CN111209586A - 一种文档管理系统及方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种文档管理系统和方法，系统包括：数据库服务器用于存储各类文档；应用服务器包括文档管理模块、操作验证模块和系统管理模块；文档管理模块用于供用户进行文档操作；操作验证模块用于在触发文档操作时，若符合文档的密级级别，则向移动端发送随机验证码，并对用户输入的验证码进行验证，若通过则运行用户进行相应的操作；若否，则不允许用户进行相应的操作；每个文档都携带有密级级别；系统管理模块用于基于多级控制管理对用户的权限进行管理；多级控制管理包括：职务级管理、部门学院级管理以及修改级管理；客户端用于通过用户名和密码访问文档；移动端用于接收随机验证码。本发明提供的文档管理系统更加安全、可靠。
Description
技术领域
本发明涉及高校信息管理系统技术领域，更具体的说是涉及一种文档管理系统及方法。
背景技术
随着信息产业和网络技术的快速发展，在高校日常办公过程中存在着大量的工作文档，这些文档会在多个部门和用户间流转，因此，文档的管理和控制成为高校管理中一个很重要的问题。采用电子化手段提升文档管理水平是现代高校自动化管理的一种重要环节，也是评估高校管理水平的一个重要指标。
但是，在传统文件共享的过程中，用户可以随意修改、下载、打印、甚至是删除文件，文件的安全性无法得到保障。
因此，如何提供一种保证文档安全性的文档管理系统是本领域技术人员亟需解决的问题。
发明内容
有鉴于此，本发明提供了一种文档管理系统及方法，从多个角度提升了文档管理系统的保密性和安全性。
为了实现上述目的，本发明采用如下技术方案：
一种文档管理系统，其特征在于，包括：数据库服务器、应用服务器、至少一个客户端和至少一个移动端；
所述数据库服务器与所述应用服务器相连，用于存储各类文档；
所述应用服务器包括文档管理模块、操作验证模块和系统管理模块；
所述文档管理模块与所述数据库服务器相连，用于供用户进行文档操作；
所述操作验证模块一端与所述文档管理模块相连，另一端与所述移动端相连，用于在触发文档操作时，如果符合文档的密级级别，则向所述移动端发送随机验证码，并对用户输入的验证码进行验证，若通过则运行用户进行相应的操作；如果否，则不允许用户进行相应的操作；其中，每个文档都携带有密级级别；
所述系统管理模块与所述文档管理模块相连，用于基于多级控制管理对用户的权限进行管理；其中，多级控制管理包括：职务级管理、部门学院级管理以及修改级管理；
所述客户端与所述系统管理模块相连，用于通过用户名和密码访问文档；
所述移动端用于接收所述随机验证码。
优选的，所述系统管理模块包括：验证模块、职务级管理模块、部门学院级管理模块和修改级管理模块；
所述验证模块，用于根据用户名和密码验证用户的身份，并根据用户的身份来确定用户的密级级别；
所述职务级管理模块，用于根据不同用户的职务来设定管理权限和密级；
所述部门学院级管理模块，用于根据用户所在部门或学院来设定管理权限和密级；
所述修改级管理模块，用于对用户的管理权限和密级进行修改。
优选的，所述文档管理模块包括：入库管理模块、出库管理模块和文件操作模块；
所述入库管理模块，用于将获取的文档入库；
所述出库管理模块，用于控制文档的出库操作；
所述文档操作模块，用于响应用户对文档的操作。
优选的，所述入库管理模块包括：生成单元、重命名单元、存储单元、查询单元和搜索单元；
所述生成单元，用于根据获取的文档的文档名，生成所述文档对应的存储标识；
所述重命名单元，用于根据所述存储标识对文档进行重命名，并将文档存储在存储目录中；
所述存储单元，用于将所述文档名、所述存储标识和所述存储目录之间的映射关系存储至数据库中；
所述查询单元，用于根据用户的查询指令以及映射关系，在数据库中查找所查询的文档对应的存储标识和存储目录；
所述搜索单元，用于根据存储标识和存储目录搜索对应的文档，并将搜索结果呈现给用户。
优选的，所述文档操作模块包括：复制模块、删除模块和修改模块；
所述复制模块，用于响应用户的复制操作；
所述删除模块，用于响应用户的删除操作；
所述修改模块，用于响应用户的修改操作。
一种文档管理方法，适用于上述的一种文档管理系统，所述方法包括：
在客户端，用户通过用户名和密码进行登录，根据登录的用户名和密码获取该用户的密级级别，进而获取到该用户对文档的操作权限，当用户对文档进行操作时，判断用户是否具有该文档所属的密级对应的操作权限，如果有，则向用户移动端发送随机验证码，并对用户输入的验证码进行验证，若通过则允许用户进行文档操作；如果否，则不允许用户进行文档操作；
其中，每个文档都携带有密级级别；所述操作权限预先由用户的职务级管理权限、部门学院级管理权限和修改级权限共同决定。
优选的，还包括：预先根据不同用户的职务或用户所在部门或学院来设定管理权限以及对用户的管理权限进行修改。
优选的，所述用户进行文档操作具体包括：将获取的文档入库；控制文档的出库操作；以及响应用户对文档的操作。
优选的，将获取的文档入库的具体步骤包括：
根据获取的文档的文档名，生成所述文档对应的存储标识；
根据所述存储标识对文档进行重命名，并将文档存储在存储目录中；
将所述文档名、所述存储标识和所述存储目录之间的映射关系存储至数据库中；
根据用户的查询指令以及映射关系，在数据库中查找所查询的文档对应的存储标识和存储目录；
根据存储标识和存储目录搜索对应的文档，并将搜索结果呈现给用户。
优选的，所述用户对文档的操作包括：对文档进行复制操作、删除操作和/或修改操作。
经由上述的技术方案可知，与现有技术相比，本发明公开提供了一种文档管理系统，主要通过以下方式来提高文档管理的安全性：(1)在用户登录客户端的时候设置用户名和密码，没有用户名和密码的用户就无法进入到后续的操作中；(2)对不同的用户所属的群体定义不同的密级，密级较低的群体无法获取密级高的文档，保密性更强；(3)在对文档进行操作时，不同用户具有不同的操作权限，还通过向用户的移动端发送随机验证码的方式来验证用户的身份，更加安全。
综上所述，本发明所提供的文档管理系统保密性强，更加安全、可靠，能够很好的适用于学校日常的文档管理中。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据提供的附图获得其他的附图。
图1为本发明提供的文档管理系统的示意图；
图2为本发明提供的系统管理模块的示意图；
图3为本发明提供的文档管理模块的示意图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
参见附图1，本发明实施例公开了一种文档管理系统，包括：数据库服务器、应用服务器、至少一个客户端和至少一个移动端；
数据库服务器与应用服务器相连，用于存储各类文档；
应用服务器包括文档管理模块、操作验证模块和系统管理模块；
文档管理模块与数据库服务器相连，用于供用户进行文档操作；
操作验证模块一端与文档管理模块相连，另一端与移动端相连，用于在触发文档操作时，如果符合文档的密级级别，则向移动端发送随机验证码，并对用户输入的验证码进行验证，若通过则运行用户进行相应的操作；如果否，则不允许用户进行相应的操作；其中，每个文档都携带有密级级别；
系统管理模块与文档管理模块相连，用于基于多级控制管理对用户的权限进行管理；其中，多级控制管理包括：职务级管理、部门学院级管理以及修改级管理；
客户端与系统管理模块相连，用于通过用户名和密码访问文档；
移动端用于接收随机验证码。
其中，需要进一步说明的是，本发明针对权限的管理设定了三种层次的保护策略。在存储文档前，对文档的密级进行设定，密级越高，所能查看的人群越少。对于职务级管理：指根据用户的职务等级来划分权限和密级；对于部门学院管理：指根据用户所在的部门或者学院来划分权限和密级。对不同的群体定义不同的密级，同时给定文档一个密级级别，如果用户所属的群体的密级大于文档的密级，则可以通过随机密码来访问，否则不能访问，而且访问的权限也只限于上述划分好的权限，权限包括但不限于整理、删除、复制、文档入库，文档出库等等。此外，如果输入的随机密码错误，也不能对文档进行访问。此外，当以上群体的密级方式不能满足需求时，管理员可以通过系统管理模块对用户的权限和密级进行修改，也就是上述的修改级管理。
本发明提供的文档管理系统，主要通过以下方式来提高文档管理的安全性：(1)在用户登录客户端的时候设置用户名和密码，没有用户名和密码的用户就无法进入到后续的操作中；(2)对不同的用户所属的群体定义不同的密级，密级较低的群体无法获取密级高的文档，保密性更强；(3)在对文档进行操作时，不同用户具有不同的操作权限，还通过向用户的移动端发送随机验证码的方式来验证用户的身份，更加安全。
综上所述，本发明所提供的文档管理系统保密性强，更加安全、可靠，能够很好的适用于学校日常的文档管理中。
为了进一步优化上述技术方案，系统管理模块包括：验证模块、职务级管理模块、部门学院级管理模块和修改级管理模块；
验证模块，用于根据用户名和密码验证用户的身份，并根据用户的身份来确定用户的密级级别；
职务级管理模块，用于根据不同用户的职务来设定管理权限和密级；
部门学院级管理模块，用于根据用户所在部门或学院来设定管理权限和密级；
修改级管理模块，用于对用户的管理权限和密级进行修改。
根据用户的用户名和密码可得知用户的身份，并根据用户所在的群体来确定密级级别和管理权限，从而进行后续的判断和操作。
为了进一步优化上述技术方案，文档管理模块包括：入库管理模块、出库管理模块和文件操作模块；
入库管理模块，用于将获取的文档入库；
出库管理模块，用于控制文档的出库操作；
文档操作模块，用于响应用户对文档的操作。
为了进一步优化上述技术方案，入库管理模块包括：生成单元、重命名单元、存储单元、查询单元和搜索单元；
生成单元，用于根据获取的文档的文档名，生成文档对应的存储标识；
重命名单元，用于根据存储标识对文档进行重命名，并将文档存储在存储目录中；
存储单元，用于将文档名、存储标识和存储目录之间的映射关系存储至数据库中；
查询单元，用于根据用户的查询指令以及映射关系，在数据库中查找所查询的文档对应的存储标识和存储目录；
搜索单元，用于根据存储标识和存储目录搜索对应的文档，并将搜索结果呈现给用户。
将文档的名字重命名为存储标识，并将文档的存储标识、文档名和存储目录之间的映射关系存储至数据库，也保证了即便不法分子想要从后台窃取文件时，也无法很直观的从重命名后的文档名了解到各个文件学校管理工作间的关系，从而防止了不法分子或者居心叵测的人很容易判断出文档的利用价值，降低了文档被迅速窃取的可能性，在一定程度上提高了文档的保密性。
此外，当用户进行查询时，通过映射关系获取原始的文档名，保证了用户不会因重命名而影响正常使用。
为了进一步优化上述技术方案，文档操作模块包括：复制模块、删除模块和修改模块；
复制模块，用于响应用户的复制操作；
删除模块，用于响应用户的删除操作；
修改模块，用于响应用户的修改操作。
此外，本发明实施例还公开了一种文档管理方法，适用于上述的一种文档管理系统，该方法包括：
在客户端，用户通过用户名和密码进行登录，根据登录的用户名和密码获取该用户的密级级别，进而获取到该用户对文档的操作权限，当用户对文档进行操作时，判断用户是否具有该文档所属的密级对应的操作权限，如果有，则向用户移动端发送随机验证码，并对用户输入的验证码进行验证，若通过则允许用户进行文档操作；如果否，则不允许用户进行文档操作；
其中，每个文档都携带有密级级别；每个文档操作权限预先由用户的职务级管理权限、部门学院级管理权限和修改级权限共同决定。
每个用户也根据群体特点而定义密级级别。这里需要说明的是，在不同的密级定义的管理中，可能会出现同一个具有两个密级的情况，这里以密级低的划分为准，以保证文档管理系统的安全性。
为了进一步优化上述区别技术特征，还包括：预先根据不同用户的职务或用户所在部门或学院来设定管理权限和密级以及对用户的管理权限和密级进行修改。
为了进一步优化上述区别技术特征，用户进行文档操作具体包括：将获取的文档入库；控制文档的出库操作；以及响应用户对文档的操作。
为了进一步优化上述区别技术特征，将获取的文档入库的具体步骤包括：
根据获取的文档的文档名，生成文档对应的存储标识；
根据存储标识对文档进行重命名，并将文档存储在存储目录中；
将文档名、存储标识和存储目录之间的映射关系存储至数据库中；
根据用户的查询指令以及映射关系，在数据库中查找所查询的文档对应的存储标识和存储目录；
根据存储标识和存储目录搜索对应的文档，并将搜索结果呈现给用户。
为了进一步优化上述区别技术特征，用户对文档的操作包括：对文档进行复制操作、删除操作和/或修改操作。
本说明书中各个实施例采用递进的方式描述，每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处，各个实施例之间相同相似部分互相参见即可。对于实施例公开的装置而言，由于其与实施例公开的方法相对应，所以描述的比较简单，相关之处参见方法部分说明即可。
对所公开的实施例的上述说明，使本领域专业技术人员能够实现或使用本发明。对这些实施例的多种修改对本领域的专业技术人员来说将是显而易见的，本文中所定义的一般原理可以在不脱离本发明的精神或范围的情况下，在其它实施例中实现。因此，本发明将不会被限制于本文所示的这些实施例，而是要符合与本文所公开的原理和新颖特点相一致的最宽的范围。
Claims (10)
1.一种文档管理系统，其特征在于，包括：数据库服务器、应用服务器、至少一个客户端和至少一个移动端；
所述数据库服务器与所述应用服务器相连，用于存储各类文档；
所述应用服务器包括文档管理模块、操作验证模块和系统管理模块；
所述文档管理模块与所述数据库服务器相连，用于供用户进行文档操作；
所述操作验证模块一端与所述文档管理模块相连，另一端与所述移动端相连，用于在触发文档操作时，如果符合文档的密级级别，则向所述移动端发送随机验证码，并对用户输入的验证码进行验证，若通过则运行用户进行相应的操作；如果否，则不允许用户进行相应的操作；其中，每个文档都携带有密级级别；
所述系统管理模块与所述文档管理模块相连，用于基于多级控制管理对用户的权限进行管理；其中，多级控制管理包括：职务级管理、部门学院级管理以及修改级管理；
所述客户端与所述系统管理模块相连，用于通过用户名和密码访问文档；
所述移动端用于接收所述随机验证码。
2.根据权利要求1所述的一种文档管理系统，其特征在于，所述系统管理模块包括：验证模块、职务级管理模块、部门学院级管理模块和修改级管理模块；
所述验证模块，用于根据用户名和密码验证用户的身份，并根据用户的身份来确定用户的密级级别；
所述职务级管理模块，用于根据不同用户的职务来设定管理权限和密级；
所述部门学院级管理模块，用于根据用户所在部门或学院来设定管理权限和密级；
所述修改级管理模块，用于对用户的管理权限和密级进行修改。
3.根据权利要求1所述的一种文档管理系统，其特征在于，所述文档管理模块包括：入库管理模块、出库管理模块和文件操作模块；
所述入库管理模块，用于将获取的文档入库；
所述出库管理模块，用于控制文档的出库操作；
所述文档操作模块，用于响应用户对文档的操作。
4.根据权利要求3所述的一种文档管理系统，其特征在于，所述入库管理模块包括：生成单元、重命名单元、存储单元、查询单元和搜索单元；
所述生成单元，用于根据获取的文档的文档名，生成所述文档对应的存储标识；
所述重命名单元，用于根据所述存储标识对文档进行重命名，并将文档存储在存储目录中；
所述存储单元，用于将所述文档名、所述存储标识和所述存储目录之间的映射关系存储至数据库中；
所述查询单元，用于根据用户的查询指令以及映射关系，在数据库中查找所查询的文档对应的存储标识和存储目录；
所述搜索单元，用于根据存储标识和存储目录搜索对应的文档，并将搜索结果呈现给用户。
5.根据权利要求3所述的一种文档管理系统，其特征在于，所述文档操作模块包括：复制模块、删除模块和修改模块；
所述复制模块，用于响应用户的复制操作；
所述删除模块，用于响应用户的删除操作；
所述修改模块，用于响应用户的修改操作。
6.一种文档管理方法，其特征在于，适用于权利要求1～5任意一项所述的一种文档管理系统，所述方法包括：
在客户端，用户通过用户名和密码进行登录，根据登录的用户名和密码获取该用户的密级级别，进而获取到该用户对文档的操作权限，当用户对文档进行操作时，判断用户是否具有该文档所属的密级对应的操作权限，如果有，则向用户移动端发送随机验证码，并对用户输入的验证码进行验证，若通过则允许用户进行文档操作；如果否，则不允许用户进行文档操作；
其中，每个文档都携带有密级级别；所述操作权限预先由用户的职务级管理权限、部门学院级管理权限和修改级权限共同决定。
7.根据权利要求6所述的一种文档管理方法，其特征在于，还包括：预先根据不同用户的职务或用户所在部门或学院来设定管理权限以及对用户的管理权限进行修改。
8.根据权利要求6所述的一种文档管理方法，其特征在于，所述用户进行文档操作具体包括：将获取的文档入库；控制文档的出库操作；以及响应用户对文档的操作。
9.根据权利要求8所述的一种文档管理方法，其特征在于，将获取的文档入库的具体步骤包括：
根据获取的文档的文档名，生成所述文档对应的存储标识；
根据所述存储标识对文档进行重命名，并将文档存储在存储目录中；
将所述文档名、所述存储标识和所述存储目录之间的映射关系存储至数据库中；
根据用户的查询指令以及映射关系，在数据库中查找所查询的文档对应的存储标识和存储目录；
根据所述存储标识和所述存储目录搜索对应的文档，并将搜索结果呈现给用户。
10.根据权利要求8所述的一种文档管理方法，其特征在于，所述用户对文档的操作包括：对文档进行复制操作、删除操作和/或修改操作。
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| PB01 | Publication | ||
| PB01 | Publication | ||
| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| WD01 | Invention patent application deemed withdrawn after publication |
Application publication date: 20200529 |
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| WD01 | Invention patent application deemed withdrawn after publication |