JP4671753B2 - 文書管理システム、文書管理方法、情報処理装置、プログラム、および記憶媒体 - Google Patents

Description

本発明は、ネットワークを介してテキスト、HTML、XHTML、XMLなどのイメージを含むことがある構造化文書などの文書の操作を制御する、文書管理方法、文書管理処理を実行するための情報処理装置、およびそのためのプログラム並びに記憶媒体に関する。

近年、ユーザ間の情報共有を促進するため、文書管理システムに文書を登録し、文書をネットワークを介して共有しながら利用することが、企業、官公庁、各種団体などでは一般的になりつつある。ネットワークに接続された文書管理システムを使用して文書を管理することで、複数のユーザ間で文書が共有可能となる。一方で、文書は、ネットワークに接続可能なサイトに設置された様々な端末およびユーザから閲覧・操作が可能になる。

文書管理システムに登録される文書には、重要文書や機密文書も含まれるため、文書を複数の立場のユーザが閲覧し、改変することができる環境では、文書管理システムは、文書ごとに、閲覧可能なユーザ、編集可能なユーザなどに対して文書のアクセス権限を設定することが従来でも行われてきている。また、文書を分類、構造化して保管するために、文書に階層構造を持たせて保管する機能を有する文書管理システムも多い。

従来の文書管理システムでは、文書のアクセス権限の設定方法として、個々の文書に対して閲覧できるユーザ、編集できるユーザなどのアクセス権限を設定していた。この場合、目的とする文書に対してユーザがアクセス権限を有しない場合には、閲覧権限の無い文書を文書一覧で表示させず、文書の存在自体をアクセス権限のない利用者が知ることができないようにすることが一般的である。

また、データベース・システム、掲示板システム、ニュース・リーダ、電子メール・システムなどの多数の文書を管理する文書管理システムにおいては、複数の文書に対して階層構造を割当て、木構造を形成していることが多い。たとえば掲示板システムでは、登録された記事への返答は返答先の記事を親とする子記事として登録され、その結果、同一の話題に対する一群の記事がスレッドを形成する。スレッド中のすべての記事は、スレッドの最初の記事の子孫である。

文書を階層構造により管理している文書管理システムでは、アクセス権限のある文書は木構造として格納され、木構造に従って表示されるが、従来、アクセス権限の無い文書があった場合は、その文書とその文書の下位に属する文書も含めて表示させていなかった。そのため、ある文書の所定のユーザに対するアクセス権限がアクセス禁止にされると、その文書の下位に属する文書のうち、そのユーザにアクセス権限を与えたい文書があっても、下位に属する文書はすべて利用できないという問題があった。このため、階層構造を持つ文書管理システムでは、各文書の重要度や機密度に応じて柔軟かつ個別に利用させることができない状況になっていた。

例えば、特開２００３−２８１１４９号公報（特許文献１）では、XMLおよびXMLスタイルシートを使用して文書を木構造化し、階層構造に登録された複数の文書のうち、アクセス権限の無い文書があった場合は、その文書とその文書の下位に属する文書も含めて表示させない文書管理方法を開示している。特許文献１に開示された方法では、ある文書のアクセス権限を、管理者などがアクセス禁止にすると、その文書の下位に属する文書のうち、そのユーザにはアクセス権限を与えたい文書があっても、下位に属する文書はすべて利用できず、各文書の重要度や機密度に応じて柔軟かつ個別に利用させることができないという問題があった。

また、特開２００１−１０１１６１号公報（特許文献２）に開示された技術においても、階層構造をもつ複数の文書のうち、アクセス権限の無い文書が１つでもあった場合は、その文書とその文書の下位に属する文書も含めて表示させることができず、所定の文書のアクセス権限を、特定のユーザがアクセス禁止にすると、その文書の下位に属する文書のうち、そのユーザにはアクセス権限を与えたい文書があっても、下位に属する文書はすべて利用できないという同様の問題が生じていた。
特開２００３−２８１１４９号公報 特開２００１−１０１１６１号公報

本発明は、上述した従来技術の不都合に鑑みてなされたものであり、データベースに格納された文書ごとにユーザに対して文書の閲覧・修正、更新を可能とすることにより、柔軟で、かつアクセス権限に対応した文書の利用を可能とする、文書管理システム、文書管理方法、そのために使用される情報処理装置およびプログラム並びに記憶媒体を提供することを目的とする。

本発明では、データベースには、文書を、タイトル・データ、書誌データ、本文データ、および文書の管理レベルを識別させる管理データを含む文書データとして登録しておき、データベースを管理する情報処理装置とは別に、アクセス管理を行う情報処理装置を設ける。アクセス管理を行う情報処理装置には、ユーザおよび文書データごとに、管理レベルに対応するアクセス権限をリストしたアクセス制御テーブルが格納されている。情報処理装置は、ユーザからの文書に対するアクセス・リクエストを受け取ると、データベースの文書データの管理レベルと、アクセス制御テーブルを使用して、ユーザのアクセス権限を設定し、各文書の管理レベルに対応した照会文を適用し、ユーザに閲覧させるべき文書の部分を含む構造化文書を作成する。

作成した構造化文書は、ネットワークを通してユーザへと送信され、ユーザ端末上に表示される。ユーザに表示される構造化文書には、ユーザのアクセス権限に対応して文書へのさらなるアクセスを可能とするコメント・データが与えられていて、ユーザは、コメント・データに応答してさらに文書データにアクセスして閲覧・修正・更新などの操作をすることができる。

すなわち、本発明によれば、データベースに格納された文書データの管理を行う文書管理システムであって、前記文書管理システムは、
前記文書データの本文データと文書の内容に関連する部分データと、当該本文データの管理レベルとを格納するデータベースと、
ネットワークを介して接続され、ユーザからの文書閲覧要求を受信するサーバとを備え、前記サーバは、
前記管理レベルとは別に管理されたアクセス制御データを前記ユーザについて検索し、検索された前記アクセス制御データを前記管理レベルと積集合として前記文書データごとにアクセス権限を設定するアクセス権限設定手段と、
前記アクセス権限に応答して前記本文データおよび前記管理レベルを除く前記部分データを照会するアクセス制御手段と、
前記照会により前記ユーザの前記アクセス権限に対応する前記本文データまたは前記部分データから前記ユーザがアクセス可能な情報を表示するための表示リストを作成する表示リスト作成手段と
を備える、文書管理システムが提供される。

前記部分データは、タイトル、作成者および作成日を含む書誌データとすることができる。本発明の前記サーバは、前記表示リストを含み、前記ユーザに表示するべき構造化文書を作成する構造化文書作成手段と、
作成された前記構造化文書を、前記ネットワークを介してユーザに送信する通信手段と
を含むことができる。

本発明の前記アクセス権限設定手段は、複数のユーザを含むグループ単位でアクセス権限を設定することができる。また、前記アクセス制御手段は、前記ユーザの前記アクセス権限のレベルに応答して異なる前記部分データを選択して前記表示リストを作成することができる。

さらに本発明によれば、情報処理装置を使用してデータベースに格納された文書データの管理を行う文書管理方法であって、前記文書管理方法は、前記情報処理装置が、
文書データと文書の内容に関連する部分データと、当該文書データの管理レベルとを格納するデータベースから前記管理レベルを取得するステップと、
前記文書データの前記管理レベルと、前記管理レベルとは別に管理されたアクセス制御データをユーザについて検索するステップと、
前記検索された前記アクセス制御データを前記管理レベルと積集合として前記文書データごとにアクセス権限を設定するステップと、
前記アクセス権限に応答したアトリビュートを使用して前記文書データを照会し、前記照会された前記文書データおよび前記管理レベルを前記部分データを使用して前記ユーザの前記アクセス権限に対応する前記文書データまたは前記部分データから前記ユーザがアクセス可能な情報を表示するための表示リストを作成するステップと
を実行する、文書管理方法が提供できる。

本発明では、さらに、前記文書データに対するアクセスを制御するための前記表示リストを含む構造化文書を作成するステップを含むことができる。

また、本発明によれば、ネットワークを介して文書管理を行うための情報処理装置であって、前記情報処理装置は、
文書データと文書の内容に関連する部分データと、当該文書データの管理レベルとを格納するデータベースから取得した前記管理レベルと、前記管理レベルとは別に管理されたアクセス制御データとを積集合として前記文書データごとにアクセス権限を設定するアクセス権限設定手段と、
前記アクセス権限に応答して前記文書データおよび前記管理レベルを除く前記部分データを照会するアクセス制御手段と、
前記照会によりユーザの前記アクセス権限に対応する前記文書データまたは前記部分データから前記ユーザがアクセス可能な情報を表示するための表示リストを作成する表示リスト作成手段と
を備える、情報処理装置が提供できる。

本発明では、さらに、前記表示リストを含み、前記ユーザに表示するべき構造化文書を作成する構造化文書作成手段と、
作成された前記構造化文書を、前記ネットワークを介してユーザに送信する通信手段と
を含み、前記部分データは、タイトル、作成者および作成日を含む書誌データとすることができる。

さらに、本発明によれば、上記方法を情報処理装置に実行させる装置実行可能なプログラムが提供できる。

また、本発明によれば、上記プログラムが記録された装置可読な記憶媒体が提供できる。

本発明によれば、文書の管理レベルおよびユーザのアクセス権限に応答して、木構造における階層構造を形成させることなく、柔軟かつ個別的にすべての文書にアクセスすることを可能とする、文書管理システム、文書管理方法、情報処理装置およびプログラム並びに記憶媒体を提供することができる。

また、本発明によれば、データベースを管理するため、文書データとして文書自体の内容および管理レベルに直接関連しないユーザのアクセス権限を登録する必要がなくなり、データベースの管理者による文書管理を効率化させることができ、個人情報の不必要な拡散を防止することができる、文書管理システム、文書管理方法、情報処理装置およびプログラム並びに記憶媒体を提供することができる。

さらに、本発明によれば、アクセス管理を行う情報処理装置は、ユーザに対してアクセス権限に応答した文書データの識別性を向上させて文書データを表示させることができるので、ユーザによるアクセス権限に対応した本文データの操作性をより向上させることができる、文書管理システム、文書管理方法、情報処理装置およびプログラム並びに記憶媒体が提供できる。

さらに本発明では、データベースに蓄積された全文書を照会するのではなく、所定数の文書に対して照会を実行し、構造化文書を生成してユーザに表示させるので、照会空間を削減でき、ユーザに対し、高速に必要とする文書を提供する、文書管理方法、情報処理装置およびプログラム並びに記憶媒体が提供できる。

以下、本発明を図面に示した実施の形態をもって説明するが、本発明は、図面に示した実施の形態に限定されるものではない。

図１は、本発明の文書管理システム１０の概略図である。本発明の文書管理システム１０は、ネットワーク１２と、ネットワーク１２に接続されたクライアント端末１４と、アクセス管理を行い、クライアント端末１４上に表示される構造化文書を作成する情報処理装置である、アプリケーション・サーバ１６と、アプリケーション・サーバ１６からの要求に応答して所定数の文書データをアプリケーション・サーバ１６に提供するデータベース・サーバ１８とを含んでいる。

ネットワーク１２は、本発明では、インターネットの他、ワイドエリア・ネットワーク（ＷＡＮ）およびローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）を含むことができ、クライアント端末１４が例えばＬＡＮに接続され、インターネットを通じてアプリケーション・サーバ１６へとアクセスしている。また、アプリケーション・サーバ１６と、データベース・サーバ１８とは、同様にインターネットを介して相互接続されていてもよく、またＬＡＮ、ＷＡＮなどのネットワーク基盤を介して接続されていてもよい。

本発明では、クライアント端末１４は、PENTIUM（登録商標）、PowerPC（登録商標）などのマイクロプロセッサ・ユニット（MPU）を含み、適切なオペレーティング・システム（OS）、例えばWindows（登録商標）2000、Windows（登録商標）XP、MacOS（商標）の下で動作するパーソナル・コンピュータ、ワークステーション、または適切なオペレーティング・システムで動作するPDA、携帯電話などから構成することができる。また、アプリケーション・サーバ１６およびデータベース・サーバ１８は、それぞれ、PENTIUM（登録商標）、PowerPC（登録商標）などのMPUを含み、Windows（登録商標）２０００、Windows（登録商標）XP、Windows（登録商標）200Xサーバ、UNIX（登録商標）、LINUX（登録商標）、AIX（登録商標）、MacOS（商標）などの適切なOSの下で動作する、パーソナル・コンピュータまたはワークステーションから構成することができる。

アプリケーション・サーバ１６は、さらにハードディスクなどの記憶装置２０を備えており、記憶装置２０は、ユーザの個別的に識別するユーザIDおよびパスワードなどを含むユーザ・データと、ユーザごとのアクセス権限を登録したアクセス制御データとを格納している。アプリケーション・サーバ１６は、クライアント端末１４からアクセスしたユーザを識別して、ユーザのアクセス権限に対応した文書閲覧、修正、更新などを可能としている。本発明では、アクセス権限は、例えば、ユーザの社内的な立場や、アプリケーション・サーバ１６またはユーザと、データベース・サーバ１８を管理するサービス・プロバイダとの間のユーザごとの契約に基づいて与えられることができるが、これらに限定されるものではない。

データベース・サーバ１８は、ユーザに対して提供される文書を蓄積するDB2、ORACLE、InstantDatabase、PostGreSQL、MySqlなどの文書データベース２２を備えており、アプリケーション・サーバ１６の要求に応答して文書データを検索し、アプリケーション・サーバ１６へと文書データを提供している。なお、本発明における文書データは、社内文書、公開文書、チャットログ（電子会議ログ）、電子メール、掲示板データ、ニュース・データなどを含むことができ、企業またはサービス・プロバイダが必要とする管理レベルと共に、文書データベース２２に格納されている。なお、本発明で使用することができるデータベースは、内部スキーマ、概念スキーマ、外部スキーマの構造を有し、SQLなどの照会文を処理することができるデータベースであれば、いかなるものでも用いることができる。

図２は、本発明のアプリケーション・サーバ１６の概略的構成を示した図である。アプリケーション・サーバ１６は、マイクロプロセッサ・ユニット（MPU)２４と、BIOS(Basic Input Output System)を格納する不揮発性メモリ２６と、MPU２４によるプログラム処理を可能とする作業記憶空間を提供するRAMなどのメモリを含んで構成されており、起動時にMPU２４は、不揮発性メモリ２６からBIOSを読み出してシステム診断を行うと共に入出力装置の管理を行っている。

MPU２４には、内部バス３４を介して記憶制御用インタフェース３０に接続され、ハードディスクなどから形成される記憶装置２０が、MPU２４からの入出力要求に応答してデータの書込または読み出しを実行している。本発明では、記憶制御用インタフェースとしては、IDE(Integrated Device Electronics)、ATA、シリアルATA、UltraATAなどの規格により、記憶装置の入出力を管理するインタフェースを使用することもできる。MPU２４は、内部バス３４を介してUSB、IEEE1284などのシリアルまたはパラレル・インタフェース３６を制御して、キーボード、マウス、プリンタなどの入出力装置３８と通信して、ユーザからの入力を受け取り、またユーザに対してプリンタなどを介した出力を提供している。

アプリケーション・サーバ１６は、さらにVRAM４０とグラフィック・チップ４２とを含んでおり、MPU２４からの指令に応答してビデオ信号を処理し、ディスプレイ装置４４へと表示させている。また、MPU２４は、内部バス３４を介してネットワークI/F（NIC）４６と通信し、アプリケーション・サーバ１６を、ネットワーク４８を通して外部と通信させる。

なお、本発明では、クライアント端末１４およびデータベース・サーバ１８についても同様の構成の情報処理装置を使用することができ、また、アプリケーション・サーバ１６およびデータベース・サーバ１８がUNIX（登録商標）またはAIX（登録商標）またはLINUX（登録商標）などのアーキテクチャを有している場合であっても、各OSが同様の機能を提供する限り、本発明では情報処理装置のアーキテクチャに限定されるものではない。ただし、使用するOSおよびアプリケーション・プログラムが、Mozilla（商標）、インターネット・イクスプローラ（商標）、Netscape Communicator（商標）、Opera（商標）などのブラウザ・ソフトウェアまたはXMLを適切に表示することが可能な、XSL（eXtensible Stylesheet Language）をサポートしていることが好ましい。

図３は、本発明のアプリケーション・サーバ１６が実装する本発明のアクセス管理方法を実現するプログラムのモジュール構成を示した図である。アプリケーション・サーバ１６の文書管理プログラム５０は、例えば、CGI(Common Gateway Interface)により呼び出され、文書データの照会により得られた表示可能な部分データから表示リストを作成する表示リスト作成手段５２と、ユーザに対して表示リスト作成手段５２により作成されたリストを提示し、かつユーザに対して文書にアクセスさせるためのグラフィカル・ユーザ・インタフェース（GUI）を提供するための、構造化文書を作成する構造化文書作成手段５４と、ユーザを識別して、ユーザのアクセス権限を設定するためのアクセス権限設定手段５８と、文書のうちユーザのアクセス権限に対応した文書データの部分だけを照会する処理を行うアクセス制御手段５６とを備えている。また、アプリケーション・サーバ１６は、ネットワーク処理手段６０を含んでいて、図２に示したネットワークI/F４６を制御して外部通信を可能とさせている。

また、アプリケーション・サーバ１６は、RAMまたはハードディスクといった記憶装置に、少なくともタイトル・データおよび書誌データを含むリストから構成される表示リスト、および該当するタイトルに対応する本文データを含むデータ構造６２を保有する。また、アプリケーション・サーバ１６は、ハードディスクなどの記憶装置２０に、ユーザおよび文書ごとに割当てられたアクセス制御データ６４を格納している。アクセス制御データ６４は、ユーザのアクセスがあるごとに、当該ユーザのユーザごとに付されたユーザIDおよびパスワードなどの識別データと、文書データごとに割り当てられる管理レベルと結合され、ユーザの当該文書データについてのアクセス権限設定手段が取得する。

ユーザからの正規なアクセスが、適切なフォーマット、例えば、FTPリクエスト、HTTPリクエストなどに基づいて行われ、アクセス権限が設定されると、アクセス制御手段５６は、当該アクセス権限に応答してアクセスできる範囲から判断される部分データを照会し、表示リスト作成手段５２は、照会の結果データに対応する、（タイトル、作成者、作成日）のエントリからなる表示リストを作成する。作成された表示リストは、例えば適切なデータ・フォマット、例えばHTMLのテーブルなどとして格納することができる。また、本発明の他の実施の形態では、（タイトル）、（タイトル、作成者）、（タイトル、作成日）などのデータ・セットを含む表示リストを作成し、特定の用途に応じてユーザに表示することができる。

構造化文書作成手段５４は、例えばHTMLエディタまたはXMLエディタなどを含んで構成することができ、生成された表示リストに対し、テキストまたは適切なイメージ・データとして登録されたコメント・データを表示させるためのデータを追加して、ユーザに対して文書データに対するアクセス権限および操作を可能とする構造化文書を作成し、ネットワーク処理手段６０を介してユーザに送信する。ユーザは、クライアント端末で構造化文書を受信して、ブラウザ・ソフトウェアを介して受信した構造化文書をGUIとして表示させている。

なお、本発明の第１の実施の形態では、文書データは、ユーザからのアクセスがあり、ユーザ認証が終了した後、アプリケーション・サーバ１６がデータベース・サーバから所定数分ずつダウンロードし、例えば、次の文書要求がユーザから送信されてきた場合に、次の所定数の文書をデータベース・サーバからダウンロードすることができる。また、本発明の別の実施の形態では、ユーザ認証が終了した後、アプリケーション・サーバ１６がユーザのアクセス権限および文書データを格納するデータベースの識別値をデータベース・サーバに送信し、ユーザおよび管理レベルに対応した文書データを、データベース・サーバから選択的にアプリケーション・サーバが所定数だけ取得して、ユーザに対して文書を提示することもできる。

この場合、アプリケーション・サーバとデータベース・サーバとの間は、これまで知られたいかなるプロトルを使用してセッションを確立することができ、アプリケーション・サーバは、例えばFTP、TFTP、HTTPなどを用いてデータベース・サーバにアクセスして、文書データをダウンロードすることができる。また、アプリケーション・サーバ１６は、適宜、Java（登録商標）、Java（登録商標） Beans、Java（登録商標）Appletなどのプログラミング言語を使用したプログラム・モジュールを含んでいて、DBM、DB、JDBC、MySql、Oracleなどのデータベースへのアクセスが可能とされており、例えば、jdbc.jdbDriverなど、使用するデータベースに適合したドライバ・クラスを使用してSQL文をデータベース・サーバに発行し、文書データを取得することができる。

さらに、本発明における他の実施の形態では、アプリケーション・サーバ１６は、RMI(Remote Method Invocation)、またはRPC（Remote Procedure Call)、COBRAアーキテクチャにおけるサポート・オブジェクト、またはJava（登録商標）BeansにおけるEJB(Enterprise Java（登録商標） Beans)を介してデータベース・サーバのメソッドを呼び出して文書データを照会し、コールバック処理などを使用し、照会結果として文書データを取得することもできる。

図４は、本発明で使用することができるアクセス制御データの実施の形態を示した図である。図４に示したアクセス制御データは、ユーザまたはユーザ・グループに対して、管理レベルごとにアクセス権限が設定されており、例えば、ユーザ・アトリビュート６６には、ユーザまたはユーザ・グループが登録され、例えば、ユーザ１が、ユーザIDにより識別される個人であり、ユーザ２が、所定のユーザIDを共有するユーザ・グループとして登録されている。また、ユーザごとのレコードには、管理レベルに対応するアクセス権限の割当てが登録されている。本発明の特定の実施の形態では、社内文書管理における管理レベルが、それぞれ極秘アトリビュート６８、秘文書アトリビュート７０、社外秘アトリビュート７２、公開文書アトリビュート７４として登録されている。なお、本発明では、管理レベルとしては、サービス・プロバイダとユーザとの間の契約に基づくサービス・レベルとしておくこともできる。

さらに、ユーザ／管理レベルに対応するフィールドに登録された、各ユーザおよび各管理レベルに対応したアクセス権限は、ランクＡ、ランクＢ、ランクＣとされていて、ランクＡは、文書データのうち、書誌データおよび本文データに対してアクセスが認められ、ランクＢでは、対応する文書データのうち、書誌データだけにアクセスすることができ、ランクＣでは、アクセスできる文書がまったくないアクセス権限が割当てられている。なお、本発明では、タイトルだけを閲覧させるランクを設け、ユーザに対して当該データベースの文書データの目次を提供して、ユーザによるアクセス権限の変更を誘導することもできる。

図５は、データベース・サーバに格納された文書データの実施の形態を示す。図５に示すように、データベース・サーバに格納された文書データは、文書IDアトリビュート７６と、文書タイトル・アトリビュート７８と、作成者アトリビュート８０と、作成日アトリビュート８２を備え、さらにデータベース・サーバ側で管理・記入する各文書ごとの管理レベルを登録する管理レベル・アトリビュート８４と、本文データを登録する本文アトリビュート８６とを備えている。図５に示した文書データは、データベース・サーバから送信され、適切なアプリケーション・プログラミング・インタフェース（ＡＰＩ）を使用してアプリケーション・サーバ１６において同様の文書構造として使用可能とされる。ただし、アプリケーション・サーバ１６では、取得した文書データを特定のユーザからのリクエスト終了後、保存しておく必要はない。

本文アトリビュート８６は、テキスト、HTML、XHTML、XMLなどの構造化文書が直接記述されていてもよく、また、特的のアプリケーションに適合するフォーマットで記述された本文データが登録されていてもよい。

本発明のアプリケーション・サーバは、図４に示したアクセス制御データからユーザのアクセス権限を特定し、図５に示した文書データに含まれる管理レベルを使用して、文書データの照会を行うため、例えばJava（登録商標）などの適切なプログラミング言語を介してアクセス権限のランクに対応する適切な照会モジュールを呼び出し、文書データから表示リストを作成する。

図６には、本発明で使用する照会モジュールが含む照会アトリビュートの構成を示す。図６（ａ）は、照会アトリビュートの第１の実施の形態を示し、図６（ｂ）は、照会アトリビュートの第２の実施の形態を示す。図６（ａ）に示す照会モジュールは、アプリケーション・サーバが保有する文書データから表示リストを直接作成する場合に用いることができ、図６（ｂ）に示す照会モジュールは、文書データからさらにユーザに対して表示することができるデータだけを含むテーブルを作成して、当該テーブルから表示リストを作成する場合に使用することができるモジュールの実施の形態である。

図６に示すように、本発明で照会を行う照会モジュールは、ユーザのアクセス権限であるランクＡ、ランクＢ、ランクＣに対応するモジュールのセットとして形成されており、図６（ａ）に示す実施の形態では、各ユーザのアクセス権限がランクＡおよびランクＢの場合には、すべての文書データのタイトル、書誌が照会アトリビュートとして設定されている。照会されたタイトル・データおよび書誌データの結果データは、適切なソフトウェア・モジュールを使用して、例えばHTMLフォーマットなどの構造化文書として表示リストが生成される。

また、ランクＣでは、照会アトリビュートとしてタイトルのみが設定されているか、または、以下に説明する実施の形態では、照会アトリビュートが設定されていないモジュールも用いることができる。本発明では、照会アトリビュートを特に設定しない実施の形態も可能である。すなわち、照会アトリビュートを設定しないモジュールを特に設けるのではなく、タイトルも表示させないアクセス権限を設定する場合には、照会モジュールではなく、直ちにクライアント端末に対して「表示する文書は現在のところありません。」といった構造化文書を送信するモジュールとすることもできる。

図６（ｂ）に示した実施の形態では、文書データから一旦、ユーザのアクセス権限に対応する部分データだけを別のテーブルを作成し、このテーブルに対してタイトル・データおよび書誌データを抽出する照会文を与え、照会文の結果データを与える。照会モジュールは、より具体的には、ユーザのアクセス権限に該当する文書データをSELECT文などを使用して選択し、例えばcreate tableコマンドを使用して選択したアトリビュートからテーブルを作成し、作成したテーブルからユーザに対してアクセス権限に対応したアトリビュートのデータを選択してテーブルを作成し、結果データとされる。

図７には、本発明において生成されるHTMLフォーマットで作成された表示リストの実施の形態を示す。照会モジュールにより生成された結果データは、Java（登録商標）など、JDBCなどのドライバ・クラスに対応するソフトウェア・モジュールを使用して、図６（ａ）で説明したと同様に構造化文書のフォーマットなどの表示リストとして作成される。いずれの場合にでも照会モジュールは、アクセスを要求してきたユーザのアクセス権限に該当する文書データしかユーザに対して表示させないアクセス制御手段として機能する。

その後、HTMLエディタなどの適切なソフトウェアを含む構造化文書作成手段が起動され、ユーザに送信される構造化文書を作成する。図８には、本発明で作成される構造化文書の実施の形態を示す。図８（ａ）が、ユーザに対して表示する文書データがある場合の構造化文書の実施の形態であり、図８（ｂ）がユーザに対して表示させる文書がない場合の実施の形態である。

図８（ａ）から説明すると、本発明のユーザに対してGUIを提供する構造化文書は、上述の表示リストの適切な位置に、HTMLのHEADERタグおよびBODYタグが付け加えられ、さらに、本文データの参照を可能とするCGIスクリプトを呼び出すためのコードを追加して、フォームとして作成される。ユーザは、受信したフォームを介してアプリケーション・サーバに本文データまたは次文書の要求を実行する。

図８（ｂ）は、本発明の特定の実施の形態の表示用の構造化文書を示す。本発明では、まったく照会結果を受け取ることができないユーザも想定される。まったく照会結果を受け取ることができないユーザに対しては、都度照会処理を行うのではなく、直ちに図８（ｂ）に示した構造化文書を、クライアント端末上へと送信して、ユーザに対してアクセス権限のある文書が無いというステータスを通知することができる。

図９には、本発明においてユーザに対してフォームとして送信される構造化文書に追加されるボタン（コメント・データ）を与えるためのHTMLコードを示す。図９に示したコードは、ユーザに対して本文データ、または書誌データなどを参照させることを示すコメント・データを、テキストまたは適切なイメージ・データとして提供する。コメント・データは、種々の用途に対応して適切な意味づけおよび表示を与えるように作成することができ、またそのためのボタン・イメージまたは構造化文書は、アプリケーション・サーバの適切な領域に格納しておくことができる。

ユーザは図８（ａ）により与えられる構造化文書のブラウザ表示により文書に対するユーザのアクセス権限を認識でき、同時にディスプレイ画面上に表示されるGUIを参照する。さらにアクセスできる文書があるユーザは、送信されたウェブ・ページのボタンをクリックすることにより、本文データなどへとアクセスするHTTPリクエストを、アプリケーション・サーバに送信する。

ユーザからのHTTPリクエストを受け取ったアプリケーション・サーバは、適切なCGIスクリプトを実行させて本文データに対応する構造化文書またはそのボディ部分を、HTTPレスポンスとしてユーザに返す。ユーザは、本文データを受信して、本文データに対する閲覧・修正または更新する操作を行なうことができる。また、本発明の別の実施の形態では、本文データが構造化文書として変換するに適切ではない場合、本文データをクライアント端末からのリクエストに応答してHTMLファイルとしてダウンロードさせるか、または電子メールといった他の適切な形式で送信してもよい。

図１０は、本発明のアプリケーション・サーバが実行する処理のフローチャートを示した図である。処理は、ステップ１００１から開始し、ステップ１００２でユーザから入力フォームを使用して送信されたユーザIDおよびパスワードを受け取り、ユーザ認証を実行する。ユーザ認証が成功すると、ステップ１００３でデータベース・サーバから受け取った所定数の文書データを含むテーブルのうち、文書データの管理レベルを取得する。その後、ステップ１００４で、管理レベルとアクセス制御データとから、（ユーザに割当てられたアクセス制御データ）∩（文書の管理レベル）により積集合を作成し、ユーザのアクセス権限を判断する。

さらにステップ１００５では、当該ユーザのアクセス権限がレベルＡであるか否かを判断し、ユーザのアクセス権限がレベルＡである場合（ｙｅｓ）、ステップ１００６で対応する照会モジュールを呼び出して、タイトルおよび書誌を抽出する。また、ステップ１００６の判断においてユーザのアクセス権限がレベルＡではないと判断された場合（ｎｏ）には、ステップ１０１１でアクセス権限がレベルＢであるか否かを判断し、アクセス権限がレベルＢである場合（ｙｅｓ）には、さらに対応する照会モジュールを呼び出す処理を実行する。また、ステップ１０１１の判断においてユーザのアクセス権限がレベルＢでない場合（ｎｏ）には、ステップ１０１２へと進みユーザのアクセス権限がレベルＣであるか否かを判断する。ステップ１０１２の判断においてユーザのアクセス権限がレベルＣである場合（ｙｅｓ）には、ポイントＣにおいて対応する照会モジュールを呼び出す処理を実行するか、または、直ちにユーザに対し、表示する文書がないことを示す構造化文書を送付する。

なお、本発明の特定の実施の形態では、ユーザのアクセス権限はレベルＡ、レベルＢ、レベルＣの３つのグレードとして説明しており、レベルＣのユーザには、タイトルを含め文書データにアクセスさせない。このため、ステップ１０１２の判断が否定的な値を返す場合（ｎｏ）には、説明している実施の形態では、ポイントＣへと分岐させ、レベルＣのユーザと同じ処理を実行することができる。しかしながら、本発明においてはさらに多数の管理レベルを設定することが可能であり、図１０のアクセス権限の判断は、適宜設定レベルに対応する回数繰り返すことができ、最終的な設定レベルに該当しない場合にだけ、後述するレベルＣの処理を実行させることができる。

さらに図７に示した処理を説明すると、ステップ１００７で抽出したタイトル・データおよび書誌データからユーザに表示する表示データを適切なフォーマットで作成する。その後、ステップ１００８で、表示データにコメント・データをボタンとして配置する構造化文書を作成し、ステップ１００９で構造化文書をクライアント端末にフォームとして送信して、ユーザに文書データを提示して、ステップ１０１０で、そのセッションを終了させる。

図１１は、図１０に示したポイントＢおよびポイントＣに後続する処理を示したフローチャートである。図１１（ａ）がポイントＢに後続する処理を示した図であり、図１１（ｂ）がポイントＣに後続する処理を示した図である。図１１（ａ）から説明すると、ステップ１１０１で、アクセス権限に対応する照会モジュールが呼び出され、ステップ文書データからアクセス権限に対応したタイトル・データおよび書誌データを抽出し、ステップ１１０２で抽出したタイトル・データおよび書誌・データからユーザに表示する表示リストを適切なフォーマットで作成する。その後、ステップ１１０３で、表示データにコメント・データをボタンとして配置する構造化文書を作成し、ステップ１１０４で構造化文書をクライアント端末にフォームとして送信して、ユーザに文書データを提示して、ステップ１１０５で当該セッションにおけるアプリケーション・サーバ側の一連の処理を終了し、ユーザからの新たなリクエストを待機する。

また、図１１（ｂ）では、本発明の説明している実施の形態では、タイトルに対してもアクセスさせないので、ステップ１１０５で予め生成しておいた、表示データが無いことを示す構造化文書を呼び出して、ユーザに提示し、ステップ１１０７で当該セッションにおけるアプリケーション・サーバ側の一連の処理を終了する。なお、本発明の他の実施の形態で、アプリケーション・サーバの能力に余裕がある場合には、照会アトリビュートがnullの照会文を含む照会モジュールを呼び出して、その返り値に応答した結果データを生成させ、表示リストを作成する処理を実行させてもよい。

図１２は、本発明の文書管理方法の別の実施の形態における処理のフローチャートを示した図である。図１２に示した実施の形態では、アプリケーション・サーバは、データベース・サーバにデータベースの識別値およびユーザのアクセス制御データを渡してアクセス権限に該当する文書データを所定の数だけ受け取り、クライアント端末に対して閲覧させている。本発明の図１２に示した実施の形態では、例えばデータベース・サーバのサービス・プロバイダと、アプリケーション・サーバのサービス・プロバイダが異なる場合であっても、アプリケーション・サーバが保有するユーザに関するデータを除く、図４に示すアクセス制御データおよび文書データを格納するデータベースの識別値だけを渡すことで、管理レベルおよびアクセス制御データに対応した文書データを含むテーブルのみをアプリケーション・サーバが取得することができる。

図１２に従って本発明の別の実施の形態の処理を説明すると、ステップ１２００でユーザからのHTTPリクエストを受信すると、アプリケーション・サーバは、ユーザとのセッションを確立し、ステップ１２０１でユーザ認証を行う。ユーザ認証が成功すると、ステップ１２０２へと進み、図４のリストのレコードに登録されたユーザのアクセス制御データを、（管理レベル、アクセス権限の内容データ）のセットとし、データベース・サーバに送信して処理を依頼する。この場合、アプリケーション・サーバからデータベース・サーバへの処理の依頼は、１つの実施の形態では、データベース・サーバのURLアドレスに宛ててJDBCドライバを使用してSQL照会文を送信し、照会結果のテーブルをアプリケーション・サーバが受け取ることにより実行される。

また、第２の実施の形態では、アプリケーション・サーバが、HTTPといった適切なプロトコルを使用してデータベース・サーバに該当するユーザのアクセス制御データを渡してリモート・プロキシ・オブジェクトを生成させ、そのコールバックとして、所定の文書データを含むテーブルを受け取ることにより実行することができる。本発明では、いずれの方法を使用するかについては、各サーバの処理能力および使用することができるプログラム・リソースに応じて適宜選択することができる。

データベース・サーバは、アプリケーション・サーバから直接的にSQL照会文を受信するか、または照会オブジェクトのリモート呼出し指令を受け取ると、ステップ１２０９で該当するデータベースの照会を実行し、ステップ１２１０で照会文に適合する文書データを含むテーブルなどのフォーマットとして文書データを、アプリケーション・サーバにコールバックなどの処理を使用して送信する。アプリケーション・サーバは、ステップ１２０４で受け取った文書データからタイトル・データおよび書誌データを抽出して表示データを作成し、ユーザのアクセス権限を指示する意味づけを含むボタンを表示させる構造化文書を作成する。その後ステップ１２０５で、アプリケーション・サーバは、構造化文書を含むフォームをクライアント端末に送信する。

クライアント端末は、ステップ１２１１でフォームとして構造化文書を受け取り、ブラウザ・ソフトウェアを使用して表示する。ユーザは、クライアント端末のディスプレイ上に表示されたフォームのコメント・データを見てその後の処理を決定することができる。図１２に示した処理では、ユーザには、「本文可」のボタンが表示されており、ステップ１２１２ではユーザが本文の参照をするために「本文可」ボタンをサブミットして本文リクエストを送信するものと仮定する。ユーザが送信した本文リクエストは、ステップ１２０６でアプリケーション・サーバが受信する。ステップ１２０７では、アプリケーション・サーバは、CGIスクリプトを実行し、対応する文書データの本文データを照会し、照会された本文データを構造化文書のフォーマットでクライアント端末に送信する。

なお、本文データの構造化文書化処理は、アプリケーション・サーバがデータベース・サーバから本文データ自体を構造化文書として受け取る場合には特に必要ではないが、データベースに登録された文書データが、テキスト、ワードプロセッサ文書、PDF(portable Document Format)などの場合には、アプリケーション・サーバがデータベース・サーバから文書データを受け取った段階で、HTML、XHTML、XMLなどの構造化文書に変換しておき、適切な記憶領域に格納しておくことができる。その後、クライアント端末は、ステップ１２１３でブラウザ・ソフトウェアを使用して送信された構造化文書を閲覧し、ユーザのアクセス権限に柔軟に対応した文書操作が可能とされる。

図１３は、本発明に従ってユーザに対して表示される構造化文書をブラウザ・ソフトウェアにより視覚化させてGUIを形成させた実施の形態を示す。図１３に示した実施の形態は、ユーザが書誌だけにアクセスすることができるアクセス権限を有する場合の実施の形態である。図１３に示すように、ユーザには、書誌だけが表示されており、文書データの全体に対してそれ以上のアクセスができないことが示されている。また、図１３のウィンドウの下側には、ボタン「次の文書」が表示されていて、ユーザがさらに次の文書データ・セットを要求することを可能としている。なお、アプリケーション・サーバが保有する次に表示する文書データが無くなった場合には、ボタン「次の文書」の代わりにボタン「文書はもうありません」を表示させることができる。

図１４は、アクセス権限が本文にアクセスできる場合と、書誌のみにアクセスできるユーザについて表示されるGUIの実施の形態を示した図である。図１４に示されるように、ユーザが本文にアクセスできる場合には、タイトルの脇に「本文可」のイメージ・ボタンが表示され、ユーザに対してタイトルにより指示される文書データの、本文データを閲覧・修正・更新することができることを示している。また、それ以外の文書データについては書誌だけしかアクセスできないので、特にボタンを表示すること無く、ユーザによる文書データの本文へのアクセスを制御している。また、図１４と同様に、ユーザが次の文書データ・セットの表示を受け取ることができるようにウィンドウの下側にはボタン「次の文書」が表示されている。

上述したように、本発明によれば、ユーザのアクセス権限に柔軟に対応することができ、文書データの階層構造において特定の文書データにアクセスできない場合には、下流側の文書に対するアクセスがブロックされてしまうなどの不都合を生じさせること無く、かつ文書管理者が文書データおよびユーザごとのアクセス権限を都度設定せずに、文書を管理しつつ、ユーザに対してそのアクセス権限に応答した文書データの閲覧を可能とする、文書管理方法、文書管理のための情報処理装置、およびプログラムが提供できる。

なお、本発明のプログラムは、C++、Java（登録商標）、Java（登録商標）Beans、Java（登録商標）Applet、Enterprise Java（登録商標）Beans (EJB)、Servletなどのプログラミング言語で記述することができ、本発明のプログラムは、フレキシブル・ディスク、CD-ROM、CD-RW、光磁気ディスク、DVD、DVD-RW、EPROM、EEPROM、ROMなどの装置可読な記憶媒体に書き込む形態とすることができる。

これまで本発明を図面に示した実施の形態をもって説明してきたが、本発明は図面に示した実施の形態に限定されるものではなく、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。

本発明の文書管理システムの概略図。 本発明で使用する情報処理装置（アプリケーション・サーバ）の実施の形態を示した図。 本発明のアプリケーション・サーバが実装する文書管理プログラムのモジュール構成を示した図。 本発明で使用するアクセス制御データの実施の形態を示した図。 本発明でデータベース・サーバからダウンロードする文書データの構成を示した図。 本発明におけるアクセス制御手段（照会モジュール）の構成を示した図。 本発明の表示リスト作成手段により生成された表示リストの実施の懈怠を示した図。 本発明のグラフィカル・ユーザ・インタフェース（GUI)を生成するための構造化文書の実施の形態を示した図。 本発明でユーザに表示されるボタンの実施の形態を示した図。「button」タグで指定された範囲が、各ボタンを定義する。 本発明の文書管理プログラムの処理のフローチャート。 本発明の図１０に後続する処理のフローチャート。 本発明のアプリケーション・サーバとデータベース・サーバのコラボレーションによりユーザに文書データを提供する場合の実施の形態を示した図。 本発明によりユーザに対して提供されるGUIの実施の形態を示した図。 本発明によりユーザに対して提供されるGUIの他の実施の形態を示した図。

１０…文書管理システム、１２…ネットワーク、１４…クライアント端末、１６…アプリケーション・サーバ、１８…データベース・サーバ、２０…記憶装置、２２…文書データベース、２４…マイクロプロセッサ・ユニット、２６…不揮発性メモリ、２８…メモリ、３０…インタフェース、３４…内部バス、３６…インタフェース、３８…入出力装置、４０…VRAM、４２…グラフィック・チップ、４４…ディスプレイ装置、４６…ネットワークI/F（NIC)、４８…ネットワーク、５０…文書管理プログラム、５２…表示リスト作成手段、５４…構造化文書作成手段、５６…アクセス制御手段、５８…アクセス権限設定手段、６０…ネットワーク処理手段、６２…文書データを含むデータ構造、６４…アクセス制御データ、６６…ユーザ・アトリビュート、６８…極秘アトリビュート、７０…秘文書アトリビュート、７２…社外秘アトリビュート、７４…公開文書アトリビュート、７６…、文書IDアトリビュート、７８…タイトル・アトリビュート、８０…作成者アトリビュート、８２…作成日アトリビュート、８４…管理レベル・アトリビュート、８６…本文アトリビュート

Claims (11)

1. データベースに格納された文書データの管理を行う文書管理システムであって、前記文書管理システムは、
   前記文書データの本文データと文書の内容に関連する部分データと、当該本文データの管理レベルとを格納するデータベースと、
   ネットワークを介して接続され、ユーザからの文書閲覧要求を受信するサーバとを備え、前記サーバは、
   前記管理レベルとは別に管理されたアクセス制御データを前記ユーザについて検索し、検索された前記アクセス制御データを前記管理レベルと積集合として前記文書データごとにアクセス権限を設定するアクセス権限設定手段と、
   前記アクセス権限に応答して前記本文データおよび前記管理レベルを除く前記部分データを照会するアクセス制御手段と、
   前記照会により前記ユーザの前記アクセス権限に対応する前記本文データまたは前記部分データから前記ユーザがアクセス可能な情報を表示するための表示リストを作成する表示リスト作成手段と
   を備える、文書管理システム。
2. 前記部分データは、タイトル、作成者および作成日を含む書誌データである、請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記表示リストを含み、前記ユーザに表示するべき構造化文書を作成する構造化文書作成手段と、
   作成された前記構造化文書を、前記ネットワークを介してユーザに送信する通信手段と
   を含む、請求項１または２に記載の文書管理システム。
4. 前記アクセス権限設定手段は、複数のユーザを含むグループ単位でアクセス権限を設定する、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
5. 前記アクセス制御手段は、前記ユーザの前記アクセス権限のレベルに応答して異なる前記部分データを選択して前記表示リストを作成する、請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
6. 情報処理装置を使用してデータベースに格納された文書データの管理を行う文書管理方法であって、前記文書管理方法は、前記情報処理装置が、
   前記文書データの本文データと文書の内容に関連する部分データと、当該本文データの管理レベルとを格納するデータベースから前記管理レベルを取得するステップと、
   前記文書データの前記管理レベルと、前記管理レベルとは別に管理されたアクセス制御データをユーザについて検索するステップと、
   前記検索された前記アクセス制御データを前記管理レベルと積集合として前記文書データごとにアクセス権限を設定するステップと、
   前記アクセス権限に応答したアトリビュートを使用して前記文書データを照会し、前記照会された前記文書データおよび前記管理レベルを前記部分データを使用して前記ユーザの前記アクセス権限に対応する前記文書データまたは前記部分データから前記ユーザがアクセス可能な情報を表示するための表示リストを作成するステップと
   を実行する、文書管理方法。
7. さらに、前記文書データに対するアクセスを制御するための前記表示リストを含む構造化文書を作成するステップを含む、請求項６に記載の文書管理方法。
8. ネットワークを介して文書管理を行うための情報処理装置であって、前記情報処理装置は、
   文書データと文書の内容に関連する部分データと、当該文書データの管理レベルとを格納するデータベースから取得した前記管理レベルと、前記管理レベルとは別に管理されたアクセス制御データとを積集合として前記文書データごとにアクセス権限を設定するアクセス権限設定手段と、
   前記アクセス権限に応答して前記管理レベルを除く前記部分データを照会するアクセス制御手段と、
   前記照会によりユーザの前記アクセス権限に対応する前記文書データまたは前記部分データから前記ユーザがアクセス可能な情報を表示するための表示リストを作成する表示リスト作成手段と
   を備える、情報処理装置。
9. さらに、前記表示リストを含み、前記ユーザに表示するべき構造化文書を作成する構造化文書作成手段と、
   作成された前記構造化文書を、前記ネットワークを介してユーザに送信する通信手段と
   を含み、前記部分データは、タイトル、作成者および作成日を含む書誌データである、請求項８に記載の情報処理装置。
10. 請求項６または７のいずれか１項に記載された文書管理方法を情報処理装置に実行させる装置実行可能なプログラム。
11. 請求項１０に記載のプログラムが記録された装置可読な記憶媒体。

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