JP4973004B2

JP4973004B2 - 会議支援システム、電子会議支援装置、及び会議支援プログラム

Info

Publication number: JP4973004B2
Application number: JP2006144243A
Authority: JP
Inventors: 信雄鈴木; 辰臣喜多; 裕二小林
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2006-05-24
Filing date: 2006-05-24
Publication date: 2012-07-11
Anticipated expiration: 2026-05-24
Also published as: JP2007316841A

Description

本発明は、会議室において現実に行われる対面会議を支援する装置と、ネットワークを利用した電子的会議を支援する装置とを連携する会議支援システムに関する。

近年では、会議室などで現実に参加者が対面して行う会議（以下、「対面会議」と呼ぶ）と、ネットワークを利用した電子的情報の交換による会議（以下、「電子会議」と呼ぶ）とを併用する組織が多くなっている。こうした組織では、電子会議にて現れた議題について対面会議を行って議論し、対面会議の結果を受けてさらに電子会議にて議論を継続する、というように、対面会議と電子会議との間で共通の議題が扱われることも多い。

また、対面会議や電子会議を支援する装置がそれぞれ存在している。例えば対面会議を支援する装置として、電子的なドキュメントをスクリーンに投影して表示するとともに、当該スクリーンに投影されたドキュメントに対して、仮想的に書き込まれた画像をアノテーションデータとして取得し、このアノテーションデータを投影したドキュメントに関連づけて記録するものがある。なお、会議実施時に、会議に使用した資料の保存・閲覧のための情報共有スペースを会議参加者に提供するシステムが特許文献１に開示されている。
特開2004-259161号公報

しかしながら、こうした対面会議を支援する装置では、対面会議で投影されたドキュメントやその場で生成されたアノテーションデータが複数あっても、各ドキュメントやアノテーションデータをそのままサーバに蓄積している。このためドキュメントやアノテーションデータの記録を参照しても、対面会議で重要視されたものと、そうでないものとの区別がわかりにくい。

つまり電子会議の際に、対面会議におけるドキュメントやアノテーションデータの記録を参照しても、対面会議における経緯が把握しにくく、議論のあった箇所や行き詰まった箇所など、議論を継続するべき箇所を示すドキュメントやアノテーションデータを探し出すことが困難で、利便性が低い。

そこで対面会議の状況をビデオ撮影するなど、映像として記録しておく方法も考えられるが、この場合は、利用者にとって映像を確認する負担が大きくなる。また、議論のあった箇所を利用者が手作業でマークし、当該マーク位置をドキュメントやアノテーションデータとともに関連づけて記録することも考えられるが、マークを付与する負担が大きく、利便性の向上につながらない。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、対面会議と電子会議とを併用する際の利便性を向上できる会議支援システム、電子会議支援装置、及びプログラムを提供することを、その目的の一つとする。

上記従来例の問題点を解決するための本発明は、会議支援システムであって、会議の資料を格納する会議データベースと、利用者が対面して行う会議において、前記会議データベースに格納された資料を表示する操作を受け入れて資料を表示し、表示している資料に対する書き込みの操作を受け入れて書き込まれたデータを資料とともに記録し、当該表示、書き込みを含む操作の履歴の情報を生成する会議支援装置と、前記会議支援装置において行われた操作の履歴の情報に基づいて、前記会議データベース内の資料の重要度を算出し、当該算出した重要度を表す各資料の一覧を利用者に提示する電子会議支援装置と、を含むことを特徴としている。

また、本発明の一態様は、電子会議支援装置であって、会議の資料となる資料を格納する会議データベースから前記資料を取得する手段と、利用者が対面して行う会議において、前記会議データベースに格納された資料に対して行われた操作の履歴の情報を取得する手段と、前記取得した、各資料に対して行われた操作の履歴の情報に基づいて、前記会議データベースに格納されている資料の少なくとも一部について重要度の情報を算出する手段と、前記算出した重要度の情報に基づいて、前記少なくとも一部の資料の一覧を利用者に提示する手段と、を含むことを特徴としている。

ここでさらに、前記重要度の算出の対象となった対象資料が、他の資料を改訂して生成されているときには、当該改訂前の資料について演算された前記重要度の情報を取得する手段をさらに含み、前記重要度の情報を算出する手段が、前記改訂前の資料について演算された前記重要度の情報を用いて、前記対象資料の重要度の情報を算出してもよい。

さらに前記会議データベースに格納された資料について、各資料を読み出した履歴を取得する手段をさらに含み、前記重要度の情報を算出する手段が、前記取得した、各資料を読み出した履歴を用いて、各資料の重要度の情報を算出してもよい。

また本発明の別の態様は、プログラムであって、コンピュータを用い、会議の資料となる資料を格納する会議データベースから前記資料を取得する手順と、利用者が対面して行う会議において、前記会議データベースに格納された資料に対して行われた操作の履歴の情報を取得する手順と、前記取得した、各資料に対して行われた操作の履歴の情報に基づいて、前記会議データベースに格納されている資料の少なくとも一部について重要度の情報を算出する手順と、前記算出した重要度の情報に基づいて、前記少なくとも一部の資料の一覧を利用者に提示する手順と、を実行させることを特徴としている。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る会議支援システムは、図１に示すように、利用者が会議室等に会して、対面にて行う会議（以下、対面会議という）の支援を行う会議支援装置１と、会議データベース２と、電子会議支援装置としての電子会議装置３とを含んで構成されている。これらは互いにネットワークを介して接続されている。また、このネットワークには、利用者のパーソナルコンピュータＰＣが接続される。

会議支援装置１は、コンピュータシステムを用いて実現でき、機能的にはファイル表示部１１と、ファイル操作部１２と、属性付与部１３と、履歴ファイル格納部１４とを含んで構成される。電子会議装置３は、コンピュータシステムを用いて実装され、機能的には、ファイル取得部３１と、属性取得部３２と、重要度算出部３３と、ファイルリスト提示部３４と、を含んで構成される。

ここで会議データベース２には、業務（タスク）ごとに、そのタスクに関係する対面会議において利用されるべき、少なくとも一つの資料のファイルが格納されている。なお、ファイルに対して改訂が行われた場合は、当該改訂後のファイルと、改訂前のファイルとが関連づけて格納される。すなわち図２に例示するように、会議データベース２には、当初投稿時のファイル（初版ファイルと呼ぶ）と、以降の各改訂版のファイルとが関連づけられて保持されている。初版を含む各改訂版のファイルには、会議データベース２に保存された日時を表す保存日時情報と、後に説明する重要度算出部３３にて重要度の情報が算出されている場合、当該算出された重要度の情報と、所有者（管理をしている者）を表す所有者識別子とが関連づけて格納されている。

会議支援装置１のファイル表示部１１は、利用者からファイルの表示を指示する操作を受けて、当該ファイルの表示を指示した利用者を認証し、認証が完了すると、会議データベース２から指示されたファイルを読み出す。そして当該読み出したファイルを表示する。ここで表示は、ディスプレイに対して行ってもよいし、プロジェクタなどを用いてスクリーンに投影されてもよい。さらにこのファイル表示部１１は、ファイルを閉じる操作を利用者から受けると、履歴ファイル格納部１４に履歴ファイルなどを格納する指示を行い、ファイルの表示を停止する。

なおファイル表示部１１は、利用者が行った操作によって、一連の改訂版のファイルのうち、どの改訂版のファイルを読み出すかが特定できない場合は、最後に改訂されたファイル（最新版と呼ぶ）を選択的に読み出すこととしてもよい。

ファイル操作部１２は、利用者から、ファイル表示部１１によって表示されているファイルへの操作の指示を受けて、その指示を行った利用者を認証し、認証が完了すると、当該指示に従ってファイルの内容を操作する。例えば、表示されているファイルに、文字や図柄（注釈）を書き込む操作が行われると、表示の対象となっているファイルに当該操作によって書き込まれた注釈を含める。また、ファイル操作部１２は、当該注釈を書き込んだ利用者（操作の指示を受けたときに認証した利用者）を特定する情報と、注釈の書き込みが行われたファイルと、書き込まれた注釈とを表す情報をファイルとともに記録するよう、属性付与部１３に指示する。

属性付与部１３は、ファイル操作部１２からの指示を受けて、行われた操作の内容を表す情報を、ファイルの属性情報として生成する。例えば属性付与部１３は、ファイル表示部１１がファイルを表示した時点や、ファイルを閉じて履歴ファイルなどを格納する指示を行った時点、さらにファイル操作部１２が注釈を書き込む操作を受け入れた時点において、図示しない計時部から時刻を表す情報を取得する。そして当該取得した時刻の情報を、行われた操作を特定する情報に関連づけて、属性情報として記録する。さらに、注釈を書き込んだ利用者を特定する情報と、注釈が書き込まれた位置（例えばファイルが複数ページを含む場合、ページの番号など）と、書き込まれた注釈を表す情報とを関連づけたものを、書き込みの順に属性情報に含めて記録する。

すなわち属性情報の具体的な例は、図３に例示するように、履歴ファイルに記録される情報は、ファイルを表示のために開いた日時と、ファイルの表示を指示した利用者を特定する情報と、ファイルを開いた日時から閉じた日時までの時間差（すなわち表示時間）と、ファイルが開かれた回数と、注釈が書き込まれた回数と、注釈の書き込み個数とを含む。また、書き込まれた注釈ごとに、注釈が書き込まれた日時と、注釈を書き込んだ利用者を特定する情報と、注釈が書き込まれた位置（ページなど）と、書き込まれた注釈を表す情報とを関連づけた情報とを含む。なお、注釈の書き込み個数は、例えば書き込みがされているページの数など、所定の単位ごとであってもよい。また、ファイルの表示時間は、ファイルが複数回に亘って開かれた場合は、各回での表示時間の総和としてもよい。

履歴ファイル格納部１４は、履歴ファイルなどを格納する指示が行われると、表示していたファイル（注釈が書き込まれたファイル）を、ファイル表示部１１が読み出したファイルに上書きして、会議データベース２に格納する。

また、この履歴ファイル格納部１４は、履歴ファイルなどを格納する指示が行われたときに、属性付与部１３が作成した属性情報を含むファイルを履歴ファイルとして記録し、表示されていたファイルに関連づけて会議データベース２に格納する。こうして会議データベース２には、資料として用いられる各ファイルに関連づけて、図２に示したように、属性情報を含む履歴ファイルが少なくとも一つずつ格納されていることとなる。

電子会議装置３のファイル取得部３１は、ファイルのリストを取得するべき旨の指示を受けると、会議データベース２を参照して、会議データベース２に格納されているファイルのリストを取得して出力する。なお、ここで取得するファイルのリストは、会議データベース２に格納されたすべてのファイルではなく、その一部のファイルのリストを選択的に取得してもよい。例えば注目しているタスクに関わる各ファイルのうち、改訂版のうち最新版のもののリストを取得することとしてもよい。

また、このファイル取得部３１は、ファイルを特定する情報（ファイル特定情報）とともにファイルを取得する指示を受けると、会議データベース２から当該ファイル特定情報で特定されたファイルを取得して出力する。

例えば利用者は、パーソナルコンピュータなどを用いて、会議データベース２に格納されている各ファイルに対し、電子会議装置３を介してアクセス（読み出し）する。また利用者は、その内容に補充・訂正を行って、その改訂版を生成してもよい。本実施の形態は、後に述べるように、ファイルの閲覧や改訂版の生成などにおける利用者の利便性を向上させるものである。

電子会議装置３は、会議データベース２に格納されているファイルへのアクセス要求を、利用者から受けると、当該アクセス要求を行った利用者を認証する。そして認証が完了すると、ファイル取得部３１の動作として、アクセス要求が行われたファイルを、会議データベースから取得し、要求元となった利用者のパーソナルコンピュータ等へ送信して出力する。これにより利用者は、パーソナルコンピュータにて当該ファイルを表示させて閲覧することができ、また、これに対して補充・訂正を行って、改訂版のファイルを生成することができるようになる。

利用者が改訂版のファイルを生成し、その登録を要求すると、電子会議装置３は、改訂前のファイルに関連づけて、当該改訂版のファイルを、会議データベース２に格納する。

こうした利用者のアクセスは、タスクに属する利用者であっても、一斉に（同期的に）行うわけではなく、各利用者がそれぞれの都合に合わせて行うものであり、いわば非同期的に行われる。

また電子会議装置３のファイル取得部３１は、利用者からのアクセスの履歴を表すアクセス履歴情報をハードディスク装置などに蓄積して保持する。ここでアクセス履歴情報は、例えば図４に示すように、認証した利用者を特定する情報と、アクセスを行ったファイルを特定する情報とを関連づけたものである。

属性取得部３２は、ファイルを特定する情報とともに履歴ファイルの要求を受けて、受け入れた情報で特定されるファイルに関連づけられた履歴ファイルを会議データベース２から取得して出力する。

重要度算出部３３は、電子会議装置３を介して会議データベース２内のファイルにアクセスする利用者に対する情報提示のために、各ファイルの重要度を算出する。この利用者を以下、アクセス中利用者と呼ぶ。

重要度算出部３３は、ファイル取得部３１に対してファイルのリストを取得するよう指示し、ファイルのリストを取得させる。そして重要度算出部３３は、当該取得したリストに含まれるファイルのうち、例えば最新版のファイルを重要度の算出の対象として、当該対象としたファイルの重要度を算出する。そして、重要度算出の対象となった各ファイルについて、それぞれについて算出した重要度の情報を関連づけて、会議データベース２に上書きして格納する。

ここで重要度の算出は、算出の対象となるファイルを注目ファイルとして、当該注目ファイルの改訂前のファイルの重要度と、注目ファイルに関連づけられて保持された履歴ファイルの内容と、当該注目ファイルに対するアクセス履歴情報とに基づいて行うことができる。

例えば電子会議装置３は、利用者を特定する情報に対して、タスクにおける利用者の立場を表す情報を関連づけて保持する。ここで、タスクにおける利用者の立場を表す情報とは、例えばタスクのリーダーや、メンバー、オブザーバなどの別を表す文字列などである。また、電子会議装置３は、タスクにおける利用者の情報に対して、重要度を算出する際に用いる係数情報を関連づけて記憶しておく。例えば図５に示すように、「リーダー」に対して係数「２」、「メンバー」に対して係数「１」、オブザーバに対して係数「０．５」として設定しておく。

また電子会議装置３は、履歴ファイルの内容である属性情報に含まれ得る情報として、ファイルへの操作ごとに、重要度の算出で用いる係数情報を関連づけて保持する。例えば図６に示すように、「開かれた回数」に対して係数「０．５」、注釈の個数に対して係数「０．１」、表示時間に対して「１」などとする。

さらに電子会議装置３は、アクセス履歴情報に関係する情報として、例えばファイルに対するアクセス回数をタスクに関わる利用者の数で除した値や、ファイルに対してアクセスした、タスクに関わる利用者の数を、タスクに関わるすべての利用者の数で除した値（タスク内部での周知の度合い）などに対しても同様に係数情報を関連づけて記憶しておく。例えば図７に示すように、ファイルに対するアクセス回数をタスクに関わる利用者の数で除した値に対して係数「０．５」、周知の度合いを表す周知度（パーセントで表すものとする）に対して「０．０１」などと定める。

重要度算出部３３は、これらの設定や、注目ファイルの改訂前のファイルの重要度、ファイルに対する操作を表す履歴ファイルの内容、ファイルへのアクセスの履歴等に基づき、例えば次のように重要度を算出する。

重要度算出の一例として、まず重要度算出部３３は、注目ファイルの改訂前のファイルの重要度を用いて、元ファイル係数として、
元ファイル係数＝改訂前のファイルの重要度×改訂前のファイルの所有者の重要度×α１
などとして演算することができる。ここでα１は、改訂前のファイルの所有者の重要度について予め定められた係数情報である。なお、改訂前のファイルの所有者の重要度は、例えば、当該所有者を表す所有者識別子に関連づけられたファイルについての、アクセス回数とすることができる。つまり、参照された回数の多いファイルをより多く提供するほど、このファイルの所有者の重要度が上昇するように例えば設定される。

また、重要度算出部３３は、ファイル自体の重要度である、ファイル係数を、
ファイル係数＝操作ユーザ係数×ファイル操作係数×アクセス係数
として定める。ここで操作ユーザ係数は、注目ファイルに関連づけられた履歴ファイルを参照し、当該注目ファイルに注釈を書き込んだ利用者について設定された係数情報である。例えば注目ファイルに注釈を書き込んだ利用者が、当該タスクにおいてリーダーであれば、図５に示した設定に従い、この操作ユーザ係数は「２」となる。

また、ファイル操作係数は、
（１）属性情報が示している、注目ファイルが開かれた回数の情報に対して当該情報について予め設定された係数情報α２（図６の例では「０．５」）を乗じた値と、
（２）注目ファイルに対して注釈が書き込まれた回数（注釈の数）に、当該情報について予め設定された係数情報α３（図６の例では「０．１」）を乗じた値と、
（３）注目ファイルを開いた日時から閉じた日時までの時間差（すなわち表示時間）に、当該情報について予め設定された係数情報α４（図６の例では「１」）を乗じた値と、
を総和し、さらに０でない定数（例えば「１」）を加算した値である。ここで０でない定数を加算したのは、ファイル操作係数が「０」となる結果、ファイル操作係数を含む相乗値で評価されるファイル係数が「０」となることを防ぐためである。

さらに重要度算出部３３は、注目ファイルに対するアクセスの履歴を取得する。そして、当該取得したアクセスの履歴を、タスクに関わる利用者のリストを参照しつつ集計して、
（１）ファイルに対するアクセス回数をタスクに関わる利用者の数で除した値と、
（２）タスクに関わる利用者のうち、ファイルに対してアクセスした利用者の数を、タスクに関わるすべての利用者の数で除し、１００倍したパーセント値（タスク内部での周知の度合い）と、
を算出する。そしてさらに、これらの値に対して、それぞれ予め設定された係数、α５，α６（図７の例ではそれぞれ「０．５」と「０．０１」）を乗じた値を算出する。

重要度算出部３３はさらに、これら算出した値を掛け合わせ、さらに０でない定数（例えば「１」）を加算してアクセス係数を算出する。ここでも０でない定数を加算したのは、アクセス係数が「０」となり、ファイル係数が「０」となることを防ぐためである。このアクセス係数は、アクセスの履歴が変動するごとに、時間経過とともに変動し得るものであり、各時点での重要度の変動を反映する。

さらに重要度算出部３３は、例えば、利用者係数として、
利用者係数＝１＋アクセス中利用者が、操作した利用者であるか否かに関わる係数＋出席係数
の値を算出する。この利用者係数の算出に係る各係数は、それぞれ、真である場合に「１」、偽である場合に「０」となるとする。つまり例えば、アクセス中利用者が、操作した利用者である場合、その係数は「１」であり、アクセス中利用者が、操作した利用者でない場合、その係数は「０」とする。

なお、出席係数とは、例えば最後に開催された対面会議に、アクセス中利用者が参加したか否かに関わる係数や、いずれかの対面会議にアクセス中利用者が参加したか否かに関わる係数である。本実施の形態では、この出席係数を算出するため、対面会議が開催されるごとに、対面会議へ参加した利用者を特定する情報のリストを生成しておき、重要度算出部３３からアクセス可能な場所（例えば電子会議装置３が備えるハードディスクなど）に格納しておくものとする。

重要度算出部３３は、例えば、これらの例によって算出される、元ファイル係数、ファイル係数、及び利用者係数を用いて、ファイルごとの重要度（ファイル重要度）を、
ファイル重要度＝元ファイル係数×ファイル係数×利用者係数
として算出する。

ファイルリスト提示部３４は、アクセス中利用者からの指示を受けて、会議データベース２に格納されたファイルの一覧を生成する。本実施の形態においては、このファイルの一覧を生成するにあたり、重要度算出部３３が生成した重要度の情報が利用される。

具体的な動作例として、このファイルリスト提示部３４は、アクセス中利用者からファイルの一覧を表示するべき旨の指示を受けて、ファイル取得部３１に対して、ファイルのリストを取得するべき旨の指示を出力する。ファイルリスト提示部３４は、ファイル取得部３１から入力されるリストを受けて、さらに属性取得部３２に対して、当該リストに含まれるファイルを特定する情報とともに履歴ファイルの要求を出力する。さらにファイルリスト提示部３４は、重要度算出部３３に対して重要度の算出（更新）を指示する。

ファイルリスト提示部３４は、次に、算出された重要度の順に、ファイルのリストを並べ替え、この並べ替えた後のリストを、利用者のパーソナルコンピュータへ送信する。これにより、利用者側には、重要度の順に並べ替えられたファイルのリストが提示される。

さらにファイルリスト提示部３４は、取得した属性情報に基づいて、ある日時の期間内（例えば対面会議が行われた期間内）において行われた、ファイルに対する操作（ファイルを開く、閉じる、ファイルに注釈を追記する、など）を時系列に表すチャートを生成し、利用者のパーソナルコンピュータに送信してもよい。このチャートは、図８に示すように、各ファイルについて、開かれていた期間を表す線分を表示するとともに、その間に注釈の追記が行われた時点を表す図形を描画したものである。利用者は、このチャートを表示させて参照することで、対面会議における経緯が把握しやすくなり、議論のあった箇所や行き詰まった箇所など、議論を継続するべき箇所を示すドキュメントやアノテーションデータを探し出すことが容易になる。

またファイルリスト提示部３４は、取得したファイルのリストについて、最後に開いた日時の順に並べ替える。またファイルリスト提示部３４は、各ファイルの重要度に応じた画像サイズを定める。例えば、図９に示すように重要度の範囲ごとに画像サイズを定めたテーブルを記憶しておき、各ファイルの重要度を参照し、このテーブルから対応する画像サイズを読み出して定めればよい。ここでは重要度が高いほど大きいサイズとしてもよい。そしてファイルリスト提示部３４は、各ファイルについて、定めた画像サイズで、その内容を表す画像（例えば最初のページの画像や注釈の最も多いページの画像など、以下、「サムネイル画像」と呼ぶ）を生成する。

そしてファイルリスト提示部３４は、並べ替えた順序で、生成したサムネイル画像をレイアウトしたサムネイル画像リストを生成し、当該サムネイル画像リストを利用者のパーソナルコンピュータへ送信する。利用者は、このサムネイル画像リストを表示させる。このサムネイル画像リストでは、図１０に例示するように、重要度の高いファイルに対応するサムネイル画像ほど大きく表示されることとなる（図１０の例では、Ｅ，Ｆ，Ｉ，Ｌ）。利用者は、これらのサムネイル画像の大きさを参酌して、各ファイルの重要度を知ることができるようになる。

なお、ファイルリスト提示部３４は、このサムネイル画像を重要度の順に並べ替えて利用者に提示してもよい。また、このように重要度の順に並べ替えたサムネイル画像を提示する場合は、各ファイルごとに重要度に応じた画像サイズのサムネイル画像を生成する必要は必ずしもない。つまり、このようにサムネイル画像を重要度の順に並べ替えて利用者に提示するときは、一定の画像サイズのサムネイル画像を生成することとしてもよい。

本実施の形態の会議支援システムでは、例えば当初、利用者の一人がファイルＡを投稿したときには、当該ファイルＡが会議データベース２に格納される。この時点では、当該ファイルＡに関する重要度が算出されるときには、元ファイル係数が演算できない。そこで、この場合は元ファイル係数を「１」として、
ファイルＡの重要度＝１×ファイル係数×利用者係数
とする。

やがてファイルＡが対面会議において表示されて議論の対象となり、注釈の書き込みなどが行われると、履歴ファイルが生成され、ファイルＡに関連づけて会議データベース２に格納される。

この時点で、電子会議装置３においてこのファイルＡを含むリストを表示させる場合、ファイルＡの重要度は、同じく、
ファイルＡの重要度＝１×ファイル係数×利用者係数
で算出されることとなるが、ファイル係数の算出において、対面会議での操作の履歴が反映され、操作が行われていればいるほど、重要度の値が大きく評価されることとなる。その結果、例えばファイルのリストを重要度の順に表示するときには、ファイルＡの表示順が当該評価に応じて変動する。

さらにここで利用者の一人がファイルＡの内容を改訂して、改訂版であるファイルＢを生成すると、当該ファイルＢの重要度は、ファイルＡの重要度を用いて、
ファイルＢの重要度＝ファイルＡの重要度×ファイルＢのファイル係数×利用者係数
と算出される。このように本実施の形態では、改訂版のファイルの重要度には、改訂前のファイルの重要度が継承されていく。

このようにしたことで、対面会議と電子会議とを併用し、それぞれで共通に利用される資料（ファイル）について、その重要度を、対面会議において行われた操作や、電子会議での参照の割合といった種々の観点から評価して提示でき、例えば対面会議で重視されたファイルを見いだしやすくなって、対面会議と電子会議とを併用する際の利便性を向上できる。

本発明の実施の形態に係る会議支援システムの構成例を表す機能ブロック図である。本発明の実施の形態に係る会議支援システムの会議データベースの内容例を表す説明図である。本発明の実施の形態に係る会議支援システムで生成される属性情報の内容例を表す説明図である。本発明の実施の形態に係る会議支援システムにおけるファイルへのアクセス履歴のデータ例を表す説明図である。本発明の実施の形態に係る会議支援システムでの重要度算出に関わる係数の設定例を表す説明図である。本発明の実施の形態に係る会議支援システムでの重要度算出に関わるもう一つの係数の設定例を表す説明図である。本発明の実施の形態に係る会議支援システムでの重要度算出に関わるさらにもう一つの係数の設定例を表す説明図である。本発明の実施の形態に係る会議支援システムでのファイル一覧の表示例を表す説明図である。本発明の実施の形態に係る会議支援システムでのサムネイル画像の画像サイズを設定するテーブルの例を表す説明図である。本発明の実施の形態に係る会議支援システムでの重要度に基づく表示の例を表す説明図である。

符号の説明

１会議支援装置、２会議データベース、３電子会議装置、１１ファイル表示部、１２ファイル操作部、１３属性付与部、１４履歴ファイル格納部、３１ファイル取得部、３２属性取得部、３３重要度算出部、３４ファイルリスト提示部。

Claims

会議の資料を格納する会議データベースと、
利用者が対面して行う会議において、前記会議データベースに格納された資料を表示する操作を受け入れて資料を表示し、表示している資料に対する書き込みの操作を受け入れて書き込まれたデータを資料とともに記録し、当該表示、書き込みを含む操作の履歴の情報を、操作を行った利用者を特定する情報を含めて生成する会議支援装置と、
利用者を特定する情報と当該利用者の立場を表す情報とを関連づけて保持するとともに、利用者の立場を表す情報と、立場ごとに予め定めた操作ユーザ係数とを関連づけて保持し、前記会議支援装置において行われた操作の履歴の情報を参照して、前記会議データベース内の資料の重要度を、当該資料に対して操作を行った利用者の立場に関連づけて保持された操作ユーザ係数を用いて算出し、当該算出した重要度の情報に応じて画像サイズを定め、当該定めた画像サイズの画像により各資料の一覧を利用者に提示する電子会議支援装置と、
を含むことを特徴とする会議支援システム。
会議の資料となる資料を格納する会議データベースから前記資料を取得する手段と、
利用者が対面して行う会議において、前記会議データベースに格納された資料に対して行われた操作の履歴の情報であって、各操作を行った利用者を特定する情報を含む情報を取得する手段と、
利用者を特定する情報と当該利用者の立場を表す情報とを関連づけて保持する手段と、
利用者の立場を表す情報と、立場ごとに予め定めた操作ユーザ係数とを関連づけて保持する手段と、
前記取得した、各資料に対して行われた操作の履歴の情報を参照して、前記会議データベースに格納されている資料の少なくとも一部について重要度の情報を、当該資料に対して操作を行った利用者の立場に関連づけて保持された操作ユーザ係数を用いて算出する算出手段と、
前記算出した重要度の情報に応じて画像サイズを定め、当該定めた画像サイズの画像により、前記少なくとも一部の資料の一覧を利用者に提示する手段と、
を含むことを特徴とする電子会議支援装置。
請求項２に記載の電子会議支援装置であって、
前記重要度の算出の対象となった対象資料が、他の資料を改訂して生成されているときには、当該改訂前の資料について演算された前記重要度の情報を取得する手段をさらに含み、
前記重要度の情報を算出する手段が、前記改訂前の資料について演算された前記重要度の情報を用いて、前記対象資料の重要度の情報を算出することを特徴とする電子会議支援装置。
請求項２または３に記載の電子会議支援装置であって、
前記会議データベースに格納された資料について、各資料を読み出した履歴を取得する手段をさらに含み、
前記重要度の情報を算出する手段が、前記取得した、各資料を読み出した履歴を用いて、各資料の重要度の情報を算出することを特徴とする電子会議支援装置。
コンピュータを、
会議の資料となる資料を格納する会議データベースから前記資料を取得する手段、
利用者が対面して行う会議において、前記会議データベースに格納された資料に対して行われた操作の履歴の情報であって、各操作を行った利用者を特定する情報を含む情報を取得する手段、
利用者を特定する情報と当該利用者の立場を表す情報とを関連づけて保持する手段、
利用者の立場を表す情報と、立場ごとに予め定めた操作ユーザ係数とを関連づけて保持する手段、
前記取得した、各資料に対して行われた操作の履歴の情報を参照して、前記会議データベースに格納されている資料の少なくとも一部について重要度の情報を、当該資料に対して操作を行った利用者の立場に関連づけて保持された操作ユーザ係数を用いて算出する手段、
前記算出した重要度の情報に応じて画像サイズを定め、当該定めた画像サイズの画像により、前記少なくとも一部の資料の一覧を利用者に提示する手段、
として機能させるためのプログラム。