JP4761535B2 - 文書管理装置及び方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置及び方法、プログラムに関し、特に、文書ファイルや画像ファイル等の印刷ジョブを実行する際に、当該文書ファイル等にウォータマークやアノテーション等のマーク情報を印刷することが可能な文書管理装置及び方法、プログラムに関する。

従来の文書管理システムには、自らが管理するデータファイルに対して、所定の描画オブジェクトを追加する機能を有するものが存在する。追加される描画オブジェクトは、いわゆるウォータマークやアノテーション、フォームオーバーレイ、バリアブルデータなどのスタンプやマークである。また、文書管理システムは、複数のアプリケーションソフトウェア（以下、単に「アプリケーション」という）により作成された複数のファイルを結合してバインダとして管理する機能を有し、当該バインダに対してマーク等を付加することもできる。一方、アプリケーションの中には、文書管理システムと同様に、マーク等を付加する機能を持つものが存在する。

そのため、１つのバインダ上には複数の種類のマークが付加される可能性がある。例えば、社外秘のファイル同士を結合して社外秘のバインダを作成し、当該バインダを文書管理システムにて印刷する場合、元ファイルの中には「社外秘」のマークが付加されたものが存在する一方、付加されていないものも存在する。そこで、マークが付加されていないものも考慮して、そのバインダに対して「社外秘」マークを付加して印刷ジョブを実行すると、印刷結果には複数のフォーマットの「社外秘」マークが混在することになり、統一感のない印刷結果が得られることとなる。

また、全てのマークが「社外秘」で統一されている場合を例にあげたが、結合するファイルに「丸秘」、「Confidential」等の統一されていないマークが付加されている場合は、さらに統一感のない印字結果が得られることになる。こうした問題を解決するために、スタンプやマークなどの追加描画オブジェクトを編集可能にすることで、ユーザが統一感のある印刷結果を得る技術が提案されている（特許文献１参照）。

一方、プリンタドライバには、印刷ジョブに対してマークを付加する機能を持つものが存在する。さらにマークの貼り付け作業がプリンタ等のデバイスにおいて行われることがある。そのため、印刷時の付加情報であるアノテーションをそれぞれのファイルに関連付けることで、当該アノテーション情報の印字が可能で最適なプリンタの検索を行って印刷を実行する技術が提案されている（特許文献２参照）。
特開２００４−５５７６号公報 特開２００４−１１８５０９号公報

しかしながら、上記特許文献１に記載された従来技術では、マーク等に対する編集を可能にしているが、統一感のあるマークが付加された出力結果を得るためには、「社外秘」や「Confidential」などの複数種の異なるマークをそれぞれ手作業で編集しなければならず、高効率化が求められている。

上記特許文献２に記載された従来技術は、データファイルに対するアノテーション情報を一元管理し、当該アノテーション情報の印字が可能で最適なプリンタの検索を行えるようユーザに提示することが可能になっている。ところが、実際に文書ファイルや画像ファイル等のデータファイルにマークを付加する場所（アプリケーション、ドライバ、デバイスなど）を変更するものではないため、データフォーマットやファイルの格納場所によっては、マーク画像が悪くなったり、パフォーマンスを落とすという問題がある。そのため、ユーザは文書管理システムやプリンタの種類を考慮して、どのタイミングでマークを付加するか決定しなければならない。

従来の文書管理システムでは、複数のページに様々なフォーマットが混在したデータを扱うことができる。また、文書管理システムでは、ページごと或いはファイル全体に対して、スタンプやマーク等の指示ができる。しかしながら、どのサービスがマークの付与を担うべきかを指定できなかった。従って、例えば、デバイスジョブ文書のフォーマットが混在しているにも関わらず、文書管理システムがデバイスジョブ文書に対してマークの付与を行ってしまい、パフォーマンスの点でも画質の点でも劣ることがある。

本発明は、上記問題に鑑みて成されたものであり、第一の目的は、複数種のマークをそれぞれ編集することなく、マークを共通する意味を持つマークに置換し、統一感のある印刷出力を効率よく得ることができる文書管理装置及び方法、プログラムを提供することにある。

また、本発明の第二の目的は、様々なフォーマットが混在したデータを扱う場合であっても、適切なマーク押印サービスを決定することにある。

上記目的の少なくとも１つを達成するために、請求項１記載の文書管理装置は、複数のマークが属するグループを特定するためのグループ情報と各グループの筆頭のマークを示す筆頭情報と各マークの内容とを含むマーク情報管理テーブルを記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶されたマーク情報管理テーブルに基づき、ファイルにおけるページ内に使用されているマークがグループの筆頭マークであるか否かを判断し、筆頭マークでないと判断した場合は、前記ページ内に使用されているマークを筆頭マークに置換する置換手段と、前記置換手段により筆頭マークに置換されたマークであって同じページ内の同じグループのマークを一つにまとめる手段とを有することを特徴とする。

上記目的の少なくとも１つを達成するために、請求項３記載の文書管理方法は、複数のマークが属するグループを特定するためのグループ情報と各グループの筆頭のマークを示す筆頭情報と各マークの内容とを含むマーク情報管理テーブルを記憶する文書管理装置における文書管理方法であって、前記マーク情報管理テーブルに基づき、ファイルにおけるページ内に使用されているマークがグループの筆頭マークであるか否かを判断し、筆頭マークでないと判断した場合は、前記ページ内に使用されているマークを筆頭マークに置換する置換ステップと、前記置換ステップにて筆頭マークに置換されたマークであって同じページ内の同じグループのマークを一つにまとめるステップとを有することを特徴とする。

上記目的の少なくとも１つを達成するために、請求項５記載のプログラムは、複数のマークが属するグループを特定するためのグループ情報と各グループの筆頭のマークを示す筆頭情報と各マークの内容とを含むマーク情報管理テーブルを記憶する文書管理装置で実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラムであって、前記マーク情報管理テーブルに基づき、ファイルにおけるページ内に使用されているマークがグループの筆頭マークであるか否かを判断し、筆頭マークでないと判断した場合は、前記ページ内に使用されているマークを筆頭マークに置換する置換ステップと、前記置換ステップにて筆頭マークに置換されたマークであって同じページ内の同じグループのマークを一つにまとめるステップとを文書管理装置に実行させることを特徴とする。

本発明によれば、複数種のマークをそれぞれ編集することなく、共通する意味を持つマークに置換することができ、統一感のある印刷出力を効率よく得ることができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理方法が適用された印刷システムのハードウェア構成を示すブロック図である。

図１において、本印刷システム（文書管理システム）は、情報処理装置であるホストコンピュータ１０００と印刷装置であるプリンタ３０００とが双方向性のインターフェース３１を介して接続された構成となっている。なお、図示では、ホストコンピュータ１０００とプリンタ３０００とが各１台ずつ例示されているが、これに限らず、複数のプリンタやサーバ、複合機等が接続されていてもよい。また、インターフェース３１は、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネット等のネットワークであってもよい。

図１において、ホストコンピュータ１０００では、コンピュータ本体２０００に対して入力デバイスであるキーボード９、表示デバイスであるＣＲＴ１０、及びハードディスク１１が外部装置としてそれぞれ接続され、１つのコンピュータシステムが実現されている。

コンピュータ本体２０００は、基本的な構成要素として、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１と、ＲＡＭ（Random-Access Memory）２と、ＲＯＭ（Read-Only Memory）３と、キーボードコントローラ（ＫＢＣ）５と、ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）６と、ハードディスクコントローラ（ＨＤＣ）７と、プリンタコントローラ（ＰＲＴＣ）８と、システムバス４とを備える。

ＣＰＵ１は、ＲＯＭ３やハードディスク１１に記憶された制御プログラムやアプリケーションソフトウェア（以下、単に「アプリケーション」という）をＲＡＭ２に展開して後述する処理を実行するものである。ＫＢＣ５は、キーボード９からの入力を制御するものである。ＣＲＴＣ６は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）１０の表示を制御するものである。ＨＤＣ７は、ハードディスク１１に対して入出力の制御を行う。

ＰＲＴＣ８は、インターフェース３１を介してプリンタ３０００に接続し、当該プリンタ３０００内のプリンタコントローラ部４０００との間の通信制御を行っている。これらＣＰＵ１、ＲＡＭ２、ＲＯＭ３、ＫＢＣ５、ＣＲＴＣ６、ＨＤＣ７、及びＰＲＴＣ８は、それぞれシステムバス４によって互いに接続され、ＣＰＵ１により総括的に制御されている。

ユーザは、アプリケーションを利用して作成した文書ファイルや画像ファイルを印刷する場合、ホストコンピュータ１０００からプリンタ３０００に対して当該文書ファイル等の印刷ジョブを送信して印刷処理を実行させる。

プリンタ３０００では、プリンタコントローラ部４０００に対して印刷機構部２８（プリンタエンジン）、ハードディスク２９、及び操作パネル３０がそれぞれ接続されている。

プリンタコントローラ部４０００は、基本的な構成要素として、ＣＰＵ２１と、ＲＡＭ２２と、ＲＯＭ２３と、入出力部２５と、印刷部２６と、ハードディスクコントローラ（ＨＤＣ）２７と、バス２４とを備える。

ＣＰＵ２１は、プログラム用ＲＯＭであるＲＯＭ２３に記憶された制御プログラム等に基づいて、バス２４に接続される各種のデバイスとのアクセスを総括的に制御する。また、ＣＰＵ２１は、印刷部２６を介して印刷機構部２８に印刷データとして画像信号を出力する。また、ＣＰＵ２１は、入出力部２５を介してホストコンピュータ１０００との通信処理が可能となっており、プリンタ３０００内の情報等をホストコンピュータ１０００に通知可能に構成されている。

ＲＡＭ２２は、ＣＰＵ２１の主メモリ、ワークエリアなどとして機能し、図示していない増設ポートに接続されるオプションＲＡＭによりメモリ容量を拡張することができる。なお、ＲＡＭ２２は、ホストコンピュータ１０００より受信した、印刷コマンド群からなる印刷データや画像ビットマップデータを格納しておくための描画メモリやビデオ信号情報格納領域等としても使用される。

ハードディスク２９は、ＨＤＣ２７により制御され、後述するスタンプやマークなどの情報や印刷ジョブを保存するためのＢＯＸとして使用される。スタンプ等の情報としては、例えば、ウォータマークやアノテーション、フォームオーバーレイ、バリアブルデータなどが挙げられる。

操作パネル３０は、ユーザがプリンタ３０００を操作する際のユーザインターフェースであり、各種スイッチやＬＥＤ（Light Emitting Diode）表示機器、タッチパネル式の液晶パネルなどで構成される。

なお、プリンタ３０００は、本発明の機能を実現できる装置であればシングルファンクションプリンタであっても、スキャナ機能やコピー機能、Ｆａｘ機能等の複数の機能を備えたマルチファンクションプリンタであってもよい。また、本実施の形態では、印刷機構部２８としてレーザービームプリンタによる印刷機構を想定しているが、インクジェットの印刷機構を用いても、サーマルプリンタなど他のプリント方式を用いてもよい。

図２は、図１の印刷システムの機能的構成を示すブロック図である。

図２において、コンピュータ本体２０００は、図１の印刷システムにおけるサーバ又はクライアントとして機能し、印刷データとしての印刷制御コマンドやビットマップ画像から成る印刷ジョブをプリンタ３０００に出力する。

コンピュータ本体２０００は、文書管理システム１００と、プリンタドライバ２００と、文書管理システム１００により管理される文書ファイルや画像ファイル等を作成するためのアプリケーション４６と、グラフィック・デバイス・インターフェース（ＧＤＩ）４７と、プリンタドライバ２００により生成されたデータを一時的に格納するプリントスプーラ４８とに機能的に大きく分けられる。プリンタドライバ２００は、印刷データ生成処理部４２と、プリンタ制御コマンド生成処理部４４とで構成されている。

コンピュータ本体２０００では、上述したＣＰＵ１、ＲＡＭ２、ＲＯＭ３、及びハードディスク１１などのハードウェアがＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）、ＵＮＩＸ（登録商標）、及びＭａｃ（登録商標）ＯＳ等の基本ＯＳ（Operation System）と呼ばれるソフトウェアにより制御され、その基本ＯＳ上で応用ソフト（アプリケーション）が動作する構成になっている。なお、基本ＯＳによっては、上記名称や機能的な枠組みが若干異なる場合があるが、本実施の形態で説明する各技術的機能が実現できるモジュールであれば、どのような名称や枠組みであってもよい。

また、モジュールであるＧＤＩやプリンタドライバは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳにおける固有名称であるが、他の基本ＯＳにおける同等の機能として、例えば、グラフィックカーネルなどと呼ばれるモジュールで実現されている。また、プリントスプーラ４８についても、プリント・キューと呼ばれるモジュールに処理を組み込むことによって実現可能である。

プリンタドライバ２００は、これらのアプリケーションの１つと位置付けられるものである。アプリケーション４６は、基本ＯＳ上で動作する、例えば、ワープロや表計算などのアプリケーションである。また、アプリケーション４６は、任意のタイミングで複数起動させることができる。

次に、任意の画像編集ソフトをアプリケーション４６として使用した場合の印刷処理について説明する。

ユーザがアプリケーション４６を利用して画像の編集作業を行い、その画像を印刷する場合には、ＣＲＴ１０上に表示される印刷メニューをキーボード９やマウスなどのポインティングデバイス（不図示）により選択して印刷を実行させる。

アプリケーション４６は、基本ＯＳが有する機能の一部であるＧＤＩ４７をコールする。このＧＤＩ４７は、画面表示を行うＣＲＴ１０等の表示デバイスや印刷出力を行うプリンタ３０００等の印刷デバイスを司る基本関数群である。コンピュータ本体２０００では、この基本関数群を利用することでコンピュータの機種（ハードウェア）に依存する部分を意識することなく、アプリケーション４６を動作させることが可能である。

ＧＤＩ４７は、プリンタの機種に依存する情報を管理するプリンタドライバ２００からプリンタ３０００の持つ描画能力や印刷解像度などの情報を取り込み、アプリケーション４６からコールされたＡＰＩ（Application Program Interface）関数を処理する。そして、その処理内容に応じてプリンタドライバ２００がＧＤＩ４７に対して提供する関数をコールする。この関数は、予め決められたインターフェース（Device Driver Interface：「ＤＤＩ」）になっており、プリンタドライバ２００の作成者は、このＤＤＩから実際のプリンタへデータを出力するためのデータ変換を中心にして、プリンタドライバ２００を作成することとなる。

プリンタドライバ２００は、ＧＤＩ４７から受け取ったＤＤＩ情報と、当該プリンタドライバ２００により表示されるグラフイカル・ユーザ・インターフェース（ＧＵＩ）上でユーザにより設定された印刷環境設定に基づいて、印刷データ生成処理部４２及びプリンタ制御コマンド生成処理部４４にて所定の処理を行い、印刷データ及び制御コマンドを生成する。つづいて、生成された印刷データ及び制御コマンドをプリントスプーラ４８に対して送出する。これら印刷データ及び制御コマンドは、プリントスプーラ４８からＰＲＴＣ８を経由してプリンタ３０００へ送出される。

上述したように、文書ファイルや画像ファイル等のデータにマークを付加すべきプログラムとして、アプリケーション４６が設定されているときは、当該アプリケーション４６がＡＰＩを用いてマークを出力するようデータを処理し、プリンタドライバ２００が設定されているときは、当該プリンタドライバ２００がＡＰＩを用いてマークを出力するようデータを処理する。

次に、プリンタ３０００のソフトウェア構成について説明する。

プリンタ３０００は、プリンタコントローラ部４０００と、操作パネル３０と、印刷機構部２８とに機能的に大きく分けられる。

プリンタコントローラ部４０００は、コンピュータ本体２０００との接続部として機能する入出力部２５と、コンピュータ本体２０００から受信した印刷データの制御コマンドを解析するコマンド解析部５０と、画像処理実行部５１と、印刷制御処理実行部５３と、ページメモリ５６と、出力制御部５７と、ＢＯＸ情報管理部５４と、ＢＯＸ５５とで構成される。

ここで、上記各部の動作について説明する。

入出力部２５を介してコンピュータ本体２０００から受信した印刷データ及び制御コマンドは、必要に応じてコマンド解析部５０や画像処理実行部５１により読み出されて処理される。

ＢＯＸ５５は、ハードディスク２９内に設けられた記憶領域である。ＢＯＸ５５には、プリンタ３０００にてデータファイルに対して押印（マーキング）されるマーク情報が格納されている。ＢＯＸ５５に格納されたマーク情報は、画像処理実行部５１や入出力部２５を介して外部から参照することができる。また、操作パネル３０からユーザが指定することにより参照することが可能となっている。

画像処理実行部５１は、ＢＯＸ５５に格納されたマークの情報などを使用する際にＢＯＸ情報管理部５４とやり取りをし、ＢＯＸ５５からマークの情報を取得する。また、画像処理実行部５１は、文字や画像の各オブジェクトを画像処理しながらページメモリ５６に逐次展開し、圧縮された画像データの展開を行う。

ページメモリ５６は、画像データの展開処理と印刷機構部２８へのビデオ信号の出力との追いかけ競争、つまりバンディング制御によって管理されており、十分なメモリ容量がある場合は、１ページ分の画像データの展開可能な領域が確保される。

出力制御部５７は、ページメモリ５６に展開された画像データをビデオ信号に変換処理して印刷機構部２８へ転送する。印刷制御処理実行部５３は、画像処理実行部５１とタイミングを取りながら、その画像データの転送処理を制御している。印刷機構部２８は、出力制御部５７から受け取ったビデオ信号を画像として記録紙に形成する。

次に、図２の文書管理システム１００により管理されるマーク情報管理テーブルについて図３を参照して説明する。

図３は、図２の文書管理システム１００により管理されるマーク情報管理テーブルの詳細を示す図である。

図３において、マーク情報管理テーブル３００は、複数のアプリケーションにより作成された複数のファイルを１つのファイルに結合したバインダに付加されている複数種のマークを、これらと同一の意味を有するマーク（筆頭マーク）に統一するための管理テーブルである。マーク情報管理テーブル３００は、文書管理システム１００によりハードディスク１１内に保持されている。

マーク情報管理テーブル３００では、グループＩＤ１１０、サブＩＤ１１１、筆頭マーク当否１１２、マークの種類１１３、押印位置１１４、ユーザにより定義されたマークの格納場所１１５、及びマークの格納場所１１６が管理される。

マークの種類１１３には、文書管理システム１００により現在管理されているマークの種類が登録されている。マークの種類としては、例えば、図示のように「Confidential」や「コピー不可」などがある。登録されるマークは、任意のアプリケーションにより付加されるものであっても、文書管理システム１００が有するマーキング機能を用いて付加されるものであってもよい。

任意のアプリケーションにより付加されたマークは、印刷出力の際にＸＭＬ（eXtensible Markup Language）などの汎用的な情報で出力されたものであれば、文書管理システム１００が認識して管理することが可能である。また、保存形式のフォーマットが公開されているアプリケーションにより作成されたファイルであれば、その情報を元に文書管理システム１００が認識することもできる。

一方、文書管理システム１００の機能を用いて付加されるマークは、任意のアプリケーションで作成されたファイルにおける任意のページに対して、文書管理システム１００が有するマーク機能により付加されるものである。この機能を用いることで、例えば、複数のアプリケーションによりそれぞれ作成された複数のファイルを１つのファイルに結合してバインダを作成し、作成したバインダに対して同一フォーマットのマークを押印することが可能となっている。

マーク情報管理テーブル３００に登録されるマークは、全てグループ化されている。例えば「Confidential」と「丸秘」は同じグループとして管理されている。同じグループのマークとは、ユーザにとって似たような目的で用いられるマークのことであり、ユーザが共通する目的であると指定したものを指している。これらのグループ分けは、ユーザが任意に行うことができる。また、ユーザはマークの新規追加、変更することもできるようになっている。

それぞれのグループにはグループＩＤが割り当てられており、グループＩＤ１１０に登録されている。また、同じグループ内でのマークの識別用にサブＩＤが割り当てられ、サブＩＤ１１１として登録されている。これにより、ユーザ又は文書管理システム１００がグループＩＤとサブＩＤを特定することで、該当するマークを特定することができる。

筆頭マーク当否１１２には、同一グループとして登録された複数のマークのうち１つが筆頭マークとして設定されている。筆頭マークとは、そのグループ内の複数のマークの中でユーザが最も使用を望むものである。文書管理システム１００では、文書ファイルや画像ファイル等のデータにそれぞれ付加された各種のマークやスタンプを認識し、これらから共通の意味を持つものをグループ化する。そして、同一グループ内の複数のマークの中からユーザが最も使用を望むものが筆頭マークとして設定される。

押印位置１１４は、データ上のマークの押印位置が登録されている。筆頭マーク押下時には押印位置１１４で指定された部分（座標）にマーキングされる。なお、この座標は、印刷領域の中心位置に対するマーク中心位置の相対座標を示している。また、押印位置１１４ではマークの印刷する向き（例えば、水平、右上がり等）が登録されている。

ユーザ定義のマーク格納場所１１５は、マークが文書管理システム１００内の別のファイル（ビットマップ等）で管理されている場合に、そのファイルのパスが文字列として登録されている。

マーク格納場所１１６は、該当するマークの格納場所が登録されている。図３において、ＤＭは該当するマークが文書管理システム１００内に存在し、管理されていることを示す。Ｆは印刷対象として入力されたデータファイル内に存在していることを示す。ＤＶはボックス情報管理部５４に存在し、管理されていることを示す。

次に、文書管理システム１００により管理されるマーク押印サービステーブル（押印サービステーブル）について図４を参照して説明する。

図４は、文書管理システム１００により管理されるマーク押印サービステーブルの詳細を示す図である。

図４において、マーク押印サービステーブル４００は、マークを付加する対象となるデータのファイルフォーマットと、当該データに付加可能なマークの格納場所と、筆頭マークの押印に最適なサービス（プログラムやデバイス等）とを管理するための管理テーブルである。

マーク押印サービステーブル４００では、ファイルフォーマット１２０、マークの格納場所１２１、及びマークの押印サービス１２２が管理される。

ファイルフォーマット１２０には、マークを付加する対象となるデータの「ファイルフォーマット」情報（例えば、ＴＩＦＦ/JPG/ＢＭＰ、デバイスＪｏｂ文書、アプリケーションファイル等）が登録される。マークの格納場所１２１には、マークが格納された場所（例えば、ファイル内部（Ｆ）、文書管理システム内部（ＤＭ）、及びデバイス内部（ＤＶ）等）が登録される。マークの押印サービス１２２には、マーク押印に適したプログラム情報（例えば、プログラムやプリンタドライバ、デバイス等）が登録される。なお、ファイルフォーマット１２０における「デバイスＪｏｂ文書」は、例えば、プリンタ３０００内のハードディスク２９に格納された文書ファイルのことであり、本実施の形態では、文書管理システム１００上でバインダ操作等が可能なファイルを意味する。

マーク押印サービステーブル４００は、コンピュータの性能やプリンタの性能に応じて個々に作成されるものである。また、上述したマーク情報管理テーブル３００と同様に、ユーザによる編集が可能となっており、プリンタの機能が一部使用不能となった場合にも対応できるようになっている。

文書管理システム１００は、マーク押印サービステーブル４００を参照することで、マークを付加する対象となるデータのファイルフォーマットとマークの格納場所から、実際にマークを押す最適なサービス、すなわちプログラムやプリンタドライバ、デバイス等を得ることができる。

図５は、文書管理システム１００にて表示される表示画面の一例を示す図である。

図５において、表示画面２０２は、文書管理システム１００のグラフィカル・ユーザー・インターフェース（ＧＵＩ）によりＣＲＴ１０に表示される画面である。表示画面２０２では、管理されている文書ファイルのフォルダ構成がツリー状に画面左側に表示される。そこでアクティブになっているフォルダ内に格納されたファイルやバインダ等が画面右側にプレビュー画面として表示されている。

画面右側には、アプリケーションにより作成されたファイルを含むコンピュータ上で管理されているファイルの他に、プリンタ３０００内のＢＯＸ５５に格納されているファイルなども表示される。これにより、ＢＯＸ５５に格納されたファイルとホストコンピュータ１０００に格納されたファイルとを結合して、バインダを作成することも可能となっている。

これらファイルやバインダは、それぞれ複数のページで構成されている。そして、文書管理システム１００の機能を用いて、例えばメニューにて指定又はマウス操作による指定することにより、それらのページに対して任意のマークを押印することができるようになっている。また、マークの編集作業も文書管理システム１００の機能を用いて行うことができる。

図６は、文書管理システム１００により管理されるマークの制御情報の一例を示す図である。

マーク制御情報２０３は、データに付加されたマークやスタンプ等に関する制御情報であり、例えば、図６に示すようなＸＭＬ形式で記述されている。符号２０４は、当該データの最初のページにおいて、ファイルフォーマットが「ＴＩＦＦ」のページに対して、マークＩＤ：「１Ａ」，「２Ｂ」というマークが押印されていることを示している。

次に、図１の印刷システムにおける文書管理方法の動作処理について図７〜図１０を参照して説明する。

図７は、文書管理システム１００により所定のファイルの印刷時に実行されるマーク管理処理を示すフローチャートである。

文書管理システム１００に対して印刷指示と印刷対象となるデータ（例えば、アプリケーションデータ等）が入力されると本処理が開始される。まず、文書管理システム１００は、印刷対象となるデータとともに入力されるマーク制御情報を解析して認識する。ここで、印刷対象となるデータとともに入力されるマーク制御情報の一例を図１１に示す。

図１１において、マーク制御情報は、図６に示したようにＸＭＬ形式で記述されている。このマーク制御情報とともに入力される印刷対象となるデータであるアプリケーションデータは、複数のアプリケーションによりそれぞれ作成され出力された複数のファイルが結合されたバインダ形式のデータファイルである。

図７に戻り、はじめにステップＳ１３２〜Ｓ１３７の処理を繰り返し、印刷対象となるデータの全てのページに対して繰り返して行う。

ステップＳ１３２では、まず、マーク制御情報を解析し、印刷対象となるデータの最初のページに付加されているマークの数を調べる。本ステップでは、アプリケーション４６により押印されたマークや文書管理システム１００の機能により押印されたマーク、プリンタ３０００等のデバイスにより押印されるマークなどをサーチする。

図１１に示すように、本実施の形態では、マーク制御情報にデータファイル全体の名前として「ＭＦＰ」（符号１１０１）が記述されている。また、マーク制御情報において、ページごとにページフォーマットとマークＩＤを指定することができる。例えば、図１１に示すマーク制御情報には、１ページ目のページフォーマットが「ＴＩＦＦ」（符号１１０２）であることが記述されている。また、２ページ目のページフォーマットが「Device Job」（符号１１０５）であることが記述されている。

マークＩＤは、図３に示したマーク情報管理テーブル３００のグループＩＤとサブＩＤとで構成されたものである。図１１に示すマーク制御情報には、１ページ目にマークＩＤ：「２Ｂ」（符号１１０３）、「３Ｂ」（符号１１０４）のマークが付加されている。そのため、図３のマーク情報管理テーブル３００によれば、マークＩＤ：「２Ｂ」に基づき、入力データの１ページ目には「コピー不可」のマークが印刷領域の原点座標（０，０）から右上がりに付されていることになる。また、マークＩＤ：「３Ｂ」に基づき、「参考配布」のマークが原点座標（０，０）から右上がりに付されていることになる。

２ページ目には、マークＩＤ：「２Ａ」（符号１１０６）が記述されているので、「コピー禁止」のマークが座標（１０，２０）の位置に水平に付されていることになる。

また、アノテーションについては、マークＩＤを用いずに直に記述することもできる（符号１１０７）。この場合、文書管理システム１００は、後述する図８のマークのＩＤ管理処理において、ステップＳ１６０へ処理が進んだものとする。すなわち、文書管理システム１００が、ステップＳ１６０において、マーク情報管理テーブル３００に未登録のマーク（符号１１０７）に対応するマークＩＤを「１Ｄ」として登録する。

また、マークＩＤ：「１Ｄ」のマークの格納場所が「ＤＭ」であることから、この情報もマーク情報管理テーブル３００に登録され、当該テーブルが更新される。この登録に応じてマーク情報管理テーブル３００が書き換えられる。本実施の形態では、「Confidential」のテキストデータが座標（１００，２００）の位置に付されていることになる。符号１１０８は、バインダに含まれるページ全体にマークＩＤ：「２Ｂ」のマークを付加する指示である。このように、文書管理システム１００はマーク制御情報を解析して認識する。

次に、マークの数が把握できたところで全てのマークに対して、ステップＳ１３３からステップＳ１３５の処理を実行する。

ステップＳ１３３では、後述するマークのＩＤ管理処理を行う。このマークのＩＤ管理処理は、例えば、ステップＳ１３２でサーチされた複数のマークの中から選択された１つが新規なマークである場合に、当該新規なマークをマーク情報管理テーブル３００に登録する処理である。

次に、ステップＳ１３３においてマークのＩＤ管理処理が終了した後、後述する筆頭マークへの置換処理を行う（ステップＳ１３４）。筆頭マークへの置換処理は、ステップＳ１３３で選択されたマークを、マーク情報管理テーブル３００における同一グループ内の筆頭マークに置換する処理である。これにより、例えば、あるページ内に「Confidential」と「丸秘」という２種類のマークが付加されている場合、これらのマークがそれぞれ、マーク情報管理テーブル３００にてユーザにより予め筆頭マークに指定された「Confidential」に置き換えられることになる。

同一ページ内の全てのマークに対してステップＳ１３３のマークのＩＤ管理処理とステップＳ１３４の筆頭マークへの置換処理が終了した後にステップＳ１３６の処理へ移行する。

筆頭マークへの置換処理は後述するが、文書管理システム１００は、１ページ目のステップＳ１３４において、図１１に示すマーク制御情報を置換して図１２に示すマーク制御情報を出力する。すなわち、マーク情報管理テーブル３００において、マークＩＤ：「２Ａ」が筆頭マークであり、マークＩＤ：「３Ａ」が筆頭マークであるので、それ以外のマークがページ内に付加されているときはそれぞれが筆頭マークに置換される。上記ステップＳ１３３，Ｓ１３４は同一ページ内の全てのマークに対して繰り返し行われる（ステップＳ１３５）。

この結果、図１１に示したマーク制御情報に記載された各種マークのうち、１ページ目に付されたマーク（符号１１０３，１１０４，１１０６，１１０８）は、それぞれ筆頭マークに置換される。本実施の形態では、文書管理システム１００が、図１１に示すマーク制御情報と図３に示すマーク情報管理テーブル３００に基づいて全てのマークを筆頭マークに置換する。例えば、図１１に示す符号１１０３が図１２に示す符号１２０１に、図１１に示す符号１１０４が図１２に示す符号１２０２にそれぞれ置換される。また、図１１に示す符号１１０８は図１２に示す符号１２０５に置換される。

次に、ステップＳ１３６では、同じページ内に同じマークＩＤのマークがあったときにそれを１つにまとめる。すなわち、筆頭マークに置換されたマーク（図１２の符号１２０１，１２０２，１２０５）のまとめ処理を行う。

１ページ目には、マークＩＤ：「２Ａ」（符号１２０１）が設定されている。一方、バインダに含まれるページ全体にもマークＩＤ「２Ａ」（符号１２０５）が設定されている。このように、マークＩＤが重複していることから、１ページ目のマークＩＤ：「２Ａ」（符号１２０１）は削除される。

２ページ目の処理は次のようになる。図１３における符号１３０３は、ステップＳ１３３の処理の中で、後述する図８のステップＳ１５６においてマーク情報管理テーブル３００へマークＩＤ：「１Ｄ」として新規に登録され、同図のステップＳ１５８において、グループ１の筆頭マークに設定される。さらに、図１３において、マークＩＤ：「２Ａ」（符号１３０２）がマークＩＤ：「２Ａ」（符号１３０４）と重複するため、これらをステップＳ１３６の処理で１つにまとめることができる。

ステップＳ１３７の処理が終了すると、図１４に示すマーク制御情報が出力される。図１４において、ページ全体にマークＩＤ：「２Ａ」のマークが設定される（符号１４０３）。また、１ページ目にはマークＩＤ：「３Ａ」（符号１４０１）が、２ページ目にはマークＩＤ「１Ｄ」（符号１４０２）が設定される。

ステップＳ１３６では、同じページ内に同じマークＩＤのマークがあったときにそれを１つにまとめる。例えば、アプリケーション４６により「丸秘」マークが付加されたファイルを「社外秘」マークが付加された別のファイルに結合したバインダなどに対して、文書管理システム１００上で「社外秘」マークを付加した場合では、ステップＳ１３５において「丸秘」マークと「社外秘」マークとはどちらも「Confidential」マークに置換されるが、同じページ内に２つの「Confidential」マークが重複して存在することになってしまう。そこで１つにまとめる作業が必要となる。

ステップＳ１３２からＳ１３７の処理をファイル内の全てのページに対して行うことで、全てのページのマークがユーザにより予め指定された筆頭マークに置き換わり、同一ページ上に共通する意味を持つ複数種のマークが存在するという状況を解消することができる。

次に、ステップＳ１３８では、押印が決定された筆頭マークに対して、それぞれ後述するマーク押印サービスの決定処理を行う。

まず、文書管理システム１００は、マークＩＤ：「３Ａ」に注目し、１ページ目に対して、マーク押印サービステーブル４００に基づいて、ページファイルフォーマットの調査を行う（図１０のステップＳ１８２）。例えば、図１５の符号１５０１に示すように、１ページ目のフォーマットが「ＴＩＦＦ」と特定される。このとき、文書管理システム１００は、このＴＩＦＦデータに対して、文書管理システム内部にある（図３のマーク格納場所１１６参照）データ（符号１５０２のマークＩＤ：「３Ａ」）を文書管理システム１００により押印することが望ましいと判断する。マークＩＤ：「３Ａ」のマークの格納場所は、図３のマーク情報管理テーブル３００に管理されている。マークＩＤ：「３Ａ」が他のページにも押印されている場合は、後述するように、それぞれ望ましいマーク押印サービスを調査して最適なマーク押印サービスを決定する。

本実施の形態では、１ページ目のマークＩＤ：「３Ａ」のマーク押印サービスが、文書管理システムに決定される。図１５の符号１５０２に示すように、「Ｓｅｒｖｉｃｅ＝ＤＭ」と設定されているが、これはマーク押印サービスが文書管理システム１００に設定されていることを意味する。

次に、マークＩＤ：「１Ｄ」に注目し、２ページ目の調査を行う。図１５の符号１５０３に示すように、２ページ目のフォーマットは「Device Job」と特定される。そして、マークＩＤ：「１Ｄ」は文書管理システム１００内のユーザにより定義されたマークである。これにより、２ページ目のマークＩＤ：「１Ｄ」のマーク押印サービスは、プリンタドライバ（ＤＲＶ）に決定される。そして、文書管理システム１００は、この決定結果をマーク制御情報に対して反映させる（符号１５０４）。

図１５の符号１５０５に示すマークＩＤ：「２Ａ」は、当該マークのマーク押印サービスがアプリケーションファイルのバインダ（つまり、全てのページ）に設定されていることを意味する。そして、マークＩＤ：「２Ａ」のマークはデバイス内部（ＤＶ）に格納されている（図３のマーク格納場所１１６参照）。よって、マーク押印サービスは、デバイスに決定される。このように、マーク押印サービスが全ページに対して繰り返し判定され、決定される。そして、文書管理システム１００は、これらの決定結果を図１５に示すようにマーク制御情報に対して反映させる。

つづいて、全ての筆頭マークに対して最適なサービスを決定したか否か判別し（ステップＳ１３９）、決定していないときは、ステップＳ１３８へ戻る一方、決定したときは、本処理を終了する。本処理が終了した後、文書管理システム１００は、後述する図１５に示すマーク制御情報を出力する。

図８は、図７のステップＳ１３３におけるマークのＩＤ管理処理の詳細を示すフローチャートである。

図８において、まず、図７のステップＳ１３２でサーチされた複数種のマークの中から選択された１つが、マーク情報管理テーブル３００にて登録されているか否かを判別する（ステップＳ１５１）。この判別の結果、既に登録済みであるときは、リターンする。

一方、登録済みでないときは、マーク情報管理テーブル３００に予め登録されているユーザ定義マークと比較する（ステップＳ１５２）。つづいて、当該マークがユーザ定義マークに存在するか否かを判別し（ステップＳ１５３）、存在したときには、該当するユーザ定義マークのグループＩＤ及びサブＩＤを特定し（ステップＳ１５９）、リターンする。

一方、登録済みマークでもなく、且つユーザ定義マークにも該当するものがないときは（ステップＳ１５３でＮＯ）、現在までに管理されていない新規のマークと考えることができるので、マーク情報管理テーブル３００に追加登録する必要がある。そこで、新しいマークが既存のグループに該当するか否かをユーザに確認させるために、ＣＲＴ１０を介して当該既存グループをユーザに提示する（ステップＳ１５４）。

次に、新規マークを既存グループに追加登録するか否かをユーザに選択させる（ステップＳ１５５）。その結果、追加しない選択が行われたときは（ステップＳ１５５でＮＯ）、新規グループを作成し、今回のマークをその新規グループに登録する（ステップＳ１６０）。つづいて、その新規グループにはマークが１種類しか登録されていないため、今回のマークを筆頭マークに設定して（ステップＳ１６１）、リターンする。

一方、ユーザにより既存グループに追加する選択が行われたときは（ステップＳ１５５でＹＥＳ）、ユーザにより指定された既存グループの中に新規マークを追加登録する（ステップＳ１５６）。つづいて、新規に登録したマークを当該マークが属するグループの筆頭マークにするか否かをユーザに選択させる（ステップＳ１５７）。この結果、ユーザにより筆頭マークにすると選択された場合には（ステップＳ１５７でＹＥＳ）、現在設定されている筆頭マークを解除し、新しく登録したマークを当該マークが属するグループの筆頭マークに設定して（ステップＳ１５８）、リターンする。上記処理におけるマークの追加登録は全てマーク情報管理テーブル３００に反映される。

図９は、図７のステップＳ１３４における筆頭マークへの置換処理の詳細を示すフローチャートである。

図９において、図７のステップＳ１３２でサーチされた複数種のマークの中から選択された１つが、マーク情報管理テーブル３００上の該当するグループの筆頭マークか否かを判別する（ステップＳ１７１）。この判別の結果、筆頭マークであったときは、置換の必要がないのでリターンする。

一方、筆頭マークでないときは（ステップＳ１７１でＮＯ）、ユーザに対して筆頭マークへ置換してよいかをＣＲＴ１０に所定の画面（不図示）を提示して確認させる（ステップＳ１７２）。次に、置換してよいと選択されたか否かを判別し（ステップＳ１７３）、置換してよいと選択されたときは、該当するグループの筆頭マークに置換し（ステップＳ１７４）、リターンする一方、そうでない場合は（ステップＳ１７３でＮＯ）、置換せずにそのままリターンする。

上記処理では、ステップＳ１７２により全てのマークに関して置換するか否かをユーザに確認しているが、これに代えて、全てを自動的に置換するようにしてもよい。例えば、マークごとに「自動置換する」、「自動置換しない」、「毎回ユーザに尋ねる」などの情報を持たせたり、グループごとに同様の情報を持たせたりする方法が考えられる。これらの情報をユーザが管理することで、自動置換してもよいマークについては自動的に置換が行われ、自動置換したくないマークについては何もせず、毎回ユーザに尋ねて欲しいマークについては毎回ユーザに尋ねるといった制御が可能となる。

図１０は、図７のステップＳ１３８におけるマーク押印サービスの決定処理の詳細を示すフローチャートである。本処理は、ユーザにより指示された印刷で押印を行うべき全てのマークＩＤに対してなされる。ここでは、マークＩＤが付加された全てのページに対してステップＳ１８２からステップＳ１８５のループを行う。

図１０において、文書管理システム１００は、該当するページのファイルフォーマットの調査を行う（ステップＳ１８２）。ファイルフォーマットとは、マーク押印サービステーブル４００にて登録された「ファイルフォーマット」である。ここでは、該当するページがアプリケーションで作成されたファイルなのか、ＴＩＦＦやＢＭＰなどの汎用画像ファイルなのか、それともプリンタ３０００内部のＢＯＸ５５などで管理されているファイル（例えば、デバイスＪＯＢ文書）なのかが調査される。

次に、該当するページに押印すべきマークの格納場所を調べる（ステップＳ１８３）。ここでは、押印すべきマークのデータが、実際のファイルの中に持ち合わせているのか（マークの格納場所１２１のファイル内部（Ｆ））、文書管理システム１００によって管理されているのか（マークの格納場所１２１の文書管理システム内部（ＤＭ））、それともプリンタ３０００内部のＢＯＸ５５などに管理されているのか（マークの格納場所１２１のデバイス内部（ＤＶ））を調査する。図３に示したマーク情報管理テーブル３００におけるマーク格納場所１１６を用いて判定してもよい。

次に、ステップＳ１８２，Ｓ１８３で収集した情報及びマーク押印サービステーブル４００から、実際にマークをどのサービス、すなわちどのプログラムを利用して押印すると効率がよいのかを決定する（ステップＳ１８４）。

次に、ステップＳ１８４で決定したサービスに対してポイントを加算する（ステップＳ１８５）。最終的に、全てのページに対してポイントを加算し、最もポイントの高いサービスで印刷時にマークを押印することを決定して（ステップＳ１８７）、リターンする。

そして、図７の処理が終了した後、図１５に示すマーク制御情報が文書管理システム１００により生成される。このマーク制御情報と入力されたアプリケーションデータ（アプリケーションにより作成された印刷対象となるデータ）に対して処理を施す。文書管理システム１００が管理するアプリケーションデータは、印刷対象となるデータであるアプリケーションデータに基づいて、図１６に示すプリントジョブデータが生成される。プリントジョブデータは印刷コマンド群からなるページ記述言語（Page Description Language：ＰＤＬ）で表され、プリンタ３０００に送られる。プリンタ３０００は、受信したプリントジョブデータを解析し、ページごとに描画処理を行う。

図１６において、１ページ目はＴＩＦＦデータであり、２つのマークが指定されている。１つは文書管理システム１００が押印処理するマークＩＤ：「３Ａ」のマークであり、符号１５０２に示す情報に従って、文書管理システムにおいて押印サービスが行われている。プリンタに送られるプリントジョブデータの中では複数のＰＤＬ描画コマンド（ここではDrawTextコマンドとDrawLineコマンド）に置き換えられている。もう１つはデバイスが押印サービスを担当するマークＩＤ：「２Ａ」のマークに対応する処理である。ここでは、マーク描画をプリンタに指示するDrawAnnotationコマンドが使用され、プリンタドライバ２００を介してデバイスに描画指示が行われる。画像処理実行部５１は、フォームオーバーレイの処理の要領で、画像同士の合成処理を行う。

２ページ目はデバイス内部のＢＯＸ情報管理部５４に格納されたデバイスＪｏｂ文書であり、２つのマークが指定されている。１つはプリンタドライバ２００が押印サービスを担当するマークＩＤ：「１Ｄ」のマークである。プリンタに送られるプリントジョブデータの中では、符号１５０５に示す情報に従い、プリンタドライバの描画する複数のＰＤＬ描画コマンド（ここではSetFontコマンドとDrawCharコマンド）に置き換えられている。もう１つはデバイスが押印サービスを担当するマークＩＤ：「２Ａ」のマークで、DrawAnnotationコマンドが使用され、デバイスに描画指示が行われる。

このプリントジョブデータが、プリンタドライバ２００で作成され、プリンタに送信される。そして、画像処理実行部５１で画像形成される。さらに、画像処理実行部５１でＢＯＸ情報管理部５４に格納されたマークデータと当該画像形成されたデータとがビットマップ合成処理される。最後に、プリンタコントローラ部４０００から印刷機構部２８を介して、ページごとに記録紙に対して印刷出力される。

上記実施の形態によれば、データファイルに付加されている複数種のマークを、ユーザにより予め定義されたマーク情報管理テーブル３００に基づいて共通する意味を持つ筆頭マークに置換するので、文書や画像ファイル等に付加されている複数種のマークをそれぞれ編集することなく、共通する意味を持つ筆頭マークに置換することができ、統一感のある印刷出力を効率よく得ることができる。

また、データファイルに筆頭マークを印刷する際に、マーク押印サービステーブル４００に登録されたファイルフォーマットや筆頭マークの格納場所に応じて、当該筆頭マークのマーキングに最適なプログラムやデバイス等を決定するので、最適なマーク画像やパフォーマンスを得ることができる。

上記実施の形態において、マーク押印サービステーブル４００に登録されているマークの格納場所は、ユーザが手作業により登録するものとなっているが、文書管理システム１００により印刷システム上を自動的に検索して登録するようにしてもよい。

また、印刷システム上で利用されるマークをマーキングするのに最適なプログラムやドライバ、デバイスも同様に、文書管理システム１００により自動的に検索して登録するようにしてもよい。

文書管理システム１００は、上記機能を有するものであればソフトウェアで構成されていても、ハードウェアで構成されていてもよい。

本発明の目的は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ±Ｒ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ±ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。また、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは云うまでもない。

本発明の実施の形態に係る文書管理方法が適用された印刷システムのハードウェア構成を示すブロック図である。 図１の印刷システムの機能的構成を示すブロック図である。 図２の文書管理システム１００により管理されるマーク情報管理テーブルの詳細を示す図である。 文書管理システム１００により管理されるマーク押印サービステーブルの詳細を示す図である。 文書管理システム１００にて表示される表示画面の一例を示す図である。 文書管理システム１００により管理されるマークの制御情報の一例を示す図である。 文書管理システム１００により所定のファイルの印刷時に実行されるマーク管理処理を示すフローチャートである。 図７のステップＳ１３３におけるマークのＩＤ管理処理の詳細を示すフローチャートである。 図７のステップＳ１３４における筆頭マークへの置換処理の詳細を示すフローチャートである。 図７のステップＳ１３８におけるマーク押印サービスの決定処理の詳細を示すフローチャートである。 図７の処理開始前に文書管理システム１００により読み込まれるマーク制御情報の一例を示す図である。 図７のステップＳ１３６の処理直前のマーク制御情報を示す図である。 図７のステップＳ１３６の処理直後のマーク制御情報を示す図である 図７のステップＳ１３７の処理の直後のマーク制御情報を示す図である。 図７の処理終了後のマーク制御情報を示す図である。 マークデータを含む印刷対象となるプリントジョブデータの一例を示す図である。

符号の説明

４６ アプリケーション
４７ ＧＤＩ
５５ ＢＯＸ
１００ 文書管理システム
２００ プリンタドライバ
３００ マーク情報管理テーブル
４００ マーク押印サービステーブル
１０００ ホストコンピュータ
２０００ コンピュータ本体
３０００ プリンタ
４０００ プリンタコントローラ部

Claims (6)

1. 複数のマークが属するグループを特定するためのグループ情報と各グループの筆頭のマークを示す筆頭情報と各マークの内容とを含むマーク情報管理テーブルを記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶されたマーク情報管理テーブルに基づき、ファイルにおけるページ内に使用されているマークがグループの筆頭マークであるか否かを判断し、筆頭マークでないと判断した場合は、前記ページ内に使用されているマークを筆頭マークに置換する置換手段と、
   前記置換手段により筆頭マークに置換されたマークであって同じページ内の同じグループのマークを一つにまとめる手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記ページ内に使用されているマークが前記マーク情報管理テーブルに登録済みのマークであるか否かを判別する判別手段と、
   前記判別手段により登録済みのマークでないと判別された場合、前記マーク情報管理テーブルの既存のグループに追加するか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段により既存のグループに登録すると判定された場合、前記マーク情報管理テーブルの既存のグループにマークを追加し、前記判定手段により既存のグループに登録しないと判定された場合、前記マーク情報管理テーブルに新規グループを作成し、作成された新規グループに前記ページ内に使用されているマークを追加する登録手段とをさらに有することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 複数のマークが属するグループを特定するためのグループ情報と各グループの筆頭のマークを示す筆頭情報と各マークの内容とを含むマーク情報管理テーブルを記憶する文書管理装置における文書管理方法であって、
   前記マーク情報管理テーブルに基づき、ファイルにおけるページ内に使用されているマークがグループの筆頭マークであるか否かを判断し、筆頭マークでないと判断した場合は、前記ページ内に使用されているマークを筆頭マークに置換する置換ステップと、
   前記置換ステップにて筆頭マークに置換されたマークであって同じページ内の同じグループのマークを一つにまとめるステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
4. 前記ページ内に使用されているマークが前記マーク情報管理テーブルに登録済みのマークであるか否かを判別する判別ステップと、
   前記判別ステップにより登録済みのマークでないと判別された場合、前記マーク情報管理テーブルの既存のグループに追加するか否かを判定する判定ステップと、
   前記判定ステップにより既存のグループに登録すると判定された場合、前記マーク情報管理テーブルの既存のグループにマークを追加し、前記判定ステップにより既存のグループに登録しないと判定された場合、前記マーク情報管理テーブルに新規グループを作成し、作成された新規グループに前記ページ内に使用されているマークを追加する登録ステップとをさらに有することを特徴とする請求項３記載の文書管理方法。
5. 複数のマークが属するグループを特定するためのグループ情報と各グループの筆頭のマークを示す筆頭情報と各マークの内容とを含むマーク情報管理テーブルを記憶する文書管理装置で実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラムであって、
   前記マーク情報管理テーブルに基づき、ファイルにおけるページ内に使用されているマークがグループの筆頭マークであるか否かを判断し、筆頭マークでないと判断した場合は、前記ページ内に使用されているマークを筆頭マークに置換する置換ステップと、
   前記置換ステップにて筆頭マークに置換されたマークであって同じページ内の同じグループのマークを一つにまとめるステップとを文書管理装置に実行させることを特徴とするプログラム。
6. 前記ページ内に使用されているマークが、前記マーク情報管理テーブルに登録済みのマークであるか否かを判別する判別ステップと、
   前記判別ステップにより登録済みのマークでないと判別された場合、前記マーク情報管理テーブルの既存のグループに追加するか否かを判定する判定ステップと、
   前記判定ステップにより既存のグループに登録すると判定された場合、前記マーク情報管理テーブルの既存のグループにマークを追加し、前記判定ステップにより既存のグループに登録しないと判定された場合、前記マーク情報管理テーブルに新規グループを作成し、作成された新規グループに前記ページ内に使用されているマークを追加する登録ステップとを文書管理装置に実行させることを特徴とする請求項５記載のプログラム。

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