JP4883682B2 - 文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラム - Google Patents

Description

この発明は、ＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤ）タグを用いて、文書の処理状況の管理をおこなう文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムに関する。

従来、企業においては、たとえば契約書、注文書、交通費清算書などのように、紙を媒体とした文書が多数取り扱われている。このような文書の中には、所定の処理手順（ワークフロー）に従った複数の処理（たとえば、承認処理、送付処理など）がおこなわれるものがあり、多くの場合において、それぞれの処理における担当者が異なる。

このため、企業においては、文書の所在や処理状況などを把握することができずに、文書が行方不明になったり、処理が遅延したりするなどといった問題が生じていた。そこで、たとえばこのような文書の所在や処理状況などを管理することができる文書管理装置が開示されている（たとえば下記特許文献１参照。）。

特開平１０−１９８６８７号公報

しかしながら、上記の従来技術にあっては、たとえば各担当者は、文書の処理をおこなうたびに、手間や時間のかかるパーソナル・コンピュータなどの端末の操作をおこなって、文書の処理状況に関する情報を更新（登録・変更・削除）しなければならないといった問題が生じていた。また、これにともなって、たとえば文書管理作業における作業効率の低下、作業時間の増加、入力ミス、入力し忘れなど多くの問題が生じていた。さらには、文書管理作業に要する人件費などのコストが増加するといった問題が生じていた。

この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するため、文書管理作業を簡素化することにより、効率的かつ確実に文書管理作業をおこなうことができるうえ、文書管理作業に要するコストを削減することができる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、この発明にかかる文書管理装置は、所定の文書に対する一連の処理における各処理別に設けられた所定の容器に関する情報を取得する容器情報取得手段と、前記所定の容器に対する前記所定の文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤ）タグから、前記所定の文書に関する情報を取得する文書情報取得手段と、前記所定の文書に関する情報と前記所定の容器に関する情報とに基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録手段と、を備えたことを特徴とする。

また、この発明にかかる文書管理装置は、上記に記載の発明において、前記文書情報取得手段は、前記所定の容器における所定位置であり、前記所定の容器に対する前記文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に関する情報を取得することが可能な位置に設けられたことを特徴とする。

また、この発明にかかる文書管理装置は、上記に記載の発明において、前記文書入出情報記録手段によって前記所定の記録媒体に記録された情報に基づいて、前記所定の文書の処理状況を判定する判定手段をさらに備えたことを特徴とする。

また、この発明にかかる文書管理装置は、上記に記載の発明において、前記判定手段によって判定された結果を含む文書の処理状況に関する情報を出力する出力手段をさらに備えたことを特徴とする。

また、この発明にかかる文書管理装置は、上記に記載の発明において、前記所定の記録媒体は、前記所定の文書に設けられたＲＦＩＤタグであり、前記文書入出情報記録手段は、当該ＲＦＩＤタグに前記所定の文書の入出に関する情報を記録することを特徴とする。

また、この発明にかかる文書管理方法は、所定の文書に対する一連の処理における各処理別に設けられた所定の容器に関する情報を取得する容器情報取得工程と、前記所定の容器に対する前記所定の文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤ）タグから、前記所定の文書に関する情報を取得する文書情報取得工程と、前記所定の文書に関する情報と前記所定の容器に関する情報とに基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録工程と、を含んだことを特徴とする。

また、この発明にかかる文書管理プログラムは、所定の文書に対する一連の処理における各処理別に設けられた所定の容器に関する情報を取得する容器情報取得工程と、前記所定の容器に対する前記所定の文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤ）タグから、前記所定の文書に関する情報を取得する文書情報取得工程と、前記所定の文書に関する情報と前記所定の容器に関する情報とに基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録工程と、を含んだ文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、文書管理作業を簡素化することにより、効率的かつ確実に文書管理作業をおこなうことが可能なうえ、文書管理作業に要するコストを削減することが可能な文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムが得られるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムの好適な実施の形態を詳細に説明する。

（文書管理処理の概要）
まず、この発明の実施の形態にかかる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムの概要について説明する。図１は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムの概要を示す説明図である。

図１において、（１）まず、事務部１０１において、たとえばこの事務部１０１に属する担当者１０１Ｐによって作成された文書１６０（たとえば契約書など）が、容器１５０（作成済み容器）へ投函される。ここで文書１６０には、ＲＦＩＤタグ１６１が貼付されており、このＲＦＩＤタグ１６１には、文書１６０を特定するための文書ＩＤなどを含む文書情報があらかじめ記録されている。

（２）つぎに、文書１６０は、集配業者１０５によって容器１５０（作成済み容器）から回収され、総務部１０２に備えられた容器１５０（調印依頼容器）に投函される。（３）つぎに、文書１６０は、総務部１０２に属する担当者１０２Ｐによって、容器１５０（調印依頼容器）から回収され、調印された後に、総務部１０２に備えられた容器１５０（調印済み容器）に投函される。

（４）つぎに、文書１６０は、集配業者１０５によって容器１５０（調印済み容器）から回収され、営業店１０３に備えられた容器１５０（送付依頼容器）に投函される。（５）つぎに、文書１６０は、集配業者１０５とは異なる集配業者１０６によって容器１５０（送付依頼容器）から回収され、取引先１０４に属する担当者１０４Ｐへ手渡される。（６）そして、文書１６０は、担当者１０４Ｐによって調印された後に、集配業者１０６へ手渡され、集配業者１０６によって営業店１０３に備えられた容器１５０（回収済み容器）に投函される。

ここで、上述したそれぞれの容器１５０の文書投入口付近においては、Ｒ／Ｗ１５１が設けられている。このＲ／Ｗ１５１には、あらかじめ、容器１５０を特定するための容器ＩＤなどを含む容器情報が記録されている。そして、容器１５０に対する文書１６０の入出（投函および回収）がおこなわれるときに、Ｒ／Ｗ１５１によって、この文書１６０に貼付されたＲＦＩＤタグ１６１から、文書情報が読み取られる。

さらにＲ／Ｗ１５１によって、文書情報および容器情報が、サーバ１２０に対してネットワーク１４０を介して送信され、たとえばサーバ１２０に備えられた所定の記憶媒体などに、文書１６０の入出に関する情報（以下、「文書入出情報」という）として記録される。また、サーバ１２０においては、端末１３０から送信された処理要求（たとえば所定の文書ＩＤを有する文書１６０の処理状況の確認要求など）に応じ、文書入出情報に基づいた文書１６０の処理状況の判定処理をおこなって、この判定結果を含む文書１６０の処理状況に関する情報（以下、「処理状況情報」という）を、端末１３０に対してネットワーク１４０を介して送信する。

これにより、端末１３０において、サーバ１２０から送信された処理状況情報の出力処理（たとえば画面表示、印刷処理など）がおこなわれる。このように出力された処理状況情報によって、たとえばユーザ（たとえば事務部１０１に属する担当者１０１Ｐや総務部１０２に属する担当者１０２Ｐなど）に対して、所定の文書ＩＤを有する文書１６０の処理状況を容易に把握させることができる。

（全体システムの構成）
つぎに、この発明の実施の形態にかかる文書管理装置を含む全体システムの構成について説明する。図２は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置を含む全体システムの構成を示す説明図である。

図２において、文書管理システム２００は、文書管理装置２１０および文書１６０に設けられたＲＦＩＤタグ１６１によって構成されており。また、文書管理装置２１０は、サーバ１２０と、端末１３０と、容器１５０に設けられたＲ／Ｗ１５１とを備えて構成されており、それぞれがネットワーク１４０によって接続されている。

サーバ１２０は、Ｒ／Ｗ１５１からネットワーク１４０を介して送信された文書情報および容器情報を受信する。またサーバ１２０は、受信した文書情報および容器情報に基づいて生成した文書入出情報を、サーバ１２０に備えられた所定の記録媒体に記録する。さらにサーバ１２０は、端末１３０から送信された処理要求（たとえば所定の文書ＩＤを有する文書の処理状況の確認要求など）を受信して、この処理要求に応じた処理（たとえば所定の文書ＩＤを有する文書の処理状況の確認処理など）をおこなう。そしてサーバ１２０は、処理要求に応じた処理の処理結果を端末１３０に対して送信する。

端末１３０は、図３を用いて後述するディスプレイ３０８および操作ボタン３１０などのユーザ・インタフェースを備えたパーソナル・コンピュータなどの情報端末である。この端末１３０は、ユーザ（たとえば事務部１０１に属する担当者１０１Ｐや総務部１０２に属する担当者１０２Ｐなど）による処理要求（たとえば所定の文書ＩＤを有する文書の処理状況の確認要求など）の入力を受け付ける。

そして、端末１３０は、ユーザによって入力された処理要求をネットワーク１４０を介してサーバ１２０へ送信する。また端末１３０は、サーバ１２０に対して送信した処理要求に応じてサーバ１２０によっておこなわれた処理の処理結果をサーバ１２０からネットワーク１４０を介して受信する。そして端末１３０は、受信した処理結果を画面上に表示するなどの出力をおこなう。なお端末１３０は、たとえば携帯電話などの携帯情報端末であってもよい。

Ｒ／Ｗ１５１は、処理内容および処理状況ごとに設けられた容器１５０の文書投入口付近に設けられており、ユーザによって容器１５０に対して入出される文書１６０にあらかじめ貼付されているＲＦＩＤタグ１６１から、ＲＦＩＤタグ１６１にあらかじめ記録されている文書情報（たとえば文書１６０のＩＤ、文書１６０の文書名など）を読み取る。またＲ／Ｗ１５１に備えられた所定の記録媒体には、容器１５０に対応する処理内容および処理状況を特定するための情報（たとえば容器１５０のＩＤ、容器１５０の容器名、容器１５０の設置部門など）を含んだ容器情報があらかじめ記録される。

また、Ｒ／Ｗ１５１は、ＲＦＩＤタグ１６１から読み取った文書情報およびＲ／Ｗ１５１に備えられた所定の記録媒体に記録された容器情報をネットワーク１４０を介してサーバ１２０へ送信する。またＲ／Ｗ１５１は、ＲＦＩＤタグ１６１に対して情報を書き込むこともできる。

ここで、Ｒ／Ｗ１５１は、通信距離が約数ｃｍから２ｍであり、無線周波数はたとえば、１３．５６ＭＨｚ（電磁誘導方式）と２．４５ＧＨｚ（マイクロ波方式）である。電磁誘導方式は、Ｒ／Ｗ１５１のコイルに電流を流して発生させた磁界で、無線ＩＣタグが持つコイル状のアンテナに電流を発生させ、ＩＣチップを動かす。マイクロ波方式は、Ｒ／Ｗ１５１のアンテナから発生させた電波を無線ＩＣタグのアンテナで受け取るようにする。

ＲＦＩＤタグ１６１は、あらかじめ文書情報（たとえば文書１６０のＩＤ、文書１６０の文書名など）記録された状態で文書１６０に貼付される。ＲＦＩＤタグ１６１に記録された文書情報は、容器１５０の文書投入口付近に設けられたＲ／Ｗ１５１によって読み取られ、Ｒ／Ｗ１５１によって、Ｒ／Ｗ１５１に記録された容器情報とともにネットワーク１４０を介してサーバ１２０へ送信される。

ここで、ＲＦＩＤタグ１６１は、たとえば情報を記録する小型のＩＣチップと金属製のアンテナで構成する。ＩＣチップ、はたとえば０．１ミリ〜数ミリ角の大きさである。またＩＣチップは、１０数バイト〜数キロバイトのメモリとロジック回路を備えており、無線通信によってデータの読み取りや書き込みをすることができる。またＩＣチップは、ロジック回路によって、演算、認証、暗号化などの処理をおこなうこともできる。

ＲＦＩＤタグ１６１は、電池を内蔵していているものであっても、電池を内蔵していないものであってもよく、電池を内蔵していているものであれば、ＲＦＩＤタグ１６１から能動的に情報を発信することができる。またＲＦＩＤタグ１６１には、このＲＦＩＤタグ１６１が貼付される文書１６０を特定するための固有のＩＤを付与することができる。

（文書管理装置２１０のハードウェア構成）
つぎに、本実施の形態にかかる文書管理方法を実現する文書管理装置２１０のハードウェア構成について説明する。図３は、文書管理装置２１０のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図３において、文書管理装置２１０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）３０１と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３０２と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）３０３と、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｃ Ｄｒｉｖｅ）３０４と、ＨＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｃ）３０５と、ＦＤＤ（Ｆｌｅｘｉｂｌｅ Ｄｉｓｃ Ｄｒｉｖｅ）３０６と、ＦＤ（Ｆｌｅｘｉｂｌｅ Ｄｉｓｃ）３０７と、ディスプレイ３０８と、Ｉ／Ｆ（インタフェース）３０９と、操作ボタン３１０と、時計３１１と、プリンタ３１２と、Ｒ／Ｗ１５１と、を備えて構成されており、上記各構成部はバス３００によってそれぞれ接続されている。

ＣＰＵ３０１は、文書管理装置２１０の全体の制御を司る。ＲＯＭ３０２は、各種制御プログラムなどを記録する。ＲＡＭ３０３は、ＣＰＵ３０１のワークエリアとして使用される。ＨＤＤ３０４はＣＰＵ３０１の制御命令に従って、ＨＤ３０５に対するデータの読み取り／書き込みを制御する。ＨＤ３０５は、ＨＤＤ３０４の制御で書き込まれたデータを記録する。ＦＤＤ３０６はＣＰＵ３０１の制御命令に従って、ＦＤ３０７に対するデータの読み取り／書き込みの制御をおこなう。

ＦＤ３０７は、ＦＤＤ３０６の制御で書き込まれたデータを記録する着脱可能な記録媒体である。着脱可能な記録媒体として、ＦＤ３０７のほか、ＣＤ−ＲＯＭ（ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ）、ＭＯ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、メモリカードなどであってもよい。

ディスプレイ３０８は、テキストデータ、画像データなどの各種情報を表示する。ディスプレイ３０８は、たとえばＴＦＴ（Ｔｈｉｎ Ｆｉｌｍ Ｔｒａｎｓｉｓｔｏｒ）液晶ディスプレイのほか、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ）やプラズマディスプレイなどであってもよい。

Ｉ／Ｆ３０９は、通信回線を通じてネットワーク１４０に接続され、ネットワーク１４０を介して、他の情報処理装置、各種データベースなどに接続される。そして、Ｉ／Ｆ３０９は、ネットワーク１４０と装置内部とのインタフェースを司り、他の情報処理装置、各種データベースなどとのデータの入出力を制御する。Ｉ／Ｆ３０９は、たとえばモデムやＬＡＮアダプタなどである。またＩ／Ｆ３０９は、ＵＳＢなどの外部入出力としても用いることができる。

操作ボタン３１０は、各種データの送受信、入力、設定などに用いる。時計３１１は、現在時刻を計時して、文書の入出がおこなわれた時刻を出力する。プリンタ３１２は、処理状況情報やその他の情報を印刷する。プリンタ３１２は、たとえば、レーザプリンタやインクジェットプリンタなどである。

（文書管理装置２１０の機能的構成）
つぎに、本実施の形態にかかる文書管理装置２１０の機能的構成について説明する。図４は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置２１０の機能的構成の一例を示すブロック図である。

図４において、文書管理装置２１０は、文書情報取得部４０１と、容器情報取得部４０２と、文書入出情報記録部４０３と、処理状況判定部４０４と、処理状況情報出力部４０５と、文書入出情報管理ＤＢ４１０とによって構成されている。

図４において、文書情報取得部４０１は、文書１６０にあらかじめ貼付されたＲＦＩＤタグ１６１から、このＲＦＩＤタグ１６１にあらかじめ記録されている文書情報（たとえば文書１６０のＩＤ、文書１６０の文書名など）を取得する。文書情報取得部４０１は、具体的には、たとえば図３に示したＲ／Ｗ１５１によってその機能を実現する。

容器情報取得部４０２は、Ｒ／Ｗ１５１に備えられた所定の記録媒体にあらかじめ記録されている容器情報（たとえば容器１５０のＩＤ、容器１５０の容器名、容器１５０の設置部門など）を取得する。容器情報取得部４０２は、具体的には、たとえば図３に示したＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、ＨＤ３０５、ＦＤ３０７に記録されたプログラムをＣＰＵ３０１が実行することによってその機能を実現する。

文書入出情報記録部４０３は、文書情報取得部４０１によって取得された文書情報と、容器情報取得部４０２によって取得された容器情報とに基づいて、文書入出情報を生成する。そして文書入出情報記録部４０３は、生成した文書入出情報をサーバ１２０に備えられた所定の記録媒体に記録する。文書入出情報記録部４０３は、具体的には、たとえば図３に示したＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、ＨＤ３０５、ＦＤ３０７に記録されたプログラムをＣＰＵ３０１が実行することによってその機能を実現する。

処理状況判定部４０４は、文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録されている文書入出情報に基づいて、所定の文書の処理状況を判定する。処理状況判定部４０４は、たとえば文書入出情報と、所定の記録媒体に記録されている処理状況の判定基準に関する情報（以下、「処理状況判定基準情報」という）とに基づいて、所定の文書の処理状況を判定する。処理状況判定部４０４は、具体的には、たとえば図３に示したＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、ＨＤ３０５、ＦＤ３０７に記録されたプログラムをＣＰＵ３０１が実行することによってその機能を実現する。

処理状況情報出力部４０５は、処理状況判定部４０４によって判定された結果を含む処理状況情報を出力する。処理状況情報出力部４０５は、具体的には、たとえば図３に示したディスプレイ３０８、プリンタ３１２によってその機能を実現する。

文書入出情報管理ＤＢ４１０は、文書入出情報を記録する。文書入出情報は、文書入出情報記録部４０３によって文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録される。また文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録されている文書入出情報は、処理状況判定部４０４によって読み取られ、文書の処理状況の判定処理に用いられる。文書入出情報管理ＤＢ４１０は、具体的には、たとえば図３に示したＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、ＨＤ３０５、ＦＤ３０７によってその機能を実現する。

（文書管理装置２１０による文書入出情報記録処理の手順）
つぎに、文書管理装置２１０による文書入出情報記録処理の手順について説明する。図５は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置２１０による文書入出情報記録処理の手順を示すフローチャートである。

まず、文書情報取得部４０１によって、文書１６０に貼付されたＲＦＩＤタグ１６１から文書情報（たとえば文書１６０のＩＤ、文書１６０の文書名など）を取得する（ステップＳ５０１）。ここで文書情報取得部４０１は、たとえば容器１５０に対して文書１６０が入出されるときに、容器１５０に設けられたＲ／Ｗ１５１が、文書１６０にあらかじめ貼付されているＲＦＩＤタグ１６１から、このＲＦＩＤタグ１６１にあらかじめ記録されている文書情報を読み取ることによって文書情報を取得することができる。なお、文書１６０の入出時におけるＲ／Ｗ１５１による文書情報の読み取りの一例については図６を用いて後述する。またＲＦＩＤタグ１６１にあらかじめ記録されている文書情報の一例については図７を用いて後述する。

つぎに、容器情報取得部４０２によって、容器情報（たとえば容器１５０のＩＤ、容器１５０の容器名、容器１５０の設置部門など）を取得する（ステップＳ５０２）。ここで容器情報取得部４０２は、たとえば容器情報があらかじめ記録されているＲ／Ｗ１５１に備えられた所定の記録媒体などから容器情報を取得する。なお、Ｒ／Ｗ１５１に備えられた所定の記録媒体にあらかじめ記録されている容器情報の一例については図８を用いて後述する。

つぎに、文書入出情報記録部４０３によって、文書入出情報を文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録して（ステップＳ５０３）、一連の処理を終了する。ここで文書入出情報は、ステップＳ５０１で取得された文書情報と、ステップＳ５０２で取得された容器情報とに基づいて文書入出情報記録部４０３によって生成された情報である。なお、文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録された文書入出情報の一例については図９を用いて後述する。

（Ｒ／Ｗ１５１による文書情報の読み取りの一例）
つぎに、文書１６０の入出時におけるＲ／Ｗ１５１による文書情報の読み取りの一例について説明する。図６は、文書１６０の入出時におけるＲ／Ｗ１５１による文書情報の読み取りの一例を示す説明図である。

図６において、容器１５０は、容器名として「作成済み容器」が付与され、事務部１０１に属する担当者１０１Ｐによって作成された契約書を一時保管するための容器である。担当者１０１Ｐによってこの容器１５０に投函された契約書は、総務部１０２に属する担当者１０２Ｐに対する調印の依頼をおこなうため、図１に示したように集配業者１０５によって回収され、総務部１０２へ配送される。

この容器１５０の文書投入口付近には、Ｒ／Ｗ１５１が設けられており、Ｒ／Ｗ１５１は常にＲＦＩＤタグ１６１を検出するように待機している。そして上述したように容器１５０に対する文書１６０の入出（投函および回収）がおこなわれたときに、文書１６０が容器１５０の文書投入口付近（すなわち、Ｒ／Ｗ１５１によるＲＦＩＤタグ１６１の読み取り範囲内）を通過することにより、Ｒ／Ｗ１５１によって文書１６０に貼付されたＲＦＩＤタグ１６１が検出され、ＲＦＩＤタグ１６１から文書情報が読み取られる。

そして、Ｒ／Ｗ１５１によってＲＦＩＤタグ１６１から読み取られた文書情報は、Ｒ／Ｗ１５１に記録されている容器情報とともに、たとえば通信ケーブルや無線通信などによって接続されたネットワーク１４０を介した通信によって、Ｒ／Ｗ１５１からサーバ１２０に対して送信される。

（文書情報の一例）
つぎに、ＲＦＩＤタグ１６１にあらかじめ記録されている文書情報の一例について説明する。図７は、ＲＦＩＤタグ１６１にあらかじめ記録されている文書情報の一例を示す説明図である。

図７において、文書情報は、「文書ＩＤ」と、「文書名」とによって構成されており、「文書ＩＤ」には、このＲＦＩＤタグ１６１が貼付される文書１６０を特定するための一意なＩＤ（たとえば、図７に示すような「ＩＤ０００１」）が設定される。また「文書名」には、このＲＦＩＤタグ１６１が貼付される文書１６０の名称（たとえば、図７に示すような「××契約書」）が設定される。

このように、ＲＦＩＤタグ１６１に記録された文書情報は、たとえば図６を用いて説明したように、容器１５０に対する文書１６０の入出（投函および回収）がおこなわれるときに、容器１５０の文書投入口付近に設けられたＲ／Ｗ１５１によって読み取られ、Ｒ／Ｗ１５１に記録されている容器情報とともにサーバ１２０に対して送信される。

（容器情報の一例）
つぎに、Ｒ／Ｗ１５１に備えられた所定の記録媒体にあらかじめ記録されている容器情報の一例について説明する。図８は、Ｒ／Ｗ１５１に備えられた所定の記録媒体にあらかじめ記録されている容器情報の一例を示す説明図である。

図８において、容器情報は、「容器ＩＤ」と、「容器名」と、「設置部門」とによって構成されており、「文書ＩＤ」には、この容器情報が記録されたＲ／Ｗ１５１が設けられている容器１５０に対応する処理内容や処理状況を特定するための一意なＩＤ（たとえば、図８に示すような「ＩＤＣ００１」）が設定される。また「容器名」には、この容器情報が記録されたＲ／Ｗ１５１が設けられている容器１５０の名称（たとえば、図８に示すような「作成済み容器」）が設定される。また「設置部門」には、この容器情報が記録されたＲ／Ｗ１５１が設けられている容器１５０が設置されている部署（たとえば、図８に示すような「事務部」）が設定される。

このように、Ｒ／Ｗ１５１に備えられた所定の記録媒体に記録された容器情報は、たとえば図６を用いて説明したように、容器１５０に対する文書１６０の入出（投函および回収）がおこなわれるときに、文書１６０に貼付されたＲＦＩＤタグ１６１から読み取られた文書情報とともにサーバ１２０に対して送信される。

（文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録された文書入出情報の一例）
つぎに、文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録された文書入出情報の一例について説明する。図９は、文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録された文書入出情報の一例を示す説明図である。

図９において、文書入出情報は、「文書ＩＤ」と、「文書名」と、「容器ＩＤ」と、「容器名」と、「設置部門」と、「投函日時」と、「回収日時」とによって構成されている。

文書入出情報のうち「文書ＩＤ」および「文書名」には、文書１６０に貼付されているＲＦＩＤタグ１６１に記録されている文書情報に基づいて値が設定される。たとえば「文書ＩＤ」には、文書情報から取得した「文書ＩＤ」（たとえば、図７に示すような「ＩＤ０００１」）が設定される。また、「文書名」には、文書情報から取得した「文書名」（たとえば、図７に示すような「××契約書」）が設定される。

また、文書入出情報のうち「容器ＩＤ」、「容器名」および「設置部門」には、文書１６０の入出がおこなわれた容器１５０に設けられているＲ／Ｗ１５１に記録されている容器情報に基づいて値が設定される。たとえば「容器ＩＤ」には、容器情報から取得した「容器ＩＤ」（たとえば、図８に示すような「ＩＤＣ００１」）が設定される。また文書入出情報のうち「容器名」には、容器情報から取得した「容器名」（たとえば、図８に示すような「作成済み容器」）が設定される。また文書入出情報のうち「設置部門」には、容器情報から取得した「設置部門」（たとえば、図８に示すような「事務部」）が設定される。

さらに、文書入出情報のうち「投函日時」には、容器１５０に対して文書１６０が投函された日時（たとえば、Ｒ／Ｗ１５１から送信された文書情報および容器情報をサーバ１２０が受信したときに、サーバ１２０に備えられた時計３１１によって計時された日時）が設定される。そして、文書入出情報のうち「回収日時」には、容器１５０に対して文書１６０が回収された日時（たとえば、すでに「投函日時」に値が設定されている状態において、Ｒ／Ｗ１５１から送信された文書情報および容器情報をサーバ１２０が受信したときに、サーバ１２０に備えられた時計３１１によって計時された日時）が設定される。なお、「投函日時」および「回収日時」は、たとえばＲ／Ｗ１５１に備えられた時計３１１によって計時され、文書情報および容器情報とともに、Ｒ／Ｗ１５１からサーバ１２０へ送信されるようにしてもよい。

また、図９に示すように、文書入出情報管理ＤＢ４１０には、容器１５０に対する入出がおこなわれるたびに、文書管理装置２１０により図５を用いて説明したような文書入出情報記録処理がおこなわれることによって、所定の文書ＩＤを有する文書１６０に関する文書入出情報の履歴情報が蓄積される。

（文書管理装置２１０による処理状況確認処理の手順）
つぎに、文書管理装置２１０による処理状況確認処理の手順について説明する。図１０は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置２１０による処理状況確認処理の手順を示すフローチャートである。

まず、処理状況判定部４０４によって、所定の文書ＩＤを有する文書１６０に関する文書入出情報を文書入出情報管理ＤＢ４１０から抽出する（ステップＳ１００１）。ここで、処理状況判定部４０４は、たとえば文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録されている文書ＩＤのリストをディスプレイ３０８の画面上に表示して、ディスプレイ３０８の画面上に表示された文書ＩＤのいずれか一つをユーザ（たとえば事務部１０１に属する担当者１０１Ｐや総務部１０２に属する担当者１０２Ｐなど）に選択させることによって、上記抽出処理に用いる文書ＩＤを決定する。

つぎに、処理状況判定部４０４によって、処理状況判定基準情報を取得する（ステップＳ１００２）。この処理状況判定基準情報は、たとえばサーバ１２０に備えられた所定の記録媒体（たとえばＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、ＨＤ３０５、ＦＤ３０７など）にあらかじめ記録されている。これにより処理状況判定部４０４は、たとえば上記記録媒体から処理状況判定基準情報を読み取ることによって、処理状況判定基準情報を取得することができる。なお、処理状況判定基準情報の一例については図１１を用いて後述する。

つぎに、処理状況判定部４０４によって、文書１６０の処理状況を判定する（ステップＳ１００３）。ここで処理状況判定部４０４は、たとえばステップＳ１００１で抽出された文書入出情報と、ステップＳ１００２で取得した処理状況判定基準情報とに基づいて、文書１６０の処理状況を判定する。

そして、処理状況情報出力部４０５によって、ステップＳ１００３で判定された結果を含む処理状況情報を出力して（ステップＳ１００４）、一連の処理を終了する。ここで、たとえば処理状況情報出力部４０５は、処理状況情報をディスプレイ３０８の画面上に表示する。また、たとえば処理状況情報出力部４０５は、処理状況情報をプリンタ３１２を介して所定の用紙に印刷する。なお、ディスプレイ３０８の画面上に表示された処理状況情報の一例については図１２を用いて後述する。

（処理状況判定基準情報の一例）
つぎに、処理状況判定基準情報の一例について説明する。図１１は、処理状況判定基準情報の一例を示す説明図である。図１１に示す処理状況判定基準情報は、たとえばサーバ１２０に備えられた所定の記録媒体（たとえばＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、ＨＤ３０５、ＦＤ３０７など）にあらかじめ記録されている。そして処理状況判定部４０４によって上記記録媒体から読み取られ、所定の文書１６０の処理状況の判定処理に用いられる。

図１１において、処理状況判定基準情報には、たとえば所定の文書１６０が容器ＩＤ「ＩＤ０００１」および容器名「作成済み容器」を有する容器１５０へ投函されている場合、処理状況判定部４０４によって、この文書１６０の処理状況は「文書作成済み（未回収）」であると判定されることが示されている。また、たとえば所定の文書１６０が容器ＩＤ「ＩＤ０００１」および容器名「作成済み容器」を有する容器１５０から回収されている場合、処理状況判定部４０４によって、この文書１６０の処理状況は「集配中（事務部→総務部）」であると判定されることが示されている。

（ディスプレイ３０８の画面上に表示された処理状況情報の一例）
つぎに、ディスプレイ３０８の画面上に表示された処理状況情報の一例について説明する。図１２は、ディスプレイ３０８の画面上に表示された処理状況情報の一例を示す説明図である。

図１２において、たとえばディスプレイ３０８の画面上には、文書ＩＤ「ＩＤ０００１」を有する文書１６０の処理状況は「回収済み」である旨が示されている。また、文書ＩＤ「ＩＤ０００１」を有する文書１６０に関する、文書入出情報が示されている。

以上説明したように、本実施の形態における文書管理装置２１０によれば、所定の容器１５０に対する文書１６０の入出がおこなわれるたびに、Ｒ／Ｗ１５１によって、文書１６０に貼付されたＲＦＩＤタグ１６１から文書情報を読み取る構成とした。そして、その都度、文書入出情報を文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録する構成とした。

このため、本実施の形態における文書管理装置２１０によれば、たとえばユーザ（たとえば事務部１０１に属する担当者１０１Ｐや総務部１０２に属する担当者１０２Ｐなど）に対して、手間のかかるコンピュータの入力作業をおこなわせることなく、容器１５０に対する文書１６０の入出（投函および回収）作業といった簡単な作業をおこなわせるだけで、効率的かつ確実に、所定の文書ＩＤを有する文書１６０に関する文書入出情報を文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録することができる。

これにより、文書管理に要する事務処理を簡素化、効率化および低コスト化することができるだけでなく、文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録された文書入出情報によって、所定の文書ＩＤを有する文書１６０の処理状況を、ユーザに対して容易に把握させることができる。

また、本実施の形態における文書管理装置２１０によれば、文書入出情報管理ＤＢ４１０に格納されている文書入出情報と、所定の記録媒体に格納されている処理状況判定基準情報とに基づいて、所定の文書ＩＤを有する文書１６０の処理状況を判定して、この判定結果を含む処理状況情報（所定の文書ＩＤを有する文書１６０の処理状況に関する情報）を出力する構成とした。

このため、本実施の形態における文書管理装置２１０によれば、たとえばユーザ（たとえば事務部１０１に属する担当者１０１Ｐや総務部１０２に属する担当者１０２Ｐなど）に対して、処理状況を確認したい文書１６０の文書ＩＤを画面上で選択するといった簡単な作業をおこなわせるだけで、効率的かつ確実に、所定の文書ＩＤを有する文書１６０の処理状況に関する情報を出力することができる。

これにより、文書管理に要する事務処理を簡素化、効率化および低コスト化することができるだけでなく、出力された情報によって、所定の文書ＩＤを有する文書１６０の処理状況を、ユーザに対して容易に把握させることができる。

なお、本実施の形態における文書管理装置２１０は、一例として文書入出情報を文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録する構成を用いたが、たとえば文書入出情報をＲ／Ｗ１５１によって、文書１６０に貼付されたＲＦＩＤタグ１６１に記録するようにしてもよい。

これによって、たとえば文書入出情報管理ＤＢ４１０を省いた簡単なシステム構成によって上述した文書管理方法を実現することができる。そのため、文書管理装置２１０および文書管理システム２００を小型化することができ、たとえば文書管理装置２１０および文書管理システム２００の構築費用や、文書管理装置２１０および文書管理システム２００の維持管理費用などを圧縮することができる。

また、文書入出情報管理ＤＢ４１０に記録された文書入出情報は、文書１６０の処理状況の確認に利用するだけでなく、たとえば担当者の評価、集配業者の選定、業務フローの見直しなどをおこなうときの統計データとして利用することができる。これにより、たとえば企業における業務の最適化を図ることができる。

なお、本実施の形態で説明した文書管理方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーションなどの文書管理装置で実行することにより実現することができる。このプログラムは、ＲＡＭ、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤなどのコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネットなどのネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。

以上のように、本発明にかかる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムは、企業内における文書管理業務に利用可能であり、たとえば、文書管理に要する事務処理の簡素化、効率化および低コスト化に適している。

この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムの概要を示す説明図である。 この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置を含む全体システムの構成を示す説明図である。 文書管理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置の機能的構成の一例を示すブロック図である。 この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置による文書入出情報記録処理の手順を示すフローチャートである。 文書の入出時におけるＲ／Ｗによる文書情報の読み取りの一例を示す説明図である。 ＲＦＩＤタグにあらかじめ記録されている文書情報の一例を示す説明図である。 Ｒ／Ｗに備えられた所定の記録媒体にあらかじめ記録されている容器情報の一例を示す説明図である。 文書入出情報管理ＤＢに記録された文書入出情報の一例を示す説明図である。 この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置による処理状況確認処理の手順を示すフローチャートである。 処理状況判定基準情報の一例を示す説明図である。 ディスプレイの画面上に表示された処理状況情報の一例を示す説明図である。

符号の説明

１２０ サーバ
１３０ 端末
１４０ ネットワーク
１５０ 容器
１５１ Ｒ／Ｗ
１６０ 文書
１６１ ＲＦＩＤタグ
２００ 文書管理システム
２１０ 文書管理装置
４０１ 文書情報取得部
４０２ 容器情報取得部
４０３ 文書入出情報記録部
４０４ 処理状況判定部
４０５ 処理状況情報出力部
４１０ 文書入出情報管理ＤＢ

Claims (5)

1. 所定の文書に対する一連の処理における各処理別に設けられた所定の容器に関する容器情報を取得する容器情報取得手段と、
   前記所定の容器における所定位置であり、前記所定の容器への前記所定の文書の投函がおこなわれるとき、または、前記所定の容器への投函がおこなわれた前記所定の文書の回収がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤ）タグの情報を読み取り可能な位置に設けられ、前記所定の容器への前記所定の文書の投函がおこなわれるときに前記所定の文書に関する文書情報および投函日時情報を取得するとともに、前記所定の容器への投函がおこなわれた前記所定の文書の回収がおこなわれるときに前記所定の文書に関する文書情報および回収日時情報を取得する文書情報取得手段と、
   前記容器情報取得手段によって取得された容器情報と、前記文書情報取得手段によって取得された文書情報、投函日時情報および回収日時情報と、に基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録手段と、
   あらかじめ定められた処理状況の判定基準に関する情報と、前記文書入出情報記録手段によって前記所定の記録媒体に記録された情報と、に基づいて、前記所定の文書の処理状況を判定する判定手段と、
   を備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記判定手段によって判定された結果を含む文書の処理状況に関する情報を出力する出力手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記所定の記録媒体は、前記所定の文書に設けられたＲＦＩＤタグであり、前記文書入出情報記録手段は、当該ＲＦＩＤタグに前記所定の文書の入出に関する情報を記録することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 容器情報取得手段と、文書情報取得手段と、文書入出情報記録手段と、判定手段と、を備えた文書管理装置に用いる文書管理方法であって、
   前記容器情報取得手段が、所定の文書に対する一連の処理における各処理別に設けられた所定の容器に関する容器情報を取得する容器情報取得工程と、
   前記所定の容器における所定位置であり、前記所定の容器への前記所定の文書の投函がおこなわれるとき、または、前記所定の容器への投函がおこなわれた前記所定の文書の回収がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤ）タグの情報を読み取り可能な位置に設けられた前記文書情報取得手段が、前記所定の容器への前記所定の文書の投函がおこなわれるときに前記所定の文書に関する文書情報および投函日時情報を取得するとともに、前記所定の容器への投函がおこなわれた前記所定の文書の回収がおこなわれるときに前記所定の文書に関する文書情報および回収日時情報を取得する文書情報取得工程と、
   前記文書入出情報記録手段が、前記容器情報取得工程によって取得された容器情報と、前記文書情報取得工程によって取得された文書情報、投函日時情報および回収日時情報と、に基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録工程と、
   前記判定手段が、あらかじめ定められた処理状況の判定基準に関する情報と、前記文書入出情報記録工程によって前記所定の記録媒体に記録された情報と、に基づいて、前記所定の文書の処理状況を判定する判定工程と、
   を含んだことを特徴とする文書管理方法。
5. 容器情報取得手段と、文書情報取得手段と、文書入出情報記録手段と、判定手段と、を備えた文書管理装置が実行する文書管理プログラムであって、
   前記容器情報取得手段が、所定の文書に対する一連の処理における各処理別に設けられた所定の容器に関する容器情報を取得する容器情報取得工程と、
   前記所定の容器における所定位置であり、前記所定の容器への前記所定の文書の投函がおこなわれるとき、または、前記所定の容器への投函がおこなわれた前記所定の文書の回収がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤ）タグの情報を読み取り可能な位置に設けられた前記文書情報取得手段が、前記所定の容器への前記所定の文書の投函がおこなわれるときに前記所定の文書に関する文書情報および投函日時情報を取得するとともに、前記所定の容器への投函がおこなわれた前記所定の文書の回収がおこなわれるときに前記所定の文書に関する文書情報および回収日時情報を取得する文書情報取得工程と、
   前記文書入出情報記録手段が、前記容器情報取得工程によって取得された容器情報と、前記文書情報取得工程によって取得された文書情報、投函日時情報および回収日時情報と、に基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録工程と、
   前記判定手段が、あらかじめ定められた処理状況の判定基準に関する情報と、前記文書入出情報記録工程によって前記所定の記録媒体に記録された情報と、に基づいて、前記所定の文書の処理状況を判定する判定工程と、
   を含んだことを特徴とする文書管理プログラム。

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