JP4868877B2 - 共有データ管理システム、共有データ管理方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、ハードディスクなどの記憶媒体に記憶されるデータを管理するシステムおよび方法などに関する。

近年、複数台のコンピュータを用いて簡単にネットワークを構成することができるようになり、１つのデータを複数のユーザで共有することが広く行われるようになった。データを共有することは、業務の効率化を図るための有効的な手段である。例えば、ある会社において、セールスの業務を行う部署のユーザ（社員）は、各人で顧客のアドレス帳のデータを独自に所有し管理するよりも、部署全体で１つのアドレス帳のデータを共有し管理するほうが便利である。

また、近年、ハードディスクなどの記憶媒体の記憶容量が飛躍的に増加し、数多くのデータを長期間保存しておくことができるようになった。

このような技術の進歩に応じて、データの管理を支援するための方法が提案されている。特許文献１に記載される方法によると、文書情報管理システムにおいて、各文書情報への参照履歴をテーブルに記録し、各文書情報への参照履歴を元に予め決めた時点で各情報の有用度を算出し、各情報の有用度を元に一覧表示を行う項目を決定して、有用度の高い情報のみを表示する。これにより、記憶媒体の中に数多くの文書情報が記憶されている場合であっても、ユーザは有用な情報を容易に見つけることができる。

特許文献２に記載される方法によると、スキャナの内部メモリに記憶される共有ファイルの共有期間を設定しておく。そして、共有期間経過後の共有ファイルを、内部メモリから外部機器のメモリに移動させる。これにより、スキャナで読み込まれたデータが内部メモリから削除されても、そのデータを外部機器のメモリから取得することができる。
特開２００１−５７０５号公報 特開２００５−１１７１０２号公報

ところで、データを共有することは、上に述べた利点がある反面、それを消去しまたは移動させるなどの整理を行う際に面倒が生じる。すなわち、共有されないデータであれば、そのデータの所有者は、誰にも許可を得ることなく自由にそのデータを整理することができる。しかし、共有されるデータの場合は、それを使用する他のユーザに対して整理してもよいか否かを問い合わせなければならない。また、そのデータが長期間誰にも使用されていなかったとしても、誰かにとっては重要なデータであるかもしれないので、やはり念のために、各ユーザに逐一問い合わせることが好ましい。特許文献１、２に記載されるような従来の方法を用いても、その面倒はなくならない。

本発明は、このような問題点に鑑み、複数のユーザが共有するデータを従来よりも容易に整理できるようにすることを目的とする。

本発明に係る共有データ管理システムは、複数のユーザが共有するデータである共有データを保存する共有データ保存手段と、前記共有データを前記共有データ保存手段に保存しておく期限であって、前記複数のユーザのうちのいずれかのユーザにより前記共有データがアクセスされた日のうち現在の日時に最も近い日である最終アクセス日と、前記共有データに対応付けられて予め決められた条件と、に基づいて決定される期限が経過した場合に、当該共有データを整理してもよいか否かを、当該共有データを共有する各ユーザに対して問い合わせる、整理許否問合せ手段と、前記共有データを整理してもよい旨の回答が所定の数以上のユーザから得られた場合に、当該共有データを整理するための整理処理を行う、共有データ整理処理手段と、を有することを特徴とする。

好ましくは、前記共有データ整理手段は、前記共有データの前記整理処理として、当該共有データを前記共有データ保存手段から消去する処理および他の記憶領域に移動させる処理のうちのいずれかを当該共有データの属性に応じて行う。

または、前記共有データごとの前記期限を示す保存期限情報を記憶する保存期限情報記憶手段と、前記共有データを整理してもよい旨の回答が所定の数以上のユーザから得られなかった場合に、前記期限が延長されるように当該共有データの前記期限情報を更新する、期限更新手段、を有する。

本発明によると、複数のユーザが共有するデータを従来よりも容易に整理することができる。

図１はデータ共有システムＤＫＳの全体的な構成の例を示す図、図２はファイル管理サーバ１のハードウェア構成の例を示す図、図３はファイル管理サーバ１の機能的構成の例を示す図である。

データ共有システムＤＫＳは、図１に示すように、本発明に係るファイル管理サーバ１、複数台の端末装置２、および通信回線３などによって構成される。このデータ共有システムＤＫＳによると、ユーザは、１つのデータを他のユーザと共有して使用することができる。

ファイル管理サーバ１と各端末装置２とは、通信回線３を介して互いに接続されている。通信回線３として、ＬＡＮ回線、インターネット、公衆回線、または専用線などが用いられる。

ファイル管理サーバ１は、複数のユーザによって共有されるデータをファイル単位で一元的に管理する。このファイル管理サーバ１は、図２に示すように、ＣＰＵ１０ａ、ＲＡＭ１０ｂ、ＲＯＭ１０ｃ、ハードディスク１０ｄ、および通信インタフェース１０ｅなどによって構成される。

ハードディスク１０ｄには、図３に示すような共有ファイル等管理部１０１、共有ファイル情報等記憶部１０２、整理実行日時監視部１０３、および整理実行可否決定部１０４などの機能を実現するためのプログラムおよびデータがインストールされている。これらのプログラムおよびデータは必要に応じてＲＡＭ１０ｂにロードされＣＰＵ１０ａによってプログラムが実行される。

また、ハードディスク１０ｄには、データ共有システムＤＫＳのユーザが使用するファイルを保存ための領域である共有ファイル保存領域ＫＲＹが割り当てられている。本実施形態では、ハードディスク１０ｄが複数のパーティションに区切られ、そのうちの１つのパーティションが共有ファイル保存領域ＫＲＹとして用いられるものとする。その共有ファイル保存領域ＫＲＹであるパーティションには「Ｄドライブ」という論理ドライブ名（領域名）が与えられており、残りのパーティションには「Ｅドライブ」、「Ｆドライブ」、…などの論理ドライブ名が与えられているものとする。以下、ファイル管理サーバ１で取り扱われる、複数のユーザが共有するファイルを「共有ファイルＦＬ」と記載する。なお、ファイル管理サーバ１に複数台のハードディスク１０ｄを設け、そのうちの１台または複数台を丸ごと共有ファイル保存領域ＫＲＹとして用いても構わない。

各ドライブ（パーティション）は、ディレクトリ構造を採用しており、一般に「ディレクトリ」または「フォルダ」と呼ばれる小さな論理的な領域に分けることができる。さらに、フォルダを複数のフォルダ（「サブフォルダ」と呼ばれることがある。）に分けることもできる。また、フォルダを複数のユーザで共有することもできる。以下、ファイル管理サーバ１で取り扱われる、複数のユーザが共有するフォルダを「共有フォルダＦＲ」と記載する。

端末装置２は、ネットワーク機能を有するパーソナルコンピュータまたはワークステーションなどであって、端末装置２自身が保存しているファイルまたはフォルダを共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲとしてファイル管理サーバ１にアップロードしたり、ファイル管理サーバ１に保存されている共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを参照したり書き換えたりする。つまり、ファイル管理サーバ１のクライアントである。データ共有システムＤＫＳのユーザは、端末装置２のこのようなクライアント機能を利用して、ファイル管理サーバ１で管理されている共有ファイルＦＬを使用することができる。

図４はアクセス権テーブルＴＬＡの例を示す図、図５は整理条件テーブルＴＬＢの例を示す図、図６は共有化処理の流れの例を説明するフローチャート、図７は最終アクセス日時テーブルＴＬＣの例を示す図である。

次に、図３に示すファイル管理サーバ１の各部の処理内容などについて説明する。共有ファイル等管理部１０１は、端末装置２からの要求に基づいて、共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存されている共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを端末装置２に送信し、共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの内容を書き換え、または新たな共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを共有ファイル保存領域ＫＲＹに追加するなど、共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲの管理に関する処理を行う。また、整理実行可否決定部１０４による処理結果に基づいて、これらの管理に関する処理を行うこともある。これについては、後に説明する。

共有ファイル情報等記憶部１０２は、アクセス権テーブルＴＬＡ、整理条件テーブルＴＬＢ、最終アクセス日時テーブルＴＬＣ、削除対象確認日時テーブルＴＬＤ、および整理対象確認日時テーブルＴＬＥなどを有しており、これらのテーブルによって、共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存されている共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲに関する情報を記憶し管理する。

アクセス権テーブルＴＬＡには、図４に示すように、共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存されている共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲごとのアクセス権情報７Ａが格納されている。

アクセス権情報７Ａにおいて、「対象単位」は、そのアクセス権情報７Ａに示される他の各項目の情報が共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲのいずれに係るものであるのかを示している。つまり、「対象単位」には、そのアクセス権情報７Ａが共有ファイルＦＬに係る場合は「ファイル」という値が格納され、共有フォルダＦＲに係る場合は「フォルダ」という値が格納される。

「共有対象」は、そのアクセス権情報７Ａに係る共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲのパスを示しており、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの識別情報として用いられる。

「参照可能者」は、そのアクセス権情報７Ａが共有ファイルＦＬに係る場合は、その共有ファイルＦＬを使用することができるユーザつまりその共有ファイルＦＬのアクセス権を有するユーザを示している。一方、共有フォルダＦＲに係る場合は、原則として、その共有フォルダＦＲに属する（保存されている）すべてのファイルのアクセス権を有するユーザを示している。例えば、ある共有フォルダＦＲについて参照可能者として「ユーザＡ、Ｂ、Ｃ」が示される場合は、これら３人のユーザは、その共有フォルダＦＲに保存されているすべてのファイルについてアクセス権が与えられている。

ファイルまたはフォルダは、このようなアクセス権情報７Ａを与えられることによって、共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲになる。アクセス権情報７Ａを与えたり既存のアクセス権情報７Ａの参照可能者のメンバを変更したりする作業は、データ共有システムＤＫＳを管理する権限を有するユーザ、そのファイルまたはフォルダの所有権を有するユーザ、その他所定の権限を有するユーザでなければ行うことができない。

ところで、共有フォルダＦＲに共有ファイルＦＬが保存されることがあり得る。この場合は、その共有ファイルＦＬには、その共有ファイルＦＬ自身のアクセス権情報７Ａを適用することもその共有フォルダＦＲのアクセス権情報７Ａを適用することもどちらも可能であるが、本実施形態では、それ自身のアクセス権情報７Ａを適用しその共有フォルダＦＲのアクセス権情報７Ａは適用しないこととする。

したがって、例えば、その共有フォルダＦＲの参照可能者には「ユーザＡ、Ｂ、Ｃ」が示されているが、その共有ファイルＦＬ自身の参照可能者には「ユーザＡ、Ｂ」が示されている場合は、後者つまりユーザＡ、Ｂにだけその共有ファイルＦＬのアクセス権が与えられる。以下、同様に、後に説明するテーブルの中の共有フォルダＦＲに関する情報とそれに保存されている共有ファイルＦＬの情報とが競合するときは、後者を適用することとする。

同様に、共有フォルダＦＲの中のサブフォルダにも共有の設定がなされている場合（共有フォルダＦＲの中にも共有フォルダＦＲがある場合）は、サブフォルダのほうのアクセス権情報７Ａを適用する。

なお、共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲのアクセス権を有するユーザ（参照可能者、共有者）は、ユーザアカウントの削除またはセキュリティの見直しなどの事情に伴って１人になることもある。

整理条件テーブルＴＬＢには、図５に示すように、共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存されている共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲごとの整理条件情報７Ｂが格納されている。整理条件情報７Ｂは、それに係る共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを商品の棚卸のように整理する処理（以下、「整理処理」と記載する。）に関する条件を示している。

整理条件情報７Ｂにおいて、「共有対象」および「対象単位」の意味は、アクセス権情報７Ａにおけるそれらの意味と同様である。後に説明する各情報に含まれる「共有対象」および「対象単位」についても、同様である。

「整理方法」は、その整理条件情報７Ｂに係る共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの整理処理の方法を示している。「用途」は、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲに保存されているファイルの用途を示している。

「時期条件」は、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの整理処理を実行する時期的要件を示している。「共有ユーザ条件」は、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを共有するユーザのうち何人のユーザまたは何パーセントのユーザから許可が得られた場合にその共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの整理処理を実行するのか、を示している。

ここで、共有ファイル保存領域ＫＲＹに新たに共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを保存する際の処理の流れを、図６のフローチャートを参照して説明する。

共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを新たに共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存することを所望するユーザは、端末装置２を操作するなどして、次の準備を行う。共有化したいファイルまたはフォルダを、共有ファイル保存領域ＫＲＹの所定の場所にアップロードしておく（＃２３１）。そのファイルまたはフォルダを共有させてもよいユーザ（参照可能者）、そのファイルまたはフォルダに対して整理処理を実行する時期条件および共有ユーザ条件、その整理処理の方法（整理方法）、およびそのファイルまたはフォルダの用途を指定する（＃２３２）。

すると、共有ファイル情報記憶部１０２は、そのファイルまたはフォルダの保存場所およびユーザが指定した内容に基づいてアクセス権情報７Ａおよび整理条件情報７Ｂを生成し、それぞれをアクセス権テーブルＴＬＡおよび整理条件テーブルＴＬＢに格納する（＃２３３、＃２３４）。

なお、整理条件情報７Ｂの時期条件、共有ユーザ条件、または整理方法は、ユーザが指定した用途によって自動的に決定するようにしてもよい。この場合は、用途ごとにデフォルトの条件などを定めたルールを用意しておき、それに従って決定すればよい。または、用途以外の属性、例えば、ファイルタイプ、ファイルサイズまたはフォルダサイズ、その他種々の属性に応じてデフォルトの整理方法などを決定してもよい。

例えば、用途が「雛形文書」であるファイルまたはフォルダのデフォルトの整理方法として「それがライブラリからコピーしたものである場合は消去し、オリジナルである場合はＲドライブへ移動」と定めておいてもよい。または、用途が「記録文書」であるファイルまたはフォルダのデフォルトの時期条件として「プロジェクトの終了後、１２ヶ月が経過」と定めておき、デフォルトの整理方法として「消去するが、それを必要とするユーザに対しては電子メールによって送付」と定めておいてもよい。または、用途が「バックアップ」であるファイルまたはフォルダのデフォルトの時期条件として「記述期限が経過」と定めておいてもよい。

また、アクセス権情報７Ａおよび整理条件情報７Ｂの内容は、共有者の利便性などに鑑みて適宜変更することができる。例えば、整理条件情報７Ｂの整理方法を「許可したユーザの割合が５０％以上である場合は消去、５０％未満である場合はデフォルトの整理方法」などと変更することができる。

最終アクセス日時テーブルＴＬＣには、図７に示すように、共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存されている共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲごとの最終アクセス日時情報７Ｃが格納されている。最終アクセス日時情報７Ｃは、それに係る共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲが最後にアクセスされた日時（最終アクセス日時）などを示している。

したがって、共有ファイルＦＬが端末装置２などによって参照されまたは書き換えられるたびに、その共有ファイルＦＬの最終アクセス日時情報７Ｃの最終アクセス日時がその参照されまたは書き換えられた日時（アクセスされた日時）に更新される。または共有フォルダＦＲに保存されているファイルが参照されまたは書き換えられるたびに、その共有フォルダＦＲの最終アクセス日時情報７Ｃの最終アクセス日時が更新される。ただし、例外的に更新されない場合はある。これについては、後に説明する。

なお、共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲのアクセス権情報７Ａ、整理条件情報７Ｂ、および最終アクセス日時情報７Ｃの一部または全部を、上に説明したようなテーブルに記憶させておく代わりに、共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲのヘッダまたはフッタなどの所定の領域に記憶させるようにしてもよい。整理処理対象テーブルＴＬＤおよび整理対象確認日時テーブルＴＬＥについては、後に順次説明する。

図８は整理処理時期監視処理の流れの例を説明するためのフローチャート、図９は整理処理対象テーブルＴＬＤの例を示す図である。

図３に戻って、整理実行日時監視部１０３は、共有ファイル保存領域ＫＲＹの中から整理処理を実行する時期が訪れた共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲを監視する処理を行う。係る処理は、定期的に（例えば、毎日所定の時刻にまたは毎週所定の曜日の所定の時刻に）、図８のフローチャートのような手順で行われる。

整理実行日時監視部１０３は、上に例示したような所定の時が訪れたら、図９に示すような新たな整理処理対象テーブルＴＬＤを共有ファイル情報等記憶部１０２に用意させる（図８の＃２０１）。

共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存されている共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲのうちのいずれか１つに注目する。以下、本フローチャートにおいて、注目した共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを「注目共有物」と記載する。

注目共有物の整理条件情報７Ｂおよび最終アクセス日時情報７Ｃをそれぞれ整理条件テーブルＴＬＢ（図５参照）および最終アクセス日時テーブルＴＬＣ（図７参照）から呼び出す（＃２０３、＃２０４）。

現在、その整理条件情報７Ｂに示される時期条件を満たしているか否かを、その最終アクセス日時情報７Ｃに示される最終アクセス日時を必要に応じて参照することによって判別する（＃２０５）。

時期条件を満たしている場合は（＃２０６でＹｅｓ）、その注目共有物のユーザ調査情報７Ｄを新たに生成させ、ステップ＃２０１で生成された整理処理対象テーブルＴＬＤに格納させる（＃２０７）。

そのユーザ調査情報７Ｄには、図９のような項目に関する情報が含まれるが、ここでは、「共有対象」には、その注目共有物（共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲ）のパスを格納し、「対象単位」には、その注目共有物の種類（ファイルであるかフォルダであるか）を格納し、「作成日時」には、そのユーザ調査情報７Ｄが作成（生成）された日時を格納しておく。「調査結果」は、空欄にしておく。この項目に格納される情報については、後に順次説明する。

一方、時期条件を満たしていない場合は（＃２０６でＮｏ）、その注目共有物に対してまだ整理処理を実行する必要はないので、ステップ＃２０３〜＃２０７の処理をスキップする。

共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存されている残りの共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲについても同様に、ステップ＃２０３〜＃２０７の処理を実行する。

このような監視の処理によって、整理処理を実行する時期が訪れた共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲが見つけ出され、それぞれのユーザ調査情報７Ｄが整理処理対象テーブルＴＬＤに次々に格納される。つまり、整理処理を実行する時期的要件を満たした共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲが整理処理対象テーブルＴＬＤにリストアップされる。

図１０は整理処理実行可否判別処理の流れの例を説明するフローチャート、図１１は整理処理確定画面ＨＧ１の例を示す図である。

図３に戻って、整理実行可否決定部１０４は、整理実行日時監視部１０３の上述の処理によって整理処理対象テーブルＴＬＤに格納されたユーザ調査情報７Ｄに係る共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲに対して整理処理を施してもよいか否かを、例えば図１０のフローチャートのような手順で決定する。

なお、整理処理対象テーブルＴＬＤに複数のユーザ調査情報７Ｄが格納されている場合は、それぞれのユーザ調査情報７Ｄに係る共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲについて、図１０のフローチャートの処理を並列的に実行する。

図１０において、そのユーザ調査情報７Ｄのアクセス権情報７Ａをアクセス権テーブルＴＬＡ（図４参照）から呼び出し（＃２１１）、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲに対して整理処理を施してもよいか否かを、そのアクセス権情報７Ａに示される参照可能者（アクセス権を有するユーザ、共有者）に対して問い合わせる（＃２１２）。問合せは、例えば、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲのパスと整理処理を施してもよいか否かを回答するように要求するメッセージとを示す電子メールを各ユーザの電子メールアドレスに宛てて送信することによって行えばよい。ユーザの電子メールアドレスは、予めアドレス帳を用意しておき、それを参照すればよい。

ユーザは、その電子メールを自分の端末装置２で受信する。すると、端末装置２は、図１１に示すような、整理処理の対象をそのユーザに知らせる整理処理確定画面ＨＧ１を表示する。ここで、ユーザは、知らさせた共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲに整理処理を施してもよいか否かを、その右側の許可ボタンＢＮＡまたは反対ボタンＢＮＢを押すことによって意思表示する。そして、確定ボタンＢＮＣを押し、問合せに対する回答をファイル管理サーバ１に返信する。

整理実行可否決定部１０４は、その回答を受信し、その内容（整理処理を施してもよいか否か）をその回答者であるユーザと対応付けて、そのユーザ調査情報７Ｄの「調査結果」に書き込む（＃２１３）。既に、他のユーザからの回答が書き込まれている場合は、追記する。このようにして、整理処理の実行の許否の投票がなされ、各共有者の意見が調査される。なお、図１１のような整理処理確定画面ＨＧ１を表示する技術および端末装置２からの回答を受け付ける技術として、ＣＧＩ（Common Gateway Interface）またはＪａｖａＳｃｒｉｐｔなどの公知のＷｅｂ技術が用いられる。

すべての共有者からの回答を受信したら（＃２１４でＹｅｓ）、調査結果を分析する（＃２１５）。ここでは、全回答の数、整理処理を施すのを許可する旨の回答の数、整理処理を施さないで欲しい旨の回答の数、および全回答数に対する許可する旨の回答の数の割合などを求める。

なお、問合せを行ってから所定の時間が経過してもすべての回答が得られなかった場合は、回答を行わなかった共有者については整理処理を施すのを許可する旨の回答を行ったものとみなしてもよい。または、その所定の時間が経過するまでに得られた調査結果（回答）のみを対象に分析を行ってもよい。

その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの整理条件情報７Ｂを整理条件テーブルＴＬＢ（図５参照）から呼び出し（＃２１６）、ステップ＃２１５の分析結果がその整理条件情報７Ｂに示される共有ユーザ条件を満たしているか否かをチェックする（＃２１７）。

共有ユーザ条件を満たしている場合は（＃２１８でＹｅｓ）、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲに対して整理処理を実行することができると判別する（＃２１９）。

一方、共有ユーザ条件を満たしていない場合は（＃２１８でＮｏ）、整理処理を実行することができないと判別する（＃２２０）。そして、所定の期間だけ時期条件が延長されるようにその共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの整理条件情報７Ｂを書き換える（＃２２１）。

図３に戻って、共有ファイル管理部１０１は、整理処理を施してもよいと整理実行可否決定部１０４によって決定された共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲに対して、それぞれに応じた整理処理を施す。どのような整理処理を施すのかは、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの整理条件情報７Ｂに示される整理方法を参照すれば分かる。

例えば、ある共有ファイルＦＬの整理方法が「消去」である場合は、その共有ファイルＦＬを現在の保存場所から消去（削除）する。または、ある共有ファイルＦＬの整理方法が「Ｒドライブへの移動」である場合は、その共有ファイルＦＬをＲドライブの所定の場所（フォルダ）に移動（退避）させて現在の保存場所から消去する。

または、ある共有フォルダＦＲの整理方法が「消去」である場合は、原則として、その共有フォルダＦＲを、その中に保存されているすべてのファイルおよびサブフォルダごと消去する。

ただし、その共有フォルダＦＲの中に共有ファイルＦＬが保存されている場合は、前に述べたように、その共有ファイルＦＬについてはその共有フォルダＦＲの整理条件情報７Ｂではなくその共有ファイルＦＬの整理条件情報７Ｂが適用される。したがって、ここでは、その共有ファイルＦＬは消去しない。ある共有フォルダＦＲの整理方法が「Ｒドライブへの移動」である場合も同様に、原則として、その共有フォルダＦＲを、その中に保存されているすべてのファイルおよびサブフォルダごと、Ｒドライブの所定の場所に移動させて現在の保存場所から削除する。共有フォルダＦＲの中に共有フォルダＦＲが保存されている場合も同様に、後者の整理条件情報７Ｂが適用される。

共有ファイル管理部１０１は、整理処理対象テーブルＴＬＤに格納されているすべてのユーザ調査情報７Ｄに係る共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲの整理処理が完了したら、次回の整理処理（共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲの棚卸）の準備のために、その整理処理対象テーブルＴＬＤを共有ファイル情報記憶部１０２から削除させておく。

図１２は整理対象確認日時テーブルＴＬＥの例を示す図である。ところで、共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの共有者であるユーザは、整理処理を施してもよいか否かの問合せを受けると、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの内容を参照した上で、整理処理の実施を許可するか否かを決めることがある。

しかし、そうすると、従来のファイル管理方法では、その共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲが使用のために参照されたのではないにも関わらずその最終アクセス日が更新されてしまうので、時期条件（図５参照）を満たしているか否かの実質的な判断が難しくなる。

そこで、共有ファイル情報記憶部１０２は、図１２に示すような整理対象確認日時テーブルＴＬＥを有し、それに各共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲの整理対象確認日時情報７Ｅを格納する。この整理対象確認日時情報７Ｅに、整理処理の対象の内容を確認するために参照（アクセス）が行われた日時を示す「データ削除確認日時」の項目を設けておく。

そして、整理実行日時監視部１０３による整理処理実行可否判別処理（図１０参照）が共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲについて実行されている間は、ユーザがそれを参照したら、その参照日時（アクセス日時）をそれに係る最終アクセス日時情報７Ｃの最終アクセス日時に上書きする代わりに、それに係る整理対象確認日時情報７Ｅのデータ削除確認日時に上書きする。

図１３はファイル管理サーバ１の全体的な処理の流れの例を説明するためのフローチャートである。

次に、共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存されているデータの管理の処理の流れについて、フローチャートを参照して説明する。図１３において、ファイル管理サーバ１は、共有ファイル保存領域ＫＲＹに保存されている各共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲに整理処理を実行すべき時期が来たか否かを監視する（＃１）。監視の処理の手順は、前に図８で説明した通りである。

整理処理を実行すべき時期が来た共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲが見つかった場合は（＃２でＹｅｓ）、各共有者に対して整理処理の許否を問い合わせ、問合せの結果に基づいて、整理処理の実行の可否を判別する（＃３）。問合せの処理の手順は、前に図１０で説明した通りである。

整理処理の実行が可能であると判別された共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲがあった場合は（＃４でＹｅｓ）、それぞれに対応した整理方法によって整理処理を実行する（＃５）。

なお、共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを共有ファイル保存領域ＫＲＹから消去した後、それに係るアクセス権情報７Ａないし整理対象確認日時情報７Ｅは、各テーブルから消去しておく。

本実施形態によると、共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲを整理する前に、それを共有する各ユーザに対して意見を問い合わせ、その結果に応じてそれを棚卸のように整理した。よって、複数のユーザが共有するデータを従来よりも容易に整理できるようにすることができる。また、管理者の手間を軽減することができるので、管理コストを削減することができる。さらに、記憶媒体に保存されているデータ全体の有用度を向上させ、記憶媒体の効率的な活用を図ることができる。

また、共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲの用途に応じて整理処理の方法を決めることができるので、例えば活用しなくても保存しておくことに意義のあるデータや活用して初めて意義のあるデータなどが混在していても、簡単に整理することができる。

本実施形態では、整理処理を実行すべき共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲを、時期条件および共有ユーザ条件に基づいて判別（決定）したが、他の条件に基づいて判別してもよい。例えば、共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲそれぞれについて参照された回数および更新された回数をカウントし、それらの回数に基づいて利用度を算出する。そして、利用度が所定の値以下であるものに対して整理処理を実行すべき、と判別するようにしてもよい。または、利用度の低さの順位が所定の順位以上であるもの（例えば、利用度の低さが５番以内である共有ファイルＦＬまたは共有フォルダＦＲ）に対して整理処理を実行すべき、と判別するようにしてもよい。

本実施形態では、共有するデータをファイル単位で管理したが、テーブル単位で管理してもよい。または、テーブル内のレコード単位で管理してもよい。

本実施形態では、共有ファイルＦＬおよび共有フォルダＦＲをファイル管理サーバ１で一元的に管理する場合を例に説明したが、本発明は、Ｐ２Ｐ（Peer To Peer）のネットワークシステムを構成する各ノードにおけるデータの管理にも適用することができる。または、スタンドアロンのパーソナルコンピュータまたは情報家電などにおけるデータの管理にも適用することができる。

その他、データ共有システムＤＫＳ、ファイル管理サーバ１の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、テーブルの内容などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

データ共有システムの全体的な構成の例を示す図である。 ファイル管理サーバのハードウェア構成の例を示す図である。 ファイル管理サーバの機能的構成の例を示す図である。 アクセス権テーブルの例を示す図である。 整理条件テーブルの例を示す図である。 共有化処理の流れの例を説明するフローチャートである。 最終アクセス日時テーブルの例を示す図である。 整理処理時期監視処理の流れの例を説明するためのフローチャートである。 整理処理対象テーブルの例を示す図である。 整理処理実行可否判別処理の流れの例を説明するフローチャートである。 整理処理確定画面の例を示す図である。 整理対象確認日時テーブルの例を示す図である。 ファイル管理サーバの全体的な処理の流れの例を説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１ ファイル管理サーバ（共有データ管理システム）
１０１ 共有ファイル等管理部（共有データ整理処理手段）
１０２ 共有ファイル情報等記憶部（保存期限情報記憶手段）
１０４ 整理実行可否決定部（整理許否問合せ手段）
ＦＬ 共有ファイル（共有データ）
ＫＲＹ 共有ファイル保存領域（共有データ保存手段）

Claims (5)

1. 複数のユーザが共有するデータである共有データを保存する共有データ保存手段と、
   前記共有データを前記共有データ保存手段に保存しておく期限であって、前記複数のユーザのうちのいずれかのユーザにより前記共有データがアクセスされた日のうち現在の日時に最も近い日である最終アクセス日と、前記共有データに対応付けられて予め決められた条件と、に基づいて決定される期限が経過した場合に、当該共有データを整理してもよいか否かを、当該共有データを共有する各ユーザに対して問い合わせる、整理許否問合せ手段と、
   前記共有データを整理してもよい旨の回答が所定の数以上のユーザから得られた場合に、当該共有データを整理するための整理処理を行う、共有データ整理処理手段と、
   を有することを特徴とする共有データ管理システム。
2. 前記共有データ整理手段は、前記共有データの前記整理処理として、当該共有データを前記共有データ保存手段から消去する処理および他の記憶領域に移動させる処理のうちのいずれかを当該共有データの属性に応じて行う、
   請求項１記載の共有データ管理システム。
3. 前記共有データごとの前記期限を示す保存期限情報を記憶する保存期限情報記憶手段と、
   前記共有データを整理してもよい旨の回答が所定の数以上のユーザから得られなかった場合に、前記期限が延長されるように当該共有データの前記期限情報を更新する、期限更新手段、を有する、
   請求項１または請求項２記載の共有データ管理システム。
4. 記憶媒体に保存されている複数のユーザが共有するデータである共有データを管理する共有データ管理方法であって、
   前記共有データを前記記憶媒体に保存しておく期限であって、前記複数のユーザのうちのいずれかのユーザにより前記共有データがアクセスされた日のうち現在の日時に最も近い日である最終アクセス日と、前記共有データに対応付けられて予め決められた条件と、に基づいて決定される期限が経過した場合に、当該共有データを整理してもよいか否かを、当該共有データを共有する各ユーザに対して問い合わせ、
   前記共有データを整理してもよい旨の回答が所定の数以上のユーザから得られた場合に、当該共有データを整理するための整理処理を行う、
   ことを特徴とする共有データ管理方法。
5. 記憶媒体に保存されている複数のユーザが共有するデータである共有データを管理するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムあって、
   前記コンピュータに、
   前記共有データを前記記憶媒体に保存しておく期限であって、前記複数のユーザのうちのいずれかのユーザにより前記共有データがアクセスされた日のうち現在の日時に最も近い日である最終アクセス日と、前記共有データに対応付けられて予め決められた条件と、に基づいて決定される期限が経過した場合に、当該共有データを整理してもよいか否かを、当該共有データを共有する各ユーザに対して問い合わせる処理を実行させ、
   前記共有データを整理してもよい旨の回答が所定の数以上のユーザから得られた場合に、当該共有データを整理するための整理処理を実行させる、
   ことを特徴とするコンピュータプログラム。