理対象となる業務に係る管理対象操作ログ情報を取得すると共に、当該管理対象操作ログ情報に基づき当該業務の難易度を算出し、当該難易度に応じた時期を決定する時期決定機能と前記時期に基づき制御を行う制御機能と、をコンピュータに実現させる。当然ながら、このような業務管理プログラムも上述した業務管理システムで述べた作用効果を得ることができ、さらに上述した付加的技術を組み込むことも可能である。

〔第１実施形態〕
以下、図面を用いて本発明の第１実施形態を説明する。本発明の画像表示システムは、図１に示すように、複数の端末Ｃが通信ネットワーク（以下、ネットワークと称する）Ｎを介して、管理サーバＳと接続されている。前記ネットワークＮは、企業や学校等の限られた施設内において情報を物理的に送るケーブルと、ＬＡＮスイッチやハブ等でなる中継機器を備えたＣＳＭＡ／ＣＤ（Carrier Sense Multiple Access with Collision Detection）方式のイーサネット（Ethernet）（商標）型のＬＡＮとして構成されたものであるが、このネットワークＮとしてイーサネット型のＬＡＮ以外に、インターネットの技術を用いたイントラネットで構築されたものや、ＷＡＮ（Wide Area Network）の技術によって構築されるものでも良い。

管理サーバＳは、汎用コンピュータ１で構成されており、必要に応じてディスプレイ２、入力機器３（キーボード３ａ、マウス３ｂ）を備える構成とすることができる。また、端末Ｃは、コンピュータ本体４で構成されており、ディスプレイ５、および入力機器６（キーボード６ａ、マウス６ｂ）が接続されている。

図２は、本発明の業務管理システムを構成する管理サーバＳと端末Ｃの機能ブロック図を示している。端末Ｃは、ネットワークＮを介して管理サーバＳおよび他の端末Ｃと様々な情報を送受信するためのネットワークＩ／Ｆ１０、端末Ｃにおける様々な操作を表す操作ログ情報を生成し、管理サーバＳに送信する操作ログ情報生成部１１を備えている。

通常、操作ログ情報生成部１１は、その処理を実行する手段（プログラムやモジュール等）がハードウェアに読み込まれることでその処理が実行されるが、これらをハードウェアとの組み合わせにより構成しても良いし、ロジック等を組み合わせたハードウェアのみで構成しても構わない。

なお、本実施形態において、操作ログ情報には、ユーザ識別情報、端末識別情報、操作の内容、操作対象情報および日時情報が含まれている。なお、操作対象情報には、操作を実行するアプリケーション名、操作対象となるファイル等を一意に特定可能な情報であるファイル識別情報、付加情報等が含まれている。また、ユーザ識別情報は、ユーザを一意に特定可能な情報であり、ユーザ名、ユーザ毎に排他的に割り当てられた固有の番号等を用いることができる。端末識別情報は、端末Ｃを一意に特定可能な情報であり、端末名、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス、端末毎に排他的に割り振られた固有の番号等を用いることができる。ファイル識別情報は、ファイル名、ファイル毎に排他的に割り振られた固有の番号等を用いることができ、本実施形態ではファイル名を用いる。また、付加情報は操作に付随する情報であり、印刷時の印刷枚数や部数等、操作に応じて種々の情報を用いることができる。上述の各種情報は、これらに限定されるものではなく、本発明の目的を達する限りにおいて、他の情報を用いても構わない。

操作ログ情報生成部１１は、端末Ｃにおける様々な操作を表す情報を所定のタイミングで生成している。本実施形態では、所定のタイミングは、所定の操作が行われたタイミングおよび一定間隔毎を表すが、これに限定されるものではなく、他のタイミングを用いても構わない。生成された操作ログ情報は、ネットワークＩ／Ｆ１０およびネットワークＮを介して管理サーバＳに送信される。なお、管理サーバＳへの操作ログ情報の送信は、操作ログ情報の生成と同時でもよいし、所定時間内の操作ログ情報を一時的に蓄積した後それらをまとめて送信しても構わない。

管理サーバＳは、ネットワークＮを介して端末Ｃと様々な情報を送受信するためのネットワークＩ／Ｆ２０、端末Ｃから送信される操作ログ情報を取得し、保存管理する操作ログ情報保存部２１、操作ログ情報保存部２１に保存されている操作ログ情報から管理対象となる業務（以下、管理対象業務と称する）を表す情報である管理対象情報を特定する管理対象情報特定部２２、前記管理対象情報に基づき時期を決定する時期決定部２３、および前記時期に基づき所定の制御を行う制御部２４を備えている。

通常、操作ログ情報取得部２１、管理対象情報特定部２２、時期決定部２３および制御部２４は、その処理を実行する手段（プログラムやモジュール等）がハードウェアに読み込まれることでその処理が実行されるが、これらをハードウェアとの組み合わせにより構成しても良いし、ロジック等を組み合わせたハードウェアのみで構成しても構わない。

管理対象情報特定部２２は、さらに特定操作に係る操作ログ情報である特定操作ログ情報を抽出する特定操作ログ情報抽出部２２ａおよび、前記特定操作ログ情報に基づき管理対象業務を表す情報である管理対象情報を取得する管理対象情報取得部２２ｂを備えている。

また、時期決定部２３は、さらに管理対象情報に基づき管理対象業務に係る操作ログ情報である管理対象操作ログ情報を抽出する管理対象操作ログ情報抽出部２３ａ、管理対象操作ログ情報に基づき管理対象業務の難易度を算出する難易度算出部２３ｂおよび、前記難易度に基づき時期を決定する時期算出部２３ｃを備えている。
を備えている。

上述したように、端末Ｃの操作ログ情報生成部１１は、所定のタイミングで端末Ｃにおける操作から操作ログ情報を生成し、ネットワークＩ／Ｆ１０およびネットワークＮを介して、管理サーバＳに送信している。本実施形態では、操作ログ情報は生成と同時に管理サーバＳへ送信されるが、所定時間内の操作ログ情報を一時的に蓄積した後それらをまとめて送信しても構わない。

一方、管理サーバＳは、ネットワークＮおよびネットワークＩ／Ｆ２０を介して、端末Ｃから送信される操作ログ情報を受信し、操作ログ情報保存部２１により保存管理している。

特定操作ログ情報抽出部２２ａは、操作ログ情報保存部２１から、前期間における特定操作に係る操作ログ情報を抽出する。ここで、特定操作とは、業務に関連してファイルに対して行われる操作であり、例えば、ファイルの印刷、外部記憶媒体や共有ディレクトリへのコピーや移動、電子メールへの添付、ＷＥＢサーバへのアップロード等であるが、これらに限定されるものではなく、他の操作を特定操作としても構わない。また、特定操作は一の操作に限定されるものではなく、複数の操作を特定操作としても構わない。

また、期間とは、学校や企業内で用いられる様々な期間を指し、例えば、学校では学期、前／後期、年度、年等であり、企業では四半期、半期、年度、年等である。当然ながら、期間はこれらに限定されるものではなく、任意に定められる期間を用いることができる。また、前期間とは、現期間の直前の期間のみではなく、より以前の期間をも含む概念である。

特定操作ログ情報抽出部２２ａは、操作ログ情報保存部２１に保存されている操作ログ情報のうち、操作内容が特定操作であり、日時情報が前期間内である操作ログ情報を特定操作ログ情報として抽出する。抽出された特定操作ログ情報は、管理対象情報取得部２２ｂに送られる。

管理対象情報取得部２２ｂは、特定操作ログ情報抽出部２２ａにより抽出された特定操作ログ情報に基づき管理対象業務を表す情報である管理対象情報を特定する。本実施形態では、管理対象情報には、ファイル名、前期間における管理対象業務の担当者（以下、前担当者と称する）のユーザ識別情報（以下、前担当者識別情報と称する）、日時情報が含まれている。

管理対象情報取得部２２ｂは、まず、特定操作ログ情報に基づき前担当者識別情報を特定する。具体的には、特定操作ログ情報を操作対象であるファイル名毎およびユーザ識別情報毎に集計し、個々のファイル名に対して最多となるユーザ識別情報を前担当者識別情報と決定する。すなわち、個々のファイル（以下、特定操作ファイルと称する）に対する前担当者識別情報を決定する。

なお、前担当者識別情報を決定する処理の流れはこれに限定されるものではなく、特定操作ログ情報抽出部２２ａにおいて、特定のファイルを指定し、そのファイルに係る特定操作ログ情報を抽出し、管理対象情報取得部２２ｂにおいて、ユーザ識別情報毎の集計を行うことにより前担当者識別情報を決定する等、他の処理の構成としても構わない。

管理対象情報取得部２２ｂは、次に、特定操作ログ情報のうち前担当者識別情報を持つ特定操作ファイルに対する操作ログ情報から一の操作ログ情報（以下、前担当者操作ログ情報と称する）を特定する。本実施形態では、特定操作ログ情報であり、ユーザ識別情報が前担当者識別情報と一致し、操作対象が特定操作ファイルであり、最新の日時情報を有する操作ログ情報を特定する。なお、操作ログ情報は最新の日時情報を持つものではなく、任意の日時情報を持つ操作ログ情報を用いて構わない。

管理対象情報取得部２２ｂは、前担当者識別情報および前担当者操作ログ情報に含まれるファイル名、日時情報を管理対象情報として、時期決定部２３に送る。

管理対象情報を取得した時期決定部２３は、まず、管理対象操作ログ情報抽出部２３ａにおいて、管理対象情報に基づき管理対象業務に係る操作ログ情報を抽出する。具体的には、操作ログ情報保存部２１に保存されている操作ログ情報のうち、操作対象であるファイル名が管理対象情報のファイル名と一致し、ユーザ識別情報が前担当者識別情報と一致し、日時情報が前期間内である操作ログ情報を管理対象操作ログ情報として抽出する。

難易度算出部２３ｂは、管理対象操作ログ情報に基づき管理対象業務の難易度を算出する。本実施形態では、難易度の算出は、管理対象操作ログ情報により決定される期間に基づき行われる。すなわち、管理対象操作ログ情報のうち最古の日時情報から最新の日時情報までの期間を求め、その期間に対して所定の演算を行うことにより難易度が算出される。算出した難易度は、時期算出部２３ｃに渡される。

時期算出部２３ｃは、難易度算出部２３ｂにより算出された難易度と図３に示すテーブルとを比較し、特定日時を決定する。なお、図中の“（”は開区間、“[”および“]”は閉区間を表している。例えば、算出された難易度がＤ１であれば、「管理対象操作ログ情報のうち最後の特定操作を実行した日時」が特定時期として決定される。また、難易度がＤ４であれば、「管理対象操作ログ情報のうち中間の特定操作を実行した日時直前の所定操作を実行した日時」が特定時期となる。ここで、所定操作とは、印刷、編集等の様々な操作を用いることができる。

また、時期算出部２３ｃは、上述の処理により決定された特定時期と、管理対象操作ログ情報の最新の日時情報（以下、前期間業務完了日時と称する）とから期間を決定する。これが、現期間における管理対象業務の遂行に必要と考えられる作業期間となる。

さらに、時期算出部２３ｃは、前期間業務完了日時を現期間における日時情報（以下、現期間業務完了日時と称する）に変換し、変換された日時情報から上述の期間前の日時を時期として決定する。なお、前期間業務完了日時から現期間業務完了日時への変換方法は、期間の設定に応じて様々な方法を用いることができる。例えば、期間が年や年度の場合には、同日とすることが可能であり、学期、前／後期、四半期、半期等の場合には、前期間の最初もしくは最後から前期間業務完了日時までの日数を算出し、現期間の最初もしくは最後から、算出された日数後又は前の日を現期間業務完了日時とすることができる。もちろん、他の方法を用いることも可能である。このようにして決定された時期は制御部２４に送られる。

制御部２４は、時期算出部２３ｃにより決定された時期に基づき制御を行う。本実施形態における制御とは、管理対象業務を開始する旨を前記時期に、電子掲示板に投稿する、全員に電子メールを送信する等であるが、他の制御方法を用いても構わない。

次に、図４のフローチャートを用いて、本発明の業務管理システムの処理の流れを説明する。ここでは、学校において分担される業務（校務分掌）を対象として、期間として年度、前期間として前年度を用いる例を説明する。なお、図４の処理に先立ち、操作ログ情報保存部２１には、図９に示すような前年度以前の操作ログ情報が保存されているものとする。なお、図９に示す操作ログ情報には、以下の説明に必要な情報のみを表示し、他の情報は省略している。

まず、特定操作ログ情報抽出部２２ａは、日時情報を前年度、操作内容を特定操作とする抽出条件を設定し、その抽出条件に基づいて操作ログ情報保存部２１から特定操作ログ情報を抽出する（＃０１）。すなわち、操作ログ情報保存部２１に保存されている操作ログ情報のうち、操作内容が特定操作の一と一致し、日時情報が前年度に含まれる操作ログ情報が特定操作ログ情報として抽出される。

管理対象情報取得部２２ｂは、特定操作ログ情報抽出部２２ａにより抽出された特定操作ログ情報を操作対象であるファイルおよびユーザ識別情報毎に集計する。その後、これらのファイルから一のファイルを特定操作ファイルとして選択し（＃０２）、上述の集計結果に基づき、特定操作ファイルに対する特定操作ログ情報の頻度が最多のユーザ識別情報を前担当者識別情報として特定する（＃０３）。例えば、図５に示す集計結果が得られており、特定操作ファイルとして“２００７年度運動会プログラム．ｄｏｃ”が選択された場合には、前担当者識別情報としてＩＤ００１が特定される。このとき、この特定操作ファイルに係る業務が管理対象業務となる。

次に、管理対象情報取得部２２ｂは、前担当者操作ログ情報を特定する。本実施形態では、上述のように、特定操作ログ情報から、前担当者識別情報を持ち、操作対象が特定操作ファイルであり、最新日時を持つ操作ログ情報が抽出される。図９の操作ログ情報の例では、２００７年９月２９日の操作ログ情報が前担当者操作ログ情報として特定される。

管理対象情報取得部２２ｂは、上述の処理により得られた特定操作ファイルおよび前担当者識別情報を、日時情報と共に管理対象情報として、時期決定部２３に送る（＃０４）。上記の例の場合には、特定操作ファイルが“２００７年度運動会プログラム．ｄｏｃ”、前担当者識別情報が“ＩＤ００１”、日時情報が“２００７年９月２９日となる。

管理対象情報特定部２２から管理対象情報を取得した時期特定部２３では、まず管理対象操作ログ情報抽出部２３ａにより管理対象操作ログ情報が操作ログ情報保存部２１から抽出される（＃０５）。具体的には、管理対象情報の特定操作ファイルと操作対象のファイル名が一致し、管理対象情報の前担当者識別情報とユーザ識別情報が一致し、日時情報が前期間に含まれる操作ログ情報が管理対象操作ログ情報として抽出される。

次に、難易度算出部２３ｂにより、管理対象操作ログ情報抽出部２３ａにより抽出された管理対象操作ログ情報に基づき、管理対象業務の難易度が算出される（＃０６）。具体的には、管理対象操作ログ情報から最古の日時情報と最新の日時情報を抽出し、期間としてそれらの差を求め、算出された期間に対して所定の演算を行うことにより難易度が算出される。

難易度算出部２３ｂにより算出された難易度は、時期算出部２３ｃに渡され、時期算出部２３ｃは、難易度に基づき作業期間を決定する。具体的には、まず、取得された難易度と図３のテーブルとを比較し、特定日時を決定する。次に、管理対象操作ログ情報のうち最新の日時情報である前期間業務完了日時を抽出する。そして、抽出した前期間業務完了日時と特定日時の差を作業期間として決定する。

次に、時期算出部２３ｃは、前期間業務完了日時を現期間業務完了日時に変換する。例えば、前期間業務完了日時が２００７年９月２９日であるとし、同日を現期間業務完了日時とする場合には、２００８年９月２９日が現期間業務完了日時となる。さらに、決定された作業期間と変換された現期間業務完了日時とに基づき、時期が決定される（＃０７）。上述の例の場合、決定された作業期間が１４日であった場合には、現期間業務完了日時から１４日前の２００８年９月１５日が時期として決定される。決定された時期は、制御部２４に渡される。

時期決定部２３により決定された時期を取得した制御部２４は、その時期に基づき所定の制御を行う（＃０８）。上述したように、本実施形態における制御は、不特定多数のユーザへの業務の通知である。例えば、所定の制御が電子メールの送信であれば、２００８年９月１５日に、「前年度における２００７年度運動会プログラム．ｄｏｃの作成と同様の業務を行う必要がある」旨の電子メールを全員に対して送信する。

特定操作情報に係る全てのファイルに対して上述の処理が行われた場合（＃０９のYes分岐）には処理は終了するが、未処理のファイルが存在する場合（＃０９のNo分岐）には、処理が＃０２に戻り、上述の処理が繰り返される。図５の例の場合には、特定操作ファイルを、“２００７年２学期ＰＴＡ総会案内．ｄｏｃ”として、上述の処理が実行される。

〔第２実施形態〕
次に、図面を用いて本発明の第２実施形態を説明する。図６は、本発明の業務管理システムの本実施形態における機能ブロック図である。なお、第１実施形態と同様の機能部には、同じ符号を付しており、詳細な説明は省略する。

本実施形態における管理サーバＳは、第１実施形態の機能部に加え、期間毎にユーザ識別情報と業務情報を関連付けて記録管理する業務情報記録部２５および各ユーザの属性情報をユーザ識別情報と関連付けて記録管理する属性情報記録部２６を備え、時期決定部２３は、管理対象業務の前期間における担当者（以下、前期間担当者と称する）の属性情報（以下、前期間担当者属性情報と称する）および現期間における担当者（以下、現期間担当者と称する）の属性情報（以下、現期間担当者属性情報と称する）とを取得する属性情報取得部２３ｄをさらに備えている。また、時期算出部２３ｃは、難易度算出部２３ｂにより算出された難易度と前期間担当者属性情報および現期間担当者属性情報とに基づき時期を決定する。なお、本実施形態における業務情報には少なくとも業務の名称が含まれている。

通常、業務情報記録部２５および属性情報記録部２６は、その処理を実行する手段（プログラムやモジュール等）がハードウェアに読み込まれることでその処理が実行されるが、これらをハードウェアとの組み合わせにより構成しても良いし、ロジック等を組み合わせたハードウェアのみで構成しても構わない。

属性情報取得部２３ｄは、管理対象情報に含まれる前担当者識別情報をキーとして、前期間においてその前担当者識別情報に関連付けられている業務情報を取得し、現期間においてその業務情報に関連付けられているユーザ識別情報（以下、現担当者識別情報と称する）を取得する。この処理により、特定操作ファイルに関連する業務情報と前期間および現期間におけるその業務の担当者を特定することができる。

さらに、属性情報取得部２３ｄは、前担当者識別情報および現担当者識別情報をキーとして、属性情報記録部２６から、前担当者属性情報および現担当者属性情報を取得し、時期算出部２３ｃに渡す。なお、本実施形態において属性情報はユーザの業務に対する習熟度を用いるが、勤続年数、業務歴等、他の情報を用いても構わない。

難易度算出部２３ｂからの難易度と、属性情報取得部２３ｄからの前担当者属性情報および現担当者属性情報を取得した時期算出部２３ｃは、まず、難易度に基づき時期を決定し、前担当者属性情報および現担当者属性情報に基づき、その時期を補正する。例えば、前担当者の習熟度が高く、現担当者の習熟度が低い場合には、作業期間が長くなるように時期を補正し、前担当者の習熟度が低く、現担当者の習熟度が高い場合には、作業期間が短くなるように時期を補正する。このように構成することにより、前担当者と現担当者との属性情報に基づき、適切な時期を決定できる。

制御部２４は、時期決定部２３から時期および現担当者識別情報を取得し、現担当者に対して所定の制御を行う。所定の制御としては、現担当者に対する電子メールによる通知等を用いることができ、これにより的確に業務を通知することが可能となる。

次に、図７のフローチャートを用いて本実施形態の処理の流れを説明する。なお、＃１１から＃１５までの処理は、第１実施形態における＃０１から＃０５と同様なので説明は省略する。

管理対象操作ログ情報を取得した難易度算出部２３ｂは、以下の情報を管理対象操作ログ情報から取得する。

（i）管理対象操作ログ情報の最古の日時情報から最新の日時情報までの期間
（ii）操作回数（管理対象操作ログ情報の数）
（iii）印刷枚数又は／および印刷部数
（iv）ファイル特性

なお、本実施形態では、ファイル特性とは、ファイル名もしくはファイルに含まれるキーワード、ファイルサイズを用いるが、他の情報を用いても構わない。ファイル特性としてキーワードを用いる場合には、所定キーワードの有無や、各キーワードの重要度等を加味した重みを用いることにより、ファイル特性を数値化しておく。

次に、上記各々の情報に対して所定の演算を行うことにより、各々の難易度Ｄ_iからＤ
_ivを算出する（＃１６）。なお、上記各々の情報を各々の難易度として用いても構わない
。

一方、属性情報取得部２３ｄは、管理対象情報に含まれる前担当者識別情報を抽出し、業務情報記録部２５から、前担当者識別情報をキーとして、管理対象業務の業務情報を取得する。例えば、業務情報記録部２５に図８に示す情報が記録されており、現期間が“２００８年度”、前期間が“２００７年度”、前期間担当者識別情報が“ＩＤ００４”であったとすると、業務情報として分掌名である“進路指導”が得られる。

次に、業務情報記録部２５から、業務情報をキーとして、現期間において業務情報に関連付けられているユーザ識別情報を取得する。図８の例では、現期間が“２００８年度”であり、業務情報が“進路指導”であるので、ユーザ識別情報“ＩＤ００７”が得られる。このようにして、前担当者識別情報および現担当者識別情報が特定される（＃１７）。

さらに、属性情報取得部２３ｄは、前担当者識別情報および現担当者識別情報をキーとして、属性情報記録部２６から前担当者属性情報および現担当者属性情報を取得する（＃１８）。取得された前担当者属性情報および現担当者属性情報は時期算出部２４に渡される。

難易度算出部２３ｂから難易度、属性情報取得部２３ｄから前担当者属性情報および現担当者属性情報を取得した時期算出部２３ｃは、これらに基づき時期を決定する（＃１９）。

時期算出部２３ｃは、まず難易度Ｄ_iからＤ_ivを各々の難易度に対応する関数ｆ_iから
ｆ_ivに代入し、各々の期間Ｐ_iからＰ_ivに変換する。このようにして、各々の期間を求め
た後、これらの和を作業期間Ｐとして算出する。すなわち、Ｐ＝ｆ_i（Ｄ_i）＋ｆ_ii（Ｄ
_ii）＋ｆ_iii（Ｄ_iii）＋ｆ_iv（Ｄ_iv）である。

次に、時期算出部２３ｃは、前期間業務完了日時から変換された現期間業務完了日時と、上述の処理により求められた作業期間Ｐとに基づき時期を決定する。

さらに、時期算出部２３ｃは、上述の処理により決定された時期に対して、前担当者属性情報と現担当者属性情報とに基づいて補正を行う。具体的には、前担当者属性情報である前担当者の習熟度と現担当者属性情報である現担当者の習熟度との差ｘを求め、関数ｇ（ｘ）により、補正日数を算出する。例えば、前担当者の習熟度が５、現担当者の習熟度が２であり、ｇ（３）＝−１５であるとする。このとき、上述の処理により時期が２００８年９月３０日と決定されているとすると、担当者の属性情報に基づく補正により、１５日前倒しされた２００８年９月１５日が時期として決定される。一方、前担当者の習熟度が３、現担当者の習熟度が４であり、ｇ（−１）＝５であるとする、補正後の時期は、２００８年１０月５日となる。

上述の処理により決定された時期は、時期決定部２３から制御部２４に渡され、制御部２４により、所定の制御が行われる（＃２０）。本実施形態においては、現担当者が特定されているため、所定の制御は現担当者に対して行われ、制御の内容として、管理対象業務を開始すべき旨を、電子メールによる送信、現担当者の使用している端末Ｃにダイアログを表示等とすることができる。

所定の制御が完了すると、全てのファイルに対する処理が完了したか否かが確認され（＃２１）、未処理ファイルが存在する場合（＃２１のNo分岐）には、処理が＃１２に戻り、上述の処理が繰り返される。

なお、本実施形態においては、前担当者属性情報及び現担当者属性情報に基づき時期を補正しているが、いずれか一方を用いた補正を行っても構わない。また、本実施形態における時期の決定方法に代えて、第１実施形態における時期の決定処理を採用し、前担当者属性情報及び現担当者属性情報に基づいた時期の補正を行っても構わない。

〔別実施形態〕
（１）上述の実施形態では、管理対象情報取得部２２ｂにおいて特定操作ログ情報に基づき前担当者識別情報を決定する際に、特定操作ログ情報をユーザ識別情報毎に集計したが、操作ログ情報保存部２１により操作ログ情報が取得される都度、上述の集計を更新する構成とすることもできる。この構成では、重複した集計を回避でき、効率的な処理を実現することができる。

（２）上述の実施形態では、管理対象情報取得部２２ｂにおいて特定操作ログ情報に基づき前担当者識別情報を決定する際に、特定操作ログ情報をユーザ識別情報毎に集計し、最多となるユーザ識別情報を前担当者識別情報と決定したが、これに限定されるものではない。例えば、各操作内容に対して評価値を付与しておき、操作ログ情報保存部２１から特定操作ファイルに関する操作ログ情報を抽出し、各操作ログ情報を操作内容に基づき評価値換算し、ユーザ識別情報毎に集計した結果が最大のユーザ識別情報を前担当者識別情報とすることや、操作ログ情報保存部２１から特定操作ファイルに関する操作ログ情報を抽出し、特定操作が実行される以前の所定時間内に別途定義される所定操作の回数が最大となるユーザ識別情報を前担当者識別情報とすることができる。

（３）上述の第２実施形態において、属性情報取得部２３ｄを機能させず、時期算出部２３ｃにおいて、前担当者属性情報および現担当者属性情報に基づく時期の補正を行わない構成とすることもできる。この場合には、第１実施形態と比べ、現期間担当者が特定可能であり、現期間担当者に対して業務に係る通知を行うことが可能となる。

（４）上述した実施形態に加えて、暦日の情報を記憶するカレンダ情報記憶部を備え、時期算出部２３ｃは、算出した時期とカレンダ情報記憶部に記憶された暦日とを比較し、算出された時期が休日である場合には、休日でない日に補正する構成とすることもできる。この補正は、算出された時期の直前の休日でない日としてもよいし、直後の休日でない日としても構わない。

（５）上述の実施形態の時期算出部２３ｃにおける前期間業務完了日時から現期間業務完了日時への変換の際に、特定イベントの時期に基づく変換を行うことも可能である。例えば、特定操作ファイルが“２００７年度運動会プログラム．ｄｏｃ”である場合に、ファイル名を解析することにより、運動会に関するファイルであることが判明する。このとき、上述のカレンダ情報記憶部に運動会等のイベントのスケジュールを記憶させておき、前期間の運動会の日時と前期間業務完了日時との差を算出し、現期間の運動会の日時とその算出された差から現期間業務完了日時を算出する。このようにして、現期間業務完了日時を決定することにより、各期間のイベントの日時に応じた適切な時期が決定できる。

（６）上述の第２実施形態において、属性情報記録部２６に代えて、操作ログ情報に基づき各ユーザの習熟度を算出する習熟度算出部を備えた構成とすることもできる。この場合には、習熟度算出部は、管理対象業務の遂行に必要なアプリケーションの操作時間や操作回数が多いほど高い習熟度を算出し、属性情報取得部２３ｄは、習熟度算出部から属性情報としての習熟度を取得する。なお、特定の業務遂行に要した操作時間や操作回数を求め、これらの値が小さいほど高い習熟度を算出する構成とすることもできる。このような構成では、管理コストを増大させることがなく習熟度を設定できるため、好適である。

（７）上述の実施形態２の難易度算出部２３ｂにおける難易度の算出では、特定操作ファイルに係る操作ログ情報である管理対象操作ログ情報のみを用いていたが、管理対象操作ログ情報に加え、特定操作ファイルに関連するファイルに係る操作ログ情報をも用いることができる。関連するファイルとして、例えばファイルの派生関係を用いることができる。ここで派生とは、ファイルをコピーし、同一ファイルを作成する操作を表し、コピー元のファイルを派生元ファイル、コピーにより作成されたファイルを派生ファイルと称する。例えば、図１０の例では、ファイルＢはファイルＡを派生元ファイルとする派生ファイルであり、ファイルＤはファイルＢを派生元ファイルとする派生ファイルである。このような派生関係が存在する場合に、ファイルＤが特定ファイルとなった場合には、ファイルＤに係る操作ログ情報およびファイルＤの派生元ファイルであるファイルＢに係る操作ログ情報に基づいた難易度を算出する。また、ファイルＤと同一の派生元ファイルから派生したファイルＥの操作ログ情報を用いてもよく、さらに、ファイルＢの派生元ファイルであるファイルＡに係る操作ログ情報を用いても構わない。このように派生元ファイルや同一の派生元ファイルからの派生ファイルの操作ログをも用いて難易度を算出することにより、より的確に難易度を算出することが可能となる。

また、派生元ファイルは、最終的に使用されていない可能性が高いため、特定操作ファイルから除外すると、不要な処理を低減できるため好適である。この際、操作ログ情報を解析し、派生ファイルが作成された後に、派生元ファイルが保存されていないことが確認された場合にのみ除外すると、より好適である。

なお、本発明の業務管理システムでは、操作を表す操作ログ情報を保存しているため、操作ログ情報保存部２１に保存されている操作ログ情報を解析することにより、図１０に示すようなファイルの派生関係を取得することができる。

（８）上述の実施形態の制御部２４において、時期決定部２３により決定された時期を通知時期として用いているが、この時期を作業開始時期として用いることも可能である。例えば、通知時期は所定の時期もしくは作業開始時期から所定期間前とし、その通知時期に作業開始時期を通知することができる。

（９）また、上述の実施形態における管理サーバＳおよび端末Ｃの各機能部は、本発明の目的を達する限りにおいて、適宜配置を変更することが可能である。例えば、制御部２４を端末Ｃに備える構成や、時期決定部２３および制御部２４を端末Ｃに備える構成等とすることができる。

本発明による業務管理システムのシステム構成図本発明による業務管理システムの第１実施形態における機能ブロック図本発明による業務管理システムの時期の決定に用いられる難易度と特定日時の関係を表す表本発明による業務管理システムの第１実施形態における処理の流れを表すフローチャート本発明による業務管理システムの第１実施形態における特定操作ログ情報の集計結果の例本発明による業務管理システムの第２実施形態における機能ブロック図本発明による業務管理システムの第２実施形態における処理の流れを表すフローチャート本発明により業務管理システムの第２実施形態における業務情報記録部に記録されている情報の例本発明による業務管理システムの実施形態における操作ログ情報の例ファイルの派生関係を表す図

符号の説明

Ｓ：管理サーバ
Ｃ：端末
１０、２０：ネットワークＩ／Ｆ
１１：操作ログ情報生成部
２１：操作ログ情報取得部
２２：管理対象情報特定部
２２ａ：特定操作ログ情報抽出部
２２ｂ：管理対象情報取得部
２３：時期決定部
２３ａ：管理対象操作ログ情報抽出部
２３ｂ：難易度算出部
２３ｃ：時期算出部
２４：制御部

Claims

端末におけるファイルに対する操作および当該操作の操作者を表す操作ログ情報を保存する操作ログ情報保存部を備え、前記操作ログ情報に基づき所定期間の業務を管理する業務管理システムであって、
前記操作ログ情報保存部から前期間における前記ファイルに対する特定操作を表す操作ログ情報である特定操作ログ情報を取得し、当該特定操作ログ情報に基づき、前記前期間における管理対象となる業務の担当者である前担当者を特定するとともに、前記管理対象となる業務に関する情報として、少なくとも前記前担当者を特定する情報を含む管理対象情報を特定する管理対象情報特定部と、
前記管理対象情報に基づき前記操作ログ情報保存部から前記管理対象となる業務に係る管理対象操作ログ情報を取得すると共に、当該管理対象操作ログ情報に基づき当該業務の難易度を算出し、当該難易度に応じた時期を決定する時期決定部と
前記時期に基づき制御を行う制御部と、を備えた業務管理システム。
業務と当該業務の担当者である業務担当ユーザとを関連付けて業務情報として記録する業務情報記録部と、
前記業務情報に基づき前記管理対象となる業務の前期間における担当者である前担当者と現期間における担当者である現担当者とを特定すると共に、当該前担当者の属性情報及び当該現担当者の属性情報を取得する属性情報取得部をさらに備え、
前記時期決定部は、さらに前記前担当者の属性情報および前記現担当者の属性情報に基づき前記時期を決定する請求項１記載の業務管理システム。
端末におけるファイルに対する操作および当該操作の操作者を表す操作ログ情報を保存する操作ログ情報保存部を備え、当該操作ログ情報に基づき業務を管理する業務管理システムのための業務管理プログラムであって、
前記操作ログ情報から前期間における前記ファイルに対する特定操作を表す操作ログ情報である特定操作ログ情報を取得し、当該特定操作ログ情報に基づき、前記前期間における管理対象となる業務の担当者である前担当者を特定するとともに、前記管理対象となる業務に関する情報として、少なくとも前記前担当者を特定する情報を含む管理対象情報を特定する管理対象情報特定機能と、
前記管理対象情報に基づき前記操作ログ情報保存部から管理対象となる業務に係る管理対象操作ログ情報を取得すると共に、当該管理対象操作ログ情報に基づき当該業務の難易度を算出し、当該難易度に応じた時期を決定する時期決定機能と
前記時期に基づき制御を行う制御機能と、をコンピュータに実現させる業務管理プログラム。